i
PENERAPAN MANAJEMEN PROYEK DALAM
PELAKSANAAN PROYEK DI PT ELNUSA FABRIKASI
KONSTRUKSI
DIVISI PROJECT MANAGEMENT OFFICE
DEPARTEMEN FABRIKASI
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Oleh:
PRAYOGI
103116067
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PERTAMINA
2019/2020
iii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kesempatan dan limpahan rahmatnya kepada penulis sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan dengan baik laporan kerja praktik yang berjudul “Penerapan Manajemen Proyek Dalam Pelaksanaan Proyek di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi.”
Kegiatan kerja praktik yang dilaksanakan di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi ini merupakan salah satu bentuk pelaksanaan kegiatan sebagai syarat menyelesaikan mata kuliah kerja praktik sebanyak 2 SKS (Satuan Kredit Semester) di Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Pertamina. Dalam penulisan laporan kerja praktik ini penulis mendapat arahan, bimbingan, dan dukungan dari berbagai pihak hingga akhirnya laporan ini dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk itu, penulis mengucapkan banyak terimakasih terutama kepada:
1. Yang tercinta kedua orang tua, ayah saya, Yulianto dan Ibu saya, Yusmiana, serta kakak dan adik-adik saya, Deni, Freddy, Jodi, Prima, dan Velisia. Terima kasih atas kasih sayang, dukungan, dan doa yang selalu diberikan tanpa memandang waktu dan situasi.
2. Bapak Angga Ranggana Putra sebagai Dosen Pembimbing Kerja Praktik Program Studi Manajemen Universitas Pertamina yang telah memberikan arahan dan masukan selama pelaksanaan kegiatan kerja praktik dan penulisan laporan ini.
3. Bapak Syawkat Khalaf sebagai pembimbing Instansi dari PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi yang selalu mengajarkan dan memberikan pengarahan-pengarahan yang sangat membantu penulis selama melaksanakan kegiatan kerja praktik.
4. Bapak Wawan Wana Udanjaya sebagai General Manager departemen Fabrikasi, Elnusa Fabrikasi Konstruksi yang telah membantu dan berbagi ilmu selama kegiatan kerja praktik dilaksanakan.
5. Mas Agung, Mas Rezky, Mas Kevin, Bang Yandri, Bang Dika, Bang Adi, Mba Jani, Mba Wiwit, Fransisko, Aurel, Jihan, dan Wulan yang selalu mendukung dan menemani penulis dalam pelaksanaan kerja praktik di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi.
6. Seluruh sahabat dan teman-teman seangkatan yang tidak bisa disebutkan namanya satu persatu karena telah berbagi ilmu dan pengetahuan selama melaksanakan kegiatan kerja praktik.
iv Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktik ini masih memiliki kekurangan, oleh karena itu penulis akan sangat menerima semua saran dan kritik dari semua pihak sebagai media pembelajaran agar laporan yang dibuat selanjutnya akan lebih berkualitas dan bisa membantu pihak yang membutuhkan khususnya dalam ruang lingkup pendidikan dan ilmu pengetahuan.
Jakarta, 29 Agustus 2019
Penulis Prayogi
v
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR GAMBAR... vii
BAB 1 ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan Umum ... 2
1.3 Tujuan Khusus ... 2
1.4 Tempat Dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik... 2
BAB 2 ... 4
PROFIL INSTANSI ... 4
2.1 Sejarah Singkat Instansi ... 4
2.1.1 PT Elnusa Tbk. ... 4
2.1.2 PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi ... 5
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 7
2.3 Penempatan Peserta KP ... 8
2.3.1 Departemen Fabrikasi ... 8
2.3.2 Struktur Organisasi Departemen Fabrikasi ... 9
BAB 3 ... 10
KEGIATAN KERJA PRAKTIK ... 11
3.1 Kerangka umum kegiatan kerja praktik ... 11
3.2 Melakukan pengisian Bill of Quantity (BOQ) ... 11
3.3 Melakukan analisis Profit Loss Statement ... 12
3.4 Membuat time schedule untuk proyek yang akan dilaksanakan ... 12
3.5 Membuat S-Curve planning, actual, dan recovery plan proyek yang akan dan sedang dilaksanakan ... 13
vi
3.6 Membuat progress report proyek ... 14
3.7 Membuat tender document and summary ... 14
3.8 Membuat document checklist proyek... 14
3.9 Project Control ... 14
BAB 4 ... 16
HASIL KERJA PRAKTIK ... 16
BAB 5 ... 21
TINJAUAN TEORITIS ... 21
5.1 Manajemen ... 21
5.2 Manajemen Operasional ... 21
5.3 Manajemen Proyek ... 22
5.4 Critical Path Method (CPM) ... 23
BAB 6 ... 25
KESIMPULAN DAN SARAN ... 25
6.1 Kesimpulan ... 25
6.2 Saran ... 25
DAFTAR PUSTAKA ... 27
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Struktur Grup Perseroan ... 5
Gambar 2. 2 Logo PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi ... 6
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Departemen Fabrikasi ... 9
Gambar 3. 1 Kerangka Umum Kerja Praktik ... 11
Gambar 4. 1 Profit Loss Statement... 16
Gambar 4. 2 Time Schedule ... 17
Gambar 4. 3 S-Curve ... 18
Gambar 4. 4 Nilai Penyimpangan Proyek ... 19
Gambar 5. 1 Proses Manajemen Operasi ... 22
Gambar 5. 2 Three Constraint Of Project Management ... 23
Gambar 5. 3 Critical Path Method ... 23
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar BelakangDalam kegiatan bisnis perusahaan, pada umumnya dikenal dengan dua jenis kegiatan yaitu proses dan proyek. Proses adalah kegiatan yang berlanjut, terus-menerus, aktivitas berulang, dan pada umumnya menggunakan keterampilan dan sistem yang sama. Proyek adalah kegiatan yang unik dan berbeda dari kegiatan umum sehari-hari, yang mempunyai batasan yang jelas antara awal dan akhir, memiliki tujuan yang jelas serta bukanlah kegiatan yang berulang dalam kurun waktu tertentu (Pinto, 2016).
Banyak proyek dari perusahaan-perusahaan khususnya perusahaan yang bergerak dalam bidang fabrikasi dan konstruksi terbengkalai dengan jadwal, biaya dan kualitas yang tidak sesuai dengan apa yang telah ditentukan. Hal ini dapat terjadi karena tidak ada sistem manajemen proyek dan kontrol yang tepat dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu untuk melaksanakan sebuah proyek, perlu didahului dengan adanya manajemen proyek yang tepat sejak proyek belum di mulai sampai dengan selesai. Manajemen proyek dilakukan untuk menunjukkan dengan pasti rangkaian kegiatan dalam pelaksanaan proyek yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian sejak sebelum dimulainya proyek hingga selesainya proyek untuk memastikan proyek yang dilaksanakan dapat selesai dengan tepat waktu, biaya yang sesuai dan dengan kualitas yang disepakati.
PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi merupakan salah satu perusahaan yang kegiatan bisnis utamanya berbasis proyek. Dengan pengalaman yang sudah hampir 40 tahun membuat PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi menjadi perusahaan berbasis proyek dengan skala besar di Indonesia terbukti dengan proyek-proyek yang sudah diselesaikan dengan baik seperti Hydraulic Workover Unit dan Water
Treatment Plant. Dalam melaksanakan sebuah proyek, khususnya di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi
akan di pimpin oleh seorang manajer proyek untuk melakukan perencanaan agar proyek dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. Tahapan-tahapan yang dilakukan diantaranya meliputi perencanaan jadwal, biaya, risiko, maupun sumber daya yang dimiliki. Sehingga, untuk mengetahui seberapa penting peranan manajemen proyek dalam proyek penulis tertarik untuk membuat laporan kegiatan kerja praktik dengan judul “Penerapan Manajemen Proyek Dalam Pelaksanaan Proyek di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi”.
2 1.2 Tujuan Umum
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka tujuan umum dalam pelaksanaan kegiatan kerja praktik adalah sebagai berikut,
1. Untuk membantu pelaksana kegiatan memahami secara langsung sistem kerja dari suatu organisasi 2. Untuk membantu pelaksana kegiatan mendapatkan pengalaman kerja pada dunia kerja yang
sesungguhnya
3. Untuk membantu pelaksana kegiatan memahami hubungan antara teori yang diajarkan di dalam kelas dengan dunia kerja yang sesungguhnya
1.3 Tujuan Khusus
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka tujuan khusus dalam pelaksanaan kegiatan kerja praktik adalah sebagai berikut,
1. Untuk mengetahui sistem kerja dan tata kelola PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi
2. Untuk memahami penerapan manajemen proyek dalam setiap pelaksanaan proyek di PT Elnusa Fabrikasi Kosntruksi
3. Untuk memahami ruang lingkup dalam pelaksanaan manajemen proyek di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi
1.4 Tempat Dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik
Dalam pelaksanaan kerja praktik ini penulis melaksanakan kegiatan kerja praktik di,
Tempat : Gedung Graha Elnusa lantai 10, Jalan Tahi Bonar Simatupang, Kav. 1B, Jakarta Selatan, RT.10/RW.03, Cilandak Timur, Jakarta Selatan
Waktu : 1 Juli 2019 sampai dengan 30 Agustus 2019, atau sebanyak 45 hari kerja dengan waktu kerja mengikuti waktu operasional PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi dari pukul 08.00-17.00
No. Uraian Kegiatan Waktu Kergiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 1. Perkenalan Instansi 2. Studi Kepustakaan 3. Pelaksanaan KP 4. Pembuatan Laporan KP 5. Penyelesaian KP
4
BAB 2
PROFIL INSTANSI
2.1 Sejarah Singkat Instansi2.1.1 PT Elnusa Tbk.
PT Elnusa Tbk. (ELSA), merupakan satu-satunya perusahaan nasional yang mempunyai kompetensi di bidang jasa minyak dan gas yang terintegrasi dari hulu hingga ke hilir. Elnusa pertama kali didirikan pada tahun 1969 dengan nama PT Elektronika Nusantara sebagai pendukung operasi PT Pertamina (Persero) khususnya dalam hal pelayanan, pemeliharaan, dan perbaikan di bidang peralatan komunikasi, navigasi, dan sistem radar perkapalan milik Pertamina ataupun asing yang bekerja sama dengan BUMN di bidang migas. Pada tahun 2007, Elnusa kembali melakukan rekstrukturisasi pada lini bisnisnya untuk menjadi perusahaan pertama di Indonesia yang memberikan layanan hulu minyak dan gas terpadu dengan produk-produk jasa seperti,
a. Jasa Data Geofisik
b. Jasa Pengeboran Minyak dan Gas c. Jasa Pengelolaan Lapangan Minyak
d. Jasa Pendukung seperti data manajemen dan jasa telekomunikasi
PT Elnusa Tbk., memiliki tujuh anak perusahaan yang bergerak di beberapa bidang untuk mendukung kelangsungan bisnisnya yaitu,
a. PT Elnusa Geosains Indonesia b. PT Elnusa Oilfield Services c. PT Patra Nusa Data
d. PT Sigma Cipta Utama
e. PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi f. PT Elnusa Trans Samudera g. PT Elnusa Petrofin
5 Gambar 2. 1 Struktur Grup Perseroan
2.1.2 PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi
PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi yang selanjutnya bisa disebut dengan EFK, merupakan tempat penulis melakukan kegiatan Kerja Praktik, adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa fabrikasi, penguliran dan perdagangan pipa Oil Country Tubular Goods (OCTG), dan proyek Engineering, Procurement, and Construction (EPC). EFK didirkan sejak 7 mei 1982 dengan nama PT Purna Bina Nusa di Batu Ampar, Batam yang kemudian berganti nama menjadi PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi pada tahun 2003. Sebagai anak perusahaan dari PT Elnusa Tbk., EFK selalu berusaha untuk meningkatkan kompetensinya khususnya dalam jasa fabrikasi, konstruksi dan maintenance.
PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi dalam pelaksanaannya melakukan beberapa kegiatan bisnis sebagai penunjang perusahaannya, diantaranya:
a. Pengelolaan bahan mentah dan bahan baku b. Pembuatan serta perbaikan alat-alat perminyakan
c. Perdagangan umum termasuk ekspor dan impor produk bahan baku pengelola produk minyak dan gas
6 e. Jasa pemeliharaan mesin dan peralatan minyak dan gas
f. Layanan jasa desain, engineering, pengawasan, dan pelaksanaan konstruksi.
Sesuai dengan visi, PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi, menjadi perusahaan nasional dalam bidang OCTG pipe dan fabrikasi yang kompeten dan diakui baik dalam maupun luar negeri, EFK selalu melalukan upaya peningkatan kompetensi dan peningkatan mutu dari produk dan jasanya sehingga telah memperoleh beberapa sertifikasi internasional seperti ISO 9001 dan OHSAS 18001. Adapun beberapa produk atau proyek yang telah diselesaikan dengan baik oleh EFK antara lain,
a. Hydraulic workover unit
b. Water Treatment Plant Cilacap – Pertamina RU IV c. Pipeline 20” 60Km Cambai – Simpang Y Prabumulih d. Pipeline Project 28” 15Km Porong – PT Pertamina Gas e. Gathering Station Tambun – Pertamina EP Asset 3 f. Well Accomodation Barge, etc.
Bentuk logo PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi pun menyaratkan beberapa makna sebagai bentuk penggambaran identitas EFK, adapun bentuk dan keterangannya sebagai berikut
a. Bentuk huruf E dengan struktur yang kokoh dan konstruktifis memberikan penggambaran bahwa EFK berkiprah pada heavy industry
b. Unsur logo yang dipadukan dalam konfigurasi yang simpel dan terbuka merefleksikan bahwa EFK sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang OCTG dan fabrikasi yang memegang teguh kedisiplinan yang tinggi, modern, dan berkelas dunia serta open mind dalam menghadapi perkebangan tekonologi dan kemajuan zaman.
c. Komposisi warna merah menggambarkan insan EFK yang selalu semangat, berenergi, dan respectful
d. Komposisi warna biru menggambarkan EFK yang selalu berteknologi, modern, dan sinergi
e. Komposisi warna hijau menggambarkan EFK yang humanis dan ramah lingkungan Gambar 2. 2 Logo PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi
7 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
8 PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi memiliki 4 departemen inti perusahaan yaitu departemen pemeliharaan (maintenance), departemen fabrikasi, departemen konstruksi, dan departemen oil tools. Tiga departemen selain departemen oil tools berpusat di Jakarta sedangkan departemen oil tools berpusat di Batam. EFK juga memiliki 3 departemen pendukung yaitu departemen marketing & business development, departemen business support, dan departemen quality, health, safety, and environmental. Departemen pendukung bertujuan untuk memastikan fungsi dari departemen inti dapat berjalan dengan baik
2.3 Penempatan Peserta KP 2.3.1 Departemen Fabrikasi
Dalam pelaksanaan kegiatan kerja praktik ini, penulis ditempatkan di departemen fabrikasi PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi dalam divisi Project Management Office (PMO). Departemen fabrikasi adalah salah satu departemen inti di EFK yang bergerak dalam setiap kegiatan proyek yang membutuhkan kegiatan fabrikasi termasuk kedalamnya tahap perencanaan, desain struktur, analisis struktur, dan perancangan struktur khususnya yang berkaitan dengan industri oil and gas seperti pressure vessel dan well testing tanky.
Divisi Project Management Office (PMO) adalah divisi dalam departemen inti fabrikasi yang berfungsi untuk menjaga standar dalam manajemen proyek perusahaan. Tujuan dari divisi PMO adalah untuk menghasilkan keuntungan yang maksimal dan memastikan proyek yang dilaksanakan sesuai dengan standard, proses, dan metode yang telah ditentukan. Dalam divisi PMO penulis bertindak sebagai project controller yang berfungsi untuk mengatur dan memastikan bahwa proyek yang dilaksanakan dapat terlaksana dengan baik dan memberikan customer satisfaction kepada client sehingga tercipta retention dan relationship yang terus menerus.
9 2.3.2 Struktur Organisasi Departemen Fabrikasi
11
BAB 3
KEGIATAN KERJA PRAKTIK
3.1 Kerangka umum kegiatan kerja praktikKerangka adalah model konseptual yang digunakan untuk menggambarkan dan menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam suatu aktivitas. Kerangka berfikir ini dibuat untuk mempermudah pembaca memahami kegiatan apa saja yang dilakukan si penulis dalam pelaksanaan kegiatan kerja praktiknya.
Gambar 3.1 menunjukkan alur rangkaian kegiatan dari mulai proyek tersebut diumumkan kepada peserta tender dan dimenangkan hingga proyek tersebut telah selesai. Kegiatan yang dilakukan oleh penulis adalah kerangka dengan kotak berwarna abu-abu. Langkah pertama yang dilakukan untuk memulai proyek adalah para perusahaan client akan membuat surat undangan tender berupa pengumuman kepada seluruh perusahaan dalam ruang lingkup proyek tersebut. Lalu tahap kedua setelah menerima undangan tender, perusahaan yang berminat mengikuti tender proyek akan diminta untuk memenuhi sejumlah syarat yang harus dipenuhi. Dalam ruang lingkup pelaksanaan kerja praktik oleh penulis, penulis melakukan analisis profit loss statement yang salah satu komponennya berasal dari pengisian BOQ yang dilanjutkan dengan membuat schedule beserta sumber daya yang dibutuhkan. Setelah itu, di tahap ketiga perusahaan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan jika dinyatakan lolos maka proyek akan dilaksanakan beriringan dengan kegiatan project control hingga akhirnya akan di termination ketika proyek telah diselesaikan dengan baik dan diserahkan kepada customer.
3.2 Melakukan pengisian Bill of Quantity (BOQ)
Bill of Quantity adalah dokumen yang digunakan dalam tender proyek fabrikasi konstruksi, mencangkup data material yang akan digunakan dalam proyek serta besaran biaya yang akan dikeluarkan. BOQ dapat diisi dengan mengestimasi volume pekerjaan ataupun volume material yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek melalui analisis material apa yang akan Undangan Tender Pengisian BOQ Profit Loss
Statement
Schedulling & Allocating Resources
Submit Document
Termination Project Control Pelaksanaan Proyek
12 digunakan dalam pelaksanaan proyek tersebut yang kemudian diikuti dengan pengisian harga dari profit loss statement sehingga akan diperoleh harga akhir untuk digunakan mengikuti penawaran tender.
3.3 Melakukan analisis Profit Loss Statement
Profit Loss Statement adalah sebuah laporan keuangan yang digunakan untuk
menunjukkan posisi keuangan yang berupa keuntungan, biaya, dan beban yang dikeluarkan sepanjang waktu untuk pelaksanaan sebuah proyek. Profit loss statement juga digunakan untuk melakukan analisis seberapa besar keuntungan perusahaan yang diberikan dari pelaksanaan sebuah proyek. PengisianpProfit loss statement dapat dilakukan dengan basis harga material dan sumber daya dari vendor atau menggunakan acuan database EFK yang selalu diperbaharui setiap tahun sesuai dengan persentase peningkatan biaya sehingga biaya dapat selalu disesuaikan dengan tingkat inflasi yang berjalan. Adapun beberapa komponen penyusun profit loss statement pada umumnya adalah sebagai berikut,
a. Direct & Indirect Material, berisi data material yang akan digunakan untuk
menyelesaikan suatu proyek baik material yang langsung berhubungan dengan fabrikasi dan konstruksi ataupun material yang tidak berhubungan langsung dengan proses tersebut.
b. Direct & Indirect Labor, berisi data sumber daya manusia yang akan digunakan untuk
menyelesaikan suatu proyek baik yang langsung berkaitan dengan proses fabrikasi dan konstruksi ataupun yang tidak berhubungan secara langsung.
c. Project Expenses, berisi biaya-biaya pendukung dari suatu proyek seperti biaya
mobilisasi dan demobilisasi material dan atau hasil proyek.
d. Consumable, berisi data dari bahan material ataupun alat yang habis untuk dikonsumsi
seperti cat dan kawat las.
e. Equipment, berisi data dari peralatan-peralatan yang digunakan untuk mendukung
kinerja pelaksanaan proyek seperti crane dan mesin las.
f. Transportation & Travelling, berisi data dari biaya transportasi baik dalam maupun luar negeri yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek.
3.4 Membuat time schedule untuk proyek yang akan dilaksanakan
Time Schedule adalah sebuah rencana alokasi waktu yang digunakan untuk dapat
menyelesaikan masing-masing pekerjaan dari suatu proyek yang secara keseluruhan adalah rentang waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek. Time schedule dalam pelaksanaan proyek pada umumnya dibuat dalam bantuk kurva-s dan network planning. Dalam hal ini, PT
13 Elnusa Fabrikasi Konstruksi pada umumnya mengguanakn Microsoft Project untuk membuat penjadwalan proyek. Penjadwalan dapat dibuat dengan cara sebagai berikut,
a. Mengisi kolom deskripsi kegiatan yang akan terbagi menjadi beberapa level kegiatan. Setiap level menunjukkan kegiatan dan sub-kegiatan yang harus dilakukan
b. Mengisi kolom durasi dan waktu. Dikolom ini durasi sangat menentukan kapan masing-masing item kegiatan dari proyek dapat diselesaikan sehingga menentukan seberapa lama durasi dari proyek secara keseluruhan dapat diselesaikan.
c. Mengisi kolom predecessor dari masing-masing item kegiatan proyek. Predecessor adalah sebuah kegiatan pendahulu, yang harus dilakukan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke kegiatan lainnya. Untuk dapat menentukan kegiatan yang harus dilakukan terlebih dahulu dari suatu kegiatan, maka harus diklarifikasi terlebih dahulu kegiatan apa saja yang harus selesai lebih dahulu sehingga urutan kegiatan yang akan dilakukan tidak akan berbenturan satu sama lain sehingga membentuk kesinambungan kegiatan yang bersinergi.
d. Mengisi sheet resources. Lembar sumber daya berguna untuk mendata semua material dan sumber daya manusia yang akan di alokasikan ke dalam tiap-tiap aktivitas dari proyek. Pengisian sheet resources ini dilakukan dengan mengisi data material dan data sumber daya manusia beserta biaya yang akan dialokasikan disetiap resources. 3.5 Membuat S-Curve planning, actual, dan recovery plan proyek yang akan dan sedang
dilaksanakan
Kurva-S adalah sebuah grafik yang menunjukkan hubungan antara durasi pelaksanaan dengan biaya yang digunakan. Hubungan antara durasi dan biaya akan berguna untuk menentukan bobot dari masing-masing aktivitas dalam pelaksanaan suatu proyek. Masing-masing bobot akan dijumlahkan dan menghasilkan nilai akumulasi progress pelaksanaan dari awal proyek dilakukan hingga proyek selesai dikerjakan. Kurva-S pada umumnya juga dapat digunakan untuk alat ukur penyimpangan antara actual progress dan planning yang telah dibuat sebelumnya, sehingga diharapkan kontrol terhadap proyek dapat sepenuhnya berjalan dengan baik sesuai dengan waktu dan biaya yang telah ditentukan
Pada umumnya kurva-S terdiri dari 3 komponen penyusun, yaitu kurva perencanaan, kurva aktual dan kurva pemulihan. Kurva perencanaan adalah kurva yang dibuat sebelum proyek mulai berjalan. Kurva ini digunakan sebagai acuan atau pedoman dari para tenaga kerja yang terlibat untuk menentukan langkah-langkah yang harus dilakukan terlebih dahulu dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing pekerjaan. Kurva aktual adalah kurva
14 yang menunjukkan progres aktual dari pelaksanaan sebuah proyek yang digunakan untuk mengukur seberapa besar penyimpangan dari pelaksanaan proyek terhadap perencanaan yang telah dibuat. Kurva aktual ini juga bisa digunakan sebagai informasi yang dapat di olah oleh proyek manajer untuk menentukan langkah apa yang harus dilakukan selanjutnya. Kurva pemulihan adalah kurva yang digunakan sebagai bentuk pemulihan dari aktual dan perencanaan yang telah mengalami deviasi yang melebihi batas toleransi dan atau sebagai bentuk pemulihan jika ada perubahan spesifikasi teknis dan tahapan kegiatan.
3.6 Membuat progress report proyek
Progress report adalah laporan yang dibuat berdasarkan satuan waktu tertentu yang
digunakan untuk melihat perkembangan suatu proyek. Progress ini pada umumnya dapat dibuat berdasarkan basis harian, mingguan, atau bulanan sehingga manajer proyek dapat melakukan pelaporan dengan baik terhadap client mengenai perkembangan proyek yang sedang berjalan. 3.7 Membuat tender document and summary
Tender document adalah dokumen yang harus dikumpulkan kepada pemilik tender setelah menerima surat undangan mengikuti tender. Tender document ini memuat informasi-informasi mengenai sumber daya yang akan kita alokasikan kepada proyek beserta seluruh keterangan mengenai kapabilitas yang dimiliki sebuah perusahaan seperti HSE plan, time schedule, CSMS, dan beberapa dokumen pendukung lainnya.
3.8 Membuat document checklist proyek
Document checklist adalah dokumen yang dibuat sebagai acuan dan kontrol manajemen dari persiapan perusahaan untuk mengikuti tender proyek. Dokumen ini digunakan untuk mereview kembali dokumen apa saja yang dibutuhkan dan harus dikumpulkan untuk memenuhi persyaratan menjadi pelaksana proyek.
3.9 Project Control
Project control adalah kegiatan yang dilakukan sebagai bentuk pengawasan dan pengendalian proyek yang sedang berjalan yang mencangkup kualitas dari hasil proyek, biaya yang dikeluarkan untuk setiap sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu proyek. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait seperti divisi pengadaan, keuangan, engineering, dan juga client.
16
BAB 4
HASIL KERJA PRAKTIK
Setelah melakukan kegiatan kerja praktik selama dua bulan atau kurang lebih selama 360 jam, penulis mendapatkan beberapa keterampilan dan pemahaman baru dalam dunia kerja yang sesungguhnya, diantaranya adalah sebagai berikut,
1. Keterampilan dan pemahaman mengenai pelaksanaan tender yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan Engineering, Procurement, dan Construction (EPC). Pelaksanaan tender dilakukan untuk memastikan bahwa perusahaan yang nantinya akan melaksanakan proyek memang berkompetensi dan telah memenuhi standar dari pemilik tender.
2. Keterampilan dan pemahaman untuk melakukan pengisian dan analisis Profit Loss Statement beserta komponen didalamnya. Berikut contoh tabel profit loss yang telah dibuat untuk proyek di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi,
17 Gambar 4.1 merupakan gambaran dari profit loss statement salah satu tender proyek dengan data terlampir bukan data sebenarnya. Melaui gambar tersebut didapatkan beberapa kolom yang memiliki nilai-nilai tertentu. Nilai-nilai tersebut didapatkan setelah melakukan pengisian BOQ dan analisis profitabilitas sebuah proyek untuk kemudian dirangkum menjadi lembar kerja yang disebut tabel summary proyeksi laba/ rugi proyek. Pengisian masing-masing komponen tabel tersebut juga dilakukan dengan memerhatikan biaya-biaya lainnya yang seperti kontingensi dan inflasi.
Melalui gambar 4.1 diatas dapat diproyeksikan bahwa proyek tersebut dapat menghasilkan tingkat keuntungan kotor sebesar 19,73% dengan persentase bobot biaya material langsung adalah sebesar 60,69% diikuti biaya tenaga kerja langsung sebesar 0,62% dan biaya lain-lain sebesar 18,69%. Analisis profitabilitas yang telah dilakukan memberikan tingkat keuntungan pada tingkat tertentu untuk pelaksanaan suatu proyek. Profit loss statement ini akan menjadi acuan bagi pelaksana proyek khususnya manajer proyek untuk melakukan budgeting terhadap proyek agar tidak terjadi penyimpangan yang bernilai negatif.
3. Keterampilan dan pemahaman tentang penerapan manajemen proyek dalam pelaksanaannya di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi. Berikut contoh time schedule dan S-curve dari proyek yang dilaksanakan di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi,
18 Gambar 4.2 merupakan time schedule yang telah dibuat untuk sebuah proyek yang sedang dilaksanakan. Melalui gambar tersebut dapat dilakukan analisis untuk melihat jalur kritis atau Critical Path Method (CPM) dari proyek yang ditandai dengan bar dan garis berwarna merah. Dengan adanya jalur kritis, menandakan bahwa setiap aktivitas yang berada di jalur tersebut tidak boleh mengalami keterlambatan waktu pengerjaan karena jalur tersebut merupakan jalur terpanjang suatu proyek. Jika aktivitas di jalur kritis mengalami keterlambatan maka tentu memengaruhi pelaksanaan proyek secara keseluruhan sehingga waktu penyelesaian proyek akan menjadi lebih lama dari yang seharusnya.
Jika waktu penyelesaian proyek mengalami keterlambatan, maka tentu akan memengaruhi reputasi dari kontraktor yang melaksanakan proyek tersebut seperti kehilangan kepercayaan konsumen atau citra perusahaan yang mengalami penurunan. Oleh karena itu jika jalur kritis memang terganggu dalam pelaksanaannya secara aktual maka manajer proyek akan mencoba membuat tahap pemulihan untuk memastikan proyek tersebut dapat diselesaikan dengan baik seperti yang telah digambarkan dapat gambar 4.3. Namun dalam melakukan tahap pemulihan pastinya akan menbuat trade-off dari segitiga batasan utama proyek, yaitu waktu, biaya, dan kualitas.
19 Untuk memastikan bahwa rencana pemulihan dapat berjalan dengan baik maka perlu adanya pertukaran antara segitiga batasan proyek. Jika tujuan utama dari tahap pemulihan adalah mempercepat proses penyelesaian proyek maka akan ada peningkatan pada biaya proyek yang dikeluarkan oleh kontraktor karena pada kondisi ini kontraktor akan mencoba mengalokasikan lebih banyak sumber daya baik material atau jumlah sumber daya manusia yang digunakan. Atau dengan mengubah spesifikasi dari proyek yang sedang berjalan berdasarkan ketentuan yang telah disepakati bersama dengan client agar tetap tercipta customer satisfaction dan retention yang baik antara client dan kontraktor.
Melalui gambar 4.4 dapat diambil informasi dari pelaksanaan proyek yang sama seperti pada gambar 4.3, bahwa dengan adanya manajer proyek yang menerapkan manajemen proyek dengan baik dalam pelaksanaannya akan membuat proyek yang dilaksanakan lebih terarah bahkan ketika harus terjadinya penyimpangan yang cukup besar antara perencanaan dan aktual dikarenakan faktor-faktor yang tidak diharapkan. Hal ini ditunjukkan melalui perbandingan antara rencana pemulihan dan pelaksanaan aktual yang terjadi yang menghasilkan nilai positif 7,7% dengan melakukan trade-off pada sumber daya yang dimiliki.
Sehingga melalui penerapan manajemen proyek yang baik, maka pengaruh terhadap biaya, kualitas dan waktu tentunya akan lebih efisien. Dengan adanya manajemen proyek yang baik, biaya yang dikeluarkan diharapkan dapat sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan dalam tahap perencanaan yang telah dibuat, diikuti dengan kualitas dan waktu penyelesaian yang sesuai dengan apa yang diharapkan. Meskpun jika diharuskan ada force major yang menghambat proyek, dengan adanya manajemen proyek diharapkan kualitas, biaya, dan waktu penyelesaian tidak bergerak terlalu jauh dari apa yang direncanakan dan dapat juga diikuti dengan pembuatan perencanaan untuk pemulihan sehingga proyek tersebut dapat menghasilkan nilai yang positif untuk client maupun customers.
21
BAB 5
TINJAUAN TEORITIS
5.1 ManajemenMenurut Ricky W. Griffin, dalam buku Management, Manajemen adalah sebuah proses pengorganisasian, pengkoordinasian, perencanaan, dan pengontrolan sumber daya agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, manajemen pada umumnya memiliki empat fungsi yaitu,
a. Fungsi Perencanaan, yaitu fungsi untuk mendefinisikan tujuan organisasi, strategi, dan rencana yang akan digunakan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. b. Fungsi Pengorganisasian, yaitu fungsi yang bertujuan untuk mengatur dan
mengalokasikan setiap sumber daya yang dimiliki untuk dapat mencapat tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
c. Fungsi Kepemimpinan, yaitu fungsi yang bertujuan untuk mengarahkan dan memotivasi setiap sumber daya manusia yang dimiliki untuk dapat mencapai tujuan oganisasi.
d. Fungsi Pengendalian, yaitu fungsi yang bertujuan untuk melakukan pemantauan, pembandingan, dan memastikan setiap tindakan yang dilakukan di dalam organisasi telah sesuai dengan apa yang ditentukan dan tidak keluar dari batas-batas organisasi. Melalui empat fungsi umum manajemen, maka manajemen dapat dibagi menjadi empat sesuai bidang dan cabang keilmuannya, diantaranya manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen sumber daya manusia, dan manajemen operasional. Masing-masing cabang keilmuan tersebut mewakili penerapan dibidangnya masing-masing sehingga tercipta penerapan strategi yang lebih akurat untuk membantu organisasi mencapai tujuan utamanya. 5.2 Manajemen Operasional
Menurut Jay Heizer dan Barry Render, dalam buku Operation Management (OM), OM adalah serangkaian aktifitas yang berkaitan dengan proses penciptaan barang dan jasa melalui transformasi material masukan menjadi keluaran berupa barang dan jasa yang dapat digunakan. Operation Management merupakan kegiatan yang sering kali ditemukan dalam semua organisasi baik. Dalam bentuk penciptaan barang, manajemen operasi bisa diterapkan dalam proses penciptaan barang itu sendiri, namun untuk penciptaan dalam bentuk jasa maka penerapannya berupa serangkaian aktifitas untuk menghasilkan jasa yang sesuai dengan
22 keinginan konsumen, seperti proses pemindahan dana dari rekening tabungan ke rekening giro untuk pembelian kursi pesawat ataupun pembayaran lainnya.
Gambar 5.1 diatas menunjukkan bagaimana kegiatan manajemen operasi dilakukan. Input pada umumnya mencangkup sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk diproses lebih lanjut seperti sumber daya manusia, modal, dan material. Transformation mencangkup kegiatan untuk memproses masukan yang telah dikumpulkan untuk kemudian ditransformasikan kedalam bentuk yang diharapkan. Output mencangkup hasil dari proses transformasi masukan sehingga menghasilkan barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan konsumen.
5.3 Manajemen Proyek
Menurut Budi Santoso dalam bukunya Manajemen Proyek tahun 2003, manajemen proyek adalah sebuah kegiatan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam batasan waktu, biaya, dan kualitas. Sehingga manajemen proyek adalah salah satu kegiatan yang tidak boleh terlepas dari pelaksanaan proyek untuk memastikan bahwa proyek tersebut dapat sesuai dengan apa yang diharapakan. Manajemen proyek pada umumnya memiliki tiga tahapan yaitu,
a. Tahap perencanaan, tahapan awal pelaksanaan proyek dengan tujuan membantu pengambilan keputusan mengelola data menjadi informasi yang telah dipilih untuk pelaksanaan proyek dalam bentuk rencana jangka pendek dan jangka panjang. Fungsi ini mencangkup juga penetapan sasaran, pendefinisian proyek, ruang lingkup pekerjaan, dan identifikasi tim yang dibutuhkan
b. Tahap penjadwalan, tahapan yang berkaitan dengan proses perancangan kebutuhan tenaga kerja, modal, biaya, dan material yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap aktifitas proyek.
c. Tahap pengendalian, tahap yang bertujuan untuk mengukur dan memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah sesuai dengan yang direncanakan, sesuai dengan anggaran biaya, durasi dan kualitas yang disepakati. Fungsi ini juga bertujuan untuk melakukan evaluasi kerja dan memberikan saran-saran perbaikan.
Gambar 5. 1 Proses Manajemen Operasi
OUTPUT
23 Manajemen proyek pada pelaksanaannya juga dihadapkan pada segitiga komponen utama proyek yang saling memengaruhi, yaitu kualitas, waktu, dan biaya. Pemakaian bentuk segitiga batasan bukan hanya untuk menunjukkan hubungan yang terjadi antar komponen tetapi juga sebagai bentuk yang merepresentasikan fokus dalam pelaksanaan proyek.
Jika hasil dari pelaksanaan proyek yang diharapkan adalah dapat menyelesaikan proyek dengan waktu yang lebih cepat maka kualitas hasil proyek tentunya akan harus lebih diperhatikan dan biaya yang dikeluarkan juga akan berkecenderungan untuk menjadi lebih besar. Begitu juga jika hasil dari pelaksanaan proyek adalah output yang berkualitas maka waktu dan biaya pelaksanaan akan membutuhkan sumber daya yang lebih banyak dari pada proyek pada umumnya yang tidak terlalu memerhatikan kualitas hasil proyek.
5.4 Critical Path Method (CPM)
Critical Path Methode (CPM) Adalah metode analisis yang digunakan untuk
mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan atau percepatan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan (Perdana & Rahman, 2019). Metode ini mengidentifikasikan jalur kritis pada setiap aktivitas atau aktivitas yang jika pengerjaannya terlambat akan memengaruhi durasi penyelesaian suatu proyek secara keseluruhan.
Sumber: Projectmanager.com Quality
Cost Time
Gambar 5. 2 Three Constraint Of Project Management
24 CPM atau jalur kritis suatu proyek dapat diperhitungkan dengan terlebih dahulu melalui empat langkah penting, diantaranya yaitu,
a. Membuat semua daftar kegiatan yang akan dilakukan untuk melaksanakan proyek dan dikategorikan kedalam bentuk susunan hierarki kerja (work breakdown structure).
b. Membuat daftar durasi dari masing-masing daftar kegiatan yang telah dibuat sebelumnya untuk memperkirakan seberapa lama durasi setiap kegiatan.
c. Memperkirakan ketergantungan dari masing-masing kegiatan yang jika sebuah kegiatan belum selesai atau dilaksanakan maka kegiatan selanjutnya juga tidak dapat dilanjutkan. Dan,
d. Membuat milestone yang berguna sebagai penanda fase-fase penyelesaian dalam suatu proyek.
Setelah ke empat langkah penting tersebut telah berhasil diidentifikasi maka, CPM dapat diperhitungkan dengan metode hitungan maju dan hitungan mundur. Perhitungan maju digunakan utnuk menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan yang dapat dihitung dengan menjumlahkan waktu mulai paling awal suatu kegiatan dengan durasi atau lamanya pelaksanaan suatu kegiatan. Perhitungan mundur diguanakan untuk menghitung waktu paling lambat suatu kegiatan boleh dimulai untuk menghindari keterlambatan proyek yang dihitung dengan melakukan pengurangan waktu terlama penyelesaian proyek dengan durasi pelaksanaan.
Rumus:
Waktu Tercepat = Waktu Mulai Paling Awal + Durasi Aktfitas
Waktu Terlama = Waktu Terlama Penyelesaian Kegiatan − Durasi Aktifitas Gambar 5. 4 Metode CPM
25
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 KesimpulanSetelah melakukan kegiatan kerja praktik di PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi melalui departemen fabrikasi divisi PMO, penulis dapat mengambil kesimpulan yaitu,
1) Dalam pelaksanaan suatu proyek khususnya dalam industri EPC, setiap individu yang terlibat harus memahami ruang lingkup pekerjaan masing-masing khususnya memahami pentingnya penerapan manajemen proyek yang baik.
2) Manajemen proyek yang diterapkan dengan baik diharapkan dapat membuat proyek yang dilaksanakan dapat diselesaikan tepat waktu, tepat biaya, dan sesuai kualitas yang disepakati.
3) Pelaksanaan proyek yang terhambat dapat terjadi karena tidak adanya penerapan manajemen proyek yang baik.
4) Manajemen proyek yang tidak diterapkan dengan baik dapat berdampak pada tiga komponen utama proyek yaitu waktu, biaya, dan kualitas. penyelesaian yang lebih lama dari yang disepakati, peningkatan pada biaya dan kualitas hasil akhir yang berbeda.
5) Solusi umum yang dapat dilakukan pada pelaksanaan proyek yang mengalami penyimpangan dengan yang telah disepakati adalah dengan melakukan pertukaran komponen utama proyek.
6) Pertukaran komponen utama sebagai solusi penyimpangan pada umumnya adalah waktu penyelesaian yang lebih lama, peningkatan biaya total, dan kualitas yang tidak sesuai dengan apa yang telah disepakati.
6.2 Saran
A. Untuk Instansi Kerja Praktik
Untuk memastikan bahwa pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik, maka perlu adanya penerapan yang berdasarkan manajemen proyek yang baik secara terus-menerus hal ini bertujuan untuk menghindari adanya penyimpangan yang negatif dikarenakan proyek gagal untuk mencapai poin-poin sesuai dengan yang telah disepakati setiap pihak. Penerapan sistem yang sesuai prosedur juga perlu dilakukan sejak awal tender proyek diumumkan. Dimulai dari terbitnya purchase order hingga ketahap akhir pelaksanaan proyek. Hal ini dilakukan untuk
26 memastikan bahwa antara client, contractor, dan pihak ke-3 lainnya dapat memiliki visi dan misi yang sama diikuti dengan detail spesifikasi teknis yang sesuai dengan apa yang telah diharapkan
B. Untuk Universitas Pertamina
Pelaksanaan kegiatan kerja praktik sebagai salah satu mata kuliah utama di akhir semester tahun berjalan para mahasiswa mengikuti masa perkuliahan memang sangat bermanfaat. Melalui Pertamina Corporate University (PCU), mahasiswa dapat mengikuti kegiatan kerja praktik dalam lingkup Pertamina Group yang sangat membantu. Namun, menurut penulis akan lebih baik jika penempatan mahasiswa kerja praktik sesuai dengan instansi dan departemen yang diharapkan, agar mengasah kemampuan yang dimiliki mahasiswa dengan lebih baik.
27
DAFTAR PUSTAKA
Ahadi. (2011, April 24). Time Schedule Proyek. Retrieved from Ilmu Sipil: http://www.ilmusipil.com/time-schedule-proyek
Budisuanda. (2011, March 18). Kesalahan Persepsi dan Aplikasi Kurva-S. Retrieved from Manajemen Proyek Indonesia: https://manajemenproyekindonesia.com/?p=764
EFK. (n.d.). Corporate Info. Retrieved from Elnusa Fabrikasi Konstruksi: http://www.elnusa-konstruksi.id/ ELN. (n.d.). Corporate Info. Retrieved from Elnusa: http://www.elnusa.co.id/
Kho, B. (2018, March 4). Pengertian Manajemen Proyek (Project Management) dan Karakteristiknya. Retrieved from Ilmu Manajemen Industri: https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-manajemen-proyek-project-management-karakteristik-manajemen-proyek/
Manajemen Keuangan: Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Ruang Lingkupnya. (n.d.). Retrieved from Max Manroe: https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-manajemen-keuangan.html Penjelasan Bill Of Quantity dari Piping Material. (n.d.). Retrieved from Indonesian Piping Knowledge:
http://www.idpipe.com/2017/11/penjelasan-bill-of-quantity-dari-piping.html
Perdana, S., & Rahman, A. (2019). Penerapan manajemne proyek dengan metode CPM. 4-8. Pinto, J. K. (2016). Project Management. United States of America: Pearson Education Inc.
Predecessor. (n.d.). Retrieved from Inloox:
https://www.inloox.com/project-management-glossary/predecessor/
Reiff, N. (2019, March 26). Profit and Loss Statement (P&L). Retrieved from Investopedia: https://www.investopedia.com/terms/p/plstatement.asp
Santoso, B. (2003). Manajemen Proyek. Jakarta: Graha Ilmu.
tender documentation for construction projects. (2019, August 11). Retrieved from designing building: https://www.designingbuildings.co.uk/wiki/Tender_documentation_for_construction_projects Understanding Task Dependencies in Project Management. (n.d.). Retrieved from Project Insight:
28
LAMPIRAN
Foto Bersama Seluruh Karyawan Elnusa Fabrikasi Konstruksi
29 Foto Bersama Pembimbing Instansi (Lingkaran Merah) dan General Manager Fabrikasi
(Lingkaran Biru) beserta karyawan EFK
30 Ruangan Kerja PT Elnusa Fabrikasi Konstruksi
