2.1. Definisi Komunikasi
Komunikasi merupakan salah satu aspek terpenting dan kompleks bagi kehidupan manusia. Karena tanpa adanya komunikasi maka tidak ada proses interaksi saling tukar informasi, pengenalan, pengetahuan, persuasi, dan lain sebagainya. Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin communitatio, yang bersumber dari kata communis yang berarti sama.
Maksud sama disini adalah sama makna. Komunikasi dapat terjadi apabila terdapat kesamaan makna mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator dan diterima oleh komunikan.13
Jika dua orang terlibat dalam komunikasi, maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna. Pengertian komunikasi diatas sifatnya msih sangat mendasar, dalam arti bahwa komunikasi minimal harus mengandung kesamaan makna antara dua pihak yang terlibat. Dapat diketahui bahwa komunikasi tidak hanya bersifat informative, yakni agar orang lain mengerti dan tahu. Tetapi juga harus bersifat persuasive yaitu agar orang lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan, melakukan suatu perbuatan dan lain-lain. Menurut Carl I Hovland, ilmu komunikasi adalah upaya yang sistematis untuk
13 Onong Uchjana Effendy. Ilmu Teori dan Filsafat Komunikasi, Bandung: PT. Citra Aditya Bakti.
2003 hal.30
merumuskan secara tegas azas-azas tersebut disampaikaninformasi serta dibentuk pendapat dan sikap.14 Devinisi Hovland tersebut menunjukkan bahwa yang dijadikan objek studi ilmu komunikasi bukan hanya menyampaikan informasi, tetapi juga pembentukan pendapat umum dan sikap public yang dalam kehidupan social serta kehidupan politik memiliki andil yang sangat penting.
Carl I Hovland menjelaskan pengertian komunikasi yang dikutip oleh Dedy Mulyana yaitu “Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain.15 Menurut Barnlund, komunikasi timbul karena didorong oleh kebutuhan- kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego. Sedangkan menurut Weaver, komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya.16
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian kepada seseorang dengan menggunakan suatu media dan dengan efek seperti apa. Komunikasi dikatakan berhasil apabila muncul saling pengertian dari kedua belah pihak yaitu antara si pengirim pesan maupun di penerima pesan. Dalam hal ini idak perlu adanya perjanjian antara kedua belah pihak. Akan tetapi
14 Amir Purba,dkk. Pengantar Ilmu Komunikasi, Medan : Pustaka Bangsa. 2006
15 Deddy Mulyana. Metode Penelitian Kualitatif, Bandung : PT Remaja Rosdakarya. 2007
16 Tommy Suprapto, Pengantar Ilmu Komunikasi & Peran Manajemen dalam Komunikasi. CAPS, Yogyakarta 2011. Hal 121.
komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila kedua belah pihak sama-sama memahami gagasan yang disampaikan.
2.1.1. Tujuan Komunikasi
Tujuan komunikasi adalah menciptakan pemahaman bersama atau mengubah persepsi, bahkan perilaku. Berdasarkan tujuan sentral komunikasi dibagi menjadi tiga tujuan menurut R. Waynce Pace, Brent D.
Peterson dan M. Dallas Burnett dalam bukunya Techniques for Effective Communication yakni:17
1. To Seccure Understanding 2. To Establish Acceptance 3. To Motivate Action
Tujuan pertama adalah memastikan bahwa komunikasn mengerti pesan yang diterimanya, jika sudah dapat mengerti dan menerima maka penerimanya itu harus dibina dan pada akhirnya kegiatan dimotivasikan.
Komunikasi dapat dilakukan dengan tujuan yang berbeda-beda, apapun tujuan setiap individu saat berkomunikasi yang paling penting adalah agar pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat sampai dengan baik kepada komunikan. Niat baik dari masing-masing komunikator dan komunikan menjadi hal yang utama perlu diperhatikan agar proses penyampaian pesan dapat berlangsung dengan maksimal sehingga dapat memperoleh win-win solution.
17 Onong Uchjana Effendy. Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.2007 hal 32.
2.2. Public Relation
2.2.1. Pengertian Public Relation
Beragamnya definisi Public Relations yang telah dirumuskan oleh para pakar maupun professional Public Relations disadari memiliki perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian Public Relations.
Adapun perbedaan latar belakang, misalnya definisi yang dilontarkan oleh kalangan akademisi perguruan tinggi akan berbeda pengertiannya dengan apa yang diungkapkan oleh kalangan praktisi.
Menurut penelitian yang pernah diadakan di Amerika Serikat terdapat 2000 orang terkemuka di bidang PR telah membuat definisi tentang PR, dari definisi itu diantaranya menganggap bahwa PR adalah suatu ilmu, suatu system,seni,fungsi,proses,profesi,metode,kegiatan dan sebagainya. Satu panitia yang terdiri dari para pakar PR yang cukup kondang telah memilih 3 definisi yang mereka anggap terbaik:
1. J.C Seidel, direktur PR, Division of Housing, State New York berbunyi:
PR adalah proses yang kontinyu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill (kemauan baik) dan pengertian dari pelanggan, pegawai dan public yang lebih luas. Ke dalam mengadakan analisis dan perbaikan diri sendiri, sedangkan keluar memberikan pernyataan- pernyataan.
2. W. Emerson Reck, Direktur PR Universitas Colgate berbunyi: PR adalah lanjutan dari proses pembuatan kebijaksanaan, pelayanan, dan tindakan bagi kepentingan terbaik dari suatu individu atau kelompok agar individu atau lembaga tersebut memperoleh kepercayaan dan goodwill (kemauan baik) dari public. Kedua, pembuatan kebijaksanaan, pelayanan, dan tindakan untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang menyeluruh.
3. Howard Bonham, Wakil ketua Palang Merah nasional Amerika Serikaat, menyatakan, PR adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian public
yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan public terhadap suatu individu atau organisasi/perusahaan.18
Public relations merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerjasama suatu organisasi/perusahaan dengan publiknya dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isu-isu manajemen. PR membentu manajemen dalam penyampaian informasi dan tanggap terhadap opini public. PR secara efektif membantu manajemen memantau berbagai perubahan. 19
International Public Relations Association (IPRA) menddefinisikan PR adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau public (umum) untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public diantara mereka. Untuk mengaitkan sedapat mungkin kebijaksanaan dan prosedur yang mereka pakai untuk melakukan hal itu direncanakan dan disebarkanlah informasi yang lebih produktif dan pemenuhan keinginan bersama yang lebih efisien.
Cutlip, Center & Brown menyebutkan PR adalah fungsi manajemen secara khusus yang mendukung terbentuknya saling
18 Diadopsi dari Abdurachman,2001:24-25
19 Fraser Seitel P. The Practice of Public Relations. Colombus,Ohio: Charles E. Merril Publishing Company, 1992. Hal 8.
pengertian dalam komunikasi,pemahaman,penerimaan, dan kerja sama antara organisasi dan publiknya.20
Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa PR merupakan suatu manajemen yang bertugas untuk memahami dan mengevaluasi berbagai opini publik atau isu publik yang berkembang terhadap suatu organisasi/perusahaan. Dalam kegiatannya PR memberikan suatu masukan dan nasihat terhadap berbagai kegiatan manajemen yang berhubungan dengan opini atau isu publik yang tengah berkembang.
2.2.2. Fungsi Public Relations
Fungsi PR menurut Cutlip, Center, dan Brown dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama.
2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang diwakilinya, atau sebaliknya.
4. Melayani kepentingan publiknya dan memberikan saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama.
5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.21
20 Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom. Effective Public Relations. Prentice Hall Inc. New Jersey 2000. Hal 4
Secara fungsi, PR sangat menunjang komunikasi internal maupun eksternal perusahaan. PR juga berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara perusahaan dengan pihak luar perusahaan seperti masyarakat, klien dan konsumen. Seorang PR harus mengetahui apa saja opini dan tanggapan masyarakat terhadap perusahaan terutama citra perusahaan di mata masyarakat. Maka dari itu diperlukan komunikasi yang konsisten, seimbang dan signifikan antara perusahaan dengan pihak internal maupun pihak eksternal, dengan begitu terjalin hubungan yang harmonis. PR juga berfungsi sebagai pengambil keputusan pada tingkatan manajemen, dimana PR bisa memberikan saran dan bahkan keputusan kepada direktur suatu perusahaan. Hal ini dikarenakan PR palinng tahu apa saja opini yang beredar di dalam maupun luar perusahaan. Peneliti menilai selain berfungsi sebagai mediator komunikasi antara perusahaan dengan publiknya PR juga berfungsi menjalani suatu Program/kegiatan guna menjalin hubungan baik dengan publiknya. Suatu perusahaan pun juga membutuhkan suatu perencanaan program/kegiatan.
2.2.3. Peran Public Relations
Dewasa ini, PR telah menempati posisi penting dalam ruang lingkup hierarki organisasi. PR tidak hanya menempati pada fungsi staff (technical level). Dalam manajemen organisasi, PR juga berperan dalam managerial function yang berfungsi sebagai expert prescriber dan problem
21 Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom. Effective Public Relations. Prentice Hall Inc. New Jersey 2000. Hal 23
solving process facilitator. Dalam peran dan tugasnya, PR sebagai fungsi manajemen dapat dijabarkan seperti dibawah ini:
1) PR dalam staff function a. Communicator Facilitator
Praktisi PR berperan sebagai komunikator atau mediator untuk membentuk pihak manajemen mendengarkan apa yang diinginkan oleh publiknya. Dan sebaliknya, PR juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan organisasi kepada pihak publiknya.
b. Communication Technician
Peran PR sebagai teknisis komunikasi adalah peran dasar yang harus dimiliki oleh seorang PR. PR bertugas menyediakan layanan teknis komunikasi mulai komunikasi dari atas ke bawah (downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (upward communication), sampai komunikasi internal dan eksternal. System komunikasi dalam setiap level berbeda tergantung arus dan media komunikasi yang digunakan.
2) PR dalam managerial function a. Expert Prescriber
PR berperan sebagai advisor (penasehat) dalam membantu organisasi dalam menyelesaikan masalah dan mengatasi konflik eksternal mapupun internal. PR sebagai pemberi saran dan mendapatkan kepercayaan penuh dari pihak manajemen. Di sini,
pihak manajemen bersikap pasif untuk menerima dan mempercayai apa yang disarankan oleh PR. Pada peran PR ini, praktisi PR dapat menerangkan masalah yang terjadi, membuat program serta mengambil tanggung jawab penuh atas pelaksanaan program tersebut. Peran ini banyak diharapkan oleh praktisi PR karena memberikan kewenangan yang lebih besar untuk melakukan yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
Kepercayaan yang diberikan membuat manajemen menjadi bergantung sepenuhnya kepada praktisi PR setiap kali muncul masalah-masalah PR dalam organisasi.
b. Dalam peran ini PR sebagai pemecah fasilitator pemecah masalah.
PR berperan sebagai tim manajemen dalam memecahkan persoalan dan proses pengambilan keputusan dalam menghadapi krisis dan mencari solusinya. Manajer-manajer dari divisi lain memegang peranan penting untuk membantu menganalisa permasalahan yang ada karena mereka yang dinilai paling paham dan paling dekat dengan kebijakan, produk, prosedur, serta operasional perusahaan.22
22 Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom. Effective Public Relations. Prentice Hall Inc. New Jersey 2000, hal 43-44
2.3. Manajemen Public Relation
2.3.1. Pengertian Manajemen PR
Menurut Cutlip and center, dalam bukunya Effective Public Relations, edisi kelima (1982), Public Relations dapat dibedakan kepada fungsi manajemen melalui konsep kegiatan administrasi dan fungsi staf khusus dalam pelayanan administrasi. Sedangkan dalam fungsi komunikasi sebagaimana yang dijelaskan diatas, pihak public relations melaksanakan kegiatan komunikasi antara lembaga yang diwakilinya dan dengan pihak pihak publik sebagai sasarannya.
Kegiatan manajemen PR mencakup fungsi-fungsi pokok manajemen secara umum, perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, penyusunan kepegawaian, pengkomunikasian, pengawasan dan penilaian.23
Manajemen PR berarti penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi, mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit, dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia dari menyelenggarakan acara open
23 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. PT RajaGrafindo Persada.
Jakarta:2012. Hal. 31
house hingga kampanye politik, dari pengumuman pelayanan public hingga menangani kasus manajemen krisis.24
2.3.2. Public Relation dan Fungsi Manajemen
Menurut L.F Urwick dalam bukunya Element of Administration (1976), menjelaskan bahwa aktivitas public relation sebagai salah satu fungsi manajemen organisasi melalui 3 unsur yang berkaitan dengan fungsi tersebut adalah sebagai berikut.
1. Manajemen Mekanik
Fungsi manajemen mekanik ini melalui dengan melakukan forecasting atau pengamatan (peramalan) dimasa mendatang, planning (perencanaan), dan organizing (pengorganisasian).
2. Manajemen dinamik
Merupakan fungsi manajemen dinamik ini terdiri dari unsur-unsur, commanding and directing (komando dan pengarahan), coordination (koordinasi), dan controlling (pengawasan).
3. Manajemen Relasi
Sedangkan fungsi hubungan atau relasi public (public relationship) ini merupakan salah satu tugas manajemen public relations yang utama dalam manajemen perusahaan, yaitu untuk melaksanakan:
24 Mc Elreath. Managing Systematic and Ethical Public Relations. Brown and Mark. Madison, Wincosin : 1993.
a. Berupaya mendengarkan pendapat dan spirasi public, serta mampu untuk mengidentifikasikan keinginan-keinginan publik khalayak sasarannya.
b. Menyampaikan sumbang-saran dan ide atau gagasan kreatif tertentu yang positif kepada pimpinan organisasi demi manfaat bersama bagi perusahaan dan publik.
c. Mempu menciptakan suasana iklim yang kondusif dan hubungan yang harmonis serta positif untuk kalangan internal perusahaan, mulai dari tingkat pimpinan ke bawahannya atau sebaliknya, dengan membangun hubungan baik bagi kedua belah pihak dalam suatu organisasi.
Dari 3 unsur fungsi manajemen diatas dapat disimpulkan bahwa hubungan PR dan fungsi manajemen adalah dimana tugas seorang PR masih memiliki kaitan dengan fungsi manajemen dimana tugas PR selayaknya haruslah tertata, haruslah melakukan pengamatan terhadap keadaan sekitar atau yang sedang menjadi booming, lalu buatlah suatu perencanaan untuk kegiatan yang akan diadakan, setelah itu buatlah pengorganisasian/struktur bagaimana supaya kegiatan yang telah di rencanakan dapat berjalan dengan struktur yang jelas. Pengorganisasian yang telah dibuat haruslah berjalan dengan pengarahan, koordinasi dan pengawasan supaya kegiatan yang sudah direncanakan tidak keteteran.
Dan yang tak kalah penting adalah peran seorang Public Relationship yang dimana ia akan berhubungan dengan masyarakat. Tugas seorang PR
adalah bisa membengun hubungan yang harmonis dengan seluruh orang yang terlibat di dalam manajemen.
2.4. Event
2.4.1. Pengertian Event
Dalam artian sempit, event diartikan sebagai pameran, pertunjukan, atau festival dengan syarat ada penyelenggara, peserta, dan pengunjung.
Namun dalam artian luas, event diartikan sebagai suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh sebuat organisasi dengan mendatangkan orang-orang ke suatu tempat agar mereka memperoleh informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang diharapkan oleh penyelenggara.
25
Event di definisikan sebagai suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.26
Goldbalt dalam Shone dan Parry27 menggaris bawahi aspek dari event sebagai berikut “a special recognizes a unique moment in the time with ceremony and ritual to statisfy specific needs” (acara khusus dikenal
25 John E. Kennedy. Manajemen Even. Jakarta: PT Bhuana Ilmu Populer. 2009 hal. 3
26 Any Noor. Manajemen Event. Bandung: Alfabeta. 2013 hal. 8
27 Ibid
sebagai alat yang unik dalam waktu tertentu penyelenggaraan upacara dan ritual untuk memenuhi kebutuhan spesifik).
2.4.2. Jenis Event
Event terbagi dalam empat kategori atau unsur yaitu28 leisure, cultural, personal, dan organizational. Organizational event merupakan kegiatan yang penyelenggaraannya sesuai dengan tujuan organisasi.
Pengertian special events adalah suatu kegiatan public relations, yang cukup penting dalam upaya memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan memenuhi selera/kesenangan, serta upaya menarik perhatian bagi publiknya.
Arti special event menurut istilahnya:29
1. Special, atau spesial berarti sesuatu yang “istimewa”, pengecualian (khas), dan tidak umum.
2. Event, sesuatu kejadian penting atau peristiwa khusus, baik yang terjadi secara internal, local, maupun nasional, bahkan berkaitan dengan dengan suatu peristiwa (event) secar internasional.
Jadi, special event tersebut merupakan suatu peristiwa istimewa atau khas yang tengah berlangsung, dan dirancang secara khusus dalam program acara kehumasan, yang dikaitkan dengan event tertentu.
28 Ibid. Hal 9-10
29 Elvinaro Ardianto. Public Relation Praktis. Bandung: Widjaya Padjajaran. 2009. Hal. 103-104
Pelaksanaan event secara ideal akan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Event
Pelaksanaan event selayaknya mempertimbangkan filosofi
“pengalaman” yang coba diberikan oleh pihak penyelenggara acara. Beberapa hal yang patut untuk dicermati untuk hal ini adalah sebagai berikut:
1) Menentukan tema 2) Mengadakan penelaahan
3) Pemilihan/penentuan kontraktor event 4) Menentukan sumber daya manusia 5) Menentukan acara pendukung
6) Menentukan desain stand dan ukuran serta dekorasi di arena event
7) Technical meeting 2. Evaluasi
Langkah terakhir dari suatu penelitian adalah evaluasi.
Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan PR benar-benar dilaksanakan menurut rencana berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Caril Weiss menyatakan bahwa tujuan daripada penelitian evaluasi
adalah untuk mengukur pengaruh suatu program tertentu pada masa yang akan datang.30
Evaluasi dapat dikatakan sebagai usaha atau kegiatan untuk menentukan nilai suatu program atau kegiatan. Dengan demikian ketika melakukan suatu event terhadap program kehumasan yang akan, sedang dan telah dijalankan, manager PR sedang mencoba nilai dari masing- masing kegiatan, sehingga pada akhirnya kegiatan tersebut layak untuk dijalankan terus.
Suatu hasil tercipta bukan karena kebetulan, melainkan berkat kerja keras dan usaha yang sungguh-sungguh. Dalam kalimat lain, berbagai kegiatan PR memang perlu dilakukan untuk menjangkau hal-hal positif yang diinginkan. Tetapi untuk mengetahui sejauh mana hasil yang kita peroleh, kita harus mengetahui apa tujuan yang hendak kita capai.31
Tujuan merupakan langkah awal dalam setiap perencanaan sebuah event. Tujuan diselenggarakanya suatu event dapat berupa : pembelajaran, bertukar pikiran, sosialisasi, peringatan, hiburan, mempromosikan produk baru perusahaan atau meningkatkan pendapatan perusahaan dan sebagainya. Rencana awal penyelenggaraan event dimulai dengan dua tahap, yaitu mencari informasi tentang event yang akan diselenggarakan dan mengumpulkan informasi yang berhubungan. Proses pencarian informasi perlu dilakukan untuk melihat kelayakan dari rencana
30 Lidia Evelina. Event Organizer. Pameran. Jakarta:Indeks.2007.hal 23
31 Frank Jefkins. Public Relation. Jakarta : erlangga. 2003. Hal 28
penyelenggaraan event tersebut. hal tersebut dapat dilakukan dengan membuat studi kelayakan bagi penyelenggaraan suatu event.32
Bidang keuangan akan membuat detail tentang keuangan.
Termasuk didalamnya penyusunan anggaran event, menentukan jumlah tiket yang akan dijual dan menentukan berapa pemasukan yang diharapkan dari event. Siapa yang menjadi sponsor. Berapa besar investasi yang dibutuhkan dan meliputi laporan keuagan event.33
Bidang operasional event secara detail harus menyusun rencana operasional seluruh kebutuhan penyelenggaraan event. Yang termasuk didalamnya kebutuhan sumberdaya, staf atau tim yang akan terlibat.
Tempat penyelenggaraan event menjadi hal yang perlu disiapkan secara matang. Kebutuhan lainnya akan sangat beragam dalam perencanaan event. Jadwal pekerjaan yang dihadapi harus juga mendapat perhatian, karena pada saat menjelang pelaksanaan, jadwal pekerjaan akan menjadi semakin sibuk.34
Bagian pemasaran merupakan bagian yang tidak kalah penting dari bagian lainnya. Hal ini berhubungan dengan jumlah pengunjung atau peserta pada event yang akan diselenggarakan. Jumlah pengunjung akan
32 Any Noor, op.cit.,96
33 Ibid, 106
34 Any Noor. Manajemen Event. Bandung: Alfabeta. 2013 hal. 106
dipengaruhi oleh bagaimana informasi mengenai event sampai pada sasaran yang tepat.35
Setelah ketiga bidang tersebut disusunlah rencana detai dan terbentuk anggita tim dan bekerja sesuai dengan panduan yang telah ditetapkan. Tehap terakhir proses perencanaan yang perlu diperhatikan adalah legalitas dari penyelenggaraan event. Pada tahap akhir juga perlu dilakukan evaluasi. Hal ini untuk mengetahui apakah event dengan jenis yang sama dapat diselenggarakan dimasa mendatang atau perlu dirubah formatnya.36
Events (acara/peristiwa) yang dikenal dalam aktivitas kehumasan misalnya:37
1. Calendar of events, yaitu acara rutin (regular event) yang dilaksanakan pada hari, bulan, tahun tertentu secara periodic, dan berulang-ulang (rutin) diselenggarakan sepanjang tahun kalender.
2. Momentum evenst, yaitu acara yang sifatnya khusus yang dilaksanakan pada momen-monen tertentu diluar acara rutin tersebut.
Special event yang dimaksud dalam penelitian ini adalah berupa suatu kegiatan pagelaran Kesenian Wayang yang di namakan Semarak
35 Ibid 107
36 Any Noor, op.cit.,104-107
37 Ibid, 106
Wayang Pesona Indonesia oleh Kementerian Pariwisata sebagai sebuah lembaga pemerintahan yang berwenang di bidang pariwisata.
2.4.3. Karakteristik Event
Menurut Any Noor, Event memiliki beberapa karakteristik karena setiap penyelenggaraannya event harus memiliki ciri sendiri. Karakteristik tersebut adalah:38
1. Keunikan. Kunci utama suksesnya sebuah event adalah pengembangan ide. Inti dari penyelenggaraan event adalah harus unik dan biasanya muncul dari ide. Setiap event harus memiliki sesuatu yang berbeda dengan event yang lainnya. Event yang pernal diselenggarakan tentunya masih dapat diulang pada kesempatan lain. Biasanya event yang biasa diselenggarakann secara regular. Tetapi keunikan harus muncul pada setiap penyelenggaraan event meskipun memiliki tema yang sama.
Keunikan dapat berasal dari peserta yang ikut serta, lingkungan sekitar, pengunjung pada event tersebut.
2. Perishability. Setiap event yang diselennggarakan tidak akan pernah sama. Apabila event yang diselenggarakan memiliki keunikan yang khas tentunya event tersebut tidak dapat diulang lagi persis sama seperti event sebelumnya. Dua event yang sama diselenggarakan pada waktu dan tempat yang sama pastinya tidak akan menghasilkan event yang persis sama. Meskipun penetapan
38 Any Noor. Op.cit., Hal 14-16
standar pelayanan yang digunakan sama, dilakukan oleh penyelenggaraan yang sama, tetapi tetap saja event yang diselenggarakan akan sangat berbeda hasilnya.
3. Intangibility. Setelah menghadiri event, yang tertinggal di benak pengunjung adalah pengalaman yang mereka dapatkan dari penyelenggara event. Bagi penyelenggara hal ini merupakan tantangan untuk mengubah bentuk pelayanan intangible menjadi sesuai yang berwujud, sehingga sekecil yang digunakan dalam event mampu mengubah persepsi pengunjung, misalnya desain warna pada kartu undangan, cenderamata yang menawan, dan lain- lain.
4. Suasana dan pelayanan. Suasana merupakan salah satu karakteristik yang penting pada saat berlangsungnya event Event yang diselenggarakan dengan suasana tepat akan menghasilkan sukses besar, tetapi sebaliknya kegagalan event dihasilkan karena suasana yang tidak tepat.
5. Interaksi Personal. Merupakan kunci sukses penyelenggaraan event. Penonton dapat berinteraksi dengan penonton lainnya atau dengan staf pengelola, sehingga penonton akan merasa sebagai bagian dari pengalaman tersebut.
2.4.4. Manfaat dan Tujuan Event bagi Public Relations
Perusahaan memanfaatkan event sebagai sarana mengkomunikasikan pesan perusahaan.39 Ruslan40 mengemukakan, bahwa untuk menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special event), humas harus mampu menarik perhatian dari public terhadap perusahaan atau produk tertentu, yang ingin ditampilkan melalui aktivitas special event.
Tujuan kegiatan special event adalah untuk meningkatkan pengetahuan (knowledge), kesadaran (awareness), upaya pemenuhan selera (pleasure), dan menarik simpati mampu menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak. Pada akhirnya, kegiatan ini dapat menciptakan citra positif dari masyarakat atau public sebagai target sasarannya.
Lebih spesifik tujuan dari special event bagi public relations adalah:41
1. Pengenalan (awareness) dan meningkatkan pengetahuan (knowledge) terhadap lembaga/ perusahaan dan produk, yang ingin ditampilkan.
2. Proses publikasi melalui komunikasi timbal balik, yang pada akhirnya memperoler publisitas yang positif.
3. Memperlihatkan itikad baik dari lembaga, yaitu produk yang diwakilinya, dan sekaligus memberika kesan atau citra positif terhadap masyarakat sebagai public sasarannya.
39 William O’Toole dan Phyllis Mikoaitis. Coorporate Event Management. Jakarta: Sekolah Tinggi Manajemen. 2007. Hal. 8
40 Elvinaro Ardianto. Public Relations Praktis. Bandung: Widjaya Padjajaran. 2009. Hal.14-16
41 Elvinaro Ardianto. Public Relations Praktis. Bandung: Widjaya Padjajaran. 2009. Hal. 14.16
2.5. Management Event
2.5.1. Pengertian Management Event
Secara sederhana manajemen event adalah pengelolaan event yang disponsori oleh perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu, seperti menyenangkan pelanggan, memperkenalkan, dan mempromosikan produk atau jasa baru.42
Pengelolaan setiap event mempunyai bentuk yang sama, semua dimulai dengan perencanaan. Yang membedakan adalah kompleksitasnya.
Meskipun berbeda format penyelenggaraannya tetapi kesemuanya memiliki tujuan yang sama, yaitu mencapai kepuasan para peserta atau pengunjung yang menghadiri event.43
Menurut Dr. Joe Goldbalt, management event adalah kegiatan professional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran dan reuni. Dan bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain event, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan unutk merealisasikan kehadiran sebuah event.44
Event membutuhkan manajemen yang baik agar pelaksanaannya dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Banyak event yang sudah
42 William O’Toole dan Phyllis Mikoaitis. Coorporate Event Management. Sekolah Tinggi Manajemen. 2007. Hal 7.
43 Any Noor. Manajemen Event. Bandung: Alfabeta. 2013. Hal.30
44 Joe Goldblatt. Special Event – Twenty First Global Event Management. New York: Wiley &
Sons,Inc. 2002
direncanakan dengan baik jauh-jauh hari sebelum pelaksanaannya, namun pada saat pelaksanaannya yang terjadi justru kekacauan. Banyak event yang dilaksanakan dengan spektakuler, menelan banyak biaya, waktu, dan tenaga, namun tujuan yang diharapkan tidak tercapai. Masih banyak hal lain yang menyebabkan gagalnya suatu event. Penyebab utamanya adalah buruknya faktor manajemen.
Manajemen event perlu dipelajari karena kegiatannya dipengaruhi oleh kualitas komunikasi, yaitu strategi visual dan pesan, komuniksi antarindividu, seleksi dan penempatan media, publisitas dan promosi, serta beberapa kegiatan lainnya.45
2.5.2. Tahapan dalam Manajemen Event
Menurut Goldblat, ada lima tahap yang harus dilakukan untuk menghasilkan event yang efektif dan efisien, yaitu : penelitian, desain, perencanaan, koordinasi dan evaluasi46. Secara skematis tahapan tersebut dapat dilihat pada gambar berikut:
45 John E. Kennedy. Manajemen Even. Jakarta: Bhuana Ilmu Populer. 2009. Hal.1
46 Wahyuni Pudjiastuti. Special Event. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. 2010
Gambar 1 Proses Manajemen Event
Research, penelitian yang dilakukan dengan baik akan megurangi resiko kegagalan dalam pelaksaan event. Penelitian ini dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan ekspektasi khalayak sasaran. Jadi, mereka diharapkan tertarik untuk hadir pada event yang diadakan.
Berkaitan dengan hal tersebut, penelitian terhadap khalayak sasaran ini harus dilakukan dengan teliti dan komprehensif sehingga dapat mengurangi resiko ketidakhadiran.
Design, event yang spektakuler memerlukan kreatifitas yang luar biasa dari pelaksanaannya. Kemampuan showmanship mereka dalam menciptakan gerakan, suara, permainan warna, cahaya, mendesain area, dan sebagainya diperlukan secara komprehensif dan penuh pertimbangan
Research
Design
Planning Coordinating
Evaluating
untuk menciptakan kesan yang mendalam bagi para pengunjung atau tamu undangan.
Planning, planning event dilakukan setelah analisis situasi dilakukan bersama designing. Dua kegiatan ini memerlukan waktu yang paling panjang dibanding tahap kegiatan lainnya. Banyak hal yang harus dipertimbangkan pada saat perencanaan sehingga susunan perencanaan sering kali mengalami perubahan, penambahan, atau pengurangan sesuai ketersediaan sumber daya yang ada. Perubahan-perubahan eksternal di luar kemempuan perencanaan juga sering kali berujung pada perubahan perencanaan, misalnya perubahan pemerintah, kondisi politik, kondisi cuaca, dan sebagainya.
Membuat perencanaan dan pemprogaman:47 menentukan tema, tanggal pelaksanaan, tempat pelaksanaan, panitia, daftar acara, daftar menu makanan, daftar undangan, daftar biasa (budget), pertimbangan- pertimbangan mendukung dan yang mungkin menghambat acara tersebut.
Perencanaan event dapat dimulai dengan informasi dasar seperti:
siapa, apa, dimana, kapan, dan yang paling penting adalah mengapa.
Dalam mengelola suatu kegiatan tentunya diperlukan strategi.
Strategi yang tepat hanya dapat dilakukan apalagi penyelenggara event mengetahui dengan pasti apa tujuan diselenggarakannya event. Penetapan strategi dimulai dengan perencanaan.
47 Edy Sahputra Sitepu dan Faulina. Professional Public Relations. Medan: USU Press. 2011. Hal.
116
Mematangkan hasil perencanaan,48 membentuk panitia, melakukan rapat-rapat panitian dan membuat kesepakatan dengan mempertimbangkan feed back dari peserta rapat tentang mekanisme dan proses acara tersebut, selanjutnya membuat jadwal kerja bersama dan penetapan deadline.
Coordinating, event memerlukan berbagai keahlian agar menjadi acara yang sukses dan kemudian mampu mengangkat citra perusahaan.
Pihak-pihak yang akan terlibat dalam event adalah bagian catering, bagian pemsasaran, bagian acara, penulis, bagian hiburan, bagian music, bagian grafik, dan bagian dekorasi. Seorang manajer sebuah acara harus mampu mengkoordinasi pihak-pihak ini agar dapar bekerja secara simultan degan tujuan yang sama, yaitu menghasilkan acara yang sukses.
Evaluating, pada dasarnya setiap kegiatan harus dievaluasi untuk melihat tingkat keberhasilan acara yang telah dilakukan. Namun tahap ini sering kali diabaikan. Evaluasi dapat dilakukan di setiap fase atau dilakukan secara menyeluruh. Kegiatan evaluasi dapat dilakukan dengan menggunakan survey kepuasaan dan melakukan pencataan berapa jumlah peserta dan pengunjung. Metode evaluasi yang lain adalah melalui monitoring dengan menugaskan orang lain untuk mengamati event atau dengan metode telepon atau mail survey.
Salah satu tolak ukur suksesnya event adalah mampu mengevaluasi dan mengontrol setiap resiko yang muncul pada event. Evaluasi event
48 Edy Sahputra Sitepu dan Faulina. Professional Public Relations. Medan: USU Press. 2011. Hal.
116
dilakukan berdasarkan pada rencana operasional event. Selanjutnya dari rencana tersebut akan lebih mudah melakukan control terhadap resiko yang mungkin muncul. Tentunya tahap evaluasi harus dapat memberikan penilaian yang sebenarnya terhadap resiko event yang muncul.49
Proses evaluasi yang dirancang dengan baik memungkinkan klien dan manajer event untuk menentukan apakah event memenuhi tujuan dan sasaran yang diinginkan, serta menentukan kebutuhan dan peluang untuk beberapa event mendatang.
Selain melakukan evaluasi event, dokumentasi juga perlu dilakukan guna mendapat nilai tambah untuk pelaksanaan sebuah event perusahaan. Hasil dokumentasi atau catatan dikomunikasikan perusahaan terhadap klien sehingga tercipta hubungan yang baik dan bisnis tetap berlanjut.
Berpijak pada kondisi tersebut dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa setiap penyelenggaraan event sebagai kegiatan komunikasi- umumnya melalui proses riset dan analisa situasi, merumuskan desain acara, perumusan rencana strategi dan operasional, pelaksanaan, dan diakhiri dengan proses evaluasi. Oleh karena itu, dalam penelitian ini peneliti menggunakan model perencanaan event Goldbatt sebagai pisau analisis utama untuk membedah bagaimana perencanaan penyelenggaraan Semarak Wayang Pesona Indonesia 2017.
49 Any Noor. Manajemen event. Bandung: Alfabeta. 2013. Hal. 268
