ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan
1973
PT. TIRTA INVESTAM A didirikan dalam rangka undang-undang Penanaman M odal Dalam negeri No. 6 Tahun 1968, yang telah diubah dan ditambah dengan undang-undang No. 12 Tahun 1970, pada tanggal 23 febuari 1973, berdasarkan akta notaris Tan Thong Kie, SH No. 24. Akta pendirian ini telah disahkan oleh M enteri Kehakiman dalam surat keputusan No. Y.A.5/213/22 tanggal 19 Juni 1973 serta diumumkan dalam Tambahan Berita Negara No. 84 tanggal 19 Oktober 1973. Berdasarkan Direktorat Jendral Pajak No. KEP.344/PJ/2003 dan NPWP : 01.674.376.7-092.000
1974
Perusahaan yang bergerak dalam industri pengelolaan dan pembotolan air minum dalam kemasan, mulai memasarkan produknya atau memulai kegiatan usaha komersialnya dengan merek dagang AQUA pada bulan Oktober 1974. 1987
Sejak tahun 1987, AQUA mulai memasuki pasaran di Negara tetangga, antara lain Singapura, M alaysia, Brunai Darussalam, Kepulauan M aladewa dan Taiwan, dan selanjutnya meluas ke negara lain seperti: Australia, Selendia Baru, Hongkong, Filipina dan Vietnam. Pada saat ini AQUA diekspor ke Singapura, Brunai Darussalam, Australia.
Perseroan melakukan initial public offering pada tanggal 1 M aret 1990 dan mencatatkan seluruh saham yang telah dikeluarkan oleh Perseroan di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. Pada saat ini perseroan mempunyai 3 pabrik masing-masing berlokasi di Bekasi, Citeureup-Bogor dan M ekarsari-Sukabumi. Selain itu Perseroan memberikan lisensi untuk memproduksi produk-produk AQUA di 10 pabrik milik pemegang lisensi.
1998
Penyatuan AQUA dan grup DANONE pada tanggal 4 September 1998. Langkah ini berdampak pada peningkatan kualitas produk dan menempatkan AQUA sebagai produsen air mineral dalam kemasan (AM DK) yang terbesar di Indonesia.
2000
Bertepatan dengan pergantian milenium, AQUA meluncurkan produk berlabel Danone-AQUA. 2001
DANONE meningkatkan kepemilikan saham di PT Tirta Investama dari 40 % menjadi 74 %, sehingga DANONE kemudian menjadi pemegang saham
mayoritas AQUA Group. AQUA menghadirkan kemasan botol kaca baru 380 ml pada 1 November 2001.
2002
Banjir besar yang melanda Jakarta pada awal tahun menggerakkan perusahaan untuk membantu masyarakat dan juga para karyawan AQUA sendiri yang terkena musibah tersebut. AQUA menang telak di ajang Indonesian Best Brand Award. M ulai diberlakukannya Kesepakatan Kerja Bersama [KKB 2002 - 2004] pada 1 Juni
2003
Perluasan kegiatan produksi AQUA Group ditindaklanjuti melalui peresmian pabrik baru di Klaten pada awal tahun. Upaya mengintegrasikan proses kerja perusahaan melalui penerapan SAP [System Application and Products for Data Processing] dan HRIS [Human Resources Information System].
2004
Peluncuran logo baru AQUA. AQUA menghadirkan kemurnian alam baik isi maupun penampilan luarnya. AQUA meluncurkan varian baru AQUA Splash of Fruit, jenis air dalam kemasan yang diberi esens rasa buah strawberry dan orange-mango. Peluncuran produk ini memperkuat posisi AQUA sebagai produsen minuman. Dan tanggal Pengukuhan PKP : 1 January 2004
2005
DANONE membantu korban tsunami di ACEH. Pada tanggal 27 sept, AQUA memproduksi MIZONE,minuman bernutrisi yang merupakan produk
3.2 Visi, Misi, dan Nilai- Nilai
3.2.1 Visi PT.TIRTA INVES TAMA Visi dari PT.TIRTA INVESTAM A adalah
“To have the vitamins and minerals they need to live healthy and productive lives”
“Untuk memiliki vitamin dan mineral yang mereka butuhkan untuk hidup sehat dan produktif kehidupan”
3.2.2 Misi PT.TIRTA INVES TAMA
M isi dari PT. TIRTA INVESTAM A adalah
”Dedicated to bringing you good health and nutrition through delicious yogurt and water”
“Didedikasikan untuk membawa Anda kesehatan yang baik dan gizi melalui yoghurt lezat dan air.
3.2.3 Nilai – Nilai PT.TIRTA IN VES TAMA
HUMANISM - OPENNESS - PROXIMITY - ENTHUSIASM [HOPE] keempat nilai inti ini terwujud dalam dasar tingkah laku yang memungkinkan kita mewujudkannya dalam pekerjaan kita.
1. HUMANISM • Saling berbagi • Bertanggung jawab
2. OPENNESS • Keingintahuan • Ketangkasan • Dialog 3. PROXIMITY • Aksesibilitas • Kredibilitas • Empati 4. ENTHUSIASM • Keberanian • Penuh semangat • Haus tantangan
3.3 S truktur Organisasi perusahaan
Struktur organisasi PT Tirta Investama terdapat digambar berikut ini :
Gambar 3.1 S truktur organisasi PT Tirta Investama Sumber: PT Tirta Investama
3.4 S truktur Organisasi Divisi MIS Business Application (level 1)
3.5 Tugas dan tanggung jawab divisi MIS business application(level 1)
1. M enyediakan Dukungan untuk key user dan end user, mencoba yang terbaik untuk memecahkan masalah sebagai kerangka kerja SLA (Service level agreement) untuk memastikan gangguan yang terdapat didalam operasi bisnis. • Mengidentifikasi, menganalisis, memenuhi syarat (prioritas, kategori) dan
memecahkan masalah-masalah yang diangkat oleh end users(setelah disaring oleh key users) di daerah khusus / domain menggunakan Aqua SIR &
permintaan User ID
• Membicarakan persoalan dengan level 2 ketika diperlukan seperti daftar persoalan, pertanyaan, persyaratan baru & permintaan untuk Peluang atau Produksi SIR.
• Mendedikasikan PIC untuk pengawasan dan menindaklanjuti masalah yang terbuka
• Membuat review laporan Bulanan pada masalah yang belum terselesaikan & memberikan feedback setiap minggu
2. Participate in Projects
• Mempersiapkan dokumentasi proyek menggunakan Bagheraa Methodology • Persiapan Desain fungsional
• Pengujian
• Pelatihan end users • Penilaian
Customer Order based on delivery schedule (provide in excel) SO Upload to SAP Delivery Customer Input Actual Delivery based on sloc Invoice List Final Payment Transfer P ti (Sl t 1 0 1 0 2 0 2 0 3 0 3 0 ST D 3. Optimise SAP Usage
• Membantu untuk menyederhanakan proses bisnis
• Mengurangi pekerjaan secara manual dan dimasukkan ke dalam SAP 4. Provide Business Application Training to Key User & End User
5. Manage user authorization roles 3.6. Proses sistem berjalan
3.6.1 Uraian proses sistem yang berjalan
PT. Tirta Investama merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan air minum dalam kemasan (AM DK). Adapun gambaran sistem yang berjalan pada perusahaan ini adalah
Gambar 3.3 S iklus Aktivitas Van S ales ( Sumber : PT.Tirta Ivestama )
- Dimulai dari CSM T M embuat delivery schedule(referensi) yang kemudian akan dimasukan dan dikonfigurasikan ke dalam Form upload SO. Selanjutnya SO akan diupload ke dalam SAP dan list SO dibuat yang akan dikirimkan ke bagian depot gudang untuk diproses. Bagian depot gudang melakukan pengecekan stock barang berdasarkan list SO yang diterima, apabila stock telah tercukupi maka botol akan dimutasikan dari gudang ke kendaraan dan diterima dokumen transfer posting oleh kendaraan kemudian akan dilakukan muat produk oleh Checker agar status stock sesuai dengan kondisi fisik produk. Setelah itu akan CSM T akan membuat SLOC atau pemberian kode status kendaraan operasional pada tiap kendaran yang pergi ke para pelanggan yang terdapat dalam Master Data Pelanggan lalu dilakukanlah pengiriman oleh para driver. Setelah pengiriman selesai, driver akan menyerahkan dokumen STD (1 ply), DN/Delivery Note (2 ply), GR/BTB/Bukti Barang M asuk dari Customer, Dokumen Retur Customer, TP dari kendaran ke gudang, Copy TP dari depot gudang ke kendaraan kepada bagian Outbond untuk diperiksa apakah pengiriman terealisasi atau tidak. Apabila pengiriman terealisasi maka bagian Outbond akan menginput DN yang sudah sukses/terealisasi pengirimannya di sistem SAP yang akan dilanjutkan dengan melakukan Post Goods Issue, memastikan semua DN yang GRnya belum diterima dijadwal pengiriman sebelumnya sudah lengkap, File STD, NPL, TP (asli) dari gudang ke kendaraan & TP (copy) dari kendaraan ke gudang,
Terakhir biro administrasi umum dan keuangan(BAU) membuat billing process (proses penagihan) lalu membuat invoice yang kemudian dikirimkan kepada customer, setelah itu invoice dibayar melalui proses transfer.
3.6.2 SOP (Standard Operational Prosedur) 1. Aqua Customer Master
1.2. Manual Block / unblock Customer for Sales and Flag / FlagCustomer for Deletion
2. Aqua Pricing Master
3. Aqua Order Processing 3.1. Upload Sales Order
4. Aqua GR for Return Goods from Cu stomer 4.1. Good Return Customer
5. Aqua GI to Customer
6. Aqua Transfer Posting
7. Aqua Billing 7.1 Billing
3.6.3 Arsitektur System Information 3.6.3.1 Software
Table 3.1 Software specifications Sumber: PT Tirta Investama 3.6.3.2 Hardware
Table 3.2 hardware specifications Sumber: PT Tirta Investama
3.6.3.3 User
Jumlah user yang memakai SAP R/3 van sales adalah 635 User untuk seluruh PT Tirta Investama (Danone Aqua Group) termasuk Depot, Factory and HO.
3.6.3.4 Database
• Microsoft windows server 2003 • Microsoft SQL server 2005
• Microsoft internet security & acceleration server 2004 standard edition 3.6.3.5 Server
IBM S ystem x3650
Processor Dual-Core Intel® Xeon® X5270 up to 3.50 GHz and
up to 1333 M Hz front-side bus or Quad-Core Intel® Xeon® X5470 up to 3.33 GHz and up to 1333 M Hz front-side bus
Number of processors
(std/max) 1/2
L2 cache 2x2 or 2x6 M B (dual-core) or 2x6 M B (quad-core) hot-swap SATA
Network interface
Integrated dual Gigabit Ethernet
Power supply (std/max) 835W 1/2 AC standard, DC power supply optional
Hot-swap components
Power supply, fans and hard disk drives
RAID support Integrated RAID-0, -1, -10, optional RAID-5, -6 S ystems
management
IBM Systems Director Active Energy Manager, Integrated Service Processor, Diagnostic LEDs, drop-down light path diagnostics panel, Automatic Server Restart, optional Remote Supervisor Adapter II SlimLine, IBM Systems Director, IBM ServerGuide™ and optional Remote Deployment Manager
Operating systems supported
M icrosoft® Windows Server® 2003, Windows® 2000/Advanced Server, Red Hat Linux®, SU SE Linux, Novell NetWare, VM ware ESX Server, Solaris 10 (planned) , UNIX operating system
3.6.3.6 Network • VSAT • Leased Line • Fiber optics • CAT5 • Cisco platform • Packeteer
3.7 Analisis Penentuan Perspective
PT. Tirta Investama bergerak dalam bidang penjualan air minum dalam kemasan, dalam hal ini kami khusus membahas sistem van sales dari SAP yang digunakan oleh PT. Tirta Investama. Sistem van sales dapat diimplementasikan dengan baik dan dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari. Untuk itu pengukuran terhadap kinerja sistem van sales dan bagaimana sistem van sales dapat mendukung para pekerjanya untuk mendapatkan hasil yang diinginkan sesuai dengan tujuan perusahaan.
Dalam mengevaluasi sistem van sales, kami menggunakan frameworks CobIT. Dan setelah mempelajari framework tersebut, kami memilih perspektif yang paling sesuai dengan pembahasan skripsi ini adalah internal perspektive. Penulis memilih internal perspektive karena dalam skripsi ini kami mengevaluasi sistem apakah terdapat kecurangan, pelanggaran dan penyimpangan, selain itu juga ingin mengukur dan lebih menekankan pada pengendalian internal yang ada di PT. Tirta Investama, khususnya pada sistem van sales. Apakah sistem tersebut telah digunakan dengan sebagaimana mestinya dan dapat meningkatkan serta menjaga fungsionalitas dari proses bisnis yang terjadi sehari-hari. Juga apakah dengan diimplementasikan sistem van sales ini lebih meminimalisasikan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam proses bisnisnya. Selain itu juga kami mengevalusi apakah sistem van sales berjalan dengan efektif, efisien, dapat meningkatkan produktivitas dan dapat konsisten dalam memanfaatkan sistem van sales. Sehingga dapat mendukung tercapainya tujuan bisnis dengan berdasarkan pada pemenuhan akan kebijakan internal yang telah ditetapkan.
Jadi dengan internal perspektive, kami dapat menilai dan mengukur apakah sistem van sales dalam proses bisnis yang berjalan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan, serta member arahan dalam menghadapi perubahan ke tahap yang lebih baik lagi bagi internal perusahaan.
