commit to user
BAB III
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. GAMBAR UMUM PERUSAHAAN
1. SEJARAH PERUSAHAAN
Kompas Gramedia sebagai salah satu perusahaan yang terkemuka di Indonesia memiliki peristiwa-peristiwa penting yang menjadi tonggak perjalanan perusahaan dari sejak berdiri sampai perkembangannya saat ini, kelompok Gramedia dimulai dari diterbitkan majalah INTISARI pada tahun 1963, yang dilah irkan dari usaha untuk menembus situasi keterbatasan Informasi pada saat itu. Dengan idealisme dan semangat untuk memberikan informasi yang obyektif pada masyarakat, kelompok Gramedia mengkhususkan diri bergerak di bidang media komunikasi baik melalui media cetak maupun audio visual. Dan ditahun 80-an, kelompok Gramedia mulai mengembangkan usaha diluar bidang utamanya (Gramedia, 2013).
Selain untuk mendukung usaha inti di bidang komunikasi, pengembangan usaha ini d imaksudkan untuk memperluas lapangan kerja sejalan dengan usaha pemerintah mengatasi masalah ketenagakerjaan. Dalam usaha perdagangan dan industri Kelompok Kompas – Gramedia mendirikan toko buku yaitu TB. Gramedia. Toko Buku Gramedia didirikan 2 Februari 1970 oleh P.K. Ojong, yang juga merupakan pendiri Kelompok Kompas Gramedia (KKG). Dari sebuah toko buku kecil yang
berukuran 25 m2, yang berlokasi di Jalan Gajah Mada, Jakarta Barat. Toko Buku Gramedia sampai tahun 2002 telah tumbuh dan berkembang menjadi 50 toko buku, yang tersebar dibeberapa kota besar di Indonesia. Kelompok Kompas Gramedia (KKG) yang saat ini dipimpin oleh Bapak Jakob Oetomo sebagai Presiden Direktur KKG sedang mengalami kemajuan yang pesat dengan membuka Jaringan Toko Buku Gramedia yang tersebar di 24 Kota dan 16 Propinsi di Indonesia (Gramedia, 2013).
Toko Buku Gramedia Surakarta merupakan cabang Toko Buku Gramedia yang ke-53. Bentuk bangunan Toko Buku Gramedia Surakarta paling berbeda dari Toko Buku Gramedia yang lain. Dalam penataan atau mendesain, arsitektur menyesuaikan dengan Balai Soejatmoko. Balai Soejatmoko ini sudah ada sebelum TB. Gramedia Surakarta dibangun. Balai Soejatmoko sering digunakan untuk pagelaran-pagelaran budaya jawa, menurut penduduk daerah setempat, Balai Soejatmoko merupakan Cagar Budaya yang harus dilestarikaan. Pemilik Balai Soejatmoko ini dulunya adalah Bapak Soejatmoko (Gramedia, 2013)
Pada tanggal 30 Oktober 2003, Balai Soejatmoko diresmikan oleh Walikota Surakarta pada saat itu adalah H. Slamet Suryanto dan dihadiri juga oleh Bapak Jacob Oetama, selaku presiden Direktur Kelompok Kompas Gramedia, serta Bapak Kristiono selaku Kepala Toko Buku Gramedia Surakarta. TB. Gramedia Surakarta berlokasi di Jalan Slamet Riyadi 248 Surakarta. Lokasi ini merupakan lokasi yang strategis karena Jalan Slamet Riyadi ini merupakan jalan utama kota Solo. TB. Gramedia
Surakarta memiliki dua lantai, lantai pertama digunakan untuk usaha persewaan counter serta dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas umum (Gramedia, 2013).
Menurut Dokumen Pembekalan Magang yang ditulis oleh PT. Gramedia, Kelompok Kompas Gramedia ini juga membawahi beberapa kelompok usaha lain, antara lain:
1. Kelompok Surat Kabar : PT. Kompas Media Nusantara.
2. kelompok Pers Daerah: PT. Sriwijaya Perdana, PT. Aceh Media Grafika, PT . Bernnas, PT. Antar Surya, PT. Seribu Pulau, dll.
3. Kelompok Majalah: PT. Intisari Mediatama, P T. Penerbitan Sarana Bobo, PT. Penerbitan Majalah Hai, PT. Gramedia, dll.
4. Kelompok Penerbit Multimedia dan Sarana Pendidikan, PT Elex Media Komputindo, PT. Gramedia Widia Sarana Indonesia, dll. 5. Kelompok Percetakan: PT. Gramedia, PT Rambang, PT. Serambi
Prima, PT. Bawen Mediatama, dll.
6. Kelompok Perdagangan dan Industri: P T. Gramedia Asri Media, PT. Grasera Utama, PT. Graha Kerindo, dll.
7. Kelompok Usaha Jasa: PT. Grahawita Santika/ Hotel Santika Group, PT. Ina Wisatamas, PT. Sarana Interbuana Leasing/MSII.
Visi dan Misi Perusahaan
PT. Gramedia Asri Media dalam kegiatan usahanya mempunyai visi dan misi yaitu : “Berperan aktif di dalam upaya mencerahkan kehidupan bangsa, dengan menjadi jaringan ritel terbesar, tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi, dan multimedia di Asia Tenggara, serta mengembangkan bisnis ritel lainnya, melalui penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif, dan perilaku bisnis yang bersih”.
Tabel 3.1 Komponen Visi Misi PT Gramedia Asri Media
Aspect Word/Statement Meaning Who?
(Target Customer)
Asia Tenggara Konsumen di seluruh Indonesia dan Asia Tenggara
What?
(Value Preposition)
Mencerahkan kehidupan bangsa
Mencerahkan untuk Bangsa Indonesia khusunya
Among?
(Competitive Set)
menjadi jaringan ritel terbesar, tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi, dan multimedia dan bisnis retail lainnya
Terbesar=Kapitalisasi Aset, Revenue, Jumlah Jaringan
Tersebar = Jumlah outlet yang tersebar secara nasional & regional
Terpadu = Sinergi antar outlet How? (Capabilities) Penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif, dan perilaku bisnis yang bersih.
• Menyediakan produk buku, stationery, dsb yang berorientasi pada pasar • Memberikan layanan unggul
kepada pelanggan dan mitra kerja
• Melakukan inovasi bisnis • Melakukan kegiatan bisnis
dengan perilaku yang bersih
2. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
Untuk tecapainya tujuan perusahaan diperlukan adanya struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi berkaitan dengan penyusunan bagian-bagian perusahaan. Setiap bagian perusahaan memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan posisi masing-masing bagian dalam proses pencapaian tujuan perusahaan. Struktur organisasi berperan penting dalam perusahaan karena menyangkut kelancaran proses kegiatan operasional maupun non operasional perusahaan yang bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan. Berikut gambaran Struktur Organ isasi TB. Gramedia Surakarta :
Gambar 3.1 Struktur organisasi TB. Gramedia Surakarta Kepala toko MR/Sekjen Supervisor Administrasi Supervisor Penjualan Supervisor Pembelian Supervisor Rumah Tangga Staff Komputer
Kasir Besar Administrasi Data Entry
Rumah tangga Teknisi Keamanan Pembelian Widianiaga Widianiaga Penerimaan
Keterangan :
: Jika tidak ada staf komputer, berada dibawah koordinasi spv. penjualan
: Outsoursing, magang, kontrak, sesuai kebetuhan
: Hanya toko tertentu
: Jika diperlukan, sesuai skala toko
Sumber : Toko Buku Gramedia Surakarta
Dalam Dokumen Pembekalan Magang yang ditulis oleh PT. Gramedia menyebutkan bahwa tugas atau fungsi staf masing-masing bagian di Toko Buku Gramedia Surakarta, sebagai berikut :
1. Kepala Toko
Tugas dan tanggung jawab dari seorang kepala toko diantaranya adalah:
a. Menyusun dan menjalankan rencana kerja tahunan (anggaran penjualan, anggaran biaya)
b. Menjalankan dan mengendalikan sistem prosedur yang telah ditetapkan.
c. Membina dan mengembangkan sumber daya manusia.
d. Bertanggung jawab kepada operasional toko secara keseluruhan. e. Menjaga citra dan nama baik perusahaan.
Wewenang Kepala Toko antara lain:
sesuai dengan kebijakan perusahaan.
b. Mengotorisasi penerimaan dan pengeluaran dana, laporan administrasi, serta merekomendasikan status hubungan kerja (mutasi, promosi, demosi dan pemutusan hubungan kerja).
2. Supervisor Administrasi
Tugas dan tanggung jawab supervisor administrasi antara lain: a. Mengelo la kegiatan administrasi.
b. Mengendalikan administrasi keuangan.
c. Melakukan analisa persediaan dan analisa piutang. Wewenang supervisor administrasi antara lain:
a. Dalam hal Store Manager dan MR tidak di tempat, dapat
memberikan otorisasi Laporan Bulanan dan tagihan
counter/supplier.
b. Menolak pengeluaran dana yang tidak dapat dipertanggung jawabkan.
c. Mengotorisasi cuti atau lembur karyawan bawahannya.
d. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan karyawan bawahannya.
3. Kasir Besar
Tugas dan tanggung jawan kasir besar antara lain : a. Menerima omset harian toko untuk disetor di bank. b. Menyediakan modal kasir toko.
d. Melayani pertukaran uang oleh kasir toko.
e. Membuat laporan bulanan penerimaan pengeluaran uang. Wewenang Kasir besar antara lain:
a. Menerima hasil usaha.
b. Menolak pengeluaran dana yang tidak sesuai dengan ketentuan. c. Menyetorkan hasil usaha ke Bank yang telah ditunjuk oleh
perusahaan.
4. Administrasi Pembayaran
Tugas dan tanggung jawab administrasi pembayaran antara lain : a. Menerima dokumen penagihan (kwitansi dan faktur dari pemasok)
dan membuat tanda terima. b. Menentukan tanggal pembayaran. c. Memeriksa dokumen penagihan. 5. Staf Komputer
Tugas dan tanggung jawab staf komputer antara lain:
a. Bertanggung jawab terahadap data-data komputer baik data barang, data penjualan, pengiriman barang dan retur.
b. Bertanggung jawab terhadap kondisi hardware Gramedia. Wewenang staf komputer antara lain:
a. Menolak petugas lain atau pihak luar yang tidak berkepebtingan masuk ke ruang komputer dan atau menggunakan komputer. b. Mengakses database ke semua tingkat proses aplikasi dan sistem
c. Mengotorisasi Bon Retur cabang atau supplier.
d. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan karyawan bawahannya.
6. Data Entry
Tugas dan tanggung jawab data entry antara lain: a. Menyalakan dan mematikan server.
b. Menjaga keakuratan, integritas dan mencegah kerangkapan data. Wewenang data entry antara lain:
a. Menarik buku-buku yang bermasalah dati toko. 7. Supervisor Pembelian
Tugas dan tanggung jawab supervisor pembelian antara lain : a. Bertanggung jawab dalam pemasaran dan pendistribusian buku. b. Bertanggung jawab dalam perputaran persediaan dan kendaraan
perusahaan.
c. Membuat rekomendasi order dan retur di komputer. d. Membuat surat pesanan buku baru untuk setiap pemasok.
e. Mengadakan pengadaan buku baru dan memperhatikan perputaran barang.
Wewenang Supervisor Pembelian antara lain:
a. Menentukan jumlah dan jenis pembelian barang kondisi kredit kecuali cash.
b. Menentukan syarat dan termin pembayaran. c. Menyeleksi supplier yang ingin jadi pemasok.
Sedangkan untuk Staf Pembelian tugasnya antara lain:
a. Membantu tugas supervisor pembelian, seperti dalam hal pengadaan buku.
b. Menjaga perputaran persediaan dan membuat evaluasi pemasok. 8. Supervisor Penjualan
Tugas dan tanggung jawab bagian supervisor penjualan antara lain: a. Memastikan dan mengawasi jalannya operasional toko.
b. Membuat jadwal kerja.
c. Mengendalikan operasional toko. d. Menangani keluhan pelanggan.
e. Menangani usulan pembelian barang dari pramuniaga. Wewenang bagian supervisor penjualan anatara lain: a. Mengotorisasi pemberian diskon kepada pelanggan. b. Mengotorisasi refund.
c. Mengotorisasi cuti atau lembur karyawan bawahannya.
d. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan karyawan bawahannya.
9. Penerimaan barang dari gudang
Tugas dan tanggung jawab bagian penerimaan barang dari gudang diantaranya adalah:
a. Menerima buku dari pemasok.
b. Mengembalikan buku retur dari pemasok.
d. Mencatat semua transaksi yang terjadi di dalam gudang. 10. Widian iaga (Pramuniaga, Kasir, CSO)
Tugas dan tanggung jawabnya antara lain:
a. Bertanggung jawab terhadap wilayah yang telah ditentukan baginya.
b. Membersihkan dan merapihkan buku di wilayahnya. c. Menyiapkan buku yang akan diretur.
d. Mengecek Receive Order (RO). e. Mendisplay buku.
f. Mencatat semua keluhan pelanggan. g. Melayani customer dengan baik. Wewenang Widianiada antara lain:
a. Menegur pengunjung yang merugikan perusahaan. b. Mengubah nomor rak di komputer.
11. Keamanan
Tugas dan tanggung jawab keamanan adalah: a. Menjaga seluruh area toko.
b. Mengawasi pengunjung toko.
c. Mengawasi kartu pengenal karyawan.
d. Memproses dan menyelidiki kasus-kasus pencurian. e. Melindungi keselamatan karyawan
12. Rumah Tangga
Tugas utamanya adalah memimpin, mengarahkan, dan mengawasi jalannya kegiatan yang dilakukan oleh petugas kebersihan, petugas keamanan, dan petugas pemeliharaan.
B. Analisis dan Pembahasan
Gramedia merupakan toko buku terkemuka di Indonesia, dalam hal pengadaan buku yang merupakan persediaan yang akan dijual, gramedia bekerjasama dengan pihak-pihak pemasok diseluruh Indonesia. Dalam melakukan kerjasama dengan pihak pemasok, menurut Dokumen Panduan Kerja TB. Gramedia (2007), TB Gramedia memiliki standar kriteria pemasok sebagai berikut:
1. Kecepatan pengiriman (dalam kota maksimal tujuh hari jam kerja). 2. Kelengkapan Produk.
3. Pemenuhan pesanan (sesuai Surat Pesanan atau tidak). 4. Kualitas Produk sesuai dengan kriteria produk yang dijual. 5. Tertib administratif.
Dalam hal penjualan produknya, TB. Gramedia mempunyai kriteria tersendiri atas produk yang akan dijual, dimaksudkan untuk memuaskan para pelanggan TB. Gramedia. Menurut Dokumen Panduan Kerja TB. Gramedia (2007) adapun kriteria produk yang dijual antara lain :
1. Tidak mengandung unsur SARA. 2. Tidak mengandung unsur pornografi. 3. Tidak dilarang oleh pemerintah.
4. Buku-buku yang dikirim dalam kondisi baik (layak jual).
5. Buku disupplay oleh pemasok yang jelas (dapat dipertanggung jawabkan).
Menurut Dokumen Panduan Kerja TB. Gramedia (2007) dalam pengadaan barang dagang secara kredit, TB. Gramedia Surakarta secara garis besar melalui beberapa prosedur, dalam prosedur tersebut terdapat bagian-bagian atau fungsi, dokumen, prosedur, serta cacatan akuntansi yang terkait didalamnya. Prosedur-prosedur tersebut antara lain:
a. Pemesanan Buku Baru
Pemesanan buku baru dilakukan oleh supervisor/fungsi pembelian yang memiliki wewanang sepenuhnya atas pemesanannya. Dalam pengadaan buku baru biasanya para pemasoklah yang menawarkan produk baru mereka kepada TB. Gramedia, dan bisa juga atas rekomendasi dari para customer yang disampaikan kepada widian iaga (CSO), bagian penjualan juga dapat memberikan usulan buku baru kepada bagian pembelian atau atas inisiatif supervisor/fungsi pemebelian sendiri. Sebelum melalukan pemesanan buku, supervisor pembelian melakukan negosiasi kepada pemasok atas discount yang akan diterima TB. Gramedia, kualitas dan kuantitas buku yang akan dipesan. Setelah terjadi kesepakatan antara pemasok dan supervisor
pembelian maka supervisor pembelian mengotorisasi pemesanan buku dengan membuat Purchase Order yang dikirim ke kantor Gramedia pusat melalui jaringan B to B, kemudian setelah pembelian disetujui oleh kantor pusat barulah pemasok mengirimkan pesanan ke toko buku yang ditunjuk oleh kantor pusat. Karena TB.Gramedia Surakarta sebagian besar kegiatannya bersifat terpusat yaitu dengan melakukan konfirmasi terlebih dahulu dengan kantor pusat Gramedia maka selain pemebelian, pembayarannya pun dilakukan secara terpusat pula.
b. Penerimaan Buku
Untuk proses penerimaan buku ini dilakukan o leh bagian atau fungsi gudang. Proses penerimaan buku dibedakan menjadi dua macam, yaitu External Delivery dan Internal Delivery. External Delivery (penerimaan eksternal) dapat berupa Direct Delivery yaitu penerimaan item dari pengiriman Supplier langsung ke toko buku, sehingga pengiriman ini tidak melibatkan bagian gudang. Direct delivery memiliki kriteria antara lain:
· PO dari HO Merchandiser.
· Dokumen Pengiriman Delivery Note dari Supplier. · Fisik barang tidak melalu i HO Merchandiser/Warehouse
Sedangkan Internal Delivery dapat berupa Warehouse Delivery yaitu penerimaan item dari Warehouse/Gudang, pengiriman ini memiliki kriteria antara lain:
· Persediaan barang tersedia di Warehouse. · Supplier kirim ke Warehouse.
· Dokumen pengiriman Transfer Note dari Central Merchandiser. · Jika terjadi selisih maka d ibebankan ke Warehouse.
Dan Internal Delivery yang lain berupa Transfer Delivery yaitu penerimaan item dari toko lain. Transfer delivery memiliki kriteria antara lain :
· HO Merchandiser yang menetukan terjadinya transfer. · Barang berasal dari Toko Gramedia lainnya (retur cabang). · Toko Receiver harus mengambil Barang d i Toko Sender. · Jika terjadi selisih maka dibebankan ke Toko Sender.
Adanya kondisi administratif untuk Supplier pada saat Receiving yaitu pengiriman barang dagang secara kredit yang memiliki syarat-syarat sebagai berikut:
· Saat pengiriman harus melampirkan PO asli (rangkap 3), DO asli (rangkap 2), invo ice/faktur rangkap tiga.
· DO, invoice/faktur asli distempel dan ditandatangani oleh Warehouse Support.
· PO-2, DO asli, dan invoice/faktur asli kembali ke supplier. · PO asli, DO-2 dan invoice/faktur-2 diarsip oleh ADM Assistant. · Toko kirim invoce/faktur-3 dan PO-3 ke ReIM (Accounting Dept.)
· Supplier menagih pembayaran kredit pada saat jatuh tempo dengan membawa : Kwitansi asli, Invoice Asli, DO asli, PO copy, Faktur pajak ke Adm Payment Dept. (TU Pusat).
c. Pemesanan Buku Repeat Order
Pemesanan buku repeat order adalah pemesanan ulang terhadap buku yang pernah dibeli sebelumnya. Sama halnya pada pemesanan buku baru, wewenang sepenuhnya ditangan supervisor pembelian, begitupula halnya dengan melakukan negosiasi atas dicount, kualitas maupun kuantitas barang, menjadi wewenang dan tanggung jawab bagian pembelian. Pemesanan buku repeat order ini dilakukan apabila toko sudah kehabisan stock sedangkan permintaan customer meningkat atau banyak, dapat juga dikarenakan usulan dari widianiaga, bagian penjualan dan bagian pembelian itu sendiri yang menganggap produk tersebut masih diminati oleh para pelanggan.
Berikut uraian Fungsi, Dokumen, Prosedur dan Catatan akuntansi yang terkait dalam sistem pengadaan barang dagang oleh TB. Gramedia Surakarta menurut Dokumen Panduan Kerja TB. Gramedia (2007):
1. Fungsi yang terkait dalam sistem pengadaan barang dagang oleh TB. Gramedia Surakarta
a. Pemesanan Buku Baru
1. Supervisor / Fungsi Pembelian
Selaku supervisor yang bertanggung jawab membuat surat pesanan jika sudah terjadi kesepakatan atas buku yang ditawarkan oleh pemasok, serta mempertimbangakan cara pemembayaran kepada pemasok dan bertanggung jawab menginformasikan kepada Kepala Toko untuk surat pesanan dengan kondisi pembayaran cash.
2. Kepala Toko
Kepala Toko merupakan jabatan tertinggi di TB. Gramedia Surakarta yang bertanggung jawab melakukan otorisasi surat pesanan untuk kondisi pembayaran cash.
3. Supervisor Administrasi
Supervisor Administrasibertanggung jawab mengotorisasi surat pesanan dengan kondisi pembayaran cash jika dalam kondisi tersebut kepala toko sedang tidak ada di tempat.
b. Penerimaan Buku
Fungsi yang terkait dalam Penerimaan Buku antara lain : 1. Petugas Penerimaan
Petugas penerimaan bertanggung jawab menerima faktur, surat pesanan, dan buku dari pemasok dan mencocokan fisik buku dengan faktur dan surat pesanan, serta memberi nomor, stempel, dan menandatangani faktur yang telah dicocokan, dan mengimput faktur ke dalam buku penerimaan di computer.
2. Petugas Data Entry
Petugas Data Entry bertanggung jawab melakukan pengecekan terhadap family buku, status buku, status perusahaan, harga, discount, dan judul antara faktur dan surat pesanan dan buku stampel, serta melakukan entry data penerimaan buku dan mencetak label.
3. Labeler
Labeler bertanggung jawab untuk menerima label buku Receive Order dan buku sampel dari bagian Data Entry dan fisik buku dari bagian penerimaan, serta melakukan label buku sesuai Receive Order dan membubuhkan tanda tangan pada Receive Order yang diterima.
4. Widian iaga (Pramuniaga)
Widian iaga bertanggung jawab untuk menerima buku yang telah di label dan menandatangani Receive Order yang sesuai dengan fisik buku yang diterima, serta mendispaly buku sesuai kategori buku.
c. Pemesanan Buku Repeat Order
Fungsi yang terkait dalam Pemesanan Buku Repeat Order antara lain :
1. Supervisor/Fungsi Pembelian
Dalam hal ini Fungsi Pembelian bertanggung jawab untuk membuat rekomendasi order melalui program Elord yaitu program dari komputer yang dapat menampilkan usulan buku yang akan dipesan oleh widianiaga. Jika pemesanan buku yang telah di otorisasi oleh supervisor penjualan dianggap tidak sesuai dengna kondisi yang disyaratkan. bagian Pembelian dapat mengurangi atau membatalkannya.
2. Widian iaga (Pramuniaga)
Widian iaga disini bertanggung jawab mengisi rekomendasi order yang telah dibuat oleh bagian pembelian.
3. Supervisor Penjualan
Supervisor penjualan bertanggung jawab melakukan
pemerikasaan terhadap rekomendasi order yang telah diisi oleh widianiaga. Jika pemesanan buku yang dilakukan oleh widianiaga dianggap tidak sesuai dengan kondisi yang disyaratkan, supervisor penjualan dapt mengurangi atau membatalkan pemesanan buku tersebut.
4. Staf Pembelian
Menyeleksi pemesanan/rekomendasi order, serta mengotorisasi pemesanan pada surat pesanan dan membuat Surat Pesanan, mempertimbangkan cara pembayaran, dan menginformasikan
kepada kepala toko untuk surat pesanan dengan kondisi pembayaran cash.
5. Kepala Toko
Kepala Toko bertanggung jawab untuk melakukan otorisasi surat pesanan untuk kondisi pembayaran cash.
6. Supervisor Administrasi
Supervisor Administrasi bertanggung jawab untuk
mengotorisasi surat pesanan dengan kondisi pembayaran cash apabila kepala toko sedang tidak ada ditempat, serta dapat mengotorisasi surat pesanan apabila petugas pembelian tidak ada di tempat.
2. Dokumen yang digunakan dalam sistem pengadaan barang
dagang secara kredit oleh TB. Gramedia Surakarta
a. Pemesanan Buku Baru
1. Surat Pesanan (SP)
Surat Pemesanan adalah dokumen bukti pemesanan buku yang dibuat oleh toko dan diotorisasi oleh supervisor pembelian kemudian disampaikan kepada pemasok.
b. Penerimaan Buku
Purchase Order adalah dokumen pemesanan item/barang oleh HO Merchandiser yang disampaikan kepada pemasok yang digunakan sebagai dasar perhitungan persediaan dan hutang. 2. Delivery Note
Delivery Note adalah dokumen pengiriman yang dikeluarkan oleh pemasok yang berisi rincian item yang dipesan dan nilai pembeliannya.
3. Transfer Note
Tranfer Note adalah dokumen pengiriman yang dikeluarkan oleh HO Merchandiser yang berisi rincian item yang ditransfer dari warehouse/gudang ke toko.
4. Faktur Pembelian
Faktur Pembelian/Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan pemasok yang merinci buku yang telah dibeli dan nilai pembeliannya, sehingga digunakan sebagai dasar untuk mencatat persediaan dan hutang.
5. Receive Order
Receive Order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh staf komputer yang digunakan sebagai bukti tanda terima penyerahan buku dari labeler kepada widianiaga (pramuniaga). 6. Receiving Books
Receiving Books adalah dokumen atau buku pencatatan penerimaan semua item (books dan non-books) melalui warehouse toko.
c. Pemesanan Buku Repeat Order
1. Surat Pesanan
Surat Pesanan adalah dokumen bukti pemesanan buku oleh toko yang disampaikan oleh pemasok.
3. Prosedur Pelaksanaan Pengadaan Barang Dagang Secara Kredit
oleh TB. Gramedia Surakarta
a. Prosedur Pemesanan Buku Baru
1. Supervisor/Petugas Pembelian
Membuat surat pesanan rangkap tiga jika sudah terjadi kesepakatan atas buku yang ditawarkan oleh pemasok dengan
Supervisor Pembelian, kemudian mengirimkan surat
pemesanan ke kantor pusat untuk meminta persetujuan, apabila kantor pusat telah menyetujui maka kantor pusat kemudian menyerahkan surat pesanan-1, surat pesanan-2 yang telah diotorisasi oleh kepala toko pusat ke pemasok dan menyimpan surat pesanan ke-3 sabagai arsip. Jika buku pemasok diduga buku ilegal/bajakan maka, supervisor/petugas pembelian bertanggung jawab untuk mengkonsultasikan dengan kepala toko lalu menyerahkan Surat Pemesanan (SP) manual kepada
pemasok. Apabila di toko masih menggunakan SP rangkap dua maka supervisor/petugas pembelian bertanggung jawab untuk menggunakan formulir SP tersebut sampai habis. Tetapi untuk pemesanan berikutnya harap menggunakan SP rangkap tiga.
b. Prosedur Penerimaan Buku
1. Petugas Penerimaan
Menerima faktur, surat pesanan, tranfer note dan buku dari pemasok dan mencocokan fisik buku dengan faktur dan surat
pesanan, kemudian memberi nomor, stampel, dan
menandatangani faktur yang telah dicocokan. Setelah itu menyerahkan faktur-1, transfer note-1 dan surat pesanan-2 yang telah ditandatangani kepada pemasok. Petugas penerimaan kemudian mencatat faktur ke dalam buku penerimaan atau menginput ke dalam komputer, setelah itu petugas penerimaan menyerahkan faktur-2, transfer note-2 dan surat pesanan-1 dan buku sampel kepada Petugas Data Entry dan fisik buku ke Labeler. Selanjutnya mengirim faktur-3 dan surat pesanan-3 ke ADM assistant khusus item/ barang yang berstatus kredit. Apabila jumlah buku yang diterima tidak sama dengan faktur dan surat pesanan, maka bagian penerimaan mengoreksi pada faktur baik asli maupun copy dan harus sepengetahuan antara kedua belah pihak (pemasok dan petugas
menemukan selisih maka Petugas Komputer menginformasikan kepada pihak-pihak yang terkait untuk dilakukannya perbaikan, sehingga petugas penerimaan/ Labeler/Widianiaga/Data Entry melakukan koreksi kesalahan.
2. Petugas Data Entry
Menerima faktur-2, surat pesanan-1, transfer note-2 dan buku sampel dari bagian penerimaan, kemudian melakukan pengecekan terhadap family buku, status buku, status perusahaan, harga, discount, dan judul antara faktur-2 dan surat pesanan-1 dan buku sampel. Kemudian melakukan entry data penerimaan lalu mencetak label buku dan Receive Order, kemudian menyerahkan surat pesanan-1, transfer note-2 dan faktur-2 ke bagian ADM assistant, setelah itu petugas Data Entry menyerahkan label buku, Receive Order dan buku sampel kepada Labeler.
3. Labeler
Menerima label buku, Receive Order, dan buku sampel dari petugas data entry dan fisik buku dari petugas penerimaan. Setelah itu bagian labeler melakukan label buku sesuai Receive Order kemudian menandatangani Receive Order dengan menuliskan nama lengkap, tanggal, dan jam. Kemudian menyerahkan buku yang telah dilabel dan receive order kepada Widian iaga (Pramuniaga).
4. Widian iaga (Pramuniaga)
Menerima buku dari bagian labeler yang telah dilabel dan
menerima Receive Order, kemudian mengisi dan
menandatanganinya sesuai fisik buku yang diterima. Apabila ada kelebihan judul buku pada Receive Order sedangkan fisiknya tidak ada maka Widianiaga (Pramuniaga) menuliskan 0 (nol) pada kolom Terima di Receive Order. Setelah semua benar widian iaga mendisplay buku sesuai standart display, kemudian mengimput nomor rak di module squencing di aplikasi ORSIM setelah itu menyerahkan Receive Order ke ADM Assistant.
5. ADM Assistant
a. Menerima surat pesanan-1, transfer note-2, faktur-2 dari petugas Data Entry dan faktur-3 dari petugas penerimaan. b. Menerima Receive Order dari Widianiaga.
c. Mengarsip Receive Order.
d. Mengirim surat pesanan-3 dan faktur-3 kepada ReIM (Accounting Dept.) khusus item/ barang yang berstatus kredit.
c. Prosedur Pemesanan Buku Repeat Order
1. Supervisor/Petugas pembelian
Membuat rekomendasi order melalui program Elord. 2. Widian iaga (Pramuniaga)
Mengisi rekomendasi order yang telah dibuat supervisor /petugas pembelian, jika surat usulan pesanan yang dibuat oleh supervisor pembemlian tidak keluar di Program Elord maka widianiaga mengimput secara manual usulan pesanan.
3. Supervisor Penjualan
Melakukan pemeriksaan terhadap rekomendasi order yang telah diisi oleh w idianiaga (pramuniaga). Supervisor penjualan dapat mengurangi atau mebatalkan pemesanan buku yang sudah diisi oleh widianiaga apabila dianggap tidak sesuai dengan kondisi yang disyaratkan.
4. Supervisor/Staf Pembelian
Menyeleksi pemensanan/rekomendasi order, kemudian
mengotorisasi pemesanan pada surat pesanan, bila pesanan disetujui dengan klik teks box Otorisasi pada baris yang akan diotorisasi kemudian tekan Enter atau klik tombol semua untuk mengotorisasi semua rekomendasi order dan dikirim ke Supervisor pembelian kantor pusat setelah disetujui dari kantor pusat, kemudian supervisor pembelian kantor pusat membuat
dan mencetak Surat Pesanan rangkap dua, dan
menyerahkannya surat pesanan-1 dan surat pesanan-2 ke pemasok (melalui telepon, faksimile atau email), kemuadian pemasok akan mengirimkan pesanan ke TB. Gramedia yang ditunjuk oleh kantor pusat. Supervisor/Staf Pembelian dapat
mengurangi atau membatalkan pemesanan buku yang sudah diotorisasi oleh supervisor penjualan apabila dianggap tidak sesuai dengan kondisi yang disyaratkan.
5. Supervisor Administrasi
Dapat mengotorisasi surat pesanan apabila petugas pembelian sedang tidak ada di tempat.
C. Flowchart Prosedur Pengadaan Barang Dagang oleh Toko Buku Gramedia Surakarta
1. Prosedur Pemesanan Buku Baru
Supervisor Pembelian Pemsok
Keterangan : SP = Surat Pesanan
Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Pemesanan Buku Baru
Ya Tidak
2. Prosedur Penerimaan Buku
Petugas Penerimaan
Keterangan:
SP-1 = Surat Pesanan rangkap pertama
SP-2,3 = Surat Pesanan rangkap ke-2 dan ke-3
Menerima buku,SP,Transf ernote,Faktur dari pemasok 3 2 1 Transfer Note 2 1 2 Faktur 3 Cocoakan Faktur,SP, dengan fisik buku Sesuai? Koreksi kesalaha n Faktir Memberi Nomor,stem pel, dan tanda tangan Serahkan Faktur- 1,transfernote-1,SP-2 Catat di buku penerimaan Menyerah kan Dokumen Menyerah kan Buku Transfer Note 1 Faktur 1 SP 2 Transfer Note 2 3 Faktur 2 3 1 2 3 4 Surat Pesanan 1 SP 1 Tidak Ya
Keterangan:
SP-1 = Surat Pesanan rangkap pertama (asli) SP-2 = Surat Pesanan rangkap ke-2
RO = Receive Order
Pemasok Petugas Data Entry
2 Transfer Note 2 SP 1 Faktur 2 Menerima dok. dan cek data buku
Cetak Label dan RO Menyerah kan label dan RO Menyerah kan Dokumen Label Receive Order Transfer Note 2 SP 1 Faktur 2 5 6 Data Peneri maan Data Penerimaan telah diimput Imput Entry data
Penerimaan
Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penerimaan Buku (Lanjutan) 1
Transfer Note 1
Faktur 1 SP 2
Labeller
Keterangan:
Widian iaga (Pramuniaga)
Keterangan:
RO = Receive Order
ADM Assistant
Keterangan:
SP-1 = Surat Pesanan rangkap ke-1 (asli) SP-3 = Surat Pesanan rangkap ke-3
Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Penerimaan Buku (Lanjutan)
3. Prosedur Pemesanan Buku Repeat Order
Supervisor Pembelian
Keterangan :
ELORD = Electronic Order
Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Pemesanan Buku Repeat Order
Tidak Ya
Widian iaga Supervisor Penjualan 2 Memeriksa Rekomendasi Order Setuju? Koreksi/batalkan Rekomendasi Order 3 Tidak Ya
C. Evaluasi Sistem Pengadaan Barang Dagang secara Kredit oleh TB. Gramedia Surakarta
1. Fungsi yang Terkait dalam Pengadaan Barang Dagang secara
Kredit
Fungsi yang Terkait dalam Pengadaan Barang Dagang menurut Mulyadi (2008, p. 120) dalam bukunya Auditing buku dua antara lain: a. Bagian Pembelian
b. Bagian Penerimaan Barang atau Gudang c. Bagian Pencatat Utang
d. Bagian Akuntansi Biaya
Sedangkan Fungsi yang Terkait dalam Pengadaan Barang Dagang secara Kred it menurut TB. Gramedia Surakarta yang telah dijelaskan dalam Buku Panduan Kerja antara lain :
a. Prosedur Pemesanan Buku Baru
Fungsi yang Terkait dalam Prosedur Pemesanan Buku Baru adalah: 1. Supervisor / Fungsi Pembelian
2. Kepala Toko
3. Supervisor Administrasi b. Prosedur Penerimaan Buku
Fungsi yang Terkait dalam Prosedur Penerimaan Buku adalah: 1. Petugas Penerimaan
2. Petugas Data Entry 3. Labeler
4. Widian iaga (Pramuniaga)
c. Prosedur Pemesanan Buku Repeat Order
Fungsi yang Terkait dalam Prosedur Pemesanan Buku Repeat Order adalah:
1. Supervisor/Fungsi Pembelian 2. Widian iaga (Pramuniaga) 3. Supervisor Penjualan 4. Staf Pembelian 5. Kepala Toko
6. Supervisor Administrasi
Di TB. Gramedia Surakarta tidak terdapat Fungsi Pencatat Utang yang bertugas untuk mencatat trans aksi p embelian serta TB. Gram edia Surakarta tidak diberi wewenang dari Gramedia Pusat untuk membuat jurnal dan catatan akuntans i lainnya seh ingga di TB. Gramedia Surakarta tidak terdapat Fungsi Akuntans i.
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang Digunakan dalam Pengadaan Barang Dagang menurut Mulyadi (2008, p. 303) dalam bukunya Auditing buku dua antara lain: a. Surat permintaan pembelian
b. Surat permintaan penawaran harga c. Surat order pembelian
e. Surat perubahan order pembelian f. Bukti kas keluar
Sedangkan Dokumen yang Digunakan dalam Pengedaan Barang Dagang s ecara Kredit oleh TB. Gramed ia Surakarta yang telah dijelaskan dalam Bu ku Panduan Kerja an tara lain:
a. Prosedur Pemesanan Buku Baru
Dokumen yang digunakan dalam pemesanan Buku Baru adalah: 1. Surat Pesanan (SP)
b. Penerimaan Buku
Dokumen yang digunakan dalam penerimaan Buku adalah: 1. Surat Pemesanan (Purchase Order)
2. Delivery Note 3. Transfer Note 4. Faktur Pembelian 5. Receive Order 6. Receiving Books
c. Pemesanan Buku Repeat Order
Dokumen yang digunakan dalam pemes anan Buku Repeat Order adalah:
1. Surat Pesanan
Di TB. Gramedia Surakarta tidak terdapat surat penawaran harga karena proses tawar menawar harga dilakukan secara langsung, serta tidak terdapat adanya bukti kas keluar pada TB. Gramedia Surakarta,
karena dalam proses pembayaran langsung ditangani oleh Gramedia Pusat, sehingga kantor cabang tidak diberi wewenang dalam hal pengeluaran kas atau pembayaran terhadap pengadaan buku.
3. Prosedur Pengadaan Barang Dagang
Menurut Mulyadi (2008, p. 301) dalam bukunya Auditing buku dua, jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:
1. Prosedur permintaan pembelian
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok 3. Prosedur order pembelian
4. Prosedur penerimaan barang 5. Prosedur pencatatan utang 6. Prosedur distribusi pembelian
Sedangkan pada TB. Gramedia Surakarta yang telah dijelaskan dalam Buku Panduan Kerja, Prosedur dalam Pengadaan Barang Dagang secara Kredit antara lain:
a. Prosedur Pemesanan Pengadaan Buku Baru
Dalam prosedur ini terdapat prosedur-prosedur yang terkait di dalam Prosedur Pemesanan Pengadaan Buku Baru seperti prosedur permintaan pembelian dari bagian pembelian, penjualan maupun customer yang disampaikan pada widianiaga, prosedur permintaan penawaran harga, diskon dan penelitian pemasok
yang dilakukan oleh bagian pembelian secara langsung, selanjutnya dilanjutkan oleh prosedur order atau pemesanan buku baru yang dilakukan oleh bagian pembelian dan permintaan persetujuan oleh kantor pusat atas pemesanan.
b. Prosedur Penerimaan Buku
c. Prosedur Pemesanan Pengadaan Buku Reapeat Order
Sama halnya dengan prosedur pemesanan pengadaan buku baru, prosedur pemesanan pengadaan buku repeat order didalamnya juga terdapat prosedur-prosedur yang terkait didalamnya yaitu prosedur permintaan pembelian, prosedur penawaran harga dan diskon, namun disini tidak terdapat prosedur penelitian pemasok, karena dalam pemesanan pengadaan Buku Repeat Order pemasok yang bekerjasama dengan toko buku adalah sama, selanjutnya dilanjutkan oleh prosedur order atau pemesanan buku repeat order yang dilakukan oleh bagian pembelian dan permintaan persetujuan oleh kantor pusat atas pemesanan.
Pada TB. Gramedia Surakarta dalam prosedur pengadaan barang dagang secara kredit, tidak terdapat prosedur pencatatan utang seperti yang di jelaskan oleh Mulyadi diatas, karena TB. Gramedia Surakarta tidak diberi wewenang oleh kantor pusat atas pencatatan utang karena pencatatan utang hanya dicatat oleh kantor pusat.
4. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Pengadaan Barang Dagang Secara Kredit
Menurut Mulyadi (2008, 308) dalam bukunya Auditng buku dua, catatan akuntansi yang digunakan dalam mencatat transaksi pembelian antara lain :
a. Register bukti kas keluar b. Jurnal pembelian
c. Kartu utang d. Kartu persediaan
Sedangkan dalam TB. Gramedia Surakarta yang telah dijelaskan pada saat melakukan wawancara kepada pihak pembelian, dalam TB. Gramedia Surakarta tidak terdapat Catatan Akuntansi yang digunakan dalam mencatat transaksi pengadaan barang dagangnya, karena TB. Gramedia Surakarta sebagai kantor cabang tidak diberi wewenang oleh kantor pusat Gramedia untuk membuat catatan akuntansi. Sistem yang digunakan pada PT. Gramedia Asri Media sebagian besar adalah terpusat, yaitu segala sesuatu harus memerlukan persetujuan dari pusat seperti dalam hal pengadaan barang dagang maupun pembayarannya, sehingga kantor cabang hanya bertugas untuk menerima barang dagang yang telah dipesan dan telah disetujui oleh kantor pusat kemudian menjualnya kepada customer.
D. Temuan
1. Kelebihan
Kelebihan sistem dan prosedur pengadaan barang dagang secara kredit pada Toko Buku Gramedia Surakarta antara lain :
a. Adanya pemisahan fungsi yang memadai.
Dalam struktur organisasi pada TB. Gramedia Surakarta telah dilakuakan pemisahan fungsi yang memadai. Pemisahan fungsi disini bermanfaat untuk mencapai efisiensi dalam pelaksanaan tugas dan dapat berfungsi untuk menekan terjadinya transaksi-transaksi fiktif perusahaan, oleh karena itu dengan adanya pemisahan fungsi yang memadai dapat menjaga kekayaan yang dimiliki perusahaan.
b. Prosedur otorisasi yang jelas dan tegas.
Dalam setiap transaksi yang terjadi diperlukan adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang seperti pada transaksi pengadaan barang dagang oleh TB. Gramedia Surakarta yang telah melalui otorisasi dari pejabat yang berwewang. Dengan adanya otorisisasi di perusahaan maka meminimalisir adanya pemalsuan data-data, sehingga Otorisasi disini bertujuan untuk mengurangi penyalahgunaan kekayaan yang dimiliki perusahaan.
c. Adanya distribusi dokumen yang baik.
Dalam setiap transaksi yang ada diperlukan adanya dokumen-dokumen yang terkait didalamnya, seperti halnya transaksi
pengadaan barang dagang oleh TB. Gramedia Surakarta yang juga disertai dokumen-dokumen yang terkait. Distrib isi dokumen disini dapat juga diartikan aliran dokumen dari proses awal pengadaan yaitu pemesanan, hingga penerimaan barang dagang dapat dilakukan dengan baik oleh TB. Gramedia Surakarta.
d. Prosedur Pengadaan Barang Dagang dilakukan dengan baik. Dalam setiap transaksi tentunya harus memiliki prosedur agar dapat mempermudah proses transaksi. Prosedur Pengadaan Barang Dagang oleh TB. Gramedia disini sudah dilakukan dengan baik dan teliti. Pengendalian yang dimiliki dalam prosedur pengadaan barang dagang TB. Gramedia Surakarta sudah dilakukan dengan cukup baik untuk meminimalisir adanya kesalahan maupun kecurangan yang mungkin terjadi, seperti pada proses pengadaan yang terdiri dari prosedur pemesanan dan prosedur menerimaan, pengendaliannya sudah cukup baik dilihat dari dokumen-dokumen yang terkait, otorisasi dari masing-masing dokumen hingga perhitungan fisik barang yang dilakukan hingga tiga kali perhitungan/pengecekan.
2. Kelemahan
Kelemahan yang terdapat pada sistem pengadaan barang dagang secara kredit pada TB. Gramedia Surakarta ialah tidak dibuatnya formulir blind copy. Tidak dibuatnya formulir blind copy merupakan
kelemahan TB. Gramedia karena perusahaan hanya mengandalkan dokumen-dokumen yang sudah ada seperti faktur dan surat pesanan yang memiliki beberapa resiko yang dapat mengakibatkan kerugian dan kesalahan yang mungkin dapat terjadi.
