cara keseluruhan, mengacu kepada PP Nomor 30 Tahun 1990,

1-Kesimpulan.

a.

Pola Kebijakan Koordinasi Dalan Proses Adninis

trasi Akadenik

Kebijakan

koordinasi

dalam proses administrasi

akademik Universitas Langlangbuana,

sejalan dengan kebi

jakan

koordinasi dan pengelolaan institusi tersebut se

cara keseluruhan,

mengacu kepada PP Nomor 30 Tahun 1990,

yang dalam pelaksanaannya disesuaikan dengan kondisi dan

kemampuan setempat.

Rektor sebagai penanggung jawab utama Universitas

berperan

memberikan kebijakan umum

dalam

administrasi

akademik.

Penjabaran dari kebijakan umum tersebut diker

jakan oleh unit-unit kerja atau tim-tim khusus yang

di

koordinasi

oleh Pembantu Rektor I.

Beberapa

penjabaran

dari kebijakan

Rektor tersebut

tertuang dalam Statuta,

RIP,

Kurikulum, Pedoman Akademik, Pedoman

Administrasi

Akademik,

Kalender Akademik dll.

Beberapa

program

dan

pedoman

dasar

seperti

Statuta,

RIP,

unsur-unsur

dasar

dari kurikulum dibahas dulu dalam Senat Universitas

se

belum disyahkan,

program atau pedoman yang lain langsung

disyahkan oleh Rektor bahkan oleh Pembantu Rektor. Prog

ram dan pedoman-pedoman tersebut

selain merupakan pedo

man kerja juga berfungsi sebagai alat koordinasi.

Dekan

dibantu

oleh

Pembantu

Dekan I,

berperan

mengkoordinasi pelaksanaan kebijakan akademik yang sudah

dijabarkan dalam bentuk program-program dan pedoman aka

demik pada

Fakultasnya masing-masing. Kepala Biro, khu

susnya BAAK

mengkoordinasi pelaksanaan administrasi pe

nunjang

akademik, seperti penerimaan

mahasiswa, regis

trasi, penyusunan jadwal kuliah, ujian, wisuda, sertifi

kasi dll.

Dengan

pola

koordinasi

seperti

itu,

proses

administrasi akademik

telah

dapat terlaksana, walaupun

belum semua berjalan efisien dan

efektif.Kekurangsinkro-nan pelaksanaan beberapa kegiatan administrasi

akademik

masih ditemukan.Kekurangsinkronan ini dapat dilihat dari

adanya

keterlambatan-keterlambatan. Dosen terlambat

me-nyerahkan

kesediaan

waktu mengajar,

menyiapkan

bahan

ujian, memulai kuliah, melaksanakan

ujian,

menyerahkan

hasil

ujian

dll. Tim atau panitia

terlambat

menyusun

rencana,

melaksanakan kegiatan, menyusun

laporan

dll.

Unit-unit administrasi terlambat menyiapkan daftar isian,

menyampaikan pengumuman, memproses sesuatu, melaksanakan

tugas,

membuat laporan dsb. Kegiatan akademik ada

yang

berjalan

simultan, tetapi ada juga yang berjalan

beru-rutan, keterlambatan mengerjakan sesuatu kegiatan

dapat

menimbulkan

keterlambatan

bagi

penyelesaian

kegiatan

berikutnya.

Ada

beberapa faktor yang diperkirakan melatarbe

lakangi

kelemahan-kelemahan

koordinasi

dalam

proses

administrasi akademik. Pertama, program kerja masih ber

sifat umum (belum operasional) dan belum disertai dengan

petunjuk pelaksanaan dan/atau petunjuk teknis. Kedua,pe

doman-pedoman kurang jelas dan penafsirannya bisa berbeda

Ketiga,jalur komunikasi yang kurang lancar serta infor

masi yang kurang lengkap. Keempat, kekurangan dana dan/

atau peralatan untuk pelaksanaan kegiatan. Kelima,kemam

puan

dan

motivasi

kerja

yang

belum

sesuai

dengan

tuntutan.

b.Koordinasi Dalan Proses Adninistrasi Penerinaan

Mahasiswa Baru,

Registrasi dan Penjadwalan

Secara

garis besar administrasi akademik dibagi

atas

tiga tahap, yaitu tahap persiapan,

pelaksanaan dan

tahap

pelaporan.

Tahap persiapan

mencakup

penerimaan

16

mahasiswa baru meliputi kegiatan

publikasi, pendaftaran

dan seleksi calon mahasiswa.

1) Koordinasi Tahap Perencanaan

Secara

umum telah ada koordinasi pada

tahap pe

rencanaan penerimaan mahasiswa baru.

Kegiatan koordinasi

diwujudkan dalam bentuk

pengeluaran

SK Rektor

tentang

panitia, rapat-rapat panitia serta konsultasi staf kepa

da ketua seksi, atau ketua seksi

kepada

ketua

panitia

pada awal kegiatan. Materi yang dibahas dalam rapat men

cakup bentuk dan sasaran kegiatan, penegasan tugas serta

penentuan target waktu, sedangkan

konsultasi

digunakan

untuk memecahkan masalah-masalah yang

muncul.

Perencanaan penerimaan mahasiswa baru belum memi

liki

program atau perencanaan tertulis,

semua

sasaran

dan kegiatan serta

jadwal

kegiatan

disampaikan secara

lisan dalam rapat. Walaupun ada beberapa

keterlambatan,

kegiatan penerimaan

mahasiswa baru

dapat

berjalan de

ngan tertib. Hal itu bukan saja karena telah berjalannya

fungsi koordinasi,

tetapi juga karena

penerimaan

maha

siswa baru telah merupakan kegiatan rutin, yang dikerja

kan oleh tim yang relatif tetap.

koordinasi

perencanaan

kegiatan

PMB

tersebut,

yaitu

1) konsistensi kegiatan yang direncanakan dari satu pe

riode ke periode lain kurang terjamin.

Hal itu

menyulit-kan kontrol terhadap tingkat keberhasilan atau kekurang

an dari perencanaan terdahulu,

2) koordinasi perencanaan

demikian sangat mengandalkan tanggung jawab pribadi per

sonil sehingga tingkat keberhasilan sasaran sukar diten

tukan .

Kegiatan

registrasi mahasiswa

terbagi atas

dua

kegiatan, yaitu registrasi bagi mahasiswa lama dan

baru.

Bagi mahasiswa lama herregistrasi dilakukan

pada

tingkat Universitas dan Fakultas sedangkan bagi mahasis

wa baru pada tingkat Universitas, Kopertis dan Fakultas.

Hampir

pada seluruh kegiatan

perencanaan regis

trasi tidak

ada koordinasi secara khusus.

Setiap

unit

kerja yang terlibat

mempersiapkan keperluan

registrasi

secara sendiri-sendiri. Petunjuk bagi para mahasiswa untuk melakukan kegiatan registrasi/heregistrasi

disam-kan melalui pengumuman yang tertera pada

spanduk

atau

lembar

pengumuman.

Keadaan

ini tampaknya

dilatarbela

kangi

tidak hanya oleh anggapan bahwa

kegiatan

regis

trasi sebagai kegiatan

rutin,

namun

juga

menunjukkan

belum optimalnya

fungsi koordinasi pada tahap

perenca

n a a n .

1 6 5

2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan

Pada batas-batas

terentu, koordinasi pelaksanaan

kegiatan

penerimaan

mahasiswa

baru

sudah

berjalan.

Walaupun demikian,

sesuai dengan bentuk kegiatannya,

ada

perbedaan bentuk koordinasi antara satu kegiatan

dengan

lainnya.Koordinasi pelaksanaan kegiatan seleksi sudah

berjalan

dan

nampak jelas.

Hal tersebut dapat terlihat

dari ketepatan waktu pelaksanaan seleksi serta

sedikit-nya permasalahan yang dihadapi.

Koordinasi kegiatan

pub

likasi

dan

pendaftaran belum berjalan dengan baik.

Hal

itu dapat dilihat dari adanya

pengabaian

personil (fa

kultas) yang sudah ditunjuk pada seksi pendaftaran

serta

adanya keterlambatan waktu kegiatan publikasi.

Seperti halnya pada tahap perencanaan,

pada tahap

pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru juga sama

koordinasi dilakukan secara informal dan insidental, me

lalui pemantauan atau dialog langsung di tempat kegiatan

sambil melaksanakan kegiatan.

Materi

yang dikoordinasi

berkenaan dengan pelaksanaan dan

hasil kerja yang telah

dicapai,

serta masalah-masalah yang dihadapi.

Koordinasi

belum menyentuh pada koordinasi personil yang

melakukan

kegiatan penerimaan mahasiswa baru.

tersebut memberi bukti bahwa walaupun dengan

koordinasi

yang lemah, personil tetap melaksanakan tugas. Ada bebe

rapa hal yang menjadi latar belakang

keadaan

tersebut,

di antaranya:

a) pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan

rutin dan masih sederhana sifatnya, setiap personil yang

terlibat melaksanakannya

sebagai kegiatan biasa (sehari

-hari), b) karena adanya

rasa

bertanggung

jawab

atas

tugas yang diberikan, 3) personil yang terlibat mendapat

tambahan insentif.

Seperti halnya pada tahap

perencanaan,

pada ta

hap

pelaksanaan

koordinasinya

kurang

begitu

jelas.

Unit-unit kerja yang terlibat, bekerja menurut

kebiasa-annya masing-masing, sehingga

banyak ditemui kekurangan

atau keterlambatan. Di samping akibat

kurangnya koordi

nasi dalam pelaksanaan, keterlambatan juga banyak

dipe

ngaruhi oleh kemampuan

dan

sikap

para mahasiswa dalam

melaksanakan kegiatan registrasi atau herregistrasi. Ke

mampuan berkenaan dengan kemampuan

membayar

SPP

tepat

waktu

sedangkan

sikap berkenaan dengan ketepatan maha

167

3) Koordinasi Tahap Pelaporan -- ••

Koordinasi pelaporan kegiatan penerimaan maha siswa baru nampak jelas jika dibandingkan dengan tahap persiapan dan pelaksanaan. Kegiatan koordinasi dilakukan dalam beberapa bentuk, seperti pemantauan langsung ke tempat tugas, laporan lisan serta pengecekan hasil (pen-capaian target) secara individual maupun dalam rapat.

Koordinasi pada tahap pelaporan kegiatan publi kasi dan seleksi dilakukan dalam rapat, kegiatan pendaf taran dilakukan secara lisan dan tertulis.

Hampir pada setiap kegiatan tahap pelaporan, koordinasi lebih diarahkan pada hasil kegiatan, bukan pada koordinasi proses maupun personil yang melaksanakan kegiatan/pekerjaan. Hal tersebut tampaknya dipengaruhi oleh beberapa hal, di antaranya: 1) keterbatasan pema haman para koordinator terhadap fungsi kegiatan dan pe ranan dukungan personil bagi pencapaian hasil, 2) koor dinator tidak memiliki waktu yang cukup untuk melak

sanakan hal-hal tersebut. Pelaksanaan koordinasi demi

kian menyebabkan masih adanya beberapa keterlambatan atau kekurangsinkronan dalam pelaksanaan sejumlah kegiatan.

penerima-an mahasiswa baru adalah tercapainya jumlah yang ditar-getkan dengan kualitas input yang diharapkan, serta pe laksanaan kegiatan berlangsung pada waktu yang tepat. Sedangkan salah satu indikator keberhasilan koordinasi dalam kegiatan tersebut adalah tercapainya efisiensi dan efektifitas dalam berbagai kegiatan yang berkenaan de ngan penerimaan mahasiswa baru.

Meskipun dengan beberapa kali perpanjangan waktu pendaftaran, secara kuantitas penerimaan mahasiswa baru memenuhi target yang diharapkan, namun belum memenuhi target secara kualitas. Adanya perpanjangan waktu pen daftaran dan dua kali ujian seleksi, juga dapat menjadi petunjuk belum optimalnya fungsi koordinasi dalam pene rimaan mahasiswa baru .

Sesuai bentuk kegiatannya, ada perbedaan koor dinasi pada tahap pengawasan antara satu kegiatan regis trasi dengan kegiatan registrasi lainnya. Walaupun hanya melalui evaluasi hasil kerja yang ditampilkan, koordina si pelaporan kegiatan registrasi ke Kopertis tampak lebih jelas apabila dibandingkan dengan kegiatan regis

trasi di universitas atau fakultas.

Seperti halnya koordinasi pelaksanaan, koordina si tahap pelaporan registrasi di tingkat universitas ju ga berjalan kurang lancar. Keadaan tersebut ada kaitannya

169

dengan hal-hal lain,

diantaranya a) sistem informasi re

gistrasi mahasiswa yang belum tertata baik,

b)koordinasi

di antara unit kerja yang terlibat masih lemah,

c) belum

ada pengaturan sistem koordinasi secara terpusat,d) ter

ikat

dengan kondisi keuangan mahasiswa dan

e)

terikat

dengan kemampuan dan kemauan unit kerja yang terlibat.

Karena hampir setiap fakultas memiliki sistem

koordinasi

dan

kebijaksanaan

registrasi

tersendiri,

koordinasi pelaporan antara

satu fakultas dengan fakul

tas lain juga ada perbedaan.

Fakultas yang memiliki

ja

ringan kerja yang

sudah

terkoordinasi,

memperlihatkan

koordinasi pelaporan

yang lebih jelas dibandingkan

de

ngan fakultas yang tidak memiliki

jaringan

kerja

yang

terkoordinasi. Fakultas

yang menerapkan banyak kebijak

sanaan dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa, memperli

hatkan koordinasi pelaporan yang kurang jelas.

Walaupun

tidak ada koordinasi

pe laporan

yang

sama dan jelas, pada batas-batas tertentu sebagian besar

personil

melaksanakan

tugasnya

masing-masing.

Kondisi

ini tampaknya tidak ada

kaitannya dengan

bentuk koordi

nasi yang dilaksanakan,

namun lebih menyangkut pada

tu

gas dan tanggung jawab masing-masing.

Tanpa koordinasi,

para personil bekerja berdasarkan kebiasaan. Hal itu di

samping

berdampak kurang terjaminnya mutu

hasil kerja,

pada batas-batas tertentu juga merupakan petunjuk kurang terjalinnya koordinasi pelaporan secara terpusat.

c.Koordinasi Proses Adninistrasi Perkuliahan

Kegiatan perkuliahan mencakup sejumlah aktivitas baik aktivitas pendukung perkuliahan, seperti penyusunan kalender akademik dan jadwal kuliah, maupun kegiatan perkuliahannya itu sendiri, yang terdiri atas penyiapan sarana dan prasarana kuliah, pembuatan persiapan menga jar dan pelaksanaan perkuliahan.

1) Koordinasi Tahap

Perencanaan

Koordinasi perencanaan penyusunan kalender aka demik dilakukan pada tingkat universitas, sedangkan

ko-koordinasi perencanaan pembuatan jadwal perkuliahan dilakukan pada fakultas. Perencanaan penyusunan kalender akademik dibuat oleh Bagian Perencanaan dan dikoordinasi oleh PR I. Perencanaan penyusunan kalender akademik me rupakan pekerjaan yang sederhana sebab hanya meniru ka lender akademik tahun lalu dengan beberapa penyesuaian.

Apabila dibandingkan dengan koordinasi pembuatan kalender akademik, koordinasi perencanaan pembuatan

17 J.

jadwal perkuliahan tampak lebih kompleks karena melibat

kan banyak pihak luar, di antaranya dosen luar biasa.

Kendati demikian, karena kegiatan tersebut merupakan kegiatan rutin dan ada dalam jangkauan koordinasi yang sederhana, terlepas dari kualitas hasil, koordinasi

perencanaan penyusunan jadwal perkuliahan pada umumnya

berjalan lancar (tepat waktu).

Di samping penyusunan jadwal umum, perencanaan

perkuliahan juga menyangkut kerjasama antara dosen pem bina dengan asisten dalam pembuatan persiapan perkuli ahan. Bentuk koordinasi perencanaan perkuliahan antara satu pengajar dengan tim pengajar lainnya berlainan. Di samping itu ada juga tim yang tidak melakukan koordi nasi dalam perencanaan perkuliahan.

Keragaman koordinasi perencanaan kegiatan perku liahan tersebut dilatarbelakangi oleh beberapa hal, di antaranya, karena perbedaan kebiasaan, persepsi serta

kondisi lembaga di mana tim-tim itu berada. Kebiasaan

berkenaan dengan apa yang dilakukannya di PTN, persepsi berkenaan dengan cara memandang permasalahan dari

kacamatanya sendiri sedangkan kondisi berkenaan dengan

aturan serta sistem yang berlaku di fakultas masing-masing. Terlepas dari jumlah serta kualitas tim yang melaksanakan koordinasi perencanaan perkuliahan, adanya

keragaman

tersebut menunjukkan belum berjalannya

koor

dinasi secara terpusat.

2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan

Kalender

akademik

merupakam

perangkat

lunak

koordinasi

di tingkat fakultas.

Dengan

kalender

tersebut

setiap

fakultas membuat jadwal

perkuliahan

masing-ma

sing.Jadwal tersebut merupakan perangkat

lunak koordina

si yang memberi pedoman pada pelaksanaan perkuliahan.

Jadwal

perkuliahan memperjelas

koordinasi tahap

pelaksanaan

perkuliahan. Jadwal

tersebut

memberi

pe

tunjuk tentang pembagian tugas dan tanggung jawab

masing-masing personil.

Yang menjadi permasalahan adalah pelaksanaan koor dinasi yang sudah terjadwal tersebut tidak selalu

berjalan lancar.

Terutama koordinasi antara dosen pembi

na dengan asisten, tidak selamanya berjalan harmonis.

Ketidakcocokan,

kadang-kadang mewarnai koordinasi pelak

sanaan perkulihan.

Hal itu

tampaknya dilatarbelakangi oleh beberapa

hal, diantaranya perbedaan persepsi masing-masing pihak

terhadap tugas dan tanggung jawabnya,

komunikasi di an

tara tim,

serta cara kerja yang sudah menjadi kebiasaan.

Kendati kurang adanya harmonisan koordinasi, pe laksanaan perkuliahan. Pada umumnya sebagian besar kegiatan perkuliahan tetap berlangsung dan memenuhi tar get. Hal itu terjadi karena para asisten adalah tenaga tetap dan selalu siap melaksanakan tugas. Dengan atau tanpa koordinasi dengan dosen pembina tugas tetap di-jalankan. Hal ini juga merupakan suatu fenomena kurang nya koordinasi, namun sekaligus menunjukkan bahwa rasa tanggung jawab akan tugas dapat mengatasi kelemahan

koordinasi.

3) Koordinasi Tahap Pelaporan

Daftar kehadiran dosen di BAAK, merupakan alat koordinasi pelaporan perkuliahan secara formal dari tingkat universitas. Karena hasil pemantauan ini dise rahkan kepada fakultas, maka secara formal koordinasi

pelaporan dilaksanakan menurut jenjang. Akan tetapi ka

rena penyampaian laporan tersebut tidak rutin, dan

se-ringkali terlambat maka koordinasi pelaporan juga se ring tidak lancar.

Adanya keragaman pendataan dan pengawasan keha diran dosen pada beberapa fakultas, menunjukkan masih

Hal

itu berkaitan

erat dengan

kesungguhan para dosen

dan

staf tata usaha dalam mencatat dan melaporkan perkuli

ahan, serta

adanya mekanisme

kerja yang

kurang efisien.

Koordinasi pelaporan kehadiran dosen tidak se-ragam, beberapa fakultas mengadakan koordinasi menjelang

akhir perkuliahan,

Fakultas E

cara pengawasan

sendiri,

beberapa fakultas yang lain koordinasinya lemah sekali. Walaupun telah ada pengawasan dan pencatatan data keha diran dosen, namun hanya sedikit yang telah diberi tin-dak lanjut. Dengan demikian data hasil pelaporan

diman-faatkan secara maksimal.

Keadaan tersebut bukan saja mencerminkan koordi nasi yang kurang berkesinambungan, tetapi sekaligus me nunjukkan masih lemahnya penerapan prinsip efisiensi.

d.Koordinasi Proses Adninistrasi

Evaluasi,

Hisuda

dan Sertifikasi

Kegiatan evaluasi atau ujian dilaksanakan dalam dua tahap. Tahap pertama adalah evaluasi/ujian lokal yang diselenggarakan oleh PTS, dan tahap kedua ujian ne gara yang diselenggarakan melalui Kopertis. Evaluasi

lokal meliputi ujian tengah semester, ujian akhir semes

ter dan ujian Skripsi,

sedangkan

ujian

negara melipu

Koordinasi tahap perencanaan evaluasi/ujian lokal dilakukan oleh fakultas (Dekan), sedangkan ujian negara dikoordinasi oleh Kopertis.

1) Koordinasi Tahap Perencanaan

Kegiatan koordinasi persiapan tiap macam ujian tidak selalu sama, koordinasi persiapan ujian negara lebih nampak jelas dibandingkan dengan ujian lokal. Hal tersebut dipengaruhi oleh adanya koordinasi pada tahap yang lebih tinggi, dilaksanakan secara lebih formal ser ta karena melibatkan lembaga-lembaga di luar PTS.

Kegiatan koordinasi persipan ujian pada berbagai Fakultas juga tidak sama. Fakultas-Fakultas yang telah memiliki jaringan koordinasi yang lebih mapan, persipan ujiannya lebih baik jika dibandingkan dengan Fakultas

kurang mapan.

Di hampir seluruh fakultas, tidak ada koordinasi pada tahap persiapan ujian tengah semester. Masing-ma sing dosen/asisten mempersiapkan sendiri. Hampir pada setiap fakultas,koordinasi kegiatan ujian akhir semester lebih nampak jelas jika dibandingkan dengan kegiatan ujian lain.

koordina-si kegiatan persiapan ujian/evaluasi yang sudah jelas dan mapan, tetapi walaupun dengan beberapa keterlambatan pada umumnya ujian-ujian dapat dilaksanakan pada waktu nya. Keterlaksanaan persiapan ujian bukan hanya dipenga ruhi oleh koordinasi tetapi oleh rasa tanggung jawab dari pelaksana. Lemahnya koordinasi pada kegiatan per siapan ujian berkaitan erat dengan status para pejabat dan dosen di UNLA, yang sebagian besar berstatus dosen tidak tetap. Status dosen tidak tetap dapat menghambat pelaksanaan koordinasi, terutama karena menyangkut ke-sulitan komunikasi serta banyaknya beban tugas pada institusi tetapnya, disamping adanya sikap menomordua-kan tugas-tugas pada PTS.

2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan

Sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan ujian, koordinasi pelaksanaan satu kegiatan ujian berbeda dengan kegiatan ujian lainnya. Koordinasi pelaksanaan ujian tengah semester, hampir tidak nampak karena kegi atan tersebut diserahkan sepenuhnya kepada para Dosen.

Walaupun tanpa koordinasi yang jelas, sebagian besar Dosen melaksanakan ujian tengah semester. Hal itu menunjukkan bahwa tanpa koordinasi khusus kegiatan

ter-177

sebut dapat terus berlangsung. Ada beberapa faktor yang melatarbelakangi hal itu, di antaranya a) UTS merupakan kegiatan rutin sehingga tanpa koordinasipun tetap berja lan, b) adanya rasa tanggung jawab yang kuat dari para Dosen dan personil yang terlibat .

Hampir pada setiap fakultas, kegiatan ujian akhir semester dikoordinasi secara khusus dalam suatu kepanitiaan oleh PD I/Jurusan. Kejelasan beban dan tang gung jawab masing-masing personil memudahkan koordinasi

pelaksanaan UTS, sehingga garis koordinasi menjadi lebih jelas. Kegiatan koordinasi terutama menyangkut penyiapan bahan dan pelaksanaan ujian.

Karena belum adanya peraturan atau pedoman khusus dari Universitas atau Kopertis, koordinasi pelaksanaan ujian skripsi pada setiap fakultas berbeda-beda. Nampak adanya kecenderungan koordinasi dan pelaksanaan ujian skripsi mengikuti cara yang diterapkan pada PTN pembina, disesuaikan dengan kondisi Fakultas masing-masing. Hal itu memberikan petunjuk masih kurang terjalinnya koordi nasi dari pusat ke Fakultas-Fakultas, dan dapat berpe ngaruh terhadap pengawasan kualitas skripsi.

Sesuai dengan status akreditasi Jurusan-Jurusan yang ada di UNLA (diakui dan terdaftar), pelaksanaan ujian tulis negara secara keseluruhan dikoordinasi oleh Kopertis melalui suatu tim pelaksana ujian tulis negara.

Fakultas pembinannya masing-masing. Karena garis koordi nasi, peraturan dan pembagian tugasnya cukup jelas, wa

laupun melibatkan

banyak pihak di antaranya PTN pembina

dan Kopertis, pelasanaan kegiatan ujian tulis negara dapat berjalan dengan lancar.

3) Koordinasi Tahap Pelaporan ... ?»• _

Sesuai dengan perencanaan dan pelaksanaan kegia

tan

masing-masing,

koordinasi

tahap

pelaporan

bagi

setiap kegiatan juga berbeda-beda.

Kegiatan

UTS

karena

hanya melibatkan dosen, asisten dan mahasiswa.

Kegiatan

ini berjalan

walaupun

tanpa koordinasi.

Hampir

semua Do

sen melaksanakan UTS, dan pelaksanaannya berjalan cukup

lancar.

Keadaan tersebut dilatarbelakangi oleh beberapa hal di antaranya, a) UTS sudah merupakan kegiatan rutin, b) pelaksanaan UTS cukup sederhana, c) sebagian besar Dosen memiliki rasa tanggung jawab yang besar akan tu

gasnya .

Kegiatan

koordinasi

pelaksanaan UAS lebih

jelas

dibandingkan dengan

UTS, karena sebagian besar

fakultas

membentuk panitia UAS.

Bentuk koordinasi pengawasan

di

wujudkan dalam beberapa bentuk baik secara formal maupun

179

informal. Koordinasi pengawasan secara formal berbentuk penyampaian laporan tertulis kegiatan UAS dari Ketua/ Sekretaris Jurusan kepada PD I. Koordinasi pengawasan secara informal dengan mengadakan pengawasan/kunjungan langsung pada saat pelaksanaan UAS, baik oleh Dekan/PD I maupun oleh Ketua Jurusa.

Sidang skripsi merupakan kegiatan yang bersifat insidental. Dengan status akreditasi diakui/terdaftar pelaksanaannya masih melibatkan dosen PTN, namun karena seluruh penguji skripsi dianggap telah memenuhi kuali-fikasi memadai maka secara formal tidak ada koordinasi pengawasan khusus.

Seperti halnya skripsi, kegiatan ujian negara merupakan kegiatan yang bersifat insidental. Kegiatan ini memiliki jaringan koordinasi tertentu yang melibat kan beberapa pihak luar. Dengan aturan dan pedoman kerja

yang

sudah jelas,

koordinasi pengawasan dalam

pelaksa

naan ujian negara tampak jelas. Melalui pengawasan / kunjungan langsung, baik oleh Koordinator dari Kopertis atau dari PTN pada saat pelaksanaan Ujian Tulis Negara koordinasi tahap pengawasan telah berjalan baik.Kegiatan koordinasi pengawasan bukan saja pada pelaksanaan ujian, tetapi juga sudah nampak upaya-upaya peningkatan ke arah mutu penilaian.

2.Penbahasan

Perguruan Tinggi merupakan suatu organisasi formal yang memiliki fungsi dan sasaran-sasaran tertentu. Pelaksanaan fungsi dan pencapaian sasaran-sasaran terse but terwujud dalam berbagai bentuk kegiatan, dengan kegiatan pendidikan dan pengajaran sebagai intinya. Kegiatan pendidikan dan pengajaran dilaksanakan oleh te naga akademik (Dosen dan Asisten), para pengelola (pim pinan Universitas, Fakultas dan Jurusan) dibantu oleh

tenaga administrasi, sebagai staf pendukung. Pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran juga ditunjang oleh sarana dan fasilitas pendidikan, dana, sumber-sumber lingkungan serta pengelolaan pendidikan.

Universitas Langlangbuana sebagai suatu Pergu ruan Tinggi Swasta yang masih muda, bernaung di bawah suatu yayasan kepolisian dan berada di dearah yang kaya dengan perguruan yang telah punya nama, memiliki kon disi, karakteristik dan masalah-masalah tertentu.Kondisi, karakteristik dan masalah-masalah tersebut secara lang sung atau tidak langsung, menyangkut dan mempengaruhi koordinasi kegiatan administrasi akademik.

Jurusan-jurusan pada UNLA kebanyakan berstatus terdaftar atau diakui. Dengan status demikian Fakultas

181

atau Jurusan-jurusan tersebut belum mempunyai otonomi penuh. Secara akademis masih perlu mendapatkan pembinaan dari PTN dan secara administratif memerlukan banyak

pembinaan dari Kopertis.

Ketergantungan PTS muda pada PTN bukan hanya dalam pembinaan akademik, tetapi juga dalam penyediaan tenaga pengajar. Banyaknya tenaga pengajar dan atau pengelola dari luar PTS, akan menimbulkan banyak problema,terutama problema koordinasi. Secara kepegawaian tenaga-tenaga PTN akan mendahulukan tugas pada lembaganya, dan penyediaan waktu dan tenaganya pada PTS menduduki tempat nomor dua. Problema tersebut akan semakin besar dihadapi apabila

Dosen tersebut juga memangku jabatan struktural dan atau mengajar pada beberapa PTS lain. Problema ini nampak jelas dihadapi oleh beberapa Fakultas di UNLA, yang meng akibatkan terlambatnya penyusunan jadwal kuliah (karena Dosen terlambat memberikan kesediaan mengajar),terlambat memulai kuliah, terlambat menyerahkan soal ujian,terlam bat mengumunkan hasil ujian, pengunduran waktu ujian,dll.

Ketergantungan pada PTN juga dapat mempunyai dampak pada kesukaran koordinasi dalam pengembangan kebijakan dan peraturan yang seragam. Pembinaan Fakultas diberikan oleh Fakultas yang sejenis di PTN. Walaupun Fakultas pembinanya berasal dari satu Universitas belum

tentu peraturan dan ketentuannya sama, apalagi kalau Fakultas pembinanya berasal dari Perguruan Tunggi yang berbeda. Masalah ini dihadapi dalam penyusunan silabus, SAP, skripsi dll. Karena belum ada keseragaman ketentuan maka prosedur penyusunan skripsi dan bentuk format skripsi pada beberapa Fakultas tidak sama. Demikian juga dengan ketentuan penyusunan dan format silabus dan SAP.

Ada Fakultas yang mewajibkan Dosen membuat silabus dan SAP,ada pula yang hanya menuntut pembuatan silabus, atau pembuatan silabuspun diserahkan pada kesediaan Dosen. Format silabus dan SAP antar Fakultas di UNLA,juga

ter-dapat keragaman.

Banyaknya pejabat struktural UNLA yang mempunyai jabatan atau tugas rangkap dengan di institusinya (PTN) juga besar pengaruhnya terhadap pelaksanaan tugas-tugas pengelolaan di UNLA, khususnya tugas koordinasi. Hal itu nampak jelas dalam beberapa kegiatan. Ada beberapa kegiatan administrasi akademik yang terkoordinasi dengan baik, ada yang kurang terkoordinasi, dan ada pula yang hampir tidak terkoordinasi. Kegiatan yang banyak melibat kan pihak luar (Dosen PTN, Kopertis dll), dikerjakan dengan membentuk tim khusus (panitia) dengan dukungan dana khusus,seperti ujian akhir semester, ujian skripsi, ujian negara dll., terkoordinasi dengan baik.

Kegiatan-kegiatan yang bersifat rutin, seperti registrasi,kuliah, ujian tengah semester dll., koordinasinya hampir tidak

nampak.

Status tenaga pengajar pada UNLA bermacam-macam, ada tenaga tetap Yayasan, tenaga Kopertis yang diperban-tukan,tenaga honorer dari PTN dan tenaga honorer di luar PTN. Variasi status ini bukan saja menyangkut perbedaan asal kelembagaan,latar belakang pendidikan dan pengalam-an, tetapi juga perbedaan dalam penugasan dan tuntutan (kewajiban).Asisten dengan golongan gaji yang sama dibe ri penugasan yang berbeda, pada Fakultas tertentu sudah diberi tugas mandiri, sedang pada Fakultas lain belum di beri tugas mandiri, atau malah belum diberi wewenang untuk mengajar.Perbedaan penugasan, tuntutan, dan peng hargaan dalam satu Fakultas dan atau antar Fakultas (yang hal ini juga menunjukkan kurang adanya koordinasi) akan menimbulkan kecemburuan, iri hati, yang akhirnya akan mengendurkan kohesivisme di antara staf, dan dapat menurunkan kadar belongingness terhadap organisasi.

Tenaga administrasi di UNLA sebagian besar berla-tar belakang pendidikan umum, dengan dasar pendi dikan jenjang SLTA. Kurangnya dasar.profesionalisme dan rendahnya tingkat pendidikan staf administrasi organisa si Perguruan Tinggi, merupakan hal yang kurang mengun

tungkan. Hal itu bukan saja akan menghambat

pelaksanaan

tugas dan menghambat peningkatan mutu pelayanan,

tetapi

juga akan menurunkan

kredibilitas ketatausahaan organi

sasi Perguruan Tinggi.

Kredibilitas

ketatausahaan Per

guruan

Tinggi

harus lebih tinggi

dibandingkan

dengan

organisasi Perguruan Menengah dan Perguruan Dasar.

Sampai

saat ini pelayanan administrasi

akademik

dan

sistem informasi akademis masih

banyak

dikerjakan

secara manual.Dalam tahap perkembangan UNLA seperti se

karang ini pekerjaan masih

bisa dikerjakan oleh

tenaga

non profesional jenjang SLTA,

tetapi pada masa yang akan

datang,

apabila

program dan

kegiatan

akademik

telah

lebih

banyak,

informasi yang perlu diolah dan

dikelola

lebih banyak, tuntutan akan mutu pelayanan lebih tinggi

dan

lebih

cepat,

tugas-tugas perlu

dikerjakan

secara

komputer,

tenaga-tenaga

demikian

tidak

sesuai

lagi.

Kemampuan mereka perlu ditingkatkan, dan ditambah dengan

tenaga yang lebih profesional.

Meskipun

fungsi

koordinasi

belum

terlaksana se

cara

merata

pada seluruh kegiatan dan seluruh

bagian

organisasi,

tetapi pada umumnya kegiatan-kegiatan admi

nistrasi akademik dapat berjalan. Ada kegiatan yang su

dah berjalan lancar, dan ada

yang kurang

lancar,

ada

keterlam-batan. Kegiatan yang berjalan lancar dan tepat waktu umumnya adalah kegiatan yang terkoordinasi dengan baik, sedang yang kurang lancar dan tidak tepat waktu umumnya yang kurang terkoordinasi. Dengan demikian nampak sekali peranan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan administrasi akademik.

Keterlaksanaan kegiatan-kegiatan yang kurang terkoordinasi dimungkinkan, karena pekerjaan itu masih sederhana, merupakan tugas utama dari para pelaksana, tugas belum begitu banyak dan adanya rasa tanggung jawab dan motivasi kerja yang sangat besar dari para pelaksa na yaitu Dosen, Asisten dan Staf Administrasi. Apabila kegiatan tersebut menjadi semakin kompleks, tugas-tugas para pelaksana semakin banyak, tuntutan mutu semakin tinggi, maka penyelesaian tugas, tidak bisa hanya mengandalkan kesadaran individual, tetapi membutuhkan mekanisme kerja dan koordinasi yang mapan.

Kelemahan penyelesaian tugas tanpa koordinasi nampak pada kegiatan-kegiatan yang dikerjakan oleh petugas yang kurang trampil ( karena memang latar bela kang pendidikan dan pengalamannya masih kurang), bebera pa kegiatan mengalami keterlambatan, malah kegiatan

tertentu kadang-kadang mengalami kemacetan. Dalam situa-si seperti itu maka koordinasi mulai tahap perencanaa,

fungsi koordinasi adalah kejelasan struktur organisasi. Struktur organisasi yang jelas memberikan landasan yang kokoh bagi penentuan jaringan kerja, hierarki kedudukan dan jabatan, wewenang dan tanggung jawab setiap pejabat dan staf. Universitas Langlangbuana telah mempunyai struktur organisasi yang jelas, sesuai dengan PP30 tahun 1990, dengan tugas-tugas dan wewenangnya masing-masing. Namun pelaksanaan dari tugas-tugas dan wewenang tersebut (terutama tugas) nampaknya belum bisa dikerjakan secara maksimal. Hal ini kemungkinan besar juga dilatarbela kangi oleh keadaan personil, karena para pengelola dan Dosen UNLA banyak yang berstatus tidak tetap yang mem punyai tugas-tugas lain yang juga cukup banyak pada

institusinya. Belum meratanya pelaksanaan fungsi koor dinasi pada berbagai unit, bukan disebabkan karena struktur organisasinya, tetapi karena pelaksanaan tugas dan wewenang dari unit-unit dalam organisasi UNLA yang belum maksimal.

Koordinasi mempunyai makna penyatupaduan sumber-sumber daya yang terlibat dalam suatu organisasi sehingga mencapai sasaran-sasaran tertentu. Dengan konsep terse but maka pelaksanaan koordinasi kegiatan akademik harus

1 8 7

menunjukkan adanya keselarasan.Indikator dari hal terse but dapat dilihat dari adanya beberapa kesamaan tindakan dalam menangani kegiatan yang sama di antara unit-unit kerja yang berlainan. Adanya perbedaan pelaksanaan koor dinasi yang digunakan pada beberapa unit kerja (fakultas)

menunjukkan bahwa koordinasi belum berjalan selaras. Keberhasilan proses koordinasi perlu ditunjang oleh proses lain, Oteng Sutisna mengemukakan tiga tahap an yang harus dipersiapkan bagi efektivitas koordinasi, di antaranya: a) perencanaan perilaku seluruh personil yang terlibat dalam proses koordinasi, b)pemahaman pe rencanaan yang telah dibuat, oleh setiap personil yang terlibat dalam kegiatan koordinasi serta c) adanya kese diaan personil yang terlibat untuk berbuat sesuai dengan rencana. Pendapat tersebut menekankan pentingnya program yang matang serta kesiapan unsur manusia. Selan

jutnya Terry menambahkan bahwa dalam kegiatan koordinasi terkandung adanya proses manajemen. Hal itu menunjukkan tentang pentingnya tahap perencanaan, dan pengorganisaian dalam koordinasi, pentingnya penggerakan personil dalam pelaksanaan koordinasi, serta pengawasan bagi koordinasi yang sedang dilaksanakan.

Pelaksanaan fungsi dan pencapaian sasaran-sasaran organisasi Perguruan Tinggi (UNLA), dipengaruhi

oleh besarnya dana dan kelengkapan sarana dan fasilitas pendidikan. Keterbatasan sarana dan fasilitas pendidikan yang dihadapi UNLA, menimbulkan beberapa hambatan dalam pelaksanaan kuliah, ujian, pemberian pelayanan adminis trasi akademis, maupun peningkatan mutu perkuliahan. Keterbatasan dana bukan saja menghambat kelancaran pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik seperti perkuli ahan, ujian, penulisan skripsi, praktek lapangan, pem-bimbingan mahasiswa dll., tetapi sampai batas tertentu menjadi hambatan dalam peningkatan mutu input yang akhirnya juga menghambat peningkatan mutu lulusan. Sampai saat ini UNLA belum bisa menerapkan sistem selek si yang betul-betul selektif. Demi pencapaian target jumlah mahasiswa, yang hal ini sangat berkaitan erat dengan pemasukan dana bagi operasional pendidikan, maka UNLA terpaksa menurunkan kualifikasi penerimaan. Hal ini dapat menjadi kendala bagi UNLA, bukan saja bagi pening

katan mutu lulusannya, tetapi juga bagi peningkatan kredibilitas organisasi sebagai Perguruan Tinggi. Be berapa jadwal kegiatan terpaksa ditunda, atau beberapa peraturan terpaksa dilonggarkan, karena menyangkut pemasukan dana. Hal-hal tersebut dapat menjadi penyebab penting terhambatnya pelaksanaan fungsi organisasi, khususnya pelaksanaan fungsi koordinasi. Lemahnya

koor-189

dinasi karena latar belakang masalah dana, mengakibatkan sukarnya menyeragamkan mutu lulusan. Fakultas yang banyak diminati para mahasiswa dapat meningkatkan mutu, sedang yang kurang diminati akan sukar sekali meningkat kan mutu lulusannya.

3. Rekonendasi

Seperti diutarakan pads, pembahasan, koordinasi ba gi proses administrasi akademik yang diterapkan di UNLA adalah koordinasi khas UNLA, suatu bentuk koordinasi yang tercipta sesuai dengan kondisi, karakteristik dan kemam puan yang dimiliki UNLA saat ini. Sampai batas tertentu bentuk koordinasi tersebut masih cocok untuk diterapkan di UNLA. Hal itu didasarkan atas pertimbangan bahwa semua kegiatan administrasi akademik dapat berjalan dengan baik, walaupun belum seluruhnya berjalan efisien.

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu UNLA menggunakan koordinasi secara terpusat pada tingkat Universitas, untuk kegiatan-kegiatan lain menempuh cara koordinasi terbagi pada tingkat Fakultas dan Jurusan. Untuk hal-hal tertentu garis koordinasi jelas dan formal, sedang hal-hal lain kurang formal dan kadang-kadang kurang jelas.

Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

kegiatan administrasi akademik melalui koordinasi, ada beberapa upaya yang dapat dilakukan.

a. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan gambaran formal tentang jaringan koordinasi dalam suatu organisasi. Universitas Langlangbuana telah memiliki struktur orga nisasi yang telah disesuaikan dengan PP 30 tahun 1990, namun dalam pelaksanaannya belum seluruhnya dijadikan pedoman dalam koordinasi kegiatan administrasi akademik.

Agar dapat dijadikan pedoman maka perlu beberapa

penyempurnaan.

1) Perlu adanya kejelasan tentang tujuan keseluruhan organisasi Perguruan Tinggi dan tujuan unit kerja bagi pimpinan dan staf sesuatu unit kerja.Tujuan yang jelas dapat membantu mempermudah mengarahkan kegiatan pada sasaran.

2) Perlu adanya penjabaran fungsi setiap unit kerja/ jabatan atas tugas-tugas pokok dengan rumusan yang jelas dan tegas sehingga tidak terjadi tumpang tindih atau kesenjangan tugas antar unit kerja.

3) Perlu adanya deskripsi tugas (job description) yang jelas dan rinci dari setiap tugas pokok masing-masing unit kerja dan personalia pelaksananya.Berpegang pada

191

tugas-tugas pokok tersebut, para staf pada suatu unit dikoordinasi oleh pimpinan unit menyusun program ker ja. Dalam program kerja tersebut selain dirumuskan sa

saran yang akan dicapai, macam kegiatan yang dilakukan serta prosedur/mekanisme pelaksanaannya, juga dirumus kan bagaimana jalinan kerjasama antara suatu unit de ngan unit lain, antara satu unit dengan unit atasan

atau bawahannya.

4) Kegiatan yang sifatnya temporer, yang memerlukan kerjasama antar beberapa unit dalam bentuk suatu task force atau panitia, juga perlu disusun dalam suatu program seperti yang dikerjakan oleh unit-unit kerja

permanen.

5) Baik untuk kegiatan yang sifatnya rutin ataupun temporer, perlu adanya kesatuan komando dimana staf pelaksana hanya menerima tugas dan melapor kepada satu atasan/pimpinan langsung. Pimpinan langsung ini juga menerima tugas dan melapor kepada pimpinan di atasnya. Cara ini dapat menghilangkan kekaburan dan mengurangi konflik dan kebingungan di antara staf, sehingga alur perintah dan laporan dapat mengalir dengan lancar. Dengan komandonya, seorang pimpinan dapat meminta bawahannya untuk mengadakan kerjasama dan atas laporan yang diperolehnya dapat

mengidenti-fikasi masalah-masalah berkenaan dengan koordinasi. Pengawasan juga dapat dilakukan dengan cara

mengana-lisis laporan yang diterima dari bawahannya.

6) Perlu adanya kejelasan tentang ruang lingkup penga wasan yang menjadi tugas pimpinan pada unit/tingkat

tertentu, seperti tingkat Biro, Fakultas Lembaga dan unit lainnya. Hal tersebut penting karena akan menen-tukan besarnya tanggung jawab dalam mengawasi dan mengkoordinasi personil di bawahnya.

b. Pinpinan

Penyempurnaan sistem koordinasi bagi proses admi nistrasi akademik bertumpu pada faktor manusia, sebab ma nusia memegang peranan kunci dalam suatu organisasi.Koor dinasi kegiatan admministrasi akademik melibatkan beberapa unsur manusia, yaitu pimpinan, pelaksana dan staf penun jang. Sistem koordinasi yang mantap membutuhkan kerjasama yang harmonis di antara ketiga unsur di atas. Pimpinan, apakah pimpinan tertinggi organisasi atau pimpinan unit-unit kerja atau pimpinan panitia memegang peranan utama dalam menciptakan kerjasama yang harmonis tersebut.

Untuk memantapkan sistem koordinasi kegiatan adminis trasi akademik pimpinan perlu memiliki konsep yang jelas tentang koordinasi, memiliki kemampuan dan kemauan untuk

melaksakan koordinasi. Pemantapan sistem koordinasi harus dilakukan secara menyeluruh, melalui cara formal maupun informal. Pemantapan secara formal dilakukan mengikuti hierarki, menggunakan wewenang dan otoritas jabatan, di antaranya melalui surat keputusan, peraturan atau petunjuk petunjuk. Cara informal dilakukan melalui pendekatan-pen-dekatan kekeluargaan, pendekatan psikologis dan

sosio-logis.

Ada beberapa langkah praktis yang dapat dilaku kan oleh pimpinan dalam upaya pemantapan sistem koordi nasi kegiatan administrasi akademik di UNLA, di antaranya: 1) Mengkomunikasikan rencana kegiatan organisasi, unit

kerja (kegiatan administrasi akademik) kepada bawah an sehingga benar-benar difahami oleh bawahan. Yang di-komunikasikan adalah keseluruhan program kegiatan yang mencakup tujuan dan sasaran, alasan, langkah-langkah khusus yang harus dilakukan.

2) Membangkitkan semangat bawahan untuk bekerja dengan sebaik-baiknya, dengan cara memelihara suasana/iklim kerja sebaik mungkin. Suasana dapat dibentuk melalui perlakuan yang konsekuen terhadap bawahan, melalui pemberian ganjaran dan sanksi.

3) Menarik bawahan sehingga bawahan menjadi pengikutnya yang setia dan bersedia dengan rela melaksanakan

tugas dengan baik melalui pengembangan sikap pokok,

yakni empathy, self awareness dan objectivity.

c. Staf Pengajar

Selain pimpinan, unsur manusia dalam organisasi Perguruan Tinggi yang memegang peranan penting adalah Staf Pengajar atau Dosen. Dosen merupakan para pelaksana langsung dari kegiatan administrasi akademik. Beberapa hambatan dihadapi oleh UNLA berkiatan dengan kondisi Do sen, yaitu karena sebagian besar Dosen UNLA adalah tenaga

honorer dari PTN dan lembaga lain.

Ada beberapa usaha yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah ini.

1) Secara berangsur UNLA hendaknya menambah jumlah Dosen Tetap, baik Tenaga Tetap bantuan Kopertis maupun Te naga Tetap Yayasan. Seiring dengan itu penggunaan Do sen Tidak Tetap (Honorer) secara berangsur pula diku-rangi.Penerimaan Dosen baru hendaknya betul-betul di lakukan secara selektif dan proporsional. Penerimaan atas dasar kekeluargaan sedapat mungkin dihindarkan. 2) Secara berangsur meningkatkan kemampuan para Asisten atau Dosen muda, baik melalui penataran-penataran,dan diutamakan melalui pendidikan gelar, program S2 dan S3. Staf pengajar yang berkualifikasi merupakan

sya-195

rat mutlak bagi peningkatan kredibilitas Universitas

dan peningkatan mutu lulusan. Sebaiknya Universitas dengan Fakultas-Fakultasnya memiliki suatu program yang jelas dalam peningkatan kualifikasi Dosen,dengan target jumlah tertentu pada setiap tahun. Akan sangat mempercepat keberhasilan apabila UNLA juga menyediakan dana yang cukup untuk membantu para Dosen/Asisten yang mengikuti studi pada Program S2 dan S3.

3) Menciptakan iklim dan mekanisme kerja yang sehat. Kalau perlu peraturan-peraturan yang berkenaan dengan pembagian tugas mengajar, kewajiban Dosen/Asisten di-tinjau kembali dengan mengikutsertakan semua staf peng ajar. Sebaiknya para Dosen/Asisten diikutsertakan mem-bicarakan tugas, wewenang, serta sanksi-sanksi dan hu kuman yang akan dikenakan kepada para Dosen/Asisten sendiri. Dengan cara seperti itu akan terhindar anggap-an bahwa peraturan, sanksi dan hukuman akan diberikan sepihak dari para pimpinan.

4) Pemantauan dan pengawasan, baik terhadap pelaksanaan tugas-tugas akademis maupun pengembangan kemampuan Dosen/Asisten perlu dilakukan secara kontinu.

d. Staf Adninistrasi

Tenaga

Administrasi

juga memegang peranan

yang

cukup

penting dalam organisasi Perguruan Tinggi.

Semua

kegia

tan

baik yang berkenaan langsung maupun tidak

langsung

dengan kegiatan administrasi akademik,

baik yang berkait

an dengan tugas pengelola, Dosen/Asisten

maupun mahasiswa

baru akan berjalan optimal apabila mendapat dukungan yang

optimal pula dari Tenaga Administrasi.

Sebagian

besar te

naga

administrasi di UNLA

belum

profesional,

berlatar-belakang pendidikan umum jenjang sekolah menengah.

Keada

an ini sudah tentu kurang mendukung pelaksanaan adminis

trasi dan pelayanan pada Perguruan Tinggi.

Untuk mengatasi hal itu dapat ditempuh

beberapa

upaya.

1) Secara

berangsur menambah Tenaga

Administrasi

yang

ada dengan tenaga yang lebih profesional. Minimal

berlatar

belakang pendidikan D-3 dalam bidang

admi

nistrasi ( kalau ada administrasi

perguruan

tinggi)

dengan bidang kemampuan sesuai dengan tugasnya.

2) Memberi kesempatan kepada tenaga yang ada untuk meng

ikuti pendidikan,

atau UNLA menyediakan program peng

embangan staf yang intensif, antara 2 - 3 bulan.

3) Menciptakan iklim dan mekanisme kerja yang sehat, de

ngan pemberian

tugas yang merata dan seimbang,

diser-tai pembinaan dan pengawasan yang kontinu.

197

e. Sisten Informasi Akadenik

Koordinasi kegiatan administrasi akademik, selain dilaksanakan oleh tenaga profesional, didukung oleh tena

ga administrasi yang cakap, juga

perlu

ditunjang

oleh

peralatan

dan sistem informasi akademik

yang

memadai.

Kelemahan umum yang dihadapi dalam administrasi akademik adalah masih lemahnya sistem informasi akademik. Data ma hasiswa pada beberapa unit kerja jumlahnya seringkali ti dak cocok, mahasiswa seringkali dirugikan karena

kelalai-an dalam dokumentasi nilai ujian. Problema dokumentasi dan informasi akademik, akan semakin kompleks apabila

program-program pendidikan telah berkembang

lebih tinggi

dan lebih bervariasi.

Untuk mengatasi masalah dan mengantisipasi per-kembangannya pada masa yang akan datang beberapa usaha dapat dilakukan.

1) Perlu adanya perangkat keras disertai perangkat lunak program pengolahan dan penyimpanan data akademik pada

tiap unit kerja (Fakultas, Jurusan, Lembaga dll) se bagai terminal yang bisa dihubungkan ke pusat (BAAK,

Puskom).

2) Diadakan pembinaan/pelatihan tenaga-tenaga operator yang akan menangani administrasi akademik.

yang efisien dalam administrasi akademik.

4) Disusun pedoman-pedoman akademik yang aktual dan komprehensif, yang merauat semua informasi tentang Uni-versitas/Fakultas/Jurusan sampai dengan silabus dan

SAP.

f. Sisten Pengawasan

Pemantapan sistem koordinasi bagi proses adminis trasi akademik juga mencakup pemantapan sistem pengawas an .Yang berjalan selama ini tidak ada sistem pengawasan yang jelas. Semua pihak bekerja menurut tuntutan dan pe-mahamannya sendiri sehingga banyak terjadi pemborosan. Penyebab utama keadaan tersebut adalah belum tertatanya sistem administrasi secara keseluruhan dan kurangnya pemahaman staf personil akan pentingnya kegiatan administrasi akademik bagi pencapaian tujuan organisasi Perguruan Tinggi. Dalam mengkoordinasi kegiatan adminis trasi akademik dapat ditempuh beberapa langkah praktis,

di antaranya:

1) Memfungsikan dengan benar wewenang dan tugas masing-masing personil sesuai dengan tugas dan hierarkinya. 2) Membuat ukuran-ukuran pengawasan bagi seluruh per

sonil yang terlibat dalam koordinasi kegiatan admi nistrasi akademik.

'! Q!

3) Melakukan

pengukuran

terhadap

produk^produk

kerja,

serta selalu melihat feedbback yang datang kemudian.

4. Penutup

Temuan-temuan penting dari studi ini, komentar terhadap temuan-temuan tersebut serta beberapa rekomen dasi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ditemukan

telah

dituangkan

pada bab ini.

Mungkin

masih

banyak

yang tidak dapat kami temukan, atau banyak hal yang tidak sempat kami angkat dalam studi ini, mudah-mudahan hal demikian dapat menjadi bahan bagi studi kami lebih lanjut.

^<§^^tf^

f?