Manajemen Proyek
Manajemen proyek memiliki bebrapa definisi, diantaranya adalah:
1. PMBOK (Project Management Body of Knowledge) sebagaimana yang didefenisikan oleh Project Management Institute (PMI) : “Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirement”
2. project management methodology adalah “The planning, monitoring and control of all aspect of the project and the motivation of all those involved in it to achieve the project objectives on time and to the specified cost, quality and performance.”
3. DIN 69901 (Deutsches Institut für Normung-German Organization for Standardization): “Project management is the complete set of task, techniques, tools applied during project execution”.
4. Secara bebas Manajemen Proyek dapat diartikan “Sebagai ilmu dan seni berkaitan dengan memimpin dan mengoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu: lingkup, mutu, jadwal, dan biaya, serta memenuhi keinginan stakeholder”.
Pada prinsipnya manajemen proyek adalah: Penerapan pengetahuan, ketrampilan “tools and techniques” (perangkat/alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi. Proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam 5 kelompok, yaitu:
1. Proses inisiasi (initiation process)
2. Proses perencanaan (planning process)
3. Proses pelaksanaan (executing process)
4. Proses pengontrolan (controlling process)
5. Proses penutupan (closing process)[ CITATION Ano11 \l 1057 ]
Inisiasi proyek (project initiation) adalah tahap awal (pertama kalinya) suatu proyek dimulai. Dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk defenisi proyek yang berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.
Tujuan project initiation
Tujuan dari project initiation dinataranya adalah:
1. Menentukan tujuan proyek secara rinci
2. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor) untuk pelaksanaan proyek.
3. Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek (project management plan).
4. Menentukan kriteria keberhasilan proyek[ CITATION Afi14 \l 1057 ]
Mekanisme Project Initiation
Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan (assigment) kepada manajer proyek (project manager) dan tim proyek (project team).
Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat defenisi proyek (project defenition) dan disetujui oleh pemilik proyek.
Defenisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek (project management plan).
Proses Perencanaan (Planning Process)
Proses perencaan mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik adalah melalui organisasi proyek dengan spsesikasi :
Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus
Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi Proyek meliputi hampir semua lini organisasi,
Definisi Project Execution
Project execution adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management plan.
Tujuan Project Execution
Merealisasikan perencanaan proyek dan tertuang dalam perencanaan manajemen proyek (project management plan), Mengoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil, merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.
Mekanisme Project Execution
1. Manajer proyek dan tim proyek membentuk kerjasama tim selama proyek berlangsung, atau sering disebut dengan pembentukan team building. 2. Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan semua tugas yang sudah
tertuang di dalam project management plan. 3. Membuat laporan pelaksanaan proyek.
4. Mendapatkan persetujuan atau approval untuk setiap fase pekerjaan atau deliverable proyek yang telah diselesaikan.
Definisi Project Controlling
Project controlling adalah pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan seperti pada project management plan yang telah dibuat. Juga mengecek apakah kegiatan proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sesuai dengan target atau belum. Bila belum action atau tindakan apa yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi.
◦ Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan.
◦ Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal
◦ Dengan melakukan kontrol diharapkan adanya masukan apakah project management plan perlu di-update atau tidak.
Mekanisme project controlling
Kontrol terhadap waktu, cakupan dan mutu. Kontrol terhadap biaya
Membuat laporan tentang kemajuan proyek Jika diperlukan adakan perubahan rencana. Pengertian project closure
Project Closure merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan proyek (project closure) adalah memberikan laporan tentang hasil-hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas proyek yang telah dilaksanakan yang dituangkan dalam bentuk dokumen laporan.
Tujuan Project Closure
Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek.
Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.
Mekanisme Project Closure
Daftar Pustaka
Afina, S., 2014. Academia. [Online] Available at:
https://www.academia.edu/5405347/WEEK_2_-_Proses_Manajemen_Proyek [Accessed 3 january 2015].
Anonymous, 2011. MDP. [Online] Available at: http://www.mdp.ac.id/materi/2011-2012-2/SP355/051038/SP355-051038-739-5.pptx [Accessed 3 January 2015].
