ANALISIS KONVERSI KNOWLEDGE OLEH PUSTAKAWAN PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
PROVINSI SUMATERA UTARA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi Untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
KRISNA T.Y.L.TOBING 120709025
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2017
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan cantumkan tanda kutip.
Medan, Maret 2017 Penulis,
Krisna T.Y.L.Tobing 120709025
ABSTRAK
Lumbantobing, Krisna Tri Yolanda, 2017. Analisis Konversi Knowledge oleh Pustakawan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Proses Konversi Knowledge oleh Pustakawan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara dan studi kepustakaan. Analisa deskriptif kualitatif yang disajikan dalam penelitian ini yaitu dalam bentuk pedoman wawancara.
Hasil penelitian berdasarkan analisis proses konversi knowledge oleh pustakawan. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara tentang proses Socialization pada BPAD menginterpretasikan bahwa prosesnya belum berjalan dengan baik karena belum sepenuhnya pustakawan berperan aktif, pada proses Externalization menunjukkan bahwa proses konversi knowledge telah berjalan dengan baik. Namun, jika dilihat dari proses Combination pada sub indikator publikasi knowledge belum berjalan dengan baik, sedangkan pada sub indikator digitalisasi sudah berjalan dengan baik. Selanjutnya, jika dilihat dari proses Internalization proses pembagian (Sharing) output pada kegiatan sosialisasi belum berjalan dengan baik karena tidak dibagikan kepada pustakawan dan pegawai BPAD.
Kata Kunci : Konversi, Knowledge, Pustakawan
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat kasih dan rahmat-Nya penulis memiliki kesempatan dan kemampuan untuk menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Konversi Knowledge oleh Pustakawan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara”. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) pada Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada Ayahanda Ramses Lumbantobing, SE dan Ibunda tercinta Dortiani Sitompul yang telah memberikan bimbingan, kasih sayang, bantuan atau dorongan dalam bentuk moril serta materil kepada penulis, juga kepada Kakak Tetty Vera Wahyuni Lumbantobing, Windy Utari Lumbantobing dan Adik Gieni Elnita Lumbantobing, yang telah memberikan kasih sayang, doa, dukungan dan semangat tanpa batas kepada penulis dalam menyelesaikan studi di Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini, penulis juga menyampaikan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada :
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd., selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya dan juga selaku Dosen
Pembimbing II yang dengan sabar selalu meluangkan waktu untuk membimbing dan memberi banyak masukan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
3. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum., selaku Dosen Pembimbing I yang dengan sabar selalu meluangkan waktu untuk membimbing dan memberi banyak masukan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Dosen Penguji I yang telah memberi arahan dan masukan kepada penulis.
5. Ibu, Laila Hadri Nasution, S.sos, M.P., selaku Dosen Penguji II yang telah memberi arahan dan masukan kepada penulis dan juga selaku Dosen Pembimbing Akademik (PA) bagi peneliti, yang telah meluangkan waktu dan memberikan masukan untuk mengarahkan, membimbing dan memotivasi penulis dalam menyelesaikan studi dan terutama dalam menyelesaikan skripsi ini.
6. Seluruh Dosen Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan selama ini.
7. Kepada seluruh Pegawai dan Pustakawan Subbidang Layanan Teknologi Informasi dan Subbag Program pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, khususnya kepada Ibu Dra.
Hj.Nurjani, M.Si., selaku Sekretaris BPAD Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan izin kepada penulis untuk meneliti disana dan yang telah dengan senang hati selalu memberikan informasi dan data-data yang saya butuhkan dalam menyelesaikan skripsi ini.
8. Kepada Seseorang yang spesial BS, yang telah memberikan nasehat, semangat dan motivasi selama menjalani perkuliahan dan sahabat tercinta Melisa Roselina Siregar, Ami Tri Ananda dan Maria Meideline Simanungkalit yang telah memberikan semangat kepada penulis terutama dalam menyelesaikan skrispi ini.
9. Kepada seluruh teman-teman stambuk 2012 yang tersayang Artita Wati Purba, Iren Purba dan yang namanya tidak dapat disebutkan satu per satu, penulis menyampaikan terima kasih telah memberikan semangat berjuang selama masa perkuliahan.
10. Kepada Abang Yudi Purnomo, A.Md., yang telah membantu penulis dalam administrasi surat menyurat demi kelancaran skripsi ini.
Penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam meenyelesaikan skripsi ini, namun penulis juga menyadari bahwa penulisan skripsi ini belum sepenuhnya sempurna, masih banyak terdapat kelemahan dan kekurangan baik dari segi isi maupun tata bahasa, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca demi kesempurnaan skripsi ini. Kiranya isi skripsi ini dapat bermanfaat dalam memperkaya pengetahuan pembaca di bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Medan, Januari 2017
Penulis
Krisna Tri Yolanda L.Tobing NIM 120709025
DAFTAR ISI
JUDUL
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN
PERNYATAAN ORISINALITAS
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ...ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 7
1.3 Tujuan Penelitian ... 7
1.4 Manfaat Penelitian ... 7
1.5 Ruang Lingkup ... 8
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 9
2.1 Perpustakaan Umum ... 9
2.2 Tujuan, dan Fungsi Perpustakaan Umum ... 11
2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum ... 11
2.2.2 Fungsi Perpustakaan Umum ... 14
2.3 Knowledge Management ... 18
2.3.1 Ruang Lingkup Knowledge Management ... 19
2.3.2 Tipe-tipe Knowledge ... 21
2.3.3 Manfaat Knowledge Management ... 22
2.4 Konversi Knowledge ... 23
2.4.1 Penciptaan Knowledge ... 24
2.4.2 Siklus Konversi Knowledge ... 25
2.5 Pustakawan ... 28
BAB III METODE PENELITIAN ... 32
3.1 Metode dan Jenis Penelitian ... 32
3.2 Lokasi Penelitian ... 32
3.3 Teknik Penentuan Informan ... 33
3.4 Jenis dan Sumber Data ... 33
3.5 Teknik Pengumpulan Data ... 34
3.6 Instrumen Penelitian ... 36
3.7 Analisis Data ... 37
3.8 Teknik Keabsahan Data ... 38
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN... 40
4.1 Karakteristik Informan ... 40
4.2 Indikator ... 41
4.2.1 Socialization ... 41
4.2.2 Externalization ... 46
4.2.3 Combination ... 47
4.2.4 Internalization ... 50
4.3 Rangkuman Penelitian ... 51
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 53
5.1 Kesimpulan ... 53
5.2 Saran ... 54
DAFTAR PUSTAKA ... 55 LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Karakteristik Informan...40
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Empat Model Konversi Knowledge ...26
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Transkrip Wawancara Lampiran 2 Identitas Informan Lampiran 3 Pedoman Wawancara Lampiran 4 Catatan Observasi Lampiran 5 Surat Izin Penelitian
BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Ledakan informasi yang disebabkan oleh semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan beraneka ragam teknologi canggih membawa perubahan yang akan berdampak hampir pada semua sektor kehidupan dan lapisan masyarakat, tidak terkecuali institusi perpustakaan . Perubahan dalam institusi perpustakaan yang ditimbulkan oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi bukan saja terbatas pada perubahan struktur, misi maupun defenisinya, tetapi bahkan menyangkut paradigma. Seperti diketahui bahwa perpustakaan adalah suatu lembaga pendidikan nonformal yang menyediakan koleksi dan informasi yang beraneka ragam dan berguna untuk mengubah cara berpikir, bertingkah lahu, dan berperasaan menghadapi proses kehidupan yang selalu berubah. Ledakan informasi karena kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi berakibat pada jumlah knowledge yang berlebihan yang tidak dikelola dengan baik yang menyebabkan banyaknya knowledge yang mubazir, juga akan menghambat proses kerja.
Menyadari akan pentingnya knowledge dalam mencapai keunggulan persaingan, maka diperlukan perubahan paradigma dari yang semula mengandalkan pada resource-based menjadi knowledge-based dalam menghindari kepunahan knowledge yang telah ada untuk dikembangkan menjadi knowledge baru yang merupakan hasil konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge yang diwujudkan melalui proses
Sozialization, Externalization, Combination dan Internalization (SECI model).
Choo (1998, 126) menjelaskan bahwa :
Organisasi menciptakan dan memanfaatkan pengetahuan untuk mengembangkan kemampuan baru dan inovasi, yang dilakukan melalui tiga kegiatan yang saling melengkapi yaitu : menghasilkan dan membagi pengetahuan tacit, menguji dan membentuk pengetahuan explicit, menghubungkan dan membuka pengetahuan dari luar melalui sebuah proses kombinasi, pengujian dan perbaikan, pengetahuan tacit diubah secara progresif menjadi lebih explicit.
Tacit Knowledge milik individu sangat personal dan sulit diformulasikan karena bersifat subyektif serta melekat pada keahlian dan pengalaman setiap individu. Dalam hal ini, seringkali terjadi perusahaan kehilangan keunggulannya karena knowledge yang berharga yang melekat sebagai pengalaman dan keahlian individu pegawai terbawa keluar (knowledge walk- out) bersamaan dengan keluarnya pegawai tersebut. Oleh karena itu, diperlukan perubahan budaya untuk selalu menciptakan knowledge baru (create new knowledge) melalui belajar dan berbagi knowledge di antara anggota organisasi. Knowledge individu inilah yang kemudian dikonversi menjadi explicit knowledge melalui model SECI sehingga menjadi knowledge organisasi yang kemudian diaplikasikan untuk menghasilkan kreativitas dan inovasi. Selain itu, knowledge juga akan semakin meningkat apabila dibagi terus menerus, karena akan menimbulkan knowledge baru.
Dengan melihat pentingnya konversi knowledge bagi peningkatan kinerja dan keberhasilan organisasi dalam suatu rangkaian sistem knowledge management, maka dilakukan penelitian untuk menganalisis proses konversi
knowledge tersebut. Penelitian terhadap konversi knowledge tersebut akan dilakukan terhadap Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara yang merupakan lembaga sebagai sumber informasi dan knowledge, yang membutuhkan pengelolaan informasi dan knowledge yang up to date agar mampu mencapai tujuannya dalam mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah- naskah/dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa, meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca, serta mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik. Penelitian ini dilakukan kepada pustakawan untuk mengamati pemahaman dan kemampuan pustakawan dalam proses pengkonversian knowledge sesuai dengan tugas pokok dan fungsi pustakawan untuk menciptakan, menyaring, mengelola, menyimpan, dan berbagi setiap informasi dan knowledge yang ada.
Jumlah pegawai pada BPAD Provinsi Sumatera Utara sebanyak 125 orang yang terbagi atas 37 orang pejabat fungsional pustakawan dan 88 orang pejabat non fungsional. Knowledge berbentuk eksplisit yang terdapat di BPAD berupa laporan pertanggungjawaban kegiatan seperti : rapat kerja, seminar dan diklat yang dijid seperti buku. BPAD Provinsi Sumatera Utara melakukan diskusi, rapat kerja, seminar dan diklat sebagai sarana untuk mensosialisasikan knowledge kepada pegawai dan pustakawan yang ada di BPAD. Di samping itu, BPAD Provinsi Sumatera Utara telah mengadakan seminar dan diklat
secara tidak berkala yang dilakukan lewat kerjasama dengan beberapa lembaga pemerintahan, seperti Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Asosiasi Pekerja Informasi Sekolah Indonesia (APISI), Congress of Southeast Asian Librarians (CONSAL), International Association of School Librarianship (IASL), International Federation Library Association (IFLA), Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, dan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI).
Selama ini proses konversi knowledge yang sudah dilakukan di BPAD Provinsi Sumatera Utara diawali dengan melakukan diskusi (briefing) yang dilakukan secara tidak terjadwal. Diskusi dilakukan untuk mensosialisasikan knowledge yang dimiliki setiap pustakawan yang ada di BPAD dan untuk merencanakan pelaksanaan suatu kegiatan, seperti rapat kerja, seminar dan diklat. Diskusi dilakukan dengan bertatap muka secara langsung antar pustakawan. Diskusi berlangsung selama kurang lebih 45 menit dengan dipimpin oleh sekretaris BPAD. Setelah pemimpin diskusi menyampaikan agenda yang menjadi topik pembahasan, pemimpin diskusi memberikan kesempatan untuk mendiskusikannya antar peserta dan kesempatan untuk memberikan pendapat.
Selain itu, BPAD juga melakukan rapat kerja, seminar dan diklat dalam mensosialisasikan knowledge. Rapat kerja dilakukan dengan cara memaparkan program kerja kepada seluruh peserta rapat. Rapat kerja di ikuti oleh seluruh pegawai dan pustakawan BPAD Provinsi Sumatera Utara yang dilakukan di ruangan sekretaris dan aula BPAD Provinsi Sumatera Utara secara tidak
terjadwal yang berlangsung dengan dipimpin oleh sekretaris dan kepala BPAD Provinsi Sumatera Utara. Kegiatan seminar di ikuti oleh seluruh pegawai dan pustakawan BPAD, khalayak umum serta beberapa lembaga pemerintahan yang telah menjalin kerjasama dengan BPAD yang dilakukan di aula BPAD secara tidak terjadwal dengan topik tentang minat baca masyarakat dan literasi informasi bagi pustakawan. Seminar berlangsung dengan dipimpin oleh beberapa pembicara /narasumber yaitu kepala dan sekretaris BPAD serta dua atau tiga orang utusan dari lembaga pemerintahan yang telah bekerjasama dan diundang dalam seminar. Diklat yang telah dilakukan BPAD Provinsi Sumatera Utara yaitu “Pelatihan Pemantapan Kemampuan Pustakawan untuk Pelayanan Perpustakaan“ yang dilakukan di Hotel Grand Antares Medan dengan peserta seluruh pustakawan BPAD Provinsi Sumatera Utara. Adapun yang menjadi pemateri dalam pelatihan yaitu : kepala dan sekretaris BPAD Provinsi Sumatera Utara serta beberapa pustakawan yang berkompeten pada pelayanan prima. Hasil dari proses kegiatan sosialisasi dituliskan dalam bentuk laporan pertanggungjawaban kegiatan, seperti laporan kegiatan rapat kerja, seminar dan diklat. Output yang dihasilkan berupa laporan yang dijilid seperti buku yang disimpan oleh subbag program dan berupa file komputer. Output digunakan pustakawan/pegawai pada BPAD untuk meningkatkan kinerja dan sebagai pembanding untuk evaluasi dengan kegiatan yang sama selanjutnya. Sementara hasil dari proses diskusi dituliskan dalam bentuk artikel yang dipublikasikan lewat akun media sosial dan blog yang dimiliki BPAD.
Berdasarkan pengamatan, pelaksanaan konversi knowledge pada BPAD menghadapi masalah yaitu masalah perilaku para pustakawan yang berkaitan dengan : 1). Ketidakmauan beberapa pustakawan untuk berbagi knowledge yang dimilikinya yang dibuktikan dari kurangnya partisipasi beberapa pustakawan dalam memberikan pendapat pada proses diskusi/briefing, 2).
Ketidakdisiplinan pustakawan untuk selalu menuliskan apa yang didapatkannya yang ditunjukkan melalui sedikitnya hasil tulisan yang dimiliki BPAD Provinsi Sumatera Utara baik dalam bentuk buku ataupun bentuk laporan tercetak karena budaya kita yang lebih cenderung pada budaya lisan.
Pustakawan belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan knowledge dan pengalaman yang dialaminya dalam suatu sistem sebagai aset BPAD Provinsi Sumatera Utara, dan 3). Keterbatasan kemampuan beberapa pustakawan dalam menggunakan perkembangan teknologi saat ini serta teknologi yang kurang memadai terutama dalam keterbatasan akses jaringan internet yang menyebabkan para pustakawan mengalami kesulitan dalam publikasi knowledge dalam bentuk elektronik maupun publikasi melalui media sosial berupa akun facebook, website, dan blog yang dimiliki oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara. Dari permasalahan diatas mengakibatkan banyaknya knowledge yang mubazir yang tidak dikelola dengan baik yang menyebabkan susahnya mencari informasi dan knowledge baik bagi para pustakawan, pegawai dan pemustaka , pengelolaan informasi dan knowledge pada BPAD Provinsi Sumatera Utara yang tidak up to date sebagai sumber informasi dan knowledge serta BPAD akan kehilangan keunggulannya karena knowledge
yang melekat pada diri pegawai/pustakawan akan terbawa keluar bersamaan dengan keluarnya pegawai tersebut. Untuk menciptakan suatu proses konversi knowledge yang optimal, maka nilai yang ingin dicapai dari proses tersebut harus dapat mengarahkan perubahan, perbaikan dan peningkatan teknologi menjadi lebih meningkat dari sebelumnya untuk memperlancar proses konversi knowledge .
Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Analisis Konversi Knowledge oleh Pustakawan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut : Bagaimanakah Proses Konversi Knowledge oleh Pustakawan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang penulis paparkan, maka tujuan penelitian ini adalah : Untuk mengetahui proses konversi knowledge oleh pustakawan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
1.4 Manfaat Penelitian
Diharapkan penelitian ini dapat berimplikasi dalam hal sebagai berikut:
a. Manfaat Praktis
1). Pihak BPAD Provinsi Sumatera Utara, dapat memanfaatkan hasil penelitian tersebut sebagai bahan informasi maupun sebagai bahan
masukan dalam rangka mengambil kebijakan dan pengembangan knowledge kedepannya melalui proses konversi knowledge.
2). Bagi Pustakawan, dapat menambah wawasan dalam pengelolan informasi melalui proses konversi knowledge untuk meningkatkan kinerja para pustakawan.
b. Manfaat Teoritis
1). Bagi Pengembangan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, dapat memberikan suatu karya peneliti baru yang dapat mendukung dalam pengembangan proses konversi knowledge.
2). Bagi Peneliti Selanjutnya, dapat menambah referensi untuk dijadikan acuan pembelajaran dalam ulang aspek yang berbeda dengan memanfaatkan hasil penelitian ini sebagai sumber informasi, khusus mengenai proses konversi knowledge.
3). Bagi Penulis, dapat menambah wawasan mengenai proses konversi knowledge perpustakaan.
1.5 Ruang Lingkup
Untuk memudahkan penyelesaian penelitian ini dan sebagai pedoman penulisan, penulis memberikan batasan ruang lingkup penulisan mengenai Proses Konversi Knowledge yaitu : 1). Socialization, 2). Externalization, 3).
Combination, 4). Internalization oleh pustakawan pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
BAB II
KAJIAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang diselenggarakan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat umum. Perpustakaan umum memiliki peran sebagai salah satu sumber ilmu pengetahuan dan informasi, sarana pendidikan nonformal, tempat rekreasi intelektual serta tempat belajar berkesinambungan yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur, memelihara dan mendayagunakan bahan perpustakaan baik bahan cetakan berupa buku maupun rekaman. Perpustakaan umum diselenggarakan tanpa memandang latar belakang pendidikan, agama, adat istiadat, umur, jenis dan lain sebagainya, maka koleksi perpustakaan umum pun terdiri dari beraneka ragam bidang dan pokok masalah sesuai dengan kebutuhan informasi dari pemakainya.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993, 46), bahwa “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum.”
Menurut Syahrial (2003, 3) :
Perpustakaan Umum ialah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum.
Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaan, kedudukan, kebudayaan dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda keanggotaan dari perpustakaan tersebut.
Selain itu, Menurut Sutarno (2006, 43) :
Perpustakaan umum adalah lembaga pendidikan yang dinyatakan sangat demokratis karena menyediakan sumber belajar sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dan melayaninya tanpa membedakan suku bangsa, agama yang dianut, jenis kelamin, latar belakang, dan tingkat sosial, umur, pendidikan serta perbedaan lainnya.
Menurut Hermawan dan Zen dalam bukunya Etika Kepustakawanan (2006, 30) bahwa:
Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan, dan sebagainya”. Konsep dasar perpustakaan umum adalah didirikan oleh masyarakat untuk masyarakat dan didanai dengan dana masyarakat.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa konsep dasar perpustakaan umum adalah didirikan oleh masyarakat untuk melayani seluruh lapisan masyarakat dan didanai dengan dana masyarakat. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga pendidikan, sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan yang menyediakan dan menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum tanpa membedakan latar belakang, status dan tingkat sosial, jenis kelamin, umur, pekerjaan, pendidikan, kedudukan, agama yang dianut, suku bangsa, kebudayaan, serta perbedaan lainnya.
2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum
2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum
Penyelengaraan perpustakaan umum bertujuan untuk memberikan kesempatan bagi umum membaca bahan perpustakaan yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik. Tujuan utama perpustakaan umum adalah memberikan sumberdaya dan pelayanan dalam bentuk berbagai media kepada masyarakat yang membutuhkan, baik untuk kebutuhan pendidikan , informasi, dan individu, termasuk rekreasi dan mengisi waktu luang (Ridwan 2011, 39).
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992, 6) membagi tujuan perpustakaan umum menjadi 3 jenis yaitu:
1. Tujuan Umum
Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat yang berada dalam jangkauan layanannya, sehingga berkembang daya kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang perkembangan nasional.
2. Tujuan Fungsional
Tujuan fungsional atau tujuan khusus perpustakaan umum adalah :
a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan segala sektor kehidupan.
b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan informasi.
c. Menggigih masyarakat pada umumnya agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna.
d. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri.
e. Memupuk minat dan bakat masyarakat.
f. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.
g. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.
h. Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional dengan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai dengan kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.
3. Tujuan Operasional
Tujuan operasional perpustakaan umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaluasi keberhasilannya.
Menurut Hermawan dan Zen (2006, 31) menyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum adalah:
1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kesejahteraan.
2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.
3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.
4. Bertindak sebagai agen kultural sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.
5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang masa.
Selain itu, Menurut Yusuf (1996, 18), tujuan Perpustakaan Umum antara lain:
1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di Perpustakaan Umum ;
2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, dan memanfaatkan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum ;
3. Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum ;
4. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri ;
5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi masyarakat ;
6. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat diketahui dan dinyatakan bahwa pada dasarnya perpustakaan umum bertujuan memberikan sumberdaya, pelayanan dan kesempatan bagi masyarakat umum untuk mendapatkan informasi yang cepat, murah dan tepat untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kesejahteraan serta pembelajaran sepanjang hayat, menumbuhkan budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, pemutaran film dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni.
2.2.2 Fungsi Perpustakaan Umum
Bermacam fungsi yang diemban oleh sebuah perpustakaan. Secara khusus, setiap jenis perpustakaan mempunyai fungsi yang berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya. Hal ini dikarenakan tujuan yang akan dicapai oleh setiap perpustakaan tersebut berbeda. Untuk mencapai tujuannya, perpustakaan umum mempunyai beberapa fungsi yang harus dilaksanakan dengan baik. Perpustakaan umum sebagai pusat informasi yang melayani seluruh lapisan masyarakat umum selalu berusaha semaksimal mungkin memenuhi kebutuhan pengguna dalam mengembangkan kebiasaan membaca.
Dalam penyelenggaraannya, Fungsi perpustakaan umum sebagaimana tertuang dalam undang-undang perpustakaan Nomor: 43 Tahun 2007, perpustakaan umum mempunyai beberapa fungsi strategis dalam rangka meningkatkan taraf hidup masyarakat yaitu:
1. Fungsi perpustakaan umum sebagai tempat pembelajaran seumur hidup (life-long learning).
Perpustakaan umum tempat dimana semua lapisan masyarakat dari segala umur, dari balita sampai usia lanjut bisa terus belajar tanpa dibatasi usia dan ruang-ruang kelas, seperti pemberantasan buta huruf dan wajib belajar.
2. Fungsi perpustakaan umum sebagai katalisator perubahan budaya.
Perubahan perilaku masyarakat pada hakikatnya adalah perubahan budaya masyarakat, perpustakaan umum merupakan tempat strategis untuk mempromosikan segala perilaku yang meningkatkan produktifitas masyarakat.
3. Fungsi perpustakaan umum sebagai agen perubahan sosial.
Idealnya, perpustakaan umum adalah tempat dimana segala lapisan masyarakat bisa bertemu dan berdiskusi tanpa dibatasi prasangka agama, ras, kepangkatan, strata, kesukuan, golongan, dan lain-lain.
Perpustakaan umum sangat strategis dijadikan tempat anggota komunitas berkumpul dan mendiskusikan beragam masalah sosial yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari.
4. Fungsi perpustakaan umum sebagai jembatan komunikasi antara masyarakat dan pemerintah.
Dari semua pengetahuan komunitas yang didokumentasikan di perpustakaan umum, fungsi perpustakaan berikutnya adalah melakukan kemas ulang informasi, kemudian memberikan kepada para pengambil keputusan sebagai masukan dari masyarakat. Dengan begini masyarakat akan punya posisi tawar yang lebih baik dalam memberikan masukan-masukan dalam pengambilan kebijakan publik.
Untuk dapat melaksanakan peran dan fungsi di atas perpustakaan umum tidak dapat berjalan sendiri tanpa ada dukungan dari berbagai pihak, baik masyarakat umum maupun pemerintah daerah setempat, hal ini sesuai dengan amanat undang-undang Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007 Pasal 8 huruf a s/d f yang berbunyi sebagai berikut :
Pemerintah Propinsi dan Pemerintah kabupaten/kota berkewajiban :
a). Menjamin penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan di daerah
b). Menjamin ketersediaan layanan perpustakaan secara merata di wilayah masing-masing
c). Menjamin kelangsungan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat
d). Menggalakkan promosi gemar membaca dengan memanfaatkan perpustakaan
e). Memfasilitasi penyelenggaraan perpustakaan di daerah
f). Menyelenggarakan dan mengembangkan perpustakaan umum daerah berdasar kekhasan daerah sebagai pusat penelitian dan rujukan tentang kekayaan budaya daerah di wilayahnya.
Dari uraian di atas kita ketahui bahwa peran pemerintah daerah sangat besar terhadap perkembangan perpustakaan umum di daerahnya, selain adanya dukungan yang kuat dari masyarakatnya. Hal inilah kiranya yang dapat mendorong perlunya pemikiran oleh masyarakat dan Pemerintah kota untuk dikembangkan, agar perpustakaan umum berkembang sesuai dengan standar Perpustakaan Nasional, yang akhirnya perpustakaan umum dapat berkiprah sebagai wahana pembelajaran sepanjang hayat yang mampu mengembangkan potensi masyarakat serta mampu sebagai pusat pelestarian kekayaan budaya bangsa.
Sedangkan menurut Yusuf (1996, 21), fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca.
2. Fungsi Informatif
Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainya, yaitu menyediakan buku-buku referensi. Bacaan ilmiah populer berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainya yang diperlukan pembaca.
3. Fungsi Kultural
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/ terekam.
Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya manusia yang setiap waktu dapat diikuti perkembangannya melalui koleksi perpustakaan.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah, tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.
Pendapat lainnya, menurut Siregar, A. Ridwan dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa (2004, 76) Bahwa fungsi perpustakaan umum adalah:
1. Membantu orang-orang (terutama orang-orang muda dan anak-anak) menjadi melek informasi.
2. Memberi tahu mereka bagaimana informasi dan juga untuk mengembangkan kebiasaan membaca.
3. Membantu orang dewasa untuk belajar seumur hidup dan belajar kembali untuk perubahan karir.
4. Memelihara dan mempromosikan kebudayaan.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1991, 27) Perpustakaan Umum berfungsi sebagai:
a. Sebagai sarana simpan karya manusia
Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya.
b. Fungsi Informasi
Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan.
c. Fungsi Rekreasi
Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dan bacaan ini disediakan oleh perpustakaan
d. Fungsi Pendidikan
Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan informasi, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah e. Fungsi Kultural
Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat dikatakan bahwa fungsi perpustakaan umum adalah sebagai tempat untuk mengumpulkan, mengolah, melestarikan, menyebarluaskan informasi, mengembangkan kebiasaan membaca, mempromosikan kebudayaan atau disebut juga sebagai fungsi edukatif, fungsi informatif, fungsi kultural, dan fungsi rekreasi.
2.3 Knowledge Management
Knowledge Management memiliki beberapa definisi antara lain sebagai Berikut :
1). Nonaka dan Takeuchi (1995, 56) mendefinisikan KM is the capability of a company to create new knowledge, disseminate it throughout the Organisation and embody it in products, services and systems.
2). Davenport dan Prusak (1998, 5) mendefinisikan Knowledge Management is processes of capturing, distributing, and effectively using knowledge. Knowledge management is the process of increasing the efficiency of knowledge markets by generating, codifying, coordinating, and transferring knowledge.
3). O’Dell (1998, 154), Knowledge Management is systematic approach to find, understand and use knowledge to create value.
Beberapa pengertian lain dari knowledge management antara lain:
Menurut Dimattia dan Oder yang dikutip Dewiyana, Himma (2004) mendefinisikan knowledge management sebagai :
Pengaksesan, pengevaluasian, pengaturan, pengorganisasian, penyaringan dan pendistribusian informasi dengan cara-cara tertentu sehingga berguna bagi pemakai. Knowledge management mencakup pemaduan informasi internal dan eksternal suatu perusahaan dan membentuknya menjadi pengetahuan yang bisa dimanfaatkan melalui suatu teknologi”. Knowledge management sebagai suatu disiplin yang menawarkan sebuah pendekatan terpadu untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mengevaluasi, menemukan kembali dan memanfaatkan bersama aset-aset informasi badan korporasi. Aset-aset tersebut mencakup database, dokumen, kebijakan, prosedur, keahlian serta pengalaman.
Maimunah et al (2008, 80) berpandangan bahwa :
Knowledge Management merupakan aktifitas merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah dimiliki oleh sebuah perusahaan yang kemudian digabungkan dengan berbagai pemikiran dan analisa dari berbagai macam sumber yang kompeten.
Uriarte (2008, 27) mendefinisikan :
Knowledge Management sebagai suatu proses konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge yang kemudian dibagikan kepada anggota dalam sebuah organisasi. Lebih lanjut, Uriarte menjelaskan bahwa Knowledge Management merupakan proses suatu organisasi menciptakan nilai yang bersumber dari asset organisasi yang berbasis pada pengetahuan dan intelektual.
Dari pandangan yang berbeda tersebut dapat dikatakan bahwa knowledge management adalah knowledge yang sistematis, eksplisit, dan aplikasi knowledge untuk memaksimalkan knowledge suatu organisasi untuk meningkatkan efektivitas. Knowledge Management lebih memfokuskan diri pada pengelolaan tacit knowledge yang ada pada manusia dalam berorganisasi melalui proses komunikasi. Dari semua definisi yang disebutkan di atas, dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu manajemen organisasi yang sistematis tentang knowledge organisasi yang melibatkan proses membuat, mengumpulkan, mengorganisir, menyebarkan penggunaan dan pemanfaatan knowledge untuk menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif.
2.3.1 Ruang Lingkup Knowledge Management
Knowledge Management melingkupi pola hubungan antara management dan knowledge. Management bukan hanya seputar pengelolaan segala sumber
daya, melainkan sudah lebih difokuskan kepada pengelolaan knowledge dengan segala jenis dan keunikannya. Ruang Lingkup knowledge management juga meliputi aliran knowledge dan interaksinya, prosesnya, siklusnya, penganalisisannya, sistemnya, dan alurnya. Berikutnya adalah tahap penciptaan knowledge, yang meliputi kemunculan knowledge dari asal kelahirannya hingga pengembangannya, kemudian masalah penyimpanannya seperti antara lain masalah pendokumentasian knowledge, perekaman knowledge, berbagi knowledge, dan distribusi knowledge, serta masalah penggunaan dan pemanfaatan knowledge dengan segala hal terkaitnya.
Menurut Tobing, Paul (2007, 14-18) :
Kategorisasi knowledge seperti misalnya konsep tacit knowledge dan explisit knowledge, dan juga implicit knowledge, dan peristilahan lainnya yang sejenis, itu semuanya menunjukkan ruang lingkup knowledge management. Aspek lain yang terkait dengan konsep knowledge seperti misalnya data dan informasi, konsep know-what dan know-how, juga merupakan bagian dari ruang lingkup knowledge management. Selanjutnya dilihat dari proses atau pentahapannya, knowledge management akan melingkupi konsep internalisasi, eksternalisasi, sosialisasi, knowledge sharing, dan kombinasi dari semuanya, juga menjadi bagian dari lingkup bahasannya. Dari aspek-aspek seperti sudah disebutkan diatas itulah tergambar ruang lingkup knowledge management dalam organisasi.
Untuk merancang sistem knowledge management yang dapat membantu lembaga untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan 3 (tiga) komponen, yaitu:
1. Aspek Manusia, disarankan pada organisasi untuk menunjuk/mempekerjakan seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola sistem knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk
mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment.
2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya.
3. Teknologi, sebuah infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif.
2.3.2 Tipe-tipe Knowledge
Knowledge pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu: (Takeuci, 1995, 8)
1. Tacit knowledge adalah knowledge yang ada pada diri seseorang dan relatif sulit untuk diformalkan/diterjemahkan, sehingga masih ada hambatan untuk dikomunikasikan dengan individu lain. Tacit knowledge bersifat subyektif, intuisi, terkait erat dengan aktivitas dan pengalaman individu serta idealisme, values, dan emosi.
Tacit knowledge memiliki dua dimensi, yaitu:
a. Dimensi teknis, yang lebih bersifat informal dan know-how dalam melakukan sesuatu. Dimensi teknis yang mengandung prinsip-prinsip dan teknis pengetahuan yang diperoleh karena pengalaman ini, relatif sulit didefinisikan dan dijelaskan.
b. Dimensi kognitif, terdiri dari kepercayaan persepsi, idealisme,values, emosi dan mental yang juga sulit dijelaskan.
Dimensi ini akan membentuk cara seseorang menerima segala sesuatu yang ada di lingkungannya.
2. Explicit Knowledge adalah knowledge yang sudah dapat dikemukakan dalam bentuk data, formula, spesifikasi produk, manual, prinsip- prinsip umum, dan sebagainya. Knowledge ini telah menjadi milik perusahaan dan siap untuk ditransfer kepada semua individu dalam perusahaan secara formal dan sistematis.
Kedua tipe pengetahuan tersebut tidak dapat dipisahkan dari pengetahuan individual dan pengetahuan organisasi, bahkan saling berinteraksi satu sama lain.
Performance bisnis lebih merupakan hasil dari perpaduan antara tacit dan explisit knowledge seorang individu dan organisasi yang menjalankan suatu perusahaan.
2.3.3 Manfaat Knowledge Management
Menurut Frappaolo dan Toms yang dikutip oleh Dewiyana (2009, 29), fungsi aplikasi knowledge management dalam suatu organisasi ada lima, yaitu sebagai berikut:
1. Intermediation: yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (to match) kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan demikian, intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien.
2. Externalization: yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara seefisien mungkin. Externalization dengan demikian adalah menyediakan sharing pengetahuan.
3. Internalization: adalah “pengambilan” (extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan menyaringkan pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya. Maka, fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan.
4. Cognition adalah fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu.
5. Measurement, yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur, memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi lainnya, unruk mengelola pengetahuan itu sendiri.
2.4 Konversi Knowledge
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian konversi adalah suatu proses perubahan dari satu sistem ke sistem lainnya yang lebih baik. Jika dalam dunia perbankan, kata konversi memiliki arti sebagai perubahan bentuk
hukum pada sebuah bank ataupun lembaga keuangan menjadi bentuk badan hukum lainnya. Untuk bidang ilmu pengetahuan, maka pengertian konversi adalah perubahan dari satu bentuk atau rupa ke bentuk atau rupa lainnya.
Pengertian konversi yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu proses pengubahan knowledge baik dari tacit maupun eksplisit menjadi knowledge yang bersifat tacit/eksplisit yang lebih kompleks. Interaksi antara tacit dan explicit knowledge ini disebut sebagai proses konversi knowledge (process knowledge conversion). Proses konversi dapat berasal dari knowledge yang bersifat tacit atau explicit untuk diubah menjadi knowledge yang bersifat tacit atau explicit. Apabila knowledge telah berubah menjadi tacit, maka knowledge siap digunakan antara lain untuk menghasilkan produk baru dan melakukan pelayanan yang lebih baik,sedangkan bila knowledge telah diubah menjadi explicit, maka knowledge siap untuk ditransfer kepada seluruh karyawan dalam perusahaan atau diubah ke dalam expert system. Proses konversi knowledge terjadi melalui proses interaksi (berbagi knowledge) diantara anggota-anggota perusahaan, sehingga terjadi konversi tacit knowledge menjadi eksplisit knowledge (dan sebaliknya) secara fundamental dan terus menerus melalui proses socialization, externalization, internalization, dan combination (Nonaka, 1995, 62-70).
2.4.1 Penciptaan Knowledge
Penciptaan knowledge adalah proses penyusunan data/informasi dalam sebuah konteks sedemikian sehingga memungkinkan terjadinya knowledge baru,
dengan mensintesa dan rekomendasi (recommendation knowledge) untuk pengembangan knowledge selanjutnya.
Menurut Pendit (2001b, 9), pengetahuan dapat diciptakan melalui dua cara:
Penggabungan (kombinasi) dan pertukaran. Sebuah pengetahuan dapat tercipta melalui perubahan dari perkembangan bertahap dari pengetahuan yang sudah ada. Pengetahuan juga bisa terbentuk melalui perubahan yang lebih radikal, dalam bentuk inovasi. Kedua bentuk penciptaan pengetahuan ini melibatkan kegiatan menciptakan kombinasi-kombinasi baru, baik dengan jalan mengkombinasikan elemen-elemen yang tadinya tidak saling berhubungan, maupun dengan mengembangkan cara baru dalam mengkombinasikan elemen-elemen yang sudah berhubungan.”
Nonaka (1995, 12-14) memberikan tiga karakteristik kunci dari kreasi pengetahuan yang berhubungan dengan perubahan pengetahuan tacit menjadi pengetahuan explicit.
Pertama untuk menggambarkan hal-hal yang tidak dapat diekspresikan, yang berasal dari bahasa figuratif dan simbolisme. Kedua menggambarkan bahwa pengetahuan harus dibagi dengan sesama. Ketiga pengetahuan lahir karena embiguitas dan redundansi. Proses penciptaan knowledge organisasi terjadi karena adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.
2.4.2 Siklus Konversi Knowledge
Interaksi antara tacit dan explicit knowledge ini disebut sebagai proses konversi knowledge (process knowledge conversion). Proses konversi dapat berasal dari knowledge yang bersifat tacit atau explicit untuk diubah menjadi knowledge yang bersifat tacit atau explicit. Apabila knowledge telah berubah menjadi tacit, maka knowledge siap digunakan antara lain untuk menghasilkan produk baru dan melakukan pelayanan yang lebih baik,sedangkan bila
knowledge telah diubah menjadi explicit, maka knowledge siap untuk ditransfer kepada seluruh karyawan dalam perusahaan atau diubah ke dalam expert system.
Menurut cara yang digunakan, terdapat 4 (empat) proses konversi knowledge yaitu: Ikujiro Nonaka membuat formulasi yang terkenal dengan sebutan SECI atau Knowledge Spiral (Wahono, 2008). Konsepnya bahwa dalam siklus perjalanan kehidupan, knowledge itu mengalami proses yang kalau digambarkan berbentuk spiral (gambar 2.1), proses itu disebut dengan Socialization - Externalization - Combination - Internalization.
Gambar 2.1 Empat Model Konversi Knowledge SECI Process, Nonaka & Takeuchi (1995, 62)
Menurut cara yang digunakan, terdapat 4 proses konversi knowledge (Nonaka, 1995, 62-70) yaitu :
1. Socialization adalah konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge.
Proses mentransfer pengalaman untuk menciptakan tacit knowledge melalui aktivitas pengamatan, imitasi, dan praktek. Misalnya terjadi ketika seorang individu berbagi tacit knowledge secara langsung dengan oranglain, seperti melalui diskusi, seminar, percakapan dan sebagainya. Proses ini tidak cukup hanya dilakukan dengan mendengarkan dan berpikir.
2. Externalization adalah konversi dari tacit knowledge ke explicit knowledge.
Proses mengungkapkan dan menerjemahkan tacit knowledge ke dalam konsep yang eksplisit seperti buku, manual, laporan, dan sebagainya.
3. Combination adalah konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge.
Proses mengkombinasikan explicit knowledge yang berbeda menjadi explicit knowledge yang baru melalui analisis, pengelompokan, dan penyusunan kembali. Alat untuk melakukan proses ini misalnya database dan computer network.
4. Internalization adalah konversi dari explicit knowledge ke tacit knowledge.
Proses penyerapan explicit knowledge, terjadi ketika explicit knowledge dimanfaatkan bersama (sharing) melalui organisasi dan jaringan informasi untuk memperluas, mengkerangkakan kembali
(reframe) dan mengembangkan tacit knowledge-nya. Biasanya dilakukan melalui belajar sambil bekerja atau melakukan simulasi.
Rule/standar dalam proses ini dapat dilihat pada tulisan Nonaka (1995, 8-9) yang menyatakan, agar pengetahuan tacit dapat dikomunikasikan dengan anggota organisasi, maka harus dikonversikan lewat kata dan nomor yang semua orang bisa mengerti maknanya.
2.5 Pustakawan
Perkembangan terkini dalam dunia teknologi informasi dan komunikasi mengalami perubahan yang sangat signifikan, tidak terkecuali dengan perpustakaan. Kini zaman menuntut lain, koleksi yang dimiliki perpustakaan dituntut dalam bentuk digital dan jika pada era globalisasi ini perpustakaan tidak mengubah wajah konvensionalnya nilai jual perpustakaan juga semakin berkurang, atau mungkin suatu ketika perpustakaan harus siap ditinggalkan penggunanya. Teknologi internet telah mendorong tumbuhnya sejumlah besar perpustakaan digital (e-library) melalui internet. Berbagai informasi berbasis kertas yang selama ini merupakan primadona perpustakaan tradisional, sekarang telah banyak yang tersedia dalam bentuk elektronik. Sumberdaya informasi baru ini menjadi alternatif yang semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi. Untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna yang semakin beragam dengan cepat dan akurat, pustakawan dituntut memiliki kompetensi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang baik.
Tuntutan era globalisasi tentu bukan saja menjadi tantangan bagi dunia bisnis semata, tetapi juga merupakan dorongan bagi pustakawan untuk berbenah diri, terus berusaha meningkatkan kompetensinya, menangkap peluang, memanfaatkan dan mampu menangkal ancaman di sekelilingnya. Dalam menghadapi perubahan yang terjadi dan persaingan sebagai dampak globalisasi maka semua profesi tidak terkecuali profesi sebagai pustakawan harus memiliki kompetensi dalam menjalankan profesinya sebagai professional.
Menurut Widijanto (2008, 23), standar minimal kompetensi yang mutlak diperlukan oleh pustakawan pada zaman globalisasi ini terdiri atas 5 (lima) unsur kompetensi yaitu :
1. Kompetensi intelektual antara lain berupa kemampuan berpikir dan bernalar, kemampuan kreatif (meneliti dan menemukan), kemampuan memecahkan masalah, dan kemampuan mengambil keputusan strategis yang mendukung kehidupan global.
2. Kompetensi (intra) personal antara lain berupa kemandirian, ketahanbantingan, keindependenan, kejujuran, keberanian, keadilan, keterbukaan, mengelola diri sendiri, dan menempatkan diri sendiri secara bermakna serta orientasi pada keunggulan yang sesuai dengan kehidupan global.
3. Kompetensi komunikatif antara lain berupa kemahirwacanaan, kemampuan menguasai sarana komunikasi mutakhir, kemampuan menguasai suatu bahasa, kemampuan bekerja sama, dan kemampuan
membangun hubungan-hubungan dengan pihak lain yang mendukung kehidupan global dalam suatu sistem dunia.
4. Kompetensi sosial budaya antara lain berupa kemampuan hidup bersama orang lain, kemampuan memahami dan menyelami keberadaan orang/pihak lain, kemampuan memahami dan menghormati kebiasaan orang lain, kemampuan berhubungan atau berinteraksi dengan pihak lain dan kemampuan bekerjasama secara multikultural.
5. Kompetensi kinestetis-vokasional antara lain berupa kecakapan mengoperasikan sarana-sarana komunikasi mutakhir, kecakapan melalukan pekerjaan mutakhir, dan kecakapan menggunakan alat-alat mutakhir yang mendukung perpustakaan untuk berkiprah dalam kehidupan global.
Sedangkan Wicaksono (2004) dalam artikelnya menambahkan, seorang pustakawan disebut kompeten apabila memiliki kemampuan antara lain:
1. Skill manajemen informasi, yaitu mampu melakukan pencarian informasi (mendefinisikan kebutuhan informasi; melakukan penelusuran; memformulasikan strategi penelusuran), menggunakan informasi (evaluasi sumber; menilai informasi; mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber berbeda; memilah informasi;
interprestasi informasi), menciptakan informasi, mengorganisasi informasi (melakukan abstraksi; melakukan pengindeksan; melakukan retensi atau review) dan mampu menyebarkan informasi.
2. Skill interpersonal, yang berguna bagi pustakawan dalam berhubungan dengan pemakai dan sesame rekan kerja seperti kemampuan berkomunikasi, mendengar dan mendiskusikan pendapat orang lain, memberikan feed-back yang baik, mengatasi konflik dengan memberikan respon yang tepat, menggunakan mekanisme formal dan informal, membangun tim dan memotivasi orang lain, self-learning skill, self-initiation, bekerjasama dengan tim, mampu melakukan sesuatu terfokus dan punya jiwa entrepreneurship.
3. Skill teknologi informasi, yaitu kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi Informasi (TI) untuk membantu semua proses kerja.
4. Skill manajemen, yaitu administrasi, memahami proses kegiatan perpustakaan,
manajemen perubahan, melakukan koordinasi, mempunyai karakter ke pemimpi-nan, pengukuran kinerja, mampu memanajemen SDM, proyek, hubungan baik dengan sesama pustakawan dan memanajemen waktu.
Menurut pendapat para pakar diatas, maka dalam menghadapi persaingan dan tantangan di era globalisasi ini pustakawan perlu meningkatkan kompetensi dan skillnya dalam proses konversi knowledge dengan aspek : 1). Socialization, 2). Externalization, 3). Combination, 4). Internalization.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode dan Jenis Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif.
Penelitian kualitatif bersifat deskriptif merupakan data-data yang terkumpul berupa kata dan gambar, bukan berupa angka-angka dengan bertujuan menggambarkan sasaran yang tepat, sifat-sifat individu, keadaan, gejala-gejala dari kelompok tertentu atau untuk menentukan frekuensi atau penyebaran suatu gejala frekuensi adanya hubungan tertentu antara suatu gejala-gejala yang lain dalam proses konversi knowledge (objek penulisan) pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara yang diperoleh melalui berbagai macam teknik pengumpulan data misalnya wawancara, studi dokumen, diskusi terfokus, atau observasi yang telah dituangkan dalam catatan lapangan (transkrip).
3.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Badan Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jalan Brigjen Katamso No.45-K Medan. Penelitian dilakukan dilokasi tersebut dengan alasan mengingat BPAD merupakan perpustakaan umum sebagai sumber informasi dan knowledge, maka dibutuhkan pengelolaan informasi dan knowledge melalui proses konversi knowledge sehingga BPAD tidak akan kehilangan keunggulannya dalam meghadapi persaingan dan tantangan di era globalisasi ini.
3.3 Teknik Penentuan Informan
Pemilihan informan sebagai sumber data dalam penelitian ini adalah berdasarkan pada asas subyek yang menguasai permasalahan, memiliki data, dan bersedia memberikan informasi lengkap dan akurat dengan berlatarbelakang ilmu perpustakaan. Penelitian kualitatif tidak dipersoalkan jumlah informan, tetapi bisa tergantung dari tepat tidaknya pemilihan informan kunci, dan komplesitas dari keragaman fenomena sosial yang diteliti. Dengan demikian, informan ditentukan dengan teknik Purposive sampling, yakni proses penentuan informan berdasarkan informan yang menguasai permasalahan, memiliki informasi dan data yang tepat, dan bersedia memberikan informasi lengkap dan akurat sesuai dengan obyek yang akan diteliti.
Adapun Informan Kunci (Key Informan) yang tepat dalam pemberian informasi dan data yang tepat dan akurat mengenai proses konversi knowledge pada BPAD ProvSU dalam penelitian ini adalah Sekretaris BPAD Provinsi Sumatera Utara yang selanjutnya memberikan petunjuk untuk mewawancarai dan mencari data dari Kasubbid layanan teknologi informasi, Pustakawan subbidang layanan teknologi informasi, Kasubbag Program, dan Pustakawan subbidang program.
3.4. Jenis dan Sumber Data
Dalam setiap penelitian, disamping menggunakan metode yang tepat juga diperlukan kemampuan memilih metode pengumpulan data yang relevan. Data merupakan faktor penting dalam penelitian, kerena di dalam setiap penelitian pasti memerlukan data. Sumber data yang digunakan:
1. Data Primer
Data primer dalam penelitian ini diperoleh secara langsung dari informan penelitian melalui wawancara dengan menggunakan alat bantu seperti pedoman wawancara dan catatan lapangan (observasi).
2. Data Sekunder
Data Sekunder dalam penelitian ini diperoleh melaui buku-Buku, artikel, serta jurnal mengenai Konversi Knowledge diperpustakaan dan dokumentasi lain yang berkaitan dengan penelitian.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Data adalah bahan keterangan tentang sesuatu objek penelitian yang lebih menekankan pada aspek materi, segala sesuatu yang hanya berhubungan dengan keterangan tentang suatu fakta yang ditemui peneliti di lokasi penelitian.
Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang dilakukan peneliti adalah sebagai berikut:
1. Wawancara Mendalam
Wawancara mendalam dalam penelitian ini dilakukan melalui tanya jawab secara langsung oleh peneliti dengan sejumlah informan yang telah ditetapkan untuk memberikan keterangan-keterangan yang berkaitan permasalahan penelitian.
Sebelum melakukan wawancara, peneliti terlebih dahulu menyusun daftar pertanyaan yang ditanyakan berkaitan dengan topik dan obyek penelitian, kemudian menjumpai informan kunci yaitu Sekretaris BPAD Provinsi Sumatera Utara secara langsung dengan
mengutarakan maksud dan tujuan terlebih dahulu, setelah itu peneliti langsung melakukan tanya jawab kepada informan. Selanjutnya informan kunci memberikan petunjuk informan berikutnya yang menguasai topik dan obyek penelitian yaitu : Kepala dan Pustakawan Sub Bidang Layanan Teknologi Informasi, Kepala dan Pustakawan Sub Bagian Program.
Metode wawancara digunakan untuk mengumpulkan data primer yaitu memperoleh data atau informasi dari informan secara langsung untuk proses pengolahan selanjutnya.
2. Observasi
Dalam pengumpulan data, peneliti melakukan observasi dengan melakukan pengamatan langsung ke objek penelitian yaitu Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara dengan cara mengamati, mewawancarai, dan mencatat segala informasi aktual yang berkaitan pada objek yang diteliti untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya.
3. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan yang dilakukan peneliti dalam pengumpulan data yaitu dengan cara mencari data serta informasi berdasarkan penelaan literatur atau referensi, baik yang bersumber dari buku-buku dan dokumen-dokumen, laporan-laporan, jurnal-jurnal, ,makalah- makalah yang pernah diseminarkan, Artikel-artikel dari berbagai sumber, termasuk internet maupun catatan-catatan penting yang
berkaitan dengan objek penelitian yaitu Konversi Knowledge pada BPAD Provinsi Sumatera Utara. Studi kepustakaan dilakukan sebagai acuan untuk pengumpulan data sekunder.
4. Dokumentasi
Metode dokumentasi dilaksanakan untuk melengkapi data yang diperoleh dari wawancara dan observasi. Dalam penulisan ini, peneliti melakukan teknik dokumentasi dengan cara mengumpulkan dokumen- dokumen resmi berupa tulisan, seperti buku-buku pedoman, laporan resmi, catatan harian, dan catatan observasi yang berhubungan dengan proses konversi knowledge pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
3.6 Instrumen Penelitian
Instrumen utama pengumpulan data pada sebuah penelitian kualitatif adalah peneliti itu sendiri, sebagaimana yang disebutkan Garna (1999, 33), bahwa
“instrumen penelitian adalah manusia itu sendiri, artinya peneliti perlu sepenuhnya memahami dan adaptif terhadap situasi sosial dalam kegiatan penelitian itu”.
Berhubungan instrumen penelitian kualitatif adalah peneliti itu sendiri, maka dalam penelitian ini, peneliti terjun ke lapangan dengan membawa diri sendiri untuk menghimpun sebanyak mungkin data, dengan membawa alat bantu yang diperlukan antara lain: pedoman wawancara, catatan lapangan (observasi), serta kamera.
3.7 Analisis Data
Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan dokumentasi, dengan cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke dalam unit-unit, melakukan sintesa, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari, dan membuat kesimpulan sehingga mudah dipahami oleh diri sendiri dan oranglain.
Miles dan Huberman (1992), mengungkapkan bahwa “Aktifitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus- menerus pada setiap tahapan penelitian sehingga sampai tuntas.”
Komponen dalam analisis data : 1. Reduksi data
2. Penyajian Data
3. Verifikasi atau penyimpulan data
Analisis data dimulai dengan melakukan wawancara mendalam dengan informan kunci, yaitu seseorang yang benar-benar memahami dan mengetahui situasi obyek penelitian. Setelah melakukan wawancara, analisis data dimulai dengan membuat transkrip hasil wawancara, dengan cara membuka kembali hasil catatan wawancara dan observasi, kemudian menuliskan kata-kata sesuai dengan apa yang ada dalam catatan obsevasi tersebut.
Setelah peneliti menulis hasil wawancara tersebut kedalam transkrip, selanjutnya peneliti harus membaca secara cermat untuk kemudian dilakukan reduksi data. Peneliti membuat reduksi data dengan cara membuat abstraksi, yaitu
mengambil dan mencatat informasi-informasi yang bermanfaat sesuai dengan konteks penelitian atau mengabaikan kata-kata yang tidak perlu sehingga didapatkan inti kalimatnya saja, tetapi bahasanya sesuai dengan bahasa informan.
Abstraksi yang sudah dibuat dalam bentuk satuan-satuan yang kemudian dikelompokkan dengan berdasarkan taksonomi dari domain penelitian.
3.8 Teknik Keabsahan Data
Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu.
Ada 3 (tiga) macam triangulasi data : 1. Triangulasi Sumber
Peneliti menggunakan triangulasi sumber dengan cara membandingkan data hasil observasi dengan data hasil wawancara, 2. Triangulasi Penyidik
Peneliti menggunakan triangulasi penyidik dengan cara pengecekan kembali tingkat kebenaran data melalui informan lainnya.
3. Triangulasi Teori
Peneliti menggunakan triangulasi teori dengan memanfaatkan lebih dari satu atau lebih teori pendukung.
Moleong (2000, 178) menyatakan :
Salah satu teknik keabsahan data adalah dengan menggunakan teknik triangulasi. Hal ini merupakan salah satu pemeriksaan keabsahan data
yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk kepentingan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data.
Pemeriksaan dan pengecekan dilakukan peneliti pada penelitian ini melalui sumber lain yaitu dengan cara membandingkan data hasil pengamatan hasil wawancara dengan teori yang dipakai.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah Sekretaris BPAD Provinsi Sumatera Utara, Kasubbid Layanan Teknologi Informasi beserta satu orang anggotanya, dan Kasubbag Program beserta satu orang anggotanya. Berikut adalah karakteristik informan pada penelitian ini:
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
NO. KODE INFORMAN INFORMAN
1 I1 Sekretaris BPAD Provinsi Sumatera Utara 2 I2 Kasubbid Layanan Teknologi Informasi 3 I3 Anggota Subbid Layanan Teknologi Informasi
4 I4 Kasubbag Program
5 I5 Anggota Subbag Program
Sebelum melakukan wawancara peneliti menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan melakukan wawancara serta menjelaskan apa yang menjadi topik penelitian dan mengapa mereka dipilih untuk menjadi informan. Penelitian ini dilakukan pada bidang layanan teknologi informasi dan bagian program guna mengetahui bagaimanakah proses konversi knowledge yang dilakukan oleh bidang
