UNIVERSITAS TERBUKA
---THE IMPLEMENTATION OF QUALITY
ASSURANCE SYSTEMS IN THE DEVELOPMENT
OF LEARNING MATERIAL AT THE INDONESIA
OPEN UNIVERSITY
Benny A. Pribadi
Susi Puspitasari
Hanafi
Learning material has an important role in distance education (DE) systems. It conveys instructional content to be learned by the students. The quality of learning material produced by DE institutions determines students' learning outcome. Therefore, the institutions need to focus on intense efforts in conducting a continuous improvement in order to increase the quality of their learning material. This paper discusses the procedures for developing learning material used by the DE institutions. The study is conducted at Indonesia Open University (IOU) - the only Indonesian higher education institution implementing DE systems. To deliver its instructional content, IOU applies several types of learning material, both printed and non-printed material. Document review, observation and interview methods were implemented in this study to analyze the system used by IOU in developing good quality of learning material.
Key words:instructional content, learning material, learning outcome
Bahan ajar mempunyai peran sentral dalam sistem pendidikan jarak jauh (SPJJ). Dalam sistem ini bahan ajar berfungsi sebagai sarana
penyampai materi pembelajaran. Banyak ragam bahan ajar yang digunakan dalam SPJJ. Setiap bahan ajar mempunyai karakteristik spesifik yang perlu dipertimbangkan oleh institusi penyelenggara SPJJ. Perannya yang sentral dan dapat menentukan keberhasilan penyelenggaraan SPJJ maka institusi yang penyelenggara SPJJ ini perlu memfokuskan perhatian pada faktor pengembangan dan produksi bahan ajar.
Peran sentral bahan ajar sebagai sarana penyampai materi pembelajaran sejalan dengan definisi kerja SPJJ yang dikemukakan oleh Moore dan Kearsley (1986) yaitu :
"is planned learning that normally occurs in different place from teaching and as a result requires a special techniques of course design, special instructional techniques, special method of communication by electronic and other technology, as well as
special organizational and administrative arrangements." (hal.2)
SPJJ mempersyaratkan adanya teknik spesifik yang digunakan untuk mendesain dan mengembangkan matakuliah, teknik pembelajaran yang juga spesifik, dan pemanfaatan metode komunikasi baik elektronik maupun non-elektronik. Berdasarkan definisi ini terlihat bahwa sistem dan prosedur pengembangan serta produksi merupakan salah faktor
yang menentukan dalam menghasilkan bahan ajar yang berkualitas. Artikel ini akan mengupas sistem dan prosedur pengembangan bahan ajar dalam SPJJ dengan mengambil kasus pada sistem dan prosedur pengembangan bahan ajar di Universitas Terbuka (UT). UT, yang didirikan pada tahun 1984, saat ini tengah mencanangkan implementasi sistem penjaminan kualitas (Simintas) pada semua sektor, termasuk didalamnya prosedur pengembangan bahan ajar.
Tujuan dari implementasi Simintas dalam sistem dan prosedur pengembangan bahan ajar adalah agar UT dapat menghasilkan bahan ajar yang berkualitas yang dapat membantu meningkatkan hasil belajar mahasiswa. Penggunaan bahan ajar yang berkualitas bersamaan dengan komponen SPJJ yang lain diharapkan dapat meningkatkan kualitas lulusan UT secara signifikan.
APA DAN MENGAPA KUALITAS?
Tuntutan akan kualitas senantiasa bergulir seiring dengan
berjalannya waktu. Dalam bidang pendidikan, pemerintah menuntut semua perguruan tinggi untuk selalu berupaya meningkatkan kualitas. Disamping hal tersebut, masyarakat juga selalu menghendaki adanya kesempatan untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualitas
dengan biaya yang terjangkau. Terkait dengan hal ini, UT mencanangkan dan mengembangkan program Simintas agar dapat meningkatkan kualitas pada semua aspek, baik dalam bidang akademik maupun layanan administratif kepada mahasiswa.
Berbeda dengan lembaga perguruan tinggi yang lain, UT dengan SPJJ-nya harus menyelenggarakan program pembelajaran melalui pemanfaatan media dan teknologi komunikasi. Manajemen UT
menyerupai sebuah industri yang melibatkan semua komponen yang saling terkait untuk menghasilkan produk layanan pembelajaran. UT
melakukan implementasi Simintas terhadap semua komponen SPJJ yang meliputi beberapa aspek SPJJ sebagai berikut.
Kebijakan dan Perencanaan
Penyediaan dan Pengembangan SDM Manajemen dan administrasi
Siswa
Desain dan pengembangan program Desain dan pengembangan matakuliah Penunjang kemahasiswaan
Penilaian dan ujian Media pembelajaran
Implementasi Simintas harus menyentuh beberapa faktor pokok penyelenggaraan SPJJ yang mencakup produk, pelayanan, proses, dan lulusan. Proses pengembangan produk dan pemberian layanan akademik dan administratif yang baik akan dapat memberi dampak yang positif yaitu meningkatnya kualitas proses pembelajaran yang pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas lulusan UT. Produk pembelajaran yang dihasilkan oleh UT meliputi: bahan ajar, bahan ujian, bantuan belajar dan bentuk layanan yang bersifat administratif. Hubungan ini dapat digambarkan dalam
Diagram 1.
Proses Bahan Ajar Pengembangan Bahan Ujian
Produk Tutorial SIMINTAS Kualitas Lulusan Administrasi Pemberian dan Layanan Akademik
Diagram 1. Dampak Simintas terhadap Kualitas Lulusan Bahan ajar yang memegang peranan sentral dalan penyampaian materi pembelajaran pada SPJJ harus senantiasa ditingkatkan kualitasnya, baik dari segi isi maupun kemasannya. Peningkatan kualitas bahan ajar perlu dilakukan secara kontinu oleh unit yang terkait dalam proses pengembangan dan produksi bahan ajar.
Implementasi Simintas di UT diwujudkan melalui penggunaan pedoman kerja terhadap seluruh aspek kegiatan pokok yang mencakup (a) peningkatan kualitas akademik; (b) manajemen internal; (c) partisipasi mahasiswa; dan (d) kerjasama.
Implementasi Simintas dikoordinasikan oleh sebuah unit yaitu Pusat Jaminan Kualitas (Pusmintas). Sejauh ini Pusmintas telah memfasilitasi pengembangan implementasi sejumlah 197 pedoman kerja dan panduan mahasiswa yang mencakup ke empat kegiatan pokok.
Implementasi Simintas dalam pengembangan bahan ajar di UT dilakukan dengan cara menerapkan penggunaan pedoman Simintas yang khusus digunakan dalam pengembangan dan produksi bahan ajar di UT. Pedoman mencakup:
1. Pedoman Pengelolaan Pengembangan Bahan Ajar (JKAK AJ00) 2. Pedoman Pengelolaan Pengembangan Materi Bahan Ajar Cetak
(JKAK AJ01)
3. Pedoman Pengelolan Penyiapan Master Bahan Ajar Cetak (JKAK AJ02)
4. Pedoman Pengelolaan Pemeriksaan Master bahan Ajar Cetak dan Pasca Penggandaan(Quality Control)(JKAK AJ03)
5. Pedoman pengelolaan Penyimpanan dan pemeliharaan Master Bahan Ajar Cetak (JKAK AJ04)
6. Pedonam Pengelolaan Evaluasi Bahan Ajar Cetak (JKAK AJ05) 7. Pedoman Pengelolaan Pengembangan Materi Bahan Ajar Non-Cetak
Audio / Video (JKAK AJ06)
8. Pedoman Pengelolaan Penyiapan Master Bahan Ajar Non Cetak, Audio / Video (JKAK AJ07)
9. Pedoman Pengelolaan Pemeriksaan Bahan Ajar Non Cetak, Audio Video Pra dan Pasca Penggandaan (JKAK AJ08)
10. Pedoman Pengelolaan Penyimpanan dan Pemeliharaan Bahan Ajar Non Cetak (JKAK AJ09)
11. Pedoman Pengelolaan Evaluasi Bahan Ajar Non Cetak (JKAK AJ10) 12. Pedoman Pengelolaan Suplemen Bahan Ajar Non Cetak Berbasis
Jaringan (JKAK AJ11)
Pedoman Simintas yang digunakan, dibuat dan dikembangkan oleh unit yang terkait dalam proses pengembangan dan produksi bahan ajar seperti Fakultas dan unit-unit dibawah Lembaga Pengembangan Bahan Ajar, Ujian dan Sistem Informasi seperti Pusat Produksi Bahan Ajar Cetak (PPBAC), Pusat Pengembangan Bahan Ajar Non - Cetak (PPBANC), dan Pusat Komputer (Puskom). Pedoman pengembangan bahan ajar tersebut dikembangkan berdasarkan usaha yang telah
dilakukan sebelumnya untuk menghasilkan bahan ajar yang berkualitas. JENIS DAN PEMANFAATAN BAHAN AJAR DI UT
Ragam bahan ajar yang digunakan pada SPJJ pada umumnya disesuaikan dengan karakteristik penting dari SPJJ itu sendiri yaitu
terpisahnya siswa dengan sumber belajar dan kondisi geografis tempat institusi SPJJ beroperasi.
Moore dan Kearsley (1996) mengemukakan ragam media dan bahan ajar yang dapat digunakan dalam SPJJ yaitu:
Bahan cetak Rekaman audio/video Radio/televisi Perangkat komputer Konferensi audio Konferensi video Jaringan computer
Pendapat lain tentang jenis bahan ajar yang digunakan dalam SPJJ dikemukakan oleh Heinich, Russel, & Molenda (1985) yaitu:
Printed materials (e.g., text book, supplementary readings, worksheet) Audiovisual materials (e.g., audio-video-cassettes, multimedia systems, CD-ROM)
Computer database (e.g., for on-line searches)
Kits (e.g., for library experiments or to examine speciments of real objects)
Library materials (e.g., original sources documents)
Untuk menyampaikan materi pembelajaran kepada mahasiswa, UT memanfaatkan bahan ajar cetak sebagai bahan ajar utama. Pemilihan bahan ajar cetak sebagai sarana utama dalam menyampaikan materi perkuliahan dilakukan dengan pertimbangan bahwa bahan ajar cetak
bersifat luwes dan relatif murah biaya pengembangan dan produksinya. BAHAN AJAR YANG BERKUALITAS
Seperti apa profil bahan ajar yang berkualitas? Mager (1995) mengemukakan beberapa karakteristik bahan ajar yang efektif yaitu:
create learning motivation increase learning result
make student retain knowledge longer enable students apply the knowledge
Bahan ajar yang berkualitas harus dapat mendorong seseorang atau untuk mempelajari materi atau isi pelajaran yang terdapat di dalamnya. Isi bahan ajar dirancang secara lengkap dan sistematis serta dikemas dengan kemasan yang baik yang memungkinkan seseorang dapat mempelajarinya secara efektif.
Bahan ajar yang efektif dapat meningkatkan hasil belajar siswa yang berupa bertambahnya pengetahuan, munculnya sikap dan apresiasi positip serta meningkatnya keterampilan dalam bidang yang dipelajari. Oleh karena itu bahan ajar perlu dirancang agar sesuai dengan tujuan
belajar yang perlu dicapai oleh siswa. Bahan ajar yang berkualitas harus dapat membuat siswa mengingat dan memahami isi substansinya dengan baik. Disamping itu, mahasiswa juga dapat mengaplikasikan kemampuan yang dipelajari dalam bahan ajar tersebut.
Bahan ajar cetak digunakan oleh UT untuk menyampaikan materi perkuliahan kepada mahasiswa. Pada dasarnya bahan ajar tersebut dirancang untuk keperluan belajar mandiri yang memiliki karakteristi sebagai berikut. 1. Berisi materi perkuliahan yang lengkap yang disusun dalam sistem
modular. Sistem seperti ini memberi kemungkinan bagi mahasiswa untuk melakukan proses belajar secara sistematik dan tuntas.
2. Berisi instruksi-instruksi yang memungkinkan mahasiswa dapat melakukan proses belajar secara mandiri
3. Bahan ajar dikemas dalam bentuk paket pembelajaran. Misalnya
bahan ajar cetak dilengkapi dengan bahan ajar lain seperti kaset audio, CD-ROM atau VCD.
Untuk dapat menghasilkan bahan ajar yang berkualitas, ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi. Rowntree (1986) dalam Moore dan Kearsley (1996) merumuskan pertanyaan-pertanyaan yang dapat
dijadikan sebagai kriteria bahan ajar yang berkualitas yaitu:
What content should be included or left out?
What is the best way to sequence and organize the material? What are the best media to use to present the material? What kind of teaching strategies should be employed? How can learning be measured most appropriate?
What feedback should students receive about their progress? What methods should be used to create the materials?
Moore dan Kearsley (1996) juga mengemukakan beberapa kriteria penting yang harus dimiliki oleh bahan ajar yang digunakan
dalam system SPJJ yaitu:
good structure clear objectives small units planned participation completeness repetition synthesis stimulation variety open ended feedback continuous evaluation
PROSEDUR PENGEMBANGAN BAHAN AJAR
Instructional System Design(ISD) mengemukakan model proses pengembangan bahan ajar yang terdiri dari beberapa komponen seperti yang dapat dilihat pada Diagram 2.
DESIGN
ANALYSIS INSTRUCTIONAL DEVELOPMENT
SYSTEM DESIGN
EVALUATION IMPLE
MENTATION
Diagram 2. Model Pengembangan Bahan Ajar ISD
Pengembangan bahan ajar di UT melibatkan unit terkait seperti Fakultas, Pusat Produksi Bahan Ajar Cetak (PPBAC), Pusat Produksi Bahan Ajar Non - Cetak (PPBANC), dan Pusat Komputer (Puskom). Personel yang terlibat dalam kegiatan pengembangan bahan ajar yaitu staf akademik, ahli media, dan teknisi produksi.
Tenaga akademik berperan sebagai ahli materi yang dalam hal ini bertanggung jawab terhadap akurasi dan validitas isi materi perkuliahan yang disampaikan melalui bahan ajar. Sedangkan ahli media bertanggung jawab terhadap aspek desain instruksional dan tampilan materi dalam media pembelajaran yang digunakan. Demikian pula halnya dengan teknisi produksi yang bertanggung jawab terhadap hal teknis yang berkaitan dengan kegiatan produksi bahan ajar.
Keterlibatan personel dari berbagai unit terkait dengan peran yang spesifik dimaksudkan agar bahan ajar yang dihasilkan dapat terjaga
kulitasnya baik dari segi isi materi maupun tampilan medianya.
Keterlibatan personel dalam pengembangan dan produksi bahan ajar dapat digambarkan dalam Diagram 3.
AHLI MEDIA
PRODUSER AHLI
& MATERI
TEKNISI
Diagram 3. Keterlibatan Personal dalam Pengembangan dan Produksi Bahan Ajar
Prosedur pengembangan bahan ajar di UT pada dasarnya mencakup empat komponen kegiatan (lihat Diagram 4).
DESAIN
PRODUKSI
TELAAH
DAN
REVISI
IMPLEMEN TASISecara lebih rinci prosedur pengembangan bahan ajar baik cetak ataupun non cetak mengikuti langkah-langkah sebagai berikut.
Pemilihan materi dan program media yang akan dikembangkan menjadi bahan ajar .
Penentuan penulis yang akan mengembangkan dan menulis bahan ajar.
Workshoppengembangan dan penulisan manuskrip bahan ajar. Penelaahan draft manuskrip bahan ajar. Revisi manuskrip bahan ajar. Finalisasi manuskrip bahan ajar.
Produksi media dan bahan ajar. Telaah media dan bahan ajar.
Revisi media dan bahan ajar berdasarkan hasil telaah. Copy media dan bahan ajar.
Distribusi media dan bahan ajar.
Manuskrip bahan ajar yang dimaksud adalah bentuk desain behan ajar sebelum diproduksi menjadi bahan ajar yang siap digunakan oleh mahasiswa. Bentuk manuskrip bahan ajar berupa program video yaitu naskah program yang siap untuk diproduksi menjadi bahan ajar berbentuk program video.
PROSEDUR PENGEMBANGAN BAHAN AJAR UT
Telaah terhadap sejumlah pedoman yang digunakan dalam mengembangkan bahan ajar baik cetak maupun non cetak dilakukan untuk memudahkan analisis. Analisis ini bertujuan untuk menemukan simpul-simpul kegiatan yang digunakan untuk menjaga dan meningkatkan kualitas bahan ajar UT.
Prosedur penegembangan bahan ajar cetak dilaksanakan oleh Fakultas dan PPBAC. Analisis terhadap seluruh Pedoman Simintas
Pengembangan Bahan Ajar Cetak (JKAK AJ00-07) menunjukkan sejumlah prosedur yang dilakukan dalam mengembangkan bahan ajar cetak dapat dilihat pada Diagram 5.
Upaya untuk menjaga kualitas bahan ajar cetak dilakukan dengan melibatkatkan staf akademik sebabagai pengampu matakuliah dan staf teknis pada PPBAC. Dalam mengembangkan bahan ajar cetak proses review dan revisi dilakukan secara kontinu. Hal ini dilakukan untuk menjaga kualitas bahan ajar.
Upaya lain yang dilakukan oleh UT dalam menjaga dan
meningkatkan kualitas bahan ajar adalah dengan melakukan implementasi Pedoman Pengelolaan Pemeriksaan Bahan Ajar Cetak Pra dan Pasca
Penggandaan (JKAK AJ03). Pada dasarnya Pedoman ini bertujuan untuk digunakan oleh mereka yang teribat dalam melakukan
kontrol kualitas dalam pengembangan dan produksi bahan ajar cetak sebelum digunakan oleh mahasiswa.
FAKULTAS PPBAC
1. Identifikasi kebutuhan 1. Menyipkan draft untuk bahan ajar cetak diketik
2. Menentukan Penulis 2. Menentukan dan membuat 3. Melaksanakan ilustrasi
workshop 3. Menyunting bahan ajar
pengembangan bahan cetak
ajar cetak 4. Finalisasi draft menjadi 4. Finalisasi draft master bahan ajar cetak 5. Mengirim draft final ke 5. Mengirim master untuk
PPBAC digandakan
Diagram 5. Prosedur Pengembangan Bahan Ajar Cetak
Pengembangan bahan ajar non-cetak UT dilakukan bersama- sama antara Fakultas dengan PPBNC. Fakultas bertanggung jawab terhadap akurasi materi atau substansi bahan ajar non cetak yang akan dikembangkan, sedangkan PPBNC lebih berfokus pada tampilan program yang meliputi sismatika, ilustrasi visual, penggunaan musik, keterbacaancaptiondan estetika program.
Pedoman Simintas yang digunakan dalam mengembangkan bahan ajar cetak adalah Pedoman Pengembangan Materi Bahan Ajar Non - Cetak, Audio/Video (JKAK AJ06) dan Pedoman Pengelolaan Penyiapan Master Bahan Ajar Non - Cetak, Audio/Video (JKAK AJ07). Pada dasarnya prosedur kerja yang terdapat di dalam kedua Pedoman tersebut dapat dilihat pada Diagram 6.
FAKULTAS PPBNC
•
Mengidentifikasi program•
Produksi naskah menjadi yang akan dikembangkan. program•
Menentukan Penulis•
Review dan revisi draft•
Menulis GBPM Program•
Menulis Naskah•
Finalisasi Program Bahan Ajar•
Mereview dan merevisi NoncetakNaskah
•
Pengiriman Master untuk•
Finalisasi naskah Penggandaan•
Pengarsipan Master ProgramKESIMPULAN
Bahan ajar merupakan komponen yang sangat penting dalam penyelengaaraan SPJJ. Komponen ini digunakan sebagai sarana penyampai materi atau substansi yang harus dipelajari oleh mahasiswa. UT yang melaksanakan proses pembelajarannya dengan menerapkan SPJJ perlu malakukan upaya yang intensif dalam mengembangkan dan memproduksi bahan ajar yang digunakan.
Salah satu bentuk upaya yang perlu dilakukan adalah dengan penggunaan pedoman Simintas dalam proses pengembangan dan produksi bahan ajar. Pedoman Simintas yang dikembangkan dengan prinsip"do what we write and write what we do"memberi makna bahwa tugas dan pekerjaan pengembangan bahan ajar di UT dilakukan berdasarkan pengalaman yang signifikan. Hal ini tentu saja akan mampu meningkatkan kualitas bahan ajar. REFERENSI
Heinich, R.M, Russel, J.R., & Molenda, M. (1985)Instructional media and technologies for learning.Englewood Cliffs NJ: Prentice Hall Inc.
Mager, R. (1995).Measuring instructional quality profile. New York: McGraw Hill.
Moore, MG & Kearsley, G. (1996)Distance education: A system view.
Washington, DC: Wadsworth Publishing Company.
Rowntree, D. (1986)Teaching through self-instruction; How to develop open learning materials.New York: Kogan Page.
