PENGARUH SISTEM KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA SUBBAG KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
DISUSUN OLEH :
INDRA WAHYUNI 100921019
DEPARTEMEN ILMU ADMISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi ini ditujukan untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh:
Nama : Indra Wahyuni
NIM : 100921019
Departemen : Ilmu Administrasi Negara
Judul : Pengaruh Sistem Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai
Pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi
Universitas Sumatera Utara
Medan,
Pembimbing Ketua Departemen
Dra. Elita Dewi.M.SP Drs. M. Husni Thamrin Nasution, M.Si NIP.19600704 198601 2 002 NIP. 19640110 081991 02 1 001
DEKAN FISIP USU
Prof. DR. Badaruddin,M.Si
ABSTRAKSI
PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Nama : Indra Wahyuni NIM : 100921019
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Departemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh masalah yang terdapat Pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. yaitu dalam kegiatan pengelolaan kearsipan belum berjalan dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Hal ini tentunya dapat menghambat pekerjaan kantor. Oleh karena itu diperlukan adanya pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur sehingga dapat memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui bagaimana pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai Pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. Metodologi penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptip dengan analisa kualitatif,unit analisa yang terdiri dari informan kunci yaitu Kepala Bagian Tata Usaha ,informan utama yaitu Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Staf Pegawai Sub Bagian Kepegawaian, sedangkan informan tambahan adalah Staf Pegawai dan Staf Pengajar
yang dapat memudahkan dalam proses penemuan kembali. Dengan demikian Dimana dapat dilihat bahwa pelayanan dan fasilitas yang diberikan bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara dapat dikatakan baik,walaupun perlu dimaksimalkan lagi untuk pemcapaian yang lebih baik lagi.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan, yang mana telah melimpahkan rahmat dan hidayat-Nya serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Skripsi ini, yang merupakan salah satu persyaratan untuk menyelesaikan
perkuliahan pada Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Poitik Universitas Sumatera Utara untuk mendapatkan gelar Sarjana.
Sekaligus sebagai wahana untuk melatih diri dalam penulisan ilmiah.
Skripsi ini ditulis berdasarkan riset yang dilakukan pada Fakultas
Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. Penulis mengetahui bahwa dalam
penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, hal ini terjadi karena
keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penulisan karya ilmiah.
Selama berlangsungnya penulisan skripsi ini hingga menyelesaikannya, penulis
banyak mendapat bantuan, dukungan, serta masukan dari banyak pihak. Pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besranya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Badaruddin,MSi. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. M.Husni Thamrin Nasution, MSi, selaku Ketua jurusan
Departemen Ilmu Administrasi Negara.
3. Ibu Dra. Elita Dewi, M.Sp selaku Dosen Pembimbing, yang telah
4. Kepada kak Mega dan kak Dian selaku pegawai pendidikan FISIP USU
yang selalu membantu penulis dalam urusan administrasi yang
berhubungan dengan perkuliahan maupun skripsi.
5. Bapak Sukirman,SH Selaku Kepala Bagian Tata Usaha di Fakultat yang
telah yang telah banyak memberikan Izin masukan dan membantu penulis
selama melakukan penelitian.
6. Ibu Suridiazti,SH selaku Kasub.bag Kepegawaian Fakultas Kedokteran
Gigi USU yang sudah banyak memberikan masukan saran dan bantuan
selama penulis menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Muhammad Ridwan Sitorus selaku staf pegawai Sub.bag Kepegawaian
Fakultas Kedokteran Gigi USU yang sudah banyak memberikan banyak
masukan saran dan bantuan selama penulis menyelesaikan tugas akhir ini.
8. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP
memberikan motivasi dan saran yang sangat membantu dalam
menyelesaikan skripsi.
11. Sahabat penulis senasib seperjuangan Hariman, Fadly, Ade Surya, Indi,
angkatan 2010 yang lainnya , penulis tidak akan melupakan kekompakan
diantara kita pada saat perkuliahan dan menyelesaikan skripsi.
12. Buat Seseorang yang telah banyak memberikan dukungan dalam
penyelesaian skripsi ini.
13. Dan untuk semua pihak yang telah ikut membantu terselesaikannya
skripsi ini baik langsung maupun tidak langsung.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih belum sempurna dan
masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan dikarenakan
keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran
serta kritikan yang konstruktif dan eduktif guna menyempurnakan Tugas Akhir
ini. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan para
pembaca pada umumnya.
Medan, Mei 2012
Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAKSI ……… ii
KATA PENGANTAR ……….. iv
DAFTAR ISI ……… vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ……… 1
B. Perumusan Masalah ……… 4
C. Tujuan Penelitian ……… 4
D. Manfaat Penelitian ……… 4
E. Kerangka Teori 1. Pengertian Arsip dan Kearsipan ……… 5
2. Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip ……… 7
3. Jenis Arsip ………. 9
4. Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Arsip ……….. 10
5. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan yang Baik ……….. 11
6. Pengelolaan Kearsipan ……….. 13
7. Efisiensi Kerja a. Pengertian Efisiensi Kerja ……….. 17
b. Faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja …….. 18
c. Sumber efisiensi ……….. 19
Efisiensi Kerja Pegawai ……… 21
F. Defenisi Konsep ………. 23
G. Defenisi Operasional ……….…. 24
BAB II METODOLOGI A. Bentuk Penelitian ……….. 26
B. Lokasi Penelitian ……….. 26
C. Informan Penelitian………. 27
D. Teknik Pengumpulan Data ……… 28
E. Teknik Pengumpulan Data……….. 28
F. Teknik Analisa Data ………. 29
III. DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN A. Sejarah Singkat Fakultas Kedokteran Gigi USU ……… 32
B. Visi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara ……….. 35
C. Misi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara ………. 36
D. Tujuan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara ………. 37
E. Kompetensi Lulusan ……… 38
F. Struktur Organisasi ………. 39
I. Kinerja Usaha Terkini ………. 46
J. Rencana Kegiatan ……… 47
BAB VI PENYAJIAN DATA DAN ANALISA DATA Sistem Kearsipan 1. Penciptaan Arsip ………. 49
2. Pengurusan dan Pengendalian Arsip ……….. 51
3. Retensi Arsip ……….. 56
4. Penyusutan / Pemusnahan Arsip ……… 61
Efisiensi Kerja Pegawai 1. Keinginan Bekerja ……….. 61
2. Kemampuan Bekerja ………... 62
3. Kemahiran Bekerja ………. 63
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………. 65
B. Saran ……… 66
