Komunikasi Dalam Hubungan Masyarakat

KOMUNIKASI DALAM HUBUNGAN MASYARAKAT

Proses komunikasi pada prinsipnya meliputi pengiriman danpenerimaan pesan-pesan di antara dua orang, kelompok kecil masyarakat, atau dalam satu lingkungan atau lebih dengan tujuan untuk mempengaruhi perilaku dalam suatu masyarakat. Dengan bahasa yang lebih sederhana, proses komunikasi dapat diartikan sebagai “transfer informasi” atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima pesan sebagai komunikan, dalam proses komunikasi tersebut bertujuan (feedback) untuk mencapai saling pengertian (mutual understanding) antara kedua belah pihak.

Komunikasi ditinjau pada lima unsur utama (bauran komunikasi) yang disampaikan pada teori komunikasi Lasswell yaitu; who says what in which channel to whom and with what effect. Teori tersebut sebetulnya terkandung formulasi yang sama seperti yang dinyatakan oleh Everett M. Roger dan W. FloydShoemaker, dalam bukunya berjudul Communication of Innovation. New York: Free Press (1971), yaitu: “A common model of communication is that source, message, channel, receiver, and effect” yang dikenal dengan model proseskomunikasi dengan formula S-M-C-R-E, (Ruslan, 2006:101) yaitu:

Model Proses Komunikasi S-M-C-R-E

Model komunikasi S-M-C-R-E di atas dapat dijabarkan sebagai berikut:

a. Source, yaitu individu atau pejabat humas yang berinisiatif sebagai sumber atau

untuk menyampaikan pesan-pesannya. (Ruslan, 2006:71)

b. Message, adalah suatu gagasan, ide berupa pesan, informasi,

pengetahuan, ajakan, bujukan atau ungkapan yang akan disampaikan komunikator kepada komunikan (Ruslan, 2006:71).Onong Uchjana Effendi (1993) menuliskan bahwa pesan adalahlambang bermakna (meaningful symbols) yakni lambang yang membawakan pikiran atau perasaan komunikator.

c. Receiver, merupakan pihak yang menerima pesan dari komunikator.

Receiver seringkali disebut sebagai komunikan.

d. Channel, berupa media, sarana, atau saluran yang dipergunakan oleh komunikator

alam mekanisme penyampaian pesan-pesan kepada khalayaknya (Ruslan, 2006:71). Definisi lain menuliskan bahwa channel adalah sarana untuk menyalurkan pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadakomunikan. Media digunakan dalam komunikasi apabila komunikan berada di tempat yang jauh dari komunikator atau jika jumlah komunikan banyak (Effendy, 1993:14).

e. Effect, suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian

pesan-pesan tersebut, yang dapat berakibat positif maupun negatif menyangkut tanggapan, persepsi, dan opini dari hasil komunikasi tersebut (Ruslan, 2006:71). Melengkapi pengertianefek, Onong juga menjelaskan bahwa efek adalah tanggapan,

respon atau reaksi dari komunikan ketika menerima pesan dari komunikator. Jadi, efek adalah akibat dari proses komunikasi. Efek diklasifikasikan menjadi efek kognitif, efek afektif, dan efek konasi (behaviour). (Effendy, 1993:14)

Dalam kaitannya kegiatan komunikasi, public relations menjalankan komunikasi dengan tujuan untuk menciptakan sebuah efek, yaitu berupa citra perusahaan (corporate image). Menyelenggarakan komunikasi untuk membentuk citra korporasi atau organisasi di mata pihak luar dimaksudkan untukmenumbuhkan saling pengertian di antara korporasi atau organisasi dan pihak luar itu. Bagi korporasi, pihak luar yang dimaksudkan adalah masyarakat, baik sebagai konsumen, pemasok, agen, atau rekanan korporasi. Saling pengertian antara korporasi atau organisasi dan masyarakat, berkembang melalui hubungan baik antara keduanya. Adapun hubungan baik ini terjadi apabila terselenggara komunikasi yang baik pula (public relationship). Dari situlah terbentuk citra korporasi atau organisasi (corporate image) di mata pihak luar. (Siregar, 2000:42)

Hal ini tentunya sesuai dengan definisi PR berdasarkan tujuan kegiatannya, yang dirumuskan oleh seorang praktisi Public Relations, Dr. Carter McNamara (Iriantara, 2005:9) yaitu humas sebagai aktivitas berkelanjutan untuk menjamin perusahaanmemiliki citra yang kuat di mata publik. Definisi tersebut menunjukkan bahwa pada dasarnya PR merupakan proses komunikasi kepada publik untuk menjalin relasi yang baik sehingga tercapai tujuan untuk membangun, membina, danmenjaga citra yang positif atau reputasi baik. Definisi yang serupa juga dituliskan pada kamus IPR terbitan bulan November 1987 yang mendefinisikan praktek humas atau PR adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. (Jefkins, 1998:17)

Pengertian lain tentang public relations menyatakan bahwa PR adalah suatu rangkaian kegiatan yang diorganisasikan sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya itu berlangsung secara berkesinambungan dan teratur, jadi PR sama sekali bukanlah kegiatan yang sifatnya sembarangan atau

dadakan. PR juga memiliki tujuan utama untuk memastikan bahwa

organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain yang turut berkepentingan atau publiknya (Jefkins, 1998:17). Publik pada pengertian ini yaitu sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal. (Yulianita, 2005:17)

Public relations senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan, dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan akan muncul suatu dampak, yakni berupa perubahan yang positif. Dengan demikian, humas adalah suatu bentuk komunikasi yang berlaku terhadapsemua jenis organisasi, pemerintah, maupun swasta. (Anggoro, 2005:27)

Dalam kehidupan masyarakat sekarang ini, kegiatan public relations merupakan kebutuhan. Public relations akan terus berkembang sesuai dan sejalan dengan perkembangan masyarakat. Perkembangan public relations itu berlangsung bersama dengan adanya hubungan-hubungan dalam masyarakat yang lebih pada namun bersifat impersonal dan lebih banyak pembagian dan terkotak-kotaknya karena macam-macam kepentingan. (Setyodarmodjo, 2003:13)

Dengan perbedaan kepentingan tersebut, Rosady Ruslan membagi peran PR bersifat dua arah, yaitu membina hubungan ke dalam (publik internal) dan membina hubungan ke luar (publik eksternal). Beberapa kegiatan dan sasaran PR sebagai pendukung fungsi manajemen perusahaan, yaitu: (Ruslan, 2006:21)

a. Building corporate identity dan image (membangun identitas dan citra perusahaan)

sebagai pendukung manajemen perusahaan, PR memiliki sasaran yaitu dengan menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif serta mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.

b. Facing crisis (menghadapi krisis). Menghadapi krisis merupakan bagian

dari kehidupan PR yaitu dengan menangani komplain, membentuk manajemen krisis dan PR recovery image, serta memperbaiki image.

Mengutip definisi PR dari Scott Cutlip dan Allan Center, definisi PR adalah upaya terencana guna memengaruhi opini publik melalui karakter yang baik dan kinerja yang bertanggung jawab, yang didasarkan pada komunikasi dua arah yang memuaskan kedua belah pihak (Iriantara, 2005:9). Komunikasi yang dijalankan oleh public relations merupakan komunikasi yang bersifat timbal balik (two way communications) sebab tujuan daripublic relations adalah menciptakan dan meningkatkan citra yang baik dari organisasi kepada publik-publik yangberkepentingan. (Yulianita, 2005:41)

Dalam keterkaitannya dengan pembangun citra, Public Relations merupakan salah satu fungsi manajemen modern yang mempunyai fungsi melekat pada manajemen perusahaan (corporate management function), yakni bagaimana berperan dalam melakukan komunikasi timbal balik (two ways communications) untuk tujuan menciptakan saling pengertian (mutual understanding), saling menghargai (mutual appreciation), saling mempercayai (mutual confidence),menciptakan goodwill, memperoleh dukungan publik (public support)

dan sebagainya demi tercapainya citra yang positif bagi suatu

lembaga/perusahaan (corporate image). Jadi, komunikasi dua arah yang dilakukan oleh perusahaan terhadap publiknya guna menciptakan citra yang positif bagi perusahaan itu sendiri. (Ruslan, 2006:21)

Dalam melakukan komunikasi dua arah dengan publik, terutama publik eksternal, public relations membutuhkan kualitas komunikasi. Kualitas public relations dengan pihak luar ditentukan kualitas komunikasi eksternal. Komunikasi ekternal yang baik akan membentuk public relationship yang baik terhadap pihak di luar korporasi atau

organisasi, yang selanjutnya akan membentuk citra positif atas

korporasi atau organisasi (corporate image, organizational image).

Berhubungan dengan komunikasi public relations tersebut, menurut Cultip,

Center dan Broom, dalam komunikasi public relations itu ada 7 faktor penting yang disebut sebagai “the seven C’s of communication” (Ruslan, 2007:122), yaitu:

a. Kredibilitas. Komunikasi itu dimulai dari suasana saling percaya yag diciptakan

oleh pihak komunikator secara sungguh-sunghuh untuk melayani publiknya yang memiliki keyakinan dan respek.

b. Konteks. Menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan

partisipatif. Komunikasi efektif diperlukan untuk mendukung lingkungan sosial melaluipemberitaan di berbagai media Massa.

c. Content (isi). Pesannya menyangkut kepentingan orang banyak/publik sehingga i

nformasi dapat diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat secara umum bagi masyarakat

d. Clarity. Pesan harus disusun dengan kata-kata yang jelas, mudah dimengerti

serta memiliki pemahaman yang sama antara komunikator dan komunikan dalam hal maksud, teman dan tujuan semua pihak,

e. Continuity dan consistency (kontinuitas dan konsistensi) . Komunikasi merupakan

proses yang tidak pernah berakhir, oleh karena itu dilakukan secara berulang-ulang dengan berbagai variasi pesan. Dengan cara demikian untuk mempermudah proses belajar, membujuk dan tema dari pesan-psan tersebut harus konsisten.

f. Channels (saluran). Mempergunakan saluran media informasi yang tepat dan

terpercaya serta dipilih oleh khalayak sebagai target sasaran. Pemakaian saluran media yang berbeda akan berbeda pula efeknya. Dengan demikian seorang PR harus dapat memahami perbedaan dan proses penyebaran informasi secara efektif.

g. Capability of the Audiens (kapabilitas khalayak).Memperhitungkan kemampuan yang

dimiliki oleh khalayak. Komunikasi dapat menjadi bagi masyarakat bila berkaitan dengan berkaitan faktor-faktor yang bermanfaat seperti kebiasaan dan peningkatan kemampuan membaca dan pengembangan pengetahuan.

Peran Penting Public Relation Dalam Sebuah

Perusahaan

Istilah public relations (PR) dewasa ini kerap kali digunakan oleh banyak perusahaan. Menurut Yulianita (2007:21) mengutip definisi public relations dari Public Relations News sebagai berikut :

Public relations is the management function which evaluates public attitudes identifies the policies and procedures of an individual or an organization with the public interest and executes a program of action to earn public understanding and acceptance.

Definisi public relations di atas menyoroti hakikatnya sebagai fungsi manajemen yang terdapat dalam sistem organisasi dalam upayanya menumbuhkan good will (itikad baik) dari publik terhadap organisasi tersebut. Lembaga Public Relations di Amerika Serikat mendefinisikan Public

Relations sebagai “usaha yang direncanakan secara terus menerus dengan sengaja, guna membangun dan

mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dengan masyarakatnya.”

Di dalam beberapa bentuk perusahaan, public relations dipandang sebagai daya pendorong yang dapat membantu berbagai bidang yang ada dalam perusahaan tersebut. Hal ini dapat dilihat dari uraian tugas-tugas pokok dari public relations diantaranya :

1. Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan serta tantangan dan peluang yang dimiliki oleh perusahaan yang menaunginya. Banyak hal yang harus diidentifikasi oleh seorang public relations officer mengenai kondisi lingkungan perusahaan termasuk bagaimana mendiagnosis pemikiran masyarakat terhadap perusahaan tersebut.

2. Merencanakan, melaksanakan serta mengevaluasi berbagai kegiatan perusahaan terutama yang melibatkan pihak luar perusahaan.

3. Memastikan seluruh personil perusahaan untuk tidak melakukan suatu tindakan yang dapat mencemarkan nama baik perusahaan.

4. Memberikan masukan kepada elemen perusahaan mengenai perkembangnan lingkungan intern dan eksternal perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan dimata masyarakat. 5. Menjadi komunikator yang baik dalam hal memediasi segala sesuatu ketika perusahaan sedang mengalami permasalahan baik internal maupun eksternal.

6. Membantu bagian-bagian lain dengan menganalisis masalah-masalah komunikasi, menulis dan menerbitkannya, memberikan keterangan baik secara audio visual maupun melalui bentuk media lainnya.

7. Mengoptimalkan arus informasi yang baik dan berjalan dua arah melalui berbagai media komunikasi yang tersedia.

Coulson dan Thomas (1996:20) menyatakan bahwa :

Seorang specialis public relations, tentu saja diharapkan mengetahui sedikit banyak tentang pekerjaan semua orang yang berada dalam organisasi yang akan ia hubungi. Agar efektif seorang spesialis harus memberikan informasi kepada manajer-manajer lain mengenai kegiatannya, yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab mereka.

Berdasarkan uraian di atas dapat dikatakan bahwa public relations memangku peran yang penting dalam suatu perusahaan dimana posisi yang diperankan olehnya berada pada posisi sentral untuk menciptakan suasana kondusif pada suatu perusahaan. Tantangan yang dihadapi public relations tersebut tentu tidak mudah bahkan membutuhkan kerja keras dan kegigihan yang dapat diandalkan.

Peran dan Fungsi Public Relations Dalam Organisasi

PR sebagai alat manajemen modern, maka secara struktural merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan atau organisasi, artinya PR bukanlah merupakan fungsi terpisah dari fungsi kelembagaan atau organisasi tersebut. Sejalan dengan konsep PR yang berkembang kini adalah konsep yang menekankan pentingnya komunikasi dua arah, menurut Howard Childs (Ngurah, 1999:5), fungsi dasar PR bukan untuk menampilkan pandangan organisasi atau seni sikap publik, tetapi untuk melakukan rekonsiliasi atau penyesuaian terhadap kepentingan publik setiap aspek pribadi organisasi maupun perilaku perusahaan yang punya signifikan sosial. Jadi di sini PR berfungsi membantu organisasi melakukan penyesuaian terhadap lingkungan tempat organisasi tersebut beroperasi.

Konsep tersebut punya konsekuensi penting, karena penyesuaian organisasi mengisyaratkan sebuah fungsi yang berada pada level manajemen organisasi. Konsep ini menekankan pentingnya tindakan-tindakan perbaikan yang harus dilakukan organisasi di samping usaha-usaha untuk berkomunikasi. PR sebagai fungsi manajemen berkaitan dengan bagaimana sebuah organisasi menyusun kebijakan sehingga memperlihatkan sebuah kinerja yang bertanggungjawab. Ini berkaitan dengan kenyataan bahwa penampilan yang bertanggungjawab merupakan dasar penerimaan publik terhadap sebuah organisasi. Hal ini berarti, PR sebuah organisasi tidak semata-mata menjadi tanggungjawab praktisi PR tetapi harus menjadi tanggungjawab para pengelola organisasi tersebut. Praktisi PR dalam konteks

PR sebagai fungsi manajemen harus membantu organisasi dalam membangun filosofi-filosofinya, mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan , beradaptasi dengan lingkungannya dan bisa sukses dalam berkompetisi merebut sumber-sumber bagi kelangsungan hidup organisasi. Seperti yang dikatakan Baskin dan Aronoff (Ngurah,1999:9), ”All managers, indeed, virtually all employees, represent their organization to some public”.

PR sebagai fungsi komunikasi, perlu dipahami bahwa kegiatan utama PR adalah melakukan komunikasi. PR sebagai fungsi staff khusus yang melayanani para pemimpin organisasi, khususnya dalam membantu organisasi berkomunikasi dengan publik-publiknya. Onong (1998:36) mengemukakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.

3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.

4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dengan publik, baik internal maupun eksternal.

Fungsi PR menyelenggarakan komunikasi dua arah secara lebih terinci dijelaskan oleh Bachtiar Aly (1999) sebagai berikut:

1. Memberikan penerangan yang berkaitan dengan kepentingan organisasi dan kepentingan khalayak dengan cara-cara yang sesuai dengan jamannya.

2. Mengukur dan menafsirkan sikap, pendapat dan perilaku masyarakat terhadap organisasi, sehingga tercapainya misi pesan yang dikehendaki

3. Merumuskan kegiatan-kegiatan yang bertujuan meningkatkan pengertian masyarakat terhadap aktivitas lembaga/perusahaan guna memperoleh dukungan publik.

4. Melaksanakan dan mengembangkan setiap program yang berhubungan dengan usaha untuk menciptakan saling pengertian antara organisasi dan masyarakat, sehingga terjalin kerjasama yang diharapkan.

5. Melakukan evaluasi internal sejauhmana terjalinnya kerjasama harmonis dan sampai dimana telah terciptanya persepsi positif masyarakat dan citra organisasi yang didambakan.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling pengertian diantara keduanya. Pada umumnya komunikasi dilakukan dengan menggunakan simbol verbal ataupun nonverbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat

dipahami oleh pihak lain. Dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting dilakukan untuk berinteraksi antar personal maupun antar organisasi, agar terjadi kesepahaman dan mencegah konflik karena adanya Miss Communication (terjadinya kesalahan dalam salah satu proses komunikasi) akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan yang hendak dicapai. Begitu juga halnya dengan suatu organisasi diperlukan adanya suatu komunikasi yang baik antar anggota organisasi maupun dengan lingkungan luar organisasi dalam mewujudkan visi dan misi organisasi tersebut, sesuai dengan Theoritical Perspectives for Organizational

Communication dengan Functional Approachyaitu adanya Communication Input, Communication Throughput danCommunication Output.

Communication Input yaitu informasi atau pesan yang didapatkan dari luar organisasi yang masuk kedalam organisasi yang kemudian mempengaruhi keputusan yang akan dibuat oleh organisasi itu, Contohnya yaitu ketika sebuah organisasi hendak melakukan kegiatan sosial

berupa CSR, sebelumnya mendapatkan informasi dari luar mengenai hal-hal yang memang diperlukan oleh masyarakat, kemudian informasi tersebut diterima oleh internal organisasi dan selanjutnya internal organisasi melakukan aksi kegiatan sosial dengan memberikan hal-hal yang memang diperlukan oleh masyarakat itu dari informasi sebelumnya yang didapat. Kasus tersebut terbukti bahwa komunikasi yang terjadi sangat bermanfaat bagi seorang Public Relations

Organisasi agar visi dan misi serta tujuan untuk kegiatan sosial tidak sia-sia dilakukan dan memang bermanfaat bagi masyarakat karena sebelumnya mendapatkan pesan dari masyarakat tersebut.

Point kedua yaitu Communication Throughput adalah informasi atau pesan yang berkembang dalam internal organisasi yang disebarkan ke semua aggota organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi. Contohnya yaitu ketika sebuah Organisasi hendak melakukan pemilihan Ketua organisasi, maka yang harus dilakukan adalah menyebarkan informasi tersebut kesemua anggota agar semua anggota dapat memilih ketua yang memang pantas dan mereka inginkan dalam memimpin oganisasi itu. Bentuk pendekatan Communication Throughput ini dilakukan oleh seorang Public Relations agar tidak terjadinya kesalahpahaman dari anggota organisasi, karena tugas seorang Public Relations bukan hanya memberikan pengertian dan pendekatan terhadap lingkungan luar organisasi namun juga internal organisasi agar selalu berjalan secara harmonis dalam mewujudkan tujuan organisasi secara bersama.

Ketiga yaitu Communication Output adalah informasi atau pesan yang dihasilkan dari dalam organisasi kemudian pesan tersebut dibagikan ke lingkungan luar organisasi.

Contohnya yaitu ketika sebuah organisasi dalam hal ini perusahaan hendak mempromosikan produk terbarunya, yang harus dilakukan adalah bagaimana seorang Public Relations dalam oraganisasi itu dapat memberikan informasi dan memberikan pesan yang jelas tentang produk itu pada lingkungan luar dalam hal ini masyarakat agar dapat memakai produk perusahaan tersebut.

Selain beberapa pendekatan fungsional yang dilakukan Public Relations dalam mewujudkan pesan yang ingin disampaikan. Berkaitan dengan komunikasi organisasi yang kian hari kian berkembang dan seiring dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat, maka terjadi juga perubahan alamiah didalam komunikasi organisasi dan cara kerja organisasi itu, diantaranya yaitu virtual komunikasi, ketika anggota organisasi melakukan proses komunikasi dengan menggunakan media elektronik seperti E-mail untuk mengirimkan surat secara elektronik, berupa tulisan ataupun berupa data. Selain itu penggunaan fasilitas internet seperti chatting juga dapat mempermudah kegiatan komunikasi secara efisien dengan cepat, contoh yang saya alami sendiri ketika bekerja disalahsatu perusahaan travel di Indonesia yaitu setiap staff mempunyai akses chatiing dengan siapapun dari staff biasa hingga CEO dan saling terhubung langsung, yaitu dengan menggunakan inbitt messengger, penggunaan inbit messenger saya anggap merupakan salahsatu penggunaan virtual komunikasi yang sangat efisien, karena hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan dapat langsung dikomunikasi kan melalui media tersebut, entah itu secara sesama staff atau pun komunikasi dengan atasan (Boss). Dengan adanya media virtual tersebut juga dapat menekan biaya operasional perusahaan, karena hal-hal yang tidak terlalu rumit dapat dibicarakan dengan saling chatt. Yang menjadi kelemahan dari virtual komunikasi yaitu

mengenyampingkan aspek etika, karena proses yang terjadi biasanya informal dan terbawa suasana.

Perubahan alamiah dari sebuah organisasi dengan berkembangnya sistem informasi dan teknologi juga memberikan dampak yang positif bagi seorang Public Relations dalam

membentuk citra, menyelesaikan masalah, mengatur kegiatan, menjalin hubungan dengan orang lain atau relasi lainnya, mempromosikan atau mengumumkan sebuah berita, dan lain sebagainya menggunakan internet sebagai medianya. Seorang Public Relations dalam mengelola dan

memelihara reputasi melalui pendekatan yang dinamakan sebagai cyber-PR dengan adanya teknologi internet, membantu dalam membangun merek (brand) dan memelihara kepercayaan (trust), pemahaman, citra perusahaan/organisasi kepada public/khalayak dan dapat dilakukan secara one to one communication bersifat interaktif. Seluruh kegiatan PR yang ada dapat dilakukan di dalam internet dari mulai melakukan kegiatan publikasi, melakukan hubungan dengan pengguna informasi. Dengan demikian, kegiatan PR dapat lebih fleksibel dari yang dilakukan di dunia nyata, di mana program PR konvensional mengeluarkan budget hampir ratusan juta, jika program tersebut dilakukan di dunia internet akan jauh lebih murah. Jika dalam dunia nyata, identitas perusahaan dapat saja disembunyikan, dan hanya mengedepankan produk, di Internet hal tersebut tidak akan terjadi. Setiap sisi perusahaan dapat diketahui publik dengan mudahnya, terlebih apabila perusahaan tersebut telah memiliki situs online sendiri. Audiens akan dapat secara aktif dan leluasa dalam memahami company profile maupun product dari perusahaan dan seorang Public Relations dapat dengan mudah menyampaikan pesan perusahaan yang akan disampaikan. Berbeda jika secara konvensional yang hanya dapat dilakukan terbatas pada event yang digelar ataupun berinteraksi dahulu dengan customer service.

Dengan demikian seorang Public Relations harus menyadari bahwa pentingnya Komunikasi Organisasi yang terjadi antar anggota organisasi maupun dengan lingkungan organisasi, dalam mewujudkan tujuan organisasi, dan dengan perubahan secara alamiah sebuah organisasi dalam hal era komunikasi, Seorang Public Relations harus mengikuti perkembangan zaman dengan menggunakan teknologi dalam menyampaikan pesan secara efisien dan up to date, agar tercapainya visi misi serta tujuan organisasi.

Hambatan komunikasi

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.

Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang

menyebabkankomunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11) : 1. Status effect

Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2. Semantic Problems

Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat

menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran

(misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.

3. Perceptual distorsion

Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4. Cultural Differences

Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5. Physical Distractions

Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses

berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6. Poor choice of communication channels

Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam

melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

7. No Feed back

Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

METODE KOMUNIKASI DAN KELEMBAGAAN PUBLIC RELATION

Secara umum fungsi public relations, menurut . Dr Rex F harlow dalam bukunya building a public relation (1988) didefinisinya dapat dibagi dua , yaitu sebagai berikut .

1. Publik relation sebagai metode komunikasi ( methode of communication ) yaitu mengefektifkan dan mengefisienkan upaya-upaya pencapaian tujuan organisasi . 2. Public relation sebagai perwujudan (state of being) adalah perwujudan suatu kegiatan

komunikasi yang dilembagakan kedalam bentuk biro , bagian ,devisi, atau seksi artinya terdapat orang yang memimpin atau pejabat publik suatau kelembagaan tertentu.

Secara operasional teknisnya fungsi public relation dalam manajemen Humas (Cutlipet.al.2000:5) .

1. Public relation berfungsi melaksanakan : a. Penelitian (research)

Adalah tahapan penelitian dalam PR baik memperoleh data dalambentuk primer maupun penelitian bersifat oponium research , secara kualitatif dan kuantitatif . b. Perencanaan (planning)

Penyusunan suatu program acara (event) atau agenda setting dan program kerja humas.

c. Pengoordinasian ( coordinating)

Maksudnya adalah mengordinir suatu tim kerja dengan menentukan kerja sama dan keterlibatan dalam instansi atau personil lainnya kedalam suatu koordinasi tim yang solid sebagai upaya encapaian tujuan lembaga organisasi

d. Administrasi ( administration )

Menyangkut masalah administrasi perencanaan, pelaksanaan , evaluasi ,

dukomentasi sistem pengarsipan dan pencatatan keluar atau yang masuknya uang dan sekaligus merupakan suatu bukti tertulis/tercatat dalam sistem administrasi yang baik .

Merupakan bentuk produk publikasi dan promosi yang dikelola oleh humas/ public relation dalam upaya mendukung perluasan /pemasaran produk atau nama dan pengaSruh pada sebuah organisasi dan lain sebagainya.

f. Partisipas komunitas (community participation)

Adalah partisipasi humas/PR dalam melakukan komunikasi timbal balek dengan komunitas masyarakat atau publik lingkungan tertentu untukk mencapai saling pengertian dan citra positif terhadap lembaga yang diwakilinya .

g. Nasihat (advisory)

Memberikan sumbangan saran kepada manajemen dan pimpinan berkenaan dengan kebijakan organisasi tentang penyesuaian berdasarkan kepentingan publik eksternal/internal , maupun berdasarkan hasil peindefikasian keinginan dan reaksi opini pubilk terhadap tujuan perusahaan.

2. Aktivitas Humas (PR Activities)

a. Pencarian fakta / permasalahan (fact finding) b. Perencanaan (planning)

c. Komunikasi(communication) d. Evaluasi(evaluating)

3. “ the right man and the right place of the right man behind the gun “,yaitu antara lain upaya antara PR untuk mencapai :

a. Efektivitas

Berhasil untuk mencapai tujuan , seraya untuk memuaskan semua pihak yang terkait

b. Efisien

Ketpetan mengelola keuangan /dana secara tepat. 4. Fungsi dan tanggung jawab manajemen PR .

Yaitu untuk membangun suatu yang menguntungkan bagi terciptanya hubungan yang baik antara organisasi/perusahaan dengan publik sasarannya , dan melalui tanggung jawab tersebut merupakan akuntabilitas bagi fungsi public relation terhadap

organisasinya.

PUBLIC RELATIONS DAN MEDIA MASSA

1.Pentingnya publik relations membinah hubungan pers

Salah satu kegiatan PR dalam memberikan informasi kepada masyarakat untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik adalah kegiatan hubungan pres yakini membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelolah media cetak (surat kabar/majalah) dan media elekteronik (tv/radio)

Batasan jefkins mengenai peranan hubungan pers adalah untuk memperoleh pemuatan atau penyiaran secara maksimal tentang informasi PR yang di sampaikan untuk memberi pengetahuan dan menciptakan pengertian publiknya.

Penting sekali dalam kegiatan PR menjalin hubungan pers atau media relations yang baik dengan para pemimpin dan reporter/wartawan,surat kabar,maalah radio,dan

televisi.perilakuan yang berdasrkan like dan deslike dalam memberikan keterangan dapat menimbulkan adanya berita-berita /tulisan-tulisan yang tidak akurat,bahkan berita yang tidak benar tentang organisasi/perusahaan itu,yang mungkin dapat membawak kereugian.

Hubungan pribadi antara PRO dan pres tidak bearti harus”melacurkan”profesi masin g-masing daloam menyampaikan informasi kepada masyarakat. Misalnya berita berita yang tidak layak di muat atau terjadi ditori dalam pembuatannya akan membohongi pembaca.baik pers ataupun PRO harus tetap profesional dalm memuatannya dan penyiaran berita.dalam pengertian pres dalm menyiarkan berita untuk kepentingan sebagian besar pembacanya,bukan malah menjadi buruh bicara atau kepanjangan tangan PRO. Begitu juga PRO tidak

memaksakan kehendak atau mendapat perlakuan istimewa agar setiap informasi PR harus selalu di muat atau disiarkan,kendati sebenarnya tidak layak berita.

Kaitan PR dengan pers/media massa harus tetap erat,karena PR tidak dapat

meningalkan pres sebagai sarana informasi publikasi PR,sebaliknya pres harus membutuhkan informasi resmi,akurat dan lengkap,biasanya di dapat dari PR. Jadi ada semacam pertalian yang bersifat simbiosis.

Agar PR sebagai sumber dapat dengan mudah di hubungi sebaliknya dengan PR tidak menemui kesulitan untuk penyampaian informasi atau membantah/meneteralisasi berita yang di muat media massa,PR penting membina hubungan baik dengan pres.

Hakikat pekerjaan PR dan pres,ungkap deprari,dalam kaitanya dengan pengelolaan informasi sebenarnya tidak jauh berbedah.kedualembaga harus mengusahakan agar informasi yang di bersumber pada kegiatan masing- masing diolah menurut prinsip-perinsip jurnalistik tentang perinsip-perinsip berita sehingah menarik untuk di sajikan sebagai berita.baik PR maupun pres menyadarkan persamaan tersebut dalam posisi , fungsi serta pran masing-masing dalam penyaluran informasi,sehinga hubungan kemitraan antara keduannya akan fungsional.depari mengatakan dalam kerjasama PR dan pres adalah:

A. Persepsi tentang PR yang belum seragam baik di kalangan PR,top manajemen,maupun di mata pres.

B. Profesionalisme PR maupun pres infelikasinya akan tanfak pada hubungan yang tidak lagi bersifat bussiness like,melaikan saling memanfaatkan.

C. Apresiasi terhadap minimal tanggung jawab kerja masing-masing yang salingh menimbulkan salah pengertian mengenai arus informasi yang mungkin tertahan,di sebarluaskan ataupun di manipulasi.

D. Kecenderungan PR mendekati pres hanya ada biala masalah,sehinga timbul pesan bahwa pres di anggap sebagai mitra kerja,Cuma sebagai trouble shooter.

E. Kecenderungan Prmemanfaatkan pres sebagai lembaga penyebar siaran pres,apalagi sering kali siaran pres yang di keluarkan PR praktis tidak punya nilai berita dan kaitan kepentingan umum.

Berdasarkan uraian di atas, maka penting sekali bagi PR melakukan hubungan pres/media massa agar kem itraan antara PR dan pres tetap menjalin dengan hubungan yang salingh membutuhkan satu sama lain, tanpa melupakan integritass propesi masing-masing yang bila melangar kode etika PR dan kode pres tersebut itu sendiri.memang dalam menjalin hubungan pres ini antara PR dan pres itu sendiri tidak akan lepas timbulnya konflik antar keduanya juga, terjadi distoris antar mereka, tetapi sebagi mitra yang sama menghormati profesi dan profesionalisme masing-masing tidak ada masalah yang tidak dapat di selesaikan. PR dan pres sebagi mediator dalam penyampaian informasi dari lembaga/perusahaan tetapi lebiah bisa mengedepankan kepentingan publik.

2.Bentuk-bentuk kegiatan hubungan pres

Dalam upaya membinah hubungan pres, maka PR akan melakukan berbagai kegiatan yang bersentuhan dengan pres antar lain :

A. Temu pres atau jumpa pres yaitu memberikan secar simultan/berbarangan oleh seorang pejabat pemerinta atau swasta kepada sekelompok wartawan, bahkan bisa ratusan wartawan sekaligus.

B. Press Brefing yaitu di selengarakan secara reguler oleh seorang pejabat PR dalam kegiatan ini di sampaikan informasi-informasi tentang kegiatan yang baru terjadi kepada pres, dan juga di adakan ajuan atau pertanyaan bila wartawan belum puas dan menginginkan keterangan yang lebiah rinci.

1. Pres Relations atau siaran pres sebagai publisitas yaitu media yang banyak di gunakan dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarkan berita.

2. Special Event yaitu peristiwa khusus sebagai suatu kegiatan PR yang penting dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan, maupun meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selsra publik.

3. Press Luncheon yaitu pejabat PR mengadakan jamuan makan siang bagi apra wakil medi massa, sehinga pada kesempatan ini pihak pres bisa bertemu dengan top manejer perusaan/lembaga guna mendengarkan perkembangan perusahaan /lembaga.

4. Wawancar press yaitu sifatnya lebih pribadi, lebiah individual.

Opini Publik

Opini Publik adalah sekumpulan pandangan individu terhadap isu yang sama yang

berhubungan dengan arah opini, pengukuran intensitas, stabilitas, dukungan informasional dan dukungan sosial

Menurut Emory Bogardus, opini public adalah hasil pengintegrasian pendapat berdasarkan diskusi yang dilakukan didalam masyarakat demokratis. Opini publik bukan merupakan seluruh jumlah pendapat individu-individu yang dikumpulkan. Dengan demikian berarti :

a) Opini publik itu bukan merupakan kata sepakat.

b) Tidak merupakan jumlah pendapat yang dihitung secara numerical, berapa jumlah orang terdapat dimasing-masing pihak, sehingga mayoritas opini dapat disebut sebagai opini publik.

c) Opini publik hanya dapat berkembang dinegara-negara demokratis dimana terdapat kebebasan bagi tiap individu untuk menyatakan pendapatnya dengan lisan, tertulis, gambar-gambar, isyarat dan lambang-lambang lainnya yang dapat dimengerti

diperlukan dalam rapat pemegang saham di perusahaan, termasuk pihak pejabat humas (PRO) dalam berupaya menjaga publisitas di media pers atau citra lembaga/institusi di mata

masyarakat dan pers dengan cara membelikan “amplop” kepada oknum wartawan yang selama ini telah dibina dalam aktivitas di lingkungan instansinya masing-masing.

c . Bujukan/ persuasi (persuasive)

Yang paling tepat atau wajar dalam aktivitas peranan PR dalam membentuk atau merekayasa

opini publik, yaitu dengan cara membujuk.

Proses Pembentukan Opini Publik

Proses terbentuknya opini publik melalui beberapa tahapan Dalam praktik kehumasan dalam menciptakan opini publik ada 3 cara, yaitu sebagai berikut :

a . Tekanan (pressure)

Lebih banyak menggunakan pengaruh, baik secara individu yang mempunyai

kewibawaan/karisma pribadi maupun berdasarkan kekuasaan jabatan atau kekuasaan tertentu.

b. Membeli (buying)

Sama dengan “membeli suara” alias menyogok dengan sejumlah uang (money politic) agar bisa memperoleh dukungan, cara ini sering dipergunakan dalam kehidupan masyarakat dalam pemilihan kepala desa dan sebagainya, termasuk kegiatan orsospol dalam pemilu untuk mencari dukungan suara lebih banyak.

Kegiatan membeli suara opini publik ini juga yang menurut Cutlip dan Center ada empat tahap, yaitu :

2. Munculnya beberapa alternatif memungkinkan terjadinya diskusi untuk memilih alternatif

3. Dalam diskusi diambil keputusan yang melahirkan kesadaran kelompok.

4. Untuk melaksanakan keputusan, disusunlah program yang memerlukan dukungan yang lebih luas.

Opini publik sudah terbentuk jika pendapat yang semula dipertentangkan sudah tidak lagi dipersoalkan. Dalam hal ini tidak berarti bahwa opini publik merupakan hasil kesepakatan mutlak atau suara mayoritas setuju, karena kepada para anggota diskusi memang sama sekali tidak dimintakan pernyataan setuju. Opini publik terbentuk jika dalam diskusi tidak ada lagi yang menentang pendapat akhir karena sudah berhasil diyakinkan atau mungkin karena argumentasi untuk menolak sudah habis.

Berdasarkan terbentuknya opini publik, kita mengenal opini publik yang murni. Opini publik murni adalah opini publik yang lahir dari reaksi masyarakat atas suatu masalah (isu).

Sedangkan opini publik yang tidak murni dapat berupa :

1.

1. Manipulated Public Opinion, yaitu opini publik yang dimanipulasikan atau dipermainkan dengan cerdik.

2. Planned Public Opinion, yaitu opini yang direncanakan. 3. Intended Public Opinion, yaitu opini yang dikehendaki. 4. Programmed Public Opinion, yaitu opini yang diprogramkan. 5. Desired Public Opinion, yaitu opini yang diinginkan.

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Opini Publik

1. Pendidikan

Pendidikan, baik formal maupun non formal, banyak mempengaruhi dan membentuk persepsi seseorang. Orang berpendidikan cukup, memiliki sikap yang lebih mandiri ketimbang

kelompok yang kurang berpendidikan. Yang terakhir cenderung mengikut.

2. Kondisi Sosial

Masyarakat yang terdiri dari kelompok tertutup akan memiliki pendapat yang lebih sempit daripada kelompok masyarakat terbuka. Dalam masyarakat tertutup, komunikasi dengan luar sulit dilakukan.

3. Kondisi Ekonomi

Masyarakat yang kebutuhan minimumnya terpenuhi dan masalah survive bukan lagi merupakan bahaya yang mengancam, adalah masyarakat yang tenang dan demokratis.

4. Ideologi

Ideologi adalah hasil kristalisasi nilai yang ada dalam masyarakat. Ia juga merupakan

pemikiran khas suatu kelompok. Karena titik tolaknya adalah kepentingan ego, maka ideologi cenderung mengarah pada egoisme atau kelompokisme.

5. Organisasi

Dalam organisasi orang berinteraksi dengan orang lain dengan berbagai ragam kepentingan. Dalam organisasi orang dapat menyalurkan pendapat dan keinginannya. Karena dalam kelompok ini orang cenderung bersedia menyamakan pendapatnya, maka pendapat umum mudah terbentuk.

6. Media Massa

Persepsi masyarakat dapat dibentuk oleh media massa. Media massa dapat membentuk pendapat umum dengan cara pemberitaan yang sensasional dan berkesinambungan.

 2.b

Konseptualisasi Humas

1. Hubungan dengan public intern

a. Hubungan dengan karyawan

Fungsi humas berkisar pada kegiatan menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan karyawan. Ini dilakukan dengan membina hubungan yang sudah baik dan upaya mencegah terjadinya hubungan yang retak dan ini dilaksanakan dengan komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan oleh kahumas secara lisan maupun media yang berlangsung secara timbal balik. Dengan keterampilan

berkomunikasi,kahumas dapat menjadi mediator untuk menyalurkan perasaan para karyawan kepada pimpinan, di lain pihak sebagai motivator untuk membangkitkan daya juang untuk berpartisipasi.

b. Hubungan dengan pemegang saham

Pembinaan merupakan kegitan komunikasi yang menjadi tugas kahumas (Stockholder relation) antara lain sbb :

· Menyatakan selamat pada pemegang saham baru

· Menyampaikan laporan tahunan

2. Hubungan dengan publik ekstern

Publik ekstern sebagai sasaran humas terdiri atas orang-orang/masyarakat di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan/diduga ada kaitannya dengan organisasi.

a. Hubungan dengan pelanggan

Pekerjaaan humas tidak hanya berkisar pada kegiaaaatan publikasi, tetapi juga kegiatan penyelidikan yang tidak jauh berbeda dengan spionase. Dengan terlibatnya kahumas dalam perang propaganda antara perusahaan-perusahaan saingannya, ia harus cekatan dan terampil dalam berkomunikasi dan dalam memantau kegiatan lawan. Ia bersama staff harus

membiasakan diri setiap hari membaca surat kabar dan penerbitan lain, mendengarkan radio terutama radio swasta niaga yang biasa menyiarkan iklan dan menonton televisi untuk mengetahui kalau ada propaganda dari perusahaan lawan yang cenderung merebut public yang telah dibinanya.

b. Hubungan dengan Komunitas

Definisinya menurut Wilbur J.(Bill) Peak : Merupakan fungsi hubungan masyarakat yang merupakan partisipasi suatu lembaga yang berencana, aktif dan sinambung dengan dan di dalm suatu komunitas untuk memelihara dan membina lingkugannya demi keuntungan dua pihak, lembaga dan komunitas.

Dalam hal ini kahumas sebagai pelaksanaanya yang bersifat partisipatif. Pentingnya kegiatan berkomunikasi dalam pembinaan hubungan dengan komunitas bagi seorang humas tidak

hanya dengan penduduk sekitar, tetapi juga dengan pimpinan organisasi antara lain untuk meyakinkan pentingnya partisipasi benda atau dana dari organisasi untuk melakukan kegiatan

Cutlip dan Center dalam bukunya Effective Public Relations mengatakan bahwa dalm rangka pelaksanaan hubungan dengan komunitas, penting diketahui apa yang didambakan komunitas bagi kesejahteraan, apa yang diharapkan dari organisasi sebagai urutan untuk

kesejahteraannya itu dan bagaimana cara menilai kontribusi tersebut.

c. Hubungan dengan pemerintah

1. Menguasai peraturan-peraturan pemerintah

Perpustakaan bagian humas suatu organisasi harus dilengkapi dengan buku, risalah, catatan dan lain-lain yang bersangkutan dengan peraturan pemerintah. Oleh karena itu pula kahumas perlu menetapkan seorang petugas untuk menangani hal tersebut secara khusus karena data seperti itu harus disusun sedemikian rupa sehingga apabila pimpinan organisasi

membutuhkannya, dapat dilayani secara cepat dan tepat. Kahumas harus menguasai peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah dalam rangka mencegah terjadinya kegiatan organisasi yang bertentangan dengan kebijakan pemerintah. Ia juga harus banyak memberi masukan kepada pimpinan untuk bahan pembuatan kebijaksanaan dan pengambilan keputusan tanpa diminta.

2. Membina hubungan dengan instansi pemerintah

Maksudnya adalah mengakrabkan diri dengan pimpinan instansi pemerintah setempat, setidak-tidaknya dengan humas instansi yang bersangkutan.

Tujuan Pembinaan itu adalah, di satu pihak untuk melancarkan hubungan kerja bilamana suatu ketika diperlukan, memperlicin permohonan kalau suatu waktu diajukan,

mempermudah pemecahan masalah jika suatu asat terjadi salah pengertian.

d. Hubungan dengan media massa

Maknanya adalah terbinanya hubungan kahumas dengan orang-orang media massa, seperti redaktur surat kabar dan majalah, wartawan televisi dan radio atau reporter televisi. Kahumas perlu membina hubungan yang akrab dengan media massa agar segala sesuatu yang

menyangkut penyebaran informasi kepada public ekstern berjalan lancar. Dalam rangka pembinaan hubungan dengan media massa itu, khususnya pembinaan hubungan dengan pers perlu mendapat perhatian istimewa karena pers terutama menyiarkan berita sedangkan media elektronik biasanya menyiarkan hiburan.

Pers khususnya dan media massa umumnya dapat dimanfaatkan oleh kahumas dengan berbagai cara antara lain dengan :

 Jumpa pers (Press Conference)  Wisata pers (Press Tour)

 Siaran pers (Press Release) : Siaran pers mencakup publistas amat penting dalam kehumasan karena informasi diseberluaskan oleh media massa tanpa membayar sama sekali.

 Periklanan (Advertising) : Kehumas perlu membayar jika memasang iklan.

PEMBAHASAN

A. Tujuan dan Fungsi Public Relations

Tujuan dari public relations adalah mewujudkan hubungan yang harmonis atau menciptakan opini public yang favorable baik internal maupun eksternal. Adapun fungsi dari Public Relations menurut Bettrand R. Canfield (1964 : 6 ) adalah sebagai berikut :

Jika tidak untuk kepentingan publik baik itu internal maupun eksternal, maka tidak mungkin akan tercipta suatu hubungan yang menyenangkan. Sebaliknya suatu badan / perusahaan akan dapat sukses apabila segala tindakannya adalah sebagai pengabdian kepada kepentingan umum.

2. Memelihara komunikasi yang baik

Seorang pimpinan yang melakukan kegiatan Public Relations akan berhasil di dalam kepemimpinannya, apabila ia ikut bergaul dengan para karyawannya. Ia harud melakukan kegiatan komunikasi bukan saja dalam hubungan dinas tetapi juga diluar dinasnya. Misalnya dengan mengadakan pertandingan olahraga, kegiatan anjangsana dan lain – lain.

3. Menitik beratkan kepada moral dan tingkah laku yang baik

Seorang pemimpin yang baik dalam tingkah lakunya akan menitik beratkan kepada moralitas, ia juga akan mempunyai wibawa apabila tidak cacat moral dan tingkah lakunya. Ia harus menjadi teladan bagi bawahannya.

B. Peran dan Tahapan Komunikasi dalam Public Relations

Peran seorang Public Relations sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi / perusahaan. Public Relations adalah sebagai Jembatan antara perusahaan dengan publik atau antara manajemen dengan karyawannya agar tercapai Mutual Understanding (saling pengertian) antara kedua belah pihak. Public Relations bertindak sebagai komunikator ketika manajemen berhubungan dengan para karyawan.

Adapun peran Public Relations menurut Dozier & Broom (20 : 2000) antara lain 1. Penasehat Ahli ( Expert Prescriber )

Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Communicator Fasilitator ). 2. Fasilitator Komunikasi ( Communication Fasilitator )

Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya

3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah ( Problem Solving Process Fasilitator)

Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah persoalan Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat ( adviser ) hingga mengambil rindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

4. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician )

Peranan communications technician ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication in organization.

C. Tahapan Komunikasi dalam Public Relations

Dalam Public relations terdapat hubungan komunikasi dengan pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Dalam kegiatan komunikasi tersebut terdapat beberapa tahapan, Cultip dan Center membagi tahapan komunikasi ini menjadi empat, adapun tahapan – tahapan tersebut adalah :

1. Fact – Finding

Tahapan ini merupakan tahapan dalam pencarian fakta mengenai situasi dan pendapat public terhadap kegiatan suatu perusahaan / lembaga. Dalam hal ini apakah terjadi hal – hal yang menghambat atau

menunjang kegiatan perusahaan / lembaga tersebut. Disini dilakukan analisa – analisa yang mengarah kepada :

a. Bagaimana sikap kerja para karyawannya.

b. Faktor apa saja yang disenangi ataupun tidak disenangi oleh para karyawannya.

c. c. Mengadakan perbaikan – perbaikan sesuai dengan keinginan para karyawannya, tetapi tidak merugikan perusahaan / lembaga yang bersangkutan.

d. d. Menantikan saat untuk mengadakan perbaikan – perbaikan itu agar supaya kedua belah pihak mendapat keuntungan atau menikmati suasana kerja yang baik.

2. Planning and Programing

Apabila telah diperoleh fakta pada tahapan fact – finding, maka pada tahapan selanjutnya dibuat perencanaan mengenai langkah–langkah, perumusan tujuan dan perincian waktu secara teratur. Dalam tahapan ini menurut Cultip & Center membutuhkan

a. A searching look backward. b. A deep look inside.

c. A wide look around. d. A long, long look a head.

Pada perencanaan ini dikenal pula istilah perumusan 7 C, yaitu suatu penilaian terhadap hubungan komunikator dengan komunikan, perumusan itu adalah :

a. Credibility, yaitu nilai kepercayaan public terhadap pihak komunikator.

b. Context, yaitu factor yang menghubungkan isi dari pesan dengan kenyataan pada lingkungannya. c. Content, yaitu makna dan arti yang terdapat dalam pesan yang dapat dipahami oleh komunikan.

d. Clarity, yaitu factor kesedrhanaan dan kejelasan tidaknya suatu perumusan di dalam pesan yang disampaikan.

e. e. Continuity dan Consistency, yaitu factor ada tidaknya pertentangan atau perbedaan dalam pesan. f. f. Capability, yaitu factor kemampuan untuk memberikan penjelasan.

3. Communication

Tahapan ini adalah tahapan penyampaian. Damana pada tahapan ini sangat menentukan satu planning dan programming. Sebab jika penyampaiannya dilakukan secara berlainan, maka dapat menimbulkan efek yang berlainan. Pada tahapan ini menurut Joseph Klepper perlu diperhatikan tiga factor yang perlu mendapat perhatian, yaitu :

a. Group membership. b. Selective processes. c. Predispotion. 4. Evaluation

Pada tahapan yang terakhir ini dilakukan perbaikan – perbaikan untuk menciptakan hubungan yang harmonis diantara public suatu badan / lembaga / perusahaan.

 3.c

D. Public Relations Internal

Pengertian Public Internal adalah Publik yang berada didalam perusahaan seperti karyawan. Karyawan tersebut bisa terdiri dari manager, secretary, supervisor, receptionist dan lain sebagainya. Menurut Cutlip &

Center ( 1982 : 290 ), pengertian publik internal atau lebih dikenal dengan sebutan Employee relations yaitu sekelompok orang bekerja ( karyawan / pegawai ) didalam suatu perusahaan.

Karyawan sebuah perusahaan merupakan aset yang cukup penting, karena karyawan itu sendiri terkait dengan status atau kedudukan yang saling berbeda antara satu dengan yang lainnya tapi pada prinsipnya memiliki keinginan yang sama terhadap pimpinan atau perusahaan.

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations (1995), “Hubungan publik internal sama pentingnya dengan hubungan publik eksternal, karena kedua bentuk hubungan publik tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait satu sama lain“.

Dengan demikian dapat juga diartikan bahwa hubungan kepegawaian ( Employee Relations ) tersebut tidak dilihat dalam pengertian yang sempit, yaitu sama dengan hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsur dua proses “produksi & upah“ yang terkait dengan “lingkungan kerja“ pengertiannya lebih dari itu, hubungan tersebut dipengaruhi oleh hubungan komunikasi internal antar karyawan dengan karyawan lainnya atau hubungan karyawan dengan manajemen perusahaan yang efektif (Cutlip & Center, 1982, hal. 292).

Efektifitas hubungan publik internal memerlukan suatu kombinasi antara : 1. Sistem manajemen yang sifatnya terbuka ( open management ).

2. Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawan.

3. Kemampuan Public Relations yang memiliki keterampilan manajerial (manager skill ) serta berpengalaman. Pelaksanaan program Employee Relations ( hubungan publik internal ) yang tepat bagi suatu perusahaan merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan mengelola sumber daya manusia demi pencapaian tujuan perusahaan. Kemudian pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan produktivitas perusahaan, baik secara kualitas maupun kuantitas. Bentuk produk, barang atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sasarannya.

Keberhasilan pelaksanaan program kerja Public Relations Internal dalam membina bagian employee relations tersebut, akan menghasilkan kualitas teknis produk barang yang lebih baik dan dapat memberikan kepuasan terhadap pemakai barang atau pelanggan serta peningkatan citra.

Hubungan Public Internal ( internal Public Relations ) dalam suatu perusahaan, terdiri dari :

1. Hubungan dengan pekerja atau karyawan ( employee relations ) pada umumnya beserta keluarga karyawan pada khususnya.

2. Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen perusahaan (management relations ). 3. Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham (stockholders relations ).

Dengan demikian Public Relations Internal berupaya melakukan hubungan komunikasi yang efektif melalui suri tauladan yang dimulai dari pihak atasan ( pimpinan ).

Selain itu Public Relations internal juga menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak perusahaan atau sebaliknya, mampu bertindak sebagai mediator dari perusahaan ( pimpinan ) terhadap para karyawan, mampu mempertemukan atau menyampaikan tujuan – tujuan dan keinginan – keinginan dari pihak karyawan kepada perusahaan atau sebaliknya (Colin Coulson – Thomas, 2005, hal. 14).

Public relation merupakan metode komunikasi dalam yang meliputi berbagai teknik komunikasi. Untuk mencapai sebuah tujuan yang kita inginkan sangat diperulukan peran public relation, karena salah satu penunjang baik dalam segi ekomoni, social, politik dan budaya adalah komunikasi. Tanpa adanya komunikasi yang baik dan dan sistematis mustahil kita dapat mencapai apa yang kita inginkan.

Di atas telah dijelaskan, bahwa public relation juga dapat berperan sebagai jembatan atara instansi baik instansi pemerintah atau swasta dengan public. Artinya peran public relation dalam mempublikasikan suatu perodak baik itu berupa kebijakan mapun prodak material sangant penting.

Dalam rangka mengatasi kesenjangan hubungan manajemen dan karyawan, dapat dilakukan hubungan secara informal. Hubungan informal dapat mereduksi jenjang birokrasi dan jalur komunikasi, sehingga hubungan komunikasi dapat berlangsung secara lebih cepat, tepat dan efektif. Jalur informal dapat dilakukan melalui pertemuan informal antara manajemen dan karyawan. Didorong oleh adanya kepentingan yang sama antara manajemen dan karyawan dalam memajukan perusahaan dimungkinkan akan muncul hubungan kerja yang baik antara kedua belah pihak, serta terciptanya suasana kerja yang nyaman.

Salah satu cara paling bermanfaat dalam membicarakan public relations adalah melalui penjelasan model public relations yang dengan ini kita mengidentifikasi ide sentral dari public relations dan bagaimana mereka saling terkait satu sama lain. Tahun 1984, James E. Grunig dan Todd Hunt mengajukan empat model public relations yang didasarkan kepada komunikasi, riset, dan etika. Semenjak saat itu, Grunig dan tim ilmuwan mengajukan model baru yang memperkaya pemahaman kita tentang bagaimana public relations dipraktikkan.

Empat model yang asli adalah model agen pemberitaan, model informasi publik, model asimetris dua arah, dan model simetris dua arah. Tiga model pertama mereflesikan sebuah praktik public relations yang berusaha mencapai tujuan organisasi melalui persusasi. Model keempat berfokus pada usaha menyeimbangkan kepentingan pribadi dengan kepentingan publik atau kelompok lainnya.

Agen pemberitaan [press agentry] adalah sebuah model di mana informasi bergerak satu arah— dari

organisasi menuju publik. Barangkali model ini adalah bentuk paling tua dari publik relations dan model ini bermakna sama dengan promosi dan publisitas. Praktisi public relations yang

mempraktikkan model ini selalu mencari kesempatan agar nama baik organisasi mereka muncul di media. mereka tidak banyak melakukan riset tentang publik mereka. Termasuk dalam praktik model ini adalah taktik propaganda seperti penggunaan nama selebriti dan perangkat yang bisa memancing perhatian orang; pemberian hadiah gratis, parade, dan grand opening. Walaupun agen pemberitaan ini bukan tidak etis, mereka juga tidak dianggap sebagai sesuatu yang etis. Semakin keras mereka bersuara, semakin banyak perhatian yang akan mereka peroleh, terlepas mereka salah atau benar sehingga akan semakin baik mereka melakukan pekerjaan mereka.

Informasi publik berbeda dengan agen pemberitaan karena tujuan utamanya adalah untuk memberi

tahu publik dan bukan untuk promosi dan publisitas, namun alur komunikasinya masih tetap satu arah. Sekarang model ini mewakili praktik public relations di pemerintahan, lembaga pendidikan, organisasi nirlaba, dan bahkan di beberapa korporasi. Para praktisi public relations yang bekerja dengan model seperti ini sedikit sekali melakukan riset terhadap audiensi mereka dalam rangka menguji kejelasan pesan yang mereka sampaikan. Mereka adalah “jurnalis-di-rumah” yang

menghargai akurasi, tetapi memutuskan sendiri [tanpa riset] tentang informasi apa yang paling baik dikomunikasikan kepada publik mereka.

Model asimetris dua arah memandang public relations sebagai kerja persuasi ilmiah. Model ini

menerapkan metode riset ilmu sosial untuk meningkatkan efektivitas persuasi dari pesan yang disampaikan, Praktisi public relations dengan model ini menggunakan survei, wawancara, dan fokus group untuk mengukur serta menilai publik sehingga mereka bisa merancang program public relations yang bisa memperoleh dukungan dari publik kunci. Walaupun timbal balik [feedback] dari semua itu dipertimbangkan ke dalam proses pembuatan program, namun organisasi dengan model

ini masih lebih tertarik mengenai bagaimana publik menyesuaikan diri dengan mereka ketimbang sebaliknya, organisasi yang menyesuaikan dengan kepentingan publik.

Model simetris dua arah menggambarkan sebuah orientasi public relations di mana organisasi dan

publik saling menyesuaikan diri. Model ini berfokus pada penggunaan metode riset ilmu sosial untuk memperoleh rasa saling pengertian serta komunikasi dua arah antara publik dan organisasi

ketimbang persuasi satu arah. Tahun 2001, James E. Grunig menciptakan nama lain dari model ini; mixed motives, collaborative advocacy, dan cooperative antagonism. Tujuannya adalah untuk mempresentasikan sebuah model yang “menyeimbangkan kepentingan pribadi dengan kepentingan publik dalam proses memberi serta menerima yang bisa berfluktuasi antara advokasi dan kolaborasi”. Grunig berpendapat bahwa model ini merupakan model yang paling etis karena semua kelompok merupakan bagian dari resolusi masalah.

Tahun 1995, David M. Dozier, Larissa A. Grunig. dan James E. Grunig menyampaikan sebuah model baru public relations yang diperoleh dari riset mereka tentang keutamaan public relations dan

manajemen komunikasi. Riset mereka tentang 321 organisasi di tiga negara mengungkapkan bahwa praktisi public relations yang paling efektif menggunakan “model simetris baru dengan praktik dua arah”. Gambaran public relations seperti ini menempatkan publik pada sebuah kontinum [lihat gambar 3.3]. Oleh karena dalam praktik terbaik public relations, praktisi public relations dan supervisor

mereka melaporkan bahwa mereka menggunakan kedua model ini, model simetris dua arah dan model asimetris dua arah, sehingga Dozier, Grunig, dan Grunig berpikir bahwa dengan memberikan situasi public relations yang spesifik, organisasi dan publik mereka akan berusaha semaksimal mungkin untuk saling memengaruhi satu sama lain. Mereka digambarkan berada pada ujung berlawanan dari kontinum, baik sebagai model asimetris murni di mana koalisi dominan berusaha menekan publik untuk menerima posisi organisasi, maupun sebagai model kerja sama murni di mana publik menggunakan komunikasi untuk meyakinkan koalisi dominan untuk menerima posisi publik. Bagian tengah dari kontinum ini adalah zona “menang-menang” di mana organisasi dan publik menggunakan komunikasi untuk meraih keputusan yang bisa diterima oleh kedua belah pihak. Model baru ini menambah pemahaman kita tentang praktik public relations karena model ini

mempertimbangkan kedua belah pihak dalam situasi public relations. Oleh karena organisasi dan publiknya juga akan menerapkan strategi komunikasi, kita harus pandai-pandai dengan strategi komunikasi kita.

Usaha pengembangan public relations yang menjelaskan bagaimana public relations dilakukan secara lebih efektif, berlanjut pada tahun 1996 dengan adanya laporan tentang dua model berbeda: model prediktor kultural (the cultural interpreter model) dan model pengaruh

personal (personal influence model). Walaupun kedua model ini dapat dimasukkan ke dalam

kategori asimetris, mereka memberi kita lebih banyak hal untuk dipikirkan dalam pemahaman kita tentang public relations. Kedua model ini ditemukan dari riset yang dilakukan oleh mahasiswa lulusan University of Maryland yang kembali ke negara asalnya, India, Yunani, dan Taiwan untuk menguji apakah praktisi public relations di negara mereka menggunakan empat model asli public relations atau tidak. Walaupun kedua model ini bisa saja merepresentasikan praktik public relations di budaya lain, kami melihat aplikasi kedua model itu dalam praktik public relations di Amerika. Ikhtisar singkat dari kedua model itu adalah sebagai berikut.

Model prediktor kultural menggambarkan praktik public relations dalam organisasi yang melakukan

bisnis di negara lain, “di mana mereka membutuhkan seseorang yang memahami bahasa, budaya, adat-istiadat, dan sistem politik dari negara bersangkutan.”

Model pengaruh personal menggambarkan praktik public relations, di mana praktisinya berusaha

membangun hubungan personal dengan tokoh-tokoh kunci “sebagai orang yang dapat dimintai bantuannya”.

Ada beberapa fungsi dominan yang harus dilaksanakan seorang PR sejati antara lain berperan sebagai :

• Technician communication

Kebanyakan praktisi masuk ke bidang ini sebagai teknisi komunikasi. Deskripsi kerja dalam lowongan pekerjaan biasanya menyebutkan keahlian komunikasi dan jurnalistik, sebagai syarat. Teknisi komunikasi disewa untuk

menulis dan mengedit newsletter karyawan, menulis news release dan feature, mengembangkan isi web, dan mengangani kontak media. Praktisi yang melakukanm peran ini biasanya tidak hadir disaat manajemen mendefinisikan problem dan memilih solusi. Mereka baru bergabung untuk melakukan komunikasi dan mengimplementasikan program, terkadang tanpa mengetahui secara menyeluruh motivasi atau tujuan yang diharapkan. Meskipun mereka tidak hadir saat diskusi tentang kebijakan baru atau keputusan manajemen baru, merekalah yang diberi tugas untuk menjelaskannya kepada karyawan dan pers.

• Expert Prescriber communication

Ketika para praktisi mengambil peran sebagai pakar/ahli, orang lain akan menganggap mereka sebagai otoritas dalam persoalan PR dan solusinya. Manajemen puncak menyerahkan PR di tangan para ahli dan manajemen biasanya mengambil peran pasif saja. Praktisi yang beroperasi sebagai praktisi pakar bertugas mendefinisikan probelm, mengembangkan program, dan bertanggung jawab penuh atas implemetasinya

• Communication facilitator

Peran fasilitator komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai pendengar yang peka dan broker (perantara) komunikasi. Fasilitator komunikasi bertindak sebagai perantara (liason), interpreter, dan mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka menjaga komunikasi dua arah dan memfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka. Tujuannya adalah memberi informasi yang dibutuhkan oleh baik itu manajemen maupun publik untuk membuat keputuasan demi kepentingan bersama. Praktisi yang berperan sebagai fasilitator komunikasi ini bertindak sebagai sumber informasi dan agen kontak resmi antara organisasi dan publik. Mereka menengahi interaksi, menyusun agenda mendiagnosis dan memperbaiki kondisi-kondisi yang menganggu hubungan komunikasi di antara kedua belah pihak. Fasilitator komunikasi menempati peran di tengah-tengah dna berfungsi sebagai

penghubung antara organisasi dan publik.

• Fasilitator Pemecah Masalah

Ketika praktisi melakukan peran ini, mereka berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi bagian dari tim perencanaan strategies. Kolaborasi dan musyawarah dimulai dengan persoalan pertama dan kemudian sampai ke evaluasi program final. Praktisi pemecah masalah membantu manajer lain untuk dan organisasi untuk mengaplikasikan PR dalam proses manajemen bertahap yang juga dipakai untuk memecahkan problem organisasional lainnya.

Spesialisasi dunia kerja

Sedangkan peran dalam pekerjaan itu sendiri tidak bisa dianggap mudah membuthkan adanya ketelitian dan keuletan sehingga menghasilkan pencapaian yang maksimal yang antara lain :

• Menulis dan Mengedit: Menyusun rilis berita dalam bentuk cetak atau siaran, cerita feature, newsletter untuk karyawan dan stakeholder ekternal, korespondesi, pesan website dan pesan media online lainnya, laporan tahunan shareholder, pidato, brosur, film dan scipts slide-slow, artikel publikasi perdagangan, iklan

institusional, dan materi-materi pendukung teknis lainnya

• Hubungan Media dan Penempatan Media: mengkontak media koran, majalah, suplemen mingguan, penulis freelance, dan publikasi perdagangan agar mereka memublikasikan atau menyiarkan berita dan feature tentang organisasi yang ditulis oleh organisasi itu sendiri atau oleh orang lain. Merespons permintaan infromasi oleh media, memverifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoritatif • Riset: mengumpulkan infromasi tentang opini publik, tren, isu yang sedang muncul, iklim politik dna peraturan-peraturan perundangan, liputan media, opini kelompok kepentingan dan pandangaan-pandangan lain berkenaan dengan stakeholder organisasi. Mencari database di internet, jasa online, dan data pemerintah elektronik. Mendesain riset program, melakukan survei, dan menyewa perusahaan riset • Manajemen dan Administrasi: Pemrograman dab perencanaan dengan bekerja sama manager lain; menentukan kebutuhan, menentukan prioritas, mendefinisikan publik, setting dan tujuan, dan mengembangkan strategi dan taktik. Menata personel, anggaran, dan jadwal program • Konseling: memberi saran kepada manajemen dalam masalah sosial, politik, dan peraturan, berkonsultasi