SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP
SURATPADA KANTOR KELURAHAN DESA
RANDUSARI KECAMATAN PAGERBARANG
KABUPATEN TEGAL BERBASIS DEKSTOP
Riyan Riyanto1, Joko Sarono2, Nur Kumala Dewi3
1
STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl. Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia
2STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl. Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia 3
STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl. Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia
1 riyantoriyan271@gmail.com 2jokosarono@stmikmj.ac.id 3 nurkumaladewi@stmikmj.ac.id Abstrak
Kantor Desan Randusari merupakan salah satu instansi pemerintahan di Kabupaten Tegal yang terletak di Desa Randusari Kecamatan Pagerbarang Kabupaten Tegal yang dalam aktivitas pengolahan arsip surat masih dilakukan secara manual. Ketika admin akan menginput data surat yang masuk dari instansi lain masih dilakukan manual dengan menualis dilockbook yang kurang efisien dan sering terjadinya pengandaan nomer surat serta kehilangan surat-surat dari instansi lain oleh karnanya perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat mempermudah dalam pengolahan data surat serta memberikan kemudahan admin dalam penginputan data surat. Dalam masalah ini perlunya solusi sebuah sistem pengarsipan data untuk memberikan kemudahan dalam pengolahan data. Metodelogi penelitian yang digunakan dalam membangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat yaitu menggunakan metode waterfall yang megacu pada metode SDLC (System Development Life Cycle), terdiri dari Requirement Definition, System and Software Design, Implementation and Unit Testing, Integration and System Testing. Hasil penelitian yang telah dilakukan menghsilkan sebuah Sistem Manajemen Arsip Surat Pada Kantor Kelurahan Desa Randusari Kecmatan Pagerbarag Kabupaten Tegal adalah sebagai bentuk upaya untuk meningkatkan efisiensi kerja dan mempermudah pegawai dalam kearsipkan data surat dengan baik serta memudakan dalam pencarian data surat yang masuk atau surat keluar sehingga dapat membantu petugas dalam pengarsipan surat serta pencetakan laporan.
Kata Kunci: sistem informasi, manajemen, arsip surat
1. PENDAHULUAN
Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan disegala aspek kehidupan, begitu pula arsip yang dahulunya merupakan arsip media kertas namun sekarang berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media baru. Dengan media elektronik akan memudahkan dalam pengolahan data dan penghematan dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan ini maka pada masa sekarang ini banyak instansi yang mengunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip. Oleh karenanya dalam proses pelayanan di Kelurahan Desa Randusari tidak lepas dari sebuah surat menyurat.Yang dimana dalam pengelolaan sura menyurat belum dilakukan secara sistematis.Penulis melakukan pembuatan program sistem informasi manajemen dengan mengunakan Java NetBeans yang bertujuan untuk memudahkan dalam menyimpan data serta memberikan kemudahan dalam menata dan mencari data-data surat.
Dengan identifikasi masalah diatas dapat maka batasan masalah yang diambil dari tugas ini adalah:
1. Proses penginputan no surat masuk dan keluar dan penginputan agenda kegiatan kelurahan;
2. Laporan surat masuk dan keluar dan hasil agenda surat masuk dari instansi lain; 3. Dalam pembuatan sistem informasi manajemen arsip surat penulis mengunakan
sofware NetBeans, Mysql dan iReport untuk membuat laporan surat masuk dan keluar serta agenda surat masuk dari instansi lain.
Berdasarkan identifikasi masalah diatas maka perlu dirumuskan batasan masalah agar dalam penelitian ini terarah dan mengena pada tujuan, rumusan masalah pada penelitian ini adalah: 1) Bagaimana membangun sebuah Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat; 2) Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat.
Sistem
Sistem Adalah sebuah sistem yamg erat hubunganya dengan yang lainya, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu [1].
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kumpulan dari sub sistem yang phisik ataupun yang non phisik yang berhubungan satu sama lain [4].
Arsip
Menurut kamus bahasa indonesia arsip adalah simpanan surat – surat penting berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat di katakan arsip. Surat dikataka arsip apabila memenuhi pernyataan berikut ini:
a. Surat tersebut harus masih memiliki kepentingan bagi organisasi atau lembaga baik untuk masa kini atau yang akan datang
b. Surat yang menyipan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu dengan memudahkan temu balik bila diperlukan.
Surat
Surat adalah suatu media komunikasi yang berisi pernyataan tertulis yang berisi data atau informasi yang ingin disampaikan atau dinyatakan kepada penerima surat.
Surat merupakan media komunikasi yang didalamnya berisi data atau informasi yang akan disampaikan dari si penulis kepada si penerima surat [5].
NetBeans
Adalah suatu sebuah aplikasi IDE (Integreted Development Environment) besutan SUN Microsystem. Aplikasi ini berbasis java dan berjalan diatas swing. Swing sendiri adalah sebuah teknologi java untuk mengembangkan sebuah aplikasi Dekstop yang dapat dijalankan di berbagai macam OS. Pada awalnya aplikasi ini diperuntukan dalam sebuah pengembangan pemrograman java, namun aplikasi ini juga mendkung bahasa pemrograman lainya secara khusus seperti PHP, C/C++ dan HTML5.
2. METODE PENELITIAN
Gambar 1. Tahap watterfall lifecycle
Model Waterfall adalah model klasik yang yang bersifat sistematis [9]. Nama model ini sebenarnya adalah Linear Sequential Model.Model ini termasuk kedalam model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali model waterfall ini diperkenalkan oleh Winston Royce pada tahun 1970. Meski sering dianggap kuno model waterfall ini paling banyak dipakai dalam Software Engineering. Model waterfall ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurtan. Model ini sering disebut dengan model waterfall karene tahap demi tahap harus menunggu menyelesaikan tahapan sebelumnya dan berjalan berurutan
Alat dan Bahan
Adalah analisis sistem yang digunakan untuk merancang dan membangun web klinik ini dari awal sampai akhir.
Tabel 1. Alat dan Bahan Yang Digunakan
No Jenis Komponen
1 Hardware
Laptop Smartphone 2 Software NetBeans IDE 7.2
Mozilla Firefox MySQL
3 Sistem Operasi Windows 10, 64 bit, 4GB
3. PERANCANGAN SISTEM 3.1 Rancangan Awal
Sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:
Gambar 2. Sistem yang diusulkan
Gambar di atas merupakan analisa sistem yang diusulkan juga dituangkan dalam bentuk diagram aktifiti, untuk diagramnya.
Gambar 3. Form login
Form login merupakan halaman awal yang akan tampil ketika sistem akan diakses. Fungsi dari form login ini adalah untuk membedakan fungsi dari masing-masing user.
Pada tampilan halaman kaur umum user mendapatkan beberapa menu sesuai dengan hak aksesnya. Selain mengelola data surat masuk di halaman ini kaur umum juga bertanggung jawab mengelola data surat keluar, disposisi, detail surat masuk dan detail surat keluar.
Gambar 5. Menu Admin sistem Umum
Pada tampilan halaman admin sistem user mendapatkan beberapa menu sesuai dengan hak aksesnya. Selain mengelola data indeks surat dihalaman juga admin sistem bertanggung jawab mengelola data klasifikasi dan user. Untuk user sendiri bisa dilakukan penambahan jika memang dibutuhkan.
Gambar 7. Form Surat Keluar
Pada tampilan halaman form surat keluar ini merupakan salah satu menu yang terdapat dimenu utama kaur umum adapun dalam proses input kaur umu harus mengisi id surat keluar, tujuan surat keluar, nomor surat keluar tanggal surat keluar, file dan id klasifikasi. Untuk File sendiri dalam proses penginputanya berupa file foto.
Gambar 8. Form Disposisi
Pada tampilan halaman form disposisi ini merupakan salah satu menu yang terdapat dimenu utama kaur umum adapun dalam proses input kaur umum harus mengisi id disposisi, tujuan disposisi, sifat disposisi, batas waktu disposisi dan id surat masuk.
3.2 Hasil Implementasi Antar Muka
Beberapa tampilan halaman dari hasil implementasi antar muka diantara yaitu:
Gambar 9. Form Login
Tampilan awal dari sistem infromasi manajemen arsip surat ini adalah form login, untuk bisa masuk kedalam sistem ini user harus login terlebih dahulu kemudian masuk sesuai hak akses user yang sudah terdaftar.
Pada halaman utama kaur umum ini, kaur umum bertugas untuk mengelolaan data surat masuk, surat keluar, disposisi, detail surat masuk dan detail surat keluar.
Gambar 10. Form Surat Masuk
Form surat masuk ini digunakan oleh kaur umum untuk menginput data surat yang diterima dari instansi lain.
Gambar 11. Form Surat Keluar
Form surat masuk ini digunakan oleh kaur umum untuk menginput data surat yang dari instansi lain. dikirim oleh suatu bagian dalam instansi kepada bagian lain dalam instansi atau perusahaan yang sama, atau dengan pihak eksternal lain.
Form disposisi ini digunakan oleh kaur umum untuk menginput data tanggapan dan intruksi setelah surat itu di baca oleh pemimpin instansi.
Gambar 13. Detai Surat Masuk
Form detail surat masuk ini digunakan oleh kaur umum dalam memerikasa surat masuk.
Gambar 14. Detai Surat Keluar
Form detail surat masuk ini digunakan oleh kaur umum dalam memerikasa surat keluar.
Pada halaman admin sistem ini, admin sistem bertugas mengelola data indeks berkas, klasifikasi surat dan user.
Gambar 16. Form Indeks Surat
Pada halaman indeks surat ini, kaur umum bertugas mengurutkan surat yang masuk sesuai dengan nomor indeks.
Gambar 17. Klasifikasi Surat
Pada halaman klasifikasi surat ini, kaur umum bertugasmenggolongkan atau mengkelompokan surat yang masuk.
Form tambah user ini digunakan oleh admin system untuk mendaftarkan user baru dan memberikan hak akses kepada user.
3.2 Pengujian
Pengujian sistem informasi manajemen arsip surat pada Kantor Desa. Randusari Kecamatan. Pagerbarang Kabupaten. Tegal berbasis dekstop menggunakan data uji berupa data masukan dari user.
a. Pengujian Login
Tabel 2. Pengujian login
Pada tabel login diatas detail pengujiannya yaitu User melakukan jenis pengujian Black Box sebelum masuk pada halaman pengujian berikutnya yaitu pengujian surat masuk.
b. Pengujian surat masuk
Tabel 3. Pengujian Surat Masuk
No. Sub Modul yang
diuji Detail Uji Jenis Pengujian 1 Tambah surat masuk Melakukan
penambahan data surat masuk
Black Box
2 Ubah surat masuk Melakukan ubah data surat masuk
Black Box
3 Hapus surat masuk Menghapus data surat masuk
Black Box
4 Melihat surat masuk Melihat surat masuk
Black Box
5 Mencari surat masuk Melakukan pencarian surat masuk
Black Box
Pengujian surat masuk merupakan langkah berikut setelah pengujian login dimana pada sub modul yang diuji yaitu tambah surat masuk, ubah surat masuk, hapus surat masuk, melihat surat masuk dan mencari surat masuk dengan jenis pengujian yaitu black box.
No. Sub Modul yang diuji Detail Uji Jenis Pengujian
1 Login User
melakukan login
c. Pengujian surat keluar
Tabel 4. Pengujian Surat Keluar
No. Sub Modul yang
diuji Detail Uji
Jenis Pengujian 1 Tambah surat keluar Melakukan
penambahan data surat keluar
Black Box
2 Ubah surat keluar Melakukan ubah data surat keluar
Black Box
3 Hapus surat keluar Menghapus data surat keluar
Black Box
4 Mencari surat keluar Melakukan pencarian surat keluar
Black Box
5 Melihat surat keluar Melihat surat keluar
Pengujian surat keluar sama halnya dengan langkah yang ada pada surat masuk yaitu dimana pada sub modul yang diuji diataranya adalah tambah, ubah, hapus, melihat dan mencari surat keluar dengan jenis pengujian yaitu black box. d. Pengujian Disposisi
Tabel 5. Pengujian Disposisi
No. Sub Modul yang
diuji Detail Uji
Jenis Pengujian 1 Tambah disposisi Melakukan
penambahan data disposisi
Black Box
2 Ubah disposisi Melakukan ubah data disposisi
Black Box
3 Hapus disposisi Menghapus data disposisi
Black Box
4 Melihat disposisi Melihat disposisi Black Box
Pada pengujian disposisi sub modul yang diuji yaitu tambah disposisi, ubah disposisi, hapus disposisi dan melihat disposisi dengan jenis pengujian yaitu black box.
e. Pengujian Detail surat masuk
Tabel 6. Pengujian Detai Surat Masuk No. Sub Modul
yang diuji Detail Uji Jenis Pengujian 1 Mencari surat masuk Melakukan pencarian surat masuk Black Box 2 Laporan surat masuk Mencetak surat masuk Black Box
Pada pengujian detail surat masuk yang diuji yaitu mencari surat masuk dan laporan surat masuk dengan jenis pengujian yaitu black box.
f. Pengujian Detail surat keluar
Tabel 7. Pengujian Detai Surat Keluar
No. Sub Modul
yang diuji Detail Uji Jenis Pengujian 1 Mencari surat keluar Melakukan pencarian surat keluar Black Box 2 Laporan surat keluar Mencetak surat keluar Black Box
Pada pengujian detail surat keluar yang diuji yaitu mencari surat keluar dan laporan surat keluar dengan jenis pengujian yaitu black box
g. Pengujian indeks berkas
Tabel 8. Pengujian Indeks Berkas No
.
Sub Modul yang
diuji Detail Uji
Jenis Pengujian 1 Tambah nama indeks Melakukan penambahan nama indeks Black Box
2 Ubah nama indeks Melakukan ubah nama indeks
Black Box
3 Hapus nama indeks Menghapus nama indeks
Black Box
4 Melihat indeks Melihat indeks Black Box
Pada pengujian index sub modul yang diuji yaitu tambah index, ubah index, hapus index dan melihat index dengan jenis pengujian yaitu black box.
h. Pengujian Klasifikasi Surat
Tabel 9. Pengujian Klasifikasi Surat
No. Sub Modul yang
diuji Detail Uji
Jenis Pengujian 1 Tambah klasifikasi surat Melakukan penambahan klasifikasi surat Black Box 2 Ubah klasifikasi surat Melakukan ubah klasifikasi surat Black Box 3 Hapus klasifikasi surat Menghapus klasifikasi surat Black Box
4 Melihat klasifikasi Melihat klasifikasi Black Box
Pada pengujian klasifikasi surat sub modul yang diuji yaitu tambah klasifikasi surat, ubah klasifikasi surat, hapus klasifikasi surat dan melihat klasifikasi surat dengan jenis pengujian yaitu black box.
i. Pengujian user
Tabel 10. Pengujian User
No Sub Modul yang
diuji Detail Uji
Jenis Pengujian 1 Tambah user Melakukan
penambahan user
Black Box
2 Ubah user Melakukan ubah
user
Black Box
3 Hapus user Menghapus user Black Box
4 Melihat user Melihat user Black Box
Pada pengujian user sub modul yang diuji yaitu tambah user, ubah user, hapus user dan melihat user dengan jenis pengujian yaitu black box.
4. KESIMPULAN
Kesimpulan dari keseluruhan penulisan ini adalah:
1. Sistem informasi manajemen arsip surat pada Kantor Desa. Randusari Kecamatan.Pagerbarang Kabupaten. Tegal berbasis dekstop dapat dibangun sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
2. Sistem manajemen arsip surat pada Kantor Desa.Randusari Kecamatan. Pagerbarang Kabupaten. Tegal berbasis dekstop mempermudah dalam pengelolaan data bagi penggunanya.
Pada penelitian berikutnya diharapkan Sistem lebih dilengkapi dan diperbaiki jika masih ada yang kurang dalam fasilitasnya dan User melakukan input secara bertahap dan rutin. Agar data selalu update.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Al-Bahra Bin, LadJamudin. 2015. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu: Yoyakarta.
[2] Dimas, Andreas. 2013. Cara mudah merancang storyboard. Yogyakarta:Taka Publisher
[3] Djahir,Yulia,MM dan Pratirta, Dewi, S.pd, M.pd. 2015. Bahan Ajar Sistem Informasi Deepublish: Yogyakarta
[4] Hutahea. 2014. Konsep Sistem Infromasi, Yogyakarta: Deepublish
[5] Ida, Nuraida. 2014. Manajemen Administrasi Perkantoran. PT. Kanisius: Yoyakarta. [6] Kadir,Abdul. 2014. Mengenal Sistem Informasi Edisi Revisi, Andi: yogyakarta. [7] Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Salemba, Empat: Jakarta.
[8] Nugroho,Adi.2011. Perancangan Dan Implementasi Sistem Basis Data. Andi: Yoyakarta
[9] Pressman S. Roger. 2012 rekayasa perangkat lunak-Buku Satu, Pendekatan praktisi Edisi 7) Andi: Yogyakarta.
