BAB I PENDAHULUAN PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Aktivitas suatu lembaga dalam menjalankan fungsi dan tugasnya demi mewujudkan cita-cita lembaga tidak dapat dilepaskan dengan kegiatan korespondensi atau surat menyurat. Kegiatan surat menyurat bertujuan untuk menyampaikan informasi melalui komunikasi tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Lembaga Pengelola Dana Bergulir Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah yang selanjutnya disebut LPDB-KUMKM sebagai lembaga yang bertugas menyalurkan dana bergulir kepada pelaku koperasi dan usaha mikro dalam skala nasional pun tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan surat menyurat.
Dalam rangka melakukan koordinasi kerja yang bersifat resmi antar direktorat, divisi maupun bagian di lingkungan LPDB-KUMKM selalu diwujudkan dalam bentuk surat.
Salah satu kegiatan dalam administrasi persuratan adalah disposisi. Pejabat pada lingkup direktorat, divisi, dan bagian di lingkungan LPDB-KUMKM menggunakan disposisi sebagai sarana dalam memberikan arahan yang dituliskan dalam lembar khusus mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas.
Seiring berjalannya waktu, penggunaan disposisi surat secara manual di lingkungan LPDB-KUMKM menemukan beberapa hambatan yang mengurangi efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan surat menyurat seperti tingginya human error yang dapat menyebabkan bentuk fisik dari surat beserta lembar disposisi hilang sehingga arahan yang termuat dalam lembar disposisi tidak dapat ditindaklanjuti.
Kendala lain dalam penggunaan disposisi surat secara manual adalah proses menindaklanjuti disposisi yang membutuhkan waktu lama dikarenakan ketidakberadaan pejabat di tempat kerja. Hal tersebut yang mengakibatkan pelaksanaan kegiatan tertunda untuk ditindaklanjuti.
Pemanfaatan teknologi informasi pada akhirnya menjadi solusi agar permasalahan terkait disposisi surat yang telah dijelaskan sebelumnya dapat teratasi. Pemanfaatan teknologi dan informasi dimaksud adalah mengubah proses disposisi surat yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sebuah aplikasi
e-disposisi yang mampu mendigitalisasikan bentuk fisik disposisi surat menjadi sebuah file surat digital yang tersimpan dalam basis data komputer. Dengan demikian proses pendisposisian surat diharapkan dapat ditindaklanjuti secara cepat dan tepat sasaran serta aman.
Konsep paperless pada aplikasi e-disposisi juga menjadi dasar pembuatan aplikasi dengan maksud mengurangi jumlah penggunaan kertas untuk mendisposisikan surat. Selain itu masalah keterbatasan waktu dalam mengakses surat yang didisposisikan dapat teratasi karena melalui aplikasi e-disposisi surat- surat tersebut dapat diakses kapanpun dan dimanapun.
Aplikasi e-disposisi di lingkungan LPDB-KUMKM diharapkan dapat membantu kinerja para pejabat maupun pegawai di lingkungan LPDB-KUMKM dalam melaksanakan pengelolaan surat dan penyimpanan pada database hingga menyiapkan disposisi balasan.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis memandang penting untuk mengangkat permasalahan ke dalam peneliatian yang akan dibuat dengan judul, “Perancangan dan Pembuatan Aplikasi e-Disposisi Berbasis Web pada LPDB-KUMKM”
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang sudah dijelaskan maka dapat diidentifikasikan masalah-masalah yang ada sebagai berikut:
a. Bagaimana merancang sebuah Sistem Informasi Disposisi yang terdatabasekan ?
b. Bagaimana membuat aplikasi e-disposisi yang berguna untuk mempercepat penyampaian informasi dan disposisi bagi para pejabat maupun pegawai LPDB-KUMKM ?
1.3. Batasan Masalah
Pada penulisan penelitian ini, penulis memiliki batasan dari permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya, yaitu sebagai berikut:
a. Data yang digunakan dalam aplikasi e-disposisi ini yaitu hanya berupa data pegawai, data surat masuk dan surat keluar lengkap dengan tanggal, perihal, pengirim, penerima dan isi surat.
b. Proses yang ada dalam aplikasi disposisi surat ini yaitu proses input surat, email pemberitahuan, surat masuk, surat terkirim, surat keluar, pengolahan disposisi dan pencarian arsip surat.
c. Keluaran dari aplikasi e-disposisi yaitu dapat melihat informasi isi surat, isi lampiran, isi disposisi notifikasi surat dan informasi peredaran surat
d. Bahasa Pemrograman yang digunakan adalah PHP versi 5.4.19 dengan framework CodeIgniter dan Mysql versi 5.5.32 sebagai databasenya.
1.4. Tujuan Penelitian
Pada penulisan penelitian ini, penulis memiliki tujuan yang hendak dicapai antara lain:
a. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian dalam menindaklanjuti disposisi surat
b. Mempermudah pihak-pihak terkait dalam mengelola surat-surat yang ada di LPDB-KUMKM
c. Mempermudah dalam mendapatkan informasi mengenai surat-surat bila pihak yang berkepentingan sedang tidak berada di lingkungan perusahaan.
d. Menyajikan data, informasi up to date yang dapat diakses secara cepat dan efektif.
e. Menjadi media komunikasi antara staff dengan pimpinan dalam sistem persuratan
1.5. Metode Penelitian
Metode merupakan cara untuk mengungkapkan kebenaran yang objektif.
Kebenaran tersebut merupakan tujuan, sementara metode itu adalah cara.
Penggunaan metode dimaksudkan agar kebenaran yang diungkapkan benar-benar berdasarkan bukti ilmiah yang kuat. Oleh karena itu, metode dapat diartikan pula sebagai prosedur atau rangkaian cara yang secara sistematis dalam menggali kebenaran ilmiah. Sedangkan penelitian dapat diartikan sebagai pekerjaan ilmiah yang harus dilakukan secara sistematis, teratur dan tertib, baik mengenai prosedurnya maupun dalam proses berfikir tentang materinya (Nawawi dan Martini dalam Prastowo, 2011).
Furchan (2007) menyatakan bahwa metode penelitian merupakan strategi umum yang dianut dalam pengumpulan dan analisis data yang diperlukan untuk menjawab persoalan yang dihadapi. Dengan kata lain, metode penelitian
merupakan suatu cara yang harus dilakukan oleh peneliti melalui serangkaian prosedur dan tahapan dalam melaksanakan kegiatan penelitian dengan tujuan memecahkan masalah atau mencari jawaban terhadap suatu masalah. Penelitian pada hakikatnya merupakan penerapan pendekatan ilmiah pada pengkajian suatu masalah.
Metode penelitian deskriptif adalah salah satu metode penelitan yang banyak digunakan pada penelitian yang bertujuan untuk menjelaskan suatu kejadian.
Penelitian desktiptif adalah sebuah penelitian yang bertujuan untuk memberikan atau menjabarkan suatu keadaan atau fenomena yang terjadi saat ini dengan menggunakan prosedur ilmiah untuk menjawab masalah secara aktual kejadian. ( Sugiyono 2011). Metode penelitian deskriptif adalah sebuah metode yang berusaha mendeskripsikan, menginterpretasikan sesuatu, misalnya kondisi atau hubungan yang ada, pendapat yang berkembang, proses yang sedang berlangsung, akibat atau efek yang terjadi atau tentang kecenderungan yang sedang berlangsung (Sukmadinata2006).
Dari kedua pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa metode penelitian deskriptif adalah sebuah metode yang digunakan untuk mendeskripsikan, menginterpretasikan sesuatu fenomena, misalnya kondisi atau hubungan yang ada, pendapat yang berkembang, dengan menggunakan prosedur ilmiah untuk menjawab masalah secara aktual. Dengan demikian, penulis beranggapan bahwa metode penelitian deskriptif sesuai dengan penelitian yang dilaksanakan oleh penulis.
1.5.1. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam penelitian adalah sebagai berikut:
a. Observasi
Pengumpulan data dilakukan dengan cara mengamati langsung objek penelitian dan mencatat hal yang berhubungan dengan judul skripsi sehingga data yang diperoleh akurat.
b. Wawancara
Pengumpulan data dilakukan dengan cara mewawancarai secara langsung karyawan dan tim manajemen LPDB-KUMKM untuk mendapatkan permasalahan yang sedang mereka hadapi dan
kebutuhan yang diperlukan agar sistem yang akan dibuat bisa memenuhi kebutuhan di lapangan.
1.5.2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode pengembangan perangkat lunak saat ini sudah berkembang berbagai jenis. Pada penelitian ini penulis menggunakan metode waterfall merupakan model pengembangan pertama kali yang dikenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970. Pengembangan perangkat lunak bersifat sistematik dan sekuensial. Metode ini mengalami banyak perbaikan dan perubahan diantaranya adalah perubahan langkah dari 7 (tujuh) menjadi 5 (lima), (Sommerville, 2011)
1Gambar 1.1 Tahapan model waterfall, (Sommerville, 2011)
1.6. Sistematika Penulisan
Dalam penelitian ini penulis akan menggunakan struktur penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Menjelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah / ruang lingkup, tujuan penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Menguraikan teori yang berhubungan dengan topik penelitian dan digunakan sebagai panduan serta penyusunan skripsi.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
Mengutarakan deskripsi singkat lembaga, analisa proses bisnis pada tempat penelitian, analisa kebutuhan, kerangka
pengembangan aplikasi yang berisi struktur data dan algoritma yang akan dikembangkan.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Menjelaskan pembuatan struktur database, interface, koneksi program dengan database, gambaran testing yang akan digunakan, gambaran implementasi program dilengkapi dengan user manual serta kuisioner penggunaan aplikasi.
BAB V PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran dari penelitian yang sudah dilakukan.
DAFTAR PUSTAKA
Pada bagian ini penulis akan menyebutkan daftar kajian pustaka yang digunakan selama penelitian.
