TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN DAN
TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN DAN
PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILING
PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILING
RSUD dr. MOEWARDI
RSUD dr. MOEWARDI
Oniek Mustika Wati
Oniek Mustika Wati11,, Antik PujihastutiAntik Pujihastuti22, Riyoko, Riyoko22 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar
Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar 11, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar , Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar 22
ABSTRAK
ABSTRAK
Salah satu Un
Salah satu Unit Rekam Medis yit Rekam Medis yang menunjang daang menunjang dalam pelayanan lam pelayanan rekam medis adalah rekam medis adalah ruangruang penyimpanan (
penyimpanan ( filing filing ) dimana dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat) dimana dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan secara
darurat disimpan secara desentralisasi.desentralisasi. Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medisDalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis berpedoman
berpedoman pada pada standar standar operasional operasional prosedur prosedur tentang tentang penyimpanan penyimpanan dokumen dokumen rekam rekam medis.medis. Namun
Namun dalam dalam pelaksanaanya pelaksanaanya masih masih terjadi terjadi kesalahan letak kesalahan letak dalam dalam penyimpanan dokumen penyimpanan dokumen rekamrekam medis (
medis (misfile)misfile). Oleh karena itu peneliti mengambil judul “. Oleh karena itu peneliti mengambil judul “ Tinjauan Pelaksanaan PenyimpananTinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis di Ruang
dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing Filing RSUD Dr. Moewardi ”.RSUD Dr. Moewardi ”. Tujuan dariTujuan dari penelitian ini adalah mengetahui kebijakan, sistem dan
penelitian ini adalah mengetahui kebijakan, sistem dan pelaksanaan penyimpanan dokumen rekampelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat di RSUD Dr. Moewardi.
medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat di RSUD Dr. Moewardi. Jenis penelitian adalah
Jenis penelitian adalah deskriptif deskriptif , yaitu melihat kejadian yang telah terjadi. Metode penelitian, yaitu melihat kejadian yang telah terjadi. Metode penelitian adalah Observasi dan Wawancara, dengan subyek penelitian adalah petugas
adalah Observasi dan Wawancara, dengan subyek penelitian adalah petugas filing filing , dan obyek, dan obyek penelitian adalah dokumen re
penelitian adalah dokumen rekam medis. Data dianalisis secarakam medis. Data dianalisis secara deskriptif.deskriptif. Hasil penelitian menunjukk
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan an bahwa pelaksanaan penyimpanan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekamdan penjajaran dokumen rekam medis sudah sesuai dengan prosedur tetap yaitu penyimpanan secara
medis sudah sesuai dengan prosedur tetap yaitu penyimpanan secara desentralisasidesentralisasi dan penjajaran dan penjajaran berdasarkan
berdasarkan Terminal Digit Filing Terminal Digit Filing (TDF) serta berdasarkan kode warna. (TDF) serta berdasarkan kode warna.
Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang salah letak (
rekam medis masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang salah letak ( misfilemisfile). Hal ini). Hal ini dikarenakan kekurang telitian petugas dalam melakukan penyimpanan dan tidak digunakannya dikarenakan kekurang telitian petugas dalam melakukan penyimpanan dan tidak digunakannya tracer
tracer pada pada saat pengambilan saat pengambilan dokumen rekam dokumen rekam medis, medis, sehingga sehingga pada pada saat saat penyimpanan tidak penyimpanan tidak adaada alat bantu sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali, serta terdapat alat bantu sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali, serta terdapat sebagian dokumen rekam medis yang tidak menggunakan kode warna.
sebagian dokumen rekam medis yang tidak menggunakan kode warna.
Untuk memudahkan dalam penyimpanan kembali dokumen rekam medis, maka menggunakan Untuk memudahkan dalam penyimpanan kembali dokumen rekam medis, maka menggunakan tracer
tracer sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali selain adanya kodesebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali selain adanya kode warna, sehingga dalam penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis lebih cepat. warna, sehingga dalam penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis lebih cepat. Serta untuk menghindari
Serta untuk menghindari misfile,misfile, petugas petugas melakukan melakukan penyisiran penyisiran dokumen dokumen rekam rekam medis medis secarasecara periodik
periodik untuk untuk mengembalikan mengembalikan dokumen dokumen rekam rekam medis medis yang yang salah salah letak letak tersebut tersebut pada pada tempatnyatempatnya yang benar, sehingga dalam pengambilan kembali dokumen rekam medis lebih cepat.
yang benar, sehingga dalam pengambilan kembali dokumen rekam medis lebih cepat. Kata
Kata Kunci Kunci : : Pelaksanaan Pelaksanaan Penyimpanan, Penyimpanan, Dokumen Dokumen Rekam Rekam Medis.Medis. Kepustakaan
Kepustakaan : : 10 10 (1997-2011)(1997-2011)
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
Salah satu Unit Rekam Medis yang Salah satu Unit Rekam Medis yang menunjang dalam pelayanan rekam medis menunjang dalam pelayanan rekam medis adalah
adalah ruang ruang penyimpanan penyimpanan (( filing filing ) dimana) dimana dokumen rekam medis baik rawat jalan, dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan, karena rekam medis bersifat rahasia dan karena rekam medis bersifat rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggungjawab rumah sakit, fisik menjadi tanggungjawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan
merupakan milik milik pasien. pasien. DalamDalam
pelaksanaan
pelaksanaan penyimpanan penyimpanan dokumen dokumen rekamrekam medis berpedoman pada standar operasional medis berpedoman pada standar operasional prosedur
prosedur tentang tentang penyimpanan penyimpanan dokumendokumen rekam medis. Ruang
rekam medis. Ruang filing filing merupakanmerupakan tempat penyimpanan dokumen rawat jalan, tempat penyimpanan dokumen rawat jalan, rawat darurat maupun rawat inap disimpan rawat darurat maupun rawat inap disimpan dan ditata dengan metode tertentu.
dan ditata dengan metode tertentu.
Berdasarkan survei pendahuluan di Berdasarkan survei pendahuluan di RSUD Dr. Moewardi, dokumen rekam RSUD Dr. Moewardi, dokumen rekam medis disimpan secara terpisah baik rawat medis disimpan secara terpisah baik rawat jalan,
Dalam pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis dikelompokkan untuk setiap rak penyimpanan dengan kelompok di masing-masing rak penyimpanan berdasarkan 1 kelompok angka akhir, namun masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang salah letak (misfile), misalnya nomor rekam medis 364032 tersimpan pada rak penyimpanan nomor rekam medis 364023.
Tujuan penelitian adalah mengetahui pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing RSUD Dr. Moewardi. Mengetahui prosedur tetap tentang penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing RSUD Dr. Moewardi. Mengetahui sistem penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis. Mengetahui pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 bahwa rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Menurut Departemen Kesehatan tahun 2006 rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesis penentuan fisik, laboratorium, diagnosis, tindakan medik
yang diberikan pada pasien serta pengobatan, baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan
gawat darurat.
Menurut Dr. H. Djoko Wijono, M. S (2000) rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cerminan kerja sama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien.
B. Tempat Penyimpanan Dokumen Rekam Medis (Filing )
Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu (bukan kelompok atau keluarga). Untuk perlakuan penyimpanan berkas rekam medis berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran. Tujuan penyimpanan dokumen
rekam medis adalah sebagai berikut :
1. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak filing .
2. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan
3. Mudah pengembaliannya
4. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Dengan demikian maka diperlukan sistem
mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Syarat berkas rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut secara
kronologis.(Budi, Savitri citra, 2011) C. Sistem Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis
Menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/ III/ 2008 Bab IV pasal 9 tentang rekam medis, rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu dua tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah melampaui batas waktu wajib simpan yaitu dua tahun maka dokumen rekam medis dapat dimusnahkan.
METODE PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian
Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Penelitian deskriptif yaitu menggambarkan dan menganalisa keadaan yang diperoleh dari hasil pengamatan. (Arief, M. 2004). B. Subyek dan obyek
Dalam penelitian ini isubyek yang digunakan adalah petugas filing , sedangkan obyek penelitian adalah dokumen rekam medis yang disimpan di ruang filing Rumah Sakit Dr. Moewardi .
C. Instrument dan Cara Pengumpulan Data
1. Instrumen pengumpulan Data a. Pedoman Wawancara
Pedoman wawancara berupa daftar pertanyaan yang sudah tersusun dan terencana dengan baik untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis
yang dilakukan di ruang filing . b. Pedoman Observasi
Pedoman Observasi yang digunakan pada penelitian ini adalah daftar pengamatan yang dibutuhkan dalam penelitian pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis
di ruang filing . 2. Cara Pengumpulan Data
a. Wawancara
Suatu metode yang dipergunakan untuk mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan secara lisan dari seseorang sebagai sasaran penelitian (responden) atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut ( face to face) yaitu petugas filing untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam
medis.(Notoatmodjo, S. 2002). b. Observasi
Mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang
diselidiki. (Narbuko, C dan Achmadi, Abu. 2008).
D. Tehnik dan Analisis Data 1. Tehnik Pengolahan Data
Tahap-tahap pengolahan setelah data dikumpulkan adalah:
a. Collecting
Pengumpulan data mengenai penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing .
b. Editing
Yaitu mengoreksi, memperbaiki data yang telah diperoleh menjadi informasi tentang penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis. c. Penyajian Data
Yaitu data disajikan dalam bentuk narasi yang menggambarkan hasil penelitian.(Arief, M. 2003).
2. Analisis Data
Data akan dianalisis secara deskriptif dengan cara menggambarkan hasil penelitian berdasarkan teori-teori yang
ada. (Arief, M.2003).
HASIL
PENELITIAN
DAN
PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
RSUD Dr. Moewardi dalam penyelenggaraan rekam medis salah satunya adalah kegiatan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis telah menggunakan prosedur tetap dengan nomor 05-02 A 007 yang ditetapkan pada tanggal 3 Januari 2011 merupakan revisi ke enam dan disahkan oleh direktur rumah sakit atas persetujuan ketua
komite medis maupun panitia rekam medis. Adapun isi dari prosedur tetap tentang penyimpanan dan penjajaran dokumen
rekam medis adalah sebagai berikut : a. Filing Rawat Jalan
1) Petugas menerima
pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan dari masing-masing poliklinik dan menandatangani buku serah terima.
2) Dokumen rekam medis dikelompokkan menurut nomor urut register dan mengganti map yang rusak.
3) Memasukkan dokumen rekam medis ke dalam rak simpan sesuai nomor urut register dan nomor terminal digit.
4) Petugas mengambil dokumen rekam medis untuk pelayanan poliklinik berdasarkan bulti pelayanan atau untuk penelitian verifikasi, visum et repertum, pelacakan, dan menyimpan kembali setelah selesai pelayanan.
5) Peminjam wajib mengisi /mencatat pada buku pinjam yang disediakan oleh petugas dan dokumen rekam medis tidak boleh dibawa keluar ruang
rekam medis. b. Filing Rawat Inap
1) Petugas menerima
pengembalian dokumen rekam medis rawat inap dari bagian
koding dan menandatangani buku serah terima.
2) Setiap dokumen rekam medis diberi penjepit (filder) dikelompokkan menurut nomor uerut register, diberi map baru sesuai kode warna ditulis nama, alamat, umur, jenis kelamin, nomor register.
3) Memasukkan dokumen rekam medis ke dalam rak simpan sesuai nomor urut register dan nomor terminal digit.
4) Petugas mengambil dokumen rekam medis untuk pelayanan poliklinik berdasarkan bulti pelayanan atau untuk penelitian verifikasi, visum et repertum, pelacakan, dan menyimpan kembali setelah selesai pelayanan.
5) Peminjam wajib
mengisi/mencatat pada buku pinjam yang disediakan oleh petugas dan dokumen rekam medis tidak boleh dibawa keluar ruang rekam medis.
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi menggunakan sistem desentralisasi, yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan cara memisahkan dokumen rekam medis pasien antara rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat dalam satu nomor rekam medis, rak, map ( folder ) , dan ruang atau tempat yang berbeda. Dalam penjajaran dokumen rekam medis disejajarkan
berdasarkan 2 digit angka akhir atau Terminal Digit Filing (TDF) yang bertujuan memudahkan dalam pengambilan dan penyimpanan kembali dokumen rekam medis. Dalam penjajaran dokumen rekam medis menggunakan kode warna untuk menghindari terjadinya misfile yang telah diatur dalam kebijakan nomor 05-02 A 038 tanggal 3 Januari 2011 merupakan revisi ke nol dan disahkan oleh direktur rumah sakit atas persetujuan ketua komite medis maupun panitia rekam medis. Adapun kode warna
yang digunakan antara lain : Tabel 1. Daftar Kode Warna
Angka Warna 0 Orange 1 Biru Muda 2 Merah Muda 3 Abu-Abu 4 Biru Tua 5 6 Coklat Merah 7 Ungu 8 Kuning 9 Hijau
Sumber : Data Sekunder
Filing rawat jalan merupakan ruang penyimpanan dokumen rekam medis bagi pasien rawat jalan dan gawat darurat yang disimpan dalam satu rak maupun map ( folder), dengan menggunakan rak penyimpanan berupa roll o pack berjumlah 48 rak, tiap rak memiliki 5 sub rak, dan lemari kayu yang berjumlah 8 buah yang terdiri dari 4 rak, tiap rak memiliki 14 sub rak. Dalam pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di filing
rawat jalan dilakukan 8 orang petugas yang melayani dari pukul 07.30 s/d 14.00, 6 orang bertanggungjawab dalam pengambilan dokumen rekam medis dan 2 orang bertanggungjawab dalam penyimpanan
dokumen rekam medis.
Sedangkan filing rawat inap merupakan ruang penyimpanan dokumen rekam medis bagi pasien rawat inap, dengan menggunakan rak penyimpanan berupa roll o pack yang berjumlah 16 rak, tiap rak memiliki 5 sub rak, lemari kayu yang berjumlah 15 buah yang terdiri dari 4 rak, tiap rak memiliki 14 sub rak, dan lemari besi yang berjumlah 5 buah yang terdiri dari 7 rak, tiap rak memiliki 14 sub rak. Dalam pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di filing rawat jalan dilakukan oleh 4 orang petugas yang melayani dari pukul 07.30 s/d 14.00, 2 orang bertanggungjawab dalam pengambilan dokumen rekam medis dan 2 orang bertanggungjawab dalam penyimpanan
dokumen rekam medis.
Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan prosedur pelayanan yang telah ditetapkan, untuk dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat yang telah selesai pelayanan baik digunakan untuk kepentingan internal maupun eksternal rumah sakit diserahkan ke bagian filing untuk disimpan. Petugas yang mengembalikan menyerahkan buku serah terima ke bagian filing untuk ditandatangani , kemudian petugas filing menandatangani
pada buku tersebut sebagai bukti bahwa dokumen rekam medis sudah dikembalikan. Selanjutnya bagian filing mengelompokkan dokumen rekam medis berdasarkan kode warna sesuai map ( folder ) dan memasukkan dokumen rekam medis ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan penjajaran secara Terminal Digit Filing (TDF) atau dua kelompok angka akhir. Penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis dilakukan oleh petugas filing , tidak pernah ditemukan pihak dari luar yang menyimpan dan mengambil dokumen rekam medis. Namun dalam pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat, masih terjadi kesalahan letak dalam penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis ke rak penyimpanan ( misfile), misalnya nomor rekam medis 364032 tersimpan pada rak yang seharusnya tersimpan dengan nomor rekam medis 364023 atau nomor rekam medis 232748 tersimpan pada rak penyimpanan yang berakhir dengan nomor 3.
B. Pembahasan
Dalam pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat di RSUD Dr. Moewardi telah memiliki prosedur tetap dengan nomor 05-02 A 007 yang ditetapkan tanggal 3 Januari 2011 merupakan revisi ke enam dan disahkan oleh direktur rumah sakit yang dapat digunakan oleh petugas dalam melakukan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis.
Penyimpanan dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat disimpan dengan sistem desentralisasi dimana dokumen rekam medis antara pasien baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat disimpan secara terpisah, kemudian dilakukan penjajaran dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat dengan sistem penjajaran secara Terminal Digit Filing (TDF) dan diberlakukan kode warna pada setiap sampul dari map ( folder). Hal ini telah sesuai dengan prosedur tetap tentang penyimpanan dan penjajaran yang disahkan
oleh direktur rumah sakit.
Dalam pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat yang selesai digunakan pelayanan untuk pasien atau internal rumah sakit khususnya bila penyimpanan dokumen rekam medis yang selesai digunakan untuk pasien, maka petugas filing menerima buku serah terima dari petugas Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap, Unit Gawat Darurat yang berisi tanggal peminjaman, nomor rekam medis, nama pasien dan alamat pasien ke bagian filing, selanjutnya petugas filing
menandatangani buku serah terima tersebut sebagai bukti bahwa dokumen rekam medis telah dikembalikan. Sedangkan dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan untuk kepentingan ekternal rumah sakit, maka petugas yang meminjam menyerahkan dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan kepada petugas filing dengan mengisi buku pinjam yang berisi tanggal
peminjaman, nomor rekam medis, nama pasien dan alamat pasien di bagian filing, selanjutnya petugas filing menandatangani buku pinjam tersebut sebagai bukti bahwa dokumen rekam medis telah dikembalikan.
Kemudian petugas melakukan
pengelompokkan satu digit angka berdasarkan kode warna dan memasukkan dokumen rekam medis ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan penjajaran secara Terminal Digit Filing (TDF). Hal ini sudah sesuai dengan teori bahwa sistem penjajaran secara Terminal Digit Filing
(TDF) yaitu sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan 2 digit angka akhir.
Berdasarkan observasi pada saat melakukan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis menemukan adanya dokumen rekam medis yang tidak pada tempatnya (misfile). Apabila ditemukan dokumen rekam medis yang salah letak pada rak penyimpanan baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat, selama ini petugas secara langsung telah melakukan pengambilan dokumen rekam medis dan memasukkan kembali dokumen rekam medis tersebut ke rak penyimpanan yang sesuai dengan sistem penjajaran yang digunakan. Hal ini terjadi karena kekurang telitian petugas dalam melakukan penyimpanan dan tidak digunakannya tracer pada saat pengambilan dokumen rekam medis, sehingga pada saat penyimpanan tidak ada alat bantu sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali. Serta terdapat sebagian dokumen
rekam medis yang tidak menggunakan kode warna, hal ini dikarenakan map ( folder ) yang tersedia habis, sehingga dokumen rekam medis pasien tersebut tidak memiliki map yang menggunakan kode warna. Selain itu tidak dilakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik. Hal ini dikarenakan terbatasnya waktu dan tenaga petugas filing , sehingga memungkinkan terjadinya kejadian salah letak ini, hal ini dapat memperlambat pencarian dokumen rekam medis pasien yang memperlambat pula pelayanan kepada pasien. Hal ini sudah sesuai dengan teori bahwa dokumen rekam medis yang salah letak (misfile) dikembalikan pada letak yang sesuai dengan sistem penjajaran yang digunakan.
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
1. RSUD Dr. Moewardi telah memiliki prosedur tetap tentang penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis yang disahkan oleh direktur rumah sakit.
2. Dalam penerapan system penyimpanan dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat telah dilakukan secara desentralisasi dan disejajarkan dengan system Terminal Digit Filing (TDF) serta telah diberlakukan penerapan kode warna, akan tetapi masih ditemukan adanya kejadian salah letak dokumen rekam medis (misfile). Hal ini dikarenakan kekurangtelitian petugas dalam melakukan
penyimpanan dan tidak digunakannya tracer pada saat pengambilan dokumen rekammedis, sehinggap ada saat penyimpanan tidak ada alat bantu sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali, serta terdapat sebagian dokumen rekam medis yang tidak menggunakan kode warna.
B. Saran
1. Untuk memudahkan dalam
penyimpanan dan penjajaran dokumen rekammedisbaik yang digunakan untuk kepentingan internal dan eksternal rumah sakit, maka menggunakan tracer sebagai pedoman dalam penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis selain adanya kode warna, sehingga dalam pengambilan kembali dokumen rekam medis lebih cepat.
2. Untuk menghindari misfile, petugas melakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodic untuk mengembalikan dokumen rekam medis yang salah letak tersebut pada tempatnya yang benar, sehingga dalam pengambilan kembali dokumen rekam
DAFTAR PUSTAKA
Arief TQ, M. 2003. Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan. CSGF (Comunity of Self Help Group Forum): Klaten.
Arief TQ, M. 2004. Pengantar Metodologi Penelitian untuk Ilmu Kesehatan.
Surakarta.
Budi, Savitri Citra , 2011. Manejemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta.
Depkes, RI. 1997. Petunjuk Teknis Pennyelenggaraan RekamMedis / Medical Record Rumah Sakit. Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Jakarta.
Depkes, RI. 2006. Pedoman Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia,
Revisi I , Jakarta.
Notoadmodjo, S. 2002. Metodologi penelitian kesehatan. PT Rineka cipta
: Jakarta.
Narbuko, C dan Achmadi, Abu. 2008. Metodologi Penelitian. Bumi Aksara.
Jakarta. Hal 70-83
PerMenKes RI No.
269/MENKES/PER/III/2008. Tentang Rekam Medis. Jakarta.
Shofari, B. 2002. PSRK 01. Modul Pembelajaran Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis Buku I dan Buku 2. PORMIKI, Semarang. (tidak
dipublikasikan)
Wijono, D. 2000. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Airlangga
