IMPLEMENTASI JAMINAN MUTU DI RSG GAS*)

IMPLEMENTASI JAMINAN MUTU DI RSG­GAS*) 

Pranto Busono, Warsono, Rohadi, Rofei**) 

ABSTRAK  

IMPLEMENTASI JAMINAN MUTU DI RSG­GAS. Jaminan Mutu merupakan prasyarat  untuk pengoperasian instalasi nuklir sehingga diperoleh suatu keyakinan bahwa struktur,  sistem   dan   komponen   instalasi   berfungsi   secara   memuaskan.   Implementasi   jaminan  mutu di RSG­GAS dilaksanakan melalui beberapa tahapan antara lain pembuatan PJM  dan audit internal. PJM di PRSG telah dimulai sejak tahun 1996 dan saat ini telah pada  revisi ke 6. Audit internal dilakukan secara rutin di PRSG dan jangka waktu audit telah  ditetapkan secara pasti. Pada audit internal dilakukan dalam beberapa tahap.  Kata kunci : PJM, Jaminan Mutu, Audit Internal ABSTRACT 

IMPLEMENTATION   OF   QUALITY   ASSURANCE   IN   RSG­GAS.   Quality   Assurance   represent   prerequisite   for   operation   of   nuclear   installation   is   so   that   obtained   by  confidence that structure, functioning installation component and system by gratifying.   Implementation   quality   assurance   in   RSG­GAS   executed   to   through   some   step   for   example making of PJM and internal audit. PJM in RSG­GAS haved been started by since   year 1996 and in this time have at revised 6. Conducted internal audit routinely in PRSG   and duration of audit have been specified surely. Internal audit conducted in a few phase.  Key words : PJM, uality Assurance, Internal Audit  *) Disampaikan pada Seminar Keselamatan Nuklir, Jakarta 2 – 3 Agustus 2006  **) Staff Pusat Reaktor Serba Guna – BATAN 

821

I. PENDAHULUAN 

Jaminan Mutu merupakan prasyarat untuk pengoperasian instalasi nuklir sehingga  diperoleh   suatu   keyakinan   bahwa   struktur,   sistem   dan   komponen   instalasi   berfungsi  secara memuaskan. Untuk memperoleh keyakinan ini, manajemen menetapkan berbagai  kebijakan, persyaratan dan prosedur­prosedur sebagai acuan penerapan jaminan mutu.  Sehingga diharapkan setiap personil yang terlibat dalam semua kegiatan yang berkaitan  dengan   RSG­GAS   dapat   mematuhi   dan   mentaati   segala   kebijakan,   persyaratan,  prosedur   dan   peraturan   yang   ditetapkan.   Selain   itu   mereka   harus   kritis   dan  bertanggungjawab   terutama  dalam  hal  penanganan   ketidaksesuaian  yang   ditemukan,  pengendalian barang dan jasa yang akan digunakan dan pengendalian rekaman dan  catatan atas kegiatan yang dilakukan.  Berdasarkan kondisi di atas maka dilakukan usaha untuk melakukan implementasi  jaminan mutu di PRSG. Implementasi jaminan mutu di PRSG dilaksanakan beberapa  tahap antara lain pembuatan PJM, pelaksanaan audit dsb. 

II. METODE 

Implementasi jaminan mutu di RSG­GAS dilaksanakan melalui beberapa tahapan,  yaitu :  1a. Pembuatan program jaminan mutu (PJM)  2b. Pembuatan Kalender audit internal  3c. Pelaksanaan audit internal  4d. Pembuatan rekomendasi dan pembuatan laporan 

III. HASIL DAN PEMBAHASAN 

Dalam penerapan jaminan mutu di PRSG maka pihak UJM melakukan audit internal  di lingkungan PRSG. Dalam pelaksanaan audit internal di PRSG maka dalam beberapa  tahap, antara lain  : 

822

a. Program Jaminan Mutu (PJM) 

Reaktor   serba   guna   mulai   melaksanakan   program   jaminan   mutu   pada   tahun  1996. PJM revisi 0 ini dibuat oleh suatu Tim jaminan kualitas dalam bentuk PJK (Program  Jaminan Kualitas).  Mulai tahun 1999 RSG mengalami perubahan struktu organisasi dan  dibentuk suatu Unit Jaminan Mutu (UJM) sehingga PJK yang pada saat itu sudah sampai  pada   revisi   3   dilakukan   perubahan   menjadi   PJM   dan   tanggungjawab   sepenuhnya  pembuatan PJM tersebut padaUJM. Pada saat ini PJM yang berlaku di RSG­GAS adalah  PJM   revisi   6   yang   diterbitkan   pada   tahun   2005,   perubahan   dari   revisi   5   ke   revisi   6  dilakukan akibat adanya perubahan struktur organisasi di BATAN.  Tujuan dari pembuatan PJM adalah Menetapkan dan melaksanakan persyaratan  jaminan mutu dalam pengelolaan RSG­GAS sehingga keselamatan terhadap personil,  instalasi, dan lingkungan dapat dicapai. PJM ini harus dapat memberikan penjelasan  yang mencakup: 1) struktur organisasi, tanggung jawab, kewenangan, dan keterkaitan  organisasi untuk mengatur, merencanakan, melakukan, dan menilai suatu pekerjaan; 2)  pelaksanaan sistem dokumentasi jaminan mutu. 

Ruang   lingkup   Program   Jaminan   Mutu   (PJM)   harus   dilaksanakan   dalam  pengelolaan   RSG­GAS   yang   mencakup   pengoperasian,   pemeliharaan/perbaikan   dan  pemanfaatannya. Program ini mengikat semua personil yang terlibat dalam pengelolaan  RSG­GAS   seperti   Operator,   Petugas   Pemeliharaan,   dan   Petugas   Proteksi   Radiasi,  maupun organisasi seperti Perancang, Pemasok, Kontraktor dan Manufaktur. Selain itu  juga menjelaskan persyaratan pelatihan dan kualifikasi; Keterkaitan organisasi di RSG­ GAS;   Pengendalian   ketidaksesuaian   dan   tindak   koreksi;   Pengendalian   dokumen   dan  rekaman;   pengamanan;   proteksi   kebakaran;   Kesiapan   dan   perencanaan   kedaruratan;  Kegiatan operasi reaktor;  Pemeliharaan reaktor; Utilisasi reaktor; Keselamatan kerja dan  radiasi; Desain; Pengadaan; Inspeksi dan pengujian penerimaan. Tanggung jawab dari PJM adalah :  1) Ka. PRSG bertanggungjawab atas keabsahan PJM;  2) Para Ka. Bid/Bag/Unit PRSG serta setiap personil stafnya bertanggungjawab atas       implementasi PJM ini dalam pelaksanaan tugasnya masing­masing; 3) Ka. Unit       Jaminan Mutu (UJM) bertanggungjawab atas pelaksanaan pengawasan terhadap       implementasi PJM ini.  PJM akan ditinjau kembali dalam kurun waktu tertentu berdasarkan: 1)  Bila ada kejadian penting seperti perubahan organisasional dalam pengelolaan  RSG­GAS; 

2)  Rekomendasi manajemen PRSG ;  3)  Bila dari hasil pengawasan implementasi PJM diperoleh bahwa penyimpangan yang   terjadi bersumber dari ketentuan yang ada dalam PJM itu sendiri.  Tahap pembuatan PJM, secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut :  i. Unit Jaminan Mutu PRSG menyiapkan draft revisi PJM   ii. Draft revisi PJM tersebut diserahkan masing­ masing ke Ka. Bid/Bag/Unit yang ada di  PRSG untuk minta masukan dan koreksi. 

iii. Berdasarkan  koreksi  dari  Ka. Bid/Bag/Unit  tersebut  kemudian   dilakukan  perbaikan  oleh pihak UJM 

iv. Setelah perbaikan selesai diserahkan lagi ke masing­ masing ke Ka. Bid/Bag/Unit  untuk minta persetujuan. 

v. Setelah   persetujuan   tersebut   selesai   lalu   dimintakan   persetujuan   oleh   Ka.   Pusat  Reaktor Serba Guna. 

vi. Setelah semua persetujuan tersebut dibuat maka maka dibuat copy untuk diserahkan  ke Kapus, PSJMN, Bapeten dan setiap eselon III dan eselon IV dilingkungan PRSG.  1

b. Pembuatan Kalender Audit Tahunan 

Pembuatan   kalender   audit   ini   dapat   dilaksanakan   apabila   revisi   PJM   sudah  disahkan. Pada tahap ini pihak UJM membuat draft kalender audit internal yang akan  dilakukan di RSG­GAS. Pada kalender audit ini sudah direncanakan tentang materi audit  dan waktu pelaksanaan audit. Materi yang akan dilakukan audit berdasarkan prosedur  dari bidang/unit/ bagian yang ada di RSG dan hasil evaluasi pihak UJM  dari audit tahun  sebelumnya.   Sedangkan   untuk   menetapkan   waktu   pelaksanaan   audit   didasarkan  berdasarkan beban kerja dari materi yang akan diaudit. Waktu pelaksanaan audit untuk  kalender audit yang sedang berjalan (tahun 2006) adalah audit bulanan, tiga bulanan,  enam bulanan dan tahunan.  Setelah draft kalender audit selesai, kemudian diserahkan masing­ masing ke  Ka. Bid/Bag/Unit yang ada di RSG­GAS untuk minta masukan dan koreksi. Langkah  selanjutnya yaitu dilakukan perbaikan kalender audit tersebut berdasarkan koreksi dan  masukan dari Ka.  Bid/Bag/Unit. Setelah perbaikan selesai diserahkan lagi ke masing­  masing ke Ka. Bid/Bag/Unit untuk minta persetujuan dan juga dimintakan persetujuan  dari Ka. Pusat Reaktor Serba Guna. Baru dibuat copy untuk diserahkan ke Kapus dan  setiap eselon III dan eselon IV dilingkungan PRSG.   c. Pelaksanaan Audit  Audit internal ini mempunyai tujuan untuk pengawasan secara terencana maupun 

tak   terencana   untuk   melaksanakan   audit   dalam   bentuk   pemeriksaan   dokumen   hasil  kegiatan   dan   kualifikasi   personil,   pemeriksaan   peralatan,   barang,   material,   sistem,  instalasi RSG­GAS dan fasilitas pendukungnya, termasuk survei dan witness.  

Setelah   kalender   audit   internal   sudah   ditetapkan   maka   UJM   baru   bisa  melaksanakan audit tersebut berdasarkan kalender audit tersebut. Paling lambat satu  minggu   sebelum   audit   dilaksanakan   maka   pihak   UJM   mengirimkan   notifikasi   audit  kepada   bidang/bagian/unit   yang   akan   diaudit.   Pemberitahuan   tentang   rencana   audit  disampaikan kepada auditee, pemberitahuan ini harus mencakup jadual, jangka waktu,  para auditor yang bertugas, lingkup audit dan metode audit yang digunakan. Notifikasi  dapat   disampaikan   dengan   cara   tertulis   atau   lisan   (langsung   atau   melalui   telepon).  Notifikasi audit dalam bentuk tertulis menggunakan format pada lampiran 1.  

Setelah notifikasi dikirim maka dilakukan pertemuan pra audit yaitu pertemuan  antara   auditor   dengan   auditee,   tujuan   pokok   dari   pertemuan   ini   adalah   perkenalan  individu antara auditor dan auditee; kesepakatan lingkup audit dan metode audit; dan  penentuan counter­part bagi setip auditor. 

Langkah selanjutnya adalah proses audit, Proses audit dapat dilakukan dengan  cara berikut : Pemeriksaan dokumen; Survei/ Inspeksi; dan  Witness. Pada proses ini  auditor harus menggunakan check list sebagai pedoman untuk melaksanakan kegiatan  dan  mencatat  setiap  informasi dengan  benar  dan  disaksikan  oleh   counter ­  partnya.  Catatan dan informasi harus jelas dan disetujui oleh yang diwawancarai (auditee). Format  dari check list dapat dilihat pada lampiran 2. 

d. Pembuatan Rekomendasi dan Pembuatan Laporan 

Pada   tahap   ini   dilakukan   4   kegiatan   utama,   yaitu   :   pertemuan   post   audit;  pembuatan   berita   acara;   pembuatan   permintaan   tindak   perbaikan   (PTP)   dan  pembuatan laporan audit. 

i. Pertemuan   post   audit;   Pertemuan   dilaksanakan   setelah   seluruh   proses   audit  selesai.   Pada   pertemuan   ini   semua   pihak   auditee   yang   terkait   atau   yang  mewakilinya harus hadir untuk pemutakhiran data audit. 

ii. Pembuatan berita acara audit; Setelah pemutakhiran data audit selesai maka  dibuat dokumen berita acara audit yang ditandatangani oleh auditor dan auditee.  Format dari berita acara dapat dilihat pada lampiran 3. 

iii. Pembuatan Permintaan tindak perbaikan; Berdasarkan berita acara audit dan  laporan   auditor   maka   pimpinan   UJM   harus   menyampaikan   kepada   auditee  secara   tertulis   PERMINTAAN  TINDAK   PERBAIKAN   terhadap   seluruh   temuan  yang   ada   dalam   berita   acara   tersebut.   Dokumen   ini   harus   memuat   : 

Rekomendasi dari auditor untuk digunakan oleh para auditee sebagai pedoman  untuk melakukan tindak perbaikan yang diperlukan; Respons yang diperlukan  dari auditee; Perlu tidaknya reaudit setelah jangka waktu yang ditetapkan.Format  permintaan tindak perbaikan ini pada lampiran 4. 

iv. Pembuatan  Laporan  hasil audit; Setelah  proses  audit selesai maka  pimpinan  UJM harus secepatnya membuat laporan hasil audit untuk disampaikan kepada  Ka. PRSG. Format laporan hasil audit mengikuti lampiran 5. 

e.

Hasil Implementasi Jaminan Mutu di PRSG Sejak diperlakukan jaminan mutu di PRSG yaitu mulai tahun 1996, maka telah  terjadi beberapa perubahan yang mengarah pada kebaikan. Pada awal diterapkannya,  masih sedikit prosedur yang dibuat oleh bidang dan format prosedur juga belum standar.  Setelah jaminan mutu diterapkan maka sudah banyak prosedur yang dibuat oleh bidang  – bidang, format yang digunakan sudah standar dan prosedur dari setiap bidang telah  mempunyai kode tertentu.  Pada awal diterapkan jaminan mutu, sering dilakukan audit  internal (periode mingguan) dan temuan audit masih banyak. Sedangkan pada kondisi  saat ini periode audit berkurang dan temuan hasil audit juga berkurang.   

IV. KESIMPULAN 

i. Implementasi jaminan mutu di PRSG telah dimulai sejak tahun 1996, yaitu sejak PJK  diterapkan di PRSG.  ii. Dalam implementasi jaminan mutu di PRSG telah mempunyai format yang baku yaitu  mulai program tersebut direncanakan sampai pelaksanaan serta evaluasi. 

ACUAN

a. Safety series No : 50 – C­Q; IAEA, Vienna, 1995  b. Safety series No : 50 – SG­Q5 ; IAEA, Vienna, 1995  c. Safety series No: 50­ SG­ Q10 ; IAEA, Vienna, 1995  d. Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional no. 392/KA/XI/2005 tentang      Organisasi dan Tata Kerja Batan  e. SK. Ka. Bapeten No.: 07/Ka­BAPETEN/V­99 tentang Jaminan Kualitas Instalasi Nuklir 

DISKUSI DAN TANYA JAWAB

Penanya: Sukardi ( BAPETEN ) Pertanyaan: a.Hasil implementasi jaminan mutu di PRSG telah terjadi perubahan yang lebih baik.  Namun belum memberikan informasi yang konkrit, sehingga masih menimbulkan  pertanyaan lagi, misal; jumlah prosedur sedikit menjadi banyak, dan sebagainya. Jawaban: a.Perubahan tersebut berdasarkan hasil dari tahun 1999 sampai dengan tahun 2005.  Tentang data selengkapnya akan diberikan pada kesempatan lain. Penanya:Yudi Prabowo ( BAPETEN ) Saran:

a.Agar   hasil   implementasi   jaminan   mutu   yang   diberikan   dilengkapi   dengan   hasil  kuantifikasi ( bukan kualitatif ). b.Penyajian sudah cukup bagus. Tanggapan: a.Saran diterima, hasil akan dilengkapi pada kesempatan yang lain. Penanya: Pudji Susanti ( PSJMN Serpong ) Saran:

a.Pada   implementasi   dan   kesimpulan;   agar   pernyataan   tidak   disebutkan   relatif  terhadap sesuatu yang tidak ada jumlah kuantitatifnya. Pada kesimpulan lebih baik  di tambah hasil evakuasi cukup atau perlu perbaikan berkelanjutan.

Tanggapan:

a.Saran diterima, untuk kesempatan yang lain akan dilengkapi data tentang hasil  tersebut.