GAMBARAN UMUM PRTPUSTAKAAN

(1)

commit to user

BAB III

GAMBARAN UMUM PRTPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

A. Sejarah

Pada awalnya suatu Lembaga pendidikan Sanata Dharma yang

disebut Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) Sanata Dharma yang

berdiri pada tahun 1955. Sehingga Perpustakaan diperkirakan berdiri tahun

1955-an, dengan nama Perpustakaan Perguruan Tinggi Pendidikan Guru

Sanata Dharma. Pada tahun 1958 PTPG Sanata Dharma diubah menjadi

FKIP Sanata Dharma. Kepala perpustakaan pertama kali dipegang oleh

Pater Wilhelm J. Van Der Meulen, MA, SJ (almarhum). Kemudian seiring

dengan perkembangan dan tuntutan jaman, pada tahun 1965 mengalami

perubahan lagi dari FKIP Sanata Dharma menjadi IKIP Sanata Dharma.

Pada gedung perpustakaan yang lama terdapat 2 lantai yang terletak di

timur asrama Realino. Namun seiring dengan perkembangan zaman dan

berdasarkan SK Mendikbud No.46/D/01/1993, pada tahun 1993 tepatnya

tanggal 20 April 1993, IKIP Sanata Dharma dinyatakan berubah dari

Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Sanata Dharma menjadi

Universitas Sanata Dharma. Dengan sendirinya Perpustakaan berubah

nama menjadi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma (PUSD). Pada

tahun 1994 mulai dibangun gedung baru diatas tanah seluas 4000 kubik

yang terdiri dari 4 lantai yang berlokasi di Kampus II Mrican, Tromol Pos

29 Yogyakarta untuk meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan di

(2)

Universitas Sanata Dharma. Proses pembangunan gedung perpustakaan

tersebut mendapat perhatian dari pemerintah dan tepatnya pada tanggal 23

September 1994 Mendikbud. Prof. Dr. Wardiman Djojonegoro berkenan

memberikan tanda tangan pada prasasti yang berbunyi “Perpustakaan ini

dibangun untuk memajukan pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi”.

Pada tahun 1995 Perpustakaan USD mulai menempati gedung baru. Pada

tanggal 15 Maret 1995 Kardinal Pio Laghi, Prefek kongregasi pendidikan

katholik didampingi Duta Besar Vatikan untuk Indonesia memberkati

gedung Perpustakaan Universitas Sanata Dharma. Tanggal 27 Juni 1995

gedung baru Perpustakaan Universitas Sanata Dharma diresmikan oleh

Soetoyo Koordinator Kopertis Wilayah V. Perpustakaan Universitas

Sanata Dharma ini sudah menggunakan katalog elektronik dengan CDS /

ISIS (Computerized Documentation Services / Integrated Sets of

Information Systems). Dengan dibangunnya kampus III yang terletak di

Paingan Jl. Maguwoharjo, maka pada tahun 1996 dibuka pula unit

Perpustakaan 2 lantai dan berkonsentrasi pada pelayanan pengguna bagi

civitas akademika USD yang berada di Kampus III Paingan yaitu bidang

eksakta seperti matematika, fisika, teknik, farmasi, dan psikologi.

Perpustakaan Mrican dan Paingan dihubungkan dengan jaringan komputer

untuk dapat melayani penggunanya secara online. Sistem layanan yang

digunakan adalah "sistem terbuka", dimana pengguna dapat memilih dan

mencari sendiri koleksi yang diinginkan. Pada tahun 1999 Perpustakaan

USD memulai membuka layanan peminjaman di kampus Paingan.

(3)

commit to user

Kemudian pada tahun 2000 Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Penggunaan program NCI Bookman dan pemasangan barcode buku.

Kemudian Tahun 2001 Dimulai pengelolaan Jurnal Info Persadha.

Perpustakaan Kampus Paingan berlokasi di gedung baru mulai tangga l 3

Januari 2003. Tahun 2005 Penyempurnaan program NCI Bookman dengan

versi SQL dan terintegrasi antara pengadaan, pengolahan, pelayanan

Perpustakaan USD membuka layanan “jarak jauh”. Tahun 2006

Launching website perpustakaan. Tahun 2007 Pemanfaatan electronic

gate, digitalisasi koleksi skripsi dan pemasangan hotspot di perpustakaan.

Tahun 2008 PUSD mengembangkan koleksi muatan lokal digital yaitu

tesis/disertasi dan laporan penelitian dosen USD serta jurnal-jurnal ilmiah

yang diterbitkan USD. Tahun 2009, tepatnya 1 Mei 2009, PUSD secara

resmi menerima Sertifikat ISO 9001:2008 dari SGS, sebuah lembaga

sertifikasi manajemen mutu internasional. Tahun 2009, tepatnya 6 Agustus

2009, PUSD berhasil mempertahankan Sertifikat ISO 9001:2008 setelah

melalui audit eksternal (

surveillancevisit 2

).

Kepemimpinan perpustakaan USD dari mulai berdiri hingga

sekarang telah mengalami 6 kali pergantian, yaitu :

1. Romo Wilhelm J. Van Der Mulen, SJ., MA

1955 – 1979

2. Romo Prof. Dr. Frans Susilo, SJ.

1980 – 1981

3. Romo Dr. James J. Spillane, SJ.

1981 – 1988

(4)

5. Romo Prof. Dr. Frans Susilo, SJ.

1998 – 2011

6. Drs. Paulus Suparmo, S.S., M.Hum.

2012 –sekarang

B. Visi dan Misi

Adapun Visi dan Misi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma yaitu :

a. Visi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Perpustakaan USD adalah bagian tak terpisahkan dari Universitas

Sanata Dharma yang terpanggil untuk mencari, menemukan, dan

mengungkapkan kebenaran yang sejati, serta ikut ambil bagian

dalam pembinaan generasi muda dengan berlandaskan pada

nilai-nilai kebangsaan dan kebudayaan nasional, Kristiani, dan

spiritualitas ignatian. Oleh karena itu, Perpustakaan USD sebagai

suatu sistem penyedia dan pengelola informasi berperan aktif

dalam mendukung usaha seluruh sivitas akademika USD untuk

menggali kebenaran, mengembangkan ilmu dan membina generasi

muda dengan dilandasi semangat cinta kasih dan pengabdian pada

sesama.

(5)

commit to user

b. Misi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

1)

Menyediakan dan mengelola bahan-bahan informasi yang

aktual lengkap dan akurat, khususnya berupa bahan pustaka

baik tercetak maupun elektronis, untuk mendukung kegiatan

USD dalam proses belajar mengajar, penelitian dan

pengembangan ilmu, serta pengabdian kepada masyarakat.

2)

Menyediakan jasa layanan berupa pemakaian, peminjaman,

penggandaan bahan-bahan pustaka, serta menyediakan

fasilitas sarana prasarana lainnya yang diperlukan dalam

rangka mendukung kegiatan seluruh civitas.

3)

Menjaga, melestarikan, dan mengembangkan bahan-bahan

informasi yang merupakan kekayaan koleksi Perpustakaan

USD.

4)

Meningkatkan terus-menerus kualitas perpustakaan sebagai

suatu sistem penyedia dan pengelola informasi yang modern,

serta tanggap terhadap kemajuan ilmu dan teknologi.

5)

Mengadakan kerjasama dengan perpustakaan dan penyedia

informasi lainnya dalam rangka meningkatkan kualitas dan

kinerjanya.

(6)

C. Tugas dan Fungsi Perpustakaan

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma bersama-sama dengan unit

yang lain bekerja untuk menunjang palaksanaan Tri Dharma Perguruan

Tinggi. Hal ini sesuai PP No.60 Tahun 1999 Pasal 34, yang menyatakan

bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan unsur penunjang

sebagai kelengkapan bagi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada

masyarakat. Dengan demikian secara umum perpustakaan berfungsi

sebagai tempat untuk menghimpun, mengolah, menyimpan,

menyebarluaskan dan mengembangkan ilmu pengetahuaan dan teknologi

dalam bentuk koleksi bahan pustaka yang dapat digunakan sebagau

sumber informasi.

Dalam Statuta Universitas Sanata Dharma tahun 1997 Bab XIV,

Pasal 32 ayat 3. Menyatakan bahwa UPT Perpustakaan Sanata Dharma

memiliki tugas :

1. Menyediakan, mengolah, memelihara bahan pustaka.

2. Memberikan pelayanan dan informasi bahan pustaka.

3. Melaksanakan administrasi perpustakaan.

4. Mengembangkan jaringan perpustakaan dengan berbagai

perpustakaan.

Melaui tugas dan tanggung jawabnya perpustakaan ikut ambil

bagian untuk mencapai tujuan lembaga induknya yaitu ikut serta dalam

mencerdaskan kehidupan bangsa lewat pendidikan yang memungkinkan

(7)

commit to user

peserta didik memenfaatkan perkembangan berbagai dimensi dengan

penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi.

D. Struktur Organisasi

Struktur organisasi ini adalah penggambaran dan penegasan

tentang kedudukan bidang, macam kegiatan kerja dan kewenanganya yang

ada di dalam lingkungan unit kerja perpustakaan. Dalam struktur

organisasi ini Kepala Perpustakaan membawahi bagian pengendalian

mutu, administrasi dan keuangan, pemeliharaan sarana fisik,

pengembangan koleksi, pengolahan koleksi, pelayanan pengguna kampus

Mrican, pelayanan pengguna kampus Paingan. Adapun struktur organisasi

perpustakaan sebagai berikut :

(8)

Bagan 3.1

Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

SK. : 270/Rektor/X/2008

Sumber : Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

Kepala Perpustakaan

: Drs. Paulus Suparmo, S.S., M.Hum

Wakil Kepala Perpustakaan

:

-Kepala Bagian Pengendalian Mutu : YP. Supriyanto, S.Sos

Wakil Kepala Perpustakaan Kepala Bagian Pengendalian Mutu Kepala Bagian Pengembangan Koleksi Kepala Bagian Pengolahan Koleksi Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Kepala Bagian Pelayanan Pengguna Kampus Mrican Kepala Bagian Pemeliharaan Sarana Fisik KepalaBagianPel ayanan Pengguna Kampus Paingan Kepala Perpustakaan

(9)

commit to user

Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan: Yovita Anik Dwi Prastiwi, A.Ma

Kepala Bagian Pemeliharaan Sarana Fisik :

Kepala Bagian Pengembangan Koleksi

: Elisabet Novita Ari Murti, A.Md

Kepala Bagian Pengolahan Koleksi : Elisabet Yani Sulistyowati, S.Sos

Kep. Pelayanan Pengguna Kampus Mrican :

Kep. Pelayanan Pengguna Kampus Paingan : Drs. Paulus Suparmo, S.S., M.Hum

Kegiatan di Perpustakaan USD dilaksanakan dengan baik oleh masing-masing

bagian melalui proses yang runtut.

(10)

Bagan 3.2

Gambaran Proses-proses di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Sumber : Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

Pengendalian Dokumen Audit Tindakan Korektif Tinjauan Manajemen Persyaratan Pengguna input Pengemba-ngan Koleksi pembelian Pembelian Pengolah-an Pelayanan output Kepuasan Pengguna Pengendalian Mutu

Pemeliharaan Sarana Fisik Administrasi dan Keuangan PROSES PENDUKUNG Pemeliharaan Koleksi Gedung dan Lingkungan IT

(11)

commit to user

E. SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber daya manusia perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta terdiri dari berbagai tingkat dan jenjang pendidikan yang

berjumlah 32 orang, yaitu tenaga pustakawan dan non pustakawan.

Adapun Data sumber daya manusia Perpustakaan USD Yogyakarta

sebagai berikut :

Tabel 3.1

Daftar Pustakawan

Universitas sanata Dharma Yogyakarta

No.

Nama

Pendidikan Terakhir Berijazah yang

pernah ditempuh

Status

Pegawai

Keteran

gan

1. Prof. Dr. Frans

Susilo, SJ

S1 Ilmu Matematika (Amerika)

Tetap

2. Drs.

P. Suparmo, S.

S., M. Hum.

S1 Pendidikan Bahasa dan Sastra

Indonesia (USD)

S1 Pendidikan Ilmu Perpustakaan (UI

Jakarta)

S2 Ilmu Perpustakaan (UI Jakarta)

Tetap

3. Fr.

Rahayuningsih

, S. Sos.

D3 Ilmu Perpustakaan (UGM)

S1

Ilmu

Perpustakaan

(UNPAD

Bandung)

Tetap

Studi

Lanjut

S2 UGM

4. Ag. Marsudi,

S. Sos.

D3 Ilmu Perpustakaan (UGM)

S1

Ilmu

Perpustakaan

(UNPAD

(12)

Bandung)

5. YP.

Supriyanto, S.

Sos.

D2

Ilmu

Perpustakaan

(UNAIR

Surabaya)

S1

Ilmu

Perpustakaan

(UNPAD

Bandung)

Tetap

6.

E. Yani

Sulistyowati,

A.Md., S. Sos.

D3 Ilmu Perpustakaan (UGM)

S1

Ilmu

Perpustakaan

(UNPAD

Bandung)

Tetap

7. W. Sudrajad

Ari N, A.Md.

D3 Ilmu Perpustakaan (UGM)

Tetap

Studi

Lanjut

S1

UNDIP

8. E. Novita Ari

M., A.Md.

D3 Ilmu Perpustakaan (UGM)

Tetap

9. Al. Purwoko

Sunu, A. Ma.

D2 Ilmu Perpustakaan (UGM)

Tetap

10. Yovita Anik

Dwi Prastiwi,

S. T. P., A.

Ma.

D2 Ilmu Perpustakaan (UT)

S1 Teknologi Ilmu Pertanian (UGM)

Tetap

11. Susana

Rini

Kristanti,

S.

(13)

commit to user

Pd.

12. Ig

Sunarto,

S.T.

S1 Teknik Informatika (USD)

Tetap

13. Y.

Etik

Supriyanti

SMA dan Kursus Perpustakaan

Tetap

14. N. Widiastoro

SMEA dan Kursus Perpustakaan

Tetap

15. Chr.

Wiwik

Suparyanti

SMA

dan

Kursus

Sekretaris,

Perpustakaan

Tetap

16. Y. Pargiyono

SMP

Tetap

17. Nikodemus

Suradi

SPG dan Kursus Perpustakaan

Tetap

18. Ag. Iswarjono

SMA

Tetap

19. A. Susanto

SMA

Tetap

20. A. Risanto

D3 Teknologi Penerbangan

Tetap

Studi

Lanjut

D3 Guna

Darma

21. FX.

Catur

Subagyanto

STM Mesin

Tetap

22. C. Suratinah

D1 Sekretaris

Tetap

23. FX.

Jumar

Slamet, A. Md.

(14)

24. Suwardi

STM Mesin

Tetap

25. Fitri

Wulan

Dari

SMA

Kontrak

26. Kristi Hapsari

SMA

Kontrak

27. Y. Widodo, S.

S. S1 Sastra Jawa (UGM)

Kontrak

28. C. Sumini

SMEA

Kontrak

29. Rahmadi

STM

Kontrak

30. MM.

Hastutiingrum,

S. Pd.

S1 Pendidikan Bahasa Indonesia

Kontrak

31. Ch.

Desy

Hapsari,

A. Md., A. Ma.

D3 STIE Kerjasama, UT

Kontrak

32. Skolastika

Galuh Agidta

DP., A. Md.

D3 Tataboga

Kontrak

Sumber : Bagian Administrasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta Pada Tanggal 01 Oktober 2011

(15)

commit to user

F. Gedung dan Ruang

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma berlokasi di Mrican,

Tromol Pos 29 Yogyakarta 55002. Perpustakaan ini memilki 4 lantai

dengan luas tanah 400 kubik sebagai tempat untuk melakukan kegiatan.

a. Basement, terdiri dari ruang koleksi buku dipinjamkan, ruang koleksi

khusus pustaka Artati, ruang koleksi khusus pusdok Verhaar, ruang

koleksi khusus Sartono, dan ruang penjilidan.

b. Lantai 1, terdiri dari ruang loker, ruang kepala perpustakaan, ruang

wakil kepala perpustakaan, ruang seminar maulana, ruang rapat, ruang

sirkulasi, ruang pengadaan koleksi, ruang pengolahan koleksi, ruang

pengendalian mutu, ruang administrasi dan keuangan.

c. Lantai 2, terdiri dari ruang baca dan koleksi referensi, ruang baca dan

koleksi cadangan, ruang workstation dimana pengguna bisa

menggunakan fasilitas komputer untuk mengetik, akses internet, akses

koleksi digital, mengeprint, fotocopy, dan ada pula audio visual.

d. Lantai 3, terdiri dari ruang terbitan berkala, ruang baca, ruang diskusi,

dan ruang koleksi Ignasian.

Ruang-ruang yang ada di Perpustakaan USD ini adalah tempat

untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan untuk menunjang

pekerjaan para pegawai sehingga semua kegiatan perpustakaan dapat

dilaksanakan dengan baik.

(16)

G. Koleksi

Seiring dengan perkembangan zaman, ilmu pengetahuan dan teknologi

apalagi pada era globalisasi seperti sekarang ini perpustakan sangat

penting sebagai sumber informasi. Oleh sebab itu koleksi yang dimiliki

perpustakaan harus memenuhi kebutuhan penggunanya. Koleksi-koleksi di

Perpustakaan USD tersimpan secara sistematis, yaitu :

1. Koleksi buku teks, dikelompokkan menjadi 3 kelompok :

a. Buku teks umum, terdiri dari buku-buku yang dapat dipinjam oleh

anggota perpustakaan USD.

b. Buku cadangan, terdiri dari copy pertama. Koleksi ini tidak

dipinjamkan, tetapi hanya dibaca di tempat.

c. Buku referensi, terdiri dari almanak, bibliografi, ensiklopedi,

handbook, kamus, peraturan perundang-undangan, terbitan BPS,

dan lain-lain.

2. Koleksi majalah, jurnal, dan surat kabar.

3. Koleksi skripsi.

4. Koleksi peta.

5. Koleksi multimedia, yang terdiri dari CD, DVD, kaset, dan disket.

6. Koleksi khusus :

a.

Koleksi Pustaka Artati : merupakan koleksi pribadi Prof. Dr. P.J.

Zoetmulder, SJ yang dihibahkan ke Perpustakaan USD dan

terdiri dari koleksi jawa kuno, sansekerta, religi dan budaya.

(17)

commit to user

b.

Koleksi Pusat dokumentasi Verhaar : merupakan koleksi pribadi

Prof. Dr. J.W.M. Verhaar, SJ yang dihibahkan ke Perpustakaan

USD dan terdiri dari buku-buku linguistik.

c.

Koleksi Sartono : merupakan koleksi pribadi Prof. Dr. A.

Sartono Kartodirdja yang dihibahkan ke Perpustakaan USD dan

terdiri dari buku-buku bidang sejarah dan kebudayaan.

d.

Koleksi Ignasian : merupakan koleksi khusus dalam bidang

Spiritualitas Ignasian.

H. Statistik koleksi Bahan Pustaka

Tabel 3.2

Statistik koleksi Perpustakaan Univarsitas Sanata Dharma

Yogyakarta sampai 16 Maret 2012

No

Koleksi

Jumlah

1. Koleksi Buku

90562 Judul

2. Tugas Akhir (TA)

17625 Judul

3. NBM (CD)

1921 Judul

4. Majalah

7422 Judul

5. Artikel Majalah

238426 Judul

6. E-book

920 Judul

7. Koleksi Khusus

10.964 Judul

(18)

I. Fasilitas dan Layanan Perpustakaan

Perpustakaan USD memberikan berbagai layanan sebagai berikut :

a. Loker

Pelayanan loker berupa penyediaan fasilitas untuk menitipkan barang

– barang yang tidak boleh dibawa masuk ke dalam perpustakaan.

b. Administrasi

Pelayanan administrasi meliputi pendaftaran anggota, beres

perpustakaan dan penyerahan skripsi.

c. Sirkulasi

Pelayanan koleksi sirkulasi berupa peminjaman koleksi buku teks yang

dapat dipinjam dibawa pulang oleh anggota biasa. Koleksi buku teks

yang dapat dipinjam adalah koleksi sirkulasi. Untuk memberikan

kemudahan kepada pengguna yang berada di dua lokasi, yaitu

Kampus Mrican dan Paingan, perpustakaan USD membuka “Layanan

Jarak Jauh”. “Layanan Jarak Jauh” mahasiswa di Kampus Mrican

dapat meminjam koleksi yang berada di Kampus Paingan tanpa harus

ke Kampus Paingan, tetapi hanya dengan mengisi formulir yang

disediakan di Kampus Mrican.

d. Pelayanan Koleksi CD

Pelayanan Koleksi CD berupa peminjaman koleksi CD baik untuk

digunakan di perpustakaan diakses menggunakan komputer

multimedia maupun untuk dipinjam dibawa pulang.

(19)

commit to user

e.

Ruang Baca

Pelayanan ruang baca berupa penyediaan ruang untuk dibaca

bagi pengguna perpustakaan, dan dilengkapi dengan fasilitas

meja, kursi, dan berbagai jenis koleksi yang meliputi koleksi

cadangan, koleksi referensi, koleksi tugas akhir, koleksi terbitan

berkala dan koleksi khusus.

f.

Workstation

Pelayanan workstation berupa penyediaan fasilitas komputer

yang dapat digunakan untuk pengetikan, penelitian maupun

internet.

g.

Komputer Multimedia

Pelayanan komputer multimedia berupa penyediaan fasilitas

komputer yang dapat digunakan untuk mengakses CD-ROM

yang disediakan oleh perpustakaan.

h.

Fotokopi

Pelayanan fotokopi berupa penyediaan fasilitas pengadaan

informasi tertulis dan tercetak untuk keperluan studi dan

penelitian.

i.

Koleksi Khusus

Pelayanan koleksi khusus berupa penyediaan koleksi pustaka

Artati, pustaka Sartono dan pusdok Verhaar untuk dibaca dan

difotokopi sejauh fisik memungkinkan.

(20)

Dalam rangka pengembangan sumber daya manusia di bidang

penulisan yang berkaitan dengan perpustakaan dari sebagai

media informasi, maka sejak tahun 2000 Perpustakaan Sanata

Dharma menyediakan media informasi yang diberi nama “INFO

PERSADA” yang terbit dua dalam setahun. Dengan adanya

media ini staf perpustakaan dituntut aktif dalam menuangkan

gagasan dan pikiran yang berkaitan dengan bidang

kepustakawanan.

k. Penjilidan

Sesuai dengan fungsi perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu

mengumpulkan, mengolah, penyebaran, dan pelestarian bahan

pustaka, maka Perpustakaan Sanata Dharma melaksanakan

pemeliharaan bahan pustaka yaitu dengan menjilid buku-buku yang

rusak dan majalah.

Berdasarkan peraturan perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta Nomor : 21/PUSD/I/2010 (Nomor : 07/PUSD/VIII/2011),

perpustakaan memiliki ketentuan umum bagi pengunjungnya yaitu

sebagai berikut :

1) Pengunjung yang dapat masuk ke perpustakaan adalah

anggota biasa, anggota alumni dan anggota baca.

2) Sebelum masuk ke perpustakaan pengunjung wajib

menitipkan tas termasuk tas laptop, jaket, topi, dan

sweater

(21)

commit to user

di pelayanan

locker

kecuali laptop, alat tulis dan

barang-barang berharga.

3) Pengunjung wajib berpakaian rapi, tidak boleh memakai

kaos oblong, celana pendek dan sandal jepit.

4) Pengunjung wajib memperlihatkan kartu anggota biasa,

kartu alumni atau kartu anggota baca yang berlaku.

5) Kartu anggota biasa, kartu alumni dan kartu anggota baca

tidak dapat dipergunakan oleh orang lain.

6) Pengunjung diwajibkan memindai kartu anggota biasa,

anggota alumni, dan anggota baca pada alat yang

disediakan di Pelayanan Pintu Pengunjung.

7) Pengunjung diizinkan membawa masuk buku-buku cetak,

fotokopian, atau bahan bacaan lainnya dengan mengisi

formulir izin membawa koleksi yang telah disediakan.

8) Pengunjung dimohon menjaga kerapian dan keutuhan

koleksi.

9) Pengunjung dimohon menjaga ketenangan dan ketertiban.

10) Pengunjung tidak diperbolehkan merokok, membawa alat

pemotong, makan dan minum selama di perpustakaan.

11) Pengunjung dimohon mematikan dering

handphone

selama

(22)

commit to user

Tabel 3.3

Jam Buka

Perpustakaan USD Yogyakarta

Senin – Jum`at

Sabtu

Semester Ganjil dan Genap 07:30 – 20:30 WIB 07:30 – 12:30 WIB

Semester Pendek

07:30 – 17:30 WIB 07:30 – 12:30 WIB

Jeda Antar Semester

07:30 – 15:30 WIB 07:30 – 12:30 WIB

Libur Universitas : Perpustakaan Tutup

Sumber : Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

J. Keanggotaan

Anggota Perpustakaan Universitas Sanata Dharma (USD) meliputi:

1. Anggota biasa, yaitu mahasiswa, dosen, dan karyawan USD.

Pelayanan yang diberikan berupa fasilitas untuk belajar, membaca,

meminjam koleksi untuk dibawa pulang,

workstation

, komputer

multimedia dan fotokopi koleksi.

2. Anggota alumni, yaitu anggota perpustakaan yang telah

menyelesaikan studi dari USD. Pelayanan yang diberikan berupa

fasilitas untuk belajar, membaca,

workstation

, dan fotokopi

koleksi.

3. Anggota baca, yaitu mahasiswa, peneliti dan masyarakat umum di

luar USD. Pelayanan yang diberikan berupa fasilitas untuk belajar,

(23)

commit to user

Ketentuan keanggotaan berdasarkan peraturan perpustakaan

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta No. 21/PUSD/I/2010

adalah sebagai berikut :

a.

Anggota biasa:

1)

Mahasiswa mengisi formulir aktivasi anggota biasa yang

disediakan PUSD dan menyerahkan bukti keikutsertaan

pendidikan pengguna. Dosen dan karyawan mengisi formulir

aktivasi anggota biasa yang disediakan PUSD, menyerahkan

foto diri ukuran 2x3 cm sebanyak 1 lembar, foto kopi SK.

2)

Masa keanggotaan untuk mahasiswa adalah jangka waktu

mahasiswa yang bersangkutan tercatat secara resmi sebagai

mahasiswa USD.

3)

Masa keanggotaan untuk Dosen dan karyawan tetap adalah

jangka waktu dosen dan karyawan tersebut menjadi pegawai

tetap USD.

4)

Masa keanggotaan untuk Dosen dan karyawan kontrak

adalah jangka waktu dosen dan karyawan tersebut secara

resmi dikontrak oleh USD.

5)

Program-program khusus yang diselenggarakan oleh USD

ditanggung oleh penyelenggara program tersebut dengan

menyerahkan surat keterangan yang dikeluarkan oleh

Jurusan, mengisi formulir aktivasi anggota biasa,

menyerahkan foto diri ukuran 2x3 cm sebanyak 1 lembar.

(24)

6)

Kartu anggota biasa terdiri dari kartu mahasiswa dan kartu

anggota perpustakaan USD berlaku sebagai kartu anggota

perpustakaan USD, dan selanjutnya disebut sebagai kartu

anggota biasa.

A)

Anggota Alumni



Alumni mengisi formulir aktivasi anggota baca.



Menyerahkan fotokopi Kartu Alumni USD.



Kartu alumni berfungsi sebagai kartu anggota

perpustakaan.

B)

Anggota Baca :



Menyerahkan fotokopi kartu mahasiswa identitas

lain yang masih berlaku sebanyak 1 lembar.



Menyerahkan pas foto berwarna terbaru ukuran 2

x 3 cm sebanyak 1 lembar.



Membayar biaya administrasi sebesar Rp

50.000,00 dengan masa keanggotaan 1 bulan.



Anggota baca dibuatkan kartu anggota

perpustakaan, dan selanjutnya disebut sebagai

kartu anggota baca.



Khusus anggota Jogjalib membayar biaya

administrasi sebesar Rp 30.000,00 untuk masa

keanggotaan satu bulan dan Rp 4.000,00 untuk

pengunjung harian.

(25)

commit to user

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Proses Kerja Pengolahan Tugas Akhir (TA)Secara Digital di

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

Perpustakaan mempunyai banyak bidang tugas-tugas tertentu antara

lain sirkulasi (melayani pengguna), pengadaan bahan pustaka, pengolahan

bahan pustaka, dan lain-lain. Sebelum bahan pustaka CD tugas akhir

masuk ke dalam basis data sistem penelusuran tugas akhir untuk dapat

ditelusuri perlu diadakan pengolahan terlebih dahulu agar mempermudah

proses temu balik informasi. Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta mempunyai pedoman proses kerja bagian pengolahan bahan

pustaka CD tugas akhir sebagai berikut :

1. Proses kerja bagian pengolahan koleksi CD tugas akhir.

a. Staf bagian pengolahan koleksi menerima koleksi Tugas Akhir

(TA) dalam format pdf yang disimpan dalam CD dan catatan serah

terima koleksi dari bagian pengembangan koleksi ke bagian

pengolahan.

b. Staf bagian pengolahan koleksi memeriksa kesesuaian koleksi

dengan catatan serah terima koleksi dari bagian pengembangan

koleksi di bagian pengolahan koleksi.

c. Staf bagian pengolahan koleksi menandatangani catatan serah

terima koleksi ke bagian pengolahan koleksi yang sudah diberi cap

sebanyak 3 rangka. Rangkap pertama dan kedua dikembalikan ke

(26)

bagian pengembangan koleksi dan rangkap ketiga disimpan di

bagian pengolahan koleksi sebagai arsip.

d. Staf bagian pengolahan koleksi menentukan subyek koleksi dengan

menggunakan pedoman buku

library of congress subject heading

.

e. Staf bagian pengolahan koleksi menentukan nomor panggil koleksi

sesuai dengan penomoran yang telah ditentukan di perpustakaan

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

f. Staf bagian pengolahan koleksi melengkapi data bibliografi koleksi

tugas akhir dengan mengisikan subyek, nomor klasifikasi, nomor

panggil, jumlah halaman romawi dan arap, ada ilustrasi atau tidak

dan halaman bibliografi di sparta.

Adapun langkah – langkah memasukan data yang tertera

diatas dalam program aplikasi sparta adalah :

1)

Menjalankan program aplikasi sparta dengan alamat

http://sparta/

sampai muncul gambar seperti dibawah ini

Gambar 4.9

(27)

commit to user

2)

Kemudian langkah selanjutnya klik pada tulisan

username

dan

password

setelah selesai diisi klik login.Sehingga akan

muncul tampilan menu pengolahan sebagai berikut :

Gambar 4.10

Menu Pengolahan Pada Program Sparta

3)

Klik pada kolom tugas akhir kemudian akan muncul tampilan

sebagai berikut :

Gambar 4.11

Menu Pengolahan Tugas Akhir Yang Belum Direleace

dan Sudah direleace

(28)

commit to user

4)

Kemudian klik yang sudah direleace, sehingga akan muncul

tampilan seperti di bawah ini :

Gambar 4.12

Menu Tambah Judul CD Tugas Akhir Baru Yang Sudah

Diisi

5)

Setelah semua informasi atau data yang diperlukan sudah

dimasukkan pada kolom – kolom diatas kemudian klik

(29)

commit to user

dalam program amplikasi sparta. Kemudian akan muncul

seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.13

Tampilan Update Data Cetak Yang Sudah Berhasil

g. Staf bagian pengolahan koleksi mengkopi file tugas akhir dari CD

ke dalam komputer.

Staf bagian pengolahan ini mengkopi tugas akhir tang berbentuk

pdf ke folder menurut program studi mahasiswa.

h. Staf bagian pengolahan koleksi membuka file tugas akhir dan

memeriksa apakah ada pernyataan publikasi dari mahasiswa atau

program study.

i. Staf bagian pengolahan koleksi memisah file tugas akhir menjadi

file abstrak dan file full taxt untuk tugas akhir yang disertai

pernyataan publikasi, jika tidak disertai pernyataan publikasi maka

petugas hanya memisahkan abstrak dan file TA.

(30)

j. Staf bagian pengolahan koleksi memberikan kata sandi pada file

abstrak dan

full taxt

.

k. Staf bagian pengolahan koleksi menyimpan file tugas akhir yang

sudah diberikan kata sandi kedalam basis data sistem penelusuran

tugas akhir Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

sesuai dengan program studi.

l. Staf bagian pengolahan koleksi mengaktifkan data bibliografi

koleksi Tugas Akhir (TA) pada sistem informasi perpustakaan

terpadu dan sistem penelusuran tugas akhir Perpustakaan

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

m. Staf bagian pengolahan koleksi mencatak label nomor panggil (

Nomor Induk Mahasiswa ).

Tabel 4.4

Contoh label nomor panggil CD Skripsi

0

7

6

3

2

0

7

0

4

9

1

4

0

7

6

0

5

9

1

4

0

2

0

5

1

2

1

4

1

3

0

5

2

1

4

1

3

6

(31)

commit to user

n. Staf bagian pengolahan koleksi menempel label nomor panggil

(Nomor Induk Mahasiswa ) pada punggung casing CD.

o. Staf bagian pengolahan koleksi menyimpan koleksi tugas akhir

kedalam filling kabinet dan mengurutkan menurut program studi

dan no panggil.

p. Staf bagian pengolahan koleksi membuat daftar aploud tugas akhir

sebanyak tiga rangkap.

Gambar 4.14

Daftar Aploud Tugas Akhir

q. Staf bagian pengolahan koleksi mengirimkan daftar apload Tugas

Akhir (TA) ke bagian pelayanan pengguna.

r. Staf bagian pengolahan koleksi mengumpulkan daftar apload

Tugas Akhir (TA) yang telah diperiksa dan ditandatangani ke

bagian pengendalian mutu.

(32)

B. Diagram Alir Proses Pengolahan Koleksi Tugas Akhir.

Bagan 4.3

Proses Pengolahan Koleksi Tugas Akhir

Tidak

Ya

Sumber : Bagian Pengolahan

Perpustakaan USD

Yogyakarta

Mulai

Menerima koleksi dan catatan serah terima koleksi dari bagian

pengembangan koleksi

Memeriksa kesesuaian

koleksi dengan catatan serah

terima koleksi

Sesuai? Menentukan subyek Menentukan no. panggil Melengkapi data deskripsi

bibliografi

Mengkopo file TA dari CD ke komputer

Memisah file TA menjadi file abstrak dan full text Menyimpan file tugas akhir yang sudah diberi kata sandi ke dalam