ANALISIS & RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI KESISWAAN PADA SMK SORE PANGKALPINANG DENGAN MENGGUNAKAN VB 2008
SKRIPSI
OLEH :
RAHMAT KURNIAWAN (1022500055)
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI STMIK ATMA LUHUR
PANGKALPINANG 2014
ii
ANALISIS & RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI KESISWAAN PADA SMK SORE PANGKALPINANG DENGAN MENGGUNAKAN VB 2008
SKRIPSI
OLEH :
RAHMAT KURNIAWAN (1022500055)
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI STMIK ATMA LUHUR
PANGKALPINANG 2014
i
ANALISIS & RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI KESISWAAN PADA SMK SORE PANGKALPINANG DENGAN MENGGUNAKAN VB 2008
SKRIPSI
Diajukan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
OLEH :
RAHMAT KURNIAWAN (1022500055)
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI STMIK ATMA LUHUR
PANGKALPINANG 2014
i
ii
iii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur atas kehadirat Allah SWT karena limpahan Rahmat dan Kasih sayang serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi ini yang merupakan implementasi dari ilmu pengetahuan selama mengikuti perkuliahan dan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Program Studi Strata Satu (S1) pada Jurusan Sistem Informasi di STMIK ATMA LUHUR Pangkalpinang.
Sebagai ungkapan rasa syukur, penulis menyadari bahwa laporan Skripsi ini Tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan, bimbingan, dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Allah SWT, yang telah memberikan petunjuk dan Karunia-Nya sehingga penulsi dapat menyelesaikan laporan Skripsi ini.
2. Orang tua, yang telah memberikan doa dan dukungan serta materi dengan segenap tenaga, pikiran, serta kasih sayang untuk selalu memberikan yang terbaik bagi penulis.
3. Bapak Drs. Djaetun Hs selaku pendiri Atma Luhur.
4. Bapak Dr. Moedjiono, M.Sc Selaku Ketua STMIK Atma Luhur Pangkalpinang.
5. Ibu Yuyi Andrika, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi STMIK Atma Luhur.
6. Ibu Yuyi Andrika, M.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan pengarahan dan pengetahuan selama pengerjaan dan penyusunan laporan Skripsi ini.
7. Bapak Kurnia, S.E , selaku kepala sekolah SMK Sore Pangkalpinang yang telah memberikan izin penulis mengadakan penelitian.
8. Staff TU SMK Sore Pangkalpinang yang telah memberikan arahan dan bantuan kepada penulis selama mengadakan penelitian.
iv
9. Orang terkasihi Devyta Anggrayni yang selalu menemani dalam suka duka dan memberi semangat, serta bantuan kepada penulis selama penyusunan laporan Skripsi ini.
10. Rekan – rekan Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi dan Teknik Informatika Angkatan 2010 terima kasih atas dukungan serta semangatnnya.
11. Rekan – rekan kerja Bank Sumsel Babel Syariah Sungailiat yang telah memberikan masukan dan dukungan demi kelancaran skripsi ini.
12. Serta semua pihak yang telah banyak membantu yang tak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran akan penulis terima dengan senang hati.
Demikianlah yang dapat penulis sampaikan, semoga laporan Skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya bagi mereka yang nantinya akan menulis laporan skripsi dengan mengangkat topik yang sama dan bagi para pembaca pada umumnya.
Pangkalpinang, Agustus 2014
RAHMAT KURNIAWAN
v ABSTRACT
SMK Sore Pangkalpinang is an educational institution located in Jln. I Mustika, Semabung Lama seeking to implement vocational education institutions accountable as a center of competence and educate human resources who have a work ethic and competence of international standard.
Problems encountered at SMK afternoon is often the accumulation of data in the storage closet and result in difficulty in the search data even data loss. in the delivery of information, as well as the frequent occurrence of errors in data entry and slow process involving the Student Administration.
Based on these problems then be made to the Student Administration System Information Evening Pangkalpinang SMK using vb 2008, which will be very helpful in the process of working on parts such as the TU, finance and teacher BK concerning the administration of the student as well as safely in a well-managed data storage in the database.
Keywords: Administration Student Information System, a database, vb 2008.
vi ABSTRAKSI
SMK Sore Pangkalpinang merupakan sebuah lembaga pendidikan yang berada di Jln. Mustika I, Semabung Lama yang bertujuan untuk mewujudkan lembaga pendidikan kejuruan yang akuntabel sebagai pusat kompetensi dan mendidik sumber daya manusia yang mempunyai etos kerja dan kompetensi berstandar internasional.
Masalah yang dihadapi pada SMK Sore adalah sering terjadinya penumpukan data pada lemari penyimpanan dan berakibat susah dalam pencarian data bahkan kehilangan data. dalam penyampaian informasi, serta sering terjadinya kesalahan dalam pengisian data dan lambatnya proses yang menyangkut dengan Administrasi Kesiswaan.
Berdasarkan masalah tersebut maka dibuatlah Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan pada SMK Sore Pangkalpinang dengan menggunakan vb 2008 yang nanti akan sangat membantu dalam proses kerja pada bagian-bagian seperti bagian TU, bagian keuangan dan Guru BK yang menyangkut tentang administrasi kesiswaan serta aman dalam penyimpanan data yang terkelola didalam database.
Kata kunci : Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan, database, vb 2008.
vii DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERNYATAAN ... i
LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
ABSTRACK ... v
ABSTRAKSI ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xv
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1
1.2.Identifikasi Masalah ... 2
1.3.Tujuan Penulisan ... 2
1.4.Batasan Masalah... 2
1.5.Metode Penelitian... 2
1.6.Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi ... 7
2.1.1. Konsep Dasar Sistem dan Informasi ... 7
a. Konsep Dasar Sistem ... 7
b. Konsep Informasi ... 7
2.1.2. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 7
2.2.Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek dengan UML .... 8
2.2.1. Unified Modelling Languange (UML) ... 8
a. Pengertian UML ... 8
b. Sejarah UML ... 8
viii
2.2.2. Analisa Sistem Berorientasi Objek ... 10
a. Activity Diagram ... 10
b. Analisa Dokumen Masukan ... 10
c. Analisa Dokumen Keluaran ... 11
d. Use Case Diagram ... 11
e. Deskripsi Use Case ... 12
2.2.3. Perancangan Sistem Berorientasi Objek ... 12
a. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 12
b. Logical Record Structure (LRS) ... 14
c. Tabel/Relasi ... 15
d. Spesifikasi Basis Data ... 15
e. Rancangan Dokumen Keluaran ... 15
f. Rancangan Dokumen Masukan ... 16
g. Rancangan Layar Program ... 16
h. Sequence Diagram ... 16
i. Class Diagram ... 16
2.3.Teori Pendukung ... 17
2.3.1. Manajemen Proyek ... 17
2.3.2. Identifikasi Stakeholder ... 18
2.3.3. Work Breakdown Structure ... 19
a. WBS (Work Breakdown Structure) ... 19
b. Project Estimation ... 20
2.3.3.1. The Project Schedule & Budget ... 20
a. Developing The Project Schedule ... 20
b. Project Management Software Tools ... 21
c. Developing The Project Budget ... 21
d. Finalizing The Project Schedule and Budget ... 21
2.3.3.2. The Risk Management Plan ... 21
2.3.4. IT Project Risk Management Planning Process ... 22
a. Risk Planning ... 22
b. Risk Identification ... 22
ix
c. Risk Assesment ... 22
d. Risk Strategies ... 23
e. Risk Monitoring and Control ... 23
f. Risk Response ... 23
g. Risk Evaluation ... 23
2.3.5. Administrasi Kesiswaan ... 23
2.3.6. Visual Basic 2008 ... 24
2.3.7. Microsoft Access ... 24
BAB III PENGELOLAAN PROYEK 3.1. Ruang Lingkup (Scope) Proyek ... 25
3.2. Tujuan Proyek ... 25
3.2.1. Faktor Penentu Keberhasilan ... 25
3.3. Project Execution Plan ... 27
3.3.1. Identifikasi Stakeholder ... 26
3.3.2. Identifikasi Deliverables ... 27
3.4. Penjadwalan Proyek ... 28
3.4.1. Work Breakdown Structure ... 28
3.4.2. Gantt Chart ... 29
3.5. Rencana Anggaran Biaya (RAB) ... 30
3.6. Responsibility Assignment Matrix (RAM) ... 33
3.7. Analisa Resiko ... 35
3.8. Rencana Rapat(Meeting Plan) ... 37
BAB IV ANALISIS MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Tinjauan Organisasi ... 39
4.1.1. Sejarah SMK Sore Pangkalpinang ... 40
4.1.2. Profil SMK Sore Pangkalpinang ... 43
4.1.3. Kegiatan SMK Sore Pangkalpinang ... 44
4.1.4. Struktur Organisasi SMK Sore Pangkalpinang ... 46
4.1.5. Pembagian Tugas dan Wewenang ... 47
x
4.1.6. Struktur Organisasi Pelayanan BK SMK SORE ... 56
4.1.7. Mekanisme Penanganan Siswa Bermasalah ... 57
4.1.8. Tujuan dan Fungsi Organisasi SMK Sore Pangkalpinang ... 58
4.2. Analisa Sistem ... 59
4.2.1. Proses Bisnis ... 59
4.2.2. Activity Diagram ... 62
4.2.3. Analisa Keluaran ... 67
4.2.4. Analisa Masukan ... 69
4.2.5. Identifikasi Kebutuhan ... 72
4.2.6. Package Diagram... 75
4.2.7. Use Case Diagram ... 75
4.2.8. Deskripsi Use Case ... 77
4.3. Perancangan Basis Data ... 83
4.3.1. ERD (Entity Relationship Diagram) ... 83
4.3.2. Transformasi ERD ke LRS ... 84
4.3.3. LRS (Logical Record Structure) ... 85
4.3.4. Tabel ... 86
4.3.5. Spesifikasi Basis Data ... 89
4.4. Rancangan Antar Muka... 97
4.4.1. Rancangan Keluaran ... 97
4.4.2. Rancangan Masukan ... 98
4.4.3. Rancangan Dialog Layar ... 101
a. Struktur Tampilan ... 101
b. Rancangan Layar ... 103
4.4.4. Sequence Diagram ... 113
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ... 126
5.2. Saran ... 127
xi
DAFTAR PUSTAKA ... 128
LAMPIRAN A Keluaran Sistem Berjalan ... 129
LAMPIRAN B Masukan Sistem Berjalan ... 135
LAMPIRAN C Rancangan Keluaran Sistem Usulan ... 142
LAMPIRAN D Rancangan Masukan Sistem Usulan ... 148
LAMPIRAN E Surat Keterangan Riset ... 157
LAMPIRAN F Kartu Bimbingan ... 159
LAMPIRAN G Biodata Penulis ... 161
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1. Stakeholder Proyek ... 26
Gambar 3.2. WBS Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan ... 28
Gambar 3.3. Gantt Chart Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan ... 29
Gambar 4.1. Struktur Organisasi SMK Sore Pangkalpinang ... 46
Gambar 4.2. Struktur Organisasi Pelayanan BK ... 56
Gambar 4.3. Mekanisme Penanganan Siswa Bermasalah ... 57
Gambar 4.4. Activity Diagram Pencatatan Data Siswa ... 62
Gambar 4.5. Activity Diagram Pencatatan Data Iuran SPP ... 62
Gambar 4.6. Activity Diagram Pencatatan Surat Izin Masuk/Keluar ... 63
Gambar 4.7. Activity Diagram Pencatatan Surat Izin Masuk Terlambat ... 63
Gambar 4.8. Activity Diagram Pencatatan Surat Panggilan ... 64
Gambar 4.9. Activity Diagram Pencatatan Surat Perjanjian ... 64
Gambar 4.10. Activity Diagram Pencatatan Surat Permohonan Pindah ... 65
Gambar 4.11. Activity Diagran Pencatatan Surat Keterangan Pindah Sekolah ... 66
Gambar 4.12. Activity Diagram Laporan Siswa Bermasalah ... 66
Gambar 4.13. Activity Diagram Laporan Iuran SPP ... 67
Gambar 4.14. Package Diagram ... 75
Gambar 4.15. Use Case Diagram Package Bagian TU ... 75
Gambar 4.16. Use Case Diagram Package Guru BK ... 76
Gambar 4.17. Use Case Diagram Package Bagian Keuangan ... 76
Gambar 4.18. Entity Relationship Diagram ... 83
Gambar 4.19. Transformasi ERD ke LRS ... 84
Gambar 4.20. LRS (Logical Record Structure) ... 85
Gambar 4.21. Struktur Tampilan Layar Menu Utama ... 101
Gambar 4.22. Struktur Tampilan Layar Master ... 101
Gambar 4.23. Struktur Tampilan Layar Transaksi ... 102
Gambar 4.24. Struktur Tampilan Layar Laporan ... 102
xiii
Gambar 4.25. Rancangan Layar Entry Data Siswa ... 103
Gambar 4.26. Rancangan Layar Surat Izin Masuk/Keluar ... 104
Gambar 4.27. Rancangan Layar Surat Izin Masuk Terlambat ... 105
Gambar 4.28. Rancangan Layar Entry Data Iuran SPP ... 106
Gambar 4.29. Rancangan Layar Entry Surat Keterangan Pindah Sekolah ... 107
Gambar 4.30. Rancangan Layar Entry Surat Permohonan Pindah ... 108
Gambar 4.31. Rancangan Layar Cetak Surat Keterangan Pindah ... 109
Gambar 4.32. Rancangan Layar Entry Data Pelanggaran ... 110
Gambar 4.33. Rancangan Layar Entry Data Tata Tertib ... 110
Gambar 4.34. Rancangan Layar Cetak Surat Panggilan ... 111
Gambar 4.35. Rancangan Layar Cetak Surat Perjanjian ... 111
Gambar 4.36. Rancangan Layar Cetak Laporan Siswa Bermasalah ... 112
Gambar 4.37. Rancangan Layar Cetak Laporan Iuran SPP ... 112
Gambar 4.38. Sequence Diagram Data Siswa ... 113
Gambar 4.39. Sequence Diagram Surat Izin Masuk/Keluar ... 114
Gambar 4.40. Sequence Diagram Surat Izin Masuk Terlambat... 115
Gambar 4.41. Sequence Diagram Entry Data Iuran SPP ... 116
Gambar 4.42. Sequence Diagram Entry Surat Keterangan Pindah Sekolah ... 117
Gambar 4.43. Sequence Diagram Entry Surat Permohonan Pindah ... 118
Gambar 4.44. Sequence Diagram Cetak Surat Keterangan pindah ... 119
Gambar 4.45. Sequence Diagram Entry Pelanggaran ... 120
Gambar 4.46. Sequence Diagram Entry Tata Tertib ... 121
Gambar 4.47. Sequence Diagram Cetak Surat Panggilan ... 122
Gambar 4.48. Sequence Diagram Cetak Surat Perjanjian... 123
Gambar 4.49. Sequence Diagram Cetak Laporan Siswa Bermasalah ... 124
Gambar 4.50. Sequence Diagram Cetak Laporan Iuran SPP ... 125
xiv DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1. Deliverables Check-list ... 27
Tabel 3.2. Rencana Anggaran Biaya (RAB) ... 30
Tabel 3.3. Responsibility Assigment Matrix (RAM) ... 33
Tabel 3.4. Rencana Penanggulangan Resiko... 35
Tabel 3.5. Rencana Rapat (Meeting Plan) ... 37
Tabel 4.1. Data Profil Sekolah ... 43
Tabel 4.2. Tabel Siswa ... 86
Tabel 4.3. Tabel Iuran SPP ... 86
Tabel 4.4. Tabel Surat Izin Masuk/Keluar ... 86
Tabel 4.5. Tabel minta ... 86
Tabel 4.6. Tabel Surat Izin Masuk Terlambat ... 87
Tabel 4.7. Tabel lakukan ... 87
Tabel 4.8. Tabel Pelanggaran ... 87
Tabel 4.9. Tabel ada ... 87
Tabel 4.10. Tabel Tatib ... 87
Tabel 4.11. Tabel Surat Panggilan ... 88
Tabel 4.12. Tabel Surat Perjanjian ... 88
Tabel 4.13. Tabel Surat Permohonan Pindah ... 88
Tabel 4.14. Tabel Surat Keterangan Pindah ... 88
Tabel 4.15. Tabel Surat Keterangan Pindah Sekolah ... 88
Tabel 4.16. Spesifikasi Basis Data Siswa ... 89
Tabel 4.17. Spesifikasi Basis Data Iuran SPP ... 89
Tabel 4.18. Spesifikasi Basis Data Surat Izin Masuk/Keluar... 90
Tabel 4.19. Spesifikasi Basis Data minta ... 91
Tabel 4.20. Spesifikasi Basis Data Surat Izin Masuk Terlambat ... 91
Tabel 4.21. Spesifikasi Basis Data Pelanggaran ... 92
Tabel 4.22. Spesifikasi Basis Data lakukan ... 92
Tabel 4.23. Spesifikasi Basis Data Tatib ... 93
Tabel 4.24. Spesifikasi Basis Data ada... 93
xv
Tabel 4.25. Spesifikasi Basis Data Surat Panggilan ... 94
Tabel 4.26. Spesifikasi Basis Data Surat Perjanjian ... 94
Tabel 4.27. Spesifikasi Basis Data Surat Permohonan Pindah ... 95
Tabel 4.28. Spesifikasi Basis Data Surat Keterangan Pindah ... 95
Tabel 4.29. Spesifikasi Basis Data Surat Keterangan Pindah Sekolah ... 96
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
LAMPIRAN A KELUARAN SISTEM BERJALAN ... 123
Lampiran A-1 Surat Panggilan ... 124
Lampiran A-2 Surat Perjanjian ... 125
Lampiran A-3 Surat Keterangan Pindah ... 126
Lampiran A-4 Laporan Siswa Bermasalah ... 127
Lampiran A-5 Laporan Iuran SPP ... 128
LAMPIRAN B MASUKAN SISTEM BERJALAN ... 129
Lampiran B-1 Data Siswa ... 130
Lampiran B-2 Data Iuran SPP ... 131
Lampiran B-3 Surat Keterangan Pindah Sekolah ... 132
Lampiran B-4 Surat Izin Masuk/Keluar ... 133
Lampiran B-5 Surat Izin Masuk Terlambat ... 134
Lampiran B-6 Surat Permohonan Pindah ... 135
LAMPIRAN C RANCANGAN KELUARAN SISTEM USULAN ... 136
Lampiran C-1 Surat Panggilan ... 137
Lampiran C-2 Surat Perjanjian... 138
Lampiran C-3 Surat Keterangan Pindah ... 139
Lampiran C-4 Laporan Siswa Bermasalah ... 140
Lampiran C-5 Laporan Iuran SPP ... 141
LAMPIRAN D RANCANGAN MASUKAN SISTEM USULAN ... 142
Lampiran D-1 Data Siswa ... 143
Lampiran D-2 Iuran SPP ... 144
Lampiran D-3 Surat Keterangan Pindah Sekolah ... 145
Lampiran D-4 Surat Izin Masuk/Keluar ... 146
Lampiran D-5 Surat Izin Masuk Terlambat ... 147
Lampiran D-6 Surat Permohonan Pindah ... 148
LAMPIRAN E Surat Keterangan Riset ... 149
Lampiran E-1 Surat Keterangan Riset ... 150
LAMPIRAN F Kartu Bimbingan ... 151
xvii DAFTAR SIMBOL
1. Simbol Activity Diagram
Start Point
Menggambarkan awal dari aktivitas.
End Point
Menggambarkan akhir dari aktivitas.
Transition
Menggambarkan aliran perpindahan kontrol antara activity.
Activity
Menggambarkan proses bisnis.
Decision
Menggambarkan pilihan yang terjadi pada transisi.
Swimlane
Menggambarkan pemisahan atau
pengelompokan aktivitas berdasarkan actor.
Join (Penggabungan)
Mempunyai dua atau lebih transisi masuk dan hanya satu transisi keluar.
xviii
Fork (Percabangan)
Mempunyai satu transisi masuk dan dua atau lebih transisi keluar.
Blackhole activities
Ada masukan dan tidak ada keluaran, Biasanya digunakan jika dikehendaki dan ada satu atau lebih transisi.
Miracle activities
Tidak ada masukan dan ada keluaran, biasanya dipakai pada waktu strat point dan dikehendaki ada satu atau lebih transisi.
2. Simbol Use Case Diagram
Actor
Sebuah peran yang bisa dimainkan oleh pengguna dalam interaksinya dengan system.
Use Case
Abstraksi dari interaksi antara system dan actor.
Asosiasi yang termasuk didalam use case lain :
<<include>> Yang bersifat harus dilakukan bila use case lain tersebut dilakukan.
<<extend>> Perluasan dari use case lain jika kondisi atau syarat terpenuhi dan tidak harus dilakukan.
xix 3. Simbol Sequence Diagram
Actor Object
Menggambarkan seseorang atau sesuatu yang berinteraksi dengan sistem.
Boundary
Menggambarkan interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem, memodelkan bagian dari sistem yang bergantung pada pihak lain disekitarnya dan merupakan pembatas sistem dengan dunia luar.
Entity
Menggambarkan informasi yang harus disimpan oleh sistem(struktur data dari sebuah sistem).
Control
Digunakan untuk mengontrol kelas dari form layar kelas control, mengkoordinasikan perilaku sistem dan menggambarkan dinamika dari suatu sistem, menangani tugas utama dan mengontrol alur kerja suatu kelas.
Object Message
Menggambarkan pesan/hubungan antar objek, yang menunjukkan urutan kejadian yang terjadi.
xx Object
Menggambarkan abstraksi dari sebuah entitas nyata/tidak nyata yang informasinya harus disimpan.
Activation
Menunjukkan periode selama suatu object atau actor sedang melakukan suatu tindakan.
Message
Yang dikirim untuk dirinya sendiri.
