Pengantar Manajemen Syariah

(1)

1

Hj.Heni Sukmawati, S.Ag.,M.Pd.

Pengantar Manajemen Syariah

Dosen Pengampu : Hj.Heni Sukmawati, S.Ag.,M.Pd.

Modul 5

Fungsi Perencanaan ( Planning )

PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH FAKULTAS AGAMA ISLAM

UNIVERSITAS SILIWANGI

2021

(2)

2 KONSEP DASAR PERENCANAAN ___

1. Pengertian Perencanaan (Planning)

Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Pengertian perencaaan dapat dilihat dari tiga hal, yaitu dari sisi proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi. Sedangakan dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan adalah pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan dikemudian hari.

2. Fungsi dari Perencanaan

Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat fungsi dari perencanaan, yaitu perencanaan berfungsi sebagai arahan, perencanaan meminimalisir dampak dari perubahan, perencanaan meminimalkan pemborosan dan kesia-siaan, serta perencanaan menetapkan standar dalam pengawasan kualitas.

a. Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi. Perusahaan yang tidak menjalankan perencanaan sangat mungkin untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan ketidakberhasilan dalam pencapaian tujuan karena bagian-bagian dari organisasi bekerja secara sendiri-sendiri tanpa ada koordinasi yang jelas dan terarah. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.

(3)

3

b. Perencanaan sebagai Meminimalisir Ketidakpastian

Pada dasarnya segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan.

Tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri. Perubahan sering kali sesuai dengan apa yang kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula malah diluar perkiraan kita, sehingga menimbulkan ketidakpastian bagi perusahaan.

Ketidakpastian inilah yang coba diminimalisir melalui kegiatan perencanaan.

Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin terjadi dimasa yang akan datang dapat diantisipasi jauh-jauh hari.

c. Perencanaan sebagai Meminimalisir Pemborosan Sumber Daya

Perencanaan juga berfungsi sebagai meminimalisir pemborosan sumber daya organisasi yang digunakan. Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan, dengan cara bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. Dengan demikian, pemborosan yang terkait dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan akan bisa diminimalisir sehingga tingkat efisiensi dari perusahaan menjadi meningkat.

d. Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana- rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, membandingkan antara standar yang dicapai dengan realisasi di lapangan, mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan.

Dengan pengertian tersebut, maka perencanan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang ingin dicapai oleh perusahaan.

3. Persyaratan Perencanaan (Planning Requirement)

Perencanaan yang baik tentunya perlu dirumuskan. Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif.

a. Faktual atau Realistis

(4)

4

Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau realistis.

Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

b. Logis dan Rasional

Perencanaan yang baik perlu untuk memenuhi syarat logis dan rasional.

Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.

c. Fleksibel

Perencanan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan dimasa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya.

d. Komitmen

Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

e. Komprehensif

Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.

(5)

5 PENTINGNYA PERENCANAAN ___

Perencanaan dalam proses manajemen bagi organisasi sesungguhnya akan menjadi panduan dalam aktivitas pencapaian tujuan organisasi yang menjadi landasan dalam menentukan “keunggulan kompetitif dan komparatif” (competitive and comparative advantages). Kesiapan organisasi/perusahaan terhadap perubahan akan berhubungan langsung dengan sistem perencanaan yang disusunnya.

Perencanaan (Daft dan Marcic, 2009; Williams, 2011) merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi. Sering dikatakan “failing to plan is planning to fail” (Gagal merencanakan berarti merencanakan kegagalan).

Karenanya, planning dijelaskan sebagai “the act of determing the organizational goals and the means for achieving them”. Dengan kata lain, perencanaan merupakan tindakan menentukan tujuan organisasi dan sarana untuk mencapai tujuan itu.

Betapa pentingnya suatu perencanaan bagi organisasi (Williams, 2011; Daft dan Marcic 2009; Gomez-Mejia dan Balkin, 2012) mengungkapkan bahwa perencanaan memiliki sejumlah manfaat penting bagi organisasi, seperti;

a. Legitimasi (legitimacy)

Sebuah misi organisasi mendeskripsikan apa yang direpresentasikan organisasi dan alasan keberadannya. Misi sebagai unsur dalam perencanaan melambangkan legitimasi kepada pihak luar, seperti investor, pelanggan, pemasok, dan komunitas lokal. Misi membantu mereka melihat perusahaan dalam sudut pandang yang baik.

b. Sumber motivasi dan komitmen (sources of motivation and commitment)

Tujuan dan rencana dapat memfasilitasi setiap pegawai untuk berpikir sama dengan organisasi dan membantu memotivasi mereka dengan mengurangi ketidakpastian dengan mengklarifikasi apa yang harus dicapai. Tidak ada atau kurangnya kejelasan tujuan bisa merusak motivasi dan komitmen pegawai karena mereka tidak memahami apa tujuan mereka bekerja. Sementara, tujuan memberi

“alasan (why)” eksistensi organisasi atau subunit, dan rencana memberi tahu “cara (how)”. Rencana memberi informasi kepada pegawai tindakannya apa yang harus diambil untuk mencapai tujuan.

c. Alokasi sumber daya (allocation of resources)

(6)

6

Dengan perencanaan dapat membantu setiap divisi. Posisi maupun manajer/pemimpin menentukan dimana mereka harus mengalokasikan sumber daya, seperti pegawai, uang dan peralatan.

d. Memandu tindakan (guides to action)

Tujuan dan rencana dapat menjadi arag dalam menentukan aktivitas yang ditetapkan organisasi. Keduanya mengarahkan perhatian kepada sasaran khusus dan mengarahkan usaha pegawai kepada hasil-hasil yang penting.

e. Alasan mengambil keputusan (rationale for decisions)

Melalui perencanaan dan penetapan tujuan, manajer/pemimpin memahami apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Dengan membuat keputusan untuk memastikan bahwa kebijakan internal, peranan, kinerja struktur, produk dan pengeluaran dibuat sesuai dengan hasil yang diinginkan, sehingga diharapkan keputusan diseluruh organisasi akan selaras dengan rencana.

f. Standar kinerja (standard of performance)

Karena tujuan mendefinisikan hasil yang diinginkan bagi organisasi, tujuan itu juga bertindak sebagai kriteria kinerja. Tujuan memberi standar penilaian. Jika organisasi ingin tumbuh 15% dan pertumbuhan yang sebenarnya 17%, maka manajer/pemimpin melebihi standar yang ditetapkan.

g. Mendorong partisipasi (encouragement of participation)

Ketika pegawai berpartisipasi dalam aktivitas manajerial, mereka cenderung percaya dan bekerja lebih jauh lebih giat agar dapat melihat usahanya berhasil.

Mereka juga merasakan komitmen yang lebih kuat terhadap organisasi. Proses perencanaan merupakan tempat yang sangat baik mendorong pemimpin dan pegawai berbagi input perihal tujuan organisasi, dan menentukan cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan.

h. Mendukung sistem pengendalian organisasi (support to organizational control system)

Perencanaan yang baik meningkat sistem organisasi yang memungkinkan untuk membandingkan hasil aktual dengan hasil yang menjadi sasaran. Jika kesenjangan antara sasaran perusahaan dan hasil yang teramati ditemukan, tindakan perbaikan diperlukan untuk memodifikasi aktivitas dimasa yang akan datang, dan dalam beberapa kasus yang ekstrim rencana yang sudah ada akan dibuang.

(7)

7

Beberapa manfaat yang dikemukakan diatas dalam pandangan Michael A. Hitt at all (2012:114) secara strategis adalah bahwa perencanaan bagi suatu organisasi/perusahaan memberikan tahapan kritis sebagai suatu proses yang penting dan bermanfaat karena dengan perencanaan, suatu organisasi mampu untuk; 1) mengalokasikan sumber daya secara tepat, 2) mencapai pemahaman yang sama mengenai prioritas, 3) mendelegasikan tanggung jawab, dan 4) meminta orang bertanggung jawab atas hasil.

UNSUR-UNSUR PERENCANAAN ___

Berdasarkan deskripsi sebelumnya (Daft dan Mercis, 2009; Hill dan McShane 2008; Certo dan Certo, 2012; Gomez-Mejia & Balkin, 2012; dan Williams, 2012) terdapat empat unsur penting dalam setiap perencanaan: tujuan/sasaran, tindakan/strategi, sumber daya/sarana, dan implementasi. Berikut penjelasannya:

1. Tujuan

Tujuan adalah sasaran atau target yang ingin dicapai organisasi dalam waktu tertentu. Menerapkan tujuan menuntut organisasi mengantisifasi apa yang mungkin terjadi dimasa yang akan datang.

2. Tindakan

Tindakan adalah langkah-langkah khusus yang diambil organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Misalnya, untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, bisa dilakukan dengan memberi pelatihan kepada pegawai yang melayani secara langsung kepada masyarakat.

3. Alokasi Sumber Daya

Tindakan yang direncanakan tidak bisa dijalankan tanpa alokasi sumber daya yang cermat. Tim manajemen harus menyadari bahwa kendala sumber daya yang dihadapi organisasi sehingga mereka bisa menentukan apakah tujuan organisasi secara realistis bisa dicapai. Serta anggaran, merupakan cara mengalokasikan dan mengendalikan sumber daya untuk tiap langkah/tahapan.

4. Implementasi

Suatu perencanaan yang telah ditetapkan apapun bentuknya tidak akan membantu suatu organisasi untuk merealisasikan tujuan, jika rencana tersebut tidak dapat diimplementasikan. Suatu rencana sesungguhnya melibatkan sumber daya,

(8)

8

tanggung jawab, dan tindakan secara terkoordinasi. Walaupun dalam beberapa hal, organisasi dapat bertindak secara individual/pribadi mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Namun demikian dalam banyak hal, manajer/pemimpin harus mengimplementasikan sebuah rencana dalam suatu organisasi dengan otoritas, persuasi, dan kebijakan, serta memotivasi melalui para staf (anggota organisasi).

Rencana sebagai hasil perencanaan harus disertai pedoman implementasi yang menunjukan bagaimana tindakan-tindakan itu dilaksanakan. Implementasi meliputi membagi tugas diantara pelaksana yang berbeda, dan menjelaskan batas waktu penyelesaian.

Sebagai salah satu fungsi utama dalam manajemen, perencanaan yang efektif bagi suatu organisasi diawali dengan penetapan misi dan pencapaian tujuan pada semua level, baik dasar maupun level tengah. Setiap level dalam organisasi memiliki tanggung jawab untuk mendukung pencapaian tujuan, yang hirarkis dalam proses manajemen dapat dinyatakan bahwa tanggung jawab senior menentukan perencanaan strategis, middle manager melakukan perencanaan taktis, dan lower-level manager melakukan perencanaan operasional.

Perencanaan menunjukan bahwa tindakan untuk mencapai tujuan dibutuhkan suatu keputusan yang harus dipilih untuk mengarahkan tindakan. Makna tersebut mengisyaratkan bahwa perencanaan menjadikan jawaban bagi pencapaian tujuan yang efektif dan pada giliranya akan menjadikan standar dalam menetapkan pengendalian (standard of control). Dalam pengertian ini, perencanaan yang efektif merupakan proses yang terdiri atas 6 langkah:

1. State organizational objectives (Menyatakan tujuan organisasi)

2. List alternative ways of reaching objectives (Mendaftar cara-cara alternatif dalam mencapai tujuan)

3. Develop premises on which to based each alternative (Mengembangkan premis sebagai dasar setiap alternatif)

4. Choose the best alternative for reaching objectives (Memilih alternative terbaik untuk mencapai tujuan)

5. Develop plans to pursue to chosen alternative (Mengembangkan rencana untuk mewujudkan alternatif yang telah dipilih)

6. Put the plans into action (Mengubah rencana menjadi tindakan)

(9)

9 KRITERIA DAN HIRARKI PERENCANAAN __

1. Rencana Strategis

Perencanaan strategis didefinisikan DuBrin (2012:118) sebagai “a firm’s overall master plan that shapes its destiny” (perencanaan strategis adalah rencana induk organisasi/perusahaan yang memberikan dan menentukan tentang apa yang harus dicapai atas keberadannya).

Seperti halnya dalam organisasi, top management bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis jangka panjang untuk memperjelas bagaimana suatu organisasi melayani pelanggan, publik, atau masyarakat dan memposisikan dirinya terhadap pesaingnya, jangka waktu yang menjadi dasar tersebut biasanya antara 2 sampai 5 tahun. Perencanaan strategis di awali dengan menciptakan tujuan organisasi, yang biasa disebut dengan misi dan visi.

a. Misi

Misi organisasi didefinisikan oleh kebutuhan pelanggan yang ingin dipenuhi organisasi, kelompok pelanggan dan segmen pasar yang berusaha ia layani, dan sumber daya serta teknologi yang ia gunakan dalam upaya memuaskan pelanggannya (Thompson, et al, 2005:20).

Misi organisasi dapat menjadi dasar, titik acuan dari tindakan-tindakan yang dilakukan. Misi juga memberikan prinsip-prinsip hidup yang memungkinkan para karyawan untuk mengatasi kesulitan dan kontradiksi- kontradiksi dalam dunia kerja. Penelitian yang dilakukan oleh Pearce dan David (Kuncoro, 2006: 60) mengatakan bahwa pernyataan misi organisasi yang sukses lebih komprehensif dibandingkan dengan organisasi yang kurang sukses yang cenderung terfokus pada produk yang sederhana atau masalah pasar. Penelitian itu menemukan Sembilan komponen dari pernyataan misi:

pelanggan, produk atau jasa, lokasi, teknologi, perhatian terhadap keberlangsungan perusahaan, filosofi, self-concept, dan citra perusahaan di masyarakat, dan perhatian pada karyawan. Untuk menyusun misi suatu organisasi, biasanya mengikuti tahap-tahap sebagai berikut:

1) Melakukan proses brainstorming dengan mensejajarkan beberapa kata yang menggambarkan organisasi.

2) Penyusunan prioritas dan memfokuskan pada kata-kata yang paling penting.

(10)

10

3) Mengkombinasikan kata-kata yang telah dipilih menjadi kalimat atau paragraf yang menggunakan misi organisasi

4) Mengedit kata-kata sampai terdengar tepat atau sampai orang kelelahan adu argumen berkaitan dengan kata atu frase favorit mereka (Wibisono, 2006:47).

b. Visi

Bagian integral dari misi adalah visi. Visi merupakan konsep yang jelas tentang akan menjadi apa suatu organisasi. Merupakan gambaran utama sebuah kemungkinan atau potensi. Visi harus menantang bagi karyawan, terkait dengan kebutuhan pelanggan dan menyampaikan strategi umum untuk mencapai misi.

Visi memberikan fokus, arah, motivasi, minat dan aspirasi suatu komunitas. Visi dapat dinyatakan dalam sebuah pernyataan singkat tentang dorongan dan arah organisasi. Semua anggota berpartisipasi dalam membuat visi itu menjadi kenyataan dan bersama dengan klien dan pelanggannya mendapat manfaat dari hasil-hasilnya (Christopher dan Thor, 2002:2).

Organisasi membutuhkan visi yang dapat digunakan sebagai:

1) Penyatuan tujuan, arah dan sasaran organisasi

2) Dasar untuk pemanfaatan dan alokasi sumber daya serta pengendaliannya 3) Pembentuk dan pembangunan budaya perusahaan (corporate culture) 4) Membentuk perilaku organisasi dan mencetuskan tindakan strategis

5) Membentuk cara pemimpin dalam memperkerjakan, menilai, mempromosikan karyawan (Wibisono, 2006:43; Knowling, 2005: 183-4).

Visi yang tepat bagi organisasi memiliki kriteria sebagai berikut:

1) Menyatakan cita-cita dan keinginan organisasi dimasa depan

2) Realistis dan sesuai dengan kompetensi organisasi serta sesuai dengan segala waktu

3) Menetapkan standar keunggulan 4) Menjelaskan arah dan tujuan

5) Atraktif dan mampu menginspirasi antusiasme dan komitmen

6) Singkat, jelas, mudah dipahami, fokus dan merupakan standard of excellence

(11)

11

7) Membangkitkan kekuatan unik organisasi untuk menciptakan keunggulan kompetitif.

8) Mudah diingat dan dimengerti seluruh karyawan serta mengesankan bagi pihak yang berkepentingan

9) Bersifat ambisius

10) Dapat ditelusuri tingkat pencapaiannya (Christopher dan Thor, 2002:2 ; Wibisono, 2006:43)

2. Rencana Taktis

Definisi perencanaan taktis menurut Dubrin (2012: 118) “Tactical planning is planning that translates a firm’s strategic plans into specific goals by organizational unit”. (Perencanaan taktis adalah perencanaan yang menerjemahkan rencana strategi organisasi/perusahaan ke dalam tujuan-tujuan spesifik oleh unit organisasi).

Middle management bertanggung jawab untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana taktis untuk mencapai tujuan strategis organisasi. Rencana taktis merinci bagaimana perusahaan akan menggunakan sumber daya, tujuan strategis untuk lima tahun yang akan datang.

Salah satu manajemen yang sering digunakan untuk mengembangkan dan menjalankan rencana taktis ada Management by Objectives (MBO). MBO merupakan proses dimana manajer dan staf disemua level organisasi duduk secara besama menetapkan tujuan, berbagi informasi dan mendiskusikan strategi-strategi yang mungkin membawa kepada pencapaian tujuan, dan secara teratur bertemu untuk meninjau kemajuan terhadap pencapaian tujuan-tujuan.

Agar MBO berhasil, terdapat tiga hal yang harus dipenuhi menurut Kinicki dan William (2010):

a. Manajemen puncak harus komitmen

Komitmen manajemen puncak terhadap MBO harus tinggi. Jika terdapat komitmen yang tinggi, maka akan terjadi peningkatan produktivitas. Karena apabila komitmen manajemen puncak rendah, maka kenaikan produktivitas pun akan menjadi rendah.

b. MBO harus diterapkan diseluruh organisasi

(12)

12

Yaitu MBO tidak dapat diterapkan hanya dibeberapa divisi dan departemen.

MBO harus ditetapkan disemua divisi dan departemen.

c. Tujuan harus turun ke pekerjaan MBO dengan memecah tujuan itu ke seluruh organisasi.

Tujuan ditata dalam hirarki yang terpadu menjadi lebih spesifik pada level organisasi yang lebih rendah. Manajer puncak menetapkan tujuan organisasi umum, yang diterjemahkan kedalam tujuan divisi, yang diterjemahkan kedalam tujuan departemen. Hirarki berakhir pada tujuan individu yang ditetapkan masing-masing pegawai.

3. Rencana Operasional

Rencana operasinal merupakan salah satu bentuk tindakan dalam implementasi suatu rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti yang dikemukakan DuBrin (2012:118) “Operational planning is planning that requires specific procedures and actions at lower levels in an organization.” (Perencanaan operasional merupakan perencaan yang memerlukan prosedur dan tindakan spesifik pada level yang lebih rendah dalam organisasi).

Lower-level manager bertanggung jawab mengembangkan dan melaksanakan rencana operasional, yang merupakan rencana sehari-hari untuk menghasilkan atau menyampaikan produk atau jasa organisasi. Rencana operasional mengarahkan perilaku, usaha dan prioritas pekerja operasional selama waktu dari 30hari sampai 6 bulan.

Dalam banyak hal, implementasi yang umum digunakan dalam suatu organisasi, ada tiga jenis rencana operasional: single-use plan (rencana sekali pakai), standing plan (rencana yang dipakai berkali-kali), dan budget (anggaran).

Referensi

Kaswan. 2016. Pengembangan Manajemen Mempersiapkan dan Mengembangkan Calon dan Manajer yang Efektif. Bandung: Alfabeta

Sule, Ernie Tisnawati, dan Kurniawan Saefullah. 2012. Pengantar Manajemen. Jakarta:

Prenadamedia Group

Pengantar Manajemen Syariah

1