REGULATORY COMPLIANCE DI INDUSTRI FARMASI

(1)

REGULATORY COMPLIANCE

DI INDUSTRI FARMASI

A. Retno Tyas Utami.

4 Januari 2014

What? Why?

HOW?

When ?

(2)

POKOK BAHASAN

• Pendahuluan (sistem pengawasan )

• Inspeksi CPOB Regulatori BADAN POM RI

• Maturity Industri Farmasi

• Summary Evaluasi CAPA Industri Farmasi

• Penyusunan CAPA

• Format Matriks Corrective and Preventive Action

(CAPA)

• Pelayanan Publik DitWasProd PT & PKRT terkait

CAPA

(3)

Sistem Pengawasan Obat dan Makanan

(SISPOM) 3 lapis

Pemerintah Pelaku Usaha Masyarakat

Fungsi regulatori terhadap produk, sarana dan standard Penyediaan Obat & Makanan Bermutu Perlindungan Diri & Keluarga dari

Obat dan Makanan yg

(4)

KERANGKA REGULATORI DALAM RANGKA MENJAMIN KHASIAT,

KEAMANAN DAN MUTU OBAT

Quality Assurance

4

Dokumentasi, Monitoring dan Evaluasi

Pengawasan Pre-Market (Evaluasi dalam proses pemberian NIE) Elemen Regulatori (fungsi yg komprehensif termasuk inspeksi recall, laboratorium pusat & propinsi)

Elemen Teknik (Spesifikasi mutu, , GMP, GLP, GPP, GDP, GSP, GCP) Pengawasan Post-Market ( untuk jaminan mutu, keamanan dan kebenaran informasi produk)

Legislasi yang memadai dan penegakan hukum

JAMINAN KHASIAT, KEAMANAN DAN MUTU

(5)

INSPEKSI CPOB

(6)

GMP PHILOSOPHY

AVOID :

• Contamination

• Mix-up

• Cross contamination

• QRM

• Documentation

• Personel

(7)

 Pertama: jaminan konsistensi produksi yang

dapat menghasilkan produk dengan jaminan

mutu sepanjang ‘masa hidup’ produk tersebut,

 Kedua: adanya standar dan persyaratan

berdasarkan kajian risiko yang harus dipenuhi

mulai dari bahan awal, selama proses dan akhir

produksi serta sesudah dipasarkan, dan,

 Ketiga: adanya komitmen dan persamaan

persepsi dari semua pihak yang terkait, baik dari

sisi profesional dan pimpinan industri farmasi,

maupun dari sisi regulator.

(8)

Inspeksi Rutin

• Tipe fasilitas/Sertifikat CPOB yang dimiliki dan tingkat kekritisan

produk yang dibuat (kompleksitas pabrik, proses dan produk)

 Riwayat industri (profil defisiensi dari inspeksi terakhir, jumlah defisiensi mayor dan kritikal) a.l:

 Riwayat dan trend produk recall;  Riwayat keluhan/kasus;

 Tindak lanjut atau sanksi yang

diberikan dan respon yang diberikan

 Aktivitas industri:

 Fasilitas digunakan juga untuk produksi produk nonfarmasi;  Menerima kontrak

manufaktur; Produksi

menggunakan zat aktif yang bersifat toksik, potensi tinggi, berbahaya dan sensitif

(hormon,

betalaktam, sefalosporin dll.)

1. Inspeksi

Badan

POM

RI

direncanakan

dan

dilaksanakan

berdasarkan Quality Risk Management dengan perhitungan dan

pembobotan faktor risiko yang dimiliki oleh industri farmasi.

2. Parameter/risiko yang dipertimbangkan dalam persiapan program

inspeksi tahunan, antara lain:

(9)

Penyimpangan yang sering ditemukan

(1):

Penyimpangan Bets, a.l:

• Penyimpangan dari prosedur pengolahan induk;

• Penyimpangan terhadap

prosedur pengemasan induk; • Memenuhi spesifikasi dalam

proses, produk antara, produk ruahan maupun obat jadi.

Penyimpangan non Bets, a.l:

• Sarana penunjang misalnya sistem tata udara, listrik, uap air, dll; • Penyimpangan hasil pemantauan lingkungan; • Penyimpangan terhadap Protap. Tes / Uji :

Hasil Uji di Luar Spesifikasi terhadap hasil pemeriksaan produk

(10)

Penyimpangan yang sering ditemukan

(2):

• Penanganan bahan dan kapasitas gudang tidak memandai

• Program Audit Internal dan Audit Eksternal (Supplier) tidak

memadai

• Program Kalibrasi, Kualifikasi dan Validasi tidak berjalan dengan baik

• Pengendalian terhadap kondisi yang berpotensi kontaminasi, kontaminasi silang dan mix up tidak memadai

• Kegiatan rutin pembuatan,

pengemasan dan pengujian tidak sesuai dengan dossier registrasi

• Ketersediaan reference standard laboratorium tidak lengkap

• Pengujian produk akhir tidak dilakukan untuk setiap zat aktif • Pelulusan produk jadi tidak

memadai

• On site Assessment thd data registrasi

– Data yang ditemukan onsite tidak sesuai dengan data yang disampaikan kepada Direktorat Penilaian

– Bukti fisik produk yang sedang diregistrasi tidak ada atau tidak lengkap

– Data dossier lengkap akan tetapi raw data pelaksanaan pengujian terhadap produk tidak lengkap

(11)

Penyimpangan terkait HULS

Pengendalian Perubahan

Penanganan Penyimpangan

• Tidak menerapkan change

control terhadap perubahan

yang dilakukan, antara lain

perubahan terhadap:

– bahan baku, bahan pembantu dan bahan kemas primer

– formulasi

– prosedur produksi

• Belum dilakukan identifikasi penyimpangan apa saja yang berpengaruh terhadap produk • Personil tidak memahami

penyimpangan seperti apa saja yang perlu dilaporkan

• Penyimpangan tidak selalu dilaporkan dan ditangani segera

• Tidak selalu dievaluasi dan diinvestigasi maupun dikaji secara komprehensif untuk mencari akar permasalahan

terhadap penyimpangan selama proses produksi dan obat TMS di pasaran

• Penyimpangan non-bets (suhu, kelembaban, sistem tata udara, pemantauan lingkungan) tidak selalu diperhatikan

(12)

FREKUENSI INSPEKSI RUTIN

Standar:

Dalam waktu masa berlaku sertifikat

sekurang-kurangnya pernah diinspeksi 2 kali

FAKTOR-FAKTOR RISIKO

RATING RISIKO

Rekomendasi frekuensi inspeksi rutin ke site pabrik

MANAJEMEN RISIKO

(13)

Tindak Lanjut Inspeksi CPOB

• Tindak lanjut

berdasarkan

jumlah

temuan

kritikal dan

mayor

Dahulu – Saat ini

MANAJEMEN RISIKO Kritikal

tindakan pengamanan segera dapat diambil dan

inpeksi kembali dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan

Kritikal karena temuan berulang & Mayor

tergantung kepada risk assessment akan diikuti dengan inspeksi kembali dalam kurun waktu 6-12 bulan

Minor

Merupakan temuan yang tidak dikategorikan sebagai incompliance terhadap CPOB

Tindak lanjut lebih jauh akan diambil jika hasil dari follow up inspection masih menunjukkan ketidakpatuhan terhadap persyaratan CPOB

(14)

MATURITY INDUSTRI

(15)

Maturity of GMP Attitude and

Compliance

1. PATHOLOGICAL

We haven’t ever been caught, so we must be doing pretty good

2. REACTIVE

Compliance is important, so we do a lot every time we have a problem

3. CALCULATIVE

We have systems in place to manage most compliance risks

4. PROACTIVE

We work sensibly on the problems that we still find

5. GENERATIVE

Compliance is just part of how we do business here

Increasingly Trustful

Increasingly Informed

(16)

Pertanyaan Pemenuhan Persyaratan CPOB sebagai Indikator Kematangan Sikap CPOB

• Patologis

– Tindakan paling minimum apa yang harus kita ambil sehingga setidaknya kita masih bisa bertahan dari inspeksi BPOM dan bisa menjual produk kita?

– Bagaimana cara kita menyembunyikan ini dari inspektur BPOM karena kita tak akan sanggup menerima konsekuensi bila ini diketahui?

– Apa yang dilakukan oleh IF lainnya? – Jika sebelumnya tidak bermasalah,

kenapa kita harus merubahnya sekarang?

– Tidak ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI

• Generatif

– Kita memperbaiki dan mencegah (CAPA) – Bagaimana kita dapat memastikan

kualitas produk (QMS)

– Apakah asumsi dalam model risiko saya tepat? (QRS)

– Apakah kita menempatkan sumber daya yang tepat dan memadai untuk secara efektif melakukan monitoring dan menghilangkan risiko untuk

meningkatkan sistem yang kita miliki? ( MAI)

– Pelajaran apa yang dapat kita ambil dari risk assessment terakhir; apakah asumsi yang diambil perlu diupdate? Bagaimana kita dapat melakukan continuous

improvement?

(17)

SUMMARY EVALUASI

DOKUMEN CAPA

(18)

CAPA

(Corrective Action and Preventive

Action)

(19)

Contoh GAP dalam

EVALUASI CAPA

(20)

Persyaratan

Butir persyaratan yang dicantumkan

tidak relevan dengan temuan.

(21)

Root Cause Analysis

Root Cause Analysis hanya berupa pengulangan

dari temuan dan bukan analisis dan investigasi

untuk mencari root cause.

Tidak ada/tidak melakukan root cause analysis.

• Misal: penyebab terjadinya suatu temuan selalu

dibebankan pada personil dan CAPA berupa pelatihan

terhadap personil

(22)

Corrective and Preventive Action

(CAPA)

Tindakan perbaikan tidak memperbaiki sampai ke akar masalah, sehinga potensial terjadi penyimpangan yang sama di tempat sama atau berbeda.

Perbaikan hanya sampai pada tahap correction dan belum sampai pada corrective action & preventive action untuk mencegah berulang kembalinya temuan.

• Misal: seringkali perbaikan terhadap suatu temuan hanya berupa koreksi suatu kesalahan yang terjadi kemudian dinyatakan closed. Penerapan tindakan pencegahan agar tidak terjadi hal serupa di kemudian hari tidak selalu dipertimbangkan.

Langkah perbaikan yang diambil tidak efektif karena root cause terjadinya temuan seringkali langsung disimpulkan tanpa ada investigasi terhadapnya.

• Misal: berangkat dari asumsi-asumsi yang mungkin, industri farmasi langsung melakukan tindakan perbaikan.

Langkah perbaikan tidak sistematis yaitu tidak menjabarkan tahap-tahap pekerjaan yang akan ditempuh untuk melakukan perbaikan.

(23)

Batas Waktu Penyelesaian (Timeline)

Batas waktu untuk tiap-tiap tahap pekerjaan perbaikan tidak dicantumkan.

• Seringkali suatu perbaikan dilakukan melalui tahap-tahap tertentu yang harus ditempuh namun batas waktu penyelesaian untuk tiap tahap ini tidak ditetapkan, misal: untuk renovasi ruangan yang mengubah kelas kebersihan, a.l. melalui tahapan CC, renovasi bangunan, renovasi HVAC & kualifikasi namun tidak ditantumkan time line untuk tiap tahapan tersebut.

Tidak reasonable karena terlalu lama.

• Perbaikan yang dapat dilakukan dengan segera tanpa memerlukan waktu yang lama (tidak terkait investasi dan pembangunan atau pengembangan suatu sistem) tidak segera dilakukan, misal: untuk perubahan SOP yang tidak memerlukan studi terlebih dahulu namun ditetapkan timeline 6 bulan.

Tidak logis karena alokasi pengerjaan perbaikan tidak mencukupi (sempit).

• Pengerjaan perbaikan dilakukan dengan tergesa-gesa sehingga tidak mempertimbangkan alokasi waktu yang diperlukan untuk melakukan langkah-langkah perbaikan yang perlu ditempuh, misal renovasi HVAC 2 minggu padahal harus melalui tahapan pemasangan & kualifikasi.

(24)

Bukti Perbaikan CAPA

Bukti perbaikan sulit atau tidak

dapat dievaluasi oleh evaluator.

• bukti perbaikan dalam suatu dokumen

tidak cross reference dengan temuan dll.

Bukti perbaikan tidak

dilampirkan.

(25)

BAGAIMANA

MENYUSUN CAPA

YANG BAIK ?

(26)

Langkah Penyusunan CAPA

Investigasi

Susun rencana investigasi

Evaluasi

Hitung luas masalah dan dampaknya Identifikasi Tetapkan masalah secara jelas Analisis Lakukan analisis secara seksama Rencana Tindakan

Susun daftar tindakan yang dilakukan

Implementasi

Laksanakan tindakan yang ditetapkan

Tindak Lanjut

Verifikasi dan nilai efektivitasnya 1 4 5 3 2 7 6

(27)

1. Identifikasi --

Penjelasan masalah

• _{Deskripsi masalah - singkat tapi lengkap.}

• Deskripsi harus memuat informasi yang

cukup agar masalah (spesifik) yang

diuraikan mudah dimengerti.

(28)

1. Identifikasi -- Bukti

• Daftar informasi spesifik, dokumen2,

atau data tersedia yang menunjukkan

bahwa masalah benar - benar ada.

(29)

2. Evaluasi

• Situasi harus dievaluasi untuk menentukan

1) tindakan yang perlu diambil

2) tingkat penindakan yang dibutuhkan.

• Suatu evaluasi harus mencakup :

–

Dampak potensial dari masalah.

–

Risiko terhadap perusahaan atau pelanggan

–

Tindakan perbaikan (segera) yang mungkin

(30)

2. Evaluasi--

Dampak potensial

• _{Tentukan dan dokumentasikan secara}

spesifik mengapa masalah menjadi

perhatian kita dan kemungkinan

dampaknya terhadap perusahaan

dan/atau pelanggan.

–

Kemungkinan dampak terhadap biaya, fungsi,

mutu produk, keamanan, kehandalan, dan/atau

kepuasan pelanggan

.

(31)

2. Evaluasi --

Risiko

• Berdasarkan hasil evaluasi dampak, adakan

penilaian keseriusan masalah.

• Tingkat risiko terkait dengan masalah akan

mempengaruhi tindakan yang akan diambil dan

prioritasi yang diberikan terhadap situasi

(32)

2. Evaluasi --

Tindakan perbaikan (segera)

• Dampak potensial dan pertimbangan/penilaian

risiko mungkin mengindikasikan perlunya

pengambilan tindakan segera untuk memperbaiki

situasi sampai suatu solusi akhir dapat dilaksanakan.

• Dalam kasus tertentu tindakan perbaikan (segera)

mungkin sudah memadai. Bila demikian halnya, CAPA

dapat diakhiri (‘closed’) setelah mendokumentasikan

pertimbangan terhadap keputusan ini dan tindakan

lanjut untuk menyelesaikan masalah.

(33)

3. Investigasi --

strategi

• Tulis instruksi khusus untuk menentukan

kontributor dan akar penyebab masalah.

• Prosedur ini mengarahkan pengkajian

komprehensif dari semua kemungkinan situasi

yang terkait dengan masalah dan harus

mempertimbangkan :

- peralatan

- Material

- personalia

-

- Prosedur

- Rancangan / desain

-

- Pelatihan

(34)

4. Analisis --

Analisis akar penyebab problema

• _{Gunakan data untuk melengkapi analisis}

akar penyebab problema

• Ini melibatkan pencarian penyebab

problema yang aktual daripada hanya

menangani ‘symptom’.

• Menemukan penyebab utama problema

esensial untuk menentukan CA dan/atau

PA yang tepat.

(35)

5. Rencana Tindakan (‘Action’)

• Dengan menggunakan hasil analisis, metode terbaik

untuk memperbaiki situasi (atau mencegah terjadinya

pengulangan situasi di kemudian hari) dapat

ditentukan.

• Semua tugas/pekerjaan yang perlu dieksekusi

diidentifikasi dan dimasukkan ke dalam Rencana

Tindakan.

• Rencana tersebut mencakup perubahan yang harus

dilakukan dan menetapkan penanggung-jawab /

pelaksana kerja.

(36)

5. Rencana Tindakan

• Daftar semua aktivitas dan pekerjaan yang harus

dilakukan untuk memperbaiki masalah yang ada

atau mengeliminasi masalah potensial, dan

mencegah terulangnya masalah.

• Sangat penting untuk mengidentifikasi semua

tindakan yang diperlukan dan bahwa tindakan

tersebut sudah memperhatikan tiap kemungkinan

penyebab masalah dan situasi yang diakibatkan

oleh masalah tersebut.

(37)

5. Rencana Tindakan

-- perubahan

• Perubahan yang dibutuhkan untuk dokumentasi,

proses, prosedur, atau modifikasi sistem hendaklah

diuraikan.

• Perubahan harus dirinci secukupnya sehingga jelas

dimengerti apa yang harus dikerjakan dan apa saja

hasil perubahan yang didapat.

(38)

5. Rencana Tindakan --

Pelatihan (Training)

• Pelatihan karyawan merupakan bagian esensial

dari tiap perubahan yang dilakukan sehingga harus

dijadikan bagian dari Rencana Tindakan.

• Agar menjadi efektif, semua modifikasi dan

perubahan yang dilakukan harus dikomunikasikan

ke tiap orang, departemen, pemasok, d.l.l yang

terkait atau yang bakal terkena dampak perubahan

tersebut.

(39)

6. Tindakan Implementasi

• _{Rencana Tindakan yang telah disusun}

dieksekusi. Semua pekerjaan dan aktivitas

yang telah diidentifikasi dituntaskan.

• Buat rangkuman/ringkasan tindakan yang

dilakukan. Semua modifikasi terhadap

(40)

7. Tindak lanjut

• Evaluasi terhadap tindakan yang diambil merupakan

salah satu langkah yang paling fundamental dalam

proses CAPA.

• Evaluasi ini tidak saja memverifikasi penyelesaian

(yang sukses) dari pekerjaan dan aktivitas yang

diidentifikasi, namun juga menilai ketepatan dan

efektivitas tindakan yang diambil.

(41)

Format Matriks CAPA

Nama Industri Farmasi :

Alamat :

Tujuan Inspeksi : Tanggal Inspeksi :

Keterangan:

1. Diisi dengan persyaratan yang harus dipenuhi sesuai Pedoman CPOB yang berlaku. 2. Hasil analisis akar permasalahan sesuai SOP Penanganan Penyimpangan

3. CAPA perlu dijelaskan secara terperinci langkah-langkah tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan. 4. Status diisi dengan sudah selesai atau dalam proses. Bila dalam proses, batas waktu penyelesaian diisi. 5. Batas waktu penyelesaian yang reasonable dan diisi untuk tiap langkah.

No. Temuan Persyaratan1 Root Cause

Analysis2 CAPA3 Status4

Batas waktu5

penyelesaian

Penanggung Jawab

(42)

PELAYANAN PUBLIK

DITWASPROD PT &

PKRT TERKAIT CAPA

(43)

Desk CAPA

• Desk CAPA dapat dilakukan di:

–Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT atau –Balai/Balai Besar POM

• Mekanisme pelaksanaan Desk CAPA:

–Berdasarkan hasil evaluasi CAPA oleh Badan POM maka industri farmasi dapat dipanggil untuk melaksanakan Desk CAPA di Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT

–Industri farmasi mengajukan diri (melakukan perjanjian) untuk dapat melaksanakan Desk CAPA.

–Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT merencanakan pelaksanaan Desk CAPA di Balai/Balai Besar POM.

• Tujuan Desk CAPA :

–Mempercepat pemahaman Industri Farmasi terhadap CAPA dan diskusi terkait regulatory advice untuk memenuhi persyaratan CPOB.

–Meningkatkan mutual understanding antara Badan POM dan Industri Farmasi.

(44)

Verifikasi CAPA

• _{Dilakukan di site terutama bila ada perbaikan}

fisik yang harus diverifikasi

(45)

IMPROVEMENT

(46)

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 8-INSPEKSI DIRI, AUDIT MUTU DAN AUDIT & PERSETUJUAN PEMASOK – Prinsip

“Tujuan inspeksi diri adalah untuk mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu industri farmasi memenuhi ketentuan CPOB. Program inspeksi diri

hendaklah dirancang untuk mendeteksi kelemahan dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan tindakan perbaikan yang diperlukan. Inspeksi diri hendaklah dilakukan secara independen dan rinci oleh petugas yang kompeten dari perusahaan

yang dapat mengevaluasi penerapan CPOB secara obyektif.

Inspeksi diri hendaklah dilakukan secara rutin dan, di samping itu, pada situasi khusus, misalnya dalam hal terjadi penarikan kembali obat jadi atau terjadi penolakan yang berulang. Semua saran untuk tindakan perbaikan supaya dilaksanakan. Prosedur

dan catatan inspeksi diri hendaklah didokumentasikan dan dibuat program tindak lanjut yang efektif. ”.

(47)

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 1-Manajemen Mutu Butir 1.6 s/d 1.7 dan Aneks 14 - Manajemen Risiko Mutu

“Sistem Pemastian Mutu didesain secara menyeluruh

dan diterapkan secara benar serta menginkorporasi

Cara Pembuatan Obat yang Baik termasuk

Pengawasan Mutu dan Manajemen Risiko Mutu”.

(48)

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab

1-Manajemen Mutu Butir 1.2.k)

“Sistem Pemastian Mutu yang benar dan tepat bagi

industri farmasi hendaklah memastikan bahwa

penyimpangan dilaporkan diselidiki dan dicatat”.

(49)

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 12-Kualifikasi dan Validasi Butir 12.46

“Hendaklah tersedia prosedur tertulis yang merinci langkah yang diambil jika ada usul perubahan terhadap bahan awal, komponen produk, peralatan proses, lingkungan

kerja (atau pabrik), metode produksi atau pengujian ataupun perubahan yang berpengaruh terhadap mutu atau reprodusibilitas proses. Prosedur pengendalian perubahan hendaklah memastikan bahwa data pendukung cukup untuk menunjukkan

bahwa proses yang diperbaiki akan menghasilkan suatu produk sesuai mutu yang diinginkan dan konsisten dengan spesifikasi yang telah ditetapkan”.

(50)