BAB 3
ANALISIS STRATEGI, PROSES BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
Awalnya PT. Cipta Srigati Lestari (PT. CSL) berdiri di bidang periklanan (advertising) pada tahun 1999, kemudian perusahaan ini mengerjakan pengadaan perlengkapan (procurement) untuk perusahaan penerbangan seperti Garuda Indonesia, berupa barang–barang properti pesawat, meliputi: selimut, cangkir, piring dan sebagainya. Perusahaan ini berakta notaris : No. 82 Tgl 19 Juli 1999 Notaris Fransiscus Xaverius Budi Santoso Isbandi, SH, SK MenHukHam RI : No. C-02695 HT.01.01.TH.2001, NPWP : 1.885.342.4-013. Perusahaan ini beralamat di Jl. Kemang Utara Raya No. 10 Jakarta Selatan, DKI 12730.
Pada tahun 2006 perusahaan diambil alih oleh Bapak Aditya Arya Prawisnara, yang kemudian bergerak di bidang printing dan fulfillment untuk operator telekomunikasi. Pada tahun 2008, perusahaan ini menjadi pioneer dalam bidang smart card manufacturing di Indonesia. Tahun 2009, perusahaan ini mulai masuk ke bidang SIM Card manufacture. Pada tahun itu PT. CSL memiliki satu production line yang meliputi GSM punching, milling implanting, dan personalization. Pada awal hingga pertengahan tahun 2010, PT. CSL mulai membuat card body, pada akhir tahun IC Module production ditambahkan, sehingga proses produksi dari hulu ke hilir telah lengkap. Tahun 2011 mereka memiliki 4 production line, yang mana setiap line memiliki kapasitas produksi dua juta lima ratus ribu hingga tiga juta buah per bulan.
42
3.2 Strategic Goals & Initiatives 3.2.1 Strategic Plan
3.2.1.1 Visi dan Misi
• VISI
- No. 1 global player at IT solution in 2015.
• MISI
- Menjadi pioneer dalam bidang IT Solution. - Memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan. 3.2.1.2 Statement of Strategic Direction
Perusahaan PT. Cipta Srigati Lestari (PT. CSL) memiliki harapan untuk mampu bersaing dengan perusahaan solusi TI besar lain di dunia dan menjadi salah satu perusahaan terbesar dalam bidangnya. PT. CSL yakin dengan menjadi pioneer dan memberikan pelayanan terbaik pada pelanggannya akan membawa mereka pada tujuan mereka tersebut.
3.2.1.3 Analisis PEST
Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan, di antaranya :
• Politik
Positif: Adanya peraturan-peraturan atau regulasi yang mengatur tentang aktifitas perdagangan yang dilakukan oleh PT. Cipta Srigati Lestari bersama dengan pesaing-pesaingnya sehingga tidak terjadi pelanggaran-pelanggaran dalam persaingan termasuk kegiatan monopoli.
43
Negatif: Belum adanya peraturan yang menetetapkan harga jual minimal dari produksi smart card. Sehingga ada beberapa perusahaan yang menjual dengan harga berbeda cukup jauh dengan harga produksi smart card oleh perusahaan luar negeri. Untuk itu, PT. Cipta Srigati Lestari sedang melobi pemerintah untuk meninjau kembali pengadaan peraturan tentang harga jual minimal untuk smart card. Selain itu, kendala dalam pengiriman hasil produksi terkadang ditemui terkait dengan beacukai.
• Ekonomi
Positif: Indonesia sebagai negara berkembang sudah mulai dilirik oleh perusahaan asing untuk berinvestasi. Dengan kepercayaan ini maka tidak sedikit juga perusahaan asing yang mau bekerja sama dengan perusahaan Indonesia.
Negatif: Kurs mata uang asing yang naik-turun sehingga mempengaruhi harga mesin dan bahan baku yang dibutuhkan untuk pembuatan smart card.
• Sosial
Positif: Faktor sosial yang cenderung mendukung pergerakan PT. Cipta Srigati Lestari, yaitu dengan semakin marak dan meningkatnya penggunaan telepon selular di Indonesia maupun di luar negeri. Telepon selular sudah menjadi kebutuhan di masa sekarang ini, termasuk fungsi telepon selular yang semakin mempermudah pekerjaan manusia dalam kehidupan sehari-hari. Selain telepon selular, penggunaan perangkat elektronik berupa Tablet PC juga semakin
44
marak. Seperti telepon selular, Tablet PC juga memerlukan smart card agar bisa terhubung dengan jaringan. Semakin maraknya telepon selular dan perangkat elektronik digunakan inilah yang memicu PT. Cipta Srigati Lestari untuk terus meningkatkan kinerjanya.
Selain itu, PT. Cipta Srigati Lestari juga membawa manfaat positif bagi masyarakat dengan banyaknya tenaga kerja yang diserap oleh PT. Cipta Srigati Lestari.
Negatif:Sejauh ini perusahaan PT. Cipta Srigati Lestari tidak memilki dampak negatif kepada faktor sosial.
• Teknologi
Positif: Semakin majunya teknologi dan berbagai macam manfaat yang dimiliki, PT. Cipta Srigati Lestari sudah menggunakan mesin-mesin dengan teknologi terkini untuk proses produksinya. Mesin-mesin tersebut mampu menunjang kapasitas produksi yang sangat besar, dengan total production line yang dimiliki saat ini sudah mencapai 4 bush, PT. Cipta Srigati Lestari mampu memproduksi smart card hingga sepuluh juta unit per bulannya.
Selain itu, adanya transfer teknologi yang terjadi dalam bentuk pengembangan teknologi mesin produksi. Transfer ini didapat dari pekerja pekerja lulusan politeknik yang mempelajari mesin produksi yang ada, untuk kemudian mengembangkan teknologi baru. Negatif: Untuk proses administrasi dari proses produksi proyek smart card itu sendiri, PT. Cipta Srigati Lestari belum memiliki sistem yang berteknologi canggih untuk dapat mengatur dan mengawasi proses
45
produksi secara terkomputerisasi. Pengaruh postif ini menguntungkan perusahaan dan pekerja, perusahaan diuntungkan karena mampu mengembangkan teknologi produksinya, sedangkan pekerja diuntungkan dengan menjadikan perusahaan sebagai sarana pembelajaran.
3.2.1.4 Analisa 5 Daya Porter (Porter’s Five Forces Model)
Dengan adanya 5 daya pada PT. Cipta Srigati Lestari, dapat diketahui pihak dari luar perusahaan yang mempunyai pengaruh pada PT. Cipta Srigati Lestari berikut dengan bentuk pengaruh yang diberikan. Faktor yang mempengaruhi tersebut yaitu pesaing, pendatang baru, supplier, klien dan produk pengganti/substitusi. Berikut ini adalah pihak pihak yang mempengaruhi faktor tersebut.
Gambar 3.1 Porter’s Competitive Advantage
Pendatang Baru - PT. Datacard - PT. Damasa Pesaing - OBS Oberthur - Gemalto - PT. KSI - G & D Klien - XL - Axis - Telkomsel - Indosat Supplier - Heidel Berg - Burkle - Muhl Bauer - Samsung - Yosun - Interplex - Poshell - Siegwerk Produk Pengganti - Ancaman pendatang baru Ancaman produk pengganti Kekuatan tawar -menawar supplier Kekuatan tawar -menawar klien
46
• Pesaing
Positif: Adanya tolak ukur perusahaan lain untuk berkembang lebih baik. Negatif: Persaingan yang tidak sehat dengan melakukan manuver politik. • Pendatang Baru
Positif: Membuat perusahaan terus memperbaiki kualitas agar tidak terkejar oleh perusahaan baru.
Negatif: Berarti adanya pesaing baru sehingga pangsa pasar akan terbagi lebih banyak.
• Produk Substitusi
Positif: Dengan tidak adanya produk substitusi membuat perusahaan ini dapat fokus pada produksi atau bidang usahanya saat ini.
Negatif: Produk substitusi dapat mengancam penggunaan barang yang diproduksi oleh perusahaan ini.
• Pelanggan
Positif: Dengan kebutuhan pasar yang sangat banyak dan kualitas yang ditawarkan oleh perusahaan maka pelanggan (customer) akan terus berdatangan pada perusahaan ini.
Negatif: Permintaan yang kadang tidak mampu dikerjakan oleh perusahaan karena jumlah produksi dan tenggat waktu yang diberikan tidak memungkinkan.
• Pemasok
Positif: Perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk melakukan produksi, bahan baku dan mesin diperoleh dari pemasok internasional yang besar dan ternama.
47
Negatif: Kurs mata uang yang berubah-ubah menyebabkan harga dari pemasok bahan baku dan mesin luar negeri juga tidak tetap.
3.2.1.5 SWOT Analysis
Analisis SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Threats) adalah sebuah analisis yang mengidentifikasi faktor eksternal perusahaan yang terdiri dari peluang dan ancaman. SWOT juga mengidentifikasi faktor kekuatan dan kelemahan dari perusahaan tersebut. Dengan adanya analisis SWOT, diharapkan perusahaan dapat mengetahui kondisi perusahaan saat ini dan mampu memanfaatkan peluang untuk menghindari ancaman yang ada.
Berikut ini adalah analisis SWOT pada PT. Cipta Srigati Lestari:
• Tahap Pengumpulan Data
Pada tahap ini, pengumpulan data dibagi menjadi dua, yaitu data eksternal dan internal.
a. Evaluasi faktor eksternal Opportunity (Peluang)
- Kebutuhan smart card untuk keperluan telekomunikasi yang semakin meningkat.
- Kerjasama dengan supplier dan vendor ternama untuk penyediaan bahan baku, mesin pendukung produksi beserta suku cadangnya. - Pangsa pasar yang besar membuat PT. CSL terus mengembangkan produk-produknya.
48
Threats (Ancaman)
- Persaingan dalam memenangkan tender untuk pengerjaan proyek produksi smart card.
- Taktik dan strategi perusahaan pesaing PT. CSL memiliki daya tawar yang cukup kuat.
- Kendala dalam pengiriman barang terkait dengan bea cukai.
- Kurs mata uang yang tidak stabil mempengaruhi harga bahan baku dan mesin produksi
b. Evaluasi faktor internal Strength (Kekuatan)
- Kapasitas produksi yang sangat besar dan akan terus berkembang. - Proses produksi yang in-time.
- Harga jual smartcard yag relatif lebih murah dibandingkan dengan kompetitor
- Sudah menguasai 50% kebutuhan smartcard nasional.
Weakness (Kelemahan)
- Siklus arus kas yang terlalu cepat mengakibatkan anggaran yang sangat ketat dalam PT. CSL
- Sertifikasi untuk memproduksi kartu kredit Visa dan MasterCard masih belum dimiliki.
- Belum memiliki sistem yang terintegrasi untuk memudahkan memantau status produksi dan pembuatan laporan.
49
(SO) Strengths Opportunities
SO1: Memberi kontribusi yang signifikan pada kebutuhan smart card dalam skala nasional maupun internasional.
SO2: Kerjasama yang baik dengan vendor dan supplier ternama menghasilkan harga produksi yang relatif lebih rendah.
SO3: Memperbesar jaringan klien hingga ke luar negeri.
(WO) Weaknesses Opportunities
WO1. Perencanaan keuangan agar arus kas tidak terlalu cepat.
WO2. Mengejar standarisasi untuk produksi kartu kredit Visa dan MasterCard.
(ST) Strengths Threats
ST1. Menciptakan iklim persaingan yang lebih sehat.
ST2. Mengembangkan strategi dan taktik untuk menjaga kepercayaan klien.
(WT) Weaknesses Threats
WT1. Menyusun perencanaan keuangan agar mampu meningkatkan daya tawar untuk bersaing dengan kompetitor.
WT2. Menerapkan sistem yang terintegrasi untuk menyatukan pabrik dan kantor pusat.
50
A. Matriks Faktor Strategi Eksternal
Faktor Strategi Eksternal Bobot Rating
Bobot x Rating
Komentar Kesempatan (Opportunities)
Kebutuhan smartcard untuk keperuan telekomunikasi yang semakin meningkat
0,2 4 0,8
Kebutuhan smartcard yang terus meningkat adalah sebuah peluang untuk PT CSL untuk terus meningkatkan
performanya.
Kerjasama dengan vendor dan supplier ternama dari luar negeri.
0,25 4 1
Vendor dan supplier ternama sudah menjalin kerjasama untuk terus memenuhi keperluan produksi PT. CSL
Pangsa pasar yang terus
berkembang 0,1 2 0,2
Faktor ini menjadi satu peluang bagi CSL untuk terus mengembangkan produk smartcard-nya.
Total Opportunities 0,55 2
Ancaman (Threats)
Persaingan tender 0,25 3 0,75
Perebutan tender dengan terkadang tidak sehat dan terkadang diwarnai faktor faktor selain bisnis.
Kompetitor yang berpotensi
menggeser CSL 0,1 2 0,2
Kompetitor yang mengerahkan berbagai cara untuk mengalahkan PT. CSL
Kendala dalam pengiriman
barang terkait bea cukai. 0,1 1 0,1
Dalam pengiriman ke luar negeri terkadang terdapat masalah pada bea cukai
Kurs mata uang yang tidak
stabil 0,1 1 0,1
Kurs mata uang mempengaruhi harga bahan baku dan mesin produksi
Total Threats 0,45 1,15
TOTAL EFAS 1.00 3,15
51
B. Matrix Faktor Strategi Internal
Faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot x
Rating Komentar
Kekuatan (Strength)
Kapasitas produksi besar 0,2 4 0,8
Kapasitas produksi besar adalah salah satu
keunggulan PT. CSL dibandingkan pesaingnya.
Proses produksi in-time 0,1 4 0,4
Produksi yang selesai in-time membuat semua proyek yang ada di CSL selesai tepat waktu.
Harga lebih murah
dibandingkan kompetitor 0,2 2 0,4
Harga yang relatif lebih rendah dibandingkan kompetitor menjadikan PT. CSL mempunyai klien yang tetap. Sudah menguasai 50%
produksi smartcard nasional
0,1 3 0,3
Salah satu keunggulan PT. CSL dibandingkan kompetitor nasional.
Total Strength 0,6 1,9
Kelemahan (Weakness)
Siklus arus kas yang terlalu
cepat 0,15 1 0,15
Siklus arus kas yang terlalu cepat
menyebabkan ketatnya pengeluaran untuk berbagai keperluan.
Sertifikasi Visa dan
MasterCard belum dimiliki 0,1 3 0,2
Belum dimilikinya sertifikasi ini
menyebabkan PT. CSL belum mampu bersaing di bidang produksi kartu kredit.
Belum memiliki sistem
informasi yang terintegrasi 0,15 1 0,25
Belum adanya sistem terintegrasi menyebabkan waktu yang diperlukan untuk memantau status proses produksi
cenderung lama.
Total Weakness 0,4 0,6
TOTAL IFAS 1.00 2,4
52
C. Matriks SWOT
Internal Factors
External Factors
Internal Strength (S) S1. Kapasitas produksi yang sangat besar.
S2. Proses produksi yang in-time.
S3. Harga jual produk relatif lebih rendah dibandingkan produsen lain.
S4. Sudah menguasai 50% kebutuhan produksi smart card nasional.
Internal Weaknesses (W) W1. Siklus arus kas yang terlalu cepat.
W2. Sertifikasi untuk produksi kartu kredit Visa dan MasterCard masih belum dimiliki.
W3. Sistem Informasi yang dimiliki kurang memadai
External Opportunities (O) O1. Kebutuhan produksi smart card yang semakin tinggi.
O2. Kerjasama dengan supplier dan vendor ternama untuk pengadaan bahan baku dan mesin produksi.
O3. Pangsa pasar yang sangat besar membuat PT. CSL mengembangkan terus bisnisnya.
(SO)
SO1. Memberi kontribusi yang signifikan pada
kebutuhan smart card dalam skala nasional maupun internasional.
SO2. Kerjasama yang baik dengan vendor dan supplier ternama menghasilkan harga yang relatif lebih murah. SO3. Memperbesar jaringan klien hingga ke luar negeri.
(WO)
WO1. Perencanaan keuangan agar arus kas tidak terlalu cepat. WO2. Mengejar standarisasi untuk
produksi kartu kredit Visa dan MasterCard.
External Threats (T) T1 Persaingan dalam memenangkan tender yang terkadang tidak sehat T2. Daya tawar perusahaan kompetitor.
T3. Kendala pengiriman barang ke luar negeri terkait bea cukai.
T4. Kurs mata uang yang tidak stabil.
(ST)
ST1. Menciptakan iklim persaingan yang lebih sehat. ST2. Mengembangkan strategi dan taktik untuk menjaga kepercayaan klien ST3. Mengembangkan strategi untuk dapat bersaing secara sehat dalam perebutan tender.
(WT)
WT1. Menyusun perencanaan keuangan agar mampu
meningkatkan daya tawar untuk bersaing dengan kompetitor.
WT2. Menerapkan sistem informasi yang yang lebih lengkap dan memadai.
53
D. Matriks Grand Strategy
Berdasarkan ketiga matriks sebelumnya, maka dapat diperoleh sebuah gambaran posisi PT. Cipta Srigati Lestari melalui sebuah diagram SWOT. Berikut ini adalah penghitungannya.
1. Perhitungan :
Titik x = Kekuatan (Strength) – Kelemahan (Weakness) = 1,9 – 0,6
= 1,3
Titik y = Peluang (Oppurtinity) – Ancaman (Threat) = 2,00 – 1,15
= 0,85 2. Gambar
Gambar 3.2 Diagram SWOT
PT. Cipta Srigati Lestari berada pada kuadran 1, yang berarti perusahaan berada dalam situasi yang menguntungkan karena memiliki peluang dan kekuatan. Strategi yang harus dijalankan pada kuadran ini adalah strategi yang mampu menunjang pertumbuhan yang lebih agresif.
1,3 Mendukung Strategi SO 0,85 Peluang Kelemahan Kekuatan Ancaman
54
3.2.1.6 CONOPS Scenarios Planning Assumptions
I. Memenuhi standar internasional untuk keperluan produksi smart card dalam berbagai bidang besar, seperti telekomunikasi, perbankan, pemerintahan dan lainnya.
II. Meningkatkan kapasitas produksi smart card agar dapat memperbesar jangkauan bisnis.
III. Menjadi produsen utama untuk perusahaan telekomunikasi besar seperti Telkomsel, Axis, XL, Indosat dan lainnya.
IV. Menjalin hubungan baik dengan semua pihak dari mulai klien, supplier, sampai ke vendor.
V. Memenuhi standarisasi untuk memproduksi kartu kredit Visa dan MasterCard.
55 3.2.1.7 CONOPS Diagram
56 3.2.1.8 General Competitive Strategy
Meningkatkan jumlah kapasitas produksi sehingga perusahaan dapat mengerjakan lebih banyak permintaan. Memberikan harga yang kompetitif sehingga dapat meraih pasar yang lebih luas. Menjaga hubungan baik kepada pelanggan dengan memberikan layanan IT Support jika terdapat kendala sebagai layanan purna jual.
3.2.1.9 Strategic Goals
• Meningkatkan jumlah kapasitas produksi.
• Mampu bersaing dengan perusahaan asing.
• Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. 3.2.1.10 Strategic Initiatives
• Dengan 4 buah production line yang memiliki kapasitas hingga dua belas juta kartu per bulan (2.500.000-3.000.000/production line/bulan) saat ini, PT. CSL akan menambahkan 2 buah production line lagi untuk menambah jumlah kapasitas produksi mereka tahun ini.
• PT. CSL memberikan harga yang kompetitif kepada pelanggan agar dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan asing yang masuk ke pasar lokal Indonesia.
• Menekan angka “SIM reject”, di mana kartu SIM yang dihasilkan mengalami kerusakan (lecet, chip bergeser, dsb.) sehingga tidak dapat digunakan.
• Menyelesaikan produksi dan pengiriman tepat waktu kepada pelanggan hingga batas waktu toleransi yang ditentukan.
57 3.2.1.11 Outcome Measures
Outcome Measures adalah identifikasi perkembangan yang sudah dicapai dengan kualitasi produksi yang lebih baik untuk meningkatkan kepuasan klien atau mendapatkan proses yang lebih efisien.
- Perusahaan dapat meningkatkan jumlah produksi smart card dengan penambahan mesin dan alat-alat untuk menunjang produksi.
- Arus kas yang tidak terlalu cepat berputar, sehingga uang yang diperoleh dapat lebih terencana penggunaannya.
58 3.2.1.12 Porter’s Value Chain
Gambar 3.4 Value Chain Porter
Gambar di atas adalah diagram Value Chain (rantai nilai) pada perusahaan PT. Cipta Srigati Lestari (PT. CSL). Sesuai dengan Porter’s Value Chain, pada diagram tersebut terdapat dua aktifitas bisnis, yaitu aktifitas utama (Primary Business Process) dan aktifitas pendukung (Support Business Process) pada PT. CSL. Aktifitas utama atau proses bisnis utama yang dilakukan oleh PT. CSL dibantu dengan aktifitas pendukung untuk mengembangkan nilai perusahaan tersebut. Setelah kedua proses tersebut berjalan beriringan kemudian dapat menghasilkan keunggulan daya saing (competitive advantage) bagi PT. CSL.
Firm Infrastructure: Memilki pabrik, mesin dan gedung kantor sendiri.
Human Resources Management: Melakukan perekrutan, interview dan mengadakan
pelatihan bagi karyawan.
Technology Development: Memiliki departemen TI untuk pengembangan sistem dan
teknologi informasinya.
Procurement of Resources: Bekerja sama dengan supplier maupun internasional. Services: Menawarkan after-sales service dengan membantu jika ada masalah pada hasil produksi. Operations: - Pembuatan chip (IC Module) - Pembuatan card body - Pembuatan smart card Outbound Logistic: - Packing - Delivery ke customer Sales and Marketing: - Proses tender - Customer datang sendiri - Website sebagai company profile Inbound Logistic: Membeli bahan baku dari supplier atau dapat dari klien. COM-PETITI -VE AD- VEN-TAGE Support Business Processs Primary Business Process
59 Inbound Logistic
PT. CSL membeli bahan baku dari suppplier yang telah diajak kerja sama. Bahan baku ini adalah IC Module yang berupa chip untuk kartu. Juga module tape untuk menempelkan chip yang sudah jadi. Kemudian lembaran PVC, yang akan diproses untuk card body (badan kartu), juga tinta untuk percetakan.
Operations
Setelah bahan baku lengkap, maka proses produksi pun dimulai. Pertama-tama ialah proses pembuatan IC Module, yaitu peletakan chip (dai bonding), lalu penghubungan kabel (wire bonding), lalu menutup chip dengan kabel dan diberikan pelindung. Kemudian IC Module dicek apakah berfungsi atau tidak, yang tidak berfungsi akan ditandai dengan dilobangi oleh mesin.
Di saat yang bersamaan, badan kartu dibuat, yaitu dengan mendesain artwork atau penampilan kartu. Biasanya klien datang dengan desain sendiri sehingga proses ini dapat dilewatkan. Setelah itu akan dibuatkan sample yang akan dikirimkan ke klien untuk diminta persetujuannya atasa sample tersebut. Jika disetujui maka akan masuk ke fase printing total, jika tidak disetujui maka akan dibuat sample yang baru. Cetakan PVC akan dibuat dua buah, satu untuk bagian depan kartu dan satu lagi untuk bagian belakang kartu. Setelah itu kedua cetakan PVC tersebut digabung kemudian dilaminasi dan didinginkan agar menjadi solid. Kemudian masuk ke bagian card punching, di mana kartu akan dipotong-potong sesuai ukurannya.
Setelah kedua proses tersebut selesai, proses produksi masuk ke tahap smart card production. Di mana IC Module dan card body yang telah dibuat digabung segingga menjadi kesatuan smart card yang utuh. Pertama adalah proses milling,
60 di mana badan kartu dibor untuk kemudian dimasukkan chip ke dalamnya (implanting). Kemudian proses card punching dilakukan, agar kartu SIM dapat dipotong dengan mudah. Kemudian kartu masuk ke bagian personalisasi, yaitu proses di mana data dimasukkan ke dalam chip. Lalu dilakukan proses quality control untuk mengecek sequence number dari kartu yang akan dikemas. Setelah itu selesai, maka kartu akan dikemas (packing).
Outbound
Setelah proses produksi selesai, perusahaan akan mengimkan hasil produksi tersebut kepada klien sesuai perjanjian. Barang dikirim bersama Delivery Order dan Packing List. Jika hasil produksi tersebut selesai sebelum tanggal pengiriman yang diminta klien, maka hasil produksi tersebut akan disimpan di dalam warehouse atau gudang milik perusahaan. Setelah barang diterima, klien akan membuat Goods Recieved Notes sebagai tanda bahwa barang telah diterima.
Sales and Marketing
Pesanan yang diterima oleh PT. CSL biasanya didapatkan dari dua cara. Pertama adalah dengan mengikuti proses tender proyek dan yang kedua adalah klien yang datang langsung kepada PT. CSL untuk membuat pesanan. Sementara itu, bentuk pemasarannya berupa rekomendasi dari reputasi yang selama ini dihasilkan. Bentuk pemasaran lainya adalah dengan membuat website yang berisi profil perusahaan dan pencapaian-pencapaian yang telah diraih oleh perusahaan sejak beridiri.
Firm Infrastructure
Perusahaan ini memiliki keuntungan pada sisi infrastruktur perusahaan, seperti memiliki pabrik dan mesin yang mempunyai kapasitas produksi yang
61 besar. Mesin yang dimiliki PT. CSL pun sudah lengkap untuk memproduksi smart card dari hulu ke hilir (pembuatan IC Module, pembuatan card body dan personalisasi). Perusahaan ini juga didukung dengan adanya komputer yang terhubung dalam sebuah topologi jaringan yang memudahkan sebuah departemen berhubungan dengan departemen lain. Perusahaan ini juga memiliki gedung kantor sendiri yang terletak di Jl. Kemang Raya Utara no. 10, Jakarta Selatan.
Human Resources Management
PT. CSL memiliki departemen Human Resources & Development yang bertanggung jawab untuk melakukan perekrutan karyawan, pelatihan karyawan dan pengembangan kualitas karyawan agar sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dapat bekerja seoptimal mungkin.
Technology Development
Sistem dan Teknologi Informasi pada PT. CSL saat ini belum bekerja secara maksimal. Masih terdapat beberapa sistem yang belum terintegrasi satu sama lain, sehingga menyebabkan pengerjaannya harus dilakukan secara manual. Maka dari itu PT. CSL melalui departemen TI-nya sedang mengembangkan Sistem dan Teknologi Informasi yang ada pada perusahaan sehingga proses bisnis pada perusahaan tersebut dapat bekerja lebih optimal dan efisien.
Procurement
Penyediaan bahan baku pada PT. CSL dipegang oleh bagian Supply Chain perusahaan tersebut. Penyediaan bahan baku ini berasal dari perusahaan lokal maupun impor dari perusahaan asing yang telah bekerja sama dengan PT. CSL. Untuk IC Module didatangkan dari perusahaan Yosun dan Samsung (tidak semua IC Module yang dikerjakan merupakan barang impor, PT. CSL juga sudah dapat
62 membuat IC Module sendiri tapi kapasitasnya belum besar sehingga membuat perusahaan ini harus mengimpor untuk memenuhi kebutuhan produksinya). Sedangkan untuk module tape didatangkan dari perusahaan Interplex dan Poshell. Untuk lembar PVC didatangkan dari Huaxin dan tinta dari Siegwerk. Untuk penyediaan mesin, PT. CSL membeli mesin-mesinnya langsung dari produsen mesin tersebut di luar negeri, seperti dari Jerman, Belanda dan Italia.
3.2.2 CONOPS (Concept of Operations Scenario)
Proses berawal dari perusahaan PT. Cipta Srigati Lestari (PT. CSL) memenangkan tender terhadap sebuah proyek yang diselenggarakan oleh customer ataupun mendapatkan proyek langsung dari customer. Customer dan PT. CSL terikat dalam sebuah “kontrak payung” atau yang lebih dikenal dengan nama Non-Disclosure Agreement (NDA). Dalam kontrak tersebut dijelaskan mengenai hubungan kerja sama terhadap dua pihak, yaitu meliputi batas-batas kerja sama kedua belah pihak dan kondisi-kondisi yang memungkinkan kerja sama tersebut batal di tengah jalan, kontrak tersebut ditandatangani oleh satu orang wakil dari setiap pihak di atas materai. Klien juga aka memberikan Purchase Order (PO) kepada PT. CSL yang berisi detil-detil pesanan yang diinginkan, jumlah dan juga harganya. PO dan Non-Disclosure Agreement tersebut diterima oleh bagian Marketing PT. CSL.
Setelah itu bagian Martketing PT. CSL membuat Internal Purchase Order (IPO). IPO berisi segala detil pesanan klien sesuai dengan PO yang diberikan oleh klien kepada PT. CSL. Detil IPO tersebut meliputi nomor IPO, tanggal diterbitkannya IPO, deskripsi produk yang dipesan, tanggal jatuh tempo produksi yang diminta dan sebagainya. IPO tersebut kemudian diberikan kepada bagian PPIC (Process Planning
63 and Inventory Control) PT. CSL untuk mengerjakan produksi sesuai pesanan customer yang tercantum pada IPO.
Setelah menerima IPO, PPIC kemudian mengecek IPO tersebut dari sisi kapastitas dan ketersediaan material, jika tidak sesuai maka bagian PPIC akan mengembalikan IPO tersebut kepada bagian Marketing untuk kemudian dikonsultasikan dengan klien. Jika sesuai, PPIC akan melakukan planning produksi dan berkoordinasi dengan GM Produksi. Kedua bagian ini mengecek apakah IPO tersebut membutuhkan profile baru atau menggunakan profile yang lama. Profile di sini adalah spesifikasi teknis untuk membuat sebuah kartu, jika ada perubahan dalam spesifikasi tersebut maka harus dibuat profile baru.
Jika dibutuhkan profile baru maka bagian IT, Quality Control (QC) dan bagian Produksi melakukan BAP untuk membuat profile baru. Jika menggunakan profile lama maka planning produksi langsung diteruskan kepada Supervisor (SPV) Produksi. Kemudian SPV Produksi membuat Surat Perintah Kerja (SPK) yang kemudian diberikan kepada Leader Produksi. Kemudian Leader Produksi mengeluarkan permintaan material kepada bagian Warehouse. Bagian Warehouse kemudian mengeluarkan material yang diterima oleh Leader Produksi dan membagikannya ke tiap mesin yang akan digunakan.
Kemudian Leader Produksi melakukan Pre-Produksi, jika mesinnya tidak layak jalan maka Leader Maintenance akan melakukan pemeriksaan terhadap mesin yang bermasalah. Jika mesin dianggap layak, maka Leader Quality Control (QC) akan melakukan validasi terhadap hasil Pre-Produksi. Jika hasil validasi tidak sesuai, maka Leader Produksi akan melakukan persiapan Pre-Produksi. Validasi terhadap hasil Pre-Produksi mengacu pada standar ISO.
64 Jika keadaan mesin ditemukan tidak layak, maka Leader Produksi meminta Leader Maintenance untuk melakukan pemeriksaan mesin berdasarkan form Pre-Produksi. Jika sudah selesai, Leader Maintenance akan meminta kepada Leader Quality Control untuk mengecek standar kualitas dari hasil produksi mesin tersebut (testing) berdasarkan form Pre-Produksi.
Lalu Operator Produksi menjalankan proses produksi sesuai dengan planning produksi. Jika di tengah proses produksi terjadi masalah pada mesin maka Leader Maintenance akan melakukan pemeriksaan dan perbaikan terhadap mesin, jika sudah selesai maka Leader Personifikasi (Perso) akan mengajukan kartu hasi tes mesin dan kemudian Inspektor QC akan melakukan pemeriksaan kualitas produk, jika hasilnya tidak sesuai maka Leader Maintenance akan melakukan pemeriksaan dan perbaikan mesin lagi, jika sesuai maka prosses produksi akan dilanjutkan oleh Operator Produksi.
Setelah itu Inspektor QC akan melakukan pemeriksaan kualitas produk, jika hasilnya tidak sesuai maka produksi akan ditahan untuk sementara, jika sesuai maka Operator Produk akan melanjutkan produksi. Setelah selesai, Operator QC akan melakukan pengecekan hasil perso secara acak, jika hasilnya tida sesuai dan tidak lengkap maka Operator Perso akan membuatkan kartu pengganti reject dari QC, jika sesuai dan lengkap maka bagian QC akan melakukan packing atau pengemasan. Di saat yang bersamaan, Leader Produksi juga membuat list and resume summary hasil produksi, kemudian QC Patrol akan memvalidasi kartu reject sortir sebelum personifikasi. Kartu reject dan material sisa akan dikirim ke bagian Warehouse. Setelah menerima hasil produksi yang sudah dikemas dan kartu reject + sisa material, Leader Warehouse kemudian mendata keduanya.
65 Setelah itu Leader Warehouse membuat Delivery Order dan Packing List (DO+PL) yang berisi perintah pengiriman dan detil isi dari hasil produksi. Delivery Order antara lain berisi nomor DO, tanggal pengiriman, nomor PO, nama klien, alamat klien, ketentuan pembayaran, titik F.O.B., nomor proyek, jumlah unit yang dikirim dan sebagainya. Packing List antara lain berisi nomor PL, tanggal pemesanan, nomor PO, nomor DO, nomor boks, nomor kartu yang dibuat (ICCID), tanggal pengiriman, jasa pengiriman, banyaknya karton, berat kotor, berat bersih, dimensi dan sebagainya. DO+PL ini kemudian akan diberikan kepada bagian Marketing PT. CSL yang akan digunakan sebagai dokumen resmi pengiriman barang hasil produksi kepada klien.
Setelah menerima barang serta DO+PL dari bagian Produksi, bagian Marketing PT. CSL mengirim barang beserta DO+PL kepada klien yang bersangkutan. Kemudian klien akan membuat Goods Received Notes (GRN) atau yang juga dikenal dengan Berita Acara Serah Terima (BAST). GRN atau BAST ini berisikan antara lain nomor GRN, tanggal transaksi, nomor PO, kode item, jumlah unit yang diterima, harga per unit, harga total dan sebagainya. GRN ini akan diterima oleh bagian Marketing PT. CSL untuk kemudian dibikinkan Invoice atau Surat Penagihan Pembayaran.
Invoice tersebut akan berisi jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pihak customer. Invoice juga akan berisi detil barang yang akan dibayar, jumlah unit, pajak yang harus dibayar, alamat pembayaran, jangka waktu pembayaran dan sebagainya. Invoice tersebut akan diberikan oleh bagian Marketing PT. CSL kepada customer. Kemudian, berdasarkan Invoice tersebut customer akan melakukan pembayaran sesuai ketentuan yang tertera di Invoice tersebut.
66 1. Setelah memenangi tender, klien (customer) memberikan Purchase Order
(PO) dan Non-Disclosure Agreement (NDA) kepada bagian Marketing PT. CSL. 2. Bagian Marketing menyimpan data Purchase Order ke dalam Database
perusahaan.
3. Bagian Marketing membuatkan Internal Purchase Order (IPO) yang akan diberikan kepada bagian PPIC (Production Plan & Inventory Control) (3a) dan disimpan di dalam Database perusahaan (3b).
4. Bagian PPIC melanjutkan IPO kepada GM Produksi untuk kemudian berkoordinasi dalam membuat Planning Produksi.
5. GM Produksi kemudian membuat Planning Produksi yang akan diberikan kepada Supervisor Produksi.
6. Supervisor Produksi akan mengeluarkan SPK yang akan diberikan kepada Leader Produksi.
7. Leader Produksi kemudian membuat form Permintaan Material yang akan diberikan kepada bagian Warehouse.
8. Bagian Warehouse kemudian mengeluarkan material sesuai dengan form Permintaan Material kepada Leader Produksi.
9. Leader Produksi melakukan Pre-Produksi dengan form Pre-Produksi sebagai pegangan.
10.Jika ada kerusakan mesin, Leader Maintenance untuk memeriksa mesin yang akan digunakan untuk mengerjakan produksi sesuai dengan form Pre-Produksi. 11.Leader Quality Control (QC) memvalidasi hasil Pre-Produksi yang hasilnya
67 12.Operator Produksi yang melakukan proses produksi kemudian mengirim form
Error Handling Record sebagai dokumentasi jika terjadi sebuah kerusakan atau hambatan (error) selama mengerjakan proses produksi.
13.Setelah proses produksi selesai, Operator Quality Control (QC) melakukan pemeriksaan kualitas secara random yang dituangkan dalam QC Summary. 14.Jika hasilnya tidak sesuai atau tidak lengkap, maka berdasarkan QC Summary,
Operator Personalization (Perso) akan membuatkan kartu pengganti untuk kartu yang berstatus “reject”.
15.Di saat yang bersamaan Operator Produksi membuat form Personalization Production Report sebagai laporan hasil produksi.
16.Operator QC membuat form Reject Personalization yang berisi laporan hasil perso yang gagal. Bersama kartu yang berstatus “reject”, form tersebut diberikan kepada Leader Perso.
17.Leader Perso kemudian membuat List and Resume Hasil Produksi yang akan diberikan kepada QC Patrol untuk dilakukan pengecekan ulang sebelum barang dikemas.
18.Inspektor QC melakukan memvalidasi kualitas kartu dan hasilnya diberikan kepada Leader Perso.
19.Operator QC membuat form Packing List yang berisi semua detil kartu yang telah dikemas.
20.Leader Perso membuat form Bukti Balik Barang. Bersama dengan form Reject Perso, form tersebut diberikan kepada Leader Warehouse.
68 21.Leader Warehouse membuat Delivery Order (DO) sebagai pegangan untuk
mengirim barang kepada customer. Bersama Packing List (PL) dan barang hasil produksi, form tersebut dikirim kepada bagian Marketing.
22.Bagian Marketing melanjutkan barang hasil produksi bersama DO+PL kepada customer.
23.Customer akan memberikan Goods Recieved Notes (GRN) sebagai tanda bahwa barang telah mereka terima, GRN diterima oleh bagian Marketing PT. CSL. 24.Bagian Marketing kemudian membuat dan memberikan Invoice yang berisi
tagihan pembayaran kepada customer.
25.Klien melakukan pembayaran sesuai dengan Invoice yang diterima dari bagian Marketing PT. CSL.
69 3.2.3 CONOD (Concept of Operations Diagram)
70
3.3 Business Product & Service 3.3.1 Business Plan
3.3.1.1 Business Overview
Semakin maraknya kebutuhan mengenai data yang terintegrasi secara digital membuka peluang bisnis dalam bidang teknologi informasi khususnya smart card. Melihat kebutuhan pasar lokal yang selalu meningkat tiap tahunnya, PT. Cipta Srigati Lestari (PT. CSL) menyadari adanya peluang bisnis di bidang tersebut. Produk-produk yang dihasilkan PT. CSL adalah smart card untuk beberapa bidang, yaitu: telekomunikasi, perbankan, pemerintahan, dan retail. Target utama dari PT. CSL adalah perusahaan telekomunikasi, instasi pemerintahan dan bank. Produk-produk yang dihasilkan berupa SIM Card (telekomunikasi), e-KTP dan NPWP (pemerintahan), kartu debit, kartu kredit, dan e-Toll Card (perbankan). Selain itu, PT. CSL juga memproduksi kartu untuk kebutuhan retail, seperti kartu anggota dan kartu akses.
Segmen pasar dari PT. CSL adalah perusahaan telekomunikasi besar yang memerlukan produksi smart card dalam bentuk SIM Card, juga bank yang memerlukan produksi kartu debit, kartu kredit, dan uang digital. Perusahaan ini didirikan pada bulan Juli tahun 1999 yang pada saat itu bergerak di bidang advertising dan procurement. Kemudian pada tahun 2006, mulai masuk ke bidang printing dan fulfilment untuk operator telekomunikasi. Lalu di bawah kepemimpinan Bapak Aditya Arya Prawisnara, PT. CSL mulai masuk ke bidang pembuatan smart card hingga saat ini. Kantor PT. CSL berlokasi di Jl. Kemang Utara Raya No.10 Jakarta Selatan, dan memiliki sebuah pabrik di Cikarang, Jawa Barat.
71
3.3.1.2 Executive Team Profile
Tabel executive team profile ini menggambarkan pemetaan dari setiap eksekutif yang berhubungan langsung dengan fungsi bisnis yang berjalan pada perusahaan. Keterkaitan tersebut dijelakan dengan kode seperti berikut:
R = Tanggung jawab langsung manajemen. A = Pembuat kebijakan eksekutif.
I = Yang terlibat dalam fungsi. E = Keahlian teknis.
W = Pelaksanaan pekerjaan.
Tabel 3.4 Executive Team Profile
3.3.1.3 Relationship of Business Activities to Strategic Goals
- Kualitas adalah isu utama dalam produksi PT. Cipta Srigati Lestari. Hal ini dicapai dengan cara meminimalisir angka banyakanya smart card yang tidak berfungsi atau reject.
P e m e lih a ra a n R e la si C u st o m e r P e m b u a ta n L a p o ra n P e n ju a la n P e rs ia p a n P ro p o sa l T e n d e r P e n g e lo la a n S D M P e n g a tu ra n P a y ro ll P e n d a ta a n A se t P e rs e ro a n P e m e lih a ra a n I n fr a st ru k tu r K a n to r P e n y e d ia a n L a p o ra n K e u a n g a n P e m b a y a ra n V e n d o r P e rp a ja k a n P e n g e m a sa n P e m b u a ta n L a p o ra n P ro d u k si P e m e ri k sa a n K u a lit a s P e m b e lia n B a h a n B a k u P e n d is tr ib u si a n P e m e lih a ra a n M e si n P e n g e te sa n K a rt u P e n g e m b a n g a n S is te m O p e ra si P e n g im p le m e n ta si a n R R R A A A R R R R R R R A A A A A A A R R R R R R A A A A A A R R R A A A Produksi Direktorat Marketing Direktorat Finance Direktorat Operational Direktorat TI TI Eksekutif
72
- Mengusahakan delivery time yang lebih cepat dan tepat. Yang dimaksudkan pada poin ini adalah pengerjaan dari pesanan klien diselesaikan berdasarkan skala prioritas.
- Menyediakan layanan purnajual dengan cara mengirimkan tim IT Support untuk melakukan pengecekan langsung sampai ke daerah bila ditemukan adanya masalah dalam pengetesan smart card di daerah tersebut.
7
3
3.3.1.4 Organizational Structure
74
3.3.1.5 Market Outlook and Competitive Strategy
Market Outlook
Pangsa pasar dari PT. Cipta Srigati Lestari cukup menjanjikan, karena kebutuhan smart card di Indonesia sangat besar, hingga 400 juta unit pertahun atau 10% dari kebutuhan dunia internasional yang mencapai 4 miliar unit per tahun. Dengan keadaan tersebut, PT. Cipta Srigati Lestari menargetkan 70% produksinya untuk kebutuhan smart card lokal dan 30% untuk kebutuhan internasional. Selain bergerak di bidang smart card untuk keperluan telekomunikasi, PT. Cipta Srigati Lestari juga memproduksi smart card untuk keperluan perbankan, pemerintahan, perkantoran dan lainnya.
Competitive Strategy
Perusahaan yang bergerak di bidang produksi smart card seperti perusahaan ini memiliki beberapa pesaing, sekalipun mungkin pasar yang dipegangnya belum sebesar perusahaan ini. PT. Cipta Srigati Lestari selalu berusaha menjadi perusahaan yang terdepan di bidang smart card agar dapat terus bersaing dengan perusahaan lainnya baik di dalam maupun luar negeri. 3.3.1.6 Current Financial Status Summary
Kondisi keuangan pada PT. Cipta Srigati Lestari (PT. CSL) saat ini sangat baik dan aman. Satu-satunya ancaman pada keuangan PT. CSL adalah alur kas yang sangat cepat berputar mengakibatkan para perencana keuangan perusahaan tersebut harus ekstra hati-hati dalam merencanakan pengeluaran perusahaan. Hal ini disebabkan oleh tingginya tingkat spontanitas pada rancang kerja perusahaan tersebut, dalam arti lain perusahaan tidak jarang membuat pengeluaran yang tiba-tiba demi memenuhi tujuan perusahaan yang spontan.
75
3.3.1.7 Bussines Partnerships and Alliances
PT. Cipta Srigati Lestari (PT. CSL) menjalin kerja sama dengan perusahaan asing dalam pengadaan bahan mentah dan suku cadang untuk bagian produksi. Beberapa perusahaan yang menjalin kerja sama dengan PT. CSL antara lain berasal dari Cina, Korea, Italia, Malaysia, Singapura dan beberapa negara lainnya. PT. CSL juga melakukan kerja sama dengan perusahaan lain (lokal maupun internasional) dalam menjalankan sebuah proyek yang telah disepakati bersama.
7
6 3.3.2 Business Process & Sevices
3.3.2.1 Swim Lane Process Diagram Swim Lane Diagram
Penjualan Produksi Pembayaran
M a in ta n a n ce Q u a lit y C o n tr o l W a re h o u se P P IC M a rke ti n g P ro d u ksi Menerima Purchase Order dan Non-disclosure Agreement Membuat Internal Purchase Order Menerima Internal Purchase Order Mengecek Internal Purchase Order Mengecek Ulang Internal Purchase Order Disagree Membuat Planning Produksi Agree Mengecek Profile Membuat Profile Baru Supervisor Menerima Planning Produksi Baru Lama Supervisor Membuat Surat Perintah Kerja Leader Menerima Surat Perintah Kerja Leader Membuat Form Permintaan Material Leader Menerima Form Permintaan Material Leader Mengeluar kan Material Embed Leader Menerima Material Leader Melakukan Pre-Produksi Kondisi Mesin Layak Jalan Leader Melakukan Pemeriksaan Mesin yang Bermasalah Tidak Leader Memvalidasi Hasil Pre-Produksi Ya Validasi Sesuai Tidak Operator Menjalank an Proses Produksi Ya Ada Masalah Mesin Leader Melakukan Pemeriksa an dan Perbaikan Mesin Ya Leader Perso Mengajukan Kartu Hasil Tes Inspector Melakukan Pemeriksa an Kualitas Produk Tidak Sesuai Operator Melanjutkan Produksi Sesuai Tidak Inspector Melakukan Pemeriksa an Kualitas Operator Menahan Proses Produksi Operator Melanjutkan Produksi Tidak Sesuai Sesuai Operator Melakukan Pengecek an Hasil Perso Secara Random Operator Perso Membuat Kartu Pengganti Reject Hasil Tidak Sesuai Melakukan Packing Hasil Sesuai Leader Perso Membuat List dan Resume Patrol Memvalida si Kartu Reject Sortir Leader Perso Mengirim Kartu Reject dan Sisa Material Leader Mendata Material Reject Perso dan Hasil Packing List Membuat Delivery Order dan Packing List Menerima Delivery Order, Packing List dan Barang Produksi Membuat Invoice Menerima Pembayaran Menerima Goods Received Note Mengirim Delivery Order, Packing List dan Barang Produksi
77 3.3.2.2 Business Process / Services Model
Gambar 3.8 Business Process Diagram
Business Process Diagram menggambarkan perincian dari sebuah aktifitas, termasuk hubungan aktifitas tersebut terhadap aktifitas yang lainnya. Pada gambar diatas, proses proses yang ada pada PT. Cipta Srigati Lestari digambarkan secara terperinci, lengkap dengan input dan output yang dihasilkan dari masing masing aktifitas.
78 3.3.3 Business Service / Product Matrix
Business Service/Product Matrix menggambarkan hubungan setiap bagian terhadap proses produksi dari produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Tabel di bawah ini menjelaskan hubungan semua bagian terhadap proses produksi smart card dari berbagai sisi yaitu marketing, produksi, TI, dan legal (hukum).
M ar k et in g L ea d er P ro d u k si L ea d er M ai n te n an ce F in an ce IT L ea d er W ar eh o u se V P L eg al G M P ro d u k si L ea d er P er so S u p er v is o r P ro d u k si L ea d er Q C V P P ro je ct V P S m ar t C ar d R & D Business Products Smart Card F M M F R W L M M M M S R
R = Research & Develop; W = Warehouse; S = Service; D = Distribute; F = Financials; M = Manufacture; L = Legal
79 3.3.4 Use Case Narrative & Diagram
3.3.4.1 Use Case Diagram
80 3.3.4.2 Use Case Narrative
1. Menerima Purchase Order dan Non-Disclosure Agreement
Bagian Marketing menerima Purchase Order dan Non-Disclosure Agreement dari customer sebagai pegangan untuk mengerjakan proyek. 2. Membuat Internal Purchase Order
Bagian Marketing membuat Internal Purchase Order (IPO) dan mengirimkannya ke bagian PPIC (Production Planning & Inventory Control) sebagai tanda perintah kerja.
3. Membuat Planning Produksi
Bagian PPIC membuat planning produksi yang berisi spesifikasi mesin dan bahan material untuk mengerjakan proyek tersebut, juga di dalamnya terdapat jangka waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek tersebut. 4. Membuat Surat Perintah Kerja
Kemudian SPV Produksi membuat Surat Perintah Kerja sebagai instruksi kerja yang akan diberikan kepada Leader Produksi. Surat Perintah Kerja ini berdasarkan planning produksi yang diberikan oleh PPIC.
5. Membuat Form Permintaan Material
Leader Produksi membuat dan mengeluarkan form Permintaan Material yang ditujukan kepada Warehouse dalam bentuk surat.
6. Membuat Form Pre-Produksi
Leader Produksi kemudian membuat form Pre-Produksi untuk diberikan kepada Leader Maintenance untuk agar memeriksa mesin yang akan digunakan, kemudian setelah selesai diperiksa form tersebut diteruskan kepada Leader Quality Control untuk melakukan pemeriksaan kualitas dari
81 mesin tersebut, apakah sudah siap untuk memproduksi sesuai standar atau belum. Kemudian setelah sesuai, form Pre-Produksi diberikan kepada Operator Produksi untuk mulai menlakukan proses produksi.
7. Membuat Form Error Handling Control
Operator Produksi membuat form Error Handling Control untuk mendokumentasi segala kerusakan atau kegagalan selama proses produksi dilaksanakan.
8. Membuat Form Quality Control Summary
Operator Quality Control membuat rangkuman terhadap pengendalian kualitas dalam form Quality Control Summary yang akan diberikan kepada Operator Personalization untuk melakukan validasi.
9. Membuat Form Personalization Production Report
Operator Produksi kemudian membuat form Personalization Production Report untuk diberikan kepada Leader Produksi sebagai laporan produksi. 10.Membuat Form Reject Personalization
Operator Quality Control membuat form Reject Personalization sebagai dokumentasi untuk kartu yang statusnya “reject” selama proses personalisasi.
11.Membuat List dan Resume Hasil Produksi
Leader Personalization dari bagian Produksi akan membuat List and Resume Summary dari hasil produksi yang dituangkan pada form Personalization Production Report.
82 12.Membuat Form Bukti Balik Barang
Leader Personalization membuat Form Bukti Balik Barang sebagai pengantar kartu reject yang akan dikembalikan kepada Warehouse, form tersebut akan diberikan kepada Leader Warehouse.
13.Membuat Delivery Order dan Packing List
Leader Warehouse membuat Delivery Order dan Packing List (DO+PL) sesuai permintaan bagian Marketing.
14.Menerima Goods Received Notes
Setelah barang dikirim, customer akan mengirimkan Goods Received Notes (GRN) kepada bagian Marketing PT. CSL sebagai tanda bahwa barang telah diterima.
15.Membuat Invoice
Bagian Marketing kemudian membuat invoice atau penagihan pembayaran kepada customer.
16.Menerima Pembayaran
Bagian Marketing menerima pembayaran dari customer sesuai dengan invoice yang diterbitkan sebelumnya.
83 3.4 Data & Information
3.4.1 Object State Transition Diagram Purchase Order
Gambar 3.10 Statechart Diagram Purchase Order
Internal Purchase Order
Gambar 3.11 Statechart Diagram Internal Purchase Order
Delivery Order
Gambar 3.12 Statechart Diagram Delivery Order
Packing List
84 Goods Received Note
Gambar 3.14 Statechart Diagram Goods Received Note
Invoice
Gambar 3.15 Statechart Diagram Invoice
Surat Perintah Kerja (SPK)
Gambar 3.16 Statechart Diagram Surat Perintah Kerja
Form Pre-Produksi
85 Form Quality Control Summary
Gambar 3.18 Statechart Diagram Form Quality Control Summary
Form Reject Perso
Gambar 3.19 Statechart Diagram Form Reject Perso
Form Permintaan Material
Gambar 3.20 Statechart Diagram Form Permintaan Material
Form Serah Terima Material
Gambar 3.21 Statechart Diagram Form Serah Terima Material
Form Bukti Balik Barang
86 3.4.2 Logical Data Model
87 3.4.3 Actvity/Entity Matrix
3.4.3.1 Activity Listing
Gambar 3.24 Activity Listing
Membuat Smart Card
Menerima Purchase Order dan Non-Disclosure Agreement Membuat Internal Purchase Order
Membuat Planning Produksi Membuat Surat Perintah Kerja
Membuat Form Permintaan Material Membuat Form Pre-Produksi
Membuat Form Error Handling Membuat Form Quality Control
Membuat Form Personalization Production Report Summary Membuat Form Reject Personalization
Membuat List dan Resume Hasil Produksi Membuat Form Bukti Balik
Membuat Form Delivery Order dan Packing List Menerima Goods Recieved Notes
Membuat Invoice Menerima Pembayaran
8
8
3.4.3.2 Entity (CRUD) Matrix
C u st o m er P ro d u k si Q C P er so W ar eh o u se M ar k et in g P u rc h as e O rd er In te rn al P u rc h as e O rd er S u ra t P er in ta h K er ja P er m in ta an M at er ia l P re P ro d u k si E rr o r H an d li n g C o n tr o l Q u al it y C o n tr o l S u m m ar y P er so P ro d u ct io n R ep o rt R ej ec t p er so L is t R es u m e & H as il P ro d u k si B u k ti B al ik B ar an g D el iv er y O rd er + P ac k in g L is t G o o d s re ce iv ed n o te In v o ic e
Menerima Purchase Order R R R C
Membuat Internal Purchase Order C
Membuat Production Plan C R
Membuat Surat Perintah Kerja C R R R U R C C R R R
Membuat Form Permintaan Material C C
Membuat Form Pre Produksi C R
Membuat FEHC C
Membuat FQCS C R C
Membuat FPPR C C
Membuat FRP R C
Membuat List Hasil Resume
Produksi C C
Membuat FBBB C R
Membuat DO & PL C R
Menerima Goods Received Notes C R
Membuat Invoice C
Menerima Pembayaran U
Entity (CRUD) Matrix ini adalah sebuah tabel yang menggambarkan hubungan antar entitas yang ada. Dimana didalamnya terdapat empat fungsi yaitu Create, Read, Update, Delete. Fungsi Create dalam proses produksi yang ada berarti membuat atau menghasilkan sebuah form baru, fungsi read berarti mengambil data dari entitas lain yang diperlukan untuk membuat sebuah form baru, fungsi update digunakan untuk meng-update data atau atribut dari entitas atau form tersebut, sedangkan delete digunakan untuk menghapus data dari sebuah entitas yang harus di hapus.
Menerima Purchase Order mendapat fungsi read dengan customer karean untuk membuat sebuah PO, diperlukan data customer, Internal Purchase Order sebagai pesanan awal dari customer tersebut.
Membuat Internal Purchase Order mendapat fungsi create dengan bagian marketing, karena IPO tersebut dibuat oleh bagian marketing.
Membuat Production Plan di-create oleh bagian produksi. Surat Perintah Kerja (SPK) memiliki banyak hubungan dengan entitas lainnya, karena SPK ini adalah inti dari sebuah proses produksi yang akan dilakukan. Adapun fungsi yang dimiliki oleh Membuat SPK tersebut yaitu create dengan bagian produksi karena SPK ini dibuat oleh bagian produksi, kemudian dengan PersoProduction Report dan Form Recect Perso. Beberapa entitas lain berhubungan dengan pembuatan SPK menggunakan fungsi read, karena entitas tersebut memerlukan data dari SPK ataupun sebaliknya SPK memerlukan entitas tersebut yang berhubungan dalam fungsi read. Membuat SPK jugaberhubungan dengan Error Handling Control melalui fungsi update karena produksi yang error harus di data.
Membuat Form Permintaan Mtaerial berhubungan melalui fungsi create dengan produksi, karena dibuat oleh bagian produksi. Form Permintaan Material ini juga berhubungan dengan entitas Permintaan Material karena langsung membuat sebuah form baru berupa Permintaan Material.
Membuat Form Pre Produksi memiliki hubungan create dengan bagian produksi, karena dibuat oleh bagian produksi. Dan memiliki hubungan read dengan SPK, karena data untuk pre produksi diperoleh dari data yang ada pada Surat Perintah Kerja.
Form Error Handling Control atau FEHC berhubungan fungsi create dengan produksi karena dibuat oleh bagian produksi karena berisi laporan tentang kondisi mesin produksi.
Form Quality Control Summary dibuat oleh bagian produksi, maka dari itu berhubungan create dengan produksi. Form ini juga berhubungan create dengan Form Quality Control Summary karena menghasilkan sebuah form baru. Form ini berhubungan read dengan SPK karena membutuhkan data dari SPK, terkait produksi mana yang kualitasnya sedang di kontrol.
Form Perso Production Report berhubungan create dengan produksi dan perso karena form ini dibuat oleh bagian produksi, berhubungan dengan data produksi dan personalisasi dari setiap kartu yang di produksi.
Form Reject Perso berhubungan melalui fungsi read dengan SPK karena form ini mendata hasil produksi yang reject (tidak berfungsi atau salah produksi), dan berhubungan create dengan List & Resume Hasil Produksi karena setiap hasil produksi yang di reject harus di catat kedalam form tersebut.
Membuat List Hasil Resume Produksi berhungungan create dengan bagian perso karena dibuat langsung oleh bagian perso, berhubungan create dengan Bukti Balik Barang karena untuk membuat form Bukti Balik Barang diperlukan data dari List & Resume Hasil Produksi.
Membuat Form Bukti Balik Barang dibuat oleh bagian Perso, oleh karena itu memiliki hubungan create langsung. Form ini dibuat berdasarkan data dari SPK, maka dari itu berhubungan read dengan SPK.
Membuat DO & PL (Delivery Order & Packing List) dilakukan oleh bagian gudang, dengan mengambil data yang ada pada Purchase Order. Oleh karena itu, DO & PL berhubungan create dengan warehouse, dan berhubungan read dengan Purchase Order.
Goods Received Notes dibuat oleh bagian gudang, berdasarkan data dari Purchase Order. Hubungan GRN ini sama persis seperti hubungan yang ada pada DO &PL, yaitu create dengan warehouse dan read dengan Purchase Order. Membuat Invoice dan menerima pemnbayaran dilakukan oleh orang yang sama, yaitu bagian marketing. Invoice berhubungan update dengan bagian Marketing, karena status pembayaran tersebut akan diubah oleh bagian marketing.
3.5 Systems & Applications System Data Flow Diagram
Customer 1.0 Menerima Purchase Order Purchase Order 2.0 Membuat Internal Purchase Order 3.0 Membuat Planning Produksi 4.0 Membuat Surat Perintah Kerja 5.0 Membuat Form Permintaan Material 6.0 Membuat Form Pre-Produksi 7.0 Membuat Form Error Handling Control 8.0 Membuat Form Quality Control Summary 9.0 Membuat Form Perso Production Report 10.0 Membuat Form Reject Perso 11.0 Membuat List + Resume Hasil Produksi 15.0 Membuat Invoice 16.0 Menerima Pembayaran Supervisor Produksi Leader Produksi Operator Quality Control Leader Warehouse Marketing Customer Internal Purchase Order Surat Perintah Kerja Pemintaan Material Quality Control Summary Perso Production Report Goods Received Notes Invoice Purchase_Order Detail_ Purchase_Order Detail_Purchase_Order Detail_Internal_Purchase_Order Detail_Customer Detail_Internal_Purchase_Order Job/Work_Instruction Detail_Planning_Produksi Detail_Surat_Perintah_Kerja Material_yang_ Dibutuhkan Data_Quality_ Control Detail_Form_ Quality_Summary_ Control
Tagihan Detail Invoice
Detail Invoice Pembayaran
Detail_Form_ Permintaan_Material
Spesifikasi_Mesin_
Dan_Bahan Produksi
Pre-Detail_Form_ Pre-Produksi Operator Produksi Data_Proses_Produksi_ Yang_Error Error Handling Control Detail_Form_Error_ Handling_Control
Data_Perso Production_ReportDetail_Perso_
Data_Kartu_Reject Detail_Form_Reject_Perso Reject Perso
Leader Perso Data_Hasil_ Produksi List dan Resume Hasil Produksi Detail_List_Resume_ Hasil_Produksi 12.0 Membuat Form Bukti Balik Barang
Data_Barang_yang_Dikembalikan Bukti Balik
Barang Detail_Form_Bukti_
Balik_Barang
13.0 Membuat Form Delivery Order dan
Packing List Data_Delivery_Order_ Dan_Packing_List Delivery Order dan Packing List Detail_Delivery_Order_ Dan_Packing_List 14.0 Menerima Goods Received Notes Data_Barang_ Yang_Diterima Detail_Goods_ Received_Notes
3.6 Networks & Infrastructure Network Connectivity Diagram
Gambar 3.26 Network Connectivity Diagram
Gambaran jaringan secara umum pada kantor pusat PT. Cipta Srigati Lestari yaitu terdapat beberapa server sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Server tersebut dihubungkan ke user melalui sebuah main switch. User sendiri memiliki berbagai macam koneksi ke dalam jaringannya, ada yang melalui kabel dan wireless. Pada bentuk jaringan ini, belum adanya pembagian jaringan berdasarkan divisi perusahaan, setiap user kurang lebih memiliki kedudukan yang sama dengan user lainnya.
3.7 Security Security Plan
- Operational Security
Operational Security PT. Cipta Srigati Lestari meliputi proses pengamanan dari kegiatan operasional untuk menghindari potensi kerugian yang bisa terjadi. PT. Cipta Srigati Lestari menggunakan jasa asuransi untuk menjaga semua aset-aset penting dalam kegiatan operasional hariannya.
- Personnel Security
Personel Security pada PT. Cipta Srigati Lestari sudah terlaksana dengan cukup baik, akan tetapi masih kurang maksimal karena masih kurangnya privasi untuk akses ruangan setiap pekerjanya.
- Data Security
Ruangan untuk server dan Research and Development (R&D) di kantor PT. CSL dilengkapi dengan kartu akses untuk memasukinya. Pengamanan data secara digital sendiri belum ada, pengamanan data server dilakukan dengan cara memberi kunci akses khusus kepada karyawan yang bersangkutan.
- Physical Security
Kemanan fisik atau physical security pada PT. Cipta Srigati Lestari berupa pengamanan di kantor dan di pabrik tempat produksi. Untuk di kantor, bentuk pengamanan berupa penjagaan oleh petugas keamanan dan pengamanan ruangan tertentu dengan pemasangan kunci akses (access door). Pengamanan di pabrik jauh lebih ketat, dari mulai pengadaan CCTV, penggunaan pintu baja, dan jam kerja yang ketat.
3.8 Standards
Technology Forecast
Spesifikasi komputer pada PT. CSL dibagi menjadi dua kelas, yaitu high-spec dan mid-spec. Perincian spesifikasi komputer adalah sebagai berikut:
Technology Forecast Forecast Area Short Term
(next-12 Months) Mid Term (12-24 Months) Long Term (2-3 Years) Operating Systems PC Windows 7
(64 bit, Ultimate)
- -
Desktop PCs Processor Intel i5 2,4 Ghz Memory RAM 4GB DDR2
- -
Office Automation Suite Microsoft Office 2007
- -
Desktop Monitors Monitor LCD 15 inch
- -
Persistent Storage 500GB - -
Tabel 3.7 Technology Forecast Komputer High-Spec Technology Forecast
Forecast Area Short Term (next-12 Months) Mid Term (12-24 Months) Long Term (2-3 Years) Operating Systems PC Windows 7
(64 bit, Ultimate)
- -
Desktop PCs Processor Intel Core 2 Duo 2 GHz
Memory RAM 4GB DDR2
- -
Office Automation Suite Microsoft Office 2007
- -
Desktop Monitors Monitor LCD 15 inch
- -
Persistent Storage 80GB - -
3.9 Workforce
3.9.1 Workforce Plan
Pada divisi marketing masih perlu peningkatan kinerja didalam mencari pelanggan-pelanggan baru untuk menunjang visi didalam perusahaan. Dengan begitu perusahaan dapat memberikan penghargaan bagi karyawan yang dapat mencari pelanggan yang dapat memesan dalam jumlah banyak. Dengan begitu karyawan di dalam bagian Marketing pun dapat saling berkompetisi untuk mendapatkan penghargaan di dalam perusahaan.
Divisi keuangan/finance harus lebih cermat untuk menyiasati anggaran keuangan perusahaan yang ketat dikarenakan proyek produksi smart card yang terus berdatangan dan deadline yang saling berdekatan. Bagian Finance harus menganggarkan keuangan dengan sangat cermat, agar arus kas perusahaan dapat lebih terarah dan terjaga.
Divisi produksi memiliki peranan yang sangat vital pada PT. Cipta Srigati Lestari, mengingat jumlah produksi smart card yang sangat besar tiap bulannya. Saat ini, proses produksi sudah didukung oleh teknologi yang cukup mutakhir. Akan tetapi, proses administrasi produksi belum didukung oleh teknologi yang memungkinkan untuk memonitor status produksi secara langsung. Pemantauan proses produksi secara real-time sangat diperlukan karena volume produksi yang sangat besar. Untuk rekap dan laporan bulanan juga msih menggunakan Microsoft Excel yang memakan waktu yang relatif lama untuk membuat sebuah laporan. Kedepannya diharapkan divisi produksi memiliki sistem yang mampu memecahkan masalah-masalah tersebut.
9
7
3.9.2 Organization Chart
3.9.3 Skills and Knowledge Profile i) Direktorat Marketing
- Local:
• Mempersiapkan proposal dan dokumen-dokumen tender untuk wilayah Indonesia (lokal)
• Memperoleh pesanan smart card/SIM Card dari operator telekomunikasi lokal, perbankan lokal, retail (kartu belanja, kartu anggota, dll.) dan pemerintahan lokal.
• Menjaga relasi dengan customer.
• Melakukan penagihan kepada customer.
• Menerima keluhan dari customer.
• Membuat laporan penjualan.
- Overseas:
• Mempersiapkan proposal dan dokumen-dokumen tender untuk luar negeri (overseas).
• Memperoleh pesanan smart card/SIM Card dari operator telekomunikasi luar negeri, banking luar negeri, retail dan pemerintahan luar negeri khususnya negara-negara berkembang (Afrika dan Asia).
• Menjaga relasi dengan customer.
• Melakukan penagihan kepada customer.
• Menerima keluhan dari customer.
