S.O.P NO INDUK MAHASISWA (NIM) S DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 001. NO. REVISI:... Bagian Akademik

(1)

S.O.P NO INDUK MAHASISWA (NIM) S

DOKUMEN LEVEL

Standar Operating Procedure

KODE

S.O.P Akademik 001

JUDUL

No Induk Mahasiswa (NIM)

TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA Bagian Akademik NO. REVISI: ... - A. Definisi Istilah

Nomor Induk Mahasiswa (NIM) adalah nomor yang diberikan oleh bagian kemahasiswaan terfhadap mahasiswa baru atau pindahan yang terdaftar di program studi tertentu di STKIP Siliwangi Bandung.

B. Tujuan Prosedur

1. Tertibnya mekanisme layanan pemberian No Induk Mahasiswa (NIM)

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pemberian No Induk Mahasiswa (NIM).

3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada calon mahasiswa

4. Terkendalinya proses pemberian No Induk Mahasiswa (NIM) sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan

C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya

NIM diberikan kepada mahasiswa baru atau pindahan dengan syarat mahasiswa yang bersangkutan sudah terdaftar di STKIP Siliwangi Bandung dan sudah melakukan registrasi. Masa berlakunya NIM selama mahasiswa yang

bersangkutan melakukan registrasi setiap semester sehingga tercatat sebagai mahasiswa aktif.

D. Prosedur

Pemberian No Induk Mahasiswa (NIM) merupakan tanggung jawab bidang akademik (dalam koordinasi Wakil Ketua I) yang dilakukan melalui beberapa tahapan proses yaitu:

1. No Induk Mahasiswa (NIM) merupakan No induk wajib yang dimiliki oleh setiap mahasiswa.

2. Pemberian No Induk Mahasiswa (NIM) merupakan No induk yang diurutkan berdasarkan registrasi diawal pendaftaran

3. No Induk Mahasiswa (NIM) digunakan selama menjadi mahasiswa aktif di STKIP Siliwangi.

(2)

Proses pemberian No Induk Mahasiswa (NIM) dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

Adapun prosedurnya sebagai berikut:

1. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran registrasi 2. Bagian keuangan transfer data nim mahasiswa 3. Cek data

4. Print out daftar hadir matrikulasi 5. Menyiapkan rambu-rambu akademik 6. Pelaksanaan bimbingan akademik.

(3)

Berikut diagram alur prosedur pemberian NIM:

MULAI

MAHASISWA

MELAKUKAN PEMBAYARAN REGISTRASI

MAHASISWA

DI BERI NIM OLEH BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN AKADEMIK ENTRY DATA MAHASISWA SESUAI FORMAT PELAPORAN

PDPT PENGESAHAN NIM DARI PDPT SELESAI BAGIAN AKADEMIK MENERIMA DATA LULUS SELEKSI DARI

KEMAHASISWAAN

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KECOCOKAN DATA KELENGKAPAN

MAHASISWA DAN KEUANGAN

COCOK

BAGIAN KEUANGAN TRANSFER DATA NIM KE BAG AKADEMIK SUDAH REGISTRASI? Y T T Y

E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur

Pejabat yang berhak memberi NIM adalah Kabag Kemahasiswaan dengan kualifikasi akademik minimal S1.

F. Peralatan Perlengkapan dan Bahan

Perangkat Komputer dan perlengkapan IT

G. Catatan: diperlukan formulir pendaftaran mahasiswa baru.

H. Referensi

(4)

2. Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru 3. Renstra

4. Panduan Umum SPMI

I. Verifikasi:

No. Unsur Verifikasi

Lolos Tidak 1. Definisi Istilah

2. Tujuan Prosedur

3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur

5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur

6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan

8. Referensi

Cimahi, Desember 2014

Ketua BPH YKJS Ketua STKIP Siliwangi

(5)

S.O.P MATRIKULASI

DOKUMEN LEVEL

KODE S.O.P Akademik 002 JUDUL Matrikulasi TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA Bagian Akademik NO. REVISI: ... - A. Definisi Istilah

Matrikulasi adalah sebuah program penyetaraan ilmu atau pengenalan kampus bagi mahasiswa baru.

1. Tertibnya mekanisme layanan Matrikulasi

2. Mengurangi perbedaan cara pandang, dan memberikan bekal akademik untuk memudahkan mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan.

3. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan matrikulasi.

4. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa baru atau pun yang lama. 5. Terkendalinya proses matrikulasi sesuai dengan peraturan yang berlaku dan

tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 6. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan

Matrikulasi merupakan gerbang awal sebelum memulai perkuliahan. Mahasiswa baru diberi materi sesuai dengan prodinya masing-masing sebagai gambaran umum/pengenalan mata kuliah yang akan ditempuh selama perkuliahan yang akan diikutinya. Matrikulasi tidak mengandung sks dan tidak menghasilkan nilai. Peserta matrikulasi memperoleh bukti keikutsertaan beupa sertifikat. Sertfikat matrikulasi dijadikan sebagai salah satu syarat menempuh ujian skripsi. Proses matrikulasi dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

D. Prosedur

1. Mahasiswa baru langsung terdaftar sebagai peserta matrikulasi

2. Mahasiswa lama mendaftar dan membayar matrikulasi pada bagian keuangan 3. Bagian keuangan transfer data peserta matrikulasi ke bagian akademik

(6)

5. Print out daftar hadir matrikulasi 6. Cek 4 kehadiran matrikulasi 7. Lolos

8. Print out sertifikat matrikulasi 9. Mahasiswa mendapatkan sertifikat

Prosedur matrikulasi dilaksanakan melalui alur berikut ini.

MULAI

MAHASISWA

MELAKUKAN PEMBAYARAN MATRIKULASI

MAHASISWA MENGIKUTI MATRIKULASI SESUAI JADWAL DARI PRODI

BAGIAN AKADEMIK MELAKSANAKAN PEMBAGIAN SERTIFIKAT MATRIKULASI

SELESAI

HADIR PENUH 2 HARI?

Y

BAGIAN KEUANGAN TRANSFER DATA BAYAR MATRIKULASI KE BAGIAN AKADEMIK

BAGIAN AKADEMIK

MEMERIKSA DATA DARI KEUANGAN

COCOK?

Y

T

BAGIAN AKADEMIK

MEMERIKSA KEHADIRAN MHS MATRIKULASI

T

(7)

E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur

Pejabat yang bertangungjawab melaksanakan matrikulasi adalah Kabag Akademik yang memiliki kulaifikasi minimal S1. Pejabat yang menandatangani sertifikat matrikulasi adalah Wakil Ketua I.

F. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan

Ruang kelas, perangkat komputer dan sertifikat.

G. Catatan:

1. Diperlukan formulir daftar hadir matrikulasi

2. Diperlukan sertifikat matrikulasi H. Referensi

1. Pedoman Akademik

2. Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru 3. Pedoman SPMI

4. Renstra STKIP Siliwangi Bandung

I. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(8)

S.O.P BIMBINGAN AKADEMIK DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 003 JUDUL Bimbingan Akademik TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA Bagian Akademik NO. REVISI: ... - A. Definisi Istilah

Pedoman akademik adalah seperangkat petunjuk pelaksanaan di sebuah lembaga pendidikan untuk menjalankan program berdasarkan kurikulum yang telah ditetapkan.

1. Memahami kemampuan potensial yang dimiliki mahasiswa serta memanfaatkan potensi itu sebaik-baiknya dalam mengikuti dan menyelesaikan studi.

2. Memahami kendala dan kesulitan yang dihadapi mahasiswa dan mampu memecahkan atau mengatasinya secara tepat hingga kendala dan kesulitan itu tidak menjadi hambatan dalam mengikuti dan menyelesaikan studinya.

3. Memahami dan memanfaatkan bimbingan yang disediakan untuk menanggulangi kesulitan.

4. Memahami dan menerapkan prosedur dan peraturan yang berlaku yang dapat memberikan kemudahan untuk mengikuti dan menyelesaikan studinya.

Bimbingan akademik merupakan tanggung jawab bidang akademik (dalam koordinasi Wakil Ketua II) yang dilakukan melalui beberapa tahapan proses yaitu:

1. Persiapan: menyiapkan perangkat bimbingan akademik meliputi tata tertib, angket evaluasi pembelajaran selama satu semester.

2. Pelaksanaan: Ketua Prodi, Sekretaris Prodi beserta staf melaksanakan bimbingan dalam hal sosialisasi registrasi, jadwal kuliah, pengisian KRS, dan program akademik lainnya yang akan ditempuh di semester yang akan dating. 3. Evaluasi: Prodi mengevaluasi hasil angket.

D. Prosedur Bimbingan Akademik

1. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran registrasi

(9)

3. Cek data oleh bagian akademik 4. Print out daftar hadir matrikulasi 5. Menyiapkan rambu-rambu akademik 6. Pelaksanaan bimbingan akademik

Diagram alur bimbingan akademik seperti di bawah ini.

MULAI

MAHASISWA MELAKUKAN PEMBAYARAN REGISTRASI

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA DATA DARI

BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN AKADEMIK MENYIAPKAN DAFTAR HADIR, RAMBU-RAMBU DAN ANGKET UNTUK

BIMBINGAN AKADEMIK

BAGIAN AKADEMIK DAN PRODI MELAKSANAKAN BIMBINGAN AKADEMIK

SELESAI BAGIAN KEUANGAN TRANSFER DATA

BIMBINGAN AKADEMIK KE BAG AKADEMIK COCOK? Y T DATA PESERTA BIMBINGAN AKADEMIK

HADIR DAN TEPAT WAKTU?

Y

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KEHADIRAN BIMBINGAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MEMEGANG DAFTAR HADIR BIMBINGAN AKADEMIK

HUKUMAN MEMBAWA BUNGA / POHON DISERAHKAN KE BAGIAN

AKADEMIK T

Bimbingan akademik dilaksanakan dalam kewenangan Bagian Akademik dan Program Studi. Pejabat yang berwenang malaksanakan bimbingan akademik terdiri atas Kabag Akademik dengan kualifikasi pendidikan minimal S2; Ketua

(10)

Program Studi, kualifikasi pendidikan minimal S2; Sekretaris Program Studi, kulifikasi pendidikan minimal S2, beserta staf akademik dan staf Program Studi, kualifikasi minimal S1.

F. Peralatan, Perlengkapan, dan bahan

Perlatan yang menunjang pelaksanaan bimbingan akademik meliputi: ruang kelas, dokumen tatatertib, panduan bimbingan akademik, dan angket evaluasi proses pembelajaran.

G. Catatan: diperlukan formulir angket untuk mahasiswa

H. Referensi I.

1. Pedoman Akademik 2. Pedoman SPMI

3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung 20012-2017

J. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(11)

S.O.P RENCANA KEGIATAN AKADEMIK DOKUMEN LEVEL

KODE

S.O.P Akademik 004

JUDUL

Rencana Kegiatan Akademik

TANGGAL DIKELUARKAN

Dovember 2014

AREA

Bagian Akademik NO. REVISI: ...

A. Definisi Istilah

Rancana kegiatan akademik dan nonakademik STKIP Siliwangi merupakan pedoman penyusunan rencana dan pelaksanaan kegiatan seluruh civitasakademik STKIP Siliwangi.

1. Tertibnya mekanisme segala kegiatan-kegiatan sampai dengan kegiatan perkuliahan dimulai.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan mahasiswa baru.

4. Terkendalinya proses penerimaan mahasiswa baru sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung.

5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan

1. Rancanakegiatan Akademik dan nonakademik merupakan landasan dalam rangka perencanaan kegiatan,pengembangan program , pengembangan sumber daya , penyusunan prosedur kegiatan serta acuan pelaksanaan evaluasi

2. Rancanakegiatan Akademik dan non akademik akan mengarahkan penyelenggaraan proses pembelajaran yang berkualitas sesuai dengan visi, misi dan tujuan STKIP Siliwangi

3. Bagi mahasiswa, Rancanakegiatan Akademik dan non akademik akan mengarahkan kepada apa yang harus diketahui dan dapat dicapai oleh mahasiswa dalam mengikuti proses pendidikan.

4. Rancanakegiatan akademik dan non akademik menjadi acuan bagi program studi dan seluruh civitas

(12)

Proses rancanakegiatandilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

D. Prosedur Rencana Kegiatan Akademik

1. Menyusun kegiatan-kegiatan akademik 2. Melakukan konsultasi dengan wakil ketua ii 3. Melakukan sosialisasi ke semua program studi 4. Revisi rencana kegiatan

5. Publikasi rencana kegiatan akademik

(13)

Diagram Alir Rencana Kegiatan Akademik

MULAI

BAGIAN AKADEMIK

MENYUSUN RENCANA KEGIATAN AKADEMIK

KABAG AKADEMIK

MELAKUKAN KONSULTASI DENGAN WAKIL KETUA II

BAGIAN AKADEMIK

MELAKUKAN SOSIALISASI KE SEMUA PRODI ADA REVISI?

BAGIAN AKADEMIK

MEMPUBLKASIKAN RENCANA KEGIATAN AKADEMIK PADA WEB DAN FACEBOOK AKADEMIK

CIVITAS AKADEMIKA MELAKSANAKAN SEMUA KEGIATAN AKADEMIK SESUAI RENCANA KEGIATAN

AKADEMIK YANG TELAH DISYAHKAN

SELESAI T

Y

DATA RENCANA KEGIATAN AKADEMIK

ADA MASUKAN?

T

Y

Pejabat yang berwenang malaksanakan kegiatan akademik adalah Kabag Akademik dengan kualifikasi pendidikan minimal S2..

Perlatan yang menunjang pelaksanaan kegiatan akademik meliputi: ruang kelas, dokumen tatatertib, dan panduan kegiatan akademik.

(14)

H. Referensi

I. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(15)

S.O.P JADWAL KULIAH

DOKUMEN LEVEL

KODE S.O.P Akademik 001 JUDUL Jadwal Kuliah TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA Bagian Akademik NO. REVISI: ... - A. Definisi Istilah

Jadwal kuliah adalah rincian tentang waktu perkuliahan sebuah program studi di lembaga pendidikan, memuat lamanya waktu belajar, nama mata kuliah, dosen pengampu dan ruangan tempat pelaksanaannya.

1. Tertibnya mekanisme jadwal kuliah dan penggunaan ruangan sampai dengan kegiatan perkuliahan dimulai.

2. Petunjuk kerja proses penyusuunan jadwal kuliah setiap semester

3. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan mahasiswa baru.

4. Terkendalinya jadwal kuliah dan penggunaan ruangan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung.

Jadwal kuliah adalah susunan mata kuliah yang ditawarkan kepada mahasiswa untuk menyelesaikan studi pada jalur tertentu sesuai dengan kurikulum.

Proses perumusan jadwal kuliah dan penggunaan ruangan dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung. Jadwal kuliah disusun oleh Program Studi di setiap semester sebelum semester berjalan.

D. Prosedur

Prosedur penyusunan jadwal ini menjelaskan tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam menyusun jadwal kuliah dan penggunaan ruangan dengan mempertimbangkan daya tamping ruang tatap muka, jadwal MKDK serta MKDU serta rencana kegiatan akademik, dengan tahapan sebagai berikut:

(16)

1. Ketua Program Studi melakuakan rapat/koordinasi dengan dosen pengampu mata kuliah untuk menyesuaikan jadwal

2. Ketua Program Studi beserta sekretaris prodi menyusun jadwal MKDK dan MKK

3. Ketua Program Studi berkoordinasi dengan program studi yang lain untuk menyusun mata kuliah umum/MKDU dibawah arahan wakil ketua II

4. Ketua Program Studi menyerahkan draf jadwal perkuliahan kepada bagian akademik umtuk di entry ke program PDPT kemudian dipublikasikan kepada mahasiswa.

5. Bagaian akademik mengentry jadwal dan apabila masih ada yang bentrok baik dosen, jadwal dan ruangan, maka akan berkoordinasi dengan ketua prodi untuk segera diperbaiki.

Bagan alur penyusunan jadwal kuliah seperti berikut ini.

MULAI

BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN TANGGAL-TANGGAL PERKULIAHAN

BAGIAN AKADEMIK

MELAKUKAN SOSIALISASI TANGGAL PERKULIAHAN PADA PRODI PRODI MENYUSUN JADWAL KULIAH SESUAI TANGGAL PERKULIAHAN DARI

AKADEMIK ADA REVISI? BAGIAN AKADEMIK MEMPUBLIKASIKAN JADWAL SELESAI T Y BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA

KECOCOKAN JADWAL PERKULIAHAN DARI PRODI

BAGIAN AKADEMIK MENGENTRY JADWAL KULIAH KE PROGRAM PDPT

DATA JADWAL PERKULIAHAN

(17)

Pejabat berwenang yng menyusun jadwal kuliah adalah Ketua Program

Studi/Sekretaris Program Studi. Kualifikasi pendidikan minimal S2. Yang berhal menandatangani jadwal adalah Ketua Program Studi dan Wakil Ketua I.

Perangkat komputer dan perangkat IT

G. Referensi

1. Pedoman Akademik

2. Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung

4. Pedoman SPMI.

H. Catatan: diperlukan format jadwal kuliah I. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(18)

S.O.P PENENTUAN DOSEN PENGAMPU MATA KULIAH DOKUMEN LEVEL

KODE S.O.P Akademik 006 JUDUL Penentuan Dosen TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA Bagian Akademik NO. REVISI: ... - A. Definisi Istilah

Dosen pengampu mata kuliah adalah dosen yang menjadi penanggungjawab dalam mata kuliah yang tercantum di jadwal perkuliahan pada sebuah program studi dalam kurun waktu satu semester.

Standar prosedur penetuan dosen pengajar mata kuliah ini adalah mengatur tata cara penunjukan dan penentuan dosen pengajar mata kuliah pada setiap semester dalam setiap tahun akademik dengan rincian tujuan sbb:

1. Tertibnya mekanisme penentuan dosen sampai dengan kegiatan perkuliahan dimulai.

2. Menentukan dosen pengajar pada setiap semester pada setia tahun ajaran 3. Mendapatkan dosen pengajar yang sesuai dengan latar belakang/tupoksi mata

kuliah yang diajarkan.

4. Terkendalinya proses penentuan dosen sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung.

Penentuan dosen pengampu mata kuliah merupakan hak wewenang program studi berdasarkan hasil musyawarah antara ketua progam studi, koordinator dosen Kelompok Bidang Kajian (KBK) , dan dosen yang bersangkutan. Penentuan dosen pengampu mata kuliah berlandaskan pada keahlian dosen yang bersangkutan atau berdasarkan situasi dan kondisi kebutuhan yang diperlukan pada semester tersebut.

D. Prosedur

Prosedur penentuan dosen pengampu mata kuliah memperhatikan hal-hal berikut ini:.

(19)

1. Kualifikasi dosen 2. Bidang keahlian dosen

3. Konsultasi dengan Wakil Ketua II 4. Wakil Ketua II Memutuskan

5. Dosen mendapatkan jadwal mengajar 6. Dosen menerima SK mengajar

Bagan alur penentuan dosen pengampu mata kuliah tercantum pada bagan berikut.

MULAI

Bagian akademik memberikan hard copy jadwal ke Wakil Ketua II untuk diisi nama

dosen mkdu

BAGIAN AKADEMIK

MENGHUBUNGI PARA DOSEN MKDU Bagian akademik menerima hard

copy jadwal perkuliahan dari bagian prodi (MKDU belum diisi)

JADWAL PERKULIAHAN selesai DOSEN SIAP MENGAJAR? Y T BAGIAN AKADEMIK MEMPUBLIKASIKAN JADWAL PERKULIAHAN KE WEBSITE DAN FACEBOOK AKADEMIK

E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Peosedur

Pejabat yang berwenang menentukan dosen pengampu mata kuliah adalah Ketua Program Studi yang disetujui oleh Wakil Ketua II. Kualifikasi pendidikan Ketua Program Studi minimal S2 dengan jabatan akademik minimal lektor.

(20)

Perangkat komputer dan perangkat IT, format jadwal kuliah, dan format SK mengajar.

G. Catatan: diperlukan format jadwal kuliah dan format SK mengajar. H. Referensi

1. Peraturan Pemerintah Nomor 154 tahun 2000

2. Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung 20012-2017 4. Pedoman Akademik

5. Pedoman SPMI STKIP Siliwangi Bandung

I. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(21)

S.O.P ENTRY DAN UPLOAD NILAI DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 001 JUDUL

ENTRY NILAI DAN UPLOAD NILAI

TANGGAL DIKELUARKAN Desember 2014 AREA Bagian Akademik NO. REVISI:.... A. Definisi Istilah

Entry nilai adalah kegiatan memasukkan nilai mahasiswa dari dosen ke sistem

penilaian.

Upload nilai adalah mengunggah nilai yang sudah dientry melalui website STKIP

Siliwangi Bandung.

1. Tertibnya mekanisme layanan informasi hasil studi mahasiswa

2. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa yang telah menempuh Ujian Akhir Semester (UAS).

3. Terkendalinya proses pengumpulan hasil UAS dari dosen untuk dipublikasikan kepada mahasiswa STKIP Siliwangi Bandung.

4. Menjamin terpenuhinya mutu standar layanan

C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaanya

Penginputan nilai merupakan tanggung jawab bidang akademik (dalam koordinasi Wakil Ketua I) yang dilakukan melalui beberapa tahapan proses yaitu:

1. Menerima Hasil UAS dari Dosen dan disetujui oleh dosen Pembina Mata Kuliah

2. Menginput nilai yang sudah ditetapkan ke sistem PDPT STKIP Siliwangi 3. Cek Data

4. Mengupload Nilai ke Website STKIP Siliwangi: stkipsiliwangi.ac.id 5. Informasi Nilai dapat diakses oleh mahasiswa melalui internet 6. Perkuliahan

Entri atau input nilai dilakukan pada setiap akhir semester. Proses pengentrian nilai dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan informasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

(22)

D. Prosedur

1. Prosedur pengentrian nilai baru adalah sebagai berikut:

a. Mahasiswa telah mengikuti Ujian Akhir Semester sesuai dengan Kalender Akademik STKIP Siliwang

b. Program studi mengkoordinasikan dosen agar menyerahkan nilai akhir tepat waktu ke bagian akademik

c. Dosen menyerahkan nilai ke bagian akademik d. Bagian akademik mengentri nilai ke system PDPT

e. Bagian akademik menggunggah nilai melalui website STKIP Siliwangi Bandung.

f. Mahasiswa melihat nilai secara online.

g. Bagian akademik menjilid kumpulan nilai sebagai arsip akademik. Bagan alur pengentrian nilai seperti berikut ini.

MULAI

BAGIAN AKADEMIK MENERIMA DAFTAR NILAI

UAS DARI DOSEN

BAGIAN AKADEMIK LANGSUNG ENTRY NILAI KE SISTEM PDPT

BAGIAN AKADEMIK MENYIMPAN BERKAS NILAI UAS UNTUK DIJILID DAN MENJADI

ARSIP

DATA NILAI UAS YANG SUDAH DIJILID

BAGIAN AKADEMIK MENG-UPLOAD NILAI MELALUI ONLINE KE WEB STKIP SILIWANGI

MAHASISWA MELIHAT NILAI MELALUI ONLINE

SELESAI

E. Wenang Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Peosedur

Petugas yang berwenang mengentri nilai adalah staf akademik di bawah koordinator Kabag Akademik. Kualifikasi petugas pengenri nilai minimal S1.

(23)

F. Referensi

1. Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 2. Renstra STKIP Siliwangi Bandung 2012-2017

3. Pedoman Akademik

G. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan

Peralatan yang diperlukan berupa perangkat komputer dan perangkat IT .

H. Catatan: diperlukan format isian nilai.

I. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(24)

S.O.P DAFTAR HADIR KULIAH

DOKUMEN LEVEL

KODE

S.O.P Akademik 007

JUDUL

Daftar Hadir Kuliah

TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA Bagian Akademik NO. REVISI: ... - A. Difinisi Istilah

Daftar hadir kuliah adalah format isian untuk mengecek kehadiran mahasiswa dalam setiap kali pertemuan kuliah sesuai dengan jadwal yang berlaku.

1. Tertibnya mekanisme daftar hadir kuliah sampai dengan kegiatan perkuliahan dimulai.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam pembuatan daftar hadir kuliah.

3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada semua mahasiswa, khususnya dalam perkuliahan

4. Terkendalinya proses belajar mengajar sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung.

Daftar Hadir kuliah merupakan perangkat pembelajaran yang wajib ada di dalam perkuliahan, merupakan tanggungjawab bidang akademik (dalam koordinasi Wakil Ketua I). Daftar hadir kuliah disimpan di ruang Program Studi yang harus diambil oleh dosen setiap menjelang perkuliahan dimulai dan dosen yang bersangkutan mengembalikan daftar hadir kuliah ke ruang Program Studi jika perkuliahan telah selesai. Daftar hadir ditantandatangi oleh dosen yang bersangkutan, ketua kelas, dan diparaf oleh staf prodi.

Proses pembuatan dan penggunaan daftar hadir dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

D. Prosedur

1. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran registrasi 2. Bagian keuangan transfer data nim mahasiswa 3. Cek data

(25)

5. Digunakan dalam pelaksanaan perkuliahan 6. Semua daftar hadir kuliah di simpan diprodi

Bagan alur pembuatan dan penggunaan daftar hadir sebagai berikut.

MULAI

BAGIAN AKADEMIK MENGAMBIL DATA MAHASISWA YANG SUDAH REGISTRASI

BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN DHMD PADA MAP SESUAI PRODI

BAYAR? SELESAI Y BAGIAN AKADEMIK MENERIMA JADWAL KULIAH DARI PRODI BAGIAN AKADEMIK

MENGENTRY JADWAL KULIAH KE PDPT

TIDAK MUNCUL PADA DAFTAR HADIR T DHMD SIAP DIBAGIKAN PADA PRODI

BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN PRINTOUT DHMD

Petugas yang berwenang menyusun daftar hadir adalah staf akademik, berkualifikasi minimal S1.

F. Referensi

G. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan

Perangkat komputer

(26)

I. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(27)

S.O.P KARTU RENCANA STUDI

DOKUMEN LEVEL

KODE

S.O.P Akademik 008

JUDUL

Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

Kartu Rencana Studi rencana program perkuliahan, baik yang sudah ditentukan oleh STKIP Siliwangi, maupun yang disusun oleh mahasiswa dengan berkonsultasi kepada pembimbinga akademik dan disetujui oleh Ketua Prodi, yang telah sesuai dan disepakati bersama pada awal semester sesuai dengan beban studi per semester.

1. Tertibnya mekanisme pengisian KRS

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS).

3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa

4. Terkendalinya proses Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan

Kartu Rencana Studi (KRS) diisi oleh mahasiswa sesuai paket mata kuliah dan SKS yang telah ditetapkan program studi untuk setiap semester. Setiap KRS berlaku untuk satu semester dan diajukan pada setiap awal semester.

Proses Pengisian Kartu Rencana Studi dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

D. Prosedur Pengisian KRS

1. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran registrasi 2. Mahasiswa mendapat formulir pengisian KRS

3. Mahasiswa mengisi formulir krs dengan jadwal yang sudah ditentukan prodi masing-masing

4. Formulir yang sudah diisi diserahkan ke bagian akademik 5. Print out KRS

(28)

Bagan alur pengisian KRS seperti berikut ini.

MULAI

BAGIAN AKADEMIK

MENGAMBIL DATA MHS YANG SUDAH REGISTRASI DARI KEUANGAN SELESAI BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN PENGISIAN KRS SUDAH BAYAR? Y T MAHASISWA

MENGAMBIL KRS DI BAGIAN AKADEMIK

MAHASISWA MENDAPATKAN PRINT OUT KRS

Kualifikasi akademik petugas yang berwenang untuk menyiapkan KRS minimal S1.

Perangkat computer

G. Catatan: diperlukan format isian Kartu Rencana Studi

H. Referensi

(29)

I. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(30)

S.O.P DAFTAR HADIR DOSEN DAN MAHASISWA UNTUK PENGGAJIAN DOKUMEN LEVEL

Standar Operating Procedure _KODE

S.O.P Akademik 001

JUDUL

Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA Bagian Akademik NO. REVISI: ... - A. Definisi Istilah:- B. Tujuan Prosedur

1. Menjamin pelaksanaan kegiatan belajar mengajar serta kehadiran dosen dan mahasiswa terdokumentasi dengan baik dan benar.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan rekapitulasi Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian.

4. Terkendalinya proses rekapitulasi Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung.

1. Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian adalah dokumen yang mencatat kehadiran dosen dan mahasiswa, yang dibuat untuk menjamin waktu yang digunakan untuk proses (tatap muka, praktikum, pemberian tugas yang terstruktur) serta untuk data rekap penggajian agar dapat terlaksana sesuai target yang telah ditetapkan.

2. Dosen adalah tenaga edukatif, baik yang berstatus dosen tetap yayasan atau pun dosen luar biasa dengan penugasan sesuai dengan kebutuhan STKIP Siliwangi

Proses Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

D. Prosedur Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian

(31)

2. Bagian akademik merekap kehadiran dosen dan menghitung jumlah honor dosen

3. Data yang sudah divalidasi bagian akademik di serahkan ke bagian keuangan 4. Bagian keuangan melaporkan seluruh jumlah honor dosen ke wakil ketua ii 5. Proses

6. Data di kirim ke pikah Bank BTN

Diagram Alir Daftar Hadir Dosen dan Mahasiswa Untuk Penggajian MULAI

BAGIAN AKADEMIK MEREKAP KEHADIRAN DOSEN DAN MENGHITUNG JUMLAH

HONOR & TRANSPORT DOSEN

BAGIAN KEUANGAN MENJUMLAHKAN SELURUH GAJI DOSEN

ACC WAKIL KETUA II?

T

SELESAI Y

PRODI MENYERAHKAN REKAP KEHADIRAN DOSEN KE

BAGIAN AKADEMIK

DATA YANG SUDAH DIVALIDASI BAGIAN AKADEMIK KEMUDIAN DISERAHKAN KE

BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN KEUANGAN MELAPORKAN DATA PENGGAJIAN DOSEN KEPADA WAKIL KETUA

II

DATA YANG SUDAH VALID DIPERSIAPKAN UNTUK DIKIRIM KE PIHAK BANK BTN UNTUK PENGGAJIAN

DOSEN PERBULAN

Kualifikasi akademik petugas yang berwenang untuk menjalankan prosedur daftar hadir dosen untuk pengajian minimal S1.

(32)

Perangkat computer

G. Catatan: diperlukan format isian daftar hadir dosen untuk penggajian

H. Referensi

I. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(33)

S.O.P UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS) DOKUMEN LEVEL

KODE

S.O.P Akademik 010

JUDUL

Ujian Akhir Semester (UAS)

Ujian Akhir Semester (UAS) adalah ujian yang menguji kemampuan mahasiswa atas penguasaan materi kuliah selama satu semester.

1. Tertibnya mekanisme pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) agar dapat terselenggara dengan baik.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS).

4. Terkendalinya proses pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan

C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunannya

1. UAS merupakan bagian penilaian dari beberapa bentuk penilaian lainnya untuk mengukur pemahaman mahasiswa terhadap materi perkuliahan yang telah dilaksanakan.

2. UAS dilaksanakan secara terjadwal pada akhir perkuliahan dalam satu semester sesuai dengan kalender akademik.

3. UAS diawasi oleh pengawas/langsung oleh dosen pengampu mata kuliah. 4. Bentuk pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) adalah bentuk pengujian

kemampuan mahasiswa atas penguasaan materi kuliah yang berbentuk tes tulis (essay), tes praktik/lisan, tes penugasan objektif, ataupun tugas ujian yang dikerjakan di luar waktu ujian dan dikumpulkan beberapa waktu kemudian (Take Home).

Proses pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS)dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

(34)

(35)

D. Prosedur

1. Membuat jadwal UAS 2. Membuat jadwal pengawas 3. Penagihan soal UAS

4. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran UAS 5. Bagian keuangan transfer data nim mahasiswa 6. Cek data

7. Print out kartu UAS 8. Pelaksanaan UAS

(36)

MULAI

BAGIAN AKADEMIK MEMBUAT JADWAL UAS

BAGIAN AKADEMIK DENGAN PRODI MEMINTA SOAL UAS KE TIAP-TIAP

DOSEN

BAGIAN AKADEMIK MEMBUAT JADWAL PENGAWAS UAS

BAGIAN AKADEMIK PRINT OUT DAFTAR HADIR UAS BAGIAN AKADEMIK MENYIAPKAN

BERKAS SOAL UAS

PELAKSANAAN UAS SELESAI PENANDATANGANAN JADWAL UAS

BAGIAN AKADEMIK MENYIMPAN SEMUA SOAL

BAGIAN AKADEMIK MENGGANDAKAN SOAL

BAGIAN AKADEMIK KONSULTASI DENGAN WAKIL KETUA II

ADA REVISI? T

Y BAGIAN AKADEMIK

MEMBUAT EDARAN UAS UPLOAD EDARAN UAS KE WEB STKIP

DAN FACEBOOK AKADEMIK

JADWAL PENGAWAS

BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN KEPERLUAN ATK BAGIAN AKADEMIK KONSULTASI KEPERLUAN ATK DENGAN WAKIL KETUA II

ADA REVISI? T DATA ATK YANG

SUDAH DITANDATANGANI Y PEMESANAN ATK VERIFIKASI DATA SESUAI? Y T

DATA PESERTA UAS BAGIAN AKADEMIK MENENTUKAN RUANGAN UAS BERDASARKAN JUMLAH

PESERTA UAS BAGIAN AKADEMIK MENGAMBIL DATA KEUANGAN

YANG BAYAR UAS

MAHASISWA MENDAPATKAN KRS

(37)

Kualifikasi pelaksana UAS minimal S1, merupakan staf bagian akademik. F.Referensi

2. Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung 20012-2017 4. Pedoman Akademik

G.Peralatan, Perlengkapan, dan bahan

Perangkat Komputer

H. Catatan: diperlukan format jadwal UAS J. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(38)

S.O.P STANDAR PROSEDUR PERBAIKAN NILAI DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure

KODE

S.O.P Akademik 012

JUDUL

Pembelajaran Remedial dan Ujian Perbaikan Nilai

Desember 2014

AREA

Bagian Administrasi Akademik dan Program Studi

NO. REVISI: ... A. Definisi Istilah

Perbaikan nilai merupakan proses memperbaiki nilai yang diperoleh mahasiswa dalam UAS yang belum memenuhi target kelulusan.

1. Tertibnya mekanisme pembelajaran remedial dan ujian perbaikan nilai.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kegiatan pembelajaran remedial dan ujian perbaikan nilai

4. Terkendalinya proses pembelajaran remedial dan ujian perbaikan nilai sesuai dengan peraturan yang berlaku dan pedoman akademik STKIP Siliwangi Bandung.

C. Luas Lingkup Prosedur dan Pengunaannya

1. Proses perbaikan nilai merupakan proses akademik yang sama dengan pembelajaran remedial.

2. Perbaikan nilai diberikan kepada mahasiswa yang memiliki nilai D dan E 3. Perbaikan nilai diberikan kepada mahasiswa yang memperoleh nilai C jika

Indeks Prestasi yang diperoleh mahasiswa yang bersangkutan di bawah 3.00.

D. Prosedur

Prosedur perbaikan nilai adalah sebagai berikut:

1. Mahasiswa Mengecek dan mencetak Nilai Hasil Studi

2. Mahasiswa menunjukkan mata kuliah yang tidak lulus dengan nilai D dan E untuk diajukan perbaikan.

3. Mahasiswa Melakukan Registrasi Ujian Perbaikan Nilai Ke Bagian Keuangan. 4. bagian keuangan memberikan formulir perbaikan nilai kepada mahasiswa yang

telah melakukan pembayaran.

5. Mahasiswa mengisi dan menyetorkan form ujian perbaikan nilai kebagian akademik.

(39)

7. Bagian akademik menyerahkan rekapitulasi peserta ke jurusan.

8. Melaksanakan ujian perbaikan nilai sesuai dengan kalender akademik.

9. Menginput hasil perbaikan nilai ke sistem pdpt dan data nilai diupload untuk dapat di akses oleh mahasiswa melalui internet.

(40)

MULAI

MAHASIWA MELAKUKAN REGISTRASI UPN KE BAGIAN KEUANGAN MAHASISWA MENDAPAT DATA NILAI UNTUK UJIAN PERBAIKAN

NILAI MELALUI ONLINE NILAI SEBELUM

PERBAIKAN? D / E

NILIA F: MENGHUBUNGI DOSEN YBS NILAI G: MENGULANG SEMESTER BERIKUTNYA F / G

MAHASISWA MENGISI DAN MENYETOR FORM

UPN KEBAGIAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN ENTRY MATA

KULIAH KE SISTEM PDPT BAGIAN AKADEMIK MEREKAP JUMLAH PESERTA

DAN MATA KULIAH REKAPITULASI UJIAN

PERBAIKAN NILAI

WAKIL KETUA II DAN PRODI MENGISI DOSEN UPN DAN MENGEMBALIKAN KE

BAGIAN AKADEMIK PENYERAHAN REKAP UPN KE

WAKIL KETUA II DAN PROGRAM STUDI

BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN RUANGAN UPN BAGIAN AKADEMIK DAN PRODI

MENGHUBUNGI PARA DOSEN UPN

BAGIAN AKADEMIK MENG-UPLOAD JADWAL PELAKSANAAN UPN

JADWAL UPN

MAHASISWA MASUK KE RUANGAN UPN YANG TELAH

DIJADWALKAN LULUS TES LISAN? Y MENGULANG SEMESTER DEPAN T BAGIAN KEUANGAN MEMBERIKAN DAFTAR NILAI

UPN KE BAGIAN AKADEMIK DOSEN MEMBERIKAN NILAI UPN DAN HONOR DI BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN ENTRY NILAI PERBAIKAN MELALUI SISTEM PDPT DAN

MENG-UPLOAD MELALUI WEBSITE DAN FACEBOOK STKIP

SILIWANGI MAHASISWA DAPAT

MELIHAT NILAI SECARA ONLINE

SELESAI

(41)

Perangkat komputer dan perangkat IT

G. Catatan: diperlukan formulir perbaikan nilai H. Referensi

1. Pedoman Akademik

2. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Tahun 2012-2017

I. Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

Cimahi, Desember 2014 Ketua BPH YKJS Ketua STKIP Siliwangi

(42)

S.O.P STANDAR PROSEDUR PENYUSUNAN DATA MAHASISWA AKTIF DOKUMEN LEVEL

Standar Operating Procedure

KODE

S.O.P Akademik 013

JUDUL

Penyusunan Data Mahasiswa Aktif

Desember 2014

AREA

Bagian Administrasi Akademik dan Keuangan

Mahasiswa aktif adalah mahasiswa yang terdaftar dalam PDPT dan melakukan registrasi pada semester berjalan.

1. Terkontrolnya data mahasiswa aktif dan tidak aktif 2. Meningkatkan kecepatan pelaporan data mahasiswa

3. Terkendalinya sirkulasi data mahasiwa yang diperlukan untuk pelaporan mhasiswa STKIP Siliwangi Bandung.

4. Memenuhi kebutuhan pelaporan data baik untuk internal STKIP Siliwangi Maupun untuk tingkat Kopertis dan DIKTI

1. Proses rekapitulasi data mahasiswa aktif diambil berdasarkan pembayaran registrasi, SPP dan Kontrak Rencana Studi (KRS) mahasiswa.

2. Melakukan sinkronisasi data mahasiswa dengan bagian akademik terkait dengan registrasi SPP dan Kontrak Rencana Studi (KRS) mahasiswa.

D. Prosedur

Prosedur penyusunan data mahasiswa aktif adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa melunasi pembayaran SPP dan Registrasi

2. Bagian keuangan memberikan formulir pengisian Kontrak rencana studi (KRS) kepada mahasiswa yang telah melakukan pembayaran.

3. Bagian akademik menginput rencana studi mahasiswa ke sistem PDPT. 4. Bagian Akademik dan Keuangan Melakukan Sinkronisasi data Mahasiswa. 5. Mengecek secara keseluruhan data mahasiswa yang telah melakukan kontrak

rencana studi.

(43)

Bagan alur penyusunan mahasiswa aktif seperti pada bagan di bawah ini

MULAI

BAGIAN AKADEMIK

MEREKAP JUMLAH PESERTA UAS YANG HADIR

PENGECEKAN DAFTAR YANG HADIR UAS DAN KEUANGAN

SESUAI?

Y

DATA MAHASISWA AKTIF

SELESAI

Pendataan mahasiswa aktif dilakukan oleh staf akademik di bawah koordinasi

Kabag Akademik. Kualifikasi akademik petugas minimal S1.

F.Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Perangkat computer dan perangkat IT

(44)

H. Referensi

1. Pedoman Akademik

2. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Tahun 2012-2017

I.Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

Cimahi, Desember 2014 Ketua BPH YKJS Ketua STKIP Siliwangi

(45)

S.O.P STANDAR PROSEDUR KOMPLAIN NILAI DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure

KODE S.O.P Akademik 014 JUDUL KOMPLAINNILAI TANGGAL DIKELUARKAN Desember 2014 AREA Bagian Akademik NO. REVISI:... A. Definisi Istilah: - B. Tujuan Prosedur

1. Transparansi objektifitas penilaian Dosen

2. Meningkatkan layanan kepada mahasiswa yang telah menempuh Ujian Akhir Semester.

3. Menentukan penilaian hasil studi mahasiswa secara tepat 4. Menjamin terpenuhinya mutu standar layanan

Kompain nilai terhadap hasil studi dilakukan sebagai berikut

1. Memberkan penjelasan informasi capaian hasil studi mahasiswa 2. Mahasiswa mendapatkan nilai sesuai dengan capaian perkuliahannya

3. Layanan terhadap mahasiswa yang mendapat masalah dengan penilaian hasil studi

Proses komplain Nilai Hasil Studi Mahasiswa dilakukan dengan mengedepankan kemudahan dan transparansi layanan informasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

D. Prosedur

1. Mahasiswa mengkonsultasikan hasil ujian akhir ke dosen yang bersangkutan. 2. Dosen mengklarifikasi nilai yang telah diberikan.

3. Cek data.

4. Jika ada revisi nilai maka dosen memberikan nilai revisi kepada bagian akademik.

5. Bagian akademik mengentri kembali hasil studi mahasiswa dan mengunggah ke

website STKIP Siliwangi.

(46)

MULAI

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KESESUAIAN DATA NILAI

DARI DOSEN DAN DATA BASE NILAI DARI SISTEM PDPT

BAGIAN AKADEMIK

LANGSUNG MERUBAH NILAI

MELALUI IJIN DARI DOSEN YBS

BAGIAN AKADEMIK MEMPERLIHATKAN

BUKTI DATA NILAI DARI DOSEN

BAGIAN AKADEMIK MENERIMA

DATA NILAI YANG TIDAK SESUAI

DARI MAHASISWA

SESUAI?

T

Y

BAGIAN AKADEMIK MENGHUBUNGI DOSEN YBS

MAHASISWA MENERIMA PENJELASAN DARI

BAGIAN AKADEMIK

BAGIAN AKADEMIK MENG-UPLOAD NILAI

MELALUI ONLINE KE WEBSITE STKIP DAN

FACEBOOK

SELESAI

Kualifikasi pendidikan petugas yang melayani komplain nilai mahasiswa minimal S1, merupakan staf bagian akademik di bawah koordinasi Kabag Akademik.

(47)

G. Catatan: diperlukan format untuk komplain nilai H. Referensi

I.Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

Cimahi, Desember 2014 Ketua BPH YKJS Ketua STKIP Siliwangi

(48)

S.O.P STANDAR PROSEDUR SEMESTER PENDEK (SP) DOKUMEN LEVEL

KODE S.O.P Akademik 015 JUDUL Semester pendek TANGGAL DIKELUARKAN Desember 2014 AREA

Semester Pendek (SP) adalah proses belajar mengajar yang dipersiapkan oleh lembaga untuk memfasilitasi mahasiswa yang memerlukan kelengkapan nilai bawaan sehingga dapat menuntaskan masa belajarnya tepat waktu.

1. Tertibnya mekanisme pelaksanaan semester pendek bagi mahasiswa yang mempunyai nilai bawaan untuk memenuhi masa studi yang telah ditetapkan. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan

pelaksanaan semester pendek.

4. Terkendalinya proses kegiatan semester pendek sesuai dengan peraturan yang berlaku dan kurikulum STKIP Siliwangi Bandung.

SP dilaksanakan pada masa libur antarsemester dengan ketentuan sebagai berikut: 1. SP dilaksanakan atas permintaan mahasiswa

2. SP diberikan kepada mahasiswa yang memiliki nilai bawaan untuk memenuhi kekurangan SKS pada transkrip nilai konversi.

3. SP dilaksanakan apabila ada mata kuliah yang harus ditempuh mahasiswa tetapi tidak ada dalam jadwal perkuliahan biasa.

4. Jenis mata kuliah yang ditawarkan dalam SP tidak boleh memuat komponen praktikum.

5. Jumlah pertemuan atau tatap muka tiap mata kuliah dalam SP minimal sama dengan perkuliahan biasa.

6. Jumlah sks yang dapat dikontrak mahasiswa dalam satu periode SP maksimal 14 sks.

7. Mahasiswa diperbolehkan mengambil SP di luar transkrip nilai konversi dengan syarat

(49)

b. Menyesuaikan waktu penyelesaian studi sesuai dengan lama studi minimal yang telah ditetapkan.

c. Membuktikan yang bersangkutan bukan mahasiswa Do

8. Kontrak Mata Kuliah dan Nilai SP terintegrasi di PDPT STKIP Siliwangi Bandung.

D. Prosedur

Prosedur pelaksaanaan semester pendek adalah:

1. Semester pendek diukuti oleh mahasiswa lanjutan d2 sampai s1 dan memiliki nilai bawaan

2. Mahasiswa berkonsultasi dengan ketua/sekretaris program studi masing-masing tentang mata kuliah yang akan diambil dalam semester pendek

3. Mahasiswa melakukan registrasi semester pendek ke bagian keuangan 4. Mahasiswa mengisi form dan menyetorkan mata kuliah SP ke bagian

akademik.

5. Bagian akademik menginput mata kuliah SP perbaikan ke sistem PDPT. 6. Akademik menyerahkan rekapitulasi Semester Pendek ke jurusan 7. Jurusan Menentukan dosen Semester Pendek

(50)

Alur pelaksanaan SP sebagai berikut.

MULAI

MAHASISWA MELAKUKAN PEMBAYARAN KE BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN AKADEMIK

MEMBUAT EDARAN PELAKSANAAN SEMESTER PENDEK

BAGIAN AKADEMIK MENERIMA FORM SEMESTER PENDEK

BAGIAN AKADEMIK MENERIMA DATA PESERTA SEMESTER PENDEK

DARI BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN AKADEMIK

MELAKUKAN ENTRY KONTRAK MATA KULIAH SEMESTER PENDEK

BAGIAN AKADEMIK MEMBERIKAN REKAP SP KE WAKIL KETUA II DAN PROGRAM STUDI

WAKIL KETUA II DAN PROGRAM STUDI MENGISI DATA DOSEN SEMESTER PENDEK

BAGIAN AKADEMIK MENERIMA REKAP SP YANG SUDAH TERISI

DOSEN LENGKAP

BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN JADWAL SEMESTER PENDEK

DAN PEMBAGIAN RUANGAN

BAGIAN AKADEMIK MENG-UPLOAD JADWAL SP KE WEBSITE

DAN FACEBOOK AKADEMIK

BAGIAN AKADEMIK MEMPERSIAPKAN DAFTAR HADIR MAHASISWA DAN DOSEN UNTUK 4 KALI

KEHADIRAN

PELAKSANAAN SP

SELESAI BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN REKAPITULASI

SEMESTER PENDEK BERDASARKAN SKS DAN JUMLAH PESERTA DARI KEUANGAN

COCOK?

Y

T

Kualifikasi pendidikan petugas yang mengatur semester pendek minimal S1, merupakan staf akademik dan staf program studi.

F. Peralatan, Perlengkapan dan Bahan

(51)

G. Catatan: diperlukan format KRS Semester Pendek H. Referensi

1. Pedoman Akademik STKIP Siliwangi Bandung

2. Kurikulum Program Studi di STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Tahun 2010-2015

I.Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(52)

S.O.P STANDAR PROSEDUR SEMESTER PENDEK (SP) PERBAIKAN

A. Definisi Istilah

Semester Pendek (SP) perbaikan adalah proses belajar mengajar yang

dipersiapkan oleh lembaga untuk memfasilitasi mahasiswa yang memerlukan peningkatan Indeks Prestasi Kumulatif di akhir masa perkuliahannya.

1. Melakukan Remedial Nilai melalui SP

2. Mahasiswa dapat remedial Nilai “C” Untuk menambah pada IPK

3. Memberikan kesempatan kepada Mahasiswa yang mendapat IPK <3.00 untuk mencapai IPK Minimal.

4. Terkendalinya proses kegiatan semester pendek sesuai dengan peraturan yang berlaku dan kurikulum STKIP Siliwangi Bandung.

1. SP perbaikan diberikan kepada mahasiswa D0 yang telah menempuh semua mata kuliah dalam perkuliahan regular.

2. SP perbaikan dilaksanakan apabila hasil Indeks prestasi Kumulatif mahasiswa <3.00

3. Jenis mata kuliah yang ditawarkan dalam SP tidak boleh memuat komponen praktikum.

4. Jumlah pertemuan atau tatap muka tiap mata kuliah dalam SP minimal sama dengan perkuliahan biasa.

5. Jumlah sks yang dapat dikontrak mahasiswa dalam satu periode SP maksimal 14 sks.

6. Mahasiswa D0 diperbolehkan mengambil SP perbaikan dengan syarat: a. Telah Menyelesaikan semua mata kuliah pada semester yang telah

ditempuh

b. Menyesuaikan waktu penyelesaian masa studi sesuai dengan yang telah ditetapkan.

7. Kontrak Mata Kuliah dan Nilai SP perbaikan di input ke dalam PDPT STKIP Siliwangi Bandung.

DOKUMEN LEVEL

KODE

S.O.P Akademik 016

JUDUL

Semester Pendek (SP) Perbaikan

TANGGAL DIKELUARKAN

Desember 2014

AREA

(53)

(54)

D. Prosedur

Prosedur pelaksaanaan semester pendek adalah:

1. Mahasiswa telah selesai menempuh semua mata kuliah dan IPK yang diperoleh < 3.00 dan akan mengikuti seleksi calon peserta sidang Sarjana 2. Mahasiwa berkonsultasi dengan bagian akademik tentang matakuliah yang

akan diambil dalam SP Perbaikan.

3. Mahasiswa melakukan registrasi SP Perbaikan ke bagian keuangan 4. Mahasiswa mengisi form dan menyetorkan mata kuliah SP perbaikan ke

bagian akademik.

5. Bagian akademik menginput mata kuliah sp perbaikan ke sistem PDPT. 6. Akademik menyerahkan rekapitulasi Semester Pendek ke jurusan 7. Jurusan Menentukan dosen Semester Pendek

8. Melaksanakan Semester Pendek pada prasyarat penyusunan syarat Sidang Sarjana

(55)

Alur Pelaksanaan Semester Pendek (SP) Perbaikan sebagai berikut. MULAI

MAHASIWA BERKONSULTASI DENGAN BAGIAN AKADEMIK TENTANG MATAKULIAH YANG AKAN

DIAMBIL DALAM SP PERBAIKAN

MAHASISWA MELAKUKAN REGISTRASI SP PERBAIKAN KE

BAGIAN KEUANGAN

MAHASISWA MENGISI FORM SP PERBAIKAN KE BAGIAN AKADEMIK

DISETUJUI?

Y

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA SYARAT IPK <2,75 BAGI MAHASISWA YANG AKAN

IKUT SP PERBAIKAN T

BAGIAN AKADEMIK MENGINPUT MATA KULIAH SP PERBAIKAN KE SISTEM PDPT

AKADEMIK MENYERAHKAN REKAPITULASI SP PERBAIKAN KE WAKIL KETUA II DAN PROGRAM STUDI UNTUK DI LENGKAPI DENGAN NAMA DOSEN

REKAPITULASI SP PERBAIKAN

BAGIAN AKADEMIK MENERIMA REKAPITULASI SP

PERBAIKAN YANG SUDAH LENGKAP DARI PRODI DAN

WAKIL KETUA II

BAGIAN AKADEMIK MEMBUAT JADWAL SP PERBAIKAN

BAGIAN AKADEMIK MENGUPLOAD JADWAL SP PERBAIKAN

KE WEBSITE DAN FACEBOOK AKADEMIK

BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN PRINT OUT DHMD SP PERBAIKAN

PELAKSANAAN SP PERBAIKAN

SELESAI

Kualifikasi pendidikan petugas yang mengatur semester pendek minimal S1, merupakan staf akademik dan staf program studi.

F. Peralatan, Perlengkapan dan Bahan

Perangkat computer dan perangkat IT

(56)

H. Referensi

1. Pedoman Akademik STKIP Siliwangi Bandung

2. Kurikulum Program Studi di STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Tahun 2010-2015

I.Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

(57)

S.O.P SEMINAR PROPOSAL

DOKUMEN LEVEL

KODE S.O.P Akademik 017 JUDUL Seminar Proposal TANGGAL DIKELUARKAN Desember 2014 AREA

NO. REVISI: ... A. Definisi Istilah:-

1. Tertibnya mekanisme Seminar Proposal

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kegiatan Seminar Proposal

4. Terkendalinya proses kegiatan Seminar Proposal sesuai dengan peraturan yang berlaku dan kurikulum STKIP Siliwangi Bandung.

C. Luas Lingkup Prosedur dan Pengunaannya

Mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya (Ujian sidang skripsi) diwajibkan menyusun skripsi sebagai karya ilmiah hasil penelitian di lapangan dan mengajukan proposalnya pada seminar proposal terjadwal.

D. Prosedur

1. Setelah menempuh sejumlah sks yang ditentukan, mahasiswa mendaftar dan membayar biaya seminar proposal dan bimbingan skripsike bagian keuangan 2. Mahasiswa mengajukan proposal awal kepada program studi dengan

melampirkan tanda bukti pembayaran biaya seminar proposal dan bimbingan skripsi.

3. Proposal yang telah disetujui oleh ketua program studi dan ketua DBS kemudian direkap oleh program studi untuk dijadwal waktu seminarnya. 4. Ketua Program studi mengajukan dosen yang akan menjadi penguji seminar

proposal skripsi dan meminta persetujuan Ketua STKIP Siliwangi Bandung. Kualifikasi dosen yang menguji seminar proposal skripsi adalah:

a. Penguji I, dosen yang berpendidikan S2 dan mempunyai jabatan akademik minimal lektor kepala atau dosen berpendidikan S3 dan mempunyai jabatan akademik minimal lektor.

(58)

5. Mahasiswa yang telah lulus seminar proposal, diusulkan oleh program studi masing-masing kepada Ketua STKIP Siliwangi melalui PK I untuk mendapat SK Pembimbing skripsi. Kualifikasi dosen pembimbing skripsi sama dengan kualifikasi dosen penguji seminar proposal skripsi.

6. Mahasiswa melaksanakan bimbingan skripsi kepada dosen pembimbingnya masing- masing dan selanjutnya memperoleh izin dan pengantar untuk melaksanakan penelitian di lapangan dari STKIP Siliwangi.

(59)

Alur Pelaksanaan Seminar Proposal sebagai berikut.

MULAI

Y COCOK?

MELAKSANAKAN SEMINAR PROPOSAL SESUAI KALENDER

AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MENERIMA

DATA PESERTA SEMINAR PROPOSAL DARI KEUANGAN DAN

PRODI

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KECOCOKAN DATA PEMBAYARAN

DAN DATA PROPOSAL YANG MASUK KE PRODI

T

DATA SEMINAR PROPOSAL

BAGIAN AKADEMIK MEMBUAT DAFTAR HADIR DAN MEMPERSIAPKAN LEMBAR PENILAIAN PROPOSAL

BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN DAFTAR RUANGAN SEMINAR PROPOSAL

BAGIAN AKADEMIK MENG-UPLOAD JADWAL SEMINAR PROPOSAL MELALUI WEBSITE STKIP DAN FACEBOOK

AKADEMIK

BAGIAN AKADEMIK MENERIMA DAFTAR HADIR SEMINAR PROPOSAL DARI PRODI

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA DAFTAR HADIR MATRIKULASI HADIR SEMUA? Y T MENERIMA SERTIFIKAT SEMINAR DAN SK PEMBIMBING SELESAI

Kualifikasi petugas yang menjalankan seminar proposal minimal S1, merupakan staf program studi di bawah koordinasi Ketua Program Studi.

Perangkat Komputer

(60)

H. Referensi

1. Pedoman Akademik STKIP Siliwangi Bandung 2. Pedoman Penulisan karya Ilmiah

3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung tahun 2012-2017

I.Verifikasi:

2. Tujuan Prosedur

8. Referensi

Cimahi, Desember 2014