PENYUSUNAN RENCANA KERJA TAHUNAN

(1)

1

DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I NIP. 19590516 198103 1 001

NAMA SOP :

PENYUSUNAN RENCANA KERJA

TAHUNAN

DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :

1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013

2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah

3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014

1. Memahami Visi dan Misi Badan Kepegawaian Negara

2. Memahami Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :

1. Panduan penyusunan program kerja tahunan 2. Komputer dengan aplikasi officedan printer 3. Rencana anggaran belanja

PERINGATAN : PENCATATAN/PENDATAAN :

Keterlambatan penyusunan program kerja tahunan akan menghambat jalannya pekerjaan

Disimpan sebagai data manual dan elektronik

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Kasub bag TU Pengad Persur atan Ka Subdit Direk tur AK Kelengkap an Waktu Output 1 memerintahkan Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat edaran penyusunan program kerja tahunan

agenda kerja surat edaran

5 menit disposisi -

2 mengagenda, menyiapkan lembar disposisi dan mengembalikan ke KaSubbag TU disposisi surat edaran 10 menit disposisi - 3 menyampaikan surat edaran

penyusunan program kerja tahunan dari Kepala BKN ke Direktur AK

disposisi dan surat edaran

5 menit disposisi - 4 mendisposisikan surat edaran

penyusunan program kerja tahunan dan mengembalikannya ke KaSubbag TU disposisi surat edaran 20 menit disposisi -

5 menyerahkan disposisi dan surat edaran penyusunan program kerja tahunan ke KaSubdit disposisi surat edaran 20 menit disposisi - 6 menyusun konsep program Kerja

Tahunan unit kerja, jika sudah selesai diserahkan ke KaSubbag TU RAB komputer printer 2100 menit konsep RKT -

(2)

2

Kerja Tahunan dan menyampaikan kepada Direktur Arsip Kepegawaian I

menit RKT

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Kasub bag TU Pengad Persur atan Ka Subdit Direk tur AK Kelengkap an Waktu Output

8 membahas dan mengoreksi konsep program kerja tahunan. Jika setuju ditandatangani dan

mengembalikannya ke KaSubbag TU untuk dikirim ke Biro Perencanaan dan didokumentasikan, jika ada koreksi dikembalikan ke KaSubdit untuk diperbaiki melalui KaSubbag TU RAB konsep RKT 600 menit RKT, Konsep RKT -

9 mengecek program kerja tahunan. Jika sudah ditandatangani dikirim ke Biro Perencanaan dan

didokumentasikan, jika ada koreksi dikembalikan ke KaSubdit untuk diperbaiki RKT konsep RKT 120 menit RKT, Konsep RKT -

10 mengirim Rencana Kerja Tahunan ke Biro Perencanaan dan

mendokumentasikan RKT 60 menit RKT -

A

B

ada koreksi tanda tangan

(3)

3

NAMA SOP :

PELAKSANAAN REPOSISI TATA

NASKAH

1. Mengerti arti reposisi tata naskah 2. Memahami panduan reposisi takah

1. SOP Retensi Tata Naskah

2. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Panduan reposisi tata naskah 2. Masker, sarung tangan dan ATK

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Direk tur AK KaSub dit AK Kasi PAK Analis Kep/Peng el.Kearsip an Kelengkap an Waktu Output 1 mengkoordinasikan pencetakan

listing PNS pusat kepada Direktur Lahta dan Infopeg, dan

memerintahkan KaSubdit AK untuk melaksanakan reposisi tata naskah berdasarkan listing listing PNS pusat 3000 menit disposisi - 2 mengkoordinasi, mengendalikan dan memerintahkan Kasi PAK untuk melakukan reposisi takah

listing disposisi

30 menit

disposisi - 3 membagikan listing dan

memerintah pengelola kearsipan dan analis kepegawaian untuk melaksanakan reposisi tata naskah

listing disposisi

30 menit

disposisi -

4 mencabut takah sesuai listing. Jika takah tidak ada maka berikan tanda - (minus) pada kolom yang tersedia di listing disamping nomor urut, lanjutkan periksa listing. Jika takah ada maka lanjutkan memeriksa

listing 5 menit laporan -

A

_C

B

tidak ada ada

(4)

4

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Direkt ur AK KaSubd it AK Kasi PAK Analis Kep/Peng el.Kearsip an Kelengkap an Waktu Output

5 memeriksa takah. Jika ada tanda X (kros) pada sampul takah maka berikan tanda X (kros) pada kolom yang tersedia di listing disamping nomor urut. Jika tidak ada tanda maka takah dicabut dan beri tanda ceklis (√) pada listing lalu periksa listing listing takah 5 menit laporan - SOP Retensi Tata Naskah

6 Memeriksa listing. Jika beban masih ada lanjutkan pencabutan takah. Jika sudah habis maka urutkan takah listing takah 5 menit laporan -

7 mengurutkan takah sesuai dengan instansi dan NIP baru sampai selesai 1 (satu) instansi. Jika satu instansi selesai masukkan kedalam lemari takah, jika belum selesai lanjutkan mengurutkan

takah 4500 menit

laporan -

8 Memasukkan takah kedalam lemari yang sudah ditentukan sesuai urutan NIP. Jika sudah selesai membuat rekapitulasi laporan, jika belum selesai lanjutkan

memasukkan takah kedalam lemari

takah 900

menit

laporan -

9 membuat rekapitulasi laporan dan menyampaikan laporan ke Kasi PAK

komputer ATK

30 menit

laporan -

10 merekap laporan, mendokumentasi dan menyampaikan laporan ke KaSubdit AK komputer ATK 30 menit laporan -

11 merekap laporan, mendokumentasi dan mengirimkan laporan ke KaSubbag TU komputer ATK 30 menit laporan - SOP Pemb Eval & Pelapor an habis ada selesai belum selesai selesai belum selesai

A

B

C

(5)

5

DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I

NIP. 19590516 198103 1 001

NAMA SOP :

PELAKSANAAN FASILITASI

INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP

KEPEGAWAIAN

1. Memahami Visi dan Misi Badan Kepegawaian Negara

2. Memahami Peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah

SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Telepon, Fax, Email

2. Komputer dengan aplikasi office dan printer 3. ATK

PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Kete rangan Pengad Persura tan Op. Komp KaSub bag TU KaSub dit Direk tur AK Kelengkap an Waktu Output 1 memerintah Pengadministrasi

Persuratan untuk mencatat surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian dari Instansi Disposisi 5 menit Disposi si - 2 mengagendakan, menyiapkan lembar disposisi & menyampaikan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian ke KaSubbag TU Disposisi 5 menit Disposi si -

3 menyampaikan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian ke Direktur AK

Disposisi 5 menit

Disposi si

- 4 mendisposisikan surat permintaan

fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian untuk ditindaklanjuti dan mengembalikan ke KaSubbag TU Disposisi 30 menit Disposi si -

5 menyerahkan disposisi dan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian ke KaSubdit Disposisi 15 menit Disposi si -

(6)

6

6 melakukan koordinasi ke instansi untuk menindaklanjuti permintaan tersebut, dan melaporkan hasilnya ke Direktur AK Telepon Fax Komputer 1200 menit Lapor an koordi nasi - No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Kete rangan Pengad Persura tan Oper at Komp KaSub bag TU KaSub dit Direkt ur Kelengkap an Waktu Output

7 memeriksa dan mempelajari laporan hasil koordinasi KaSubdit. Jika setuju maka memerintahkan KaSubdit untuk

menindaklanjutinya, jika tidak setuju maka memerintah KaSubdit untuk melakukan koordinasi kembali Laporan koordinasi 120 menit Lapor an koordi nasi - 8 memerintahkan KaSubbag TU untuk membuat konsep surat jawaban dan atau surat perintah tugas jika diundang ke instansi

Disposisi 5 menit

Disposi si

-

9 memerintah operator komputer untuk membuat konsep surat jawaban dan atau surat perintah tugas Disposisi 5 menit Disposi si - 10 membuat/mengoreksi konsep surat jawaban dan atau surat perintah tugas, lalu

menyampaikan ke KaSubbag TU Komputer 120 menit Konsep surat -

11 memeriksa konsep surat dan atau surat perintah tugas. Jika perlu perbaikan maka dikembalikan ke operator komputer. Jika tidak ada perbaikan disampaikan ke Direktur AK Disposisi 15 menit Konsep surat -

12 memeriksa dan mempelajari surat jawaban dan atau surat perintah tugas. Jika setuju maka ditandatangani, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSubbag TU Disposisi 30 menit Surat jawa ban - 13 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat jawaban dan memberi nomor surat ATK 5 menit Surat jawa ban - 14 mengagendakan, memberikan nomor surat dan mencatat surat jawaban permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian, menyampaikan ke KaSubbag TU ATK 5 menit Surat jawa ban -

15 mengirim surat jawaban ke instansi dan

mendokumentasikannya, serta menyerahkan surat perintah tugas ke KaSubdit dan

mendokumentasikannya jika ada

ATK 15 menit Surat jawa ban - SOP Pemb Eval & Pela poran tidak setuju setuju setuju ada perbaikan ada koreksi tidak ada

A

B

(7)

7

NAMA SOP :

PELAKSANAAN VALIDASI ARSIP

KEPEGAWAIAN ELEKTRONIK

1. Memahami Aplikasi SAPK 2. Memahami Aplikasi DMS 3. Memahami Aplikasi PDM

1. SOP SAPK, SOP DMS, SOP PDM

2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian 3. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Listing PNS yang sudah dipindai 2. Komputer dengan koneksi LAN

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSubdit AKE KaSi PAKE Lahtapeg /Analis Data & Informasi Kelengkap an Waktu Output 1 mengkoordinasikan pencetakan listing PNS yang sudah dipindai ke Dit Lahta dan Inforpeg, dan memberikan listing tersebut kepada Kasi PAKE untuk dilakukan validasi

agenda kerja, listing 3000 menit listing -

2 memberikan listing PNS yang sudah dipindai kepada pengolah data kepe-gawaian/analis data & Informasi untuk melakukan validasi

listing 15 menit listing -

3 menyiapkan, menyalakan komputer lalu membuka aplikasi dms melalui browser untuk memulai validasi

komputer aplikasi listing

5 menit -

4 memeriksa NIP dalam database DMS dengan NIP arsip kepegawaian elektronik. Jika sudah sesuai maka validasi selesai dan membuat laporan, jika berbeda maka dicatat NIP yang ada di arsip kepegawaian elektronik untuk dicek lebih lanjut

2 menit laporan - SOP DMS

5 memeriksa NIP tersebut. Jika tidak ada NIP baru maka gunakan NIP lama pada aplikasi SAPK untuk

mendapatkan NIP baru, jika NIP baru

komputer aplikasi listing 5 menit laporan -

C

B

A

NIP baru Tidak ada berbeda sesuai

(8)

8

maka arsip kepegawaian elektronik dipindahkan ke database DMS sesuai dengan NIP baru tersebut

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSubdit AKE KaSi PAKE Lahtapeg /Analis Data & Informasi Kelengkap an Waktu Output

6 membuka aplikasi SAPK untuk mencari NIP baru. Jika ada maka NIP baru dicatat lalu arsip kepegawaian elektronik dipindahkan ke database DMS sesuai dengan NIP baru tersebut, jika tidak ada maka dilakukan pengecekan melalui aplikasi PDM

10 menit laporan - SOP SAPK

7 membuka aplikasi PDM untuk mencari NIP baru. Jika ada maka NIP baru dicatat lalu arsip kepegawaian elektronik dipindahkan ke database DMS sesuai dengan NIP baru tersebut, jika tidak ada maka dicatat sebagai permasalahan NIP tidak ada dalam database PNS

10 menit laporan - SOP PDM

8 membuka aplikasi DMS untuk memindahkan image arsip kepegawaian elektronik ke database DMS sesuai NIP baru yang didapat, lalu membuat laporan

5 menit laporan - SOP DMS

9 membuat laporan dan atau mencatat permasalahan NIP tidak ada dalam database PNS, lalu menyampaikan ke Kasi PAKE

komputer ATK

5 menit laporan -

10 merekap dan mendokumentasikan laporan dan permasalahan, lalu menyampaikan ke KaSubdit AKE

komputer ATK

30 menit laporan -

11 merekap dan mendokumentasikan laporan, mengirim laporan ke KaSubbag TU, dan memerintahkan analis kepegawaian ahli untuk menyelesaikan permasalahan

komputer ATK

60 menit laporan - SOP Penyel Permasa lahan AK SOP Pemb Eval & Pelaporan ada NIP baru

Tidak ada NIP baru ada NIP baru Tidak ada

C

A

B

(9)

9

NAMA SOP :

ANALISIS DATA DAN INFORMASI

ARSIP KEPEGAWAIAN

1. Memahami database

2. Memahami bahasa pemrograman 3. Memahami aturan kepegawaian

1. SOP Pelaksanaan Rekonsiliasi Data 2. SOP Pelaksanaan Validasi Arsip Elektronik 3. SOP Pelaksanaan Retensi Tata Naskah 4. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Software pendukung 2. Komputer dengan koneksi LAN

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSubdit AKE KaSi PAKE Analis Data & Informasi Kelengkap an Waktu Output

1 mengkoordinasikan penarikkan data dan informasi PNS sesuai kebutuhan ke Dit Lahta dan Inforpeg, dan memerintahkan Kasi PAKE untuk menindaklanjutinya agenda kerja 3000 menit data -

2 memerintahkan Analis Data dan Informasi untuk berkoordinasi lebih lanjut

15 menit data -

3 mengkoordinasikan lebih lanjut ke Dit Lahta dan Infopeg tentang kebutuhan dan format data dan informasi

1500 menit

data -

4 mengumpulkan data dan melakukan konversi data yang didapat menjadi database agar mudah dilakukan identifikasi komputer aplikasi listing 300 menit data -

5 melakukan identifikasi data yang dibutuhkan. Jika data yang didapat sesuai dengan kebutuhan maka lanjutkan identifikasi, jika tidak sesuai maka koordinasikan kembali ke Dit Lahta dan Infopeg

60 menit data -

6 melanjutkan identifikasi sesuai kebutuhan. Jika untuk kebutuhan PNS

komputer aplikasi 15 menit data - non aktif aktif sesuai tidak sesuai

(10)

10

aktif lakukan analisis data aktif, jika untuk kebutuhan PNS non aktif lakukan analisis data non aktif

listing

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSubdit AKE KaSi PAKE Analis Data & Informasi Kelengkap an Waktu Output

7 melakukan analisis data aktif lalu mengolah data tersebut menjadi suatu informasi yang dibutuhkan untuk rekonsialisasi dengan tata naskah dan atau untuk validasi arsip elektronik dan atau untuk kebutuhan yang lain. Membuat laporan hasil analisis lalu menyampaikan laporan dan informasi ke Kasi PAKE

komputer aplikasi listing 3000 menit Laporan Informasi data - SOP Pelaksa naan Rekon siliasi Data SOP Pelaksa naan Validasi Arsip Elektro nik 8 melakukan analisis data non aktif lalu

mengolah data tersebut menjadi suatu informasi yang dibutuhkan untuk retensi tata naskah dan atau untuk kebutuhan yang lain. Membuat laporan hasil analisis lalu

menyampaikan laporan dan informasike Kasi PAKE

komputer aplikasi listing 3000 menit Laporan Informasi data - SOP Pelaksa naan Retensi Tata Naskah

9 merekap dan mendokumentasikan laporan hasil analisis dan informasi lalu menyampaikan ke KaSubdit AKE

komputer ATK 30 menit Laporan Informasi data - 10 merekap dan mendokumentasikan

laporan hasil analisis dan informasi, mengirim laporan ke KaSubbag TU untuk ditindaklanjuti lebih lanjut

komputer ATK 60 menit Laporan Informasi data - SOP Pemb Eval & Pelaporan

B

A

B

A

(11)

11

NAMA SOP :

PELAKSANAAN VERIFIKASI DAN

DISTRIBUSI ARSIP KEPEGAWAIAN

1. Memahami pengertian verifikasi arsip kepegawaian 2. Memahami pengoperasian aplikasi SAPK

1. SOP Pelaksanaan Pemindaian Arsip Kepegawaian 2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian 3. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Komputer yang terkoneksi jaringan LAN 2. ATK

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Kasi VDAK Lahtapeg / Analis Kepeg. Kasi PAKE KaSub dit AKE Kelengkap an Waktu Output

1 membagi arsip kepegawaian yang masuk kepada Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian

Arsip Kep 15 menit

disposisi - 2 melakukan pengecekan dalam

database PNS melalui aplikasi SAPK. Jika tidak ada dalam database maka dicatat sebagai permasalahan tidak ada dalam database, jika ada lakukan verifikasi arsip kepegawaian

Arsip Kep Komputer

2 menit disposisi -

3 melakukan verifikasi yaitu mencocokan data arsip

kepegawaian dengan database. Jika tidak sama dicatat sebagai permasalahan beda data, jika sama kumpulkan sebagai arsip

kepegawaian sudah verifikasi dan buat laporan verifikasi lalu sampaikan ke Kasi VDAK

Arsip Kep Komputer

3 menit laporan -

4 memerintahkan Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian untuk mendistribusikan arsip kepegawaian sudah verifikasi ke Kasi PAKE

Arsip Kep 5 menit tanda terima

- ad

a

tidak ada

sama _{tidak sama}

A

B

(12)

12

5 mendistribusikan arsip kepegawaian sudah verifikasi ke Kasi PAKE untuk dipindai Arsip Kep Tanda terima 10 menit tanda terima - No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Kasi VDAK Lahtapeg / Analis Kepeg. Kasi PAKE KaSub dit AKE Kelengkap an Waktu Output

6 mengembalikan arsip kepegawaian yang sudah dipindai ke Kasi VDAK

Arsip Kep Tanda terima 15 menit tanda terima - SOP Pelaks Pemindaia n Arsip Kep 7 membagi arsip kepegawaian yang

sudah dipindai kepada Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian

Arsip Kep 10 menit

disposisi -

8 mensortir dan mengelompokan arsip kepegawaian hasil pemindaian berdasarkan NIP dan jenis arsip kepegawaian, lalu melaporkan arsip kepegawaian yang siap

didistribusikan kepada ke Kasi VDAK

Arsip Kep 30 menit

laporan -

9 memerintahkan Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian untuk mendistribusikan arsip kepegawaian yang sudah dipindai

Arsip Kep 5 menit

disposisi -

10 mendistribusikan arsip kepegawaian yang siap didistribusikan ke KaSubdit AK dan Direktur AK II

Arsip Kep Tanda terima 30 menit tanda terima - 11 melakukan rekapitulasi laporan dan

permasalahan lalu disampaikan ke Kasi VDAK Komputer ATK 15 menit laporan -

12 merekap laporan dan permasalahan dan mendokumentasikannya, lalu menyampaikannya ke Ka Subdit AKE

Komputer ATK

30 menit

laporan -

13 merekap dan mendokumentasikan laporan , mengirimkan laporan ke KaSubbag TU, dan memerintahkan analis kepegawaian ahli untuk menyelesaikan permasalahan

Komputer ATK

60 menit

laporan - SOP Penyel Permasala han AK SOP Pemb Eval & Pelaporan

B

A

(13)

13

NAMA SOP :

PELAKSANAAN RETENSI TATA

NASKAH

1. Memahami makna retensi tata naskah 2. Mengerti daftar listing pensiun

1. SOP Perekaman/Pencatatan dan Penyimpanan Arsip Kepegawaian 2. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Masker, Sarung tangan 2. ATK

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan Dire ktur AK Ka Sub dit AK Ka Sub Bag TU Kasi PAK Peng. Kearsip an/An. Kepeg Kelengkap an Waktu Output 1 mengkoordinasikan pencetakan listing

PNS yang sudah pensiun 2 (dua) tahun atau lebih ke Dit Lahta dan Inforpeg, dan memberikan listing tersebut kepada KaSubdit AK untuk dilakukan retensi tata naskah

agenda kerja

3000 menit

listing -

2 memerintahkan Kasi PAK untuk melakukan retensi tata naskah berdasarkan listing dan takah bertanda merah yang sudah 2 (dua) tahun atau lebih

listing 30 menit

disposisi -

3 memerintahkan pengelola kearsipan /analis kepegawaian untuk melakukan retensi tata naskah berdasarkan listing dan takah bertanda merah yang sudah 2 (dua) tahun atau lebih

listing 30 menit

disposisi -

4 melakukan retensi takah dengan mencari takah berdasarkan listing, langsung dicabut, mencatat data retensi dan laporan

listing masker sarung tangan 5 menit laporan data retensi -

5 mencabut takah, mencatat data retensi dan laporan. Jika daftar di listing masih ada maka lanjutkan

listing masker sarung 5 menit laporan data retensi - masih ada sudah habis

(14)

14

retensi takah. Jika daftar di listing habis maka lakukan retensi takah yang bertanda merah

tangan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan Dire ktur AK Ka Sub dit AK Ka Sub Bag TU Kasi PAK Peng. Kearsip an/An. Kepeg Kelengkap an Waktu Output

6 mencari takah bertanda merah dan mengecek isi takah. Cabut takah yang sudah pensiun selama 2 (dua) tahun atau lebih, mencatat data retensi dan laporan masker sarung tangan 10 menit laporan data retensi - SOP Perek/ Pencatatan dan Penyimpan. Arsip Kepeg 7 mencabut takah dan mencatat di

laporan. Jika takah bertanda merah masih ada maka lanjutkan retensi takah. Jika takah bertanda merah sudah habis maka lakukan rekapitulasi laporan dan daftar data retensi

masker sarung tangan 5 menit laporan data retensi -

8 melakukan rekapitulasi laporan dan data retensi, mendokumentasikan dan menyampaikan laporan dan daftar data retensi ke Kasi PAK

laporan data retensi 30 menit laporan data retensi -

9 melakukan rekapitulasi laporan dan daftar data retensi,

mendokumentasikan dan menyampaikan laporan dan daftar data retensi ke KaSubdit AK

laporan data retensi 30 menit laporan data retensi -

10 melakukan rekapitulasi laporan dan daftar data retensi,

mendokumentasikan dan mengirim laporan ke KaSubbag TU laporan data retensi 60 menit laporan data retensi - SOP Pemb Eval & Pelaporan 11 mengkoordinasikan kepada Biro

Umum untuk melaksanakan retensi takah laporan data retensi 300 menit laporan data retensi -

A

sudah habis masih ada

(15)

15

NAMA SOP :

PELAKSANAAN PEMINDAIAN ARSIP

KEPEGAWAIAN

1. Biasa menggunakan komputer 2. Memahami Aplikasi DMS

2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian

1. Komputer dengan koneksi LAN 2. Scanner dan printer

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSub dit AKE KaSi PAKE Lahtapeg /A.Kepeg /Peng.K’ Arsipan

Kelengkapan Waktu Output 1 membagi arsip kepegawaian kepada

Analis Kepegawaian/Pengolah Data Kepegawaian/Pengelola Kearsipan

agenda kerja 15 menit

disposisi -

2 meyalakan komputer dan scanner dalam rangka persiapan memulai pemindaian

komputer scanner

5 menit -

3 memilah arsip kepegawaian berdasarkan tebal tipis kertas yang digunakan. Jika kertasnya tebal maka lakukan pemindaian secara bersamaan dengan menggunakan fasilitas ADF (atas), jika tipis lakukan pemindaian satu persatu

menggunakan fasilitas flatbed (bawah)

2 menit -

4 melakukan pemindaian dengan menggunakan fasilitas ADF dan memeriksa posisi image arsip kepegawaian yang dipindai, menetapkan jenis arsip dan diperbaiki posisinya jika terbalik, selanjutnya melakukan validasi

komputer scanner

5 menit laporan -

kertas tebal kertas tipis

(16)

16

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSub dit AKE KaSi PAKE Lahtapeg /A.Kepeg /Peng.K’ Arsipan

Kelengkapan Waktu Output

5 melakukan pemindaian dengan menggunakan fasilitas Flatbed, menetapkan jenis arsip dan memeriksa posisi image arsip kepegawaian yang dipindai dan diperbaiki posisinya jika terbalik, selanjutnya melakukan validasi

komputer scanner

10 menit

laporan -

6 melakukan validasi data dasar PNS dengan data image yang diunggah. Jika NIP tidak ada dalam data dasar PNS maka dicatat sebagai permasalahan NIP tidak ada dalam database, jika NIP ada maka proses unggah dilanjutkan

komputer scanner

5 menit laporan -

7 melakukan pemeriksaan jumlah jenis dokumen yang diunggah, jika tidak sama lakukan pemindaian arsip kepegawaian yang belum terpindai, jika sama proses pemindaian selesai dan buat laporan

komputer scanner

2 menit laporan -

8 membuat laporan pemindaian dan permasalahan, mendokumentasikan dan menyampaikan laporan dan permasalahan kepada Kasi PAKE

komputer printer 10 menit laporan permasalah an -

9 merekap dan mendokumentasikan laporan dan permasalahan lalu menyampaikan laporan dan permasalahan ke KaSubdit AKE

komputer printer 15 menit laporan permasalah an -

10 merekap dan mendokumentasikan laporan, mengirimkan laporan ke KaSubbag TU, dan memerintahkan analis kepegawaian ahli untuk menyelesaikan permasalahan komputer printer 30 menit laporan permasalah an - SOP Penyel. Permasalah an AK SOP Pemb Evaluasi dan Pelaporan

B

A

C

tidak ada NIP ada

B

C

A

sama tidak sama

(17)

17

DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I

NIP. 19590516 198103 1 001

NAMA SOP :

PELAKSANAAN PENCATATAN/

PEREKAMAN DAN PENYIMPANAN

ARSIP KEPEGAWAIAN

1. Mengetahui letak penyimpanan takah

1. Masker, sarung tangan 2. ATK

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSub dit AK KaSi PAK Pengel. Kearsipan /Analis Kepeg Kelengkap an Waktu Output 1 melakukan koordinasi,

mengendalikan dan memerintahkan Ka Seksi PAK untuk melaksanakan perekaman/pencatatan dan penyimpanan arsip kepegawaian

agenda kerja

15 menit disposisi -

2 membagi dan memerintahkan Pengelola Kearsipan/Analis kepegawaian untuk melaksanakan perekaman/pencatatan dan penyimpanan arsip kepegawaian

masker sarung tangan

3 mencari takah. Jika tidak ada takahnya maka dicatat sebagai permasalahan takah tidak ada. Jika ada maka melanjutkan pekerjaan

masker sarung tangan 5 menit permasalah an -

4 mencatat arsip kepegawaian dalam kartu induk dan daftar isi, menyimpannya dalam tata naskah, dan memberikan tanda merah pada sampul takah bila PNS tersebut sudah pensiun atau meninggal dunia. Membuat laporan kegiatan

ATK 5 menit laporan -

takah ada takah tidak ada

(18)

(19)

19

7 merekap laporan,

mendokumentasikan dan mengirim ke KaSubbag TU, memerintah Analis Kepegawaian Ahli untuk

menyelesaikan permasalahan komputer scanner 30 menit laporan permasalah an - SOP Penyel. Permas AK SOP Pemb Evaluasi dan Pelaporan

(20)

20

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I

NOMOR SOP : SOP/10/DIT.AK.I/2015 TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015 TGL. REVISI : -

TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016

DISAHKAN OLEH : DIREKTUR

ARSIP KEPEGAWAIAN I

Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001 NAMA SOP :

PELAKSANAAN PEMELIHARAAN

TATA NASKAH

1. Memahami pemeliharaan tata naskah

2. SOP Pelayanan Kebutuhan Barang Perlengkapan dan ATK

1. Masker dan sarung tangan

2. Komputer dengan aplikasi office dan printer

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Pengel Kearsip an/An. Kepeg Kasi PAK KaSub dit AK KaSub bag TU Pengad Persu ratan Kelengkap an Waktu Output 1 mengecek, menginventarisir,

mengklasifikasi jenis kerusakan takah dan pemeliharaan, lalu menyampaikan laporan hasilnya ke Kasi PAK Masker Sarung tangan 240 menit laporan -

2 memeriksa dan menganalisis laporan. Jika butuh perbaikan dan atau pemeliharaan takah maka direkap dan disampaikan ke KaSubdit AK. Jika tidak maka laporan didokumentasikan Komputer Printer 30 menit laporan -

3 memeriksa dan merekap kebutuhan untuk perbaikan dan atau pemeliharaan takah, mengirim permintaan tersebut ke KaSubbag TU Komputer Printer 30 ment Lembar permin taan - 4 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mengecek persediaan barang perlengkapan dan ATK Disposisi 5 menit disposi si -

5 mengecek persediaan barang perlengkapan dan ATK, lalu melaporkan ke KaSubbag TU Disposisi 15 menit laporan - butuh tidak

(21)

(22)

22

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Pengel Kearsip an/An. Kepeg Kasi PAK KaSub dit AK KaSub bag TU Pengad Persura tan Kelengkap an Waktu Output

6 mengecek laporan persedian perlengkapan barang. Jika ada maka permintaan tersebut dipenuhi dan memerintahkan Pengadministrasi Persuratan untuk mengirim ke KaSubdit AK. Jika tidak ada maka dibuat catatan bahwa permintaan tidak dapat dipenuhi dan mengembalikan surat permintaan ke KaSubdit AK

ATK Laporan 10 menit disposi si laporan - SOP Pel. Kebut. Barang Perl & ATK

7 mengirim permintaan barang untuk perbaikan dan atau pemeliharaan takah ke KaSubdit AK

10 menit

barang -

8 memeriksa kebutuhan

perlengkapan barang yang datang dan membagikan ke Kasi PAK

10 menit

barang -

9 memeriksa kebutuhan perlengkapan barang dan membagikan ke Pengelola Kearsipan/Analis Kepegawaian

10 menit

barang -

10 melakukan perbaikan dan atau pemeliharaan tata naskah, lalu mendokumentasikan dan menyampaikan laporan hasilnya ke Kasi PAK Komputer Printer 60 menit laporan -

11 merekap laporan dan mendokumentasikan serta menyampaikan laporan ke KaSubdit AK Komputer Printer 15 menit laporan -

12 merekap laporan dan mendokumentasikanserta mengirim laporan ke KaSubbag TU

Komputer Printer 30 menit laporan - SOP Pemb Eval & Pelap

A

_C

B

ada tidak ada

(23)

23

NAMA SOP :

PELAYANAN PEMINJAMAN TATA

NASKAH

1. Memahami pentingnya tata naskah

1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Masker dan sarung tangan

2. Komputer dengan aplikasi office dan printer

SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan Disimpan sebagai data manual dan elektronik

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Ketera ngan Pemin jam Takah KaSub bag TU Direk tur AK Kasi PAK Peng. Kear sipan KaSub dit PAK Kelengka

pan Waktu Output 1 mengajukan formulir peminjaman

Tata Naskah (rangkap 3) yang diketahui oleh pejabat eselon II ( Pimpinan Tinggi Pratama) kepada KaSubbag TU Formulir 5 menit Formu lir -

2 memeriksa keabsahan formulir peminjaman. Jika memenuhi syarat maka disampaikan kepada Direktur AK. Jika tidak memenuhi syarat maka dikembalikan kepada peminjam Formulir 5 menit disposi si -

3 memeriksa formulir peminjaman. Jika setuju maka ditandatangani, jika tidak setuju maka diberi catatan alasan penolakan. Dikembalikan ke KaSubbag TU Disposisi 15 menit Formu lir -

4 mengecek formulir peminjaman. Jika sudah ditanda tangan maka dicatat dalam buku peminjaman dan menyerahkan formulir ke peminjam serta mengarahkan peminjam ke Ka Seksi PAK. Jika ditolak maka dikembalikan kepada peminjam Disposisi 5 menit Formu lir -

A

memenuhi syarat tidak ditola k disetujui

(24)

(25)

25

sampul plastik lalu memasukkan 1 (satu) lembar formulir ke dalam sampul takah, dan menyerahkan plastik takah ke Ka Seksi PAK

menit

7 memeriksa, mengeluarkan isi sampul plastik dan mencatat arsip kepegawaian yang dipinjam, lalu memasukkan kembali arsip kepegawaian kedalam sampul plastik dan menyerahkannya ke peminjam berikut 1 (satu) lembar formulir peminjaman

Takah 10 menit

Takah -

8 merekap laporan peminjaman takah, mendokumentasikan dan menyampaikan ke KaSubdit AK Formulir 5 menit Lapora n - 9 merekap laporan peminjaman

takah, mendokumentasikan dan mengirimkan ke KaSubbag TU Laporan 10 menit Lapora n - SOP Pemb Eval & Pelap

(26)

26

ARSIP KEPEGAWAIAN I

PELAKSANAAN PENGEMBALIAN

TATA NASKAH

1. Memahami tata naskah 2. Mengerti letak tata naskah

1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Masker, Sarung tangan, ATK 2. Komputer, printer

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Pemin jam Takah Kasi PAK Pengel Kearsi pan KaSub

dit AK Kelengkapan Waktu Output 1 mengembalikan sampul plastik tata

naskah yang dipinjam ke Kasi PAK

agenda kerja 1500 menit Takah - dpt diperpanj ang 5 hari kerja 2 memeriksa dan mengecek kesesuai

arsip kepegawaian yang dipinjam dan yang dikembalikan. Jika ada

kekurangan maka sampul plastik takah dikembalikan ke peminjam untuk dilengkapi. Jika sudah sesuai maka memerintahkan Pengelola Kearsipan untuk menyimpan kembali

ATK 10

menit

Disposisi -

3 menyimpan kembali sampul plastik takah ke dalam sampul takah dan mengambil formulir peminjaman untuk diserahkan ke Kasi PAK

Masker 5

menit

Formulir -

4 mengembalikan semua formulir peminjaman takah ke peminjam takah, mencatat, membuat laporan dan menyampaikan laporan ke KaSubdit AK

Komputer Printer

10 menit

Laporan -

5 merekap laporan dan mengirimkan laporan ke KaSubbag TU Laporan Komputer Printer 15 menit Laporan - SOP pembuata n evaluasi dan pelaporan Tidak sesuai sesuai

(27)

(28)

28

ARSIP KEPEGAWAIAN I

PENYELESAIAN PERMASALAHAN

ARSIP KEPEGAWAIAN

1. Memahami peraturan kepegawaian yang berlaku 2. Memahami penggunaan Aplikasi SAPK

3. Mampu menganalisis permasalahan

1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 2. SOP lain yang menemukan permasalahan

1. Masker dan sarung tangan

2. Komputer terkoneksi LAN dan printer

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an KaSub Dit Analis Kepeg Ahli KaSub bag TU Direk tur AK Pengad Persu ratan Kelengkap an Waktu Output 1 memerintah Analis Kepegawaian

Ahli untuk menyelesaikan permasalahan arsip kepegawaian

Disposisi 15 menit Disposi si - SOP yg ketemu permas. 2 memeriksa, meneliti dan

menganalisa jenis permasalahan. Melakukan pengecekan ke tata naskah, aplikasi SAPK dan register NIP, lalu menganalisa hasil yang didapatkan Komputer 120 menit Hasil cek -

3 menuangkan hasil analisa ke dalam laporan hasil pemeriksaan dan analisa, dan menyampaikan laporan ke KaSubdit Komputer Printer 30 menit Lapo ran -

4 memeriksa laporan hasil analisa. Jika setuju maka diparaf dan memerintahkan Analis Kepegawaian Ahli untuk memembuat konsep surat penyelesaian permasalahan. Jika tidak maka meminta Analis Kepegawaian Ahli untuk memeriksa dan meneliti lebih dalam permasalahan tersebut

Disposisi 30 menit disposi si - 5 membuat/memperbaiki konsep surat penyelesaian permasalahan

Komputer Printer 30 menit Konsep surat -

A

setuju tidak

B

(29)

29

permasalahan arsip kepegawaian. Jika ada koreksi maka konsep dikembalikan ke Analis Kepegawaian Ahli untuk diperbaiki. Jika setuju maka diparaf dan dikembalikan ke Analis Kepegawaian Ahli

7 menyampaikan konsep surat penyelesaian permasalahan ke KaSubbag TU Disposisi 5 menit Konsep surat - 8 memeriksa konsep surat

penyelesaian permasalahan. Jika ada perbaikan dikembalikan ke Analis Kepegawaian Ahli untuk diperbaiki. Jika tidak ada perbaikan maka disampaikan ke Direktur AK

Disposisi 5 menit

Konsep surat

-

9 mengoreksi konsep surat penyelesaian permasalah arsip kepegawaian. Jika setuju ditandatangani dan

mengembalikannya ke KaSubbag TU untuk dikirim dan

didokumentasikan. Jika ada koreksi mengembalikannya ke KaSubbag TU untuk diperbaiki

Disposisi 60 menit Surat penye lesaian - 10 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat penyelesaian permasalahan di surat keluar Disposisi 5 menit Disposi si -

11 mengagenda, memberi nomor surat, memasukkan surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian ke amplop dan menyampaikan ke KaSubbag TU ATK 5 menit Agenda - 12 membuat laporan, mendokumentasikan, mengirim surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian ke unit kerja/Instansi terkait dan menyampaikan ke KaSubdit untuk didokumentasikan Komputer Printer 30 menit Surat penye lesaian laporan - SOP Pemb Eval& Lap 13 Membuat laporan, mendokumentasikan dan mengirim ke Analis Kepegawaian Ahli untuk didokumentasikan

Komputer Printer 15 menit laporan - 14 Membuat laporan, mendokumentasikan surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian Komputer Printer 15 menit laporan - setuju ada koreksi Tidak ada Ada perbaikan ada koreksi setuju

(30)

30

ARSIP KEPEGAWAIAN I

PENGELOLAAN SURAT MASUK

1. Memahami peraturan kepegawaian yang berlaku 2. Memahami administrasi persuratan

1. Komputer dan printer 2. ATK

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an Pengad Persu ratan Sekre taris Direk tur AK KaSub Dit Oper. Komp Kelengka

pan Waktu Output 1 Mengendalikan surat masuk

melalui e-office dan mengirim ke Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat masuk

Disposisi 5 menit

Disposisi -

2 mengagenda, menyiapkan lembar disposisi dan menyampaikan kembali ke Sekretaris

Disposisi 5 menit

Disposisi - 3 menyampaikan surat masuk ke

Direktur AK

Disposisi 2 menit

Disposisi - 4 meneliti dan memeriksa serta

mendisposisikan surat masuk dan mengembalikannya ke Sekretaris

Disposisi 30 menit

Disposisi - 5 memeriksa disposisi surat dan

input ke e-office. Jika untuk didokumentasikan maka langsung didokumentasikan, jika bukan maka diproses sesuai dengan isi disposisi Direktur AK

Disposisi 5 menit

Disposisi -

6 memproses isi disposisi surat. Jika permasalahan maka

ditindaklanjuti untuk penyelesaian permasalahan. Jika bukan permasalahan maka digandakan dan didistribusikan ke KaSubdit sesuai disposisi Direktur AK

Disposisi 5 menit disposisi - dokumentasi bukan dok permasalahan Bukan permasalahan

(31)

31

bukan maka dikoordinasikan dan ditindaklanjuti kemudian dikembalikan ke Sekretaris 9 memeriksa surat tindak lanjut dari

KaSubdit. Jika memerlukan jawaban/tanggapan maka memrintahkan operator komputer untuk membuat konsep surat jawaban/tanggapan, jika tidak maka didokumentasikan

Disposisi 10 menit

Disposisi -

10 membuat/memperbaiki konsep surat jawaban/tanggapan dan menyampaikan ke KaSubbag TU Kompu ter Printer 60 menit Konsep surat - 11 memeriksa dan meneliti konsep

surat jawaban/tanggapan. Jika perlu diperbaiki maka dikembalikan ke operator komputer untuk diperbaiki. Jika tidak ada maka disampaikan ke Direktur AK Disposisi 10 menit Konsep surat -

12 memeriksa dan mengoreksi konsep surat jawaban/tanggapan. Jika setuju ditandatangani, jika tidak maka lakukan koreksi dan mengembalikannya ke KaSubbag TU Disposisi 30 menit Surat jawaban - 13 mencatat di laporan, mendokumentasikan surat, mengirim surat jawaban/tanggapan ke

instansi/unit terkait, input e-office dan menyampaikan ke KaSubdit

ATK 15 menit Surat jawaban laporan - SOP Pemb Eval& Pelaporan

14 mendokumentasikan surat disposisi 5

menit Dokume ntasi - dok n tasi tidak perlu jawaban perlu perbaikan tidak ada koreksi setuj u

(32)

32

ARSIP KEPEGAWAIAN I

Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001

NAMA SOP :

PELAKSANAAN KEBUTUHAN

BARANG PERLENGKAPAN DAN

ATK

1. Memahami administrasi barang

1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Komputer dan Printer

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an KaSub dit KaSub bag TU Pengad Persu ratan Kelengkap an Waktu Output

1 mengirimkan daftar permintaan barang, perlengkapan dan ATK kepada KaSubbag Tata Usaha

Agenda kerja

5 menit Daftar Permintaan

- 2 memeriksa daftar permintaan dan

melakukan koreksi bila diperlukan, lalu memerintahkan pengelola barang dan ATK untuk mengecek ketersediaan barang yang diminta

Disposisi 5 menit Disposisi -

3 menginventarisir ketersediaan barang perlengkapan dan ATK yang diminta, dan melaporkan kepada KaSubbag TU

Disposisi 15 menit Laporan -

4 memeriksa laporan persediaan barang dan mengoreksi daftar permintaan bila diperlukan, menyetujui dan menandatangani daftar permintaan, lalu

memerintahkan pengelola barang dan ATK untuk mendistribusikan kebutuhan barang yang diminta

Laporan 5 menit Daftar Permintaan

-

5 mendistribusikan kebutuhan barang, mendokumentasikan daftar permintaan dan membuat laporan serta menyampaikan laporan ke

Komputer Printer

30 menit Laporan - SOP

Pemb. Eval dan Pelaporan

(33)

(34)

34

ARSIP KEPEGAWAIAN I

PENGELOLAAN KINERJA

1. Memahami peraturan dan petunjuk SKP 2. Bisa mengoperasikan komputer

1. Komputer dan printer

SKP dibuat pada awal tahun dan menempati unit kerja dan atau jabatan baru

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Kete rangan Dep SINKA Direk tur AK KaSub Dit Kasi PFT KaSub bag TU PFU Kelengka

pan Waktu Output 1 memerintahkan Direktur

AK untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai

Disposisi 10 menit

Disposi si 2 memerintahkan KaSubdit,

KaSubbag TU dan Pejabat Fungsional Tertentu (PFT) untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai. Lalu membuat SKP dan menyampaikan ke Deputi SInKa Disposisi 300 menit Konsep SKP 3 memeriksa SKP Direktur AK. Jika menyetujui maka ditandatangani dan dikirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke Direktur AK Konsep SKP 120 menit SKP

4 memerintahkan KaSi untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai, lalu membuat SKP dan menyampaikan ke Direktur Disposisi 300 menit Konsep SKP setuju Tidak setuju

(35)

(36)

36

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Kete rangan Dep SINKA Direk tur AK KaSub Dit Kasi PFT KaSub bag TU PFU Kelengka

pan Waktu Output

5 memeriksa SKP KaSubdit. Jika menyetujui maka ditandatangani dan mengirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSubdit Konsep SKP 300 menit SKP - 6 membuat SKP dan menyampaikan ke Direktur AK Disposisi 300 menit Konsep SKP - 7 memeriksa SKP PFT. Jika menyetujui maka ditandatangani dan mengirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke PFT Konsep SKP 300 menit SKP - 8 memerintahkan Pejabat Fungsional Umum (PFU) untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai lalu membuat SKP dan me-nyampaikan ke Direktur AK Disposisi 300 menit Konsep SKP - 9 memeriksa SKP KaSubdit, KaSubbag TU dan PFT. Jika menyetujui maka ditandatangani dan mengirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSubbag Konsep SKP 300 menit SKP - 10 memerintahkan Pejabat Fungsional Umum (PFU) untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai lalu membuat SKP dan menyampaikan ke KaSubdit Disposisi 300 menit Konsep SKP -

11 memeriksa SKP KaSi. Jika menyetujui maka ditandatangani dan dikirim ke KaSubbag TU. Jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSi Konsep SKP 120 menit SKP - 12 membuat SKP dan menyampaikan ke KaSi/KaSubbag TU Disposisi 300 menit Konsep SKP - 13 memeriksa SKP PFU. Jika

menyetujui maka ditandatangani dan dikirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke PFU Konsep SKP 120 menit SKP -

14 memeriksa SKP PFU. Jika menyetujui maka ditandatangani, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke PFU Konsep SKP 120 menit SKP - 15 mengumpulkan SKP, mendokumentasikan dan mengirim ke Biro Disposisi 60 menit SKP Lapo ran - SOP Analisis Akunt.

A

B

C

D

E

Tidak setuju setuju

setuju Tidak setuju

Tidak setuju setuju Tidak setuju setuju Tidak setuju setuju Tidak setuju setuju

(37)

37 ANALISIS AKUNTABILITAS KINERJA

DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN

1. Memahami kinerja

2. Memahami peraturan dan petunjuk SKP 3. Mampu mengoperasikan komputer

1. SOP Pengelolaan Kinerja

1. Aplikasi SKP, ATK

2. Komputer dengan koneksi LAN

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan Direktur AK KaSub Bag TU Analis Akuntabili tas Kinerja Kelengkap an Waktu Output

1 memerintah Analis Akuntabilitas Kinerja agar mengumpulkan capaian kinerja individu dan unit kerja untuk dilakukan analisis

agenda kerja

10 menit data -

2 mengumpulkan capaian kinerja individu dan unit kerja

120 menit

data - SOP

Pengelolaan Kinerja 3 melakukan identifikasi informasi

capaian kinerja individu dan unit kerja. Jika ada yang belum terkumpul maka dikoordinasikan ke unit kerja terkait untuk dikumpulkan, jika sudah lengkap maka dilakukan analisisis

60 menit data -

4 menganalisis karakteristik, spesifikasi dan hal-hal lain yang terkait dengan akuntabilitas kinerja berdasarkan informasi dari laporan capaian kinerja individu dan unit kerja

komputer aplikasi listing 3000 menit data -

5 menyusun draft laporan akuntabilitas kinerja unit kerja sesuai dengan hasil analisis dan melakukan koordinasi

komputer aplikasi listing 300 menit data -

B

sudah lengkap blm terkumpul

(38)

38

dengan unit kerja lain yang menangani penyusunan laporan akuntabilitas kinerja unit kerja

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan Direktur AK KaSub Bag TU Analis Akuntabili tas Kinerja Kelengkap an Waktu Output

6 menyampaikan draft laporan akuntabilitas kinerja unit kerja dan laporan hasil pelaksanaan tugas ke KaSub Bag TU komputer aplikasi listing 10 menit Laporan Informasi data -

7 memeriksa draft laporan

akuntabilitas kinerja unit. Jika perlu perbaikan maka kembalikan ke Analis Akuntabilitas Kinerja, jika tidak ada maka sampaikan draft laporan akuntabilitas kinerja unit kerja ke Direktur AK komputer aplikasi listing 30 menit Laporan Informasi data -

8 memeriksa draft laporan akuntabilitas kinerja unit. Jika ada perbaikan kembalikan ke Analis Akuntabilitas Kinerja melalui KaSub Bag TU, jika sudah benar maka ditandatangani dan kembalikan ke KaSubBag TU. komputer ATK 300 menit Laporan Informasi data -

9 merekap dan mendokumentasikan laporan hasil analisis, mengirim laporan Akuntabilitas Kinerja ke Unit Kerja terkait komputer ATK 60 menit Laporan Informasi data - SOP Pemb Eval & Pelaporan

A

B

perlu perbaikan tidak ada ada perbaikan sudah benar

(39)

39

NAMA SOP :

PEMBUATAN EVALUASI DAN

PELAPORAN

1. Memahami pembuatan laporan 2. Dapat menjalankan aplikasi SKP

1. Seluruh SOP kegiatan 2. SOP SKP

3. SOP Analisis Akuntabilitas Kinerja

1. Komputer, printer 2. Bahan laporan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an KaSub dit KaSub bag TU Oper. Kom puter Direk tur AK Kelengkap an Waktu Output 1 mengirimkan laporan kegiatan ke

KaSubbag TU agenda kerja 5 menit Laporan SOP Kegiatan 2 memerintahkan Operator Komputer

untuk merekap laporan kegiatan

Bahan laporan 5 menit Disposisi 3 membuat/memperbaiki rekapitulasi

laporan dan menyampaikan ke ke KaSubbag TU Komputer printer 180 menit Konsep Laporan 4 memeriksa konsep rekapitulasi

laporan. Jika ada koreksi maka dikembalikan ke operator komputer untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka konsep rekapitulasi di paraf dan disampaikan ke Direktur AK Konsep laporan 30 menit Konsep Laporan

5 memeriksa dan mengoreksi konsep rekapitulasi laporan. Jika ada koreksi maka dikembalikan ke KaSubbag TU untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka konsep rekapitulasi

ditandatangani dan dikembalikan ke KaSubbag TU Konsep laporan 60 menit Laporan Kegiatan

6 memerintahkan Operator Komputer untuk memasukkan laporan kegiatan kedalam realisasi aplikasi SKP

disposisi 5 menit

Disposisi

7 memasukkan rekapitulasi laporan Komputer 900 Konsep SOP SKP

Ada koreksi Sudah benar

(40)

40

kedalam realisasi aplikasi SKP, mencetak hasil realisasi dan menyampaikan ke KaSubbag TU

printer menit realisasi SKP

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang an KaSub dit KaSub bag TU Oper. Kom puter Direk tur AK Kelengkap an Waktu Output

8 Memeriksa konsep realisasi SKP. Jika ada kesalahan maka dikembalikan ke Operator Komputer untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka realisasi SKP di paraf dan didokumentasikan

Laporan 120 menit

Realisasi SKP

9 mendokumentasikan laporan kegiatan dan realisasi SKP, menyampaikan laporan kegiatan ke Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian dan menyampaikan realisasi SKP ke KaSubdit untuk dievaluasi

laporan 30 menit Laporan Kegiatan Realisasi SKP SOP Analisis Akunt. Kinerja Sudah benar Ada kesalahan

A

_B

(41)

41

NAMA SOP :

PELAKSANAAN PENGELOLAAN

ANGGARAN DIREKTORAT

1. Memahami Rencana Kerja Tahunan Direktorat 2. Memahami Petunjuk Operasional Kegiatan Direktorat 3. Mengerti Pengelolaan Anggaran Direktorat

1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) 2. ATK

3. Komputer dengan koneksi LAN

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan Direktur AK KaSub Bag TU Pengelola Anggaran Kelengkap an Waktu Output

1 memerintahkan Ka Subbag TU untuk mengadakan rapat dengan Ka Subdit dan Pengelola Anggaran dalam rangka membahas perioritas kegiatan setelah menerima Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dari Kepala/Sesma BKN rencana kegiatan POK 5 menit disposisi - 2 mengundang/memberitahu Ka SubDit dan Pengelola Anggaran untuk rapat membahas prioritas kegiatan pada hari, tanggal dan tempat yang telah ditentukan. Melaporkan ke Direktur AK

rencana kegiatan POK

3 menjelaskan POK, memimpin rapat pembahasan prioritas kegiatan, menyepakati dan menyetujui urutan prioritas kegiatan rencana kegiatan POK 180 menit - 4 memerintahkan Ka Subbag TU mempersiapkan pelaksanaan pembayaran anggaran kegiatan

POK 5 menit disposisi -

5 memerintahkan Pengelola Anggaran untuk mempersiapkan pembayaran anggaran kegiatan

POK 5 menit disposisi -