TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN IURAN SPP DI SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN
Diajukan sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan Pendidikan Program Studi D-III Teknik Informatika
OKI HALOMOAN SIREGAR 092406029
PROGRAM STUDI D-III TEKNIK INFORMATIKA DEPARTEMEN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2012
PERSETUJUAN
Judul : SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN IURAN SPP
DI SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN
Kategori : TUGAS AKHIR
Nama : OKI HALOMOAN SIREGAR
Nomor Induk Mahasiswa : 092406029
Program Studi : DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA
Departemen : MATEMATIKA
Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diluluskan di
Medan, Juni 2012
Diketahui : Disetujui :
Ketua Departemen Matematika FMIPA USU Pembimbing Utama/
Penanggung Jawab
Prof. Dr. Tulus, M.Si., Ph.D.
NIP. 19620901 198803 1 002 NIP. 19590813 198601 1 002 Drs. Suyanto, M.Kom
PERNYATAAN
SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN IURAN SPP DI SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN
TUGAS AKHIR
Saya mengakui bahwa tugas akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing - masing disebutkan sumbernya.
Medan, Juli 2012
OKI HALOMOAN SIREGAR 092406029
PENGHARGAAN
Alhamdulillah. Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul Sistem Informasi Pembayaran Iuran SPP di SMP Swasta Trijaya Medan ini tepat pada waktunya. Shalawat beserta salam juga penulis haturkan ke hadirat junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW.
Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Teknik Informatika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara. Dalam tugas akhir ini, penulis banyak mendapat masukan serta dukungan dari berbagai pihak.
Secara khusus penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sedalam – dalamnya kepada Ayahanda Drs. Abdul Rahman Siregar dan Ibunda Siti Hanna Harahap yang telah mendidik dan membesarkan penulis dengan kasih sayang yang tulus juga segala pengorbanan yang tak terhitung nilainya dengan selalu memberikan doa dan dukungan baik moral maupun materil. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada Kakak penulis tersayang Apridayani Siregar, S.Pd & Abang penulis tersayang Julhendri Muda Siregar.S.P. atas dukungan dan kasih sayang mereka selama ini.
Selesainya tugas akihr ini tidak terlepas dari bimbingan, bantuan dan dukungan banyak pihak, sehingga pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Suyanto, M.Kom selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis selama menyusun tugas akhir ini.
2. Bapak Dr. Sutarman, M.Sc selaku Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Prof. Dr. Tulus M.Si., Ph.D. selaku ketua Departemen Matematika
4. Bapak Syahril Efendi, S.Si, M.IT dan Syahriol Sitorus S.Si, M.IT selaku ketua dan sekretaris program studi Diploma III Teknik Informatika
5. Seluruh dosen program studi Diploma III Teknik Informatika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis selama perkuliahan.
6. Para Pegawai FMIPA USU yang telah banyak membantu penulis.
7. Sahabat baik penulis Zulfakar Adi Putra dan Muhammad Faisal Hutasuhut selama PKL dan selama penyusunan tugas akhir ini.
8. Abang penulis Armansyah Putra S.Pd yang telah banyak memberikan masukan dan motivasi kepada penulis
9. Sahabat – sahabat penulis lainnya, Tika Andita, Wawan Setiawan, Bambang Saragih, Faruq Hafiz Purba, Ridhona Asri atas nasehat dan ilmunya selama ini.
10. Teman – teman Kom C ‘2009’ yang telah banyak memberikan ilmu kepada
Pada penulisan tugas akhir ini, penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk mencapai kesempurnaan. Namun penulis menyadari terdapat kelemahan dan kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca sekalian demi penyempurnaan tugas akhir ini.
Demikian tugas akhir ini saya buat. Semoga tulisan ini bermanfaat bagi kita semua, Amin.
Medan, Juni 2012 Penulis
Oki Halomoan Siregar
ABSTRAK
SMP Swasta Trijaya Medan adalah sebuah Sekolah Menengah Pertama (SMP) yang didirikan pada tanggal 1 Januari 1986 oleh pimpinan Yayasan Trijaya Medan. SMP yang beralamat di jalan Bromo No.204 Medan ini memiliki visi agar sekolah memiliki arah dan tujuan yang lebih jelas untuk menghadapi tuntutan dan tantangan pada era reformasi dan globalisasi saat ini. Melalui visi tersebut terbentuklah misi-misi yang mampu menjawab niat baik dalam visi tersebut, salah satunya adalah mampu menghadapi tantangan masa depan dan mampu memecahkan masalah inovatif dan kreatif. Dengan misi ini berbagai langkah-langkah di lakukan guna menjawab tantangan masa depan ini, salah satunya adalah dengan menerapkan teknologi komputer hampir di semua ruangan sekolah.
Pengelolaan sistem pembayaran SPP yang efektif akan memacu kinerja sekolah untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya. Untuk itu diperlukan adanya sebuah sistem yang mampu menangani segala macam proses yang berkaitan dengan pembayaran SPP sehingga sistem akan menjadi lebih optimal dan pengguna sistem lebih mudah untuk menangani dan menjalankan sistem dari yayasan tersebut.
Dengan menggunakan sistem informasi pembayaran SPP ini diharapakan permasalahan tersebut dapat diatasi. Dengan demikian tidak ada lagi kesalahan yang dibuat oleh Tata Usaha dalam melakukan pembayaran SPP dan proses belajar mengajar akan terlaksana dengan baik dan efisien.
DAFTAR ISI
Halaman
Persetujuan ii
Pernyataan iii
Penghargaan iv
Abstrak vi
Daftar Isi vii
Daftar Tabel ix
Daftar Gambar x
Bab 1 Pendahuluan 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Identifikasi Masalah 2
1.3 Pembatasan Masalah 3
1.4 Rumusan Masalah 3
1.5 Tujuan 4
1.6 Manfaat Penelitian 4
1.7 Metodologi Penelitian 4
1.8 Sistematika Penulisan 5
Bab 2 Landasan Teori 7
2.1 Pengertian Sistem 7
2.1.1 Karakteristik Sistem 8
2.2 Pengertian Informasi 9
2.3 Pengertian Sistem Informasi 9
2.4 Pengertian Data, Database, dan DBMS 10
2.4.1 Data 10
2.4.2 Basis Data 12
2.4.3 Database Management System (DBMS) 12
2.4.4 Komponen DBMS 13
2.5 Sekilas Tentang Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0 15 2.5.1 Struktur Bahasa Pemrograman Visual Basic 17
2.6 Crystal Report 23
2.7 Flowchart 23
Bab 3 Gambaran Umum SMP Swasta Trijaya Medan 27
3.1 Sejarah Singkat SMP Swasta Trijaya Medan 27
3.2 Visi Dan Misi 28
3.2.1 Visi 28
3.2.1 Misi 28
3.3 Target 29
3.4 Struktur Organisasi SMP Swasta Trijaya Medan 29 3.5 Uraian Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi 30
Bab 4 Analisis dan Perancangan Sistem 35
4.1 Analisis Sistem 35
4.1.1 Hasil Analisis 36
4.2 Perancangan Sistem 37
4.2.1 Perancangan Output 37
4.2.2 Perancangan Input 40
4.2.3 Perancangan Database 43
4.2.4 Perancangan File 51
4.2.5 Perancangan Dialog 53
4.2.3 Perancangan Program 53
Bab 5 Implementasi Sistem 55
5.1 Pengertian Implementasi Sistem 55
5.2 Komponen Utama dalam Implementasi 55 5.3 Langkah-Langkah dalam menampilkan Program 57
5.3.1 Form Splash 57
5.3.2 Form Login 58
5.3.3 Form Menu Utama 59
5.3.4 Form Setting Administator 61
5.3.5 Form Input Siswa 62
5.3.6 Form MenuTransaksi pembayan SPP 63
5.3.7 Form Menu Laporan 64
5.3.8 Form Laporan SPP Per Siswa 66
Bab 6 Kesimpulan dan Saran 68
6.1 Kesimpulan 68
6.2 Saran 69
Daftar Pustaka 70
Lampiran
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Simbol – Simbol Flowchart 24
Tabel 4.11 Tabel Siswa 43
Tabel 4.12 Tabel Pembayaran SPP 44
Tabel 4.13 Tabel Login 44
Tabel 4.14 Tabel AktivitasOP 44
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1 Komponen – Komponen dari Suatu Sistem 4
Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data 6
Gambar 2.3 Komponen DBMS 7
Gambar 2.4 Form Utama Microsoft Visual Basic 6.0 12
Gambar 2.5 Toolbar 12
Gambar 2.6 Form 13
Gambar 2.7 Windows Property Visual Basic 6.0 13
Gambar 2.8 Windows Form Layout 14
Gambar 2.9 Toolbox 14
Gambar 2.10 Project Windows 16
Gambar 2.11 Code Windows 16
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Swasta Trijaya Medan 29
Gambar 4.1 Sistem Yang Sedang Berjalan 35
Gambar 4.2 Sistem Yang Diusulkan 36
Gambar 4.3 Rancangan Output Laporan Data Siswa 37
Gambar 4.4 Laporan Pencetakan Kartu Pembayaran SPP Siswa 38
Gambar 4.5 Laporan Pembayaran SPP Per Siswa 39
Gambar 4.6 Rancangan Output Pembayaran SPP 39
Gambar 4.7 Rancangan Laporan Pencetakan Pembayaran SPP 40
Gambar 4.8 Rancangan Input Siswa 41
Gambar 4.9 Rancangan Pembayaran SPP Siswa 42
Gambar 4.10 Rancangan Input Setting Administrator 42
Gambar 4.15 Diagram Konteks 45
Gambar 4.16 Simbol DFD 46
Gambar 4.17 DFD Level 0 Pembayaran Iuran SPP 47
Gambar 4.18 Flowchart Data Login 48
Gambar 4.19 Flowchart Menu Utama 49
Gambar 4.20 Diagram ER Pembayaran Iuran SPP 51
Gambar 4.21 Perancangan Dialog Layer Menu Utama 52
Gambar 4.22 Perancangan Struktur Program 53
Gambar 5.1 Tampilan Form Splash 57
Gambar 5.2 Tampilan Form Login 58
Gambar 5.3 Tampilan Form Menu Utama 59
Gambar 5.4 Tampilan Output Cetak kartu SPP Siswa 59
Gambar 5.7 Tampilan Form Transaksi Pembayaran SPP 63
Gambar 5.8 Tampilan Form Data Pembayaran SPP 64
Gambar 5.9 Tampilan Cetak laporan pembayaran iuran SPP siswa 65
Gambar 5.10 Tampilan Form Laporan SPP per Nis 66
Gambar 5.11 Tampilan Laporan Pembayaran Iuran per Nis 66
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengolahan data telah dilakukan oleh manusia sejak jaman dahulu kala. Manusia telah berpikir untuk menemukan peralatan – peralatan yang dapat mengolah data dengan lebih cepat, misalnya : kalkulator, alat ini dapat melakukan perhitungan – perhitungan matematika, menghitung laba, menghitung rumus – rumus, menghitung laporan pembukuan dan sebagainya. Namun penggunaan alat ini masih belum cukup memenuhi, manusia masih terus berusaha menemukan alat – alat baru yang lebih canggih, yaitu komputer sebagai jawabannya.
Penggunaan teknologi komputer dewasa ini berkembang sangat pesat, hal tersebut dapat dilihat dari berbagai aspek kehidupan, misalnya : pendidikan, komunikasi dan bisnis. Pemanfaatan teknologi komputer diantaranya dapat membantu menyelesaikan pekerjaan maupun mengatasi masalah yang timbul dalam kegiatan sehari – hari dan ini sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi kehidupan manusia maupun bagi suatu instansi.
Komputer adalah komponen yang sangat penting bagi suatu instansi, dengan adanya sebuah komputer instansi dapat menjalankan semua operasinya dengan baik.
Sehingga sebuah instansi mampu membuat laporan administrasi kantor dan pemasukan data secara terkomputerisasi.
saat ini maupun dimasa yang akan datang suatu instansi tidak hanya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusianya saja, tetapi oleh tingkat pelayanan yang diberikan oleh instansi tersebut.
Yayasan SMP TRIJAYA MEDAN adalah salah satu yayasan yang berkecimpung dalam dunia pendidikan yang dijadikan objek penelitian oleh penulis.
Pembayaran SPP (Sumbangan Pendidikan Pembangunan) di Yayasan SMP Trijaya Medan dilakukan secara tertulis perbulan untuk setiap siswa – siswinya, dan jika ada tunggakan yang tersisa maka siswa – siswi tersebut akan diberikan surat pemberitahuan agar segera melunasi tunggakannya. Pembayaran SPP ini, yaitu untuk memperlancar kinerja pembelajaran siswa – siswi dan untuk memfasilitasi Sekolah dengan fasilitas – fasilitas yang diperlukan oleh para siswa. Dengan pembayaran SPP yang dilakukan oleh siswa – siswi di Sekolah secara rutin maka Sekolah pun dapat melanjutkan kinerja secara maksimal. Melalui penelitian ini diperoleh hasil bahwa sistem pencatatan SPP di Yayasan SMP Trijaya Medan masih menggunakan sistem pencatatan manual atau belum terkomputerisasi.
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil judul :“
SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN IURAN SPP DI SMP TRIJAYA MEDAN ”.
1.2 Identifikasi Masalah
Sistem penginputan data pembayaran SPP dalam bentuk basis data yang terstruktur sangat diperlukan pada lnstansi Yayasan SMP Trijaya Medan .
Dalam hal ini pengolahan data masih dilakukan secara manual sehingga
kurang optimalnya dari sistem yang sedang berjalan dan menyebabkan sumber daya manusia maupun waktu yang tersia – siakan. Dari uraian diatas dapat menimbulkan masalah yang akan diidentifikasikan antara lain :
a. Bagaimana cara penginputan data pembayaran SPP dengan sistem komputerisasi yang terstruktur di Yayasan SMP Trijaya Medan dengan menggunakan Visual Basic?
b. Sejauhmana penerapan Visual Basic dalam pengolahan data pembayaran SPP Yayasan SMP Swasta Trijaya Medan?
c. Bagaimana cara memberikan pelayanan yang baik terhadap siswa – siswi dalam pengolahan data pembayaran SPP di Yayasan SMP Swasta Trijaya Medan
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah adalah hal yang sangat penting untuk ditentukan terlebih dahulu sebelum sampai pada tahap selanjutnya. Mengingat luasnya cakupan permasalahan serta untuk menghindari kesimpangsiuran dalam penulisan Tugas Akhir ini maka penulis membatasi ruang lingkup penulisan dan agar lebih memudahkan dalam pemahamannya meliputi :
1. Perancangan sistem informasi pembayaran iuran SPP di SMP TRIJAYA MEDAN menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0
2. Perancangan installer sistem
1.4 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan batasan masalah, maka rumusan masalah yang
sebuah sistem informasi pembayaran iuran SPP di SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN”
1.5 Tujuan
Tujuan dari penelitian adalah membuat suatu aplikasi pembayaran SPP yang menanggulangi pembayaran iuran sekolah dan mengaplikasikan Microsoft Visual Basic 6.0
1.6 Manfaat Penelitian
Dengan dilaksanakannya penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Menambah wawasan penulis tentang sistem informasi pembayaran iuran spp serta fungsi, pengaruh dan maanfaatnya bagi sebuah instansi pendidikan, khususnya SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN
2. Sebagai suatu sistem informasi pembayaran iuran spp yang diaplikasikan / digunakan di SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN dalam mempermudah pembayaran SPP secara lebih cepat dan efisien
3. Sebagai referensi ilmiah bagi peneliti yang melakukan penelitian sejenis
1.7 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan penulis untuk menyelesaikan permasalah yang terjadi di atas adalah :
1. Pengumpulan data yang erat kaitannya dengan permasalahan dengan cara membaca buku-buku, makalah dan membaca bahan-bahan sumber lainnya di perpustakaan USU.
2. Penelitian dilakukan secara langsung di SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN untuk mendapatkan data dimana penulis melakukan pengumpulan data dengan cara :
a. Mengkopi langsung data yang ada.
b. Melakukan wawancara kepada kepala sekolah, dan pegawai SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN.
c. Merancang Sistem Informasi.
1.8 Sistematika Penulisan
Secara garis besar, tugas akhir ini dibagi atas enam bab dan beberapa lampiran.
Adapun keenam bab tersebut adalah : BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tetang latar belakang, identifikasi masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan tugas akhir.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini menguraikan pengertian sistem informasi, database, Basis Data, serta bahasa pemograman yang digunakan.
BAB 3 GAMBARAN UMUM SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN
Bab ini berisi tentang gambaran sekilas sekolah SMP Swasta Trijaya
BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang perancangan sistem yang akan dibuat yaitu berisikan sistem terpadu dengan database, rancangan sebuah sistem informasi, Flowchart yang digunakan serta algoritma pembuatan program.
BAB 5 IMPLEMENTASI SISTEM
Bab ini berisi tentang pengertian dan tujuan implementasi sistem serta penjabaran elemen – elemen sistem, baik dari segi hardware, software maupun brainware serta langkah – langkah dalam menjalankan Program Pembayaran Iuran SPP
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dalam pembuatan tugas akhir Sistem Informasi Pembayaran Iuran SPP
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Definisi sistem menurut buku sistem teknologi informasi sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan utnuk mencapai tujuan tertentu. Dapat dilihat dari dua kelompok pendekatan yaitu yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.. Berikut beberapa kutipan yang berkaitan dengan pengertian sistem, antara lain :
1. Menurut (Jogiayanto,H.M,2003:34), suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan 2. Menurut (Anatol Raporot), Sistem merupakan suatu kumpulan kesatuan dan
perangkat hubungan satu sama lain.
3. Menurut (L. Ackof.), suatu sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
4. Menurut Edgar F Huse dan James L. Bowdict, suatu sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi
Dari definisi-definisi diatas, penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut:
“Sistem adalah jaringan kerja dengan segala aktifitas yang saling terkait yang dilakukan oleh objek yang saling berhubungan dalam suatu wadah yang sama untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran yang telah ditentukan”.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem yang mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface),tujuan (goals). (Jogiyanto, H.M, 2003:54)
A. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pangdangan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrack system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui peruses alam sedangkan sistem buatan manusia adalah yang di rancang oleh manusia.
3. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tertentu atau (probabilistic system).sistem tertentu beroprasi dengan tingkah laku yang
sudah dapat di prediksi sedangkan yang tak tentu sistem yang kondisi masa depannya tidak bisa di prediksi karna mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengn lingkungan luar sedangkan yang terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan salah satu bagian terpenting dalam suatu organisasi, tanpa informasi suatu sistem menjadi tidak berjalan. Kualitas informasi dituntukan oleh bagaimana informasi tersebut memotifasi manusia untuk bertidakdan memberikan kontribusi ( sumbangan ) terhadap pembelian keputusan yang efekti
“ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya ” (Jogiyanto,H.M, 2003:36)
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai sutau tujuan yaitu menyajikan data informasi. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi, dan mengeluarkan hasilnya.
Menurut Burch dan Strater dalam bukunya “informasi system : theory and
1. Melaksanakan pengolahan data transaksi operasional.
2. Menghasilkan informasi untuk mendukung manajemen dalam melaksanakan aktifitas perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.
3. Menghasilkan berbagai laporan bagi kepentingan eksternal organisasi.
Komponen dari sistem informasi dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Gambar 2.1 Komponen – Komponen dari Suatu Sistem
Dari definisi diatas terlihat bahwa sistem informasi merupakan satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerjasama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai mengumpulkan, pengolahan, penyimpanan sampai pendistribusiannya.
2.4 Pengertian data, Basis Data dan Database Management System (DBMS)
2.4.1 Data
Bambang Wahyudi (2003, hal:2) dalam bukunya Pengantar Struktur Data dan Algoritma, perkataan data diambil dari bahasa Inggris yang berarti fakta bermakna plural (banyak), sedangkan datum bermakna single (tunggal). Makna kata data bagi manusia adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh indera manusia dari rangsangan – rangsangan yang ada di sekitarnya, baik tersurat maupun tersirat.
Menurut Jeffery L. Whitten (2004) data adalah sebuah sumber yang harus dikontrol dan dikelola menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat.
Hardware Software
System Software
Data
User
Sedangkan data di komputer secara umum dapat didefenisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian – kejadian nyata atau fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. Data dapat berupa catatan – catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan menjadi bahan dalam seuatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu data belum dapat diartikan dalam banyak hal sebelum diolah dan diproses lebih lanjut.
Proses pengolahan data terbagi menjadi tiga tahapan, yang disebut dengan siklus pengolahan data (Data Processing Cycle) yaitu :
1. Tahapan input
Sebuah proses pemasukan data ke dalam komputer lewat media input (input devices).
2. Tahapan processing
Sebuah proses pengolahan data yang sudah dimasukkan, yang dilakukan oleh alat pemroses (process devices) yang dapat berupa proses perhitungan, pengendalian, atau pencarian distorage.
3. Tahapan output
Sebuah proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output (output devices) yang berupa informasi.
Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data
INPUT PROCESSING OUTPUT
Menurut Connolly dan Begg (2002,p14), basis data adalah sekumpulan koleksi data yang berhubungan secara logikal, dan sebuah deskripsi dari data tersebut, didesain untuk menemukan keperluan informasi pada sebuah perusahaan. Menurut James A.
O’Brien (2005,p211) , basis data adalah kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara logika saling berhubungan. Menurut Whitten (2004,p548), basis data adalah kumpulan file yang saling terkait. Menurut Fathansyah (2004,p7), basis data adalah kumpulan data yang terorganisir, relasi antar data, dan objektifnya.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan secara logikal yang dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan pada sebuah organisasi atau perusahaan.
2.4.3 Database Management System (DBMS)
Database Management System adalah sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna mendefinisi, membentuk dan mengatur basis data dan yang mengendalikan akses ke basis data. DBMS berinteraksi dengan pengguna aplikasi program dan basis data (Connolly & Begg, 2002, p16). DBMS menyediakan fasilitas:
1. Data definiton language (DDL), yang berguna untuk menspesifikasikan tipe data, struktur dan constraint data. Semua spesifikasi disimpan di dalam basis data.
2. Data manipulation language (DML), yang berguna untuk memberikan fasilitas query data.
3. Pengendalian akses basis data, antara lain mengontrol:
a. Keamanan sistem, mencegah user yang tidak memiliki hak akses untuk mengakses basis data.
b. Integritas sistem.
c. Pengendalian share data.
d. Backup dan recovery system.
e. Katalog deskripsi data dalam basis data, terdiri dari deskripsi data yang berada dalam basis data.
4. Mekanisme view, yang berfungsi menampilkan kepada pengguna data yang diperlukan dan digunakan saja.
2.4.4 Komponen DBMS
Ada lima komponen DBMS yaitu (Connolly & Begg, 2002, p18) :
Gambar 2.3 Komponen DBMS
1. Hardware (Perangkat Keras)
DBMS dan aplikasi membutuhkan perangkat keras untuk dapat berjalan. Perangkat kerasnya dapat berupa satu personal computer, satu mainframe, maupun jaringan yang
2. Software (Perangkat Lunak)
Komponen dari perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak DBMS itu sendiri dan program aplikasi, bersama dengan sistem aplikasi, termasuk perangkat lunak jaringan jika DBMS digunakan melalui jaringan.
3. Data
Data pada sebuah sistem basis data baik itu single-user system maupun multi-user system harus terintegrasi dan dapat digunakan bersama.
4. Prosedur
Instruksi dan aturan yang harus disertakan dalam mendesain dan menggunakan data dalam basis data dan DBMS.
5. Manusia
a. Data Adminstrator, seseorang yang berwenang untuk membuat keputusan strategis dan kebijakan mengenai data yang ada.
b. Database Administrator, menyediakan dukungan teknis untuk implementasi keputusan tersebut, dan bertanggung jawab atas keseluruhan kontrol sistem pada level teknis.
c. Database Designer, ada dua tipe dari basis data designer yaitu:
- Logical Database Designer, tugasnya berhubungan dengan mengidentifikasi data, relasi antar data, dan batasan pada data yang akan disimpan dalam basis data.
- Physical Database Designer, bertugas untuk memutuskan bagaimana desain logikal basis data direalisasikan.
d. Application Programmer, bertanggung jawab untuk membuat aplikasi basis data dengan menggunakan bahasa pemrograman yang ada.
e. End User, terdiri dari:
- Naive, yaitu pengguna yang tidak perlu tahu mengenai basis data dan DBMS
- Shopisticated, yaitu pengguna yang familiar dengan struktur basis data dan DBMS
2.5 Sekilas Tentang Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic pertama kali diluncurkan pada tahun 1991 dengan nama
“thunder” yang merupakan development pertama yang berbasis visual yang dibuat oleh Microsoft untuk menandingi bahasa pemrograman lainnya yang telah ada seperti pemrograman C, C++, Pascal, dan bahasa pemrograman lainnya.
Pada tahun 1993, Microsoft menegluarkan Visual Basic versi 2.0 yang mulai menarik perahatian para pengembang program. Ketika Visual Basic versi 3.0 diluncurkan, versi ini menjadi bahasa pemrograman yang paling pesat perkembangannya di pasaran sehingga banyak diminati oleh programmer.
Pada tahun 1997, Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 5.0 yang memiliki kemampuan untuk menciptakan activeX Control yang membuat kita mampu menempatkannya di internet dan membuat bahasa HTML lebih dinamis dan praktis.
Kemudian pada tahun 1998, Micrososft mengeluarkan Visual Basic versi 6.0.
M. Agus J. Alam (2001, hal:1) mengatakan Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS-Windows. Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat suatu aplikasi
bahasa pemrograman yang popular yang disebut BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Intruction Code) (Wahana Komputer, 2004:2).
Microsoft Visual Basic 6.0 memiliki tiga dimensi yang sangat berbeda dengan versi sebelumnya, yaitu :
1. Standart Edition merupakan produk standar (dasar) yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari Visual Basic 6.0 untuk pengembangan sebuah aplikasi.
2. Professional Edition merupakan versi yang memberikan sarana ekstra yang dibutuhkan oleh programmer, misalnya kontrol tambahan, dukungan untuk pemrograman internet, compiler untuk membuat file help, serta sarana – sarana pengembangan database yang lebih baik. Versi ini juga berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine (database) dan pembuatan server OLE Automatication.
3. Enterprise Edition yang memungkinkan professional programmer untuk membuat aplikasi client – server yang dapat terhubung ke internet. Biasanya versi ini digunakan untuk membuat aplikasi jaringan.
2.5.1 Struktur Bahasa Pemrograman Visual Basic
Lingkungan pemrograman Visual Basic mengandung semua sarana yang dibutuhkan untuk membangun program – program windows dengan cepat dan efisien. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang terstruktur. Struktur aplikasi Visual Basic terdiri dari :
1. Form, yaitu windows atau jendela dimana user interface atau tampilan yang merupakan antar muka program.
2. Control, yaitu tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan memakai text, label, option, check, frame, dan command.
3. Properties, yaitu nilai atau karakter yang dimiliki oleh sebuah objek Visual Basic, seperti name, size, color, position dan text. Properties dapat diubah saat mendesain program atau runtime ketika program dijalankan.
4. Methods, yaitu serangkaian perintah – perintah yang telah tersedia dan dapat diminta untuk melakukan tugas tertentu.
5. Even Procedure, yaitu kode yang berhubungan dengan suatu objek yang dapat diminta untuk melakukan tugas tertentu.
6. General Procedure, yaitu kode yang tidak berhubungan dengan suatu objek tetapi pada general procedure ini sangat berhubungan dangen aplikasi.
7. Module, yaitu kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variabel dan defenisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.
Dari penjelasan di atas maka tampilan environment Visual Basic 6.0 dapat dilihat padda gambar berikut :
Gambar 2.4 Form Utama Microsoft Visual Basic 6.0
Secara rinci, tampilan form utama Visual Basic 6.0 seperti yang dilihat pada gambar 2.3 terdiri dari :
1. Toolbar, yaitu tombol – tombol yang akan sangat membantu dalam mempercepat akses perintah.
Gambar 2.5 Toolbar
2. Baris menu, yaitu kumpulan perintah – perintah yang dikelompokkan berdasarkan criteria yang dihasilkan.
3. Form, yaitu suatu interface untuk merancang suatu program.
Gambar 2.6 Form
4. Windows Property, yaitu jendela yang sangat mendukung sifat – sifat dari sebuah objek yang digunakan dalam sebuah form.
Gambar 2.7 Windows Property
5. Windows Form Layout, yaitu windows yang menampilkan letak dari form (posisi form) pada layar monitor pada saat program dijalankan.
Gambar 2.8 Windows Form Layout
6. Toolbox, yaitu sebuah windows yang mengandung semua objek atau kontrol yang akan digunakan untuk membentuk sebuah program aplikasi dan merupakan sebuah kontrol yang akan menjadi interface antara program aplikasi dengan semua objek yang diletakkan di jendela form.
Gambar 2.9 Toolbox
Keterangan mengenai toolbox :
1. Label, menampilkan tulisan pada form.
2. Text Box, sebagai tempat input atau untuk menampilkan teks dan pemakai dapat mengubah – ubah tulisan yang terdapat pada kontrol.
3. List Box, menampilkan beberapa item. Dari kontrol item – item tersebut user dapat melakukan pilihan dengan scroll bar.
4. Command Button, menjalankan suatu tindakan dengan cara mengklik.
5. Combo Box, merupakan kombinasi dari textbox dan listbox.
6. Check Box, menampilkan keadaan true atau false 7. Picture box, menampilkan gambar.
8. Option Button, fungsinya hamper sama dengan check box, perbedaannya pada option button ini dapat memilih beberapa pilihan sekaligus.
9. Frame, mengelompokkan kontrol – kontrol secara visual (tergambar) atau secara fungsional (tindakan).
7. Project Windows, yaitu project yang menampilkan semua file di dalam Visual Basic yang sedang aktif. Project merupakan kumpulan dari modul form, modul class, dan modul standart yang membentuk suatu aplikasi.
Gambar 2.10 Project Windows
8. Windows Code, yaitu jendela yang berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi untuk aplikasi Visual Basic 6.0.
Gambar 2.11 Code Windows
9. Windows Immadiate, yaitu windows yang berguna untuk mencoba beberapa instruksi program, pada saat program diuji windows ini berguna sebagai windows debug (pencari kesalahan / error).
2.6 Crystal Report
Crystal Report merupakan perangkat lunak yang dikhususkan untuk membangun sebuah laporan. Crystal Report dapat digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis windows seperti Visual Basic 6.0, Borland Delphi, Visual Basic.net, Visual C++, dan Visual Interdev. Beberapa kelebihan Crystal Report :
1. Dari segi pembuatan laporan tidak terlalu rumit. Hal ini memungkinkan para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode program.
2. Integrasi dengan bahasa – bahasa pemrograman lain yang memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing keahlian.
3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format – format seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe Acrobat Reader, HTML, dan sebagainya.
2.7 Flowchart
Merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
Bagan ini menjelaskan urutan dari prosedur - prosedur yang ada didalam sistem.
Symbol – symbol yang terdapat dalam system flowchart antara lain :
Simbol Kegunaan
Terminal point symbol
Simbol titik terminal digunakan untuk awal dan akhir dari suatu proses.
Input / Output symbol
Simbol input / output yang digunakan untuk mewakili data input / output.
Process symbol
Simbol proses digunakan untuk menunjukkan pengeluaran yang dilakukan oleh komputer.
Predefined process symbol
Symbol proses terdefinisi yang digunakan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di tempat lain.
Simbol Kegunaan
Connector symbol
Simbol penghubung digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagan air yang terputus di halaman yang masih sama.
Offline connector symbol
Offline connector merupakan simbol untuk masuk dan keluarnya suatu prosedur pada lembar kerja yang lain.
Magnetik disk symbol
Simbol untuk database yang digunakan dalam program.
Decision symbol
Simbol keputusan yang digunakan untuk suatu penyeleksian kondisi di dalam program.
Preparation symbol
Simbol persiapan digunakan untuk mempersiapkan penyimpanan yang digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage
Simbol Kegunaan
Document Symbol
Simbol dokumen merupakan simbol yang digunakan untuk data yang berbentuk kertas maupun informasi.
Display Symbol
Simbol yang digunakan untuk output yang menunjukkan ke suatu device seperti printer
Line Connector
Arus dari prosedur yang dapat dilakukan dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dari kiri ke kanan, dan sebaliknya.
BAB 3
GAMBARAN UMUM SMP SWASTA TRIJAYA MEDAN
3.1 Sejarah Singkat SMP Swasta Trijaya Medan
SMP Swasta Trijaya Medan yang berlokasi di Jl. Bromo No. 204 merupakan salah satu sekolah SMP yang berada di Kota Medan. Sekolah ini didirikan pada Tahun 1986. Pendirian sekolah ini bertujuan untuk menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas baik di lingkungan keluarga maupun di lingkungan masyarakat. Siswa juga dibekali dengan ilmu rohani yang nantinya akan menjadi pedoman dalam hidup.
Pada tahun 2009, SMP Swasta Trijaya Medan memiliki lebih dari 140 siswa yang terbagi menjadi 4 kelas, lebih dari 15 guru – guru yang sudah berpengalaman dibidangnya, serta fasilitas sekolah yang telah memadai dalam menjalankan proses belajar – mengajar.
SMP Swasta Trijaya Medan telah menunjukan upayanya dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. Dapat dilihat dari keberhasilan sekolah tersebut meluluskannya siswanya dengan persentase kelulusan >95 % setiap tahunnya. Tidak hanya dalam hal kelulusan, siswa – siswi SMP Swasta Trijaya Medan juga mampu bersaing dengan siswa – siswi dari sekolah yang berbeda dalam hal meraih juara dalam setiap
SMP Swasta Trijaya Medan selalu akan meningkatkan kualitas sekolah secara bertahap. Hal ini dapat ditunjukkan dengan komitmen SMP Swasta Trijaya Medan yang selalu merencanakan tujuan sekolah secara berjangka sebagai upaya pihak sekolah dalam membangun pelayanan pendidikan yang lebih baik secara terus menerus.
3.2 Visi dan Misi SMP Swasta Trijaya Medan
3.2.1 Visi
Untuk menghasilkan Siswa yang berakhlak mulia dan berilmu dan merancang system belajar yang konduktif sehingga anak didik dapat di didik dengan baik berdasarkan iman dan takwa
3.2.2 Misi
1. Menciptakan Disiplin siswa
2. Menciptakan minat belajar yang tinggi 3. Membuat hubungan yang berakhlak mulia 4. Mengembangkan potensi yang dimiliki siswa
5. Menanamkan disiplin, santun, dalam bersikap, bertindak dan bertutur kata
6. Menemukan dan membiasakan prilaku hidup bersih dan sehat dalam kehidupan sehari – hari
3.3 Target
a. Meningkatkan kemampuan anak dibidang komputer, ilmu umum dll b. Diterimanya lulusan SMP Swasta Trijaya Medan di SMA/SMK Favorit
di Kota Medan yang berkualitas baik >70% tiap tahun
c. Terciptanya kehidupan yang religius di lingkungan SMP Trijaya Medan yang diperlihatkan dengan perilaku sederhana, mandiri, tertib, dan bebas berkreasi
3.4 Struktur Organisasi SMP Swasta Trijaya Medan
Setiap organisasi formal memiliki struktur organisasi sebagai keharusan manajerial. Tujuan struktur organisasi dibuat adalah mempertegas pembagian tugas bidang-bidang yang ada sesuai keperluan organisasi, mengatur alur dan proses komunikasi dan konseling pada siswa
Kepala Sekolah Drs.Dro.Purba
PKS 1 D.Purba. S.Pd
Guru BK D.Purba, S.Pd
Wali Kelas VII A R.Pakpahan,S.Pd
Wali Kelas VII B M.Napitupulu,S.Pd
Wali Kelas VIII S.Silaen,S.Pd
Wali Kelas IX N.Situmorang
Guru-Guru Mata Pelajaran
Siswa Siswa Siswa Siswa
3.5 Uraian Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi
3.5.1 Kepala Sekolah
Kepala Sekolah sebagai pimpinan puncak (top leader) di SMP merupakan penanggung jawab umum pengaturan dan penyelenggaraan tugas/fungsi Sekolah.
Kepala Sekolah SMP Swasta Trijaya Medan mempunyai tugas-tugas yang harus dilakukan yaitu:
a. Mengatur penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran sekolah.
b. Mengatur penyelenggaraan urusan tata usaha sekolah.
c. Mengatur penyelenggaraan urusan kepegawaian.
d. Mengatur penyelenggaraan urusan keuangan sekolah.
e. Mengatur penyelenggaraan urusan sarana dan peralatan sekolah.
f. Mengatur penyelenggaraan urusan rumah tangga sekolah.
g. Mengatur penyelenggaraan urusan urusan dinas.
h. Mengatur pembinaan kesiswaan.
i. Mengatur hubungan antara PKS, Guru dan siswa.
j. Menyelenggarakan hubungan dengan orang tua siswa dan masyarakat.
k. Melakukan pengendalian pelaksanaan seluruh kegiatan sekolah.
l. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.
3.5.2 PKS 1
Adapun tugas dari PKS 1 di SMP Swasta Trijaya Medan yaitu : Membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam:
a. Menyusun program pembinaan kesiswaan (OSIS), meliputi: Kepramukaan, PMR, KIR, UKS, PKS, Paskibraka.
b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan kesiswaan/OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah serta pemilihan pengurus OSIS
c. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi
d. Menyusun jadwal dan pembinaan serta secara berkala dan insidental e. Membina dan melaksanakan koordinasi 9 K
f. Melaksanakan pemilihan calon siswa berprestasi dan penerima bea siswa g. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di
luar sekolah
h. Mengatur mutasi siswa
i. Menyusun dan membuat kepanitiaan Penerimaan Siswa Baru dan pelaksanaan MOS
j. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan akhir tahun sekolah k. Menyelenggarakan cerdas cermat dan olah raga prestasi l. Membuat laporan kegiatan kesiswaan secara berkala
3.5.3 Guru BK
Adapun tugas guru Bimbingan Konseling pada SMP Swasta Trijaya Medan yaitu:
a. Menyusun dan melaksanakan program bimbingan dan penyuluhan yang meliputi waktu kegiatan, metoda bimbingan, peralatan dan biaya, teknik pengelolaan data hasil bimbingan dan penyuluhan, petugas yang akan memberikan BP.
b. Menyusun dan melaksanakan koordinasi dengan wali kelas, seksi kesiswaan, seksi pengajaran dan pendidikan, BP3/orangtua/wali kelas.
c. Menyusun dan melaksanakan program kerjasama dengan Dinas penyuluhan tenaga kerja dan Departemen Trankopnaker, klinik psikologi, seksi Binapta pada Komdak/Kanwil, mengadakan evaluasi pelaksanaan BP, menyusun statistik hasil BP, melengkapi dan menertibkan administrasi ketatausahaan BP, membuat laporan kepada Kepala Sekolah secara periodik.
3.5.4 Wali Kelas
Adapun tugas Wali Kelas pada SMP Swasta Trijaya Medan yaitu Membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam:
a. Tugas Pokok meliputi:
1. Mewakili orang tua dan kepala sekolah dalam lingkungan pendidikan 2. Meningkatkan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa
3. Membantu pengembangan keterampilan anak didik 4. Membantu pengembangan kecerdasan anak didik 5. Mempertinggi budi pekerti dan kepribadian anak didik
b. Keadaan Anak Didik
1. Mengetahui jumlah anak didik 2. Papan absensi anak didik
3. Mengetahui jumlah anak didik putra (Pa) 4. Mengetahui jumlah anak didik putrid (Pi) 5. Mengetahui nama-nama anak didik 6. Mengetahui identitas lain dari anak didik 7. Mengetahui kehadiran anak didik setiap hari
8. Mengetahui masalah-masalah yang dihadapi anak didik (tentang pelajaran
c. Melakukan Penilaian
1. Tingkah laku anak didik sehari-hari di sekolah 2. Kerajinan, ketekunan, dan kesantunan
3. Kepribadian/tatib
4. Memperhatikan buku nilai rapor anak didik 5. Memperhatikan keberhasilan/kenaikan anak didik
3.5.5 Guru Mata Pelajaran
Adapun tugas Guru Mata Pelajaran pada SMP Swasta Trijaya Medan yaitu Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam melaksanakan KBM, meliputi:
1. Membuat kelengkapan mengajar dengan baik dan lengkap 2. Melaksanakan kegiatan pembelajaran
3. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan umum, dan ujian akhir
4. Mengisi daftar nilai anak didik 5. Membuat alat pelajaran/alat peraga
6. Mengadakan pengembangan program pembelajaran
7. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar anak didik
3.5.6 Siswa
Adapun tugas Siswa di Sekolah SMP Swasta Trijaya Medan yaitu
1. Belajar dan tidak membuat keributan di kelas
2. Mengerjakan semua Pekerjaan rumah(PR) yang diberikan oleh guru 3. Membuat harum nama sekolah di ajang prestasi ataupun perlombaan 4. Menunjukkan kreativitas di pentas seni sekolah
5. Membayar Iuran SPP setiap bulan
6. Mematuhi semua aturan yang dibuat oleh Sekolah
BAB 4
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Pembayaran Iuran Komite Sekolah di SMP Swasta Trijaya Medan dikelola oleh Tata Usaha Sekolah, dimana dalam pelaksanaannya ditunjuk seorang petugas administrasi yang bertugas untuk melayani siswa dalam pembayaran Iuran Komite Sekolah.
Sistem informasi manajemen pembayaran iuran Komite Sekolah yang sedang berjalan di SMP Swasta Trijaya Medan masih menggunakan cara manual. Adapun proses pembayaran SPP adalah siswa menyerahkan data siswa dan uang iuran SPP bulanan ke TU. Kemudian bagian TU akan mencatat data siswa dan pembayaran SPP bulanan siswa. Dan jika sudah selesai pencatatan maka siswa – siswi akan diberikan kartu SPP dan kartu SPP harus dibawa setiap akan melakukan pembayaran SPP bulanan. Data siswa dan input SPP dicatat dan dilaporkan ke Kepala Sekolah.
Adapun skema sistem yang sedang berjalan dalam bentuk gambar adalah sebagai berikut :
Siswa
Siswa
Isi Tanda Bukti Pembayaran
Petugas Administrasi/
Tata Usaha
Proses Pembayaran
4.1.1 Hasil Analisis
Setelah dilakukan analisis, berikut prosedur sistem usulan pengolahan data pembayaran SPP di SMP Swasta Trijaya Medan :
Flowmap Sistem
Yayasan Yayasan Kepala Sekolah
Kepala Sekolah Komputer
Komputer TUTU
Siswa Siswa
Input data siswa
Input pembayaran
Buat laporan Pembayaran Verifikasi pembayaran Pembayaran SPP
Laporan Pembayaran Pembayaran SPP
Bukti pembayaran Data siswa
Laporan Pembayaran Siswa
Bukti pembayaran
Laporan pembayaran Data siswa
Rekap Data Sewa
Gambar 4.2 Sistem yang di usulkan
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan Sistem dibuat agar suatu organisasi atau lembaga untuk memulai memiliki suatu sistem yang lebih baik lagi dari sistem yang sebelumnya. Perancangan sistem dilakukan setelah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan.
Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan user (pemakai) mengenai gambaran yang jelas tentang perancangan sistem yang akan dibuat serta di implementasikan.
4.2.1 Perancangan Output
a. Rancangan laporan data siswa yang telah di input.
Gambar 4.3 Rancangan Output Laporan Data Siswa DATA SISWA
Nis : 99999999999
Nama : XXXXXXXXXX
Alamat : XXXXXXXXXX Tempat_lahir : XXXXXXXXXX Tanggal_Lahir : 99999999999 Jenis_Kelamin : XXXXXXXXXX
Agama : XXXXXXXXXX
Sekolah_Asal : XXXXXXXXXX Tahun_Masuk : 99999999999 Kelas : 999XXXXXXX
b. Rancangan Laporan Pencetakan kartu SPP Siswa
Gambar 4.4 Laporan Pencetakan Kartu Pembayaran SPP Siswa
BULAN TANGGAL JUMLAH
JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER JANUARI FEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI
KARTU NIS
NAMA KELAS
999999999999 xxxxxxxxxxxx 9999XXXXX
c. Laporan Pembayaran SPP Per Siswa
Gambar 4.5 Laporan Pembayaran SPP Per Siswa
d. Rancangan daftar siswa yang telah melakukan pembayaran SPP
No Nis Alamat Kelas SPP Bulan Total Tanggal Jam Operator 99 99999 Xxxxx 99999 99999 Xxxx 99999 999999 999999 Xxxxx 99 99999 Xxxxx 99999 99999 Xxxx 99999 999999 999999 Xxxxx
9999999999
Xxxxxxxx 99999999
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kembali Cetak
Refresh Tanggal
Operator Nama Siswa Ketikkan
Hapus Cari LAPORAN SPP PER SISWA
NIS NAMA KELAS
TANGGAL JUMLAH
99/99/9999 999999999 99999999999 XXXXXXXX 999XXXXXX
e. Rancangan Laporan bukti pembayaran SPP seluruh siswa-siswi
Gambar 4.7 Rancangan Laporan Pencetakan Pembayaran SPP
4.2.2 Perancangan Input
Berikut merupakan perancangan – perancangan input yang ada di dalam sistem : a. Form Input Data Siswa
Rancangan form berikut akan diiput oleh user yang ingin menginput data – data siswa
Bukti Pembayaran SPP NIS : 999999999
Nama : XXXXXXXX Kelas : 99999
SPP Bulan Beasiswa Total
Medan, dd/mm/yy Petugas
(Nama Petugas)
(dd-mm-yy)
Gambar 4.8 Rancangan Input Siswa b. Form Input Pembayaran SPP
Rancangan form berikut akan diiput oleh user yang ingin menginput data Pembayaran SPP
Form Siswa
Tgl 9999999999
Xxxxxxxxx
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx
Exit Edit
Batal Simpan
Agama Jenis Tempat Alamat Nama Kode Nis
Sekolah Xxxxxxxxx
Tahun Kelas
999999999 99999999
Hapus 9999999999
Gambar 4.9 Rancangan Input pembayaran SPP siswa
c. Form Input Setting Administrator
Gambar 4.10 Rancangan Input Setting Administrator Form Pembayaran SPP Siswa
Xxxxxxxxx
999999999 999999999
Keluar Tambah
Batal Ganti
Password Baru Password lama
Administrator Name
Hapus Administrator
Name Xxxxxxxxx
9999999999
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999999
9999999
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Keluar Laporan
Refresh Simpan
SPP Kelas Alamat Nama Nis
Bulan Xxxxxx
Hapus Beasisw
Total Bayar Kembali
9999999999 9999999999 9999999999 9999999999
4.2.3 Perancangan Database
Pada tahap ini di persiapkan tempat untuk menampung data di server, data tersebut nantinya akan diproses oleh program yang kita buat pada tahap pemrograman. Baik penambahan, pengeditan, penghapusan dan menampilkan isi database ke program.
Adapun perancangan database mengenai Sistem Informasi Pembayaran Iuran SPP ini dibuat dengan beberapa tabel sebagai berikut :
No Nama Field Type Range Deskripsi
1 NIS* Text 10 Nomor induk siswa
2 Nama Text 25 Nama siswa
3 Alamat Text 25 Alamat Siswa
4 Tempat_Lhr Text 15 Tempat Lahir Siswa 5 Tgl_lahir Date/time - Tanggal lahir
6 Jenis Kelamin Text 25 Jenis Kelamin Siswa
7 Agama Text 15 Agama
8 Sekolah_Asal Text 10 Asal Sekolah
9 Tahun_Masuk Text 10 Tahun Masuk Siswa
10 Kelas Text 20 Kelas
Tabel 4.11 Tabel Siswa
No Nama Field Type Range Deskripsi
1. No Number 10 Nomor Pembayaran
2. Nis* Text 25 Nomor Induk Siswa
3. Nama Text 10 Nama Siswa
4. Kelas Text 20 Kelas
5. SPP Number 10 SPP Siswa Per Bulan
6. Bulan Text 10 Tahun Masuk Siswa
7. Beasiswa Number 10 Beasiswa Siswa Per Bulan
8. Total Text 20 Jumlah Biaya SPP
Siswa
9. Operator Text 20 Nama Operator
10. Tanggal Date/Time Tanggal
11. Jam Date/Time Waktu pembayaran SPP
No Nama Field Type Range Deskripsi
1 ID* AutoNumber 10 No Urut Operator
2 Adminstrator Text 20 Nama Admin
3 Pasword Text 10 Password Admin
4 Nama Text 15 Nama Pengguna
Tabel 4.13 Tabel Login
No Nama Field Type Range Deskripsi
1 ID* AutoNumber 10 No Urut
2 Adminstrator Text 20 Nama Admin
3 Tanggal Date/Time Tanggal Login Admin
4 Jam_Login Text 15 Jam Login Admin
Tabel 4.14 Tabel AktivitasOP
a. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem
Diagram konteks untuk menggambarkan Sistem Informasi Pembayaran Iuran SPP dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.15 Diagram Konteks Pembayaran Iuran SPP
Tata Usaha Siswa
Sistem Informasi Pembayaran Iuran SPP Di Smp Trijaya
Medan - Data Pembayaran SPP
Kepala Sekolah
Dispensasi Spp Tunggakan
Siswa
Orang Tua Murid Persetujuan
Tunggakan SPP Siswa
Laporan Kartu SPP / Bukti Pembayaran
Pembayaran SPP
b. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data, dimana data dismpan serta proses apa yang menghasilkan data tersebut. DFD bukan gambaran dari program tetapi hanya menjelaskan bagaimana data itu mengalir (berjalan) dalam suatu sistem.
Simbol-simbol DFD :
1. artinya External Entity (sumber atau tujuan).
2. artinya (Process) proses 3. artinya (Data Flow) aliran data
4. artinya Data Store (tempat penyimpanan data)
Gambar 4.16 Simbol-Simbol DFD
Berikut DFD dari Sistem Pembayaran SPP di SMP Swasta Trijaya Medan :
Gambar 4.17 DFD Level 0 Pembayaran Iuran SPP
c. Flowchart
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Berikut ini
Tata Usaha Siswa
Input Data Di Sistem Informasi Pembayaran Iuran
SPP - Data Pembayaran SPP
Tunggakan Siswa
Orang Tua Murid Tunggakan SPP
Siswa Kartu SPP / Bukti Pembayaran
Pembayaran SPP
Pembuatan Laporan F1
(Pembayaran)
F2 (Petugas)
Laporan
1. Flowchart Data Login
Gambar 4.18 Flowchart Data Login OK
CANCEL
Menu Utama Splash
Form
Login
Y
END START
2. Flowchart Menu Utama
Gambar 4.19 Flowchart Menu Utama Mulai
Login
Menu Utama
Form Utama
Menu
Master File A
FIle
Siswa
Transaks i
Lapora
Bantuan
Menu Master
Menu Master Bantuan Menu Master
Laporan Menu Master
B
C
D
E
Keluar
Y
Y
Y
Y Y
Y T T
T
SELESAI
4.2.4 Perancangan File
Perancangan file termasuk dalam bagian perancangan database, yang diawali dengan merancang diagram hubungan antara entitas (bisa dengan menggunakan E-R).
Untuk keperluan informasi, terkadang kita harus menghubungkan data antara Pegawai, Jabatan ataupun Pangkat. Karena hubungan-hubungan itu, adanya data yang sama akan sulit dihindari. Kalau data yang sama dibiarkan terjadi tanpa ada sebab ataupun alasan yang jelas, maka hal itulah yang disebut dengan Redudansi Data.
Redudansi Data menyebabkan penyimpanan memori berlebihan yang tidak perlu.
Agar masalah tersebut terselesaikan, digunakan suatu pengkodean dan relasi antara tabel maupun database. Dengan adanya relasi akan didapatkan efektifitas dan efesiensi dalam pengelolaan database.
Gambar 4.20 Diagram ER Pembayaran Iuran SPP
4.2.5 Perancangan Dialog
Perancangan Dialog Layer adalah suatu sarana komunikasi antar muka (Interface) sistem dengan user secara langsung. Tahap desain dialog layer ini sangat mendukung proses efektifitas dan efesiensi kinerja dari seseorang atau beberapa user.
4.21 Perancangan Dialog Layer Menu Utama
4.2.6 Perancangan Program
Perancangan Struktur program digunakan untuk menghubungkan menu – menu yang ada pada sistem Pembayaran SPP sehingga mempermudah bagi pemakai dalam mengolah data. Untuk lebih jelasnya struktur menu dari sistem pembayaran SPP dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
File siswa Transaksi
Gambar Sekolah SMP Swasta Trijaya Medan
Lapora Bantua
Jam Tangggal Numlock
Gambar 4.22 Perancangan Struktur Program
Menu utama
Siswa File
Cetak kartu SPP
Logout
Daftar Siswad
Edit data
Hapus data
Transaksi
Simpan data
Pembayaran SPP
Kembali Hapus data Simpan data Login
Daftar Admin
Exit Laporan
Laporan
Rekap Pembayaran
Siswa
Kembali Cetak Laporan
Hapus data Refresh
Cari data
Bantuan
About Program
Refresh
Cetak Laporan Siswa
Refresh O
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.3
1.2 1.3 1.4 1.5
1.2.1 1.3.1 1.4.1 1.5.1
Kembali
BAB 5
IMPLEMENTASI SISTEM
5.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain yang disetujui, menguji sistem, menginstall, dan memulai sistem baru yang telah diperbaiki.
Tujuan implementasi sistem adalah sebagai berikut:
1. Menyelesaikan rancangan sistem yang ada dalam dokumen perancangan sistem yang disetujui.
2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedur yang diperlukan oleh dokumen perancangan sistem yang disetujui.
3. Memastikan bahwa personal dapat mengoperasikan sistem baru.
4. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan pemakai.
5. Memastikan bahwa konversi ke sistem yang baru dapat berjalan dengan benar.
5.2 Komponen Utama dalam Implementasi Sistem
Dalam pengolahan data, mulai dari memasukkan data hingga menghasilkan informasi, komputer memerlukan sistem informasi yang merupakan kesatuan elemen sebagai berikut :
1. Hardware (Perangkat keras) adalah sekumpulan komponen perangkat keras didalam komputer secara fisik dapat dilihat, diraba, dan dirasakan. Hardware dikelompokkan menjadi empat bagian, yaitu:
a. Device Input atau peralatan input, seperti: keyboard, mouse, dll.
b. Device Process atau peralatan proses, dari data input. Seperti: Prosesor, motherboard, memory,dll.
c. Device output atau peralatan output, seperti: monitor, printer, speaker, dll.
d. Device peripheral atau peralatan tambahan lainnya, seperti: modem, tv tuner, USB flash, dll
2. Software (Perangkat lunak) adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai perantara, yang menghubungkan antara hardware dan brainware sehingga menghasilkan informasi sesuai keinginan brainware. Software dibagi menjadi dua golongan, yaitu:
1. Software Operation System (OS), seperti DOS, Windows, Linux.
2. Software aplication (program aplikasi), seperti Microsoft Office, Database Management, program grafis, network software, web design tool, utilities entertainment and education.
Adapun software yang digunakan untuk menjalankan program sistem informasi ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows
2. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah bahasa pemrograman visual basic 6.0.
3. Brainware (pengguna) adalah perangkat yang mengoperasikan dan
dan memperbaiki komputer. Berdasarkan kemampuan dan keahlian yang dimiliki, pengguna komputer dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori, yaitu:
a. Operator
Operator adalah user (manusia) yang bekerja mengoperasikan komputer untuk memasukkan data atau menjalankan program yang sudah ada.
b. Programmer adalah user (manusia) yang bertugas membuat program atau software berdasarkan ketentuan yang sudah ada, meliputi:
1. Menganalisis dan membuat program.
2. Membuat flowchart dan algoritma.
3. Memeriksa dan memperbaiki kesalahan program.
c. Sistem Analis adalah user (manusia) yang bertugas mempelajari, menganalisis, serta merancang sistem program utnuk meyelesaikansuatu masalah.
5.3 Langkah-langkah dalam menampilkan tampilan program pada Sistem Informasi Pembayaran Iuran SPP Di SMP Swasta Trijaya Medan yaitu:
5.3.1 Form Splash
Langkah-Langkah : - Klik SPP.exe
- Tampil Form Splash
- Setelah itu tampil form Login
Gambar 5.1 Tampilan Form Splash 5.3.2 Form Login
Pada bagian login ini ada dua data yang harus dimasukkan, yaitu Username dan Password dimana keduanya harus telah terdaftar didalam database pengguna sebagai user yang berhak untuk dapat mengakses kedalam sistem. Prosedur menggunakan menu login :
Langkah 1 : - Masukkan Nama Admin - Masukkan Password Admin - Tekan Ok
Langkah 2: - Jika Klik Batal
Maka akan muncul mesaage box , jika tekan yes maka akan keluar dari program, dan jika tekan no maka akan tetap berada di form login
Gambar 5.2 Tampilan Form Login
5.3.3 Form Menu Utama
Form utama ini merupakan tempat dimana semua menu-menu program di buat.
Prosedur menggunakan menu utama yaitu : Langkah 1 : - Baca Menu Utama
- Tampil File, Siswa, Transaksi, Laporan, Bantuan Langkah 2 : - Jika Klik File
- Maka baca menu file Langkah 3 : - Jika Klik Siswa
- Maka baca menu siswa Langkah 4 : - Jika Klik Transaksi
- Maka baca menu transaksi Langkah 5 : - Jika klik Laporan
- Maka baca menu laporan Langkah 6 : - Jika Klik Bantuan
- Maka baca menu bantuan
Gambar 5.3 Tampilan Form Utama a. Cetak kartu SPP
Kartu Pembayaran SPP ini digunakan pembayaran SPP yang akan dilakukan oleh siswa- siswi setiap bulannya . Ini bertujuan sebagai bukti secara langsung kepada siswa dan orang tua. Berikut ini merupakan Output dari Kartu Pembayaran SPP yaitu :
5.3.4 Form Administrator
Form Administrator digunakan untuk mengisi data pengguna yang nantinya data ini akan digunakan untuk untuk melakukan login. Untuk melakukan pengentrian data pengguna dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
Langkah 1: - Klik tombol Ganti
Masukkan terlebih dahulu Administrator Name dan passwordnya, lalu tekan enter. Setelah muncul nama user, masukkan Nama dan password user yang ingin di rubah/update. Maka akan
merubah/mengupdate nama dan password user yang telah di setting sebelumnya
Langkah 2: - Klik tombol Batal
Maka form akan kembali ke bentuk awalnya Langkah 3: - Klik tombol Tambah
Masukkan terlebih dahulu Nama Administrator dan password user, setelah itu klik tombol tambah, maka akan menyimpan name dan password user di database
Langkah 4: - Klik tombol Hapus
Maka akan menghapus nama dan password user dari database yang sudah di masukkan sebelumnya , setelah user menekan tombol hapus , akan keluar message box, bila user menekan tombol Yes data akan terhapus, bila tekan No kembali ke form tersebut.
Langkah 5 : - Klik tombol Keluar
Maka akan muncul message box, bila user menekan tombol Yes, maka akan kembali ke form utama dan bila menekan tombol No, kembali ke form sebelumnya.
Gambar 5.5 Tampilan Form Setting Administrator
5.3.5 Form Siswa
Form Siswa digunakan untuk pengentrian data siswa – siswa yang ada di SMP Swasta Trijaya Medan. Prosedur dalam menjalankan Form Siswa adalah sebagai berikut : Langkah 1 : - Klik tombol Simpan
Maka lengkapi semua kolom yang ada di form siswa. Dan jika telah selesai menginput semua data-data siswa klik tombol simpan, jika tidak klik batal.
Langkah 2: - Klik tombol Edit
Maka Edit data yang sudah di masukkan sebelumnya , setelah semua data telah di ubah dengan benar , tekan tombol update jika tidak klik
