LAPORAN
AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
Judul
SI RANSEL HUTAN
(Sistem Informasi Peredaran Hasil Hutan)
Disusun Oleh :
NAMA : NOFRITA KARONGKONG, S.Pd, MAP NIP : 19711119 199103 2 004
Sebagai Peserta
Pelatihan Kepemimpinan Administrator
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
TAHUN 2021
LEMBAR PENGESAHAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI UTARA
TAHUN 2021
Nama : NOFRITA KARONGKONG, S.Pd, MAP
NIP : 19711119 199103 2 004
Pangkat / Gol. Ruang : PEMBINA, IV/a
Jabatan : Kepala UPTD KPH Unit V
Unit Kerja : UPTD KPH Unit V Dinas Kehutanan Daerah
Provinsi Sulawesi Utara
SI RANSEL HUTAN
(SISTEM INFORMASI PEREDARAN HASIL HUTAN)
Tomohon, 21 September 2021
MENTOR,
RAINIER N. DONDOKAMBEY, S.Hut P e m b i n a
NIP. 19750608 200604 1 006
COACH,
IR. DJUHARDI JOROH, MSI Pembina Utama Madya NIP. 19650108 199203 1 009
PENGUJI,
Ir. JEFFERSON P. H. WAHA, MAP Pembina Utama Muda NIP. 19710613 200012 1 001
MENGETAHUI:
KEPALA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA,
Drs. MARHAEN R TUMIWA, M.Pd Pembina Utama Madya NIP. 19650509 198602 1 004
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI UTARA
TAHUN 2021
Nama : NOFRITA KARONGKONG, S.Pd, MAP
NIP : 19711119 199103 2 004
Pangkat / Gol. Ruang : PEMBINA, IV/a
Jabatan : Kepala UPTD KPH Unit V
Unit Kerja : UPTD KPH Unit V Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara
SI RANSEL HUTAN
(SISTEM INFORMASI PEREDARAN HASIL HUTAN)
MENTOR,
RAINIER N. DONDOKAMBEY, S.Hut Pembina
NIP. 19750608 200604 1 006
COACH,
IR. DJUHARDI JOROH, MSI Pembina Utama Madya NIP. 19650108 199203 1 009
i
KATA PENGANTAR
Puji Syukur hanya bagi kemulian Tuhan Yang Maha Kuasa, atas penyertaanNya sehingga penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini dapat terselesaikan.
Laporan ini merupakan bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan aksi perubahan selama menjalani Pelatihan Kepemimpinan Administrator Anggkatan I “Pola Baru” yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
Adapun yang menjadi core Area Perubahan yaitu terkait dengan kompetensi aparatur UPTD KPH Unit V serta pemanfaatan teknologi khususnya dalam pengumpulan dan pelaporan data Peredaran Hasil Hutan, yang selanjutnya dikemas dalam rangkaian aksi perubahan yang diberi judul “SI RANSEL HUTAN” yang merupakan akronim dari Sistem Informasi Peredaran Hasil Hutan.
Rampungnya Laporan Aksi Perubahan ini, tentunya tidak lepas dari dukungan berbagai pihak yang sudah membantu baik waktu, tenaga, biaya serta lainnya, sehingga pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Drs. Marhaen R. Tumiwa, M.Pd selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Sulawesi Utara;
2. Rainier N. Dondokambey, S.Hut selaku Mentor sekaligus Plt. Kepala Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara;
ii
3. Ir. Djuhardi Joroh, MSi selaku Coach sekaligus fasilitator dari Badan Diklat Provinsi Sulawesi Utara yang telah banyak memberikan sumbangan pemikiran, serta waktu dalam membimbing penulis;
4. Ir. Jefferson P. H. Waha, MAP selaku penguji yang banyak membantu memberikan masukan dan saran membangun bagi penulis;
5. Para Fasilitator dari BPSDM Provinsi Sulawesi Utara selaku pendidik yang telah membagi ilmu dan pengetahuan yang sangat bermanfaat.
6. Para Panitia Penyelenggara dari BPSDM Provinsi Sulawesi Utara 7. Serta semua pihak dan instansi yang telah mendukung penyusunan
laporan aksi perubahan ini.
Penulis menyadari laporan ini belumlah sempurna, masih banyak terdapat kekurangan baik dari segi penulisan maupun penyajiannya. Oleh karena itu, sangat diharapkan adanya sumbangsi saran, usul, masukan maupun kritik membangun yang sangat dibutuhkan demi kesempurnaan laporan ini.
Akhir kata, semoga kegiatan ini membawa hal positif bagi peningkatan kapasitas aparatur UPTD Kesatuan Pengelolaan Hutan Unit V Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara, sehingga berdampak pada pengelolaan yang baik serta terselenggaranya pelayanan prima.
Manado, September 2021 PENULIS,
NOFRITA KARONGKONG, S.Pd, MAP NIP.19711119 199103 2 004
iii DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang... 1
B. Analisis Masalah ... 3
1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi... 3
2. Area Fungsi Bermasalah ... 4
3. Area Perubahan ... 4
4. Analisis Masalah ... 4
C. Tujuan ... 7
1. Jangka Pendek ... 7
2. Jangka Menengah ... 7
3. Jangka Panjang ... 7
D. Manfaat ... 8
1. Manfaat Bagi Pekerja... 8
2. Manfaat Bagi Organisasi ... 8
3. Manfaat Bagi Stakeholders ... 8
BAB II. PROFIL KINERJA ORGANISASI ... 9
A. Profil Organisasi ... 9
B. Program, Kegiatan dan Capaian Kinerja ... 11
BAB III. RENCANA AKSI PERUBAHAN...……… ... 12
A. Terobosan/Inovasi ... 12
B. Milestone dan Tahapan Kegiatan ... 12
C. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan) ... 14
1. Identifikasi Stakeholders ... 14
iv
2. Peta Stakeholders... 16
3. Tugas Tim Kerja ... 17
4. Penilaian Stakeholders ... 20
5. Analisa Stakeholders ... 21
6. Mobilisasi Stakeholders ... 25
D. Manajemen Resiko ... 27
1. Potensi Kendala ... 27
2. Resiko yang dihadapi... 28
3. Strategi Mengatasi Kendala ... 29
BAB IV. DESKRIPSI PROSES DAN HASIL IMPLEMENTASI KEPEMIMPINAN AKSI PERUBAHAN ... 32
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 32
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi ... 32
2. Pengelolaan Budaya Kerja ... 33
3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi ... 36
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 41
1. Capaian Hasil Implementasi Aksi Perubahan ... 41
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ………… ... 52
BAB V. PENUTUP……… ... 53
A. Kesimpulan ... 53
B. Saran ... 53
DAFTAR PUSTAKA……… ... 54
LAMPIRAN……… ... 55
v
DAFTAR TABEL
NO JUDUL HALAMAN
1 Diagnosis Isu/Masalah 5
2 Matriks Tapisan Isu 6
3 Program, Kegiatan dan Capaian Kinerja 11 4 Milestone dan Tahapan Kegiatan per periode 13 5 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholders 22
6 Posisi Stakeholders 24
7 Manajemen Resiko 29
8 Capaian Aksi Perubahan 41
vi
DAFTAR GAMBAR
NO JUDUL HALAMAN
1 Struktur Organisasi UPTD KPH Unit V 11
2 Peta Stakeholders 16
3 Struktur Aksi Perubahan 17
4 Kuadran Analisis Stakeholders 21
5 (a,b,c) Pemetaan Jejaring 38
6 Jejaring Kerja Aksi Perubahan (setelah penataan ulang)
40
7 Konsultasi dan Koordinasi 43
8 Pembentukan Tim Kerja, Diskusi, dan Penandatanganan
44
9 Kegiatan Penyusunan Alur dan Alur Sistem Aplikasi
45
10 Aplikasi SI Ransel Hutan (beranda dan form login)
46
11 Aplikasi SI Ransel Hutan (dashboar dan menu dashboar)
47
12 Aplikasi SI Ransel Hutan (tamba data dan grafik data)
48
13 Penerapan SI Ransel Hutan di RPH Minahasa Tenggara
49
14 Penerapan SI Ransel Hutan di RPH Minahasa Selatan
50
15 Penerapan SI Ransel Hutan untuk RPH Minahasa dan Tomohon
51
16 Evaluasi Penerapan SI Ransel Hutan 52
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada era globalisasi seperti sekarang ini, teknologi digital sangat diperlukan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, yang bertujuan terselenggaranya pelayanan publik yang berkualitas serta terintegrasi dengan baik. Oleh karena itu diperlukan sistem pemerintahan berbasis elektronik, sebagaimana yang diamanatkan oleh Peraturan Presiden RI Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, serta Keputusan Presiden RI Nomor 3 Tahun 2021 tentang Satuan Tugas Percepatan dan Perluasan Digitalisasi Daerah. Hal ini pula ditindaklanjuti secara cepat oleh Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara melalui pembentukan dan pengukuhan Tim Percepatan dan Perluasan Digitalisasi Daerah (TP2DD) Provinsi Sulawesi Utara oleh Gubernur pada tanggal 31 Maret 2021. Selain itu, pelaksanaan PKA Provinsi Sulawesi Utara yang sedang berlangsung saat ini, juga mengusung tema yang sama yakni Digitalisasi Pemerintahan.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor : 41 Tahun 1999 tentang kehutanan, yang dijabarkan melalui Peraturan Gubernur Sulawesi Utara Nomor 52 Tahun 2017 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Daerah pada Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Tipe A Provinsi Sulawesi Utara, yang antara lain di dalamnya memuat tugas pokok dan fungsi KPH. Salah satu tugas dan fungsi yang berkaitan dengan
2
rencana aksi adalah Penyelenggaraan Urusan Pengelolaan Hutan.
Dalam pelaksanaan pengelolaan hutan, salah satu kegiatan yang termasuk di dalamnya adalah Penatausahaan Hasil Hutan (PUHH).
Penatausahaan Hasil Hutan sendiri adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan atas perencanaan produksi, pemanenan atau penebangan, pengukuran dan pengujian, penandaan, pengangkutan/peredaran, pengolahan dan pemasaran hasil hutan.
UPTD KPH Unit V memiliki luas wilayah kerja 57.287,12 Ha yang terdiri dari 4 Kabupaten/ Kota yaitu Minahasa, Tomohon, Minahasa Tenggara dan Minahasa Selatan. Besarnya wilayah kerja tersebut menuntut perhatian yang ekstra termasuk di dalamnya pengangkutan/peredaran hasil hutan. Ketersedian data pengangkutan/peredaran hasil hutan yang akuntabel dan terintegrasi dengan baik sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kawasan hutan itu sendiri, baik dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan, pelaporan dan lain sebagainya. Kondisi rill di unit kerja KPH Unit V terkait pengumpulan dan penyajian data peredaran hasil hutan belumlah optimal, dimana masih sangat terbatasnya sumber daya aparatur yang memiliki kompetensi dalam pengumpulan data di lapangan serta penyajiannya. Hal tersebut disebabkan oleh belum adanya wadah berupa Sistem Informasi Peredaran Hasil Hutan yang dapat mengintegrasikan secara baik data pelaporan peredaran hasil hutan.
Hal inilah yang menjadi landasan perlunya dilakukan sebuah real action melalui pelaksanaan rencana aksi ini.
3 B. Analisis Masalah
Sebagaimana yang telah tertuang dalam Peraturan Gubernur Sulawesi Utara Nomor 52 Tahun 2017 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Daerah pada Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Tipe A Provinsi Sulawesi Utara, unit kerja UPTD KPH Unit V memiliki beberapa tugas dan fungsi organisasi yang harus dijalankan. Namun dalam penyelenggaraannya, tidak lepas dari berbagai permasalahan yang dapat menjadi penghalang suksesnya pelaksanan program dan kegiatan. Sebagai upaya meminimalisir hal tersebut maka dilakukan pembagian tugas dari masing-masing komponen organisasi.
1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi
Adapun tugas yang menjadi tanggungjawab kerja adalah sebagai berikut:
a. Pengkoordinasian, pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas;
b. Penyusunan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan teknis operasional dan teknis pengelolaan hutan;
c. Penyelenggaraan urusan ketatausahaan;
d. Penyelenggaraan urusan pengelolaan hutan
e. Pelaporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas;
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
4 2. Area Fungsi Bermasalah
Dari tugas dan fungsi di atas, salah satu yang merupakan area fungsi yang dianggap bermasalah adalah “Penyelenggaraan Urusan Pengelolaan Hutan”.
3. Area Perubahan
Pelaksanaan tugas pokok penyelenggaraan urusan pengelolaan hutan, terdiri dari berbagai fungsi di antaranya Penatausahaan Hasil Hutan (PUHH) yang selanjutnya dijadikan sebagai area perubahan. Penatausahaan Hasil Hutan sendiri adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan atas perencanaan produksi, pemanenan atau penebangan, pengukuran dan pengujian, penandaan, pengangkutan/peredaran, pengolahan dan pemasaran hasil hutan.
Dengan memperhatikan definisi PUHH tersebut di atas, maka secara lebih rinci ditentukan core area yang akan dijadikan focus perubahan yakni terkait dengan Peredaran Hasil Hutan.
4. Analisis Masalah
a. Identifikasi Isu/Masalah
Berdasarkan area perubahan yang telah diketahui, selanjutnya dilakukan identifikasi isu atau masalah yang terjadi serta penyebab terjadinya permasalahan tersebut, sebagaimana tabel diagnosis masalah di bawah ini.
5
Tabel 1. Diagnosis Isu/Masalah
No. TUPOKSI MASALAH PENYEBAB DAN SOLUSI
1. Penyelengga raan urusan pengelolaan hutan/Penata usahaan hasil Hutan (peredaran hasil hutan)
1.
2.
3.
Kurangnya pembinaan dan bimbingan terkait
pengelolaan hutan dan peredaran hasil hutan
Belum efektifnya pengadministr asian data peredaran hasil hutan dari setiap pos peredaran
Pelaporan data peredaran hasil hutan belum efektif
PENYEBAB :
1. Kurangnya diklat terkait peningkatan kapasitas aparatur
2. Terbatasnya tenaga wasganis LANGKAH/SOLUSI :
1. Meningkatkan keikutsertaan diklat dan pelatihan
2. Menambah tenaga wasganis PENYEBAB :
1. Belum adanya format baku administrasi peredaran hasil hutan
LANGKAH/SOLUSI :
1. Menyusun format pengarsipan peredaran hasil hutan
PENYEBAB :
1. Belum adanya sistem informasi peredaran hasil hutan yang efektif 2. Terbatasnya sarana
penunjang pelaporan
3. Masih rendahnya kompetensi aparatur terkait pelaporan data peredaran hasil hutan LANGKAH/SOLUSI :
1. Membangun sistem informasi peredaran hasil hutan
2. Menyediakan sarana penunjang basis data 3. Melaksanakan kegiatan
peningkatan kapasitas aparatur melalui penerapan pelaporan menggunakan sistem informasi yang terintegrasi.
6 b. Penetapan Masalah
Sesuai tabel diagnosis masalah diperoleh tiga isu yang dapat diidentifikasi sebagai area aksi perubahan. Selanjutnya isu-isu tersebut dilakukan analisis menggunakan USG guna memperoleh atau menentukan isu/masalah prioritas.
Tabel 2. Matriks Tapisan Isu
KETERANGAN SCORE
U = URGENSIF 5 = SANGAT URGENSIF/ SERIOUSNESS/
GROWTH
S = SERIOUSNESS 4 = URGENSIF/ SERIOUSNESS/
GROWTH
G = GROWTH 3 = KURANG URGENSIF/ SERIOUSNESS/
GROWTH
2 = TIDAK URGENSIF/ SERIOUSNESS/
GROWTH
1 = SANGAT TIDAK URGENSIF/
SERIOUSNESS/ GROWTH
Berdasarkan matriks tapisan isu aktual di atas maka dapat ditetapkan masalah prioritas yang memiliki bobot nilai tertinggi
NO ISU U S G TOTAL RANGKING
1 Kurangnya pembinaan dan bimbingan terkait
pengelolaan hutan dan peredaran hasil hutan
3 3 4 10 III
2 Belum efektifnya
pengadministrasian data peredaran hasil hutan dari setiap pos peredaran
4 5 3 12 II
3 Pelaporan data peredaran
hasil hutan belum efektif 5 5 4 14 I
7
yaitu pelaporan data peredaran hasil hutan belum efektif.
Sehingga isu/masalah ini dijadikan sebagai sebuah kendala yang harus dibenahi, melalui aksi perubahan.
C. Tujuan
Secara umum tujuan yang hendak dicapai dalam aksi perubahan ini adalah terbangunnya Sistem Informasi Peredaran Hasil Hutan di wilayah kerja UPTD KPH Unit V melalui pemanfaatan IT yang terintegrasi. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka dirumuskan tujuan secara berkala sebagai berikut:
1. Jangka Pendek
- Tersedianya Mobile Aplikasi SI RANSEL HUTAN
- Terlaksananya penerapan pelaporan menggunakan Mobile Aplikasi SI RANSEL HUTAN.
2. Jangka Menengah
- Development Mobile Aplikasi SI RANSEL HUTAN melalui Co-Creation.
3. Jangka Panjang
- Tersedianya sarana dan prasarana Data Base yang memadai.
8 D. Manfaat
Manfaat yang diperoleh dari aksi perubahan ini terdiri dari beberapa komponen yaitu:
1. Manfaat Bagi Peserta
a. Sebagai sarana pembelajaran menambah wawasan dan pengalaman untuk menjadi seorang pemimpin yang berintegritas, kreatif, inovatif, dan mempunyai loyalitas tinggi serta dapat dijadikan sebagai role model dalam membangun organisasi.
2. Manfaat Bagi Organisasi
a. Data yang dihasilkan dari kegiatan pengumpulan dan pengambilan di lapangan lebih baik;
b. Kualitas Perencanaan Kawasan Hutan meningkat;
c. Akses kebutuhan informasi Peredaran Hasil Hutan KPH Unit V semakin mudah;
d. Arsip dokumen Peredaran Hasil Hutan tersimpan secara aman dalam bentuk soft file dalam Data Base.
3. Manfaat Bagi Stakeholders
a. Mempermudah pengambilan dan pengumpulan data di lapangan;
b. Meningkatnya kompetensi aparatur terkait pelaporan data Peredaran Hasil Hutan.
9 BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Profil Organisasi
Pengelolaan hutan dengan sistem KPH di Sulawesi Utara dimulai dengan pembagian wilayah KPH di Provinsi Sulawesi Utara dengan Keputusan Menteri Kehutanan Nomor: SK.796/Menhut-VII/2009 tanggal 7 Desember 2009 yang terdiri atas 9 Unit KPH yang meliputi 4 unit KPHL dan 5 unit KPHP. Seiring dengan kebijakan Pemerintah sebagaimana amanat Undang-Undang (UU) Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara telah membentuk UPTD Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara, melalui Peraturan Gubernur Provinsi Sulawesi Utara Nomor: 52 Tahun 2017, tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Daerah pada Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Tipe A, termasuk di dalamnya UPTD KPH Unit V.
Wilayah kelola UPTD KPH Unit V terdapat di Kabupaten Minahasa, Kabupaten Minahasa Tenggara, Kabupaten Minahasa Selatan dan Kota Tomohon dengan luasan kawasan hutan lebih kurang seluas 57.287,12 ha dengan rincian fungsi Hutan Lindung (HL) seluas 26,598,24 ha dan Hutan Produksi seluas 30.688,88 ha. Berdasarkan Peraturan Gubernur Sulawesi Utara Nomor 52 Tahun 2017, struktur organisasi UPTD KPH Unit V terdiri dari:
1. Kepala UPTD Kesatuan Pengelolaan Hutan (KPH) Unit V
10 2. Sub Bagian Tata Usaha
3. Seksi Perencanaan dan Pemanfaatan Hutan
4. Seksi Perlindungan, Konservasi Sumber Daya Alam Ekosistem dan Pemberdayaan Masyarakat.
UPTD Kesatuan Pengelolaan Hutan (KPH) Unit V (Minahasa, Minahasa Tenggara, Minahasa Selatan dan Tomohon) Kelas A mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:
1. Tugas UPTD KPH Unit V
Melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan teknis penunjang di bidang pengelolaan hutan
2. Fungsi UPTD KPH Unit V
a. Pelaksanaan tata hutan dan penyusunan rencana pengelolaan hutan;
b. Pelaksanaan pemanfaatan hutan dan penggunaan kawasan hutan;
c. Pelaksanaan rehabilitasi dan reklamasi hutan;
d. Pelaksanaan perlindungan hutan dan konservasi hutan alam;
e. Pelaksanaan pemberdayaan masyarakat disekitar hutan;
f. Pengelolaan urusan tata usaha;
g. Pembinaan jabatan fungsional; dan
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan
11
FISIK KEUANGAN FISIK KEUANGAN 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
Kegiatan Penyediaan Kebutuhan Administrasi Umum 100 76,104,000 96.07 73,112,611 96,07 % Kegiatan Penyediaan Kebutuhan Administrasi Keuangan 100 37,720,000 99.87 37,670,000 99,87 % Kegiatan Penyediaan Kebutuhan Administrasi Barang/Jasa 100 12,004,000 100.00 12,004,000 100 % Kegiatan Pelaksanaan Rapat Koordinasi dan Konsultasi 100 4,806,000 100.00 4,806,000 100 % 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor 100 1,533,000 100.00 1,533,000 100 % Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional 100 30,500,000 100.00 30,500,000 100 % 3. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan
Capaian Kinerja dan Keuangan
Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun 100 2,637,500 100.00 2,637,500 100 % Penyusunan Laporan Bulanan SKPD 100 2,100,000 100.00 2,100,000 100 % 4. Program Perencanaan Perangkat Daerah
Penyusunan Rencana Kerja SKPD 100 4,720,000 100.00 4,720,000 100 % 5. Perlindungan dan konservasi sumber daya hutan
Pengamanan Hutan 100 10,544,000 100.00 10,544,000 100 %
6. Program Pembinaan dan penertiban Industri Hasil Hutan
Pembinaan Pemegang Industri dan Pemasaran Hasil Hutan 100 3,125,000 100.00 3,125,000 100 % 100 185,793,500 98.36 182,752,111 98,36 % J U M L A H
NO PROGRAM/KEGIATAN/SUB KEGIATAN
TARGET KINERJA TAHUN 2020
REALISASI KINERJA
TAHUN 2020 % CAPAIAN KINERJA
Gambar 1. Struktur Organisasi UPTD KPH Unit V
B. Program, Kegiatan dan Capaian Kinerja
Tabel 3. Program, Kegiatan dan Capaian Kinerja
12 BAB III
RENCANA AKSI PERUBAHAN
A. Terobosan/Inovasi
Berdasarkan analisis masalah yang diperoleh rencana aksi perubahan, maka terobosan/inovasi yang akan dilakukan adalah:
a. Membangun Sistem Informasi Peredaran Hasil Hutan
Kegiatan ini dilakukan mulai dari merancang aplikasi pelaporan peredaran hasil hutan melalui mobile aplikasi SI Ransel Hutan, membangun dan menyiapkan sarana prasarana basis data, serta menyiapkan operator/tenaga pengelola data.
b. Melaksanakan peningkatan kapasitas aparatur melalui penerapan penggunaan aplikasi dalam pelaporan data peredaran hasil hutan.
B. Milestone dan Tahapan Kegiatan
Sebagai upaya mewujudkan tujuan pelaksanaan rencana aksi yang terdiri dari tujuan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang maka dilakukan beberapa tahapan kegiatan sebagai tabel di bawah ini.
13
Tabel 4. Milestone dan Tahapan Kegiatan per periode
Jangka Pendek
No Tahap Utama Pelaksana Output Waktu
1. Koordinasi dan konsultasi dengan pihak-pihak terkait perencanaan
Pelaksanaan Kegiatan Aksi Perubahan
- Kepala Dinas (Mentor)
- Kabid PKSDAE dan PM
- Kabid PPH
Action Leader - Dokumentasi 4 Hari, Minggu Ke III Juli 2021
2. Pembentukan Tim Kerja Action Leader - SK Kepala Dinas Kehutanan - Surat Pernyataan Dukungan - Dokumentasi
3 Hari,
Minggu Ke IV Juli 2021
3. Pertemuan/diskusi Tim Kerja
Action Leader - Undangan - Daftar Hadir - Notulensi - Dokumentasi
1 Hari,
Minggu Ke IV Juli 2021 4. Pembuatan Aplikasi SI
Ransel Hutan
Tim Kerja Desain dan Pelatih Aplikasi
- Alur Kerja Sistem
- Mobile Aplikasi SI Ransel Hutan
- Dokumentasi
10 Hari, Minggu Ke I s/d II Agustus 2021
5. Penerapan SI Ransel Hutan
Action Leader dan Tim Kerja Desain dan Pelatih Aplikasi
- Dokumentasi 3 Hari, Minggu Ke II Agustus 2021
6. Evaluasi penerapan SI Ransel Hutan
Action Leader - Laporan 1 Hari,
Minggu Ke IV Agustus 2021
14 Jangka Menengah
Jangka Panjang
C. Sumber Daya (Peta/Pemanfaatan)
1. Identifikasi Stakeholders
Aksi perubahan ini melibatkan stakeholders yang mempunyai pengaruh dan atau dipengaruhi oleh aksi perubahan ini. Adapun yang terlibat sebagai stakeholders merupakan pihak-pihak internal yang terdiri dari:
1. Kepala Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara;
2. Kepala Bidang PKSDAE 3. Kepala Bidang PPH
4. Kepala Seksi PPH KPH Unit V
No Tahap Utama Waktu
1. Pengumpulan ide dan gagasan dari pihak eksternal
Februari 2022 2. Pengembangan mobile aplikasi SI Ransel
Hutan
3. Penerapan SI Ransel Hutan versi terbaru 4. Evaluasi
No Tahap Utama Waktu
1. Persiapan pelaksanaan kegiatan peningkatan sarpras Data Base
Tahun 2023 2. Pengadaan/penambahan sarana dan
prasarana Data Base 3. Pengoperasian 4. Evaluasi
15
5. Kepala Seksi PKSDAE dan PM KPH Unit V 6. Koordinator Penyuluh Kehutanan
7. KRPH Tomohon 8. KRPH Minahasa
9. KRPH Minahasa Tenggara 10. KRPH Minahasa Selatan 11. Polhut
12. Penyuluh Kehutanan 13. Staf PPH dan PKSDAE 14. THL Pembantu Polhut
16 2. Peta Stakeholder
Gambar 2. Peta Stakeholders
17 3. Tugas Tim Kerja
Gambar 3. Struktur Aksi Perubahan
Penjelasan peran dan tugas dari masing-masing pihak yang terlibat dalam rencana aksi perubahan sesuai tujuan jangka pendek adalah sebagai berikut:
1. Action leader adalah Kepala UPTD Kesatuan Pengelolaan Hutan Unit V Minahasa, Minahasa Tenggara, Minahasa Selatan, dan Tomohon. Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara dengan peran dan tugas sebagai berikut:
Menyusun rencana kerja dan jadwal pelaksanaan kegiatan;
18
Mengkoordinasikan dan membagi tugas tim kerja dalam pencapaian tujuan aksi perubahan;
Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan stakeholders untuk mendukung pencapaian tujuan aksi perubahan;
Melaksanakan seluruh kegiatan untuk tercapainya tujuan aksi perubahan.
2. Mentor adalah Kepala Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara sebagai atasan langsung dari Action Leader, dengan peran sebagai berikut:
Membimbing dan memberikan arahan kepada Action Leader dalam perumusan masalah;
Memberikan dukungan dan persetujuan terhadap ide gagasan dan rancangan aksi perubahan;
Memantau perkembangan sesuai milestone yang ditetapkan.
3. Coach adalah Ir. Djauhardi Joroh, MSi, dengan peran dan tugas sebagai berikut:
Memberikan motivasi, masukan dan melakukan monitoring terhadap penyusunan rancangan aksi perubahan dan aksi perubahan;
Memberikan feedback terhadap laporan perkembangan aksi perubahan.
19 4. Tim Efektif,
a. Tim Kerja Desain dan Pelatih Aplikasi Sistem Informasi Peredaran Hasil Hutan dengan peran dan tugas sebagai berikut :
Membuat mobile aplikasi SI Ransel Hutan;
Melatih penggunaan Aplikasi SI Ransel Hutan.
b. Tim Kerja Operator Komputer Basis Data dengan peran dan tugas sebagai berikut :
Memantau pengumpulan data dari petugas lapangan;
Merekap dan menampilkan data setiap bulan;
Mengidentifikasi masalah-masalah dan kejanggalan- kejanggalan data yang masuk dan langsung memberikan arahan perbaikan kepada petugas lapangan.
c. Tim Kerja Pengumpulan Data yang terdiri dari seluruh personil di Pos Polisi Kehutanan dan Resort Pengelolaan Hutan Tomohon, Minahasa, Minahasa Tenggara dan Minahasa Selatan. Dengan peran dan tugas melakukan pengumpulan data lapangan secara real time setiap hari terhadap peredaran hasil hutan melalui aplikasi SI Ransel Hutan.
20 4. Penilaian Stakeholders
Pada pelaksanaan aksi perubahan ini, peranan stakeholders dikelompokkan ke dalam dua kategori, yaitu stakehoders dengan Pengaruh Besar dan Pengaruh Kecil. Stakeholders dengan pengaruh besar artinya pihak yang memiliki pengaruh langsung terhadap upaya pelaksanaan aksi perubahan, sedangkan stakeholders pengaruh kecil artinya stakeholders yang sifatnya menunjang/mendukung terhadap upaya peningkatan, penggunaan dan keberhasilan pelaksanaan aksi perubahan ini. Begitu pula berdasarkan kepentingan, dikelompokkan ke dalam stakeholders dengan kepentingan besar dan kepentingan kecil. Kepentingan besar yaitu stakeholders yang sangat menentukan terkait dengan aksi perubahan dan perannya tidak bisa digantikan oleh stakeholders lainnya. Sedangkan stakeholders dengan kepentingan kecil adalah stakeholders yang keberadaanya berkaitan dengan pengembangan aplikasi, tetapi tidak sampai memberi dampak kestabilan jalannya aksi perubahan karena tidak berhubungan secara langsung.
Sebagaimana peta stakeholders pada poin 2 di atas, dapat dilihat beberapa hubungan yang tercipta antar stakeholders yaitu hubungan Anggaran, Konsultasi, Koordinasi, Perintah, Informasi serta Pelaporan. Namun pada pelaksanaan aksi perubahan kemungkinan jenis hubungan anggaran tidak akan ada.
Selanjutnya jenis posisi stakeholder yang ada, terdiri dari jenis
21
posisi Mendukung (+), Menentang (-), dan Netral (+/-). Posisi stakeholder dikatakan mendukung apabila menerima aksi perubahan, serta dikatakan menentang apabila bersikap menolak terhadap aksi perubahan. Pada posisi netral dimaksudkan apabila yang bersangkutan dalam posisi yang tergantung situasi, terkadang bisa menerima tetapi terkadang tidak bisa menerima. Namun diharapan pada pelaksanaanya seluruh stakeholder berada pada jenis posisi mendukung.
5. Analisa Stakeholders
Analisis stakeholders diperlukan guna memetakan/mengetahui pengaruh, kepentingan maupun posisi dari masing-masing stakeholders terkait dengan pelaksanaan aksi perubahan, sehingga mampu menentukan strategi maupun kebijakan yang akan digunakan.
Gambar 4. Kuadran Analisis Stakeholders
22 Penjelasan :
a. Promotors adalah stakeholder yang memiliki kepentingan besar dan juga memiliki pengaruh besar terhadap upaya proyek perubahan.
b. Latens adalah stakeholder yang memiliki kepentingan kecil tetapi mempunyai pengaruh yang besar terhadap proyek perubahan.
c. Apathetics adalah Stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh yang kecil terhadap proyek perubahan.
d. Defenders adalah Stakeholder yang memiliki pengaruh yang kecil namun mempunyai kepentingan yang besar.
Tabel 5. Pengaruh dan Kepentingan Stakeholders
No STAKEHOLDRS PENGARUH KEPENTINGAN KETERLIBATAN
Besar Kecil Besar Kecil
INTERNAL
1. Kepala Dinas
Kehutanan √ √
Memiliki peran yang besar sebagai pengambil
kebijakan utama sekaligus sebagai mentor
2. Kabid PPH √ √
Bertanggung jawab terhadap PUHH lingkup Dinas Kehutanan
3. Kabid PKSDAE √ √
Memiliki kewenangan berkaitan dengan dokumen
pengangkutan hasil hutan lingkup Dinas Kehutanan
23
4. Kasie. PPH √ √
Bertanggung jawab terhadap PUHH di KPH Unit V
5. Kasie. PKSDAE √ √
Bertanggung jawab terhadap dokumen pengangkutan hasil hutan di KPH Unit V
6. Koord. Penyuluh
Kehutanan √ √
Memiliki kepentingan terhadap KTH sebagai sumber HHBK
7. KRPH Minahasa
Tenggara √ √
Mengkoordinir pengumpulan data peredaran di wilayah kab. Mitra
8. KRPH Tomohon √ √
Mengkoordinir pengumpulan data peredaran di wilayah kota Tomohon
9. KRPH Minahasa √ √
Mengkoordinir pengumpulan data peredaran di wilayah kab.
Minahasa
10. KRPH Minahasa
Selatan √ √
Mengkoordinir pengumpulan data peredaran di
wilayah kab. Minsel
11. Staf PPH dan
PKSDAE √ √
Bertugas mengumpulkan data peredaran dan membuat rekap per periode
12. Polisi Kehutanan √ √
Mengumpulkan data Peredaran di lapangan
13. Penyuluh Kehutanan √ √ Mengumpulkan
data peredaran HHBK di KTH
14. THL Pembantu
Polhut √ √
Membantu mengumpulkan data peredaran hasil hutan
24
Selain analisa terkait tingkat pengaruh dari masing-masing stakeholder sebagaimana yang ditunjukan tabel di atas, perlu juga melakukan analisis terkait dengan posisi setiap stakeholder yang ada. Hal ini bertujuan untuk mengetahui siapa-siapa saja yang mendukung, menentang maupun bersikap netral terhadap proses pelaksanaan proyek perubahan.
Tabel 6. Posisi Stakeholders
No STAKEHOLDRS POSISI KETERLIBATAN
Mendukung Menentang Netral
INTERNAL
1. Kepala Dinas
Kehutanan √
Sangat mendukung aksi perubahan ini karena berpengaruh pada peningkatan kualitas
pelayanan organisasi. Selain itu berperan sebagai sebagai mentor dalam aksi
perubahan ini.
2. Kabid PPH √
Mendukung kegiatan ini oleh karena berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi.
3. Kabid PKSDAE √
Mendukung kegiatan ini oleh karena berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi.
4. Kasie. PPH √
Sangat mendukung kegiatan ini oleh karena berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi serta berdampak pada peningkatan pelayanan di UPTD KPH Unit V .
5. Kasie. PKSDAE √
Sangat mendukung kegiatan ini oleh karena berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi serta berdampak pada peningkatan pelayanan di UPTD KPH Unit V.
25 6. Koord. Penyuluh
Kehutanan √
Sangat mendukung kegiatan ini oleh karena berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi serta berdampak pada peningkatan pelayanan di UPTD KPH Unit V.
7. KRPH Minahasa
Tenggara √
Mendukung karena memiliki tanggung jawab
pengumpulan data peredaran di wilayah Kab. Mitra.
8. KRPH Tomohon √
Mendukung karena memiliki tanggung jawab
pengumpulan data peredaran di wilayah kota Tomohon.
9. KRPH Minahasa √
Mendukung karena memiliki tanggung jawab
pengumpulan data peredaran di wilayah Kab. Minahasa.
10. KRPH Minahasa
Selatan √
Mendukung karena memiliki tanggung jawab
pengumpulan data peredaran di wilayah Kab. Minsel.
11. Staf PPH dan
PKSDAE √
Mendukung karena
merupakan kerja tanggung jawab yang ada di seksi.
12. Polisi Kehutanan √
Mendukung karena merupakan tugas
pengamanan peredaran hasil hutan.
13. Penyuluh Kehutanan √ Mendukung dengan nilai sedang.
14. THL Pembantu
Polhut √
Mendukung namun dengan nilai yang rendah, hampir kearah posisi netral.
6. Mobilisasi Stakeholder
Untuk dapat memobilisasi setiap stakeholders maka diperlukan strategi atau pendekatan, yaitu melalui penerapan komunikasi efektif. Strategi komunikasi merupakan paduan dari perencanaan komunikasi dan managemen komunikasi untuk mencapai satu tujuan. Dilakukan secara berbeda tergantung pada situasi dan kondisi.
26
Strategi komunikasi yang di gunakan oleh Action Leader yaitu dengan membangun komunikasi yang baik dengan Tim Kerja agar Aksi Perubahan berjalan dengan baik. Dalam pelaksanaan Aksi Perubahan ini, strategi komunikasi dilakukan secara:
1. Terbuka, Kunci utama untuk menciptakan komunikasi yang efektif adalah transparansi yaitu informatif dan jujur dalam berkomunikasi;
2. Terstruktur, komunikasi terstruktur dilakukan terhadap Kelompok Kerja agar mudah di mengerti;
3. Bersemangat, komunikasi dikemas dengan nuansa bersemangat untuk memastikan audiens segera bertindak setelah menerima pesan;
4. Seimbang, mengatur frekuensi instruksi agar tidak menyebabkan kebingungan dalam pelaksanaan tugas;
5. Profesional, melakukan komunikasi tanpa adanya kepentingan pribadi dalam lingkungan kerja;
6. Wording, pemilihan kata yang tepat akan menjadikan komunikasi lebih efektif;
Membangun suatu komunikasi antara dua orang maupun kelompok baik secara lisan maupun tulisan membutuhkan suatu kesabaran untuk terciptanya suasana yang menyenangkan dan mencapai tujuan yang di harapkan.
Bentuk strategi komunikasi yang di bangun dalam Tim Kerja:
27
1. Kepala Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara memberikan instruksi dan arahan kepada Tim melalui Surat Keputusan Pembentukan Tim Kerja serta mengawasi jalannya Aksi Perubahan.
2. Action Leader, memerintahkan kepada Kelompok Kerja mengenai pelaksanaan Aksi Perubahan
3. Komunikasi Top Down, komunikasi yang di lakukan atasan kepada bawahan ketika adanya informasi mengenai Aksi Perubahan.
4. Komunikasi Internal, komunikasi yang terjadi antar sesama Tim Kerja.
D. Manajemen Resiko
Dalam pelaksanan aksi perubahan ini maka akan timbul beberapa resiko. Oleh karena itu, diperlukan manajemen resiko yang meliputi Identifikasi Resiko, Penyebab, Akibat dan Solusinya.
1. Potensi Kendala
Pada saat penerapan aksi perubahan, kemungkinan akan ditemui beberapa kendala yang muncul dalam pelaksanaan Aksi Perubahan yaitu kendala Internal dan Eksternal.
a. Kendal Internal :
Pelaksanaan Implementasi Aksi Perubahan harus menyesuaikan dengan pelaksanaan tugas lain, sehingga menimbulkan kendala yaitu terbatasnya waktu beberapa
28
anggota Kelompok Kerja, sehingga pelaksanaan implementasi aksi perubahan tertunda dan bergeser dari jadwal yang diharapkan karenakan tugas kedinasan lain yang harus dilaksanakan. Selanjutnya kemungkinan kendala internal yang dihadapi adalah hilangnya basis data oleh karena kerusakan pada media penyimpanan.
b. Kendala Eksternal :
Pengumpulan data terlambat atau tertunda oleh karena petugas penginput data berada di area dengan signal internet lemah.
Selain itu kemungkinan terjadi basis data tidak akurat atau salah yang disebabkan karena petugas penginput belum paham cara penggunaan aplikasi.
2. Resiko yang dihadapi
Berdasarkan potensi kendala yang mungkin terjadi, baik secara internal maupun eksternal dalam pelaksanaan aksi perubahan, jika tidak diantisipasi sedini mungkin, sehingga menimbulkan resiko yang akan dihadapi antara lain: target waktu implementasi maupun pembuatan aplikasi yang ditentukan tidak tercapai, data tidak terkirim ke server, data tidak terkirim atau data yang terkirim salah, data tidak bisa disajikan.
29 3. Strategi mengatasi kendala
Secara teknis, kendala-kendala tersebut di atas, dapat diatasi dengan melakukan beberapa tindakan solusi antara lain : membuat tahapan perencanaan yang baik, mempertimbangkan kompleksitas aplikasi, menetukan fitur dan fungsi fitur yang diperlukan serta sistem operasi yang dipakai. Selanjutnya solusi mengatasi kendala ketika penginput lagi berada di lokasi dengan signal lemah, yaitu dengan mengumpulkan data secara manual/ditulis tangan kemudian dikirim ketika telah memperoleh akses internet baik.
Strategi selanjutnya, melakukan pendampingan/bimbingan tata cara penginputan menggunakan aplikasi SI RANSEL HUTAN.
Rutin mencadangkan basis data di layanan penyimpanan online gratis seperti One Drive atau Cloud maupun Hard Disk external.
Lebih jelasnya strategi mengatasi kendala dapat dilihat pada tabel manajemen resiko di bawah ini.
Tabel 7. Manajemen Resiko
No Identifikasi Resiko
Penyebab Akibat Solusi
1. Pembuatan mobile aplikasi SI Ransel Hutan terhambat/tid ak berjalan dengan lancar
Perencanaan maupun desain aplikasi kurang tepat,
Target waktu pembuatan yang
ditentukan tidak tercapai;
banyak fitur yang tidak perlu
Membuat tahapan perencanaan yang baik,
mempertimbangkan kompleksitas aplikasi, menentukan fitur dan fungsi fitur yang
diperlukan serta sistem operasi yang dipakai
30 2 Pengumpulan
data terlambat/
tertunda
Pentugas penginput berada di area dengan Signal internet lemah
Data tidak terkirim ke server
Data di tulis tangan untuk kemudian dikirim secara online di area dengan signal internet kuat
3 Basis data tidak
akurat/Salah
Pentugas penginput belum paham cara
penggunaan aplikasi
Data tidak terkirim atau data yang terkirim salah
Pendampingan/Bimbin gan tata cara
penginputan
menggunakan aplikasi SI RANSEL HUTAN 4. Hilangnya
basis data
Hardisk
komputer basis data rusak
Data tidak bisa disajikan
Rutin mencadangkan basis data di layanan penyimpanan online gratis seperti One Drive atau Cloud maupun Hard Disk external.
Pada dasarnya manajemen resiko pada aksi perubahan ini, dapat bekerja dengan baik, diperlukan konsep pendayagunaan yang benar-benar terintegrasi satu dengan yang lainnya. Adapun konsep jejaring yang digunakan sebagai berikut:
a. Pembagian peran dan tanggungjawab dalam jejaring kerja haruslah tepat sehingga dapat memperkuat keterhubungan, komunikasi dan pertukaran sumber daya di dalam jejaring;
b. Pendayagunaan jejaring kerja aksi perubahan dilakukan dengan menambah kesempatan pertukaran sumber daya melalui pengembangan kegiatan-kegiatan tatap muka bersama ataupun dengan menggunakan teknologi informasi (media bertukar pesan misalnya WhatsApp) yang meningkatkan keterhubungan
31
para pihak di dalam jejaring dan mempermudah untuk saling bertukar sumber daya;
c. Memantapkan koordinasi antar pihak.
Selain cara kerja jejaring sebagaimana di atas, action leader dalam kolaborasi ini perlu menerapkan strategi merangkul dan bekerjasama dengan menerapkan pendekatan antara lain:
a. Keterbukaan ide, informasi dan koneksi;
b. Menumbuhkan rasa saling percaya antar stakeholder;
c. Menejemen konflik secara konstruktif;
d. Strategi komunikasi yang efektif;
e. Memastikan tersedianya dukungan peralatan/media bahkan sumber daya.
Selain itu juga dibutuhkan komitmen dari masing-masing pihak untuk tetap bersama mencapai tujuan aksi perubahan sehingga keterhubungan antar para pihak dapat terus terjaga, mengingat keterhubungan ini adalah modal dasar dari sebuah jejaring.
32 BAB IV
DESKRIPSI PROSES DAN HASIL IMPLEMENTASI KEPEMIMPINAN HASIL PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi Beberapa sumber menjelaskan bahwa Integritas dikatakan sebagai kepatuhan yang tidak mengenal rasa kompromi dalam hal nilai moral, serta sangat mengesampingkan penipuan, pemanfaatan. Integritas berasal dari ide atau gagasan bahwa profesi sebagai “panggilan” dan diperlukan sikap profesional guna fokus terhadap gagasan untuk melaksanakan pelayanan publik. Selain itu integritas sebagai perwujudan kewajiban untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui media pertanggungjawaban yang dilaksanakan secara periodik.
Untuk mendukung akuntabilitas tim kerja dalam melaksanakan aksi perubahan ini maka telah dibentuk Tim Kerja melalui SK Plt. Kepala Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara Nomor:
522/1/SK/DKD/2021 tanggal 27 Juli 2021 tentang Pembentukan Tim Kerja Sistem Informasi Peredaran Hasil Hutan KPH Unit V. Tim Kerja ini terdiri dari seksi perencanaan dan pemanfaatan hutan yang membawahi resort pengelolaan hutan di 4 wilayah kerja, serta seksi perlindungan, konservasi sumber daya alam ekosistem dan
33
pemberdayaan masyarakat yang membawahi polisi kehutanan dan penyuluh kehutanan. Dalam rangka memantau pelaksanaan aksi perubahan dan mendiskusikan progress kegiatan, dilakukan melalui tatap muka maupun komunikasi melalui media komunikasi.
2. Pengelolaan Budaya Kerja
Budaya organisasi merupakan pola karakteristik organisasi yang mengarahkan anggota organisasi untuk mengelola masalah dan keadaan sekitarnya. Budaya organisasi dianggap sebagai alat untuk menentukan arah organisasi, mengarahkan apa yang boleh dilakukan, mengarahkan bagaimana mengalokasikan sumber dayanya, mengelola sumber daya organisasi dan SDM, dan sebagai alat untuk menghadapi masalah dan peluang dari lingkungan (Petrock, 1990).
Dalam suasana pandemic Covid-19, aksi perubahan yang di lakukan menitikberatkan pada perbaikan budaya organisasi yang lebih baik melalui perubahan mindset. Mindset yang terbangun selama ini masih dibilang kurang baik bahkan lemah, seperti: “yang penting bekerja”, “yang penting melaksanakan tugas pimpinan”, “yang penting melayani meskipun memakan waktu yang lama/lambat”, dan sebagainya.
Budaya organisasi yang dicerminkan dari perilaku pegawai seperti ini, coba dilakukan beberapa pendekatan untuk merubah ke arah yang lebih baik sesuai dengan azas budaya organisasi, yaitu:
a. Asas Tujuan
34 b. Asas Keunggulan
c. Asas Kesatuan d. Asas Keakraban e. Asas Integritas
Agar organisasi dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan budaya kerja yang tepat. Beberapa contoh penerapan budaya kerja yang positif dalam organisasi antara lain sebagai berikut:
a. Suasana Menyenangkan
Di dalam lingkungan kerja, dibutuhkan suasana yang menyenangkan dan friendly. Tidak melulu harus serius ketika mengembangkan suatu gagasan. Faktanya, atmosfer yang ceria cenderung membangkitkan kreativitas dan semangat seseorang dalam bekerja. Selain itu, tata ruang yang baik juga sangat disarankan, seperti memakai konsep terbuka yang akan mempermudah proses komunikasi dan menghindari terjadinya konflik.
b. Komunikasi yang Terbuka dan Transparan
Komunikasi merupakan kunci dari hubungan yang baik dalam suatu organisasi. Harus ada keterbukaan dan transparansi antar sesama pegawai mengenai apapun yang berkaitan dengan pekerjaan. Tidak bisa dipungkiri, masalah pasti akan selalu ada, namun dengan pengaplikasian sistem kerja yang transparan, diharapkan seluruh jajaran organisasi dapat bersikap terbuka
35
dalam menghadapi berbagai permasalahan dan tantangan yang ada serta mencari solusinya bersama-sama. Semakin banyak komunikasi yang terjalin juga dapat menumbuhkan rasa empati pada masing-masing pegawai.
c. Soliditas Tim
Salah satu penerapan budaya kerja yang positif lainnya adalah membentuk sebuah tim yang solid. Perlu diketahui bahwa sebuah tim merupakan gabungan dari berbagai pribadi dengan latar belakang berbeda yang melebur menjadi satu demi menggapai visi dan misi yang sama. Tentu saja menyelaraskan perbedaan tersebut bukan hal yang mudah, dibutuhkan sikap saling percaya, sikap saling mengerti, dan sikap saling mendukung antar anggota tim. Seluruh anggota tim juga harus memiliki kemauan untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan. Jangan biarkan siapapun yang ada di dalam tim merasa terbebani akan suatu pekerjaan atau masalah. Penerapan budaya kerja ini memungkinkan setiap orang bekerja secara individu namun tetap fokus pada kesuksesan sebagai sebuah tim. Kunci kesuksesan sebuah tim adalah kerja sama yang baik. Berkaitan dengan poin sebelumnya, komunikasi juga menjadi kunci penting dalam membentuk tim yang solid.
d. Apresiasi Prestasi
Memberikan apresiasi atas pencapaian yang diraih oleh pegawai merupakan salah satu hal yang penting dalam
36
meningkatkan produktivitas organisasi. Tidak melulu soal materi, bentuk apresiasi pun beragam, misalnya dapat berupa pujian misalnya, “ mantap” atau “kerja bagus”. Mungkin kalimat tersebut terdengar sepele, tetapi bagi pegawai, itu dapat memberikannya motivasi untuk terus melakukan yang terbaik. Atasan yang baik tidak hanya akan menegur jika para pegawai membuat kesalahan, tetapi juga akan memuji jika mereka melakukan sesuatu yang dirasa memiliki dampak baik dan bermanfaat bagi organisasi.
Selain membuat pegawai merasa dihargai, pemberian apresiasi ini juga secara tidak langsung akan mengakrabkan hubungan antara atasan dan bawahan. Melalui keakraban tersebut akan dihasilkan suatu bentuk kenyamanan yang membuat para pegawai dan atasan menjadi betah untuk bekerja bersama dan membentuk tim yang solid. Terkadang, hubungan yang terlalu kaku pun akan menyebabkan lingkungan kerja menjadi kurang kondusif.
3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi
Jejaring kerja didefinisikan sebagai suatu set hubungan yang kuat maupun lemah antar para pihak. Begitu pula halnya dalam membangun jejaring kerja Kolaborasi Aksi Perubahan ini, dengan memberdayakan berbagai unsur internal yang ada di lingkup Dinas Kehutanan termasuk UPTD Kesatuan Pengelolaan Hutan Unit V.
Pemilihan Stakeholders didasarkan pada analisis yang bertujuan
37
KADIS HUTDA KABID PKSDAE
ACTION LEADER
KABID PPH
mengidentifikasi tipe masing-masing Stakeholders termasuk strength (kekuatan) maupun weakness (kelemahan).
Hubungan yang terbangun diharapkan merupakan interaksi timbal- balik dari berbagai pihak maupun aktor yang terlibat untuk pencapaian tujuan bersama yang telah di targetkan. Menimbang besarnya tujuan maupun target yang ingin dicapai dalam kolaborasi ini, ditambah dengan tantangan luasnya wilayah yang menjadi lokus kegiatan, maka dipandang jejaring kerja atau jejaring sosial yang dibentuk atau disusun tidak hanya terbatas pada jejaring personal saja melainkan kearah konsep yang lebih luas lagi yaitu jejaring organisasi.
Adapun Stakeholders yang berperan dalam kolaborasi Sistem Informasi Peredaran Hasil Hutan (SI Ransel Hutan) ini, yaitu sebagaimana pada identifikasi stakeholder pada Bab sebelumnya.
Pemetaan jejaring kerja merupakan langkah awal untuk menata ulang struktur jejaring kerja. Pemetaan ini dilakukan sebagai tujuan untuk mengetahui bagaimana struktur jejaring yang ada dan menganalisisnya untuk mendapatkan strategi dalam menata ulang jejaring guna lebih meningkatkan produktivitas dan efektifitasnya.
a.
38
KASIE PPH STAF PPH
KRPH MITRA
KRPH MINSEL
KRPH MINAHASA
KRPH TOMOHON
KASIE PKSDAE KOORD.
PENYULUH
THL PEMBANTU
POLHUT POLHUT
PENYULUH KEHUTANAN STAF
PKSDAE
b.
c.
Gambar 5. (a,b,c) Pemetaan Jejaring
Dari diagram pemetaan jejaring di atas, dibedakan berdasarkan keberadaan dan keterhubungan stakeholders dan dibagi kedalam 3 kluster utama yaitu: yaitu action leader dengan pihak terkait pada Dinas induk, seksi PPH dengan RPH, Seksi PKSDAE dengan Polhut, Penyuluh Kehutanan dan THL pembantu polhut. Hubungan-hubungan yang terbangun dari masing-masing kluster pada peta jejaring, selanjutnya dianalisis lebih mendalam untuk memperoleh strategi dalam menata ulang jejaring guna lebih meningkatkan produktivitas
39
dan efektifitasnya, sehingga memperoleh kemudahan untuk mencapai tujuan aksi perubahan.
Penataan jejaring kerja adalah proses menata hubungan-hubungan antar para aktor di dalam jejaring dalam rangka untuk mencapai tujuan jejaring. Langka awal dalam menata jejaring kerja kolaborasi aksi perubahan sistem informasi peredaran hasil hutan ini, adalah dengan menetapkan unit-unit atau pihak-pihak yang dapat bertindak sebagai hub. Action leader sendiri, bertindak bukan hanya sebagai network weaver melainkan juga network facilitator. Sehingga hubungan yang tercipta dalam penataan ulang jejaring kerja kolaborasi aksi perubahan ini merupakan konsep Multi Hub Network sebagaimana ditunjukan pada gambar di bawah ini.
40
Gambar 6. Jejaring Kerja Aksi Perubahan (setelah penataan ulang)
Jejaring kerja kolaborasi aksi perubahan sistem informasi peredaran hasil hutan ini, mengedepankan pendekatan merangkul dan bekerjasama. Jejaring yang terbangun merupakan jejaring dengan konsep Multi Hub Network. Dimana beberapa pihak bertindak sebagai hub dengan fungsi yang lebih kompleks, yaitu Kasie PPH dan Kasie PKSDAE. Namun tidak menutup kemungkinan seiring dimulainnya pelaksanaan aksi perubahan, akan terdapat penambahan stakeholders sehingga berpengaruh pada dencity dan memunculkan jaringan kerja yang baru menjadi Core/ Periphary Network.
KABID PPH
STAF PKSDAE
KADIS HUTDA KABID PKSDAE
KKPH Unit V (Action Leader)
KASIE PKSDAE KASIE PPH
KRPH TOMOHON KRPH MINAHASA
KRPH MITRA KRPH MINSEL KOORDINATOR
PENYULUH
STAF PPH PENYULUH KEHUTANAN
POLHUT
THL PEMBANTU POLHUT
41 B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
Dalam deskripsi hasil kepemimpinan ini, akan dijabarkan proses tahap demi tahap yang telah dilakukan. Pelaksanaan aksi perubahan yang telah dilakukan, menghasilkan beberapa capaian sesuai dengan target jangka pendek sebagaimana yang telah disusun dalam rancangan aksi perubahan.
1. Capaian Hasil Implementasi Aksis Perubahan
Tabel 8. Capaian Aksi Perubahan
No Tahapan/Kegiatan Waktu Capaian/Output Keterangan 1. Koordinasi dan
konsultasi dengan pihak-pihak terkait perencanaan Pelaksanaan Kegiatan Aksi Perubahan
- Kepala Dinas (Mentor) - Kabid
PKSDAE dan PM
- Kabid PPH
6 s/d 9 Juli 2021
Terlaksananya konsultasi dan koordinasi/
-Dokumentasi
Dilaksanakan oleh Action Leader
2. Pembentukan Tim Kerja
27 s/d 28 Juli 2021
Terbentuknya Tim Kerja Aksi Perubahan/
- SK Kepala Dinas Kehutanan - Surat Pernyataan Dukungan - Dokumentasi
Dilaksanakan oleh Action Leader
3. Pertemuan/diskusi Tim Kerja
28 Juli 2021
Terlaksananya Pertemuan/disku si yang
menghasilkan
Dipimpin oleh Action Leader
42
Pelaksanaan rangkaian Aksi Perubahan diawali dengan melakukan konsultasi dengan Kepala Dinas Kehutanan Daerah
berbagai
masukan terkait pelaksanaan aksi perubahan/
- Undangan - Daftar Hadir - Notulensi - Dokumentasi 4. Pembuatan Aplikasi
SI Ransel Hutan
2 s/d 14 Agustus 2021
Tersusunya Alur Kerja Sistem aplikasi serta terbangunnya aplikasi Sistem Informasi
Peredaran Hasil Hutan/
- Alur Sistem aplikasi
- Mobile Aplikasi SI Ransel Hutan
- Dokumentasi
Action Leader dan Tim Kerja Desain/Pelatih Aplikasi
5. Penerapan SI Ransel Hutan
16,23,26 Agustus
2021
Terlaksananya penerapan pelaporan menggunakan aplikasi SI Ransel Hutan/
- Dokumentasi
Action Leader dan Tim Kerja Desain/Pelati Aplikasi, Tim Kerja Operator Komputer Basis Data, Tim Kerja Pengumpul Data lapangan 6. Evaluasi penerapan
SI Ransel Hutan
6 September
2021
Terlaksananya evaluasi
penerapan SI Ransel Hutan/
- Laporan Evaluasi
Action Leader dan Tim Kerja Desain/Pelati Aplikasi, serta Tim Kerja Operator
Komputer Basis Data, Tim Kerja Pengumpul Data lapangan
43
Provinsi Sulawesi Utara yang juga selaku mentor dalam kegiatan ini.
Maksud dan tujuan konsultasi adalah untuk memperoleh masukan dan arahan serta persetujuan melalui penerbitan SK terkait topik yang akan di angkat dalam pelaksanaan kegiatan dimaksud sekaligus dengan Tim Kerja. Selain konsultasi, koordinasi juga dilakukan terhadap beberapa Kepala Bidang terkait yang termasuk dalam stakeholders, sekaligus untuk mendapatkan saran dan masukan.
Gambar 7. Konsultasi dan Koordinasi
Setelah memperoleh Surat Keputusan terkait Tim Kerja aksi perubahan, maka tahapan selanjutnya melaksanakan pembentukan tim
44
efektif yang dibarengi dengan penandatanganan surat dukungan dari setiap stakeholder yang tergabung dalam tim kerja. Bersamaan dengan itu pula dilakukan diskusi untuk membahas pembagian kerja, serta mengumpulkan pandangan umum terkait dengan kegiatan penatausahaan hasil hutan (PUHH) khususnya terkait dengan peredaran hasil hutan. Dalam diskusi tersebut pula, disampaikan rencana pembuatan aplikasi sistem informasi hasil hutan berbasis android (mobile aplikasi).
Gambar 8. Pembentukan Tim Kerja, Diskusi, dan Penandatanganan
45
Tahapan pembuatan aplikasi dilakukan dengan menentukan alur sistem aplikasi sebagai langka awal. Hal ini dimaksudkan untuk menentukan fitur-fitur apa saja yang akan di masukan dalam aplikasi serta bentuk dari aplikasi. Kegiatan ini dilakukan oleh tim kerja desain dan pelatih aplikasi, di bawah pengawasan dan arahan action leader.
Gambar 9. Kegiatan Penyusunan Alur dan Alur Sistem Aplikasi
46
Dari bagan alur aplikasi di atas, dapat dilihat beberapa alur utama yang terdiri dari 12 menu prioritas yang diperuntukan bagi administrator dan user. Setelah menentukan alur sistem aplikasi, maka selanjutnya melakukan kegiatan pengcodingan. Coding sendiri merupakan proses atau kegiatan pengolahan kode yang dituliskan dalam bahasa pemprograman tertentu sehingga kita dapat memberikan daftar instruksi pada perangkat komputer. Dari hasil proses sebagaimana yang telah diuraikan tersebut di atas, maka terciptalah aplikasi SI Ransel Hutan, yang merupakan salah satu output kunci dari aksi perubahan ini.
Gambar 10. Aplikasi SI Ransel Hutan (beranda dan form login)
47
Gambar 11. Aplikasi SI Ransel Hutan (dashboar dan menu dashboar)
Aplikasi SI Ransel Hutan, merupakan mobile aplikasi berbasis android. Aplikasi ini dibangun sebagai wadah pelaporan peredaran hasil hutan yang berlangsung di UPTD KPH Unit V Dinas Kehutanan Daerah Provinsi Sulawesi Utara. Aplikasi ini memuat beragam fitur pelaporan baik untuk peredaran hasil hutan kayu maupun hasil hutan bukan kayu. User dari pada aplikasi ini adalah seluruh personil yang ada di unit kerja terlebih khusus yang berada di Resort Pengelolaan
48
Hutan (RPH). Sedangkan untuk administrator terdiri dari Super Admin dan Admin Peredaran yang bertugas mengawasi dan memonitor serta merekapitulasi data peredaran secara berkala dari masing-masing RPH.
Gambar 12. Aplikasi SI Ransel Hutan (tamba data dan grafik data)
Penerapan kegiatan SI Ransel Hutan dilakukan pada masing- masing Resort Pengelolaan Hutan yaitu RPH Minahasa Tenggara, RPH Minahasa Selatan, serta RPH Minahasa dan Tomohon. Tempat
