BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya berdiri atas gagasan K.M Sinaga pada tahun 1957 ketika dia masih bekerja pada Asuransi Jiwa Bumi Putera 1912 di Jakarta. Gagasan ini semakin berkembang alagi dia berkunjung ke Australia tahun 1960. Disana beliau mengikuti latihan kerja selama 6 bulan pada salah satu perusahaan asuransi bernama Temperance and Gneral Mutual life Society. Salah satu yang dapat dilihat, diilhami dan di pelajarinya di Negara kanguru itu adalah perusahaan asuransi jiwa itu memiliki peranan yang besar dalam kehidupan manusia karena dapat menghasilkan dana dan sekaligus merupakan manifestasi dari gotong royong.
Pada tahun 1963 K.M Sinaga kembali ke tanah air dan sekaligus melanjutkan pekerjaanya pada Asuransi Jiwa Bumi Putera 1912. Di saat melaksanakan pekerjaanya, beliau selalu mengalami banyak permasalahan, untuk itu beliau meminta saran kepada atasanya yaitu Notohamiprojo (presiden direktur Asuransi Jiwa Bumi Putera 1912/non aktif), yang pada saat itu menjabat sebagai menteri keuangan Indonesia. Pertemuan itu berlangsung dengan suasan yang baik dan gagasan yang dikemukakan oleh K.M Sinaga untuk mendirikan asuransi jiwa dihargai dengan baik.
Pada tahun 1965, K.M Sinaga diberhentikan dengan hormat dari Asuransi Jiwa Bumi Putera 1912 tanpa penghargaan, walaupun sebelumnya dia telah mendapat predikat “Bintang Dinas Liar” karena posisi yang dimilikinya dalam
memajukan perusahaan. Namun demikian keadaan tersebut menimbulkan semangat dan dorongan untuk mendirikan perusahaan asuransi jiwa.
Kelima pendiri Bumi Asih Jaya adalah K.M Sinaga, Djasarlim Sinaga, SH, Simatupang (Alm), Dr. H Sinaga (Alm). Nama bumi diambil dari Asuransi Jiwa Bumi Putera 1912 dimana K.M Sinaga bekerja dulu, sedangkan Asih berasal dari kata asih, sedangkan Jaya berasal dari kata Jayakarta. Pertama kali beroperasi Bumi Asih Jaya di Jl. Solo No. 4, Jakarta Pusat.
Pada bulan agustus 1967 dibuat surat permohonan izin untuk mendirikan asuransi yang secara resmi diajukan kepada departemen kehakiman dengan melampirkan akte notaris dan draf aktuaris. Dan akhirnya izin resmi untuk mendirikan PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya itu diterima pada bulan agustus 1967. Pada saat Bumi Asih Jaya berdiri, kondisi perekonomian Indonesia dilanda inflasi yang sangat tinggi, maka kepercayaan masyarakat terhadap asuransi hilang. Untuk mengembangkan kepercayaan terhadap asuransi, Bumi Asih Jaya mencoba memasarkan polis dalam dolar Amerika setelah memperoleh izin dari biro lalu lintas devisa Bank Indonesia. Dengan demikian Bumi Asih Jaya adalah perusahaan asuransi jiwa yang pertama menjadi polis dalam mata uang dolar.
Memasuki dekade ke lima, Bumi Asih Jaya memiliki jaringan pemasaran yang luas dan tersebar di seluruh Indonesia. Dengan dukungan 274 kantor pemasaran, 35 kantor pemasaran askol dan 24 kantor pemasaran agency. Bumi Asih Jaya memiliki lebih dari 6000 orang tenaga kerja yang professional. Untuk memenuhi cita-cita. Sebagai perusahaan multinasional Bumi Asih Jaya mengembangkan usahanya dengan mendirikan beberapa anak perusahaan yang
Kegiatan bisnis anak perusahaan Bumi Asih Jaya juga telah merambah ke seluruh Indonesia. Untuk memperluas jaringan bisnisnya di luar negeri, dukungan internasional sangat dibutuhkan. Untuk itu Bumi Asih Jaya menjalin hubungan kerjasama dengan beberapa perusahaan asuransi dan reasuransi asing seperti Gibraltar life (Jepang) dan Munich Re (Jerman). Selain itu Bumi Asih Jaya juga terdaftar sebagai anggota organisasi internasional seperti LIMRA, FALIA, MIA, dan IIC.
B. Stuktur Organisasi
Setiap perusahaan hendaknya memiliki rencana strategi yang mengidentifikasi arah bisnis dimasa yang akan datang. Tanggung jawab para manajer harus diatur agar dapat mencapai rencana strategis. Setiap perusahaan membentuk stuktur organisasi di dalam perusahaan yang menidentifikasi tangung jawab setiap posisi pekerjaan dan hubungan antara posisi-posisi itu. Struktur organisasi juga mengidentifikasi bagaimana semua tanggung jawab pekerjaan saling melengkapi. Struktur organisasi berdampak pada efesiensi dimana suatu perusahaan menghasilkan produknya dan oleh karena itu berdampak pada nilai perusahaan.
Struktur organisasi menjelaskan pembagian aktivitas kerja, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas sampai batas-batas tertentu. Selain itu, struktur organisasi memperlihatkan tingkat spesialisasi aktiva tesebut. Struktur organisasi juga menjelaskan hirarki dan susunan kewenangan, serta hubungan pelaporan. Dengan adanya struktur organisasi, maka stabilitas dan komunitas organisasi bisa tetap bertahan.
Ada empat elemen dalam struktur, yaitu spesialisasi aktivitas, stantarisasi aktivitas, koordinasi aktivitas dan besar unit kerja. Struktur organisasi sangat kompleks untuk dijelaskan secara lisan. Karena itu perlu dibuat bagan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi, departemen-departemen atau posisi tersebut.
Para manajer hendaknya mengatur organisasi dan sub unitnya agar sejalan dengan tujuan perusahaan, kemampuan sumber daya yang dimiliki, serta kondisi lingkungan organisasi internal dan eksternal. Ada beberapa factor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan struktur organisasi, yaitu strategi dan struktur organisasi, tekhnologi sebagai penentu struktur, manusia sebagai penentu struktur serta ukuran dan struktur.
Struktur organisasi setiap perusahaan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lainnya. Hal ini karena kebutuhan dari kondisi atau type setiap perusahaan berbeda-beda. Oleh karena itu jenis struktur organisasi yang dipakai harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya cabang Binjai mengunakan struktur organisasi berbentuk organisasi line (Line Organization) dimana tanggung jawabnya berada dalam satu garis yang merupakan ciri dari organisasi line.
C. Job Discription
1 Distrik Manager
Mempunyai tugas :
a. Memimpin pertemmuan pagi setiap pagi
c. Memeriksa dan menandatangani LKH d. Menjawab surat-surat masuk
e. Mengusulkan promosi dan degradasi
f. Melaporkan produktifitas pemasar dan aktivitas keuangan kepada Branch Manager
2 Unit Manager
Mempunyai tugas :
a. Melakukan rekrultig setiap pagi
b. Melakukan pelatihan AS, AG, dan AMO di lapangan baik dengan job
sampling dan job training secara bergantian setiap hari
c. Memimpin pertemuan pagi di unit sektor setiap hari
d. Memelihara dan melayani polis-polis dalam unit sektor supaya tetap inforce
e. Membuat dan melaporkan aktivitas unit sector kepada kepala pemasaran distrik atau Distrik Manager setiap minggu
f. Mengikuti pertemuan rutin dan non rutin di kantor pemasaran cabang g. Mengikuti (PMS) Pembinaan Mental Spritual setiap hari senin dan sabtu h. Memelihara dengan baik biaya-biaya yang merupakan inventaris
perusahaan
i. Menaati peraturan tata tertib yang berlaku di perusahaan
j. Menjaga nama baik pihak pertama pada khususnya dan dalam dunia perasuransian pada umumnya
3 Agen Senior (AG), Agen Senior (AS), dan AMO Mempunyai tugas :
a. Mengikuti pertemuan pagi di unit setiap pagi
b. Memelihara dan melayani polis-polis tutupan pribadi atau substitusi supaya tetap inforce
c. Membuat dan melaporkan aktivitas kepada unit manager setiap hari kerja d. Mengikuti PMS setiap hari senin dan sabtu
e. Memelihara dengan baik barang-barang yang merupakan inventaris perusahaan
f. Mentaati peraturan tata tertib yang berlaku di perusahaan
g. Menjaga nama baik pihak pertama pada khususnya dan dunia perasuransian pada umumnya
4 Kepala Tata Usaha Distrik Mempunyai tugas :
a. Mengawasi dan mempertanggung jawabkan pencapaian target PL b. Mengelola portofolio polis
c. Penyerahan polis baru
d. Membuat dan memeriksa LKH, RC, Bank/Giro Pos
e. Menghitung dan menyetor pajak penghasilan (PPh Psl.21,23,dan 29) f. Memprose administrasi klaim dan pinjaman polis
g. Mengentri SP atas produksi baru
j. Membuat laporan-laporan distrik
k. Pengadaan dan pemeliharaan barang-barang inventaris kantor distrik l. Penegakan disiplin karyawan distrik
m. Melakukan tugas lain yang diberikan atasan n. Pengembangan diri
5 Tata Usaha Penagihan Mempunyai tugas :
a. Menerima blangko kwitansi dari KP dan mencetak kwitansi PL phisik/giro
b. Memeriksa setoran CS dan menerima kwitansi yang belum tertagih c. Penyamaan data status bayar polis bermasalah
d. Mencetak dan meneliti daftar polis
e. Menatausahai administrasi pinjaman polis
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan g. Pengembangan pribadi
6 Kasir
Mempunyai tugas :
a. Menerima setoran uang premi pertama dan premi lanjutan b. Mencatat bukti penerimaan dan bukti pengeluaran
c. Mencetak/membuat lembar kas harian d. Membuat rekonsiliasi bank
7 Customer Service
Mempunyai tugas :
a. Menatausahai administrasi penagihan premi lanjutan (PL) b. Melakukan pelayanan penagihan PL
c. Melakukan pelayanan penagihan pinjaman dan bunga pinjaman polis d. Menyerahkan polis-polis baru kepada nasabah
e. Melakukan after sales service
f. Mengikuti pertemuan pagi setiap hari g. Mengikuti pembinaan mental spiritual
h. Melakukan tugas-tugas yang diberikan oleh pimpinan i. Meningkatkan pengembangan diri
8 Office Boy
Mempunyai tugas :
a. Membuka dan menutup pintu kantor
b. Membersihkan/merapikan ruangan dan lingkungan kantor c. Mempersiapkan minuman karyawan di kantor
d. Memelihara keamanan kantor dan lingkungan
e. Melaksanakan tugas lain sesuai yang diberikan atasan f. Pangembangan diri
D. Kinerja Usaha Terkini
1. Jaringan Distribusi
Untuk mempercepat pelayanan kepada pemegang polis di daerah masing-masing, sampai akhir tahun 2008 perusahaan memiliki jaringan kantor pemasaran yang tersebar diseluruh Indonesia sebanyak 274 kantor terdiri dari 12 Kapem cabang, 137 Kapem Distrik, dan 125 Kapem Sektor.
2. Sumber Daya Manusia
Kunci utama dalam memberikan pelayanan terbaik adalah SDM yang berkualitas. Menyadari pentingnya hal tersebut, perusahaan secara berkesinambungan meningkatkan kualitas SDMnya melalui pendidikan formal dan nformal, seminar, pelatihan, workshop dan ujian-ujian gelar profesi. Hasilnya terlihat bahwa pada tahun 2008 jumlah karyawan dinas dalam yang tercatat memiliki gelar sarjana S1 sebanyak 206 orang dan S2 sebanyak 10 orang. Sedangkan yang memiliki gelar profesi asuransi juga semakin meningkat yaitu 2 orang AAIJ, 67 orang AAAIJ, 2 orang FSAI, dan 4 orang ASAI.
3. Hasil Usaha a. Produksi Baru
Realisasi pencapaian produksi tahun 2008 sebesar 32.293 polis terdiri dari 28.353 polis asper dan 3.940 polis induk askol dengan 428.438 peserta. b. Pertanggungan Aktif
Pertanggungan aktif atau portofolio asper dan askol tahun 2008 tercatat sebesar 928.290 polis/peserta dengan jumlah uang pertanggungan Rp. 5.212,000.
E. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan merupakan rencana kegiatan perusahaan dimasa yang akan datang dan yang menjadi rencana kegiatan PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya cabang Binjai adalah meningkatkan mutu perusahaan agar lebih baik lagi yaitu dengan menjadikan perusahaan mereka perusahaan asuransi jiwa yang terkemuka dan terbaik di Indonesia dengan menerapkan sistem manajemen mutu pada semua kegiatan perusahaan untuk kepuasan pemegang polis.
PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya cabang Binjai Juga ingin memperluas atau ingin menambah anak perusahaan agar perusahaan mereka dapat berkembang luas dan menjadi perusahaan terbesar di Indonesia yang bergerak dibidang perasuransian. Dan juga mereka mengharapkan laba perusahaan yang meningkat dari tahun sebelumnya sehingga perusahaan dapat berjalan terus tanpa mengalami kendala yang serius, yaitu dengan cara memberikan pelayanan yang lebih bagus lagi kepada para pemegang polis dan juga mereka membuat dan mengeluarkan produk-produk baru yang lebih menarik minat para masyarakat agar mau bergabung dengan perusahaan asuransi mereka sebagai pemegang polis.
