SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI DAN AKUNTANSI
STUDI KASUS PT. ASTRINDO SENAYASA CABANG BANJARMASIN
PT. Astrindo Senayasa Cabang Banjarmasin merupakan salah satu cabang dari PT. Astrindo Senayasa di Jakarta Pusat yang bergerak dalam bidang distribusi yaitu mendistribusikan berbagai produk IT seperti processor Intel, server, casing Coolermaster, cooler & fan Coolermaster, graphic card, headset Senheiser, Asus dan Asrock motherboard, Sapphire VGA, NAS storage, notebook, Eeepc serta Fonepad (Memopad) Asus, power supply Coolermaster, hardisk Western Digital dan Transcend, memory Sandisk, Microsoft dan Windows serta accesories lainnya ke seluruh wilayah Pulau Kalimantan.
Dari didirikan sejak tahun 2006 hingga sekarang PT. Astrindo Senayasa Cabang Banjarmasin telah mampu menguasai penjualan berbagai produk IT khususnya di daerah pulau Kalimantan, yaitu dengan banyaknya customer / dealer komputer yang hingga sekarang masih setia untuk membeli berbagai produk IT di PT. Astrindo Senayasa.
Struktur Organisasi PT. Astrindo Senayasa Cabang Banjarmasin di pimpin oleh Branch Manager yang dibantu oleh Sales Manager, PIC Service, Kepala Gudang, Finance, Accounting & Tax serta Internal Audit yang tentunya setiap divisi di PT. Astrindo Senayasa Cabang Banjarmasin dinilai baik yaitu dilihat dari pembagian tugas dan wewenangnya masing-masing serta jelas memiliki kontribusi yang baik terhadap entitas perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan yang tentunya telah menggunakan kerangka kerja yang baik dan menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, serta pemantauan aktivitas di perusahaan cabang ini.
Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan
1. Data dan Informasi Akuntansi
2. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaksi melalui formulir, mensahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung terlebih dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemprosesan, maka data harus ditransmisikan terlebih dahulu.
3. Pemprosesan Data
Pemprosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :
Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
Menyalin data ke dokumen atau media lain.
Mengurutkan, atau menyusun data menurut karakteristiknya.
Mengelompokkan atau mengumpulkan transaksi yang sejenis.
Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
Melakukan penghitungan.
Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
4. Manajemen Data
aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.
5. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai tujuan dasar yaitu :
1. untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan termasuk data, serta
2. untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar melalui teknik dan prosedur yang dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai dan baik bagi perusahaan.
6. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemprosesan informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
7. Pengendalian persediaan
Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan, sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada pelanggan disamping meminimalkan investasi dan segala biaya yang timbul dalam aktifitas persediaan.
Desain Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan
dengan mudah sesuai kebutuhan perusahaan yasng tentunya semua modul aplikasi di Navision mampu bekerja secara terintegrasi / terhubung antar satu fungsi dengan fungsi lainnya.
Arus Transaksi Perusahaan
Pelanggan memesan (order) barang melalui sistem aplikasi order penjualan. Order dapat dibuat oleh pelanggan itu sendiri atau melalui telemarketing / sales yang menawarkan barang kepada customer. Order dapat tertulis maupun melalui telepon. Sistem order penjualan mengubah order ke dalam data yang penting untuk mendukung pemprosesan lanjutan terhadap order oleh sistem aplikasi Navision. Aplikasi order penjualan mengirimkan formulir pemberitahuan kepada pelanggan untuk memberitahukan bahwa order telah diterima dan sedang diproses. Aplikasi order penjualan di lakukan penginputan oleh admin sales melalui Sales Order yang selanjutnya perlu di verifikasi oleh Finance mengenai harga apakah sudah sesuai atau di bawah dari price list yang telah di tentukan oleh pusat, yang kemudian mengirimkan data mengenai jumlah, item barang yang di pesan oleh customer yang melakukan purchase order ke divisi logistik untuk selanjutnya di lakukan warehouse shipment. Kemudian divisi logistik melalui admin logistik dan helper melakukan pengambilan barang di gudang sesuai dengan yang tertera di Sales Order Customer yang selanjutnya di lakukan penginputan serial number barang tersebut melalui Warehouse Shipment untuk di post dan di print menjadi Delivery Order. Barang tersebut dikemas dan di packing secara rapi dan bersih apabila memang diperlukan packing terhadap barang tersebut karena alamat Customer berada di luar kota Banjarmasin seperti Samarinda dan Balikpapan.
agar tidak terjadi kasus pengembalian yang disebabkan oleh ketidaksesuaian barang antara fisik dan dokumen. Sedangkan untuk pihak ekspedisi, helper dan driver melakukan pengecekan terhadap jumlah koli dan berat barang yang dikirimkan beserta informasi ongkos kirim yang akan di tanggung oleh dealer apabila barang telah diterima (bayar tujuan) yang kemudian pihak ekspedisi memberikan surat jalan pengiriman barang yang disertai nomor resi agar divisi logistik di perusahaan dapat dengan mudah melakukan tracking untuk mengetahui posisi terhadap pengiriman barang tersebut.
Setelah barang dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman memberikan rangkapan Invoice, DO dan surat jalan dari ekspedisi kepada Admin Logistik yang kemudian dilakukan pemisahan terhadap dokumen tersebut agar memungkinkan dilakukan proses penagihan oleh finance.
Sales dan telemarketing melakukan penawaran ke dealer-dealer yang akhirnya membentuk Purchase Order terhadap barang-barang yang dibutuhkan, di perlukan (indent dealer) serta kebutuhan stock di gudang melalui Sales Manager untuk di tracking dan di ajukan ke Pusat melalui proses Transfer Request yang dilakukan oleh Admin Sales, yang apabila disetujui oleh pusat akan diterbitkan Invoice pembelian barang ke Pusat untuk dilakukan proses pembayaran oleh Accounting cabang. Barang dagangan diterima oleh divisi logistik dari pusat beserta dengan faktur kepada cabang yang kemudian di serahkan kepada Accounting untuk dilakukan pembayaran.
Kesimpulan
1. Komputerisasi Proses Akuntansi
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis dan diperlukan adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga akan menjadi salah. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun karyawan tersebut masih tetap dapat menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan melakukan input data, karyawan yang diotorisasi telah diberikan kode khusus (disebut password) agar dapat membuka aplikasi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar monitor dan printer. Di perusahaan ini semua perangkat komputer telah menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem yang telah dikendalikan oleh server yang ada di Pusat.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi menjadi tidak ada lagi, namun konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan karena apa saja yang telah di proses dan dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan intern dapat disusun dan dicetak setiap saat apabila diperlukan dengan segera. Dan apabila data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual.
2. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Microsoft Dynamic Navision telah dirancang dengan cermat sehingga Accounting dalam melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah.
3. Pertimbangan Penggunaan Komputer
dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasi jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemprosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program tersebut. Sedangkan dalam sistem manual setiap langkah dikerjakan oleh manusia yang tentunya memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pemprosesan data tersebut.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu di samping laporan utama, komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat merugikan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya diperlukannya suatu mekanisme backup untuk mencegah terjadinya kehilangan data ataupun kerusakan data yang diperlukan bagi perusahaan. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai.
