KONSEP DASAR PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOG

Tugas Mata Kuliah

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

MAKALAH

KONSEP DASAR PENGELOLAAN PROYEK

TEKNOLOGI INFORMASI

Ditulis Oleh:

DEDI AKBAR

NIM.14146007

PROGRAM MAGISTER CHIEF INFORMATION OFFICER

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI PADANG

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ………... 2

BAB I PENDAHULUAN 3 1.1 Latar Belakang ……….. 3

1.2 Rumusan Masalah ……….. 3

1.3 Ruang Lingkup ……….. 3

1.4 Tujuan dan Manfaat ………... 4

BAB II LANDASAN TEORI ……….. 5

2.1 Pengertian Proyek ……….. 5

2.2 Kerangka Manajemen Proyek ……… 6

2.3 Komponen Proyek ……….. 6

2.4 Manajemen Proyek ……… 8

2.5 Manajer Proyek ………... 8

2.6 Proyek TI ……….. 9

BAB III PEMBAHASAN 13 3.1 Rangkaian Proses Manajemen Proyek ………. 13

3.1.1 Project Definition ……… 13

3.1.2 Project Planing ……… 14

3.1.3 Project Executing ……… 14

3.1.4 Project Closing ……… 14

3.2 Area Pengetahuan Proyek ………. 17

3.3 Studi Kasus Pembuatan Software ……….. 22

BAB IV KESIMPULAN 25

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi Informasi (TI) sudah menjadi spektrum dalam kegiatan bisnis dunia. Investasi untuk pengembangan Teknologi Informasi merupakan sebuah fenomena yang diyakini para pelaku bisnis akan menambah nilai bisnis mereka. Fenomena ini mendorong meningkatnya permintaan terhadap pekerjaan-pekerjaan dibidang TI. Perkembangan di bidang TI pun menjadi tuntutan untuk memenuhi kebutuhan pasar. Pendidikan bidang TI dengan berbagai jenjang pendidikan semakin banyak, produsen TI baik hardware maupun software semakin inovatif dalam mengembangkan produk-produknya.

Pekerjaan bidang TI memiliki karakteristik khusus dibandingkan dengan pekerjaan non-TI. Hal ini karena karakteristik TI yang tidak bisa dipisahkan antara aktivitas organisasi secara menyeluruh. TI dikembangkan harus bersinergi dengan seluruh aktivitas bisnis secara keseluruhan.

Dengan semakin banyaknya pekerjaan-pekerjaan bidang TI dan karakteristik TI itu sendiri akan menciptakan adanya proyek-proyek secara khusus menangani pekerjaan-pekerjaan pembangunan dan pengembangan TI. Sehingga diperlukan bidang kajian khusus yaitu pengelolaan (manajemen) proyek Teknologi Informasi.

Untuk memahami lebih lanjut tentang manajemen proyek Teknologi Informasi maka perlu diperkenalkan lebih dahulu tentang konsep dasar pengelolaan proyek TI, untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standar, dan dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran yang ada dan sesuai ruang lingkup dari proyek itu sendiri.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam makalah ini mencakup pengertian proyek, perincian kegiatan proyek, bagaimana membuat suatu konsep pengelolaan proyek TI yang diperlukan dalam pengelolaan manajemen proyek TI.

1.3 Ruang Lingkup

1.4 Tujuan dan Manfaat

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Proyek

Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan berusaha untuk menggunakan sumber daya secara efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu. Untuk memahami lebih jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:

 Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari sebuah proyek harus didefinisikan secara jelas. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan menyediakan sarana baik hardware, software, jaringan untuk perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara otomatis.

 Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu diatas, perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.

 Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.

 Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas disiplin ilmu. Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area atau bidang meliputi manusia, hardware, software dan aset-aset lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian yang bisa secara full-time

pada posisinya. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain bidang TI, hukum, politik dan sebagainya.

 Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship yang menyediakan arahan dan mendanai dari proyek.

sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru.

2.2. Kerangka Manajemen proyek

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu:

1. Konteks Komponen proyek, yang merupakan deskripsi tentang lingkungan internal dan eksternal dari proyek tersebut, yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. 2. Rangkaian proses manajemen proyek, yang mengacu pada fase-fase dari pelaksanaan

proyek: fase pendefinisian proyek, perencanaan awal proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.

3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

2.3. Komponen Proyek

Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:

1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat waktu. 2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan 3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati

4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek

Gambar 2.1. Empat komponen proyek yang saling berpengaruh

1. Batasan waktu:

Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian yang terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user atau pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut bisa mempengaruhi aktivitas organisasi. Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat penting dari sebuah proyek.

2. Batasan Ruang lingkup :

Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek.

3. Batasan Biaya :

Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang telah direncanakan.

4. Batasan Kualitas.

Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang dihasilkan. Dengan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan target-target yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.

Ruang lingkup Biaya

Waktu

Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi maka perlu menaikkan biaya atau ruang lingkup yang dikurangi, jika menginginkan waktu penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya yang lebih besar, dan sebagainya.

2.4. Manajemen Proyek

Dengan memahami proyek diatas yang meliputi komponen dan fase dari proyek maka sangat diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang harus dimiliki mereka yang terlibat dalam mengerjakan proyek khususnya manajer proyek, agar produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek tersebut. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain:

1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan keterbatasan biaya dan waktu,

2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak belakang, 3. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu yang

diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible) maupun yang tidak nyata (intangible).

2.5. Manager proyek

Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :

1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian tugas (tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. 2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota

tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu

4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.

5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi, negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:

1. Komunikasi yang tidak baik (Poor communication)

2. Persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)

3. Kesalahpahaman (Misunderstandings)

4. Suasana yang tidak mendukung (Bad weather)

5. Pemogokan kerja (Union strikes) 6. Konflik pribadi (Personality conflicts)

7. Manajemen yang tidak baik (Poor management)

8. Definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)

Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:

1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keinginan konsumen tidak terpenuhi.

2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek 3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya

4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.

2.6. Proyek Teknologi Informasi

Berikut adalah Jenis-jenis proyek Teknologi InformasiProject (Sumber: Management for Information Systems 5th Edition by Cadle and Yeates (halaman 3 – 11):

dan teamnya saja sedangkan seorang customer masih sulit memahami software sehingga dibutuhkan pendekatan fleksibilitas dalam meninjau kembali spesifikasi dan negoisasi dengan customer.

2. Package Implementation Project. Proyek ini biasanya diadakan ketika perusahaan ingin menambahkan software baru yang sesuai dengan dengan proses bisnisnya. Proyek ini sebenarnya mudah dilakukan sendiri oleh perusahaan yang akan menggunakan software tersebut, tetapi tidak semua perusahaan mempunyai sumber daya manusia yang mumpuni dalam jenis proyek ini atau sudah menjadi kesepakatan antara developer software untuk sekaligus menginstalkan software tersebut ke komputer perusahaan. Tantangan yang dihadapi dari proyek ini ialah kita harus mengintegrasikan data sebelumnya atau dengan software untuk dipindahkan ke software yang dibuat. Seorang manajer proyek serta timnya haru memberikan pelatihan agar software dapat di gunakan secara maksimal.

3. System Enhancement project. Proyek ini muncul ketika pengguna, pemilik serta sistem yang telah ada ingin kita tingkatkan kinerjanya dengan menyediakan fitur-fitur/ fungsi baru.Tantangan yang didapat ketika menjalankan proyek ini ialah sistem yang ingin ditingkatkan dapat menganggu sistem yang telah ada sehingga menghambat jalanya proyek. Tantangan yang lain yang diperoleh ialah kita mengadakan testing ke belakang apakah peningkatan produk lama menganggu produksi yang lain.

4. Consultacy and Business Analysis Assignment. Jenis proyek ini ada karena tidak semua ahli IT ingin menjadi penginstal software atau menjadi pengembang, maka di buatlah proyek ini yang berfokus pada isu bisnis apa saja yang sedang ngetrend pada era itu atau para pelaku proyek ini juga bisa memberikam informasi pada bidang IT. Tantangan dari proyek ini adalah banyak pengguna teknologi informasi dalam menggunakannya tidak terlalu benar, maka sebuah konsultasi adalah suatu hal yang biasa sedangkan tantagan yang lain ialah seorang yang bergerak yang bekerja di proyek ini harus memenuhi deadline dari yang di minta customer dalam menganalisis bisnisnya.

5. System Migration Project. Proyek ini bergerak di bidang operating system, biasanya proyek ini akan memilih menggunakan operating system apa yang sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Tantangan dari proyek ini adalah sedikit dari penikmat proyek ini yang akan menggunakan operating system yang baru, hal ini dapat diatasi dengan memberikan pelatihan dan pengenalan sekilas dari pihak tim proyek atau diadakan proyek lain yaitu proyek Consultacy and Business Analysis Assignment.

alat-alat pendukung pada sebuah kantor baru. Tantangan dari proyek ini adalah rawan terjadi kecurangan dalam pengadaan infrastruktur baru dan pihak suplier menjadi pihak paling berat karena pada pihak ini dia yang paling banyak berpatisipasi seperti berapa waktu yang di butuhkan dalam pengadaan, pengiriman dan sebagainya.

7. Outsourcing (and in-sourcing) projects. Proyek ini terkait dengan keputusan perusahaan dalam mengembangkan proyek IT di perusahaannya, sebelumnya kita perlu mengetahui konsep dari outsourcing dan insourcing . Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya sedangkan Insourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Kedua metode ini baik untuk di jalankan tergantung dari fokus mereka dalam menyelesaikan Proyek ITnya. Keduanya juga memiliki kelemahan dan keuntungan masing-masing sehingga di butuhkan manajer proyek yang berpengalaman apakah menggunakan jasa pihak ketiga atau memaksimalkan sumber daya perusahaannya. Tantangan dari proyek ini juga terbagi dua, apabila kita menggunakan outsourcing, aplikasi yang di buat pihak ketiga tidak dapat di miliki sepenuhnya oleh perusahaan kita sehingga aplikasi tersebut dapat dipakai juga oleh kompetitor kita. Tantangan yang lain ketika menggunakan outsourcing ialah ketika salah memilih vendor maka vendor tersebut tidak dapat membuat apa yang sebenarnya di butuhkan oleh perusahaan sehingga perusahaan tersebut akan merugi sedangkan tantangan yang didapat ketika menggunakan insourcing ialah kurangnya atau tidak ada sumber daya manusia yang ahli di bidang sistem informasi sehingga apa ada kegagalan di tanggung oleh perusahaan itu sendiri.

8. Disaster recovery projects. Proyek ini semacam antisipasi, prosedur dan kebijakan keberlangsungan infrastruktur teknologi terhadap data-data perusahaan dari berbagai macam gangguan yang menyebabkan data-data penting tersebut rusak, hilang sehingga dapat menganggu proses bisnis perusahaan. Tantangan dari proyek ini menyediakan perangkat dan infrastruktur yang benar-benar aman sebagai back-up dari semua data tersebut.

sistem, hal ini terjadi karena besar atau kecil perbaikan yang di lakukan tetap membutuhkan usaha yang sama ketika developer di minta meningkatkan sistem tersebut.

BAB III PEMBAHASAN

Mengintegrasikan manajemen proyek meliputi koordinasi semua area pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan – tahapan pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan proyek sesuai dengan komponen proyek (kualitas, waktu, biaya, ruang lingkup).

Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart, dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan kesepakatan membutuhkan siklus proses pendefinisian, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan persetujuan. Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan ruang lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan maanajemen pengadaan.

Gambar 3.1. Manajemen proyek terintegrasi

3.1 Rangkaian Proses Manajemen Proyek

Untuk merealisasikan agar komponen-komponen proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi, tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase:

3.1.1 Project Definition (Pendefinisian proyek)

Mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen dari dari pihak-pihak yang berkepentingan. Definisi proyek meliputi:

Definisi Perencanaan Pelaksanaan Pengendalian Persetujuan Manajemen Ruang

Lingkup Manajemen Biaya Manajemen Kualitas Manajemen Waktu Manajemen SDM Manaj. Komunikasi Manaj. Resikoi Manaj. Pengadaani

Kualitas Waktu Biaya

 Nama proyek.

Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat dibedakan dengan proyek lain dan menghindari kebingungan antara proyek-proyek yang berhubungan.

 Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai.

Tujuan dari proyek harus didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan memasukkan estimasi waktu dan biaya agar tidak hanya berupa jargon.

 Stakeholder.

Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang atau unit organisasi yang secara aktif terlibat di dalam penyelenggaraan sebuah proyek dan kepentingan mereka secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan sebuah proyek (chan K.C. et al 2004). Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah proyek adalah : 1. Pimpinan proyek

2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi informasi yang akan dibangun.

3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang membiayai proyek dan bertanggung jawab terhadap pengalokasian sejumlah sumber daya yang dibutuhkan proyek.

4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer, konsultan proyek ), dan sebagainya sesuai dengan bidang keahlian atau spesialisasinya.

 Nama manajer proyek dan anggota tim inti.

Struktur dan anggota tim proyek perlu dirancang agar proyek dapat dicapai lebih efektif. Setiap individu yang terlibat di dalam proyek harus mengetahuai secara pasti peranan, tugas dan tanggungjawabnya, terutama keterkaitan antara aktivitas yang dilakukan dengan aktivitas lain yang dikerjakan anggota tim lainnya.

 Penyerahan proyek.

Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek. Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training adalah contoh yang perlu diserahkan ke pihak pemberi tanggung jawab

3.1.2 Project Planning (Perencanaan Awal Proyek)

waktu, biaya, kualitas, komunikasi, tenaga dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek sangat tergantung pada akurasi dari perencanaan proyek yang dilakukan.

3.1.3 Project Executing (Pelaksanaan proyek)

Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan proyek dengan cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang lain untuk mengerjakan proyek guna menghasilkan produk dan menyerahkan hasil proyek atau hasil dari masing-masing phase proyek. Termasuk di dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan tim proyek, mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek, menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan hasil kerja.

3.1.4 Project Control (Pengendalian proyek)

Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer proyek dan staf mengawasi dan mengukur dengan cara membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi jika diperlukan. Jika diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi, menganalisis dan melakukan perubahan tersebut.

3.1.5 Project Closing (Proses Penyerahan dan Persetujuan)

Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan. Kelima proses siklus proyek tersebut di atas digambarkan seperti pada gambar 2.1

Level Aktivitas

Tahap mulai Waktu Tahap akhir

Proses inisialisai

Proses persetujuan Proses pelaksanaan

Proses pengendalian Proses

Gambar 3.2. Siklus proses manajemen proyek

Gambar 2.2 menunjukkan kelompok proses manajemen proyek dan bagaimana keterkaitan masing-masing proses dalam level aktivitas, kerangka waktu dan overlapping dari proses-proses tersebut. Level aktivitas, waktu dan panjang masing-masing proses berbeda-beda tergantung pada jenis proyeknya. Secara umum proses pelaksanaan memerlukan sumber daya dan waktu paling lama kemudian diikuti proses perencanaan. Proses inisiasi dan persetujuan biasanya paling sedikit memerlukan sumber daya dan waktu.

Sedangkan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan untuk setiap tahap dari sebuah proyek berkaitan dengan area manajemen proyek terlihat seperti pada tabel 3.1

Area

3.2 Area Pengetahuan Manajemen Proyek

Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas. Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Gambar 3.3. Area Pengetahuan Manajemen Proyek

3.2.1 Manajemen Ruang Lingkup

Ruang lingkup adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam penciptaan produk. Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada tahapan inisiasi, perencanaan dan pengendalian. Proses utama proyek yang termasuk dalam manajemen ruang lingkup meliputi:

 Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi pada awal proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari sebuah proyek. Output dari proses initiation ini adalah project charter (diagram proyek), dimana berupa dokumen formal yang menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari proyek.

 Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah pengembangan dokumen guna memberikan dasar untuk keputusan proyek ke depan, kriteria – kriteria dalam menetapkan bahwa proyek atau suatu fase telah berhasil dengan

Manajemen scope Manajemen waktu

Manajemen biaya Manajemen kualitas

Manajemen SDM Manajemen komunikasi

Manajemen resiko

Manajemen pengadaan Fungsi Utama

lengkap. Tim proyek membuat statemen ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil dari proses perencanaan ruang lingkup.

 Pendefinisian ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah mendekomposisikan proyek utama menjadi aktivitas – aktivitas lebih kecil yang deliverable dan komponen yang manageable. Tim proyek membuat Work Breadown Structure (WBS) dalam proses ini.

Contoh WBS proyek Pembangunan Intranet:

Gambar 3.4. Work Breakdown Struktur

 Verifikasi ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah penerimaan dan persetujuan secara formal terhadap ruang lingkup proyek. Stakeholder utama proyek seperti pengguna/pelanggan dan sponsor secara formal menerima dan menyetujui hasil proyek atau fase yang diserahkan.

 Pengendalian perubahan ruang lingkup. Termasuk di dalam proses ini adalah perubahan ruang lingkup yang terjadi, koreksi yang perlu dilakukan dan pelajaran yang bisa dipetik dari perubahan ini.

3.2.2 Manajemen Waktu

Manajemen waktu proyek adalah suatu proses yang menjamin bahwa suatu proyek akan selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang ditetapkan. Manajemen waktu terjadi pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Kegiatan yang dilakukan dalam manajemen waktu adalah :

Proyek Intranet

kebutuhan Mendefinisikan fungsi-fungsi yang diperlukan Mengembangkan rencana proyek Koordinasi tim proyek

1. Mendefinisikan aktivitas, yaitu berdasarkan pada WBS dari proses pendefinisian ruang linkup dibuat daftar pekerjaan yang memerlukan waktu penyelesaian.

2. Membuat urutan aktivitas, yaitu berdasarkan definisi aktivitas disusun daftar urutan aktivitas sesuai dengan persyaratan pengerjaan atau penyelesaian setiap aktivitas. 3. Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas dan urutan aktivitas,

diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.

4. Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu pelaksanaan proyek dengan alat-alat seperti Network Planning, diagram chart dan sebagainya. 5. Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan setiap

aktivitas proyek, apakah sesuai dengan jadwal yang direncanakan dan mencari solusi jika terjadi perubahan jadwal pada saat pelaksanaan proyek.

3.2.3 Manajemen Biaya

Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa proyek dapat diseleaikan dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya diperlukan pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Aktivitas yang tercakup dalam manajemen biaya adalah :

1. Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang lingkup, aktivitas dan sebagainya dapat diidentifikasikan sumber daya yang memerlukan dana atau biaya (tenaga kerja, alat administrasi dan sebagainya)

2. Estimasi biaya, yaitu masing-masing sumber biaya dihitung perkiraan besar dana yang diperlukan

3. Anggaran biaya, yaitu menghitung anggaran biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

4. Pengendalian biaya, yaitu proses pemantauan terhadap pengeluaran selama pelaksanaan proyek untuk membandingkan antara dana yang senyatanya dikeluarkan dengan yang direncanakan. Dan dilakukan langkah-langkah pengendalian jika terdapat perubahan anggaran.

3.2.4 Manajemen Kualitas

1. Perencanaan kualitas, yaitu berdasarkan pada WBS pada tahap pendefinisisan ruang lingkup, didiskripsikan produk dan kriteria-kriteria kualitas yang harus dipenuhi.

2. Jaminan kualitas, yaitu melakukan 3. Pengendalian kualitas, yaitu

3.2.5 Manajemen Sumber Daya Manusia

Adalah sustu proses yang menjamin tersedianya sumber daya manusia yang memiliki kemampuan secara Tim untuk menyelesaikan proyek. Manajemen sumber daya manusia diperlukan pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan proyek. Proses manajemen sumberdaya manusia meliputi :

1. Perencanaan organisasi, yaitu manajer proyek menyusun tim dengan melakukan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan merencanakan rekruitmen.Output dari aktivitas ini adalah diagram atau struktur organisasi proyek, dokumen definisi pekerjaan dan proses penugasan, matrik pertanggungjawaban penugasan (RAM). 2. Penyususnan Staff, yaitu melakukan rekruitmen tenaga kerja dan mengalokasikan

sesuai dengan sturktur tim yang sudah disusun

3. Pengembangan Tim, yaitu proses pengembangan tim meliputi evaluasi pengalokasian tenaga kerja dan realokasi tenaga kerja.

3.2.6 Manajemen Komunikasi

Manajemen komunikasi adalah proses yang menjamin kelancaran arus informasi termasuk didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran informasi dan pelaporan. Manajemen komunikasi diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan proses penyerahan. Aktivitas dari manajemen komunikasi meliputi: 1. Perencanaan komunikasi, yaitu menetapkan atau mengidentifikasi kebutuhan

informasi dan komunikasi bagi stakeholder, siapa dan informasi apa yang dibutuhkan, kapan membutuhkannya dan bagaimana informasi disampaikannya. 2. Distribusi informasi, yaitu mendistribusikan informasi agar sampai yang pada

stakeholder tepat waktu.

3. Pelaporan kinerja, yaitu mengkoleksi data, menyebarluaskan, pelaporan status dan pengukuran kemajuan proyek.

3.2.7 Manajemen Resiko

Manajemen resiko adalah suatu proses untuk meminimalkan potensi terjadinya resiko dan memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh keuntungan. Manajemen resiko diperlukan pada proses perencanaan dan proses pengendalian proyek. Yang tercakup dalam manjemen resiko adalah :

1. Perencanaan manajemen resiko, yaitu menetapkan pendekatan dan rencana aktivitas manajemen resiko. Dengan mereview diagram proyek, WBS, toleransi resiko stakeholder dan sebagainya akan dapat menyususn rencana manajemen resiko.

2. Identifikasi resiko, yaitu mengidentifikasi resiko mana yang diperkirakan memiliki pengaruh terhadap proyek dan mendokumentasikannya.

3. Monitoring dan pengendalian resiko, yaitu memonitor resiko yang diketahui, mengidentifikaasi resiko baru, mengurangi resiko dan mengevaluasi sepanjang pelaksanaan proyek.

3.2.8 Manajemen Pengadaan

Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari manajemen pengadaan ini meliputi :

1. Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu disediakan dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan kerja.

2. Solicitation planning (perencanaan permintaan) , yaitu mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal(RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.

3. Solititation (permintaan), yaitu proses melakukan permintaan terhadak kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.

4. Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak.

5. Penyelesaian kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit kontrak.

Proses pembuatan software tidak cukup hanya dikerjakan dalam waktu beberapa hari saja. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam proses pembuatan software. Setiap tahapan bisa memerlukan waktu cukup lama, bisa satu bulan, dua bulan, atau bahkan satu tahun. Tahapan-tahapan itu yaitu : requirement (perencanaan dan analisa), design (pembuatan), dan testing (pengujian dan pemeliharaan). Setiap tahapan yang dilalui terdapat beberapa permasalahan-permasalahan yang timbul.

Pada permasalahan ini akan dibahas beberapa permasalahan yang timbul dengan studi kasus pembuatan software Sistem Informasi Akademik dan juga akan dibahas solusi yang dapat diambil untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut. Pembahasan permasalahan ini dibagi dalam setiap tahapan pembuatan software.

a. Tahap Requirement

Pada tahap ini, kegiatan yamg paling banyak dilakukan adalah dengan melakukan interaksi dengan user. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :

1. Permasalahan spesifikasi kebutuhan

Kebutuhan akan fitur dan report yang diinginkan sering kali tidak sesuai dengan sistem yang ada. Misalnya pada sistem Informasi Akademik, user menginginkan report pembayaran SPP, sedangkan sistem ini hanya mengenai masalah akademik perkuliahan.

2. Ketidak sepahaman sistem antara developer dan user

Seringkali antara developer dan user dikarenakan perbedaan pemahaman, terjadi ketidak sepahaman mengenai alur Sistem Informasi Akademik, misalnya alur mulai dari mahasiswa bayar SPP, daftar ulang, pengisian FRS, proses perkuliahan sampai nilai akhir UAS keluar.

3. Metode analisa system

Metode analisa sistem yang digunakan oleh developer tidak sesuai dengan kondisi/ behaviour user.

b. Tahap Design

Pada tahap ini, merupakan tahap yang dilakukan oleh developer. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :

1. Metode pembuatan software

2. Organisasi pembuatan software

Tidak adanya koordinasi pada saat proses pembuatan software, sehingga terjadi modul-modul yang tidak dapat digabungkan. Misalnya tidak sesuainya nama tabel, field, atau tipe data yang digunakan.

c. Tahap Testing

Pada tahap ini, merupakan tahap pengujian software yang dilakukan antara developer dan user, dan diakhiri dengan pemeliharaan software. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :

1. Perubahan regulasi system

Adanya perubahan regulasi sistem, misalnya perubahan evaluasi penilaian dari 5 tingkat penilaian (A, B, C, D, E) menjadi 7 tingkat penilaian (A, AB, B, BC, C, D, E). Hal ini menyebabkan perubahan tabel dan fieldnya.

2. Ketidaksesuaian keinginan user dengan software yang telah dibuat

Pengujian software yang dilakukan antara user dan developer tidak memenuhi keinginan user.

3. Tidak adanya Risk Management.

Hal ini menyebabkan tidak ada langkah-langkah yang akan dilakukan apabila terjadi revisi ataupun pada masa garansi/ maintenance.

Untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut diatas, perlu dilakukan analisa untuk mendapat solusinya. Ada beberapa solusi yang dapat diambil, antara lain:

1. Membuat dokumen kontrak antara developer dan user sebelum proses pembuatan software.

2. Perlu adanya assessment pada saat survey data, wawancara, ataupun analisa data. Assessment ini ditandangani kedua belah pihak, user dan developer.

3. Menggunakan requirement tool untuk proses requirement sehingga dapat dihasilkan requirement yang sesuai dengan kebutuhan user.

4. Menentukan Proces Model yang akan digunakan pada awal proses pembuatan software, dapat menggunakan waterfall model, RAD model, spiral model, atau model lainnya.

6. Menentukan software programming untuk semua modul yang akan dibuat, termasuk tabel, relasi, dan struktur data.

7. Membuat dokumen Berita Acara Pengujian Software sehingga dapat dinilai tingkat kepuasaan user terhadap software yang telah dibuat.

8. Developer melakukan evaluasi total setiap selesai pembuatan software sebelum pengujian.

Solusi yang lain secara teknis adalah membuat software Sistem Informasi Akademik yang dinamis, dimana user dapat melakukan update sistem secara mandiri dan berkala tanpa perlu berhubungan dengan developer kembali. Misalnya, membuat perubahan evaluasi penilaian, evaluasi absensi, aturan penilaian, perubahan kurikulum, dan sebagainya. Tetapi untuk membuat software Sistem Informasi Akademis yang dinamis tersebut memerlukan waktu yang tidak sedikit dan juga membutuhkan biaya yang cukup besar.

BAB IV KESIMPULAN

Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material) disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan

Pentingnya perencanaan ruang lingkup sebagai dasar untuk melakukan penilaian terhadap pelaksanaan proyek dalam hal mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi batasan yang jelas antara pekerjaan mana yang termasuk dan mana yang tidak termasuk dalam proyek dan mendiskripsikan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk masing-masing pekerjaan dan rencana pengelolaan yang dilakukan untuk menjamin tercapainya kriteria tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

AW Ratnaningsih, 1 April 2011, “Piranti Perencanaan dan Pengawasan Mutu dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi”, Volume 8, No.1, April 2008.

Gunawan, Dedi Rahmat, 19 Juni 2010, “Analisa Perubahan Manajemen Dalam Implementasi SI/TI Pada Perguruan Tinggi ABC”, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2010 (SNATI 2010), Juni 2010.

Noerlina, 3 Agustus 2008, “Perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Online Bisnis” Volume 11 No.3, Agustus 2008.

Schwalbe, Kathy. 2006 Information Technology Project Managemen.

Suhari, Yuhanes, Edisi Mei 2002, “Pengelolaan Perencanaan Proyek E-Business” Volume VII, No. 2, Mei 2002.

Wahyuni, “Membangun Sistem Informasi Manajemen Proyek Di PT. Konindo Cipta Sejahtera”, Dosen Tetap Progdi. Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia. http://lecturer.polindra.ac.id/~lubis/6.%20MANAJEMEN%20PROYEK/Manpro_1.pdf,

(diakses 1 November 2014).

http://ririnkhairani.blogspot.com/2012/03/manajemen-proyek-dan-operasi.html, (diakses 1 November 2014).

http://thesis.binus.ac.id/asli/Bab2/2007-2-00492-SI-Bab%202.pdf, (diakses 1 November 2014).

http://riddlestory.wordpress.com/category/it-project-management/, (diakses 1 November 2014).