CALDEA DAN EVAMECAL
METODE UNTUK MENILAI TINGKAT
KEMATANGAN MANAJEMEN KUALITAS
INFORMASI
Studi Kasus PT Kereta Api Indonesia M. Rachmat Gunawan
Chomsa Hidayat Ahmad Sugiana
Sekilas PT KAI
●
Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di
bisnis perkeretaapian di Indonesia,
berdasarkan UU 23 tahun 2007
●
Beroperasi di Jawa dan Sumatera
●
Visi
: Terwujudnya Kereta Api sebagai Pilihan
Utama Jasa Transportasi dengan fokus
keselamatan dan pelayanan
●
Misi
: Menyelenggarakan jasa transportasi
sesuai keinginan stakeholder dengan
meningkatkan keselamatan dan pelayanan
Inisiatif Strategis
Untuk Mencapai Visi dan Misi
●
Digitalisasi Bisnis Proses dengan IT
●
Produk dari Digitalisasi tersebut adalah
Data dan Informasi
Data dan Informasi
sebagai Produk
●
Data dan Informasi Sebagai Produk Æ
Manufacturing Process
●
Beberapa Faktor Kegagalan Proses
adalah:
−
Tidak konsistennya komitmen
−
Tidak adanya visibilitas manajemen
terhadap progres
−
Kualitas (rework, scrap, fungsi tidak
berjalan semestinya, keluhan pelanggan)
Daya Ungkit Kualitas
People
Process
Technology People, Process, Technology
Adalah penentu utama produk Quality, Cost, dan Delivery (QCD)
Sering kali ada miskonsepsi:
-Saya tidak perlu proses yang baik, -Karena saya punya orang terbaik -Punya teknologi terbaik
-Proses identik dengan -Birokrasi
Permasalahan
Bagaimana Potret PT KAI
dalam mengelola Kualitas
Informasi dan Data sebagai
Produk?
CALDEA & EVAMECAL
●
CALDEA
bukan PROSES,melainkan MATURITY
MANAGEMENT MODEL
●
CALDEA
berdasarkan CMMI Model yang
memberikan KARAKTERISTIK dari PROSES
MANAJEMEN KUALITAS Informasi dan Data yang
EFEKTIF
●
EVAMECAL
: metodologi penilaian dan
peningkatan
kualitas data dan informasi
●
EVAMECAL terdiri dari langkah-langkah sebagai
BASIS pengukuran manajemen kualitas data dan
informasi. (Plan-Do-Check-Ack)
CALDEA
1.
1.
INITIAL LEVEL
INITIAL LEVEL
Tidak ada upaya yang dilakukan untuk
mencapai tujuan kualitas informasi.
2.
2.
DEFINITION LEVEL
DEFINITION LEVEL
IMP telah didefinisikan dan direncanakan.
KPA yang dipenuhi :
● Information quality management team management
(IQMTM)
● IMP project management (IPM)
● User requirement management (URM)
● Data sources and data targets management (DSTM)
● Database or data warehouse acquistion, development or
maintenance project management (AIMPM)
● Information quality management in IMP components
CALDEA
3.
3.
INTEGRATION LEVEL
INTEGRATION LEVEL
Ada upaya untuk menjamin IMP memenuhi
kebutuhan, standar dan kebijakan kualitas
informasi dalam organisasi itu.
KPA yang dipenuhi :
● Information products and IMP components validation and
verivication (VV)
● Risk and poor information quality impact management
(RM)
● Information quality standardization management (IQSM) ● Organizational information quality policies management
CALDEA
4.
4.
QUANTITATIVE MANAGEMENT LEVEL
QUANTITATIVE MANAGEMENT LEVEL
Beberapa rencana terukur telah
dikembangkan dan diterapkan, dan prosedur
pengukuran hasil-hasilnya, baik kualitas
maupun kuantitas, secara otomatis berjalan
dan bisa dilakukan.
KPA yang dipenuhi :
● MP measurement management (MM)
CALDEA
5.
5.
OPTIMIZING LEVEL
OPTIMIZING LEVEL
Bisa memanajemen IMP secara kuantitatif,
pengukuran yang diperoleh digunakan untuk
mengembangkan proses perbaikan
berkelanjutan.
KPA yang dipenuhi :
● Causal analysis for defects prevention management
(CADPM)
● Innovation and organizational development management
EVAMECAL
EVAMECAL
EVAMECAL--ACTACT (EMC(EMC--AA)) EVAMECAL
EVAMECAL--CHECKCHECK (EMC(EMC--CC)) EVAMECAL
EVAMECAL--DODO (EMC(EMC--DD)) EVAMECAL
EVAMECAL-PLAN
EMP-P.1. Penilaian kondisi saat ini terhadap data dan kualitas informasi IMP.
EMP-P.1. Penilaian kondisi saat ini terhadap data dan kualitas informasi IMP.
EMC-P.1.1. Penilaian data dan tingkat kematangan manajemen kualitas dari IMP dengan menggunakan seperangkat kuesioner.
EMC-P.1.1. Penilaian data dan tingkat kematangan manajemen kualitas dari IMP dengan menggunakan seperangkat kuesioner.
EMP-P.1.2. Penghitungan nilai kualitas informasi (IQV = information quality values) untuk komponen IMP dengan mengukur dimensi kualitas informasi.
EMP-P.1.2. Penghitungan nilai kualitas informasi (IQV = information quality values) untuk komponen IMP dengan mengukur dimensi kualitas informasi.
EMC-P.2. Pendefinisian tujuan perbaikan dalam lingkup tingkat kematangan Kualitas data dan informasi
EMC-P.2. Pendefinisian tujuan perbaikan dalam lingkup tingkat kematangan Kualitas data dan informasi
EVAMECAL
EVAMECAL--ACTACT (EMC(EMC--AA))
EVAMECAL
EVAMECAL--PLANPLAN (EMC(EMC--P)P)
EVAMECAL
EVAMECAL--CHECKCHECK (EMC(EMC--CC))
EVAMECAL
EVAMECAL-DO
EMC-D.1. Analisis dari penyebab potensial dan pengembangan dari rencana perbaikan.
EMC-D.1. Analisis dari penyebab potensial dan pengembangan dari rencana perbaikan.
EMC-D.1.1. Analisis dan pemahaman mengenai permasalahan untuk
memeriksa apakah ada komponen yang dapat menimbulkan masalah.
EMC-D.1.1. Analisis dan pemahaman mengenai permasalahan untuk
memeriksa apakah ada komponen yang dapat menimbulkan masalah.
EMC-D.1.2. Analisis detil dari penyebab nyata suatu masalah yang bertujuan untuk menemukan penyebab masalah yang sebenarnya.
EMC-D.1.2. Analisis detil dari penyebab nyata suatu masalah yang bertujuan untuk menemukan penyebab masalah yang sebenarnya.
EVAMECAL
EVAMECAL--DODO (EMC(EMC--DD))
EVAMECAL
EVAMECAL--ACTACT (EMC(EMC--AA))
EVAMECAL
EVAMECAL--PLANPLAN (EMC(EMC--P)P)
EVAMECAL
EVAMECAL--CHECKCHECK (EMC(EMC--CC))
EMC-D.1.3. Pengembangan rencana untuk perbaikan dengan menyertakan tujuan yang jelas.
EMC-D.1.3. Pengembangan rencana untuk perbaikan dengan menyertakan tujuan yang jelas.
EMC-D.2. Pelaksanaan rencana yang telah diperbaiki
EVAMECAL-CHECK
EMC-C.1. Memeriksa efisiensi dari rencana perbaikan.
EMC-C.1. Memeriksa efisiensi dari rencana perbaikan.
EVAMECAL
EVAMECAL--ACTACT (EMC(EMC--AA))
EVAMECAL
EVAMECAL--CHECKCHECK (EMC(EMC--CC)) EVAMECAL
EVAMECAL--DODO (EMC(EMC--DD))
EVAMECAL
EVAMECAL-ACT
EMC-A.1. Memperoleh kesimpulan.
EMC-A.1. Memperoleh kesimpulan.
EVAMECAL
EVAMECAL--ACTACT (EMC(EMC--AA)) EVAMECAL
EVAMECAL--CHECKCHECK (EMC(EMC--CC))
EVAMECAL
EVAMECAL--DODO (EMC(EMC--DD))
EVAMECAL
EVAMECAL--PLANPLAN (EMC(EMC--P)P)
EMC-A.2. Standarisasi yang telah dipelajari untuk menghindari permasalahan masa datang.
EMC-A.2. Standarisasi yang telah dipelajari untuk menghindari permasalahan masa datang.
Evaluasi Maturity Level
Berdasarkan Questionnaire PT KAI dapat dimasukkan ke dalam
Level Definisi.
1. Telah diimplementasi Gugus Kendali Mutu sebagai Tim Managemen Mutu. Metodologi yang digunakan adalah Total Quality Management
2. Telah diimplementasi Manajemen Proyek untuk setiap proses manajemen informasi
3. Telah diimplementasi sebagian proses dan pengelolaan kebutuhan pelanggan
4. Telah diimplementasi pengelolaan sumber data dan target data (berdasarkan standar pelaporan BUMN)
5. Telah diimplementasi sebagian manajemen datawarehouse atau database. Sebagian lain masih dalam proses digitalisasi
6. Telah diimplementasi sebagian manajemen mutu untuk informasi dan data.
STUDI KASUS PT. KAI
IMP yang dipilih untuk dinilai menggunakan CALDEA
dan EVAMECAL adalah sistem PENGGAJIAN yang
sudah dikembangkan dan dipergunakan sejak lama
dan dinilai telah matang secara internal.
EVALUASI: EVAMECAL-PLAN
(1)
1.
1.
Information quality management team management
Information quality management team management
(IQMTM):
(IQMTM):
• PT. Kereta Api mempunyai tim yang bertanggung jawab terhadap kualitas data dan informasi penggajian pegawai.
2.
2.
IMP project management (IPM) :
IMP project management (IPM) :
• Terdapat proses transformasi data antara data dari daerah ke database pada tingkat kantor pusat.
• Telah terdapat dokumentasi dari pelaksanaan penyelenggaraan proses pengajian dan pengoperasian perangkat lunak serta regulasi dan kebijakan tertulisnya (berupa peraturan, petunjuk pelaksanaan dan garis komando penggajian).
EVALUASI: EVAMECAL-PLAN
(2)
3.
3.
User requirement management (URM) :
User requirement management (URM) :
• Kebutuhan terhadap pengguna berkaitan terhadap hasil akhir berupa gaji pegawai, terhadap IMP berupa ketersediaan informasi mengenai besar gaji, dan sebagainya, dan terhadap kualitas informasi dimana data yang akan diproses telah diperiksa dan diolah terlebih dahulu sehingga memberi manfaat dan data yang lalu masih tetap disimpan sebagai bahan pertimbangan.
4.
4.
Data sources and data targets management (DSTM) :
Data sources and data targets management (DSTM) :
• Tiap bulan di-generate tabel dan laporan gaji pegawai secara terpisah. • Data berasal dari tiap daerah (berupa sekumpulan data yang akan
dimasukkan ke dalam database) serta data dari bagian kepegawaian (mutasi-mutasi pegawai,dll.yang terjadi yang terkait dengan keuangan).
EVALUASI: EVAMECAL-PLAN
(3)
5.
5.
Database or data warehouse acquistion, development or
Database or data warehouse acquistion, development or
maintenance project management (AIMPM) :
maintenance project management (AIMPM) :
• Sistem penggajian pegawai memerlukan perawatan dan pengembangan database yang dilakukan dan ditempatkan pada Pusat Perencanaan dan Pengembangan (Pusrenbang).
6.
6.
Information quality management in IMP components
Information quality management in IMP components
(DIQM) :
(DIQM) :
• Untuk KPA ini, PT. Kereta Api tidak mempunyai cara pengukuran terhadap efisiensi IMP.
EVALUASI: EVAMECAL-PLAN
(4)
7.
7.
Information products and IMP components validation and
Information products and IMP components validation and
verivication (VV) :
verivication (VV) :
• Tiap data yang masuk dari bagian kepegawaian dan laporan yang keluar untuk pihak bank dan pegawai harus dilakukan pemeriksaan yang teliti terlebih dahulu.
• Pemeriksaan dilakukan secara bertingkat / bertahap sehingga data yang diproses valid.
8.
8.
Risk and poor information quality impact management
Risk and poor information quality impact management
(RM) :
(RM) :
• Informasi mengenai gaji dan tunjangan beserta proses-proses sebelumnya dan setelahnya yang tidak benar akan sangat beresiko terhadap perusahaan berupa kerugian finansial dan proses.
