1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
P.T. Kimia Farma adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang obat- obatan dan kosmetik, dimana perusahaan pusat yang berada di Jakarta membagi wilayah untuk pendistribusianya menjadi 2 bagian, yaitu wilayah Barat dan Timur. Untuk wilayah Barat, jalur pendistribusianya ditangani oleh P.T. Kimia Farma pusat tetapi untuk wilayah bagian Timur seluruh jalur disitribusinya ditangani oleh P.T. Kimia Farma Surabaya.
Di dalam perusahan P.T Kimia Farma Surabaya terdapat adanya suatu jaringan salesforce, jaringan Salesforce merupakan sistim teritorial yang dibagi berdasarkan daerah-daerah dengan kata lain adanya suatu sistim rayonisasi.
Penentuan rayonisasi perusahaan memiliki batasa-batasan tertentu yang tidak boleh dilanggar oleh wiraniaga.
Penggunaan sistim rayonisasi PT. Kimia Farma merupakan bagian dari Time Territory Management. Time Territory Management merupakan suatu sistim yang digunakan sebagai pengaturan waktu dan wilayah sehingga dengan pengaturan tersebut dapat menjadi hal yang penting dalam melakukan kegiatan penjualan dan pendistribusian barang yang terkait dengan kelangsungan hidup bagi perusahaan tersebut.
Dalam Time Teritory Management ini terbagi menjadi dua yaitu: rayonisasi dan Stop Call Ratio. Rayonisasi, merupakan pemetaan atau pembagian wilayah dalam suatu daerah menjadi beberapa bagian yang berhubungan, sedangkan Stop Call Ratio yaitu jumlah kunjungan yang dapat dilakukan dalam 1 kali pemberhentian. Pelaksanaan rayonisasi dan stop call ratio menjadi hal penting yang bagi PT. Kimia Farma, karena PT. Kimia Farma merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan dan distribusi barang dumana perlu adanya penataan waktu dan wilayah dalam satu wilayah. Selain itu, dengan adanya rayonisasi dan stop call ratio perusahaan dapat mengoptimalkan penjualan, hal ini dikarenakan dengan adanya rayonisasi dan stop call ratio tersebut, perusahaan dapat memilah dan memilih rute perjalanan yang akan dilakukan oleh wiraniaga guna melakukan penjualan.
Untuk dapat mengefektifkan Time and Territory Management guna mengoptimalkan penjualan juga perlu dukungan dari wiraniaga yaitu dengan kedisiplinan mereka terhadap rencana kerja harian serta wiraniaga tidak mengutamakan outlet yang mau melakukan order ulang saja tetapi juga memperhatikan outlet-outlet lain atau baru yang memiliki potensial.
1.2. Rumusan Masalah
1. Bagaimana mengatur penjualan wiraniga, agar dapat optimalkan?
2. Bagaimana mengatur waktu dan rencana kerja Wiraniaga agar dicapai hasil yang optimal?
1.3. Maksud Dan Tujuan Pengambilan Kasus
Tujuan pengambilan kasusu ini adalah guna menentukan kantong dan koridor pasar, sehingga rute perjalanan menjadi lebih efektif yang berakibat lebih optimalnya penjualan dan mendapatkan stop call ratio yang efektif sehingga waktu kerja wiraniaga dapat optimal. Tujuan lain dari pengambilan kasus ini adalah menyelesaikan final assigment yang dipersyaratkan sebagai tugas akhir guna lulus dan mendapatkan gelar sarjana ekonomi di Fakultas Ekonomi Manajemen Universitas Kristen Petra Surabaya.
1.4. Metodologi Penelitian, Pendampingan, Dan Pelaksanaan 1.4.1. Metodologi Penelitian
Dalam penyusunan tugas akhir, penulis berusaha memperoleh data yang di butuhkan dengan cara mengadakan penelitian, penelitian yang diakukan oleh penulis adalah penelitian yang berupa usaha untuk mendapatkan data dari informasi yang dapat menujang penyusunana tugas akhir ini.
Proses pelaksanaan analisa koridor dan kantong pasar. Peta di bagi berdasarkan masing – masing wilayah kerja wiraniaga, kemudian peta tersebut penulis analisa mengenai outlet mana saja yang dikunjungi oleh wiraniaga.
Setelah itu penulis melakukan verifikasi lapangan (terjun ke lapangan) berdasarkan pemetakan wilayah untuk masing – masing wiraniaga. Setelah itu penulis membuat rencana kunjungan kerja yang baru kemudian penulis sisipkan
outlet – outlet yang potensial kedalam rencana kunjungan kerja yang baru (yang tidak ada di rencana kunjungan wiraniaga) dan apabila yang dilapangan ternyata tidak potensial maka kami akan melakukan verifikasi lapangan lagi. Setelah itu, penulis menetapkan kantong dan koridor pasar yang benar – benar potensial.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.1. dibawah ini:
Gambar 1.1.
Bagan proses pelaksanaan analisa koridor dan kantong pasar
Sedangkan Metode yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Studi kepustakaan:
Penulis mengumpulkan beberapa teori dengan membaca literatur, bahan – bahan kuliah dan sumber lainya yang ada hubunganya dengan pembahasan dalam penyususunana tugas akhir ini.
2. Observasi:
Observasi ini di maksudkan untuk memperoleh data yang sangat diperlukan. Penulis melakukan hal ini melalui pendampingan dengan salesman P.T.Kimia Farma dilapangan secara langsung, wawancara dan diskusi
Pemetaan wilayah
Verifikasi Lapangan
Menyisipkan outlet – outlet potensial ke dalam rencana kunjungan kerja harian baru
Menetapkan koridor dan kantong pasar Analisa peta masing -
masing salesman
langsung dengan pihak–pihak yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir ini baik itu pihak yang terkait secara langsung maupun yang tidak langsung.
Dalam melakukan observasi ini, penulis juga menggunakan juklak ( petunjuk pelaksanaan ) yang didapat langsung dari Force One sebagai acuan kerja dengan tujuan memudahkan proses penelitian. Juklak tersebut terdiri dari : A. Tabel Time And Motion Study ( TMS )
1. Mencetak atau membuat tabel dengan format yang sama ( sesuai dengan format yang diberikan )
2. Mengisi kolom tabel tersebut sesuai dengan kegiatan yang dilakukan salesman selama pendampingan.
3. Mencatat setiap kejadian yang dianggap penting oleh penulis selama pendampingan.
4. Memberi catatan tambahan jika ada kejadian yang membutuhkan keterangan lebih.
5. Menganalisa dan menyimpulkan kinerja dari salesman berdasar pada tabel dan pengamatan.
B. Sales Manager Tool Kit
1. Sales manager tool kit adalah sebuah program piranti lunak (softwares) dan alat perangkat keras (hardwares) yang sederhana kemudian dipasang di outlet atau toko pelanggan, di kantor cabang, dan ditangan salesman.
2. 5 perangkat keras terpenting adalah:
a. Kancing identitas ( identity button ) persis sebesar dan seberat baterai jam tangan atau kamera, yang diletakan pada toko pelanggan atau outlet, biasanya diletakan di dekat kasir.
b. Pembaca kancing ( button reader ) sebesar spidol whiteboard, 3 kali lebih berat dari spidol biasa. Alat ini dibawa oleh salesman, dengan hanya mencolokan pada kancing identitas maka waktu tiba, tanggal serta lama kunjungan dapat diketahui karena sudah secara otomatis terekam dalam pembaca kancing.
c. Perekam data ( data downloader ) kotak hitam sebesar 6x6x3 cm dengan berat 1 kg. dengan menyambungkan alat ini dengan
computer maka data yang tersimpan dalam pembaca kancing dapat di baca.
d. Kancing Induk Identitas ( master identity button ) alat ini berguna untuk menampilkan data tentang outlet yang dikunjungi, waktu tiba, tanggal, serta lamanya kunjungan.
e. Computer, Monitor, dan Pencetak ( CPU, monitor, dan printer ) minimum Pentium 2 atau yang setingkat.
3. Tujuan dan pelaksanaan Sales Manager Tool Kit :
a. Memetakan pola kerja salesman yang paling optimal dalam rangka menuntaskan 3 tugas pokok salesman sehari hari :
a) Meraih target penjualan setinggi –tingginya
b) Mengembangkan pasar secara horisontal dan verikal
c) Meraih tingkat penagihan sebanyak- banyaknya ( apabila tidak dilakukan oleh penagih )
b. Memastikan kepatuhan dan konsistensi pelaksanaan Kimia Farma Trade And Distribution (KFTD). Blue Print khususnya untuk program :
a) Open new outlet
b) Divionalisasi penjualan dan segmen tenaga jual.
c) Pola kerja baku salesman.
4. Manfaat dari Sales Manager Tool Kit
a. Memantau apakah alokasi waktu efektif salesman di outlet sudah sesuai standart ? ( minimal 35 % – 45 % dari total aktual jam kerja / hari / minggu / bulan / semester/tahun).
b. Memantau apakah salesman sudah mengikuti rencan kunjungan penjualan ke outlet secara konsekwen dan konsisten dalam konteks periode siklus kunjungan/outlet, durasi kunjungan/ outlet, urutan kunjungan/outlet
c. Memantau apakah salesman sudah mengelola secara optimal route dan sub route sistim yang bersangkutan dalam konteks kepatuhan menggarap hanya tapal batasan wilayah route dan sub route yang
bersangkutan serta pengembangan produktifitas teritorinya dikaji dalam kepadatan outlet per sebuah teritori route dan sub route.
d. Menganalisis serta memantau kinerja salesman yang sedang berinteraksi dengan pelanggan atau outlet, denga teritori atau route sistem nya dalam mengamankan tingkat kepuasan pelanggan serta disiplin kerja salesman.
e. Menganalisis serta memantau apakah perlu dan bila perlu, kapan salesman menyerahkan tugas – tugas penagihan ke penagih.
C. Pemetaan wilayah
a. Membeli peta Surabaya yang paling detail.
b. Memberi alas karet dan dibawahnya ada triplek sebagai alas paling bawah
c. Melapisi peta tersebut dengan 4 lembar plastik tipis ( dengan asumsi 1 lembar plastic untuk 1 salesman )
d. Meminta daftar rencana kerja dari para salesman
e. Menandai tiap tiap outlet yang dikunjungi oleh salesman di peta, dengan menggunakan spidol OHP
f. Tanda untuk masing masing daerah yang dikunjungi, serta hari kerja untuk tiap- tiap salesman berbeda warna.
D. Verifikasi lapangan
a. Melakukan pengamatan lapangan secara langsung, apakah kantong pasar yang ada di peta ( yang telah dianalisa ) sudah sesuai dengan keadaan di lapangan yang sebenarnya.
b. Melakukan pengamatan lapangan secara langsung, apakah koridor pasar yang ada di peta ( yang telah dianalisa ) sudah sesuai dengan keadaan di lapangan yang sebenarnya.
c. Melakukan pengamatan terhadap outlet yang tidak dikunjungi oleh salesman dalam satu perjalanan.
d. Mencari wilayah atau daerah sasaran pasar yang baru, yang temasuk dalam ” kantong dan koridor pasar ”.
Dari langkah – langkah diatas dapat disimpulkan bahwa metode yang penulis gunakan adalah metode penelitian eksplorasi, dimana dalam
proses pengumpulan datanya, penulis melakukan pengamatan lapangan secara langsung sehingga penulis dapat memperoleh data secara nyata dan memaparkanya secara diskriptif.
1.4.2. Pendampingan
Proses pendampingan selama kerja praktek ini penulis lakukan setelah melakukan semua aktifitas yang terdapat didalam juklak yang menjadi acuan kerja kami, kemudian penulis konsultasikan ke dosen pembimbing dan dilaporkan kepada Kepala Cabang P.T. KIMIA FARMA Surabaya dan Force One Selling and Distribution consultants.
Pola kerja pendampingan pada P.T. KIMIA FARMA yang bercabang di Surabaya, adalah :
a. Data gathering / collection
Baik yang dilakukan di lapangan / diluar kantor, maupun didalam kantor, data tersebut dapat berupa arsip, wawancara, maupun hasil pengamatan langsung.
Data – data tersebut diperoleh dengan cara melakukan analisa pada tabel Time and Motion Study (TMS), selain itu juga penulis malakukan proses input data dari hasil penerapan Sales Manager Tool Kit yang terdapat pada komputer P.T. KIMIA FARMA Surabaya untuk masing – masing salesman, serta melakukan wawancara secara langsung dengan pihak – pihak yang berwenang di P.T. KIMIA FARMA Surabaya seperti Bpk. Octavius dan Bpk. Soepadi selaku Sales Supervisor di P.T. KIMIA FARMA Surabaya serta beberapa salesman dan staf – staf yang terkait (bagian administrasi, penjualan, gudang).
b. Data verifikasi lapangan
Penulis melakukan pengumpulan data di lapangan atau diluar kantor untuk melakukan perbandingan antara pola kerja salesman yang sudah terencana dengan aktivitas yang dilakukan salesman di lapangan.
c. Analisa data dan pertemuan
Setelah melakukan pengamatan dan analisa, penulis mendiskusikan bersama- sama hasil pengamatan yang telah kami lakukan, dengan arahan dari dosen pembimbing, kemudian penulis paparkan ke dalam bentuk laporan sebagai syarat tugas akhir kami.
1.4.3. Pelaksanaan : a. Waktu:
Oktober 2005 – November 2005.
b. Tempat :
1. Kantor PT. Kimia Farma Surabaya Jl. Raya rungkut Industri 5
2. Wilayah Surabaya dan sekitarnya
Melalui proses pendampingan salesman berdasarkan sistem rayonisasi yang diterapkan oleh perusahaan.
1.5. Cakupan Kerja Praktek Dan Pendampingan
Cakupan Wilayah yang kami gunakan dalam kegiatan pendampingan ini adalah Kota Madya Surabaya dan sekitarnya, dan meliputi bidang sales dan distribusi pada khususnya.
1.6. Kerangka Penulisan
Dalam pembahasan yang dipaparkan oleh penulis ini, akan diberikan gambaran secara garis besar mengenai tugas akhir secara keseluruhan. Tuga akhir ini terdiri dari lima bab, yang mana masing – masing bab saling berkaitan erat dan memiliki pokok bahasan tertentu, yaitu :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini mengungkapkan : latar belakang, perumusan masalah, maksud dan tujuan pengambilan kasus, metodologi penelitian, pendampingan dan pelaksanaan, cakupan kerja praktek dan pendampingan, serta kerangka penulisan.
BAB 2 : TINJAUAN KEPUSTAKAAN
Perumusan dalam bab ini adalah : kerangka dasar teori, cuplikan/
kliping berita, pernyataan / kutipan pemimpin/ pengamat bisnis &
industri, artikel / tajuk / penulisan dalam majalah terkemuka terkait.
BAB 3: GAMBARAN UMUM PT. Kimia Farma Tbk
Sejarah/ Latar Belakang PT. Kimia Farma Tbk, kegiatan& platform usaha PT. Kimia Farma Tbk, struktur organisasi PT. Kimia Farma
Tbk, visi / misi / goal/ strategi perusahaan, keterkaitan fakta diatas dengan studi kasus
BAB 4 : ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bagan, sistem & prosedur kerja pendampingan, mekanisme interaksi dengan pejabat subyek perusahaan, proses pengumpulan data, realisasi kerja & temuan lapangan selama kerja pendampingan, analisa hasil akhir, merupakan isi dari bab ini.
BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini mengemukakan : kesimpulan, rasionalisasi, saran, daftar pustaka, dan lampiran.
