48
3.1 Sejarah Perusahaan 3.1.1 Riwayat Perusahaan
PT. M ega Segara merupakan salah satu perusahaan jasa transportasi di Jakarta Utara yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. PT. M ega Segara menyediakan jasa ekspor dan impor di antara Indonesia dengan negara lain melalui jalur laut.
PT. M ega Segara didirikan pada tahun 1982 di Jakarta berdasarkan akte notaris No. 18. Pendiri PT. M ega Segara adalah Bpk. Frengky Setiawan. Namun saat ini perusahaan ini telah diwariskan kepada anaknya yang bernama Ibu Sufiyati Setiawan sebagai Presiden Direktur dari perusahaan ini. PT. M ega Segara yang berlokasi di Jl. Pinisi Raya No. 2 Jakarta 14430.
PT. M ega Segara dalam hal domestik menyediakan jasa pengiriman, pengurusan, hingga diterimanya barang dari pelanggan. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, perusahaan ini telah memilih agen-agen baik domestic maupun luar negeri, agar memiliki standart dan komitmen yang tinggi.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
PT. M ega Segara mempunyai visi dan misi sebagai berikut : Visi :
- M enjadikan perusahaan pelayaran internasional yang terbaik dan menjadi pendukung perekonomian Indonesia di masa yang akan datang
M isi :
- M emberikan pelayanan jasa dan bisnis yang berkualitas internasional dan mampu berkompetisi dengan perusahan lainnya.
3.2 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Wewenang dan tanggung jawab : a. President Director
• Menentukan visi, misi dan tujuan perusahaan.
• Meminta pertanggung jawaban dari General Manager.
• Mengevaluasi kegiatan yang berjalan agar tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan.
• Membuat rencana strategi perusahaan.
• Mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah yang ada dalam perusahaan.
b. General Manager
• Penanggung jawab dan penentu kebijakan tertinggi setelah direktur.
• Mengangkat dan memberhentikan manager.
• Merumuskan rencana jangka panjang.
• Menyelaraskan aktivitas dari divisi-divisi yang berbeda dalam upaya untuk memastikan bahwa setiap divisi saling mendukung dan melengkapi.
c. Accounting Manager
• Melakukan analisa laporan rugi laba bulanan dalam upaya untuk menentukan tindakan untuk mengurangi atau menghindari kerugian selama periode berjalan.
• Membentuk dan menyempurnakan sistem accounting yang akan memproyeksikan gambaran keuntungan sesungguhnya dari operasi.
d. Operasional Manager
• Melakukan penyewaan gudang untuk penimbunan / penumpukan barang yang akan dikirim atau tiba di pelabuhan.
• Membuat laporan penyewaan gudang dalam upaya sebagai analisa keuangan di perusahaan tersebut.
e. Finance Manager
• Melakukan pembayaran tagihan kepada pihak-pihak yang bersangkutan.
• Melakukan analisa profitabilita bulanan dari operasi dalam upaya untuk efektifitas penggunaan dana.
f. Ekspor Coordinator
• Mengawasi proses transaksi ekspor yang terjadi dan memeriksa setiap proses ekspor yang terjadi di dalam perusahaan.
• Bertanggung jawab atas segala transaksi ekspor dan melaporkan kepada M anager.
g. Impor Coordinator
• Mengawasi proses transaksi impor yang terjadi dan memeriksa setiap proses impor yang terjadi di dalam perusahaan.
• Bertanggung jawab atas segala transaksi ekspor dan melaporkan kepada M anager.
h. Local Coordinator
• Mengawasi proses transaksi local yang terjadi dan memeriksa setiap proses local yang terjadi di dalam perusahaan.
• Bertanggung jawab atas segala transaksi ekspor dan melaporkan kepada M anager.
3.3 Tata Laksana / Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Lokal
1. Shipper membuat Shipping Instruction (SI) kepada perusahaan pelayaran.
2. Setelah menerima SI, perusahaan pelayaran membuat surat Konosemen untuk diserahkan ke bagian warehouse.
3. Perusahaan pelayaran meminta izin penimbunan muatan di Gudang Laut dari pemilik gudang (Indonesia : PT. Pelindo) dan dengan surat izin ini EMKL bisa membawa muatan ke Gudang Laut / Gudang Lini I.
4. Bila kapal sudah tiba, muatan segera dimuat dengan disaksikan pihak gudang dan pelayaran.
5. Setelah dimuat, surat Konosemen diserahkan ke nakhoda untuk ditandatangan sebagai tanda terima di kapal.
6. Bila belakangan terjadi kerusakan atas muatan atau kekurangan, perusahaan pelayaran akan dituntut ganti rugi sesuai dengan persyaratan perusahaan pelayaran tersebut.
3.3.2 Prosedur Ekspor
1. Dimulai dari agent pelayaran melakukan canvassing (mencari muatan) ke para shipper.
2. M enjelang kapal tiba, shipper mengundang surveyor SGS, kemudian muatan diperiksa oleh surveyor lalu membuat Laporan Pemeriksaan Surveyor(LPS).
Berdasarkan LP S maka bea & cukai akan menandatangani PEB sebagai fiat muat.
Dokumen-dokumen untuk mengurus “fiat muat” oleh shipper :
a. Perlu ada LPS, pernyataan tentang rincian isi barang-barang yang ada dalam kemasan, termasuk harganya.
b. Ada Packing List, Commercial Invoice.
c. Dokumen-dokumen tersebut dilampirkan pada pengajuan PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) yang sudah mendapat Nopen = Nomor Pendaftaran dari Bank Devisa.
Selanjutnya kalau sudah mendapat izin / fiat muat dari B & C, shipper membayar Pajak Ekspor di Bank Devisa. Demikian juga LPS oleh SG S Surveyor dikirimkan ke perwakilan SG S Surveyor di pelabuhan tujuan.
3. Bila shipper sudah memperoleh fiat muat dari B & C maka shipper membuat Shipping Instruction (SI) kepada perusahaan pelayaran.
4. Setelah menerima SI, perusahaan pelayaran membuat loading list untuk diserahkan ke agent.
5. Setelah agent menerima loading list dari perusahaan pelayaran, maka agent akan melakukan ekspor ke pelabuhan tujuan.
6. Bila belakangan terjadi kerusakan atas muatan atau kekurangan, perusahaan pelayaran akan dituntut ganti rugi sesuai dengan persyaratan perusahaan pelayaran tersebut.
3.3.3 Prosedur Impor
1. Agen dari tempat eksportir mengirimkan manifest, copy B/L ke pelabuhan tujuan.
2. Setelah menerima manifest, copy B/L, cabang membuat D/O.
3. Lalu cabang mengirimkan surat pemberitahuan kedatangan kapal dengan dilampiri copy D/O kepada consignee dan B & C.
4. Sementara itu, pelayaran membuat surat bongkar muat untuk diserahkan ke ke bagian gudang laut atau gudang CFS.
5. Pengambilan B/L asli dari bank, diurus oleh consignee. Penandatanganan / endorsement dari B/L asli.
6. Lalu B/L asli yang sudah di endorse oleh consignee ditukarkan dengan D/O asli kepada agen dari perusahaan pelayaran.
7. Dengan D/O asli dan dokumen lainnya maka consignee akan dapat mengurus fiat keluar ke B & C agar dapat membawa barangnya keluar pelabuhan dengan penjelasan sebagai berikut :
a. Consignee mengambil LPS/CIR dari perwakilan surveyor SGS.
b. Consignee mengambil form PIB (Pemberitahuan Impor Barang) dari B &
C dan diisi serta memperhitungkan bea masuknya.
c. Setelah PIB diisi, lalu membayar Bea M asuk, Bea M asuk Tambahan, PPN di Bank Devisa dengan memperoleh SSBM dan SSP ( Surat Setoran Bea M asuk / Surat Setoran Pajak).
d. M engurus fiat keluar kepada B & C, dengan membawa PIB asli, SSBM , SSP, DO dari Agent Pelayaran dan LP S.
e. B & C mencocokkan PIB dengan Manifest.
f. Bila cocok maka PIB ditandatangan dan pada D/O diberi tanda / cap persetujuan, yang selajutnya barang dapat dibawa keluar pintu pelabuhan tanpa hambatan.
3.4 Data Flow Diagram (DFD) 3.4.1 Diagram Konteks
Proses pengelolahan barang pada PT. M ega Segara digambarkan dengan Diagram Konteks berikut ini :
Gambar 3.2 Diagram Konteks
3.4.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol
3.5 Definisi Sistem 3.5.1 Mission S tatement
Tujuan dari pembuatan sistem basis data pengolahan kargo ini adalah untuk mempermudah pencarian data, penyeleksian data, pembanding beberapa data untuk membantu penyusunan strategi bisnis, serta pencatatan transaksi dan laporan. Selain itu juga pembuatan sistem basis data juga membantu mempermudah dan meningkatkan akurasi perhitungan data yang tergantung dari beberapa data / tabel yang terpisah, mempercepat dalam pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat, misalnya masalah pengiriman barang ke tempat tujuan membutuhkan surat-surat yang lengkap agar pengiriman barang menjadi lancar. Dan menjaga keamanan data dari bahaya kehilangan dan pencurian.
3.5.2 Mission Objectives
Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di A gent Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di Barang Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di Biaya Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di Client
Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di Karyawan Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di Klaim Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di Kota Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di SuratJalan Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di TrEkspor Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di TrImpor
Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di TrLokal Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di TrPembayaran Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di TrPenyewaan Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di Vessel
Untuk Maintain (insert, update, dan delete) data di Warehouse
Untuk melakukan search di A gent Untuk melakukan search di Client Untuk melakukan search di Klaim Untuk melakukan search di Kota
Untuk melakukan search di TrLokal Untuk melakukan search di TrImpor Untuk melakukan search di TrEkspor Untuk melakukan search di SuratJalan Untuk melakukan search di TrPembayaran Untuk melakukan search di TrPenyewaan Untuk melakukan search di Vessel
Untuk melakukan search di Warehouse
Untuk menghasilkan report dari Klaim Untuk menghasilkan report dari TrLokal Untuk menghasilkan report dari TrImpor Untuk menghasilkan report dari TrEkspor
Untuk menghasilkan report dari TrPembayaran Untuk menghasilkan report dari TrPenyewaan Untuk menghasilkan report dari SuratJalan
3.5.3 S ystem Boundaries
Gambar 3.4 System Boundaries
Batasan system pada PT. M ega Segara mencakup agent, client, pengiriman lokal, pengiriman ekspor, pengiriman impor, klaim, karyawan, pembayaran, penyewaan gudang, laporan, persiapan pengiriman lokal. vessel, warehouse.
3.6 User Requirement S pecification (URS ) 3.6.1 Data Requirements
1. Agent
Data-data mengenai informasi tentang agent pada PT. M ega Segara.
2. Biaya
Data-data mengenai biaya-biaya yang terdapat di PT. M ega Segara.
3. Barang
Data-data mengenai informasi barang yang akan dikirim oleh PT.M ega Segara.
4. Client
Data-data mengenai informasi tentang client pada PT. M ega Segara.
5. Karyawan
Data-data mengenai informasi tentang karyawan pada PT. M ega Segara.
6. Klaim
Data-data yang berisi klaim dari pihak client kepada PT. M ega Segara.
7. Kota
Data-data yang berisi kota-kota yang dituju dalam pengiriman yang dilakukan oleh PT. M ega Segara.
8. SuratJalan
Data-data mengenai surat konfirmasi jalan yang diterima oleh PT. M ega Segara.
9. TrEkspor
Data-data mengenai pengiriman ekspor yang dilakukan oleh PT. M ega Segara.
10. TrImpor
Data-data mengenai penerimaan barang yang dilakukan oleh PT. M ega Segara.
11. TrLokal
Data-data mengenai pengiriman lokal yang dilakukan oleh PT. M ega Segara.
12. TrPembayaran
Data-data mengenai laporan-laporan keuangan pada PT. M ega Segara.
13. TrPenyewaan
Data-data mengenai laporan-laporan penyewaan gudang pada PT. M ega Segara.
14. Vessel
Data-data yang berisi informasi kapal pada PT. M ega Segara.
15. Warehouse
Data-data yang berisi penyewaan gudang oleh PT. M ega Segara.
3.6.2 Transactions Requirements
Data Entry
- Enter detail data Agent
- Enter detail data Barang - Enter detail data Biaya - Enter detail data Client - Enter detail data TrEkspor - Enter detail data TrImpor - Enter detail data TrLokal - Enter detail data TrPembayaran - Enter detail data TrPenyewaan - Enter detail data SuratJalan - Enter detail data Karyawan - Enter detail data Klaim - Enter detail data Kota - Enter detail data Warehouse - Enter detail data Vessel
Data Update/Delete
- Update/Delete data Agent - Update/Delete data Barang - Update/Delete data Biaya - Update/Delete data Client - Update/Delete data Karyawan - Update/Delete data Klaim - Update/Delete data SuratJalan
- Update/Delete data TrImpor - Update/Delete data TrEkspor - Update/Delete data TrLokal - Update/Delete data TrPembayaran - Update/Delete data TrPenyewaan - Update/Delete data Vessel
- Update/Delete data Warehouse
Data Queries
a. Tampilkan data detail TrLlokal berdasarkan tanggal transaksi lokal.
b. Tampilkan data detail TrEkspor berdasarkan tanggal transaksi ekspor.
c. Tampilkan data detail TrImpor berdasarkan tanggal transaksi impor d. Tampilkan data detail Klaim berdasarkan nomor klaim dan faktur
pengiriman lokal.
e. Tampilkan data detail Klaim berdasarkan nomor klaim dan faktur pengiriman impor.
f. Tampilkan data detail Klaim berdasarkan nomor klaim dan faktur pengiriman ekspor.
g. Tampilkan data detail TrLokal berdasarkan nama client dan tujuan pengiriman.
h. Tampilkan data detail TrEkspor berdasarkan nama client dan tujuan pengiriman.
i. Tampilkan data detail TrImpor berdasarkan nama client dan asal pengiriman.
j. Identifikasi besar transaksi suatu client per bulan berdasarkan jenis pengiriman
k. M enampilkan data trpembayaran berdasarkan jenis pengiriman dan periode tanggal bayar
3.6.3 General S ystems Requirements
Sistem yang dibutuhkan pada PT. M ega Segara adalah sebagai berikut :
1. Dibutuhkan database yang besar untuk penyimpanan data agar data dapat terintegrasi dengan baik.
2. Dibutuhkan jaringan intranet dan internet agar para pegawai dapat dengan mudah untuk mengakses kegiatan yang terdapat di PT. M ega Segara.
3. Dibutuhkan backup data dan recovery data agar data tidak hilang ketika terjadi computer error.
4. Database harus mempunyai password-protected karena tidak semua user bisa mengakses database.
3.7 Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut :
a. Tidak adanya sistem basisdata yang mampu mempercepat dan mempermudah proses insert, update, dan delete dari data-data yang akan diperlukan.
b. Tingkat keamanan yang sangat rendah menjadi salah satu permasalahan yang dihadapi perusahaan. Data-data seperti data client, data-data pengiriman sangat penting untuk dijaga agar tidak dimanipulasi oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
c. Aplikasi yang digunakan pada sistem pengiriman tidak terintegrasi dengan baik sehingga pencatatan data tidak dapat langsung dilakukan dan harus dicatat manual lalu dipindahkan ke dalam database.
d. Perusahaan akan memakan waktu yang cukup lama dalam mencari history data perusahaan yang dapat digunakan untuk menyusun laporan keuangan, melihat tagihan jatuh tempo, dan lain-lain karena semuanya masih tertulis dalam dokumen.
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisa terhadap pemasalahan yang dihadapi saat ini oleh PT. M ega Segara, maka dibutuhkan suatu aplikasi basis data yang mengelola data-data perusahaan terutama data yang berhubungan dengan pengelolahan kargo. Dengan aplikasi ini, dapat mempermudahkan perusahaan dalam mencari data, melakukan perhitungan yang digunakan selanjutnya untuk pengambilan keputusan.
