36
BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT. Ginsa Inti Pratama, merupakan Badan Usaha M ilik Swasta yang bergerak di bidang manufaktur fastener pembuatan baut dan mur yang berlokasi di Jalan Raya Serang KM 19.3 No 33 Cikupa Tangerang 15710, Indonesia. Didirikan oleh Arifin Prase Tea pada tanggal 1 Desember 2004 dan tanggal operasional 1 Februari 2006. Dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) : 02.420.241.8-451.000 dan Akta Nomor 1, Tanggal 1 Desember 2004 dengan Notaris Daniel Parganda M arpaung, SH.
PT. Ginsa Inti Pratama telah mampu memproduksi berbagai jenis
fastener dengan standar produksi internasional yang juga sangat
memperhatikan terjaminnya kualitas kesehatan dan lingkungan hidup. Dengan memiliki lebih dari 300 karyawan, PT. Ginsa Inti Pratama terus berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mengutamakan pada kepuasan pelanggan.
PT. Ginsa Inti Pratama secara konsisten menghasilkan produk berkualitas, memperoleh kepercayaan dari pelanggan, yang telah menjadikan PT. Ginsa Inti Pratama salah satu produsen fastener yang
terkemuka dalam pasar domestic dengan memiliki tujuan maju terus untuk mencapai kesuksesan dengan saling bahu membahu.
Saat ini PT. Ginsa Inti Pratama memiliki kapasitas produksi sebesar 85.000.000 pcs per bulan yang sebanding dengan 315 ton, dengan berbagai jenis produk dengan ukuran diameter badan mulai dari 2mm sampai 16mm dan panjang badan 2mm sampai 200mm. Adapun jenis produk yang dihasilkan antara lain : Screw, Bolt, Rivet, PIN dan NUT yang merupakan salah satu produk andalan bagi kalangan industri.
3.1.2 Visi Perusahaan
M enghimpun segenap sumber daya untuk menghasilkan produk dan jasa yang berkualitas dalam industri fastener serta meningkatkan nilai
stakeholder.
3.1.3 Misi Perusahaan
1. M enjadi produsen fastener dengan mutu produk dan layanan terbaik.
2. Berorientasi pada kepuasan pelanggan.
3. M enerapkan teknologi fastener yang tepat guna dan manajemen yang professional.
4. M elakukan penyempurnaan secara berkesinambungan.
3.1.4 Kebijakan Mutu Perusahaan
PT Ginsa Inti Pratama berkomitmen untuk mengutamakan kepuasan pelanggan dengan memprioritaskan :
1. M anajemen yang professional.
3. Pengiriman tepat waktu. 4. Harga yang kompetitif.
3.2 S truktur Organisasi
3.2.1 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 S truktur Organisasi yang Sedang Berjalan
Sumber : PT. Ginsa Inti Pratama
3.2.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
• Presiden direktur
Pemimpin perusahaan dan pemilik perusahaan yang memiliki kewajiban untuk memajukan perusahaan dan memimpin perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
• MR
M R singkatan dari Manager Representative yang memiliki kewajiban untuk mengawasi dan mengatur manajemen dan mewakili manajemen dalam mengawasi sistem yang berjalan.
• DCC
DCC singkatan dari Document Control Center yang memiliki tugas dan tanggung jawab mengendalikan semua dokumen-dokumen perusahaan. • Manager Finance
Manager Finance memimpin departemen keuangan dan akuntansi dalam
perusahaan serta mengontrol dan memeriksa setiap laporan yang dihasilkan oleh bagian finance ( keuangan ) dan bagian accounting.
• Manager Businees
M anager yang memimpin departemen penjualan dan pembelian yang memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan semua penjualan dan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan.
• Manager Strategis dan MIS ( Manager Information System )
Pada bagian ini bertugas untuk menentukan strategi yang tangguh untuk menjalankan setiap transaksi perusahaan agar berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan oleh perusahaan serta mengendalikan sistem informasi yang ada di perusahaan.
• Factory Manager
M engontrol dan mengawasi semua kegiatan produksi yang terjadi di dalam pabrik.
• Finance
Pada bagian ini memiliki kewajiban untuk mengatur keuangan perusahaan berdasarkan standar yang telah ditentukan oleh perusahaan. • Accounting
Bagian ini memiliki tugas untuk membukukan (menjurnal) setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat.
• Marketing
Marketing memiliki kewajiban untuk melakukan pemasaran produk
kepada konsumen serta pengenalan produk agar dapat diminati oleh masyarakat.
• PPIC
PPIC singkatan dari Production Planning Inventory Control, pada bagian ini memiliki tugas untuk merencanakan strategi yang baik untuk produksi dan mengontrol semua inventory yang dimiliki oleh perusahaan.
• Engineering
Bagian ini bertugas untuk maintenance mesin-mesin produksi yang dimiliki oleh perusahaan dan mengontrol dalam kegiatan produksi.
• QA
QA singkatan dari Quality Insurance yang bertugas untuk mengurusi asuransi bagi setiap karyawan.
• Purchases
Bagian ini mengurusi semua pembelian yang dilakukan oleh perusahaan baik dari keperluan kantor dan keperluan produksi.
• HRD & Training
Bagian ini mengurusi bagian penerimaan dan training karyawan baru dan mengontrol serta mengawasi setiap kinerja karyawan, selain itu bagian ini juga mengurusi penggajian karyawan.
• MIS ( Manager Information Sistem )
Pada bagian ini bertugas untuk mengontrol sistem informasi yang ada di perusahaan serta memelihara sistem agar tidak rusak atau mendapatkan serangan dari luar ( virus ).
3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1 Proses Bisnis
Proses bisnis yang sedang berjalan dalam PT. Ginsa Inti Pratama sebagai berikut:
Bagian Membuat Sales Order (S O)
Proses pada bagian ini dimulai setelah bagian marketing mendapatkan
Purchase Order (PO) dari customer, kemudian bagian marketing
membuat Sales Order (SO) berdasarkan PO dari customer sebanyak 3 rangkap, dimana rangkap 1 akan diarsip oleh bagian marketing, rangkap 2 diberikan ke bagian PPIC, rangkap 3 diberikan ke customer, lalu diinput ke Tr_SO. Setelah itu SO akan dikirim ke customer melalui fax
untuk meminta persetujuan atas pemesanan barang, setelah mendapat persetujuan dan menandatangani SO, customer akan menyerahkan kembali kepada bagian marketing untuk diproses.
Bagian Membuat Work Order (WO)
Bagian ini adalah bagian lanjutan dari adanya dokumen SO yang diberikan ke bagian PPIC. Setelah menerima SO, bagian PPIC akan membuat WO lalu mencetak sebanyak 3 rangkap, dimana rangkap 1 diberikan ke bagian produksi, rangkap 2 akan diarsip oleh bagian PPIC, rangkap 3 diberikan ke bagian engineering lalu diinput ke Tr_WO.
Bagian Membuat Work Order Execution (WO E)
Proses pada bagian ini merupakan proses lanjutan setelah menerima WO dari bagian PPIC, bagian produksi akan membuat WOE sebagai surat perintah dilakukannya proses produksi serta untuk menyiapkan bahan material apa saja yang dibutuhkan dengan melakukan pengecekan (subsidiary & raw material) dari M s_Inventory, mempersiapkan spesifikasi produk, lalu mengkonfirmasikan WOE ke bagian
engineering. Setelah itu bagian produksi melakukan proses produksi
sesuai dengan permintaan customer (Work in process atau Finished good) kemudian diserahkan ke bagian gudang dan diinput ke M s_Inventory.
Bagian Membuat Delivery Order (DO)
Proses ini adalah proses lanjutan setelah bagian gudang menerima barang dari bagian produksi, lalu bagian gudang memberitahukan ke bagian marketing atas penyelesaian barang hasil produksi. Setelah itu bagian marketing akan membuat DO sebagai surat perintah dilakukannya
pengiriman yang akan dicetak sebanyak 5 rangkap. Rangkap 1 sebagai arsip, rangkap 2 dan 3 diberikan ke customer, rangkap 4 diberikan ke gudang ,dan rangkap 5 diberikan ke driver.
3.3.2 Activity Diagram
3.3.2.2 Detailed Activity Diagram
3.3.2.2.1 Detailed Activity Diagram Membuat S O
Membuat Sales Order (SO)
3.3.2.2.2 Detailed Activity Diagram M embuat WO Membuat Work Order (WO)
3.3.2.2.3Detailed Activity Diagram M embuat WOE Membuat Work Order Execution (WO E)
Bag. Pr oduksi Bag. Eng inee ring Komput er
8. Mengecek persediaan raw material & s ubs idiary material
9. Membuat WOE WOE 10. M engkonfirmasi WOE Ms_Inv ento ry Tr_ WO Tr_WOE
11. Melak uk an proses produksi
3.3.2.2.4Detailed Activity Diagram M embuat DO Membuat Delivery Order (DO)
3.4 S pesifikasi Hardware dan Software
PT. Ginsa Inti Pratama menggunakan sistem jaringan yang digunakan adalah LAN (Local Area Network). Software yang digunakan adalah Accruate
3.4
User System
System OS : M icrosoft Windows XP Professional version 2001 Service pack 2
Development : Power Builder & Java
Hardware : Intel Pentium 4 E5200 (2.5GHz)
1GB of RAM
80GB HDD non-raid
M onitor, Keyboard dan M ouse Server System
System OS : M icrosoft Windows 2003 ver 5.00.2195, Service Pack 2
Development : Power Builder & Java
Hardware : Intel Dual Core 8200
2GB of RAM
160GB x 3 HDD non-raid
M onitor, Keyboard dan M ouse
3.5 Analisis Penentuan Perspektive
Dalam proses analisa sistem PT. Ginsa Inti Pratama, kami mengevaluasi sistem persediaan dengan menggunakan standar COBIT. Setelah mempelajari standar tersebut, perspektif yang paling sesuai dengan pembahasan skripsi ini adalah
internal perspective.
Dipilihnya internal perspective karena dalam skripsi ini kami mengevaluasi sistem apakah terdapat kecurangan, pelanggaran dan penyimpangan. Selain itu, kami juga ingin mengukur dan lebih menekankan pada pengendalian internal yang terdapat pada PT. Ginsa Inti Pratama khususnya pada sistem persediaan yang kami bahas dalam penulisan skripsi ini.
Adapun pembahasan perspektive tersebut adalah sebagai berikut.
Internal perspektive terdiri dari beberapa business goals yaitu:
1. M eningkatkan dan memelihara fungsi proses bisnis. 2. M enurunkan biaya-biaya proses.
3. M enyediakan pemenuhan akan hukum external, regulasi dan kontrak. 4. M enyediakan pemenuhan akan kebijakan perusahaan.
5. M engatur perubahan bisnis.
6. M eningkatkan, memelihara operasional dan produktivitas para pekerja.
Jadi dengan internal perspective kami dapat menilai dan mengukur apakah sistem persediaan dalam proses bisnis yang berjalan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan serta memberi arahan dalam menghadapi perubahan ke tahap yang lebih baik lagi bagi internal perusahaan.
3.6 Matriks Hubungan antara IT Goals dan Business Goals pada Internal Perspective IT Goals Processes Business Goals Improve and maintain business process funcionality Lower process cost Provide compliance with external laws, regulations, and contracts Provide compliance with internal polices Manage Business change Improve and Maintain Operational and staff Productivity
1 Respond to PO1, PO2,
√
business PO4, PO10,
requirements in AI1, AI6,
alignment with AI7, DS1,
the business DS3, ME1
strategy
2 Respond to PO1, PO4,
√ √
governance PO10, ME1,
requirements in ME4
line with board
direction 5 Create IT agility PO2, PO4, PO7, A13 √ 6 Define how business functional and control
AI1, AI2, AI6
√ √
requirements are translated in effective and efficient automated solutions
7 Acquire and PO3, AI2,
√ √ √ maintain AI5 integrated and standaridised IT application systems
8 Acquire and AI3, AI5
√ √ maintain integrated and standaridised IT infrastructure 52
36
11 Ensure PO2, AI4,
√ √ √ seamless AI7 integration of applications into business processes
13 Ensure proper PO6, AI4,
√ √ √
use and AI7, DS7,
performance of DS8
the applications
and technology
solutions
15 Optimize the IT PO3, AI3,
√
infrastucture DS3, DS7
recources and DS9
capabilities
19 Ensure that PO6, DS5,
√
critical and DS11, DS12
confidential
information is
with held from
those who
should not have
access to it
20 Ensure that PO6, AI7, √
automated DS5 business transactions and information exchanges can be trusted. 53
21 Ensure that IT services and infrastructure can properly resist and recover from failures due to error, deliberate attract or disaster PO6, AI7, DS4, DS5, DS12, DS13 ME2 √
22 Ensure PO6, AI6,
√ minimu m DS4, DS12 business impact in the event of an IT service disruption or Change
24 Improve IT's PO5, DS6
√ cost-efficiency and its contribution to business profitability
26 Maintain the AI6, DS5
√ integrity of information and processing Infrastructure 54
27 Ensure IT DS11, ME2,
√
compliance ME3, ME4
with laws, regulations, and contracts
28 Ensure that IT PO5, DS6,
√
demonstrates ME1, ME4
cost-efficient service quality, continuos improvement and readiness for future change
Tabel 3.1 Matriks Hubungan antara IT Goals dan Business Goals pada Internal Perspective
