INTEGRASI SISTEM INFORMASI WAREHOUSE PADA PT XYZ
Ratna Mutu Manikam, Erwin Catur Kurniawan
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana Jl. Meruya Selatan Kembangan Jakarta Barat 11650
E-mail: ratnamanikam@gmail.com
ABSTRAK
PT XYZ merupakan perusahaan bergerak di bidang teknologi komunikasi yang memiliki 4 warehouse yang berlokasi di Jakarta, Bitung, Medan dan Balikpapan. Pada masing-masing warehouse memiliki stock material dan transaksi pengiriman yang cukup banyak per hari. Dengan menggunakan aplikasi manajemen warehouse dapat mengatur segala kegiatan pengolahan data, penerimaan dan mengiriman material, data stock material dan data material yang masih aktif dan tidak aktif secara terintegrasi. Manajemen warehouse dapat membantu user dalam mengelola administrasi sehingga user tidak mengalami kesulitan dalam mendapatkan laporan yang real time dan cepat dalam mengelola aktifitas sistem.
Kata kunci : manajemen warehouse, integrasi, efektifitas
PENDAHULUAN
PT XYZ memiliki proses penjualan yang dapat dikerjakan dengan dua macam proses penjualan dalam hal ini project maupun penjualan langsung ke pada customer. Penjualan berdasarkan project disini adalah penjualan yang dilakukan dengan adanya perjanjian kerjasama atau kontrak awal dengan customer sampai project tersebut selesai. Untuk memenuhi kebutuhan customer dalam mendukung project yang sedang berjalan dibutuhkan sistem manajemen warehouse untuk mengelola data transaksi pemesanan dan penerimaan material dari warehouse pusat, data stock barang, data barang yang reject, baik, atau hilang, data permintaan barang oleh customer, pengeluaran barang dari warehouse, dan pengiriman barang ke lokasi.
Rumusan Masalah
Masalah yang dihadapi dalam manajemen warehouse pada PT XYZ adalah:
1. Tidak adanya aplikasi yang digunakan untuk mengelola data transaksi permintaan dan penerimaan barang, stock barang, dan pengiriman barang, sehingga untuk melakukan proses transaksi tersebut diperlukan waktu yang cukup lama dikarenakan proses transaksi tersebut dilakukan secara manual.
2. Terjadinya kesalahan transaksi yang dilakukan oleh user karena dilakukan dan dikelola secara manual,
3. Data transaksi yang belum terintegrasi, sehingga user kesulitan dalam memperoleh data yang relevan.
4. Dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen sehingga menghambat dalam pengambilan keputusan.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup pembahasan dari sistem informasi warehouse yaitu: dimulai dari transaksi permintaan barang ke warehouse pusat, kemudian penerimaan barang, stock barang, kemudian permintaan barang oleh customer, pengeluaran barang dari stock warehouse, pengepakan barang, pembuatan surat jalan, kemudian pengiriman barang. serta pengelolaan data material.
Tujuan
Tujuan dibangunnya sistem informasi warehouse adalah :
1. Mempermudah user dalam pengelolaan data transaksi penerimaan dan pengeluaran material, 2. Mempermudah user dalam menyajikan report yang dibutuhkan, dan
Adapun manfaat yang diperoleh adalah : 1. Meminimalisasi human error
2. Membantu user dalam mengelola administrsi lebih efisien dan efektif
3. Mempercepat manajer dalam mendapatkan laporan yang relevan dan real time.
LANDASAN TEORI
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Metodologi Rakayasa Perangkat Lunak
Pendekatan model Waterfall berisi rangkaian aktivitas proses yang disajikan dalam proses yang terpisah, seperti spesifikasi kebutuhan, implementasi desain perangkat lunak, uji coba dan sebagainya. Berikut dibawah ini rangkaian aktivitas proses dalam model Waterfall :
1. Penentuan dan analisis kebutuhan
Dalam pelayanan sistem, pembatasan masalah dan hasil tidak bisa dihindari dari konsultasi dengan pengguna sistem. Mereka mendefinisikan cara apa yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak yaitu pengguna dan staff pengembang untuk menghasilkan perangkat lunak yang diinginkan.
2. Sistem dan desain perangkat lunak
Proses desain sistem membagi kebutuhan-kebutuhan menjadi sistem perangkat lunak atau perangkat keras. Proses tersebut menghasilkan sebuah arsitektur sistem keseluruhan. Desain perangkat lunak termasuk menghasilkan fungsi sistem perangkat lunak dalam bentuk yang mungkin ditransformasi ke dalam satu atau lebih program yang dapat dijalankan.
3. Implementasi dan uji coba unit
Selama tahap ini desain perangkat lunak disadari sebagai sebuah program lengkap atau unit program. Uji unit termasuk pengujian bahwa setiap unit sesuai spesifikasi.
4. Integrasi dan uji sistem
Unit individual program atau program-program yang digabungkan (diintegrasikan) dan pengujian dengan sistem komplit untuk memastikan bahwa perangkat lunak telah dilakukan, kemudian sistem perangkat lunak dikirim ke pengguna.
5. Operasi dan pemeliharaan
Biasanya operasi ini adalah fase putaran pengujian yang cukup lama. Sistem dipasang dan digunakan. Pemeliharaan meliputi pengoreksian kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru ditemukan.
Analisis Terstruktur
Analisis terstruktur merupakan aktivitas pembangunan model data (informasi yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi) yang memungkinkan perekayasa dapat menciptakan atau merekayasa perangkat lunak secara sistematis, efektif dan efisien sehingga memudahkan dalam pemeliharaan perangkat lunak.
Jenis – jenis perangkat permodelan analisis terstruktur adalah : 1. DAD (Diagram Arus Data)
2. ERD (Entity Relation Diagram) 3. DD ( Data Dictionary)
4. STD (Stade Transition Diagram) Analisa Dan Perancangan
Sistem informasi warehouse dibuat untuk membantu pengguna dalam mengelola administrasi yang lebih efisien dan efektif dan mendapatkan laporan yang real dan cepat mengenai data pemesanan, penerimaan dan pengiriman material, data stock material, data material yang masih aktif dan tidak aktif, serta data material yang rusak, baik, dan hilang.
Pengelolaan stock barang pada sistem informasi warehouse dilakukan berdasarkan purchase order yang diberikan oleh customer, sehingga setiap barang pada gudang sudah di alokasikan per purchase order, dan untuk barang–barang yang sering diminta oleh customer pihak gudang menyediakan barang–barang tersebut, meskipun purchase order belum diberikan oleh customer.
Untuk proses – proses yang berhubungan dengan stock barang pada sistem informasi warehouse terdapat proses approval dan setiap user yang melakukan proses tersebut sistem informasi manajemen warehouse akan memberikan notification berupa email kepada masing-masing user yang berkaitan dengan proses tersebut.
Diagram Konteks
Gambar 1. Konteks Diagram Sistem informasi manajemen warehouse
Konteks Diagrampada Sistem Informasi Manajemen Warehouse memiliki 3 entity, yaitu : 1. Entity Customer
Entity customer memberikan data purchase order dan material request kepada sistem informasi manajemen warehouse, yang kemudian akan diproses pengiriman material nya dan sistem informasi manajemen warehouse akan memberikan delivery note kepada entity customer.
2. Entity XYZIntegrated System
Entity XYZ Integrated System menerima data request material yang diberikan oleh sistem informasi manajemen warehouse dan data request material tersebut akan diproses dan entity XYZ Integrated System akan memberikan data delivery note kepada sistem informasi manajemen warehouse.
3. Manager
Entity manager menerima data report incoming material dan report outgoing material yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen warehouse
Diagram Alur Data
Gambar 3. DAD Level 2 Proses Create Request
Proses create request pada level material 1 dapat di breakdown di DAD level 2menjadi 4 proses utama.
1. Proses InputRequest PO
Dalam proses input request PO menerima data purchase order yang diperoleh dari datastore purchase order. Data purchase order yang masuk pada proses input request PO kemudian disimpan ke dalam datastore request.
2. Proses Input Request Buffer
Dalam proses input request buffer memperoleh data request dari entity customer. Data request yang masuk pada proses input request buffer kemudian disimpan ke dalam datastore request. 3. Edit Request
Dalam proses edit request memperoleh data request dari datastore request. Proses ini mengubah data request dan data request yang telah diubah disimpan kembali ke dalam datastorerequest.
4. Proses Approval Request
Dalam proses approval request memperoleh data request dari datastore request, proses ini merubah status request menjadi approve atau reject. Jika request tersebut di approve, request tersebut akan dilanjutkan ke proses receive material, sedangkan request di reject, request tersebut tidak akan diproses.
DAD Level 2 Create Receive
Proses create receive pada level material 1 dapat di breakdown di DAD level 2menjadi 2 proses utama.
1. Proses inputReceive
Dalam proses input receive menerima data request yang diperoleh dari datastorerequest. Data request yang masuk pada proses input receive kemudian disimpan ke dalam datastore receive, dan pada proses input receive juga merubah status dan quantity request pada datastore request.
2. Proses Approval Receive
Dalam proses approval receive memperoleh data receive dari datastore receive, proses ini merubah status receive menjadi approve atau reject. Jika receive tersebut di approve maka proses tersebut mengirim data barang ke dalam datastorestock dan mengubah quantity stock, sedangkan jika proses receive di reject, data proses akan merubah status menjadi reject dan proses approval receive tidak mengirim data barang ke dalam datastore stock dan merubah quantity stock nya.
DAD Level 2 Transfer Material
Gambar 5. DAD Level 2 Proses Transfer
Proses transfer material pada level 1 dapat di breakdown di DAD level 2menjadi 2 proses utama.
1. Proses Input Transfer
Dalam proses input transfer menerima data transfer yang diperoleh dari permintaan user. Data transfer yang masuk pada proses input transfer kemudian disimpan ke dalam datastore transfer.
2. Proses Approval Transfer
DAD Level 2 Return Material
Gambar 6. DAD Level 2 Proses Return
Proses return material pada level 1 dapat di breakdown di DAD level 2menjadi 2 proses utama.
1. Proses Create Return
Dalam proses create return menerima data delivery note yang diperoleh dari datastoredelivery note. Data delivery note yang masuk pada proses create return kemudian disimpan ke dalam datastore return dan proses tersebut juga mengubah data status return pada datastore delivery note.
2. Proses Approval Return
Dalam proses approval return memperoleh data return dari datastore return, proses ini merubah status return menjadi approve atau reject. Jika return tersebut di approve maka proses approval return tersebut mengirim data barang ke dalam datastore stock dan mengubah quantity stock, sedangkan jika proses approval return di reject, proses approval return akan merubah status menjadi reject dan proses approval transfer tidak mengirim data barang ke dalam datastore stock dan merubah quantity stock nya.
TESTING IMPLEMENTASI
Setelah dilakukan pengujian secar menyeluruh terhadap sistem informasi warehouse, hasil pengujian yang diperoleh mendapat analisis sebagai berikut :
1. Seluruh antar muka atau form pada sistem informasi manajemen warehouse tersebut dapat berjalan dengan baik.
2. Semua link dapat terhubung dengan sub – sub form yang telah direncanakan.
3. Setiap antar muka atau form yang langsung berhubungan dengan database dapat tersimpan dengan baik.
4. Dibutuhkan koneksi yang cepat dan stabil apabila akan digunakan pada seluruh gudang.
5. Jika dipakai oleh banyak user maka dibutuhkan spesifikasi server yang sesuai agar sistem berjalan dengan maksimal.
6. Untuk meminimalisasi kerusakan pada database atau perangkat keras pada server, sebaiknya didukung dengan infrastruktur yang baik, melihat lokasi gudang yang terdapat di daerah yang pasokan listrik kadang mengalami gangguan.
7. Karena pihak manajemen tidak memberlakukan perubahan data melalui sistem, user diminta untuk lebih teliti dan disiplin dalm menggunakan sistem ini.
KESIMPULAN
a) Sistem informasi warehouse dibuat untuk menangani proses permintaan sampai pengiriman barang ke customer.
b) Dengan sistem ini dapat melakukan permintaan barang, penerimaan barang, pengelolaan barang sampai kepada pengiriman barang.
c) Dengan sistem ini perusahaan akan mengalami penurunan biaya karena berkurangnya karyawan yang menangani administrasi karena selama ini dilakukan manual, efektifitas waktu karena admin tidak perlu menginput berulang-ulang kali pada setiap proses yang ada, melakukan tracking secara manual dengan mencari dokumen satu persatu.
d) Dengan adanya sistem informasi warehouse dapat meminimalisasi kesalahan user dalam melakukan transaksi karena selama ini semua transaksi dilakukan secara manual.
e) Dengan sisitem manajemen warehouse semua data terintegrasi dalam satu database sehingga dapat memudahkan user dalam mendapatkan data yang real time dan relevan dan juga dapat memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan.
DAFTAR PUSTAKA
Bambang hariyanto, Ir., MT.,2004, Sistem Manajemen Basis Data, Informatika.
Fathansyah , 2007, Buku Teks Komputer Basis data, Informatika
Jogiyanto Hartono, MBA,PH.D, 2005, Analisis Dan Disain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis , Andi Yogyakarta
Al-maarif.com, June 24, 2009 http://www.al-maarif.com/pengantar-mysql.htm, Diakses pada tanggal 12 April 2010
Edward Yourdon, 2005 http://www.yourdon.com/strucanalysis/chapters/ch9.html, Diakses pada tanggal 14 April 2010
Edward Yourdon, 2005 http://www.yourdon.com/strucanalysis/chapters/ch12.html, Diakses pada tanggal 14 April 2010
Edward Yourdon, 2005 http://www.yourdon.com/strucanalysis/chapters/ch13.html, Diakses pada tanggal 14 April 2010
