KUISIONER. 2. Bagaimana fungsi menu dan fungsi tombol yang disajikan? a. Sangat mudah b. Mudah c. Sulit d. Sangat sulit

(1)

Lampiran 1 : Kuisioner

KUISIONER

Nama : Jabatan:

Mohon melingkari jawaban pertanyaan-pertanyaan berikut yang sesuai dengan pendapat Bapak/ibu/sdr.

1. Bagaimana Anda memahami penggunaan Aplikasi ini ? a. Sangat mudah

b. Mudah c. Sulit d. Sangat sulit

2. Bagaimana fungsi menu dan fungsi tombol yang disajikan? a. Sangat mudah

b. Mudah c. Sulit d. Sangat sulit

3. Bagaimana kesesuaian proses transaksi pada aplikasi dengan proses yang dilakukan dalam perusahaan?

a. Sangat sesuai b. Sesuai c. Tidak sesuai d. Sangat tidak sesuai

4. Bagaimana tampilan tabel pada aplikasi yang anda gunakan ? a. Sangat baik

b. Baik c. Tidak baik d. Sangat tidak baik

(2)

Lampiran 1 : Kuisioner (lanjutan)

5. Bagaimana ketepatan laporan dan perhitungan yang disajikan? a. Sangat tepat

b. Tepat c. Tidak tepat d. Sangat tidak tepat.

6. Bagaimana urutan form pada aplikasi pada aplikasi yang anda gunakan? a. Sangat baik

7. Bagaimana tampilan urutan data pada laporan yang dihasilkan? a. Sangat baik

8. Bagaimana waktu yang diperlukan aplikasi dalam melakukan proses? a. Sangat cepat

b. Cepat c. Lambat d. Sangat lambat

9. Bagaimana waktu yang diperlukan untuk proses pengolahan data? a. Sangat cepat

(3)

Lampiran 1 : Kuisioner (lanjutan)

10. Bagaimana waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan? a. Sangat cepat

(4)

Lampiran 2 : Detail Hasil Kuisioner

Pertanyaan Ke - Nama Jabatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Total

Eddy Waskito Pemilik 4 4 4 3 3 4 3 3 3 3 34

Yuniati Keuangan 4 4 4 3 3 3 3 3 3 3 33

Yati Keuangan 3 3 4 3 3 4 3 3 3 3 32

Dewi Kasir 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 29

(5)

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS KRISTEN PETRA

USULAN TUGAS AKHIR

Nama : Nexon Susenio

Nrp. : 26400042

Bidang Studi : Sistem Informasi

Judul Tugas Akhir : Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi atas Siklus Penjualan dan Pembelian pada Toko Mebel Selalu Jaya

Pembimbing I : Gregorius Satio Budhi, ST. ,MT Pembimbing II : Alexander Setiawan, S.Kom Kategori : Sistem Informasi Akuntansi Dilaksanakan : Semester Genap tahun 2004/2005

Mengetahui : Pembimbing I

(Gregorius Satio Budhi, ST. ,MT )

Pembimbing II

( Alexander Setiawan, S.Kom)

Koordinator Tugas Akhir

(Silvia R., S.Kom.)

Surabaya, 7 Desember 2004 Yang Mengusulkan

(6)

1. Judul Tugas Akhir

Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi atas Siklus Penjualan dan Pembelian pada Toko Mebel Selalu Jaya

2. Latar belakang dan Permasalahan

Toko Mebel Selalu Jaya berdiri pada tahun 2004, berlokasi di jalan Kapas Krampung 116A, Surabaya. Toko ini menjual berbagai macam perabot rumah tangga.

Pembuatan laporan akuntansi dan pencatatan transaksi yang digunakan masih menggunakan sistem manual. Sistem ini lambat dalam hal pemanfaatan waktu pembuatan laporan akuntansi buat toko dan seringkali laporan akuntansi yang dibuat masih terdapat kesalahan pada ‘account balance’ akibatnya kinerja pembuatan laporan menjadi semakin lambat. Laporan akuntansi yang dibuat nantinya akan dimanfaatkan oleh pemilik dalam hal pengambilan langkah ke depan bagi usahanya. Saat ini laporan akuntansi bulanan baru dapat diperoleh dalam dua sampai tiga hari setelah awal bulan. Dengan dibangunnya sistem informasi akuntansi terkomputerisasi diharapkan dapat membantu toko dalam menjurnal, dan memposting transaksi secara otomatis.

Transaksi penjualan yang dilakukan di toko ini secara tunai. Pembeli dapat memberikan uang muka dulu dan sisanya pada saat pengiriman barang.

Transaksi pembelian yang dilakukan saat ini ada yang tunai dan ada yang kredit ke supplier. Pembayaran pembelian dilakukan sesuai dengan perjajian dengan masing-masing supplier.

3. Perumusan Masalah dan Ruang Lingkup

Dari uraian latar belakang dan permasalahan dapat dirumuskan bahwa permasalahan yang dihadapi saat ini oleh Toko Mebel Selalu Jaya adalah pada penjurnalan transaksi yang terjadi di toko, baik pada transaksi penjualan maupun transaksi pembelian. Sehingga diharapkan sistem informasi akuntansi

(7)

yang dihasilkan dapat memenuhi kebutuhan akuntansi toko atas siklus penjualan dan pembelian yang menghasilkan laporan keuangan.

(8)

UNIVERSITAS KRISTEN PETRA 115

Ruang lingkup dari tugas akhir ini adalah:

a. Sistem informasi akuntansi yang dibangun meliputi siklus penjualan dan siklus pembelian. Siklus penjualan meliputi, penginputan transaksi penjualan dan pembuatan invoice/faktur penjualan, pengecekan inventori, pembuatan surat jalan dan pencatatan pelunasan piutang pelanggan. Siklus pembelian meliputi pembuatan purchase order kepada supplier, pencatatan tagihan dari supplier dan pencatatan pelunasan hutang kepada supplier b. Output yang dihasilkan dari sistem yang dibangun adalah laporan keuangan,

berupa laporan rugi laba dari toko.

c. Proses penjurnalan melalui tahapan sebagai berikut, penginputan data transaksi, pembuatan jurnal, posting jurnal ke buku besar (general ledger) dan pembuatan laporan laba rugi sebagi outputnya.

Penjurnalan transaksi dibuat secara otomatis oleh program, posting ke buku besar (general ledger) dilakukan setiap akhir hari. Sedangkan untuk jurnal penyesuaiannya dilakukan secara manual periodik pada akhir periode (dientrikan ke dalam komputer secara manual).

d. Macam pencatatan inventori ada 2 macam, yaitu, perpetual dan periodik, tapi pada tugas akhir ini, digunakan pencatatan inventori perpetual.

e. Transaksi yang terjadi ada 2, yaitu secara kredit dan tunai, tapi dalam tugas akhir ini penjurnalan transaksi dibatasi pada pembelian secara kredit. Kredit yang dimaksud adalah kredit secara jatuh tempo (ada term of paymentnya), bukan kredit cicilan. Untuk transaksi penjualan dilakukan secara tunai, jika pelanggan ingin membeli secara kredit maka kredit ini di limpahkan ke bank.

f. Aplikasi dibangun dan dikembangkan dalam bentuk bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0. dan databasenya menggunakan SQL server 7.0.

4. Tujuan Tugas Akhir

Merancang dan membuat sistem informasi akuntansi atas siklus penjualan dan pembelian yang menghasilkan laporan keuangan.

5. Tinjauan Pustaka

(9)

5.1. Proses dan Siklus Akuntansi

Akuntansi adalah proses dari tiga aktivitas yaitu: mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari sebuah organisasi. Proses pertama adalah identifikasi, yaitu aktivitas memilih kegiatan yang termasuk kegiatan ekonomi. Proses kedua adalah pencatatan, yaitu semua kejadian ekonomi tersebut dicatat untuk menyediakan sejarah dari kegiatan keuangan dari organisasi tersebut. Proses ketiga adalah komunikasi, informasi yang telah didapat dari identifikasi dan pencatatan tidak akan berguna bila tidak dikomunikasikan. Informasi ini dikomunikasikan melalui persiapan dan distribusi dari laporan akuntansi, yang paling umum disebut sebagai laporan keuangan.

Sistem informasi akuntansi tidak lepas dari siklus akuntansi yang meliputi urutan siklus sebagai berikut:

1. Analisa transaksi bisnis, seperti pengumpulan bukti-bukti transaksi yang terjadi

2. Menjurnal transaksi - transaksi tersebut

3. Mem-posting jurnal tersebut ke buku besar (general ledger) 4. Menyiapkan neraca

5. Menjurnal dan mem-posting penyesuaian (jurnal penyesuaian) 6. Menyiapkan neraca penyesuaian

7. Menyiapkan laporan keuangan, berupa laporan rugi laba, perubahan modal, dan neraca

8. Menjurnal dan mem-posting penutup (jurnal penutup) 9. Menyiapkan neraca penutup.

Setelah siklus ke-9, putaran siklus kembali lagi ke siklus pertama, dan demikian seterusnya. (Weygandt,1996).

5.2. Chart Of Account

Chart Of Account adalah daftar rekening dan nomor rekening yang menunjukkan lokasi rekening tersebut dalam buku besar. Jumlah dan tipe rekening berbeda-beda untuk tiap toko, tergantung pada besar, kompleksitas, dan tipe bisnis yang dilakukan.

(10)

Umumnya rekening akuntansi dibedakan menjadi lima kelompok besar yaitu aset, hutang, modal, pendapatan, dan biaya.

Contoh penulisan nomor rekening : 111 kas

1 1 1

aktiva lancar yang ke-1 aset aktiva lancar

5.3. Jurnal

Transaksi dicatat berdasarkan urutan kronologisnya dalam sebuah jurnal sebelum ditransfer pada rekeningnya. Sebuah jurnal dibuat untuk tiap transaksi menunjukkan saldo debit dan kredit yang mempengaruhi rekening tertentu. Berdasarkan frekuensi terjadinya jurnal dibedakan menjadi dua yaitu :

1. Jurnal Umum

Mencatat transaksi yang frekuensi terjadinya jarang atau nonrutin seperti membayar pinjaman, penyesuaian di akhir periode, dan jurnal penutup. Jurnal umum ini meliputi :

• Jurnal penyesuaian

Jurnal penyesuaian digunakan untuk melakukan penyesuaian terhadap pendapatan dan biaya pada periode dimana seharusnya pendapatan itu didapatkan dan biaya ditanggungkan.

• Jurnal koreksi

Jurnal koreksi digunakan untuk mengkoreksi jika terjadi kesalahan dalam penjurnalan.

• Jurnal penutup

Jurnal penutup digunakan untuk menutup rekening-rekening sementara yang didapatkan dalam satu periode akuntansi, seperti semua rekening pendapatan, biaya dan pengambilan pribadi oleh pemilik.

2. Jurnal Khusus

Mencatat transaksi yang frekuensi terjadinya sering/tinggi, jurnal khusus menyederhanakan proses pencatatan transaksi yang terjadi berulang dalam jumlah besar. Jurnal khusus meliputi :

(11)

Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang terjadi, dikarenakan transaksi penjualan sangat sering terjadi, sehingga perlu untuk dijurnalkan khusus, untuk penyederhanaan proses penjurnalan.

• Jurnal pembelian

Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi, dikarenakan transaksi pembelian sangat sering terjadi, sehingga perlu untuk dijurnalkan khusus, untuk penyederhanaan proses penjurnalan.

5.4. Buku Besar (General Ledger)

Setiap jurnal yang sudah dibuat dipindahkan ke dalam buku besar (general ledger) sesuai dengan kelompok rekeningnya.

Contoh :

Seperti pada contoh jurnal ,

Kas Masuk ke buku besar kas di sisi debet Piutang Masuk ke buku besar piutang di sisi kredit

5.5. Laporan Keuangan

Tahapan terakhir dari proses akuntansi adalah untuk mempersiapkan laporan keuangan. Laporan keuangan ini sangat penting bagi pihak manajemen, kreditor dan investor.

Laporan keuangan ada empat macam yaitu 1. Laba rugi (income statement)

Laba rugi menyajikan pendapatan dan biaya serta hasil bersih pemasukkan atau kerugian bersih dari toko untuk periode waktu tertentu.

2. Perubahan modal (statement of equity)

Merangkum perubahan modal pemilik dalam periode waktu tertentu. 3. Neraca (balance sheet)

Neraca menyajikan aset, hutang, dan modal pemilik terhadap bisnisnya pada tanggal tertentu.

4. Arus kas (cash flow)

Merangkum informasi tentang kas masuk (penerimaan kas) dan kas keluar (pembayaran) untuk periode waktu tertentu.

(12)

5.6. Gambaran Sistem Toko Selalu Jaya 5.6.1. Gambaran Sistem Penjualan

1. Ordering/Pemesanan Barang

Sistem penjualan dimulai dari order dari pelanggan, order dari pelanggan bisa dengan pelanggan datang langsung ke toko atau pelanggan melakukan order melalui telepon. Pegawai toko langsung mengecek stok barang di dalam komputer, jika barang ada dan stok barang mencukupi, maka order pelanggan tersebut disetujui dan langsung dibuatkan invoicenya. Jika stok barang tidak mencukupi, maka pemilik langsung mengecek stok barang ke supplier. Jika supplier mempunyai stok, maka di buatkan invoice untuk pelanggan dan melakukan pembelian ke supplier. Pelanggan dapat membeli secara tunai atau memberikan uang muka dan sisany pada saat pengiriman.

2. Shipping/Delivery

Bagian penjualan akan memberikan daftar pesanan barang ke bagian gudang untuk mengambilkan dan menyiapkan barang pesanan untuk kemudian dikirim. Untuk pengiriman dalam kota, pengiriman dapat dilakukan dengan menggunakan sepeda motor atau dengan mobil disertai dengan invoice. Untuk pengiriman luar kota menggunakan jasa ekspedisi disertai dengan dokumen surat jalan dan invoice (dalam amplop tersendiri). Untuk pengiriman barang ke rumah pelanggan yang jaraknya lebih dari 10 Km dikenakan biaya tambahan Rp10.000.

3. Pelunasan Piutang

Pelunasan piutang bisa melalui transfer antar rekening atau dengan pembayaran tunai pada saat pengiriman. Pelanggan akan mendapatkan invoice asli dan tanda pelunasan dari perusahaan, sebagai bukti pelunasan piutangnya.

4. Retur Barang

Retur barang dilayani sesuai dengan perjanjian, retur barang di Toko Mebel Selalu Jaya diakui jika barang rusak dan jangka waktu pembelian tidak lebih dari 1 minggu. Barang tersebut akan diperbaiki, jika tidak bisa

(13)

diperbaiki maka akan diganti diganti dengan barang yang baru sesuai jenisnya.

5.6.2. Gambaran Sistem Pembelian 1. Order ke Supplier

Sistem pembelian diawali dari permintaan pembelian untuk inventori yang sudah mencapai minimum stok. Bagian pembelian akan langsung mencatat barang-barang yang dalam minimum stok dan kemudian mengirimkan purchase order ke suppliernya.

2. Penerimaan Barang dan Pelunasan Hutang

Dalam jangka waktu 1-2 hari barang akan dikirimkan beserta invoice dan surat jalannya. Dan kemudian perusahaan melakukan pelunasan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan melalui transfer antarrekening.

6. Metode Perancangan 6.1. Studi Literatur

Studi literatur digunakan untuk mempelajari berbagai prosedur - prosedur akuntansi yang kemudian akan disesuaikan dan diterapkan dalam perusahaan Adapun prosedur yang dimaksud adalah tata cara pembuatan chart of account, penjurnalan, posting dan laporan keuangan .

6.2. Data – data yang Diperlukan

Untuk perancangan dan pembuatan sistem informasi akuntansi pada Toko Mebel Selalu Jaya ini diperlukan data-data sebagai berikut :

1. Data dan format laporan inventori yang dimiliki toko, yang berupa semua formulir yang dimiliki dan laporan keuangan yang dihasilkan saat ini. 2. Requirement kebutuhan sistem dari penggunanya, seperti informasi yang

dibutuhkan tapi belum tersaji.

3. Data dan format penjurnalan transaksi manual perusahaan.

(14)

Cara pengumpulan data yang akan digunakan adalah: 1. wawancara

melakukan tanya jawab dengan pemilik perusahaan dan bagian akuntansi perusahaan untuk mendapatkan informasi sistem akuntansi yang diinginkan.

2. observasi

melakukan observasi di perusahaan untuk mendapatkan informasi tentang kondisi dan aliran sistem akuntansi dalam toko.

3. dokumentasi

melakukan dokumentasi terhadap formulir dan laporan yang dimiliki oleh toko.

6.4. Teknik Pengolahan Data

Cara pengolahan data yang dilakukan adalah dengan menyortir dan mengelompokkan data dan format dari laporan dan penjurnalan perusahaan yang telah dikumpulkan sebelumnya. Kemudian data - data tersebut dianalisa. Analisa dilakukan dengan membandingkan data - data yang telah dikelompokkan untuk kemudian dibuatkan desain standar dari laporan dan penjurnalan tersebut.

6.5. Desain

Dalam mendesain ERD dan DFD, penulis akan menggunakan software Power Designer 6.0.

6.6. Implementasi

Untuk implementasi ke dalam program akan digunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 dan menggunakan database SQL server 7.0.

(15)

Menguji program yang terintegrasi dengan database pada PC dengan metode trial and error.

7. Relevansi

Hasil yang akan dicapai dari sistem informasi akuntansi yang akan dibangun adalah laporan keuangan parsial yang diharapkan dapat menjadi referensi bagi perusahaan untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaan, terutama adalah laba atau kerugian yang diderita perusahaan. Untuk dapat memutuskan tindakkan selanjutnya yang akan dilakukan oleh perusahaan atau membuat strategi – strategi baru sesuai dengan referensi keuangan yang dimilikinya.

8. Jadwal Kegiatan

Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Survey lapangan dan analisa kebutuhan sistem Perancangan/desain sistem Pemrograman dan desain interface

Pengujian

Penyusunan laporan

9. Pustaka

Horngren,Charles T., Harrison Walter T.,Jr, dkk.1993. Financial Accounting. Australia : Prentice Hall.

Romney, Marshall B., Stembart, Paul John.1998. Accounting Information System(9th ed.). New Jersey : Prentice Hall.

Santoso, Setyarini.1998. Sistem Akuntansi Informasi I. Surabaya : Percetakan Petra.

Watne, Donald A., Turney, Peter B. B..1990. Auditing EDP Systems (2nd_ed.). New Jersey: Prentice Hall.

(16)

Weygandt, Jerry J., Donald E. Kieso, dan Walter G. Kell.1996. Accounting Principle (4th ed.). United Stated of America : John Wiley & Sons,Inc.

Wilkinson, Joseph W..1991. Accounting and Information Systems (3rd ed.). Singapore: John Wiley & Sons,Inc.

(17)

MANUAL

1. Langkah-langkah mengcopy database

a. install MSSQL Server 2000

b. pastikan server dalam keadaan run

c. pada start menu program pilih Microsoft SQL Server 2000, lalu pilih entreprise manager

d. pada enterprise manager, tekan klik kanan pilih All TaskÆ

Attach database.

e. Pada Attach database, pilih tombol search, lalu browse ke file

database-nya.

f. Tekan tombol Verify untuk memastikan apakah database sudah dapat di jalankan.

g. Tekan OK, database sudah terpasang. 2. Langkah mengcopy aplikasi

a. pada CD TA pilih folder program, folder aplikasi, lalu copy file

Project1. exe (type application) ke suatu folder pada windows explorer.

b. aplikasi siap dijalankan.