Teknik Industri
1
Identifikasi Kebutuhan
Pendahuluan
Teknik Industri
3
1. Pendahuluan
n
Sebelum dilakukan pengamatan terhadap proses bisnis
untuk memahaminya dengan baik, diperlukan tahapan
penentuan kebutuhan (
business requirements
).
n
Tahapan ini diperlukan agar rancangan sistem
informasi manufaktur yang dibuat sesuai dengan
kebutuhan para pengambil keputusan yang
menggunakannya.
n
Penentuan kebutuhan tersebut tidak lepas dari critical
success factors dari sistem dan alasan awal mengapa
sistem informasi tersebut akan dikembangkan.
n
Oleh sebab itu, diperlukan suatu kerangka untuk
memahami mengapa sebuah sistem informasi akan
dikembangkan.
2. Critical Success Factors
n
Setiap bisnis mempunyai faktor-faktor kritis yang
dapat membuat bisnis tersebut berhasil.
n
Ini disebut sebagai
Critical Success Factors
(CSF)
Misalkan pada sistem manufaktur yang berbasis
pesanan, kecepatan merespon permintaan pesanan
pelanggan (order response) merupakan faktor kritis
dalam keberhasilan bisnis perusahaan.
n
Dengan demikian
requirements
harus ditujukan
Teknik Industri
5
3. Titik Awal Pengembangan
n
Pengembangan sistem informasi akan menjadi
bermanfaat jika menjadi bagian dari strategi
perbaikan performansi sistem.
n
Pengembangan sistem informasi yang hanya
sekedar mengikuti mode seringkali tidak
menghasilkan apa-apa bahkan banyak yang
menjadi pemborosan.
n
Kerangka perbaikan performansi sistem
(manufaktur mislanya) harus menjadi dasar
pengembangan sistem informasi
…
titik awal
Enterprise Transformation
must be planned.
Enterprise Vision
Technology
Strategy
Process
Improvement
Strategy
Cultural
Change
Strategy
Constrains
and Enables
Internal and
External
Environment
Current
Enterprise
To-Be
Desired
Future
Teknik Industri
7
4. Mengapa Sistem Informasi
Dikembangkan ?
§
Apapun metode pengembangan yang dipakai, proses
pengembangan seharusnya diawali dengan timbulnya
masalah (problem), kesempatan (opportunity) atau
adanya suatu arah pengembangan baru (directive)
§
Problems: situasi yang tidak diharapkan yang
membuat organisasi tidak dapat sepenuhnya mencapai
tujuannya (current, suspected, anticipated)
§
Opportunity: kesempatan untuk memperbaiki
performansi organisasi walaupun tidak ada masalah
§
Directive: keperluan-keperluan baru yang dituntut oleh
manajemen, pemerintah atau faktor eksternal lain.
..mengapa
<
PIECES
-
a useful framework for classifying problems,
opportunities, and directives.
<
It is called
PIECES
because each of the letters represent
one of six categories.
P
-
the need to improve
performance
.
I -
the need to improve
information
(and data).
E -
the need to improve
economics
, control costs, or
increase profits.
C -
the need to improve
control
or security.
E -
the need to improve
efficiency
of people and
processes
Teknik Industri
9
PIECES
(1)The following checklist for problem, opportunity, and directive identification uses Wetherbe's PIECES framework. Note that the categories of PIECES are not mutually exclusive; some possible problems show up in multiple lists. Also, the list of possible problems is not exhaustive. The PIECES framework is equally suited to analyzing both manual and computerized systems and applications.
PERFORMANCE Problems, Opportunities, and Directives
A. Throughput – the amount of work performed over some period of time.
B. Response time – the average delay between a transaction or request and a response to that transaction or request
INFORMATION (and Data) Problems, Opportunities, and Directives A. Outputs
1. Lack of any information
2. Lack of necessary information
3. Lack of relevant information
4. Too much information – ``information overload''
5. Information that is not in a useful format
6. Information that is not accurate
7. Information that is difficult to produce
8. Information is not timely to its subsequent use
PIECES
(2)INFORMATION (and Data) Problems, Opportunities, and Directives B. Inputs
1. Data is not captured
2. Data is not captured in time to be useful
3. Data is not accurately captured -- contains errors
4. Data is difficult to capture
5. Data is captured redundantly -- same data captured more than once
6. Too much data is captured
7. Illegal data is captured
C. Stored Data
1. Data is stored redundantly in multiple files and/or databases
2. Stored data is not accurate (may be related to #1)
3. Data is not secure to accident or vandalism
4. Data is not well organized
5. Data is not flexible – not easy to meet new information needs from stored data
Teknik Industri
11
PIECES
(3)ECONOMICS Problems, Opportunities, and Directives A. Costs
1. Costs are unknown
2. Costs are untraceable to source
3. Costs are too high
B. Profits
1. New markets can be explored
2. Current marketing can be improved
3. Orders can be increased
CONTROL (and Security) Problems, Opportunities, and Directives A. Too little security or control
1. Input data is not adequately edited
2. Crimes are (or can be) committed against data a. Fraud
b. Embezzlement
3. Ethics are breached on data or information – refers to data or information letting to unauthorized people
4. Redundantly stored data is inconsistent in different files or databases
PIECES
(4)CONTROL (and Security) Problems, Opportunities, and Directives A. Too little security or control (continued)
5. Data privacy regulations or guidelines are being (or can be) violated
6. Processing errors are occurring (either by people, machines, or software)
7. Decision-making errors are occurring
B. Too much security or control
1. Bureaucratic red tape slows the system
2. Controls inconvenience customers or employees
3. Excessive controls cause processing delays
EFFICIENCY Problems, Opportunities, and Directives A. People, machines, or computers waste time
1. Data is redundantly input or copied
2. Data is redundantly processed
3. Information is redundantly generated
B. People, machines, or computers waste materials and supplies
C. Effort required for tasks is excessive
Teknik Industri
13
PIECES
(5)SERVICE Problems, Opportunities, and Directives A. The system produces inaccurate results
B. The system produces inconsistent results
C. The system produces unreliable results
D. The system is not easy to learn
E. The system is not easy to use
F. The system is awkward to use
G. The system is inflexible to new or exceptional situations
H. The system is inflexible to change
I. The system is incompatible with other systems
J. The system is not coordinated with other systems
1 Survey and plan the project 2 Study and analyze the existing system 3 Define and priortize the business requirements 4 Target a feasible system solution 6 Design and integrate the target system 7 Construct and test the target system 5 Purchase any new hardware and software 8 Install and implement the production system System Users System Owners Information Technology Vendors training, support, and feedback
demonstrations and feedback ideas and opinions ideas and opinions requirements and rriorities the business, problems, causes, and effects Unplanned System Request
Teknik Industri
15
5. Apa yang dimaksud Kebutuhan
n
Kebutuhan (disebut juga system requirements atau
business requirements) adalah uraian yang jelas
tentang keperluan (needs) dan keinginan (desires)
untuk sebuah sistem informasi. Uraian tersebut dapat
dalam bentuk fungsi, fitur, dan batasan.
n
Terdapat dua macam kebutuhan:
Functional Requirement: fungsi atau fitur yang harus ada dalam
sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan
diterima oleh pemakai (user)
•
Misal: sistem harus bisa menghitung jumlah penjualan per bulan
per wilayah penjualan
Non Functional Requirement: uraian fitur, karakteristik dan
atribut sistem yang membatasi usulan solusi.
•
Misal: sistem harus user friendly.
6. Jenis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional pada dasarnya dapat dikelompokkan
atas:
n
User Interface Requirements
. Kebutuhan pengguna sistem akan
input-output yang didukung sistem informasi.
n
Processing Requirements
. Spesifikasi kebutuhan pemrosesan
yang diperlukan untuk melakukan semua aktivitas yang terlibat
dalam transformasi input menjadi output.
n
Storage Requirements
. Pengorganisasian, isi dan ukuran basis
data dan prosedur untuk perawatannya.
n
Control Requirements
. Isu terkait dengan akurasi, validitas,
Teknik Industri
17
7. Prinsip Penemuan Kebutuhan
n
Banyak kebutuhan yang akan muncul dari rencana
pembuatan sistem informasi, tetapi secara prinsip
kebutuhan-kebutuhan tersebut harus:
Konsisten
Lengkap
Feasible
Diperlukan
Akurat
Traceable
Verifiable
8. Proses Perumusan Kebutuhan
n
Secara garis besar, proses perumusan
kebutuhan adalah:
Identifikasi dan analisis masalah
Identifikasi kebutuhan
Analisis dan dokumentasi kebutuhan
Teknik Industri
19
9. Metode Penemuan Kebutuhan
n
Identifikasi kebutuhan pada dasarnya adalah
proses
fact-findings
n
Metode yang dapat digunakan untuk identifikasi
kebutuhan adalah:
Melihat dokumen, formulir dan basis data yang ada
Riset dan kunjungan langsung
Observasi tempat kerja
Kuesioner
Wawancara
Prototyping
Joint requirement planning
Examples of Questions to Help
Determine User Requirements:
n
What on/off-line reporting capabilities do users need?
n
What data values need to be included in these reports?
n
How often do users need these reports, and when?
n
What on/off-line data entry capabilities do users need?
n
What data values do users need for data entry capabilities?
n
What data inquiry capabilities are desired by users?
n
What data values should each user be capable of viewing?
n
What updating actions do users need and can correctly
Teknik Industri
21
Example Questions (cont)
n
What data values are each user capable of updating?
n
What format do users need for data entry, data access, &
data reporting screens and documents?
n
What desktop/host computer capabilities do users need?
n
What desktop to host computer communication capabilities
do users need?
n
What database data access is appropriate for users?
n
What desktop computer file formats are needed for host
computer links?
n
What training do users need regarding new system
requirements?
n
What is the desired level of security needed for each user?
10. Analisis dan Dokumentasi
Kebutuhan
n
Setelah kebutuhan-kebutuhan ditemukan, perlu
dilakukan analisis yang mendalam agar:
Tidak ada kebutuhan yang hilang
Tidak ada kebutuhan yang konflik
Tidak ada kebutuhan yang infeasible
Tidak ada kebutuhan yang tumpang tindih
Semua kebutuhan jelas tidak
ambigous
n
Setelah analisis dilakukan, kebutuhan-kebutuhan
tersebut diformalisasikan dalam dokumen resmi.
n
Dokumen ini akan menjadi acuan dalam
Teknik Industri
23
..dokumen
n
Dokumen formal business requirements yang baik
meliputi:
Kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem
informasi
Kebutuhan non-fungsional dari sistem termasuk, fitur,
karakteristik dan atributnya
Batasan-batasan yang dapat menghambat pengembangan
sistem atau pengoperasian sistem pada saat implementasi
Informasi mengenai sistem lain yang harus berhubungan
dengan sistem yang akan dikembangkan
11. Pengelolaan Kebutuhan
n
Pengembangan sistem membutuhkan waktu yang
panjang
n
Selama masa pengembangan tersebut, bisa saja
ditemukan kebutuhan baru atau
kebutuhan-kebutuhan yang ada mengalami perubahan
n
Data empiris dalam proses pengembangan sistem
menunjukkan 50% kebutuhan yang telah didefinisikan
mengalami perubahan
n
Oleh sebab itu diperlukan pengelolaan yang baik agar
semua perubahan-perubahan ini dapat diakomodasikan
dengan baik pada sistem informasi yang tengah
Teknik Industri
25
12. Penutup
n
Pendefinisian Kebutuhan yang baik merupakan
syarat yang harus dipenuhi dalam
pengembangan sistem informasi, termasuk jika
ingin membeli software siap pakai.
n
Meluangkan waktu yang cukup pada tahap ini
