EXECUTIVE SUMMARY HASIL MONITORING DAN EVALUASI AKHIR TAHUN KPI DAN RKAT TAHUN AKADEMIK 2019/2020 UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA

(1)

1

EXECUTIVE SUMMARY

HASIL MONITORING DAN EVALUASI AKHIR TAHUN

KPI DAN RKAT TAHUN AKADEMIK 2019/2020

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA

I. PENDAHULUAN

Sejak awal bulan Maret 2020 pandemi Covid-19 merebak masuk ke Indonesia, Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) menerbitkan Surat Edaran Nomor 15 tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Belajar dari Rumah Dalam Masa Darurat Penyebaran Covid-19. Hal ini dilakukan sebagai upaya untuk memutus rantai Covid-19 dengan kondisi yang ada semaksimal mungkin, dengan tetap berupaya memenuhi layanan pendidikan.

Untuk mendukung layanan pendidikan kepada mahasiswa, maka Universitas Pembangunan Jaya (UPJ) menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh dalam jaringan/online (daring). Selain proses pembelajaran yang dilaksanakan secara daring, beberapa kegiatan yang dilaksanakan oleh Unit Kerja/Program Studi (Prodi) juga dilaksanakan secara daring. Salah satu kegiatan rutin yang dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu Universitas (LPMU) yaitu kegiatan monitoring dan evaluasi (monev) KPI dan RKAT. Pada semester genap TA 2019/2020 karena situasi pandemi ini harus dilaksanakan secara daring. Kegiatan monev yang biasanya dilaksanakan secara tatap muka, kali ini harus dilaksanakan secara berbeda yaitu dengan menggunakan aplikasi Zoom Meeting. Oleh karena keterbatasan waktu pula, kegiatan presentasi terbatas diikuti oleh Prodi, Fakultas dan Pusat Unggulan Universitas (PUU).

Pada pelaksanaan monev kali ini, perbedaan tidak hanya terletak pada aplikasi Zoom Meeting sebagai media yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan. Namun juga perbedaan terletak pada peserta monev, tidak hanya terdapat peserta monev yang berperan sebagai presenter untuk mempresentasikan pencapaian KPI serta pelaksanaan

(2)

2

RKAT sesuai dengan format yang telah ditentukan, namun terdapat penanggap yang berasal dari lintas Prodi/Fakultas/PUU. Formasi presenter dan penanggap ini ditujukan agar Prodi/Fakultas/PUU lintas Prodi dapat mengambil praktik baik yang ada dalam Prodi/Fakultas/PUU dan mendapatkan masukan/saran dari pihak eksternal Prodi/Fakultas/PUU itu sendiri, pada akhirnya diharapkan dapat mengatasi kendala/hambatan yang ada sehingga dapat membawa kearah perbaikan/peningkatan pada semester berikutnya.

Tahapan persiapan yang dilakukan oleh LPMU agar pelaksanaan kegiatan monev semester genap TA. 2019/2021 dapat berjalan dengan lancar, adalah sebagai berikut:

Tabel 1. Persiapan Pelaksanaan Monev

No Keterangan Tanggal Persiapan

1 Sesi diskusi virtual LPMU bersama Prodi 20 Juli – 7 Agustus 2020 2 Pengumpulan laporan dan bukti

pelaksanaan – Unit Kerja ke folder OneDrive

20 Juli – 3 September 2020

3 Pengumpulan laporan dan bukti pelaksanaan – Prodi dan PUU ke folder OneDrive

4 Pemeriksaan kelengkapan dokumen oleh LPMU

5 Persiapan akhir LPMU 7 Agustus 2020

6 Pelaksanaan Monev 10 Agustus – 3 September 2020

Berikut adalah jadwal pelaksanaan monev, presenter, dan penanggap pada monev semester genap TA. 2019/2020.

Tabel 2. Jadwal Kegiatan Monev Semester Genap TA. 2019/2020

No Hari/Tanggal Pelaksanaan

Waktu Pelaksanaan

Presenter Penanggap

1 Senin/10 Agustus 2020 08:30-09:30 Arsitektur Psikologi 2 Rabu/12 Agustus 2020 08:30-09:30 Desain Komunikasi

Visual

Sistem Informasi

09:30-10:30 Sistem Informasi Desain Produk 10:30-11:30 Teknik Informatika Ilmu Komunikasi

(3)

3 No Hari/Tanggal Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Presenter Penanggap 3 Jumat/14 Agustus 2020 08:30-09:30 Psikologi Informatika

09:30-10:30 Ilmu Komunikasi Desain Komunikasi Visual

10:30-11:30 Akuntansi Arsitektur

4 Rabu/19 Agustus 2020 08:30-09:30 CUS JLP

09:30-10:30 JLP CUS

10:30-11:30 JCAL LSE

5 Senin/24 Agustus 2020 08:30-09:30 LSE JSDP

09:30-10:30 JSDP JCAL

10:30-11:30 Desain Produk Manajemen 6 Rabu/26 Agustus 2020 08:30-09:30 Manajemen Teknik Sipil 09:30-10:30 Teknik Sipil Akuntansi 7 Kamis/3 September

2020

08:30-09:30 FHB FTD

09:30-10:30 FTD FHB

II. MONITORING KPI-RKAT FAKULTAS

Hasil monitoring KPI Fakultas dapat dilihat pada diagram dibawah ini, pencapaian KPI FHB TA 2019/2020 yaitu 97,83% dan FTD yaitu 101,22%. Sedangkan apabila ditinjau dari aspek realisasi budget, yaitu FHB 93,91% dan FTD 50,90%.

Diagram 1. Persentase (%) Capaian KPI Fakultas

F H B F T D

97,83%

101,22%

(4)

4

Diagram 2. Persentase (%) Realisasi Budget Fakultas

Ketercapaian KPI di aras fakultas tidak terlepas dari peran para Dekan dalam menggerakan dan mengawal agar kinerja Prodi di bawah Fakultasnya memiliki kinerja terbaik. Hal yang memerlukan perbaikan di aras fakultas yaitu, terkait dengan sistem penjaminan mutu, mempertegas tugas dan tanggung jawab Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas sehingga dapat berperan secara maksimal. Saat ini UPM Fakultas belum terlaksana sepenuhnya sehingga dilakukan secara organik di FHB. Selain mengenai penjaminan mutu, dari aspek tata kelola, Fakultas diharapkan untuk kedepannya dapat merekap data yang terdapat di Prodi (seperti output publikasi, HKI, paten).

III. MONITORING KPI-RKAT PROGRAM STUDI

Monitoring KPI-RKAT semester genap merupakan monitoring yang dilakukan terhadap potret pencapaian selama 1 (satu) tahun akademik. Berdasarkan SK Rektor Prodi memiliki KPI yang mencakup 8 (delapan) bidang sebagai berikut beserta dengan bobot persentase masing-masing bidang:

1) Penjaminan Mutu (15%)

2) Perolehan Mahasiswa Baru (15%) 3) Dikjar (10%)

4) Pengembangan dosen dan mahasiswa (10%) 5) Penelitian dan pengabdian masyarakat (15%) 6) Prestasi dan kerjasama (15%)

7) Internasionalisasi (15%) 8) Laporan dan lainnya (5%)

F H B F T D

93,91%

50,90%

(5)

5

Berikut ini adalah diagram yang menunjukkan pencapaian KPI Prodi TA 2019/2020. Dari 10 Prodi, 9 Prodi memiliki capaian KPI diatas 80%, sedangkan 1 Prodi yang tidak mencapai 80%, yaitu DP (52,22%). Prodi Psikologi (197,97%) menjadi Prodi yang memiliki persentase capaian KPI tertinggi. Salah satu kegiatan yang paling menonjol adalah artikel media massa yang mencapai 1080% dari target, posting terkait branding di sosmed milik Prodi (944%) dan penambahan MoU Kerjasama juga melampaui target (800%). Apabila ditinjau dari realisasi anggaran, 5 dari 10 Prodi memiliki keterserapan anggaran diatas 50% (ARS, DKV, INF, SIF, KOM).

Diagram 3. Persentase (%) Capaian KPI Prodi

Diagram 4. Persentase (%) Realisasi Budget Prodi

A R S D K V D P I N F S I F T S P A K T K O M P S I M N J 109,08% 87,00% 52,22% 82,51% 88,00% 89,15% 90,19% 92,75% 197,97% 146,44%

%CAPAIAN KPI

A R S D K V D P I N F S I F T S P A K T K O M P S I M N J 59,88% 59,30% 35,77% 71,00% 52,81% 19,00% 9,68% 58,13% 24,41% 19,89%

%REALISASI BUDGET

(6)

6

Beberapa catatan yang berhasil direkap LPMU terkait pencapaian KPI-RKAT Prodi selama pelaksanaan monev untuk ditindaklanjuti adalah sebagai berikut:

1) Prodi perlu menyusun KPI Prioritas dan melakukan monitoring terhadap KPI Individu sehingga dapat mengetahui KPI yang statusnya masih berjalan atau KPI yang baru. Pada saat melakukan pembagian KPI Individu, Kaprodi perlu membagi berdasarkan kekuatan per individu. Prodi dapat melakukan rapat secara periodik untuk memantau pencapaian;

2) Pada saat pandemi Covid-19, kegiatan internasionalisasi atau kerjasama dengan mitra tetap dapat dilakukan dengan menggunakan moda online. Contohnya di perguruan tinggi lain, bahwa saat pandemi kegiatan internasionalisasi justru mengalami kenaikan dibuktikan dengan terlaksananya 3 kegiatan seminar internasional, bahkan terindeks scopus. Hal seperti ini dapat kita sebut sebagai teroboson di aspek tata kelola;

3) Terobosan lain yang dapat dilakukan, yaitu dengan mengganti kegiatan kunjungan mahasiswa ke industri menjadi bentuk kegiatan yang lebih kecil yang tidak jauh berbeda. Teroboson tersebut dapat berupa pameran online via Instagram sebagai materi sidang yang terbuka untuk kalangan DKV. Terobosan lain dengan yaitu Design Clinic – memenuhi kebutuhan desain secara internal. Untuk publikasi, terdapat ASEDAS. Mahasiswa juga mengikuti pameran KMI Expo dan Pameran Ide Bisnis.

IV. MONITORING KPI-RKAT UNIT KERJA

Berdasarkan hasil monitoring melalui laporan analisis yang disusun dan dilaporkan oleh masing-masing Unit Kerja, bahwa BKAL, BP, HCD, KEU, LP2M dan LPMU memiliki capaian KPI diatas 80%. Apabila dilihat dari aspek penggunaan anggaran, BKAL memiliki keterserapaan anggaran yang lebih rendah dibandingkan dengan Unit Kerja yang lain, hal ini disebabkan karena pandemi yang membuat kegiatan mahasiswa tidak dapat dilaksanakan (hal ini juga berlaku pada partisipasi mahasiswa dalam lomba). Selain itu banyak kegiatan yang dilaksanakan dengan prinsip efisien, sehingga kegiatan tetap berlangsung meskipun dengan menggunakan anggaran yang lebih rendah daripada dana yang telah dialokasikan. Terdapat Unit Kerja dengan keterserapan anggaran 0% yaitu Bagian Keuangan, hal ini disebabkan karena anggaran yang disediakan adalah kegiatan laporan akhir tahun anggaran dan perencanaan TA berikutnya untuk laporan akademik dan sidang pleno dengan Yayasan Pendidikan Jaya (YPJ), keseluruhan biaya ditanggung oleh YPJ. Serta biaya yang dialokasikan untuk pelatihan Bimtek atau workshop yang

(7)

7

diselenggarakan oleh Kopertis atau Dikti belum terlaksana di semester genap ini dari pihak penyelenggara karena adanya pandemi Covid-19.

Diagram 6. Persentase (%) Capaian KPI Unit Kerja

Diagram 7. Persentase (%) Realisasi Penggunaan Budget Unit Kerja

V. MONITORING PUSAT UNGGULAN UNIVERSITAS

Pusat Unggulan Universitas (PUU) terdiri dari: (1) Liberal Arts, Sustainable Development

dan Entrepreneurship (LSE), (2) Jaya Softskills Development Program (JSDP), (3)

Pembangunan Jaya Center for Urban Studies (PJ CUS), (4) Jaya Center for Advanced Learning (JCAL), dan (5) Jaya Launch Pad.

B K A L B P H C D K E U L P 2 M L P M U 92,00% 87,13% 93,77% 80,67% 83,26% 88,88%

%CAPAIAN KPI

B K A L B P H C D L P 2 M L P M U K E U 46,47% 85,00% 65,24% 54,23% 87,51% 0%

%REALISASI BUDGET

(8)

8

Hasil monitoring PUU yaitu capaian KPI JLP (11,50%) merupakan capaian yang terendah jika dibandingkan dengan 4 PUU lainnya, angka persentase ini menunjukkan belum ada perubahan atau perkembangan yang signifikan dari semester sebelumnya. Namun jika dilihat dari aspek penggunaan dana, maka JLP memiliki angka keterserapan anggaran 67,47% yang digunakan untuk membangun branding dengan mendukung kegiatan kelompok bisnis mahasiswa UPJ tampil di dalam 3 (tiga) kegiatan selama bulan Oktober hingga Desember 2020.

J S D P L S E J L P J C A L C U S 62,50% 93,33% 11,50% 80,15% 83,21%

%CAPAIAN KPI

J S D P L S E J L P J C A L C U S 23,97% 70,62% 67,47% 69,60% 29,90%

%REALISASI BUDGET

(9)

9

Berdasarkan hasil monev PUU, terdapat 2 hal utama yang perlu diperhatikan oleh PUU, yaitu terkait dengan alokasi sumber daya manusia yang baik (man power planning) dan sistem administrasi/tata kelola di dalam PUU.

VI. HASIL EVALUASI

Hasil evaluasi Pimpinan (Rektor) terhadap capaian KPI-RKAT Fakultas, Prodi dan PUU menganut prinsip OBE, sesuai dengan SPT-IV/SOP-23/F-01 Formulir Penilaian Pimpinan. Komponen penilaian yaitu:

1. Penilaian terhadap seberapa lengkap unit kerja menguraikan analisis ketercapaian serta menyiapkan bukti luaran;

2. Penilaian terhadap seberapa mendalam unit kerja menguraikan analisis kendala dengan melihat kondisi internal;

3. Penilaian terhadap seberapa komprehensif unit kerja menguraikan analisis kendala dengan melihat kondisi eksternal;

4. Penilaian terhadap seberapa komprehensif unit kerja menguraikan rencana tindak lanjut;

5. Penilaian terhadap seberapa banyak unit kerja melakukan alih anggaran; 6. Penilaian terhadap seberapa kuat alasan unit kerja melakukan alih anggaran; 7. Penilaian terhadap jumlah terobosan/karya inovatif;

8. Penilaian terhadap jumlah partisipasi individu dalam kepanitiaan atau kegiatan lainnya;

9. Penilaian terhadap rasio antara jumlah prestasi/total individu.

Tabel 3. Hasil Skor Evaluasi Pimpinan

No Fak/Prodi/PUU Skor 1 FTD 75 2 FHB 87,5 3 AKT 77,5 4 MAN 80,5 5 PSI 79,75 6 KOM 78 7 ARS 75,75 8 DKV 70 9 SIF 66,5 10 INF 73 11 CUS 75

(10)

10 No Fak/Prodi/PUU Skor 12 JLP 36,75 13 JCAL 80,75 14 LSE 76,75 15 JSDP 62,75

VII. TINDAK LANJUT

Berikut ini adalah poin-poin tindak lanjut yang dirangkum dari tambatan rapat selama pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi semester genap TA. 2019/2020 unuk Fakultas, Program Studi dan Pusat Unggulan Universitas.

1) Menggerakan peranan Unit Penjaminan Mutu (UPM) di level Fakultas dan Gugus Kendali Mutu (GKM) di level Prodi;

2) Perbaikan terhadap sistem pencatatan atau database seluruh Prodi, agar dapat diketahui dengan tepat oleh Fakultas (contoh: data output publikasi, HKI, paten, dan lain-lain);

3) Perbaikan tata kelola di Prodi, terkait dengan manajemen data dan kebutuhan bukti pendukung yang diperlukan pada saat monev, Prodi dapat melakukan dengan mencicil bukti kegiatan ke dalam OneDrive;

4) Analisis data pada level Prodi maupun Fakultas sampai kepada Pusat Unggulan Universitas sangat penting untuk mengantisipasi pencapaian di tahun akademik yang mendatang dan agar dapat melakukan forecasting/pembimbingan untuk memunculkan strategi-strategi ke depan;

5) Prodi bersama-sama dengan Fakultas perlu memikirkan untuk kegiatan yang akan menimbulkan ‘engagement’ dengan orangtua mahasiswa;

6) Mendorong dan memberdayakan fungsi dari Riset yang belum berjalan, diharapkan adanya dorongan dari Forum Doktor. Sebagai bagian dari Center of Excellence, kekuatan dari aspek riset perlu dihidupkan, perlu ada strategi Man Power Planning, KPI Operasional dan KPI Riset;

7) Mengatasi kendala terkait dengan tata kelola / administrasi yang ada di JLP mengingat bukti-bukti mengenai data wirausaha mahasiswa sangat diperlukan karena setiap tahun harus dilaporkan kepada DIKTI;

8) Mempertimbangkan tawaran kerjasama dengan Universitas Tarumanagara terkait dengan Merdeka Belajar – yang melibatkan banyak Perguruan Tinggi, salah satunya mata kuliah Entrepreneurship 3 hari dan mendapatkan sks. Ide untuk “menjual” KOTA

keluar terutama di mata kuliah yang khas, misalnya Sustainable Development maupun

(11)

11

bisa dijual saat ini adalah blended learning, karena mata kuliah sudah ada. Mata kuliah yang sudah siap blended bisa juga menjadi terobosan;

9) Perolehan hibah terkait General Education, terutama untuk KOTA memerlukan persiapan yang baik dan matang;

10) Mempertegas Renstra JSDP dengan arahan peranan strategis JSDP karena isu soft skill, dan bagaimana implementasi nilai-nilai Jaya pada mahasiswa;

11) JSDP diharapkan mengejar hibah khusus terkait dengan character building agar memenuhi 6C sesuai Kemendikbud.

VIII. LAMPIRAN

Dokumentasi dan daftar hadir pelaksanaan kegiatan monev semester genap tahun akademik 2019/2020.

Tangerang Selatan, September 2020

Disusun oleh, Diketahui oleh,

Indri Theresia, MM Gita Widya L Soerjoatmodjo, M.Psi

Staf LPMU Kepala LPMU