BAB 2 PENGELOLAAN PROGRAM

(1)

Laporan Tengah Tahun 2013

Page 9

BAB 2

PENGELOLAAN PROGRAM

A. Organisasi Pelaksana Program

Struktur Organisasi dibuat untuk memudahkan pengelolaan program sehingga dapat berjalan dengan lancar. Penentuan jumlah Penanggung jawab Program telah mempertimbangkan bobot kegiatan, sehingga tiap koordiator/penanggungjawab program tidak terlalu berat maupun tidak terlalu ringan.

Tugas pelaksana program meliputi perencanaan, pelaksanaan, kontrol dan evaluasi serta pembutan laporan.

Struktur Organisasi ditingkat Universitas sesuai dengan SK No. 107/KEP/II.3.AU/C/2010 adalah sebagai berikut :

Pembina (Ketua BPH) : Ir. H. M. Syaiful Saleh, M.Si Penanggung Jawab (rektor) : Dr, H. Irwan Akib, M.Pd Direktur Unit Pelaksana Proyek (PR-1) : Abd. Rahman Rahim, SE, MM Bidang Adm & Keuangan (PR-2) : Dra. Hj. Rosleny B, M.Si BPP Khusus PHK-PKPD (Dir. SDK) : Dr. Hj. Ruliyati, MM

Tim Monev PT : Dr. H. Lukman Hakim

Tim Monev PHK PKPD : 1.Umar Katu, ST, MT

2. Drs. M. Tahir, M.Si

Tim Monev External : dr. H. Budu, Ph.D, Sp.M

Ketua Pelaksana Program : dr. H .Mahmud Ghaznawie, Ph.D, Sp.PA Bagian Pengadaan PT : 1. Drs. Ramat, M.Si

2. Dra.Nuraeni Tahir, MM

3. Dr. A. Jam’an, SE, M.Si

Adapun Tim Project Implementation Unit (PIU) PS Pendidikan Dokter Unismuh sesuai dengan SK No. 132/KEP/II.3.AU/C/2011 dalah sebagi berikut :

Direktur Eksekutif : Ir. A. Ifayani Haanurat, MM

(2)

Page 10

- Bendahara Pengeluaran : Nurlina, SE

- Unit Akuntansi : A. Tenri Syahriani, S.Pd

- Unit Administrasi : Hariani M, SE

Koord. Pengadaan : Dr. A. Jam’an, SE, M.Si

- Staf Pengadaan : 1. dr. Sabriani

2. Sahabuddin Nanda, SE 3. Evi A, AM.Kep

Koord Program : dr. Ummu Kalzum M.

- PIC 1 Peningkatan Kapasitas Manajemen Institusional :

1. dr. Husaemah Syam, SpA 2. dr. Nurmila

3. Abd. Gafur, SE - PIC 2 Peningkatan Kualitas Input Mahasiswa Baru :

1. dr, Fitriani Mangerangi, Sp.PK 2. dr. Dara Ugi

3. dr. Irda Ratajang

- PIC 3 Peningkatan Implementasi KBK yang terintegrasi antara SKDI dengan Visi dan Misi PSPD Unismuh :

1. dr. Wiwiek Dewiyanti Habar, SP. KK 2. dr. A. Tenri Padad

3. dr. Samsani - PIC-4 Pengembangan Sistem Assesment :

1. dr. Ilyas, Sp.PD. Sp.P 2. dr. Nelly

3. dr. Nurfaidah

Untuk gambar Struktur Organisasi Unit Implementasi Proyek dapat dilihat pada skema dibawah ini.

(3)

Page 11

STRUKTUR ORGANISASI UNIT IMPLEMENTASI PROYEK FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR Pembina

Ketua BPH

Penanggung Jawab (Rektor)

Bidang Adm. & Keuangan Pembantu Rektor 2

Tim Monev BPP PHK-PKPD (Direktur SDK)

Direktur Unit Pelaksana Proyek Pembantu Rektor 1

Bagian Pengadaan PT (Panitia Pengadaan)

Staf Adm. & Keuangan PT

Ketua Pelaksana Program Dekan

Direktur Eksekutif

Koord. Program Koord. Tim Pengadaan Koord. Adm, Keuangan & BPP

PIC - Bendahara Pengeluaran - Unit Akuntansi - Unit Administrasi Staf Pengadaan

PIU-FK

PIC _PICPIC Tim Monev _{Tim Monev}

(4)

Page 12

B. Mekanisme Kerja

Selama ini pelaksanaan kegiatan pada Hpeq project dibedakan dalam beberapa jenis yakni :

a. In House Training b. Work Shop

c. Short Course (kusrus singkat) d. Non Degree Training (Magang) e. Pengadaan

Namun secara umum mekanisme kerja setiap kegiatan hampir sama yakni sebagai berikut :

Penjelasan gambar :

1. Rapat persiapan kegiatan biasanya meliputi : 2. Persiapan kegiatan biasanya meliputi persiapan

- Berkas kegiatan (surat-surat, materi,absensi, ) 3. Pelaksanaan Kegiatan

4. Evaluasi Kegiatan adalah review kembali terhadap kegiatan yang telah dilaksanaka, meliputi :

a. Kegiatan

- Hasil (output) kegiatan

- Hambatan dalam pelaksanaan kegitan - Kelengkapan berkas b. Keuangan 5. Pelaporan Kegiatan Rapat Persiapan Kegiatan Persiapan kegiatan pelaksanaan Kegiatan evaluasi kegiatan Pelaporan kegiatan

(5)

Page 13

Untuk mekanisme kerja per kegiatan secara khusus adalah sebagai berikut : Aktivitas 1 : Peningkatan Kapasitas Manajemen Institusional Program Studi

Menjadi Fakultas yang Terakreditasi

Sub-Aktivitas 2: Peningkatan Kualitas Pelayanan Administrasi Akademik

Setelah pada tahun pertama dilakukan kegiatan Studi Kebijakan untuk mengidentifikasi sumber daya IT yang telah dimiliki oleh PS Pendidikan Dokter Unismuh, dilanjutkan dengan kegiatan studi banding di beberapa institusi yang memiliki kualifikasi yang baik dalam bidang Informasi Teknologi. Hasil studi kebijakan berupa Blueprint tentang rencana pengembangan Informasi Akademik yang akan diimplementasikan di PSPD Unismuh. Selanjutnya dilakukan pengembangan Sistem Informasi Akademik berupa software dan hardware pendukung aktivitas. Selain itu, diperlukan pengumpulan data-data akademik yang sangat banyak dan terdistribusi pada berbagai unit. Kemudian dilakukan integrasi data Sistem Informasi Akademik. Pada tahap ini dilakukan pembuatan sistem interkoneksi dengan unit-unit lain, seperti tata usaha, pihak universitas, perpustakaan, dan laboratorium.

Kemudian pada tahun kedua akan dilakukan re-strukturisasi sistem jaringan komputer di unit-unit/bagian PS Pendidikan Dokter Unismuh tersebut. Re-strukturisasi ini merenovasi seluruh infrastruktur server dan konfigurasi pusat jaringan komputer sehingga tercipta integrasi dan koneksi antar unit terkait, sehingga tercapai pemerataan dan pengembangan sistem informasi antar unit yang lebih terstruktur. Sebelum sistem ini digunakan secara formal perlu dilakukan edukasi terlebih dahulu kepada semua pengguna. Sosialisasi akan dilakukan oleh unit pengelolaan sumber daya terkait.

Sumber daya informasi akademik dan administrasi telah dikelola oleh PS Pendidikan Dokter Unismuh secara internal, yang telah menerapkan manual dan komputerisasi, tapi masih belum berbasis online. Untuk beralih dari pengolahan data secara manual ke sistem online memerlukan dukungan tenaga ahli dibidang pengolahan data. Rancangan program ini dibuat dengan tujuan melakukan pengembangan tenaga pendukung dibidang pengolahan data online.

(6)

Page 14

Sub-Aktivitas 3 : Peningkatan Kualitas Jaminan Mutu

Pada tahun pertama dilakukan pengembangan standar mutu dan sasaran mutu berbasis pada kapabilitas internal yang telah melalui proses evaluasi diri. Kemudian pada tahun kedua dilakukan pengembangan standar mutu dilakukan dengan cara meningkatkan kualifikasi anggota tim penjaminan mutu PS Pendidikan Dokter Unismuh dan pengembangan dokumen sistem manajemen mutu.

Aktivitas 2 : Peningkatan Kualitas Input Mahasiswa baru Sub-Aktivitas 2: Standarisasi Penerimaan Mahasiswa Baru

Setelah tahun pertama dilakukan pengembangan sistem penerimaan Mahasiswa Baru melalui Studi Kebijakan dan pengembangan sistem penerimaan, dilakukan pula pengembangan instrument seleksi berupa pengadaan peralatan penunjang program. Kemudian pada tahun kedua ini akan dilakukan penguatan dari kegiatan sebelumnya dengan melakukan pengembangan program penerimaan. Dari kegiatan ini diharapkan pada akhirnya, diharapkan akan tersusun sebuah standar penilaian bagi calon mahasiswa PS Pendidikan Dokter Unismuh yang sama dengan standar penilaian universitas negeri. Tiap akhir tahun akan dilakukan evaluasi terhadap hasil implementasi sistem dan instrument seleksi tersebut sehingga diperoleh standar yang tiap tahun akan semakin baik.

Aktivitas 3 : Pengembangan implementasi KBK yang terintegasi antara SKDI dengan visi dan misi PSPD Unismuh

Sub-Aktivitas 1 : Pengembangan Kurikulum Makro dan Meso di PSPD Unismuh Untuk menghasilkan lulusan dokter yang terstandar kompetensi dokter dan berahlak, beretika serta bermoral islami maka tahun kedua akan dilakukan review kurikulum dan mengembangkan struktur kurikulum yang terintegrasi SKDI dengan visi misi PSPD. Kegiatan ini dilakukan sebagai penguatan dari kegiatan pada tahun pertama yaitu studi kebijakan untuk menetapkan suatu kebijakan mendasar tentang rancangan kurikulum Makro. Kegiatan ini dilakukan dengan berbagai studi banding ke beberapa

(7)

Page 15

Fakultas Kedokteran Muhammadiyah dan Universitas lain yang telah memiliki perkembangan yang pesat dalam implementasi kurikulum KBK.

Sub-Aktivitas 2 : Pengembangan Kurikulum Mikro di PSPD Unismuh

Pendidikan profesi PSPD Unismuh akan dimulai pada tahun 2012 oleh karena itu PSPD mulai membenahi kurikulum profesi. Untuk menunjang semua kegiatan kepaniteraan klinik maka dilakukan lokakarya pembuatan logbook dan pembimbing klinik. Kemudian dilakukan juga pemberian hibah pengajaran yang diharapkan menghasilkan silabi dan modul blok.

Sub-Aktivitas 3 : Peningkatan Implementasi KBK

Perpustakaan merupakan sarana penunjang kegiatan belajar mengajar. Keberadaannya mampu menjadi resource center yang sangat penting dalam pembelajaran mandiri. Demi peningkatan pelayanan sebagai resource center, pada tahun kedua akan dilakukan program peningkatan kualitas perpustakaan program studi.

Keterampilan klinik adalah sebuah pembelajaran yang melibatkan unsur knowledge, attitude dan psikomotorik, dengan proporsi terbesar pada aspek psikomotorik. Untuk dapat menghasilkan dokter yang memiliki skill dan persiapan menghadapi program internship maka diupayakan pengembangan dan penguatan sistem pembelajaran keterampilan klinik melalui kegiatan-kegiatan berupa : (1) Peningkatan kuantitas dan kualitas instruktur/dosen-dosen pembimbing keterampilan klinik (2) Pengembangan media pembelajaran keterampilan klinik (3) Penguatan metode Early Clinical Exposure.

Secara garis besar PSPD Unismuh membagi laboratorium dasar menjadi dua yakni laboratorium anatomi dan laboratorium terpadu. Laboratorium terpadu digunakan untuk praktikum ilmu dasar kedokteran seperti fisiologi, biokimia, histologi, farmakologi, mikrobiologi, parasitologi, patologi klinik, patologi anatomi dan ilmu gizi. Dalam rangka peningkatan dan pengembangan laboratorium maka akan dilakukan kegiatan-kegiatan berupa : (1) Peningkatan mutu layanan laboratorium (2) Pengembangan kualitas pembelajaran berbasis laboratorium.

(8)

Page 16

Peningkatan kualitas pembelajaran ini dilakukan dengan meningkatkan kualitas pengajar atau dosen. Bentuk kegiatan ini berupa pemberian beasiswa pendidikan ke jenjang S2 dan S3 Kegiatan ini dimulai tahun 2011, dengan sebaran sbb:

a. Untuk pendidikan jenjang S2 sebanyak 6 orang pada Program Studi Biomedik

b. Untuk pendidikan jenjang S2 sebanyak 1 orang pada Program Studi Pendidikan Kedokteran

c. Pendidikan dokter spesialis sebanyak 4 orang ( biaya PPDS DIKTI)

Sub-Aktivitas 4 : Evaluasi Kurikulum

Kurikulum yang telah dikembangkan dan diimplementasikan perlu dievaluasi. Evaluasi kurikulum merupakan bagian dari sistem jaminan mutu yang harus dikembangkan di setiap Universitas. Evaluasi program bertujuan untuk menjamin akuntabilitas dan mutu institusi serta merupakan wujud pertanggung jawaban intstitusi terhadap stakeholder. Untuk institusi pendidikan kedokteran PSPD Unismuh, evaluasi yang dilakukan berhubungan dengan evaluasi pelaksanaan kurikulum dari sistem manajemen pelaksanaan pendidikan. Evalusi ini akan dilakukan setiap akhir tahun untuk mengevaluasi implementasi pelaksanaan kurikulum di PSPD Unismuh.

Aktivitas 4 : Pengembangan Kualitas Assesment

Sub-Aktivitas 2 : Pengembangan Instrument Assessment

Dalam hal pengembangan instrument assessment akan diupayakan pembentukan dosen-dosen yang handal dalam pembuatan soal-soal terintegrasi dan review soal melalui berbagai pelatihan/training.

Salah satu metode UKDI nantinya adalah evaluasi keterampilan klinik dengan metode OSCE, sehingga peningkatan dan penguatan sistem assessment keterampilan klinik lebih diarahkan kepada metode evaluasi berupa OSCE. Demi tujuan tersebut maka kegiatan yang dilakukan berupa : (1) Peningkatan profesionalitas Instruktur sebagai penguji OSCE (2) Pengembangan kualitas metode OSCE. Peningkatan profesionalitas instruktur sebagai penguji OSCE dapat berupa pelatihan bagi instruktur penguji OSCE.

(9)

Page 17

Untuk mengembangkan kualitas metode OSCE dilakukan peningkatan perangkat penunjang OSCE seperti pelatihan pelatih untuk pasien simulasi serta pembuatan instrument assessment OSCE.

Sub-Aktivitas 3: Implementasi Sistem Assessment

Masalah-masalah yang muncul dan dihadapi oleh Dosen PSPD Unismuh dalam implementasi sistem assessment ialah kesulitan dalam membuat/penyajian soal yang bervarisi dengan kualitas yang baik, lambat dalam pembuatan/penyajian soal (membutuhkan waktu yang lama), serta kurang mendapatkan alternatif-alternatif atau pilihan-pilihan soal. Sehingga direncanakan untuk membentuk suatu sistem Bank soal yang berisi soal-soal terintegrasi yang diperoleh dari hasil review soal sebelumnya.

C. Pengembangan Kapasitas Pengelola Program

Pengelolaan Program PHK-PKPD harus dikelola dengan sebaik mungkin agar mencapai hasil yang maksimal. Untuk mencapai hal tersebut pimpinan universitas membuat agenda pertemuan agar pengelola program dapat mengetahui secara mendalam capaian indikator dari setiap aktivitas yang dilaksanakan.

Mengikutsertakan pengelola dalam setiap kegiatan yang menunjang peningkatan pengelolaan program, seperti Workshop maupun seminar yang dilaksanakan baik dari pihak universitas maupun pihak ekternal.

D. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program a. Sistem pengelolaan program

Sebelum program berjalan dilakukan perencanaan teknis dengan melibatkan organisasi pelaksana di tingkat institusi, unit pelaksana aktivitas, dan unit kerja internal yang akan dilibatkan. Rapat perencanaan implementasi program ini akan dilakukan secara bertahap, tahap pertama perencanaan yang akan dilakukan antara organisasi pelaksana di tingkat institusi dan unit pelaksana aktivitas untuk mengkaji

(10)

Page 18

kembali logical framework program yang akan di rinci lagi ke dalam perencanaan teknis meliputi penyusunan :

(1) breakdown operasional program yang akan dibagi dalam perencanan operasional 1 (satu) bulanan, 3 (tiga) bulanan, dan 6 (enam) bulanan

(2) Menyusun rencana kebijakan dan mekanisme pencairan anggaran biaya operasional,

(3) Menyusun model koordinasi, monitoring dan evaluasi program.

Hasil perencanaan ini akan dibawa pada rapat perencanaan tahap kedua dengan melibatkan unit internal yang terkait dalam setiap aktivitas. Materi yang akan disampaikan dalam rapat koordinasi ini meliputi logical framework program,

breakdown operasional program, koordinasi, dan monitoring evaluasi program.

Untuk menjamin program berjalan efektif dan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat maka model kooroinasi adalah sebagai berikut; unit pelaksana aktivitas program akan melibatkan unit kerja internal lain yang relevan dengan aktivitas program. Proses pelaksanaan menjadi tanggung jawab dari unit pelaksana aktivitas termasuk kewenangan untuk mengambil inisiatif terhadap persoalan-persoalan teknis yang dihadapi, pilihan terhadap strategi yang digunakan dalam menyelesaikan persoalan tersebut, sedangkan persoalan-persoalan yang terkait substansi program akan dikoordinasikan dengan organisasi pelaksana tingkat institusi (Pembantu Rektor) sesuai dengan ruang lingkup persoalan yang dihadapi. Penetapan arah dan kebijakan program menjadi wewenang sepenuhnya dari pimpinan institusi berdasarkan hasil temuan-temuan di lapangan.

Demikian halnya model pelaporan dilakukan secara bertahap dan berjenjang yaitu :

a. 3 (tiga) bulanan berisi tentang capaian teknis pelaksanaan aktivitas program, laporan setiap

b. 6 (enam) bulanan berisi tentang capaian kinerja aktivitas program, dan laporan tahunan berisi tentang capaian kinerja program secara

(11)

Page 19

menyeluruh dari seluruh aktivitas berikut output dan outcome. Unit internal akan melaporkan aktivitas program kepada koordinator tingkat institusi dan koordinator institusi akan melaporkan kepada pimpinan universitas selaku penanggung jawab program. Dari pelaporan ini kemudian dapat di identifikasi persoalan-persoalan strategis dan siapa yang berkewenangan untuk menyelesaikan sesuai dengan proposi yang telah dibahas di atas.

b. Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

Pengadaan barang atau jasa dari dana hibah PHK-PKPD ini akan mengacu pada aturan yang telah ditetapkan pemerintah c.q. Kepres No. 54 tahun 2010 dan Guidelines World Bank. Agar barang atau jasa yang diadakan tepat sasaran, maka pihak yang' menguasai secara teknis barang atau jasa yang akan diadakan akan dilibatkan dalam panitia pengadaan. Dalam hal barang atau jasa untuk menunjang kegiatan akademik, maka staf pengajar dari program studi terkait akan dilibatkan dalam kepanitiaan. Barang yang diadakan, terutama yang berupa peralatan dan instrumen, akan disertai jaminan berfungsi dengan baik, dapat digunakan oleh calon pengguna, dan tidak mengalami kekurangan asesori maupun bagian penting untuk beroperasinya peralatan tersebut. Penginventarisasian barang yang diadakan akan mengacu pada sistem akuntansi barang sesuai dengan ketentuan Pemerintah dan sesuai yang ada di Proposal mengenai Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa.

c. Prosedur Pengelolaan dan Pelaporan Keuangan

Pengelolaan keuangan program menjadi tanggung jawab Bidang Administrasi dan Keuangan. Keseluruhan dana program akan masuk ke dalam rekening PHK-PKPD Unismuh Makassar dan dikelola sesuai rencana anggaran operasional yang telah disusun dalam rapat perencanaan program. Mekanisme pembiayaan operasional program berdasarkan pengajuan dari masing-masing unit pelaksana program yang berada di bawah koordinasi Pembantu Rektor kepada

(12)

Page 20

Bidang Keuangan institusi. Mekanisme pengusulan pembiayaan kegiatan adalah sebagai berikut;

I. unit pelaksana kegiatan mengajukan usulan pembiayaan kegiatan kepada Pembantu Rektor II yang terlebih dahulu diverifikasi oleh penanggung jawab kegiatan.

II. Usulan anggaran tersebut kemudian di otorisasi oleh Pembantu Rektor

II dan Direktur Dit. Sumber Daya dan Keuangan (SDK) institusi yang disesuaikan dengan perencanaan program dan rencana anggaran biaya dari masing-masing unit.

III. Setelah mendapatkan otorisasi ini kemudian dana dapat dicairkan.

Dana hibah PHK-PKPD bersumber dari Bank Dunia, sehingga sistem pengelolaan (pembukuan, pembelajaan) serta sistem pelaporan pemanfaatan dana tersebut akan mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku antara lain UU No 17 Tahun 2003 dan UU No 1 Tahun 2004, serta Peraturan Menteri Keuangan RI yang menyangkut SAI dan SABMN yaitu (1) Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor: 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara, (2) Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 59/PMK.06/2005 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. Selanjutnya, pembukuan keuangan akan mengkaji pada sistem akuntansi instansi pemerintah (SAI) dengan Laporan Keuangan bulanan dan tahunan yang akan dilaksanakan sesuai format yang telah ditetapkan.

Pengajuan

Anggaran

Otorisasi

Aggaran

Pencairan

dana

(13)

Page 21

E. Hambatan dan Kendala Yang Dihadapi

Dalam pelaksanaan program dalam tahun pertama PHK-PKPD 2012 ini terdapat beberapa kendala namun tidak membuat program yang telah direncanakan terhenti. untuk beberapa aktivitas mengalami re-scheduling, berikut adalah hambatan dan kiat yang dihadapi sampai dengan 31 Juli 2012 sebagai berikut :

a) Hambatannya yang dihadapi adalah Overlapping tugas SDM selain menjadi PIC kegiatan juga adalah menjalankan study S2 yang juga di programkan oleh HPEQ.

Berdasarkan masukan team reviewer HPEQ yang berkunjung ke Unismuh Makassar pada, maka dekan selaku ketua pelaksana mengambil kebijakan dengan melakukan penambahan SDM pada struktur organisasi, jadi SDM yang sedang study lanjut ke S2 di back up oleh SDM/dosen lainnya

b) Kegiatan Fakultas dari awal sampai pertengahan tahun sangat padat dan menyedot banyak SDM dalam pelaksanaannya seperti akreditasi fakultas, Pertemuan Nasional APKKM, Pembimbingan persiapan akreditasi Rumah Sakit Pendidikan, dan kegiatan rutin pengajaran dimana Fakultas sudah mengambil alih kegiatan tutorial dan CSL dari fakultas mitra.

Dengan keterbatasan SDM dan kegiatan yang padat, maka dekan selaku ketua pelaksana mengambil kebijakan untuk mempercepat keaktifan dari dosen-dosen baru yang diterima oleh Fakultas untuk membantu dalam melaksanakan kegiatan/event yang dijadwalkan oleh FK Unismuh.

c) Untuk proses pengadaan barang di 2013 yang mengalami kendala dalam pengimplementasiannya yakni paket pengadaan peralatan IT dimana harus dilakukan lelang untuk kedua kalinya akibat tidak adanya pendaftar yang memasukkan penawaran.

Kiat yang diambil terhadap kendala yang dihadapi adalah dengan proaktif untuk mencari data alasan ketidakikutsertaan pendaftar dalam proses penawaran. Selain itu pemberitaan lelang pengadan paket peralatan IT

(14)

Page 22

dimasukkan dalam koran lokal dan nasional serta website fakultas untuk memaksimalkan informasi pengadaan tersebut.