Pedoman untuk Praktik Penilaian Risiko dan Usulan Mitigasi
Perusahaan/Lembaga : PT KAI (PERSERO)
Bidang Fungsi : Manajemen risiko bidang strategi (bisnis)
Penjelasan bidang/fungsi : PT KAI (PERSERO) merupakan penyedia jasa transportasi perkeretaapian yang mana pada pembahasan kali ini akan dibahas mengenai manajemen risiko terkait bidang strategi (bisnis) . PT KAI melakukan transformasi strategi besar untuk memberikan pelayanan terbaik dan untuk hal itu terdapat risiko yang dihadapi oleh PT KAI. Risiko yang terkait dengan strategi perusahaan termasuk didalamnya adalah risiko politik,dan ekonomi nasional, regulasi, kondisi pasar global, reputasi/nama baik perusahaan dan perubahan pelaku pelanggan.
▸ Baca selengkapnya: struktur jabatan di pt kai
(2)PT Kereta Api Indonesia (KAI)
PT KAI merupakan penyedia jasa transprtasi perkeretaapian yang terus berkomitmen memberikan upaya dan hasil terbaik bagi para stakeholder dan pelanggannya. Tujuan dari PT KAI adalah untuk melaksanakan dan mendukung kebijaksanaan dan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional, khususnya di bidang transportasi, dengan menyediakan barang dan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat untuk dapat melakukan ekspansi baik di pasar domestik maupun internasional di bidang perkeretaapian. Usaha tersebut meliputi usaha pengangkutan orang dan barang dengan kereta api, kegiatan perawatan dan pengusahaan prasarana perkeretaapian, pengusahaan bisnis properti secara profesional, serta pengusahaan bisnis penunjang prasarana dan sarana kereta api secara efektif untuk kemanfaatan umum. PT KAI memiliki enam anak perusahaan yang bergerak dalam berbagai sektor usaha untuk mendukung bisnis perusahaan induk dan bergerak pada bidang selain dari angkutan penumpang dan angkutan barang yaitu PT. KAI Commuter Jabodetabek, PT. KAI Pariwisata, penyewaan kereta Wisata, PT. Reska Multi Usaha, PT. KAI Logistik, PT. Railink, PT. KAI Property Management.
PT KAI melakukan perombakan besar terhadap sistem pelayanan dan strateginya semenjak berganti kepemimpinan ignasius jonan. Ignasius jonan membawa perubahan besar dalam sejarah KAI dan selama lima tahun terakhir ini perubahan yang dilakukan menunjukan bahwa adanya peningkatan kinerja yang signifikan baik terkait indikator kinerja keuangan maupun operasional. Hal tersebut sejalan dengan implementasi strategi dan program transformasi yang terus digulirkan untuk mencapai tujuan KAI “Menjadi Solusi Transportasi Terbaik di Indonesia”. Namun, seiring dengan kesuksesan yang dihadapi KAI, tentunya banyak risiko yang dihadapi
khususnya terkait dengan bidang strategi (bisnis)nya dan diperlukan penilaian terkait manajemen risiko agar dapat mengidentifikasi peluang-peluang yang potensial dan pengaruh-pengaruh yang merugikan. Penjelasan terkait penilaian risiko pada PT KAI adalah sebagai berikut:
I Identifikasi Risiko
a Data risiko-risiko yang terjadi di masa lalu (2-4 tahun)
N o Jenis Fakta Risiko Terjadi Keterangan Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015 Trend Kejadian Fakta Frek Nilai Kerugia n Rpjt Frek Nilai Keru g Rpjt Frek Nilai Keru g Rpjt 1. Kegagalan kegiatan penataan stasiun - Risiko pendanaan kurang. - Kurangnya High Mediu m Low
-kesadaran masyarakat / pengguna jasa layanan kereta api 2. Kegagalan penerapan e-ticketing commuter line - Risiko ketidaksiapan masyaraat untuk menggunkan e-ticketing. - Risiko sistem e-ticketing yang belum memadai. High Mediu m Mediu m -3. Kegagalan pemasaran atau promosi produk jasa angkutan kelas komersial - risiko kegiatan promosi yang belum dilakukan secara intensif.
-4. Kegagalan peningkatan pada segmen angkutan barang dan pengolahan aset non usaha - risiko persainagn angkutn barang terutama di Jawa sangat ketat. - kurangnya investasi pengembagan di luar Pulau Jawa. - Aset non-Usaha belum dikembangkan. Mediu m - Mediu m - Mediu m Dalam hal ini volume angkutan barang mengalam i fluktuasi, untuk tahun 2013 berjumlah 24,7 jt ton, 2014 berjumlah 30,7 jt ton dan 2015 mengalam i penurunan menjadi
29,7 jt ton. 5. Kegagalan pemanfaatan IT untuk memperbaik i proses perencanaan dan operasi - Risiko pengembangan TI yang membutuhkan dana besar. - TI gagal menenrjemahka n proses bisnis dengan baik. High Mediu m Mediu m -6. Kegagalan pencapaian target pembangun rel kereta api, pemeliharaa n dan sarana prasarana - pembangunan parsial jalur ganda tidak tepat waktu - Pembangunan sarana dan prasarana yang kurang optimal Mediu m
- High - High - Investasi
mengalam i fluktuasi , dimana tahun 2013 jumlah investasi adalam 5
triliun , kemudian tahun 2014 menurun drastis menjadi 1,7 triliun dan 2015 jumlah investasi sebesar 2,5 triliun.
No Potensi Risiko Keterangan
Ref No. Fakta
Trend
Potensi Penjelasan Trend
1. Kegagalan pemanfaatan IT untuk memperbaiki proses perencanaan dan operasi Penerapan IT yang gagal dapat berdampak jangka panjang karena hal tersebut merupakan salah satu penunjang utama agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif
6 Meningkat Semakin bekembangnya tingkat teknologi yang digunakan maka risiko tingkat keamannnya pun semakin beresiko dan jugateknologi informasinya harus selalu up to date.
dan efisien. 2 Kegagalan peningkatan
pada segmen angkutan baran dan pengolahan aset non usaha
Kegagalan ini terjadi dikarenakan persaingan pasar khususnya terkait angkutan barang semakin ketat dilihat dari banyaknya alternatif lain,harga yang lebih rendah dan kemudahan aksesnya 5 Trend segmen angkutan barang ditahun 2015 menurun sebesar 0,89% dan untuk aset non usaha laba bersih menurun 90% dari 25 M menjadi 2,63 M
Aset non usaha menurun dikarenakan pekerjaan ditahun 2015 merupakan lanjutan dari tahun 2014 sedangkan pekerjaan ditahun 2015 tidak terealisasi karena ada kebijakan dari PT KAI dengan dicabutnya surat direksi no. PL.102/X/130/KA-2013 tentang instruksi pengadaan dimana kebijakan ini berdampak pada kelangsungan usaha ditahun mendatang dimana beban hutang dan bunga masih harus dilunasi
seperti jalur darat. - kegagal an mengeol aaset non usaha men 3 Kegagalan pencapaian
target pembangun rel kereta api dan pemeliharaan -Kurangnya dana investasi - kuranng maksimalnya maintenance rel yang sudah ada -Pengembanga n sarana 7 - Banyaknya program pengembanga n yang dilakukan PT KAI . - Dilihat dari pencapaian tahun 2015, target
Potensi risiko ini dapat dikatakan cukup besar dikarenakan pembangunan rel kereta api membutuhkan dana investasi yang besar sementara program pengembangan sarana dan prasarana yang akan dilakukai PT KAI juga besar. Sehingga dana investasi yang ada belum tentu akan menyentuh semua program pengembangan yang
transportasi kereta api diluar jawa menjadi terhambat investasi masih kurang sebesar 29%. - Ditahun 2014 terdapat kejadian sebanyak 2 kali rel kereta api
mengalami kerusakan.
akan dilakukan.
4 Kegagalan penerapan e-ticketing commuter line
Kegagalan ini akan menghambat akses konsumen untuk bertranskasi dan menyita
2 Medium Hal ini dikarenakan masih ada penjualan tiket melalu locket tampat menggunakan sistem elektronik, sehingga sistem e-ticketing tersebut belum memadai.
waktu
II Pengukuran Risiko
No Potensi Risiko Keterangan Risk Measurement
Penanggungjawab (●) dan yang terlibat (○) Bag... 1. Kegagalan pemanfaatan IT untuk memperbaiki proses perencanaan dan operasi - Risiko pengembangan TI yang membutuhkan dana besar. - TI gagal menenrjemahkan proses bisnis dengan
a. sistem sering error atau tidak berjalan dengan efektif
Manajer Bag. Teknologi informasi dan prasarana
b. Tidak dapat menjadi problem solver yang baik.
Manajer bag. Teknologi informasi dan operasional.
baik. 2 Kegagalan peningkatan pada segmen angkutan baran dan pengolahan aset non usaha - risiko persainagn angkutn barang terutama di Jawa sangat ketat. - kurangnya investasi pengembagan di luar Pulau Jawa. - Aset non-Usaha belum dikembangkan. a. Berkurangnya volume angkutan barang
Manajer operasional dan komersial.
b. banyaknya pesaing transportasi jasa angkutan barang
Manajer bag. Komersial
c. banyaknya aset seperti tanah yang masih bersengketa dan tidak terkelola dengan baik
Manajer pengelolaan prasarana, dan aset/bangunan. 3 Kegagalan pencapaian target pembangun rel kereta api, pemeliharaan dan - pembangunan parsial jalur ganda tidak tepat waktu.
a. terlambatnya penyelesaian
pembangunan rel kereta api akibat adanya
Manajer bag. Infrastruktur dan opersional
sarana prasarana - Pembangunan sarana dan prasarana yang kurang optimal keterlambatan pengadaan material rel b. keterlambatan dimulainya pelaksaan pembanggunan karena belum dipeolehnya ijin pembangunan
Manajer bag. Infrastruktur dan Operasional
c. pembangunan
sarana dan
prasarana yang kurang optimal
Manajer bag. Sarana dan prasranan. 4 Kegagalan penerapan e-ticketing commuter line. - Risiko ketidaksiapan masyaraat untuk menggunkan e-a. Banyak jumlah penumpang yang masih melakukan pembayaran
Manajer bag. Komersial termasuk pemasaran.
ticketing. - Risiko sistem e-ticketing yang belum memadai. lewat loket. b. Jumlah sosialisasi e-ticketing yang masih kurang.
Manajer bagian SDM dan komersial
c. jumlah server e-ticketing
Manajer bag. IT
III Target Risiko yang Ditolerir
No Potensi Risiko Risk Measurement
PIC (●) Target Risk
Bag... 2015 2016
1. Kegagalan
pemanfaatan IT untuk memperbaiki proses perencanaan
a. sistem sering error atau tidak berjalan dengan efektif Manajer Bag. Teknologi informasi dan prasarana Memperbaiki dan melakukan transformasi TI perusahaan Sistem TI dapat dimanfaatkan dengan baik dan dapat berjalan
dan operasi sehingga hampir semua proses bisnis dilakukan dengan berbasis sistem informasi. selain itu juga mengedepankan aspek keamanan baik terkait aspek kerahasiaan (confidentality), keutuhan (integrity), dan ketersediaan (availability). Kehandalan sistem dan secara efektif.
prosedur TI yang dijalankan secara berkala di-assess mengacu pada ISO 27001 : 2013. b. Tidak dapat menjadi problem solver yang baik.
Manajer bag. Teknologi informasi dan operasional. Melakukan inovasi teknologi informasi dengan melakukan, antara lain melalui integrasi sistem layanan TI dengan fokus utama meningkatkan kualitas layanan Pelanggan dapat menikmati semua layanan kemudahan yang ditawarkan oleh PT KAI
menjadi
lebih baik dengan implementasi Mesin Cetak Tiket Mandiri, Aplikasi KAI Access, Parking, dan E-Gate. 2. Kegagalan peningkatan pada segmen angkutan baran dan pengolahan aset non usaha a. Berkurangnya volume angkutan barang Manajer operasional dan komersial KAI berupaya meningkatkan kapasitas angkutan barang Angkutan barang dapat memberi kontribusi besar terkait struktur pendapatan dengan mengoptimalkan sarana volume amgkutan barang.
transportasi jasa angkutan barang
Komersial pangsa angkutan barang kereta api menjadi solusi transportasi terbaik di Indonesia c. banyaknya aset seperti tanah yang masih bersengketa dan tidak terkelola dengan baik Manajer pengelolaan prasarana, dan aset/bangunan. Meningkatkan penguasaan aset melalui program setifikasi tanah dan penyelesaian kasus-kasus besar terkait kepemilikan aset tanah perusahaan Permasalahan sengketa tanah dpat diminimlisir dan aset tanah perusahaan yang permasalahanny a telah diselesaikan, dapat di manfaatkan untuk pengembangan KA dalam hal penambahan
jalur KA. 3 Kegagalan pencapaian target pembangun rel kereta api, pemeliharaan dan sarana prasarana a. terlambatnya penyelesaian pembangunan rel kereta api akibat adanya keterlambatan pengadaan material rel Manajer bag. Infrastruktur dan opersional Melakukan percepatan pembangunan dan memastikan semua hal-hal yang terkait dengan pembangunan sudah siap sehingga tidak terjadi kendala. Pembangunan dapat dilakukan sesuai target dengan mempertimbang kan kualitas, kuantitas, dan waktu. selain itu pembangunan rel kereta api diluar jawa dapat cepat terealisasi b. keterlambatan dimulainya pelaksaan pembanggunan karena belum dipeolehnya ijin Manajer bag. Infrastruktur dan Operasional KAI melakukan percepatan pengurusan perijinan/approva l (bidang usaha/dokumen masalah perijinan dan pengurusan pembangunan sudah terealisasi sepenuhnya dan
pembangunan teknis), dan koordinasi dengan instansi regulator, pemenuhan prasyarat perijinan, pencantuman pasal-pasal yang diperlukan dapat dilakukan pembangunan c. pembangunan sarana prasarana yang kurang optimal Manajer bag. Sarana dan prasranan. KAI telah berinvestasi untuk membangun sarana dan prasarana, yang akan memastikan tercapainya Pembangunan sarana dan prasarana jaringan Commuter Line Jabodetabek, serta rencana pengembangan KA di beberapa
sasaran kinerja 2014. Bandara seperti Bandara Kulonprogo, Yogyakarta yang diproyeksikan akan melayani 10 juta orang per tahun. 4. Kegagalan penerapan e-ticketing commuter line. a. Banyak jumlah penumpang yang masih melakukan pembayaran lewat loket. Manajer bag. Komersial termasuk pemasaran. Melakukan inovasi terbaru dengan vending machine (e-kiosk) sehingga pembelian tiket dapat dibeli secara mandiri dengan pembayaran tunai Mayoritas penumpang memnggunakan vending machine ataupun cara pembayaran lain sehingga tidak perlu lagi antri diloket
maupun menggunakan kartu debet tau kredit b. Jumlah sosialisasi e-ticketing yang masih kurang. Manajer bagian SDM dan komersial Melakukan sosialisasi e-ticketing melalui brosur,iklan dll Pengguna sudah mengetahui e-ticketing dengan baik dan memanfaatkanny a c. jumlah server e-ticketing
Manajer bag. IT penambahan e-ticketing
(di luar stasiun baru),
penambahan 100 gate oleh PT KAI Commuter Jabodetabek dan pemasangan vending machine Vending machine sudah bisa digunakan secara optimal oleh pengguna
di sejumlah stasiun.
IV Pengendalian Risiko (Mitigasi)
PIC (●) Keterangan PIC (●) Keterangan 1 Kegagalan pemanfaatan IT untuk memperbaiki proses perencanaan dan operasi
a. sistem sering error atau tidak berjalan dengan efektif
Vice precide nt Melakukan pemeliharaan dan memonitoring secara berkelanjutan agar tetap terjaga kerahasiaannya Evp risk manage ment -Melakukan perbaikan terhadap keseluruhan sistem dan dilakukan sosialisasi b. Tidak dapat menjadi
problem solver yang baik. Vice preside nt risk control and mitigati ons Mengawasi setiap pengembangan tekhnologi yang dilakukan terhadap seluruh sistem dan apakah dapat menjadi problem solver yang baik atau tidak Evp risk manage ment Melakukan pengembangan teknologi untuk seluruh sistem reservasi tiket dan sistem pelaporan yang lebih efisien dan memudahkan monitoring
ERP (Enterprise Resource Planning) pada Master Plan Teknologi Informasi (MPTI) PT KA Pariwisata, 3 Kegagalan peningkatan pada segmen angkutan baran dan pengolahan aset non usaha a. Berkurangnya volume angkutan barang Vice preside nt risk control and mitigati ons Monitoring apakah dengan ditambahkannya volume anguktan barang dapat dijalankan secara optimal Evp risk manage ment Menambah volume angkutan barang dengan menambah kereta anguktan b. banyaknya pesaing tramsportasi jasa angkutan barang Vice preside nt risk control Monitoring apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan Evp risk manage ment Menciptakan strategi bisnis untuk dapat bersaing dengan
and mitigati ons
pesaing kompetitor
c. banyaknya aset seperti tanah yang masih bersengketa dan tidak terkelola dengan baik Vice preside nt risk control and mitigati ons Mengawasi peningkatan segmen non usaha dan pengembangan apa saja yang dilakukan
Evp risk manage ment
Pengembangan bisnis aset non usaha melibatkan swasta sehingga aset yang dimiliki dapat terkelola dan menghasilkan keuntungan seperti pembangunan hotel 3 Kegagalan pencapaian target pembangun rel a. terlambatnya penyelesaian pembangunan rel kereta api akibat adanya keterlambatan
Vice preside nt risk
Mengawasi
pembangunan rel kereta api secara
Evp risk manage ment
Mengetahui faktor-faktor apa saja yang dapat
kereta api, pemeliharaan dan sarana prasarana
pengadaan material rel control and mitigati ons berkala menghambat proses pembangunan rel kereta b. keterlambatan dimulainya pelaksaan pembanggunan karena belum dipeolehnya ijin pembangunan Vice preside nt risk control and mitigati ons Mengamati proses perijinan yang sudah diajukan apakah telah sesuai Evp risk manage ment Mempercepat proses perijinan dan melanjutkan pembangunan yang tertunda
c. pembangunan sarana prasarana yang kurang optimal
Vice preside nt risk control and mitigati ons Monitoring pembangunan sarana prasarana apakah sudah sesuai target atau belum Evp risk manage ment Melakukan penambahan pembangunan sarana dan prasarana distasiun-stasiun, Kerjasama dengan swasta untuk
pembangunan kawasan bisnis terpadu 5. Kegagalan penerapan e-ticketing commuter line. a. Banyak jumlah penumpang yang masih melakukan pembayaran lewat loket. Vice preside nt risk control and mitigati ons Memantau vending machine sudah dapat digunakan secara optimal atau tidak
Evp risk manage ment Menambhah pemasangan vending machine di sejumlah stasiun d. Jumlah sosialisasi e-ticketing yang masih kurang. Vice preside nt risk control and mitigati ons Memantau apakah sosialisasi yang dilakukan dapat diaplikasikan tidak dan berdampak tidak dengan pengetahuan pelanggan Evp risk manage ment Menambah sosialisasi e-ticketing melalui media-media seperti iklan, brosur,dll
e. jumlah server e-ticketing Vice preside nt risk control and mitigati ons Memantau apakah server dapat digunakan dengan baik Evp risk manage ment Menambah server e-ticketing sehingga dapat memudahkan pelangan
Dalam proses produksinya, perusahaan ini bergantung pada pesanan konsumen (Make to order) sehingga proses pengadaan materialnya juga tergantung seberapa besar dan banyaknya pesanan konsumen tersebut. Perusahaan ini, dalam proses pengadaan materialnya ditangani oleh beberapa divisi dan departemen yang bertanggung jawab langsung. Diantaranya adalah Divisi Direktorat Teknologi (Dirtek), Departemen Production & Planning Control (PPC), Departemen Dukungan Pengadaan (DP), Departemen Operasional Pengadaan (OP), Departemen Pergudangan, dan Manajerial. Proses pengadaan material pada perusahaan PT PAL Indonesia Persero berawal dari Departemen Direktorat Teknologi (Dirtek) bekerjasama dengan Departemen Production & Planning Control (PPC) menyerahkan daftar kebutuhan material untuk memenuhi proses produksi suatu proyek kepada Departemen Dukungan Pengadaan (DP) untuk dikabulkan permintaan tersebut. Saat di Departemen DP, daftar kebutuhan material tadi akan dicek dengan persedian material di gudang, apabila persediaan di gudang dapat memenuhi kebutuhan material yang diperlukan baik sebagian maupun semuanya maka Departemen DP akan membuat surat pengadaan material yang ditujukan untuk Departemen Pergudangan sebagai surat tembusan untuk mengeluarkan material yang diperlukan dari gudang. Tapi apabila stock di gudang tidak dapat memenuhi semua atau sebagian kebutuhan material, maka Departemen DP membuat surat permintaan pembelian material yang ditujukan ke Departemen Operasional Pengadaan (OP) untuk dilakukan pembelian material ke supplier / vendor. Setelah Departemen DP membuat berbagai surat yang digunakan untuk memenuhi pengadaan material maka Departemen DP akan membuat laporan pengadaan material yang nantinya ditujukan kepada manajerial sebagai laporan bertanggungjawaban pengadaan material.
