ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM PENJUALAN ONLINE
CHICKHORSE.NET
JUNE 9, 2014 RIZKYISNINDA LEAVE A COMMENT
MAKALAH
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN ONLINE CHICKHORSE.NET
Diajukan sebagai tugas mata kuliah Topik-topik Lanjutan Sistem Informasi
Disusun oleh:
Dativa Dwirahendy 1401093886
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
JAKARTA 2014
ABSTRAK
pengamatan dan studi pustaka dengan mengumpulkan materi, data dan informasi dari buku, jurnal dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang dibahas. Hasil dari penelitian ini berupa sistem penjualan online yang mempermudah transaksi antara pembeli dan Chickhorse. Simpulan dari penelitian ini adalah sistem penjualan online dapat mempermudah penjual dan pembeli dalam melakukan transaksi, serta mempermudah penjual dalam mengelola pesanan, data produk dan laporan secara lebih efisien.
Kata kunci: sistem informasi, penjualan, online
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi telah membantu perusahaan maupun individu dalam menjalankan bisnis. Teknologi informasi menjadikan
kegiatan-kegiatan bisnis menjadi lebih mudah dan efisien. Salah satu implementasinya adalah promosi dan penjualan produk secara online melalui internet.
Internet telah menjadi salah satu media informasi yang efektif dan efisien dalam penyebaran informasi yang dapat diakses oleh siapa saja, kapan saja dan dimana saja. Calon pembeli dapat melihat produk dan melakukan pemesanan dari mana saja, tanpa perlu berkunjung ke toko atau tempat transaksi. Dengan begitu, calon pembeli dapat menghemat waktunya.
Selain itu, pemilik usaha tidak perlu menerima pesanan melalui pesan singkat atau email lalu mencatatnya secara manual. Pemilik usaha dimudahkan dalam pengelolaan data pesanan dengan adanya database yang dapat diakses secara online.
promosi, yaitu chickhorse.net. Calon pembeli melakukan pemesanan melalui pesan singkat atau email yang kemudian diproses secara manual oleh karyawan perusahaan ini. Perusahaan Chickhorse mengalami
kesulitan dalam pengelolaan transaksi dalam jumlah banyak secara manual.
Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis merancang sistem penjualan online di mana pembeli dapat memesan produk secara online dan penjual dapat mengelola pemesanan secara lebih efisien.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penelitian dan perancangan sistem ini, yaitu terbatas pada:
Analisis masalah pada sistem berjalan meliputi analisis dokumen dan prosedur penjualan
Perancangan sistem dan database terbatas pada:
– Pembeli dapat memesan barang melalui website, menentukan metode pembayaran, mengubah alamat dan nomor telepon, serta melakukan konfirmasi pembayaran
– Penjual dapat menambah, mengubah, menghapus produk pada database
– Penjual dapat mengelola daftar pemesanan dan konfirmasi pembayaran.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah memberikan solusi penjualan online yang mempermudah proses transaksi antara pembeli dan perusahaan
1.3.2 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah transaksi antara pembeli dan perusahaan Chickhorse menjadi lebih mudah.
1.4 Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam penulisan makalah ini adalah:
1. Wawancara,
Untuk mendapatkan informasi secara lengkap, penulis melakukan wawancara mengenai kegiatan yang berhubungan dengan proses penjualan dengan beberapa karyawan Chickhorse.
2. Pengamatan
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang
berhubungan dengan topik. Hasil dari pengamatan tersebut dicatat untuk mengetahui kelemahan dari proses yang sedang berjalan.
3. Studi pustaka, yaitu dengan mengumpulkan materi, data dan informasi dari buku, jurnal dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang dibahas.
Berikut adalah flowchart langkah-langkah yang dilakukan dalam penulisan makalah ini.
Gambar 1.1 Flowchart Metodologi Penelitian Studi Pustaka
Berikut adalah penjelasan dari flowchart metodologi penelitian di atas:
Pada tahap ini, penulis melakukan penelitian mengenai topik yang dibahas melalui wawancara dan pengamatan.
Studi Pustaka
Mengumpulkan materi, data dan informasi dari buku, jurnal dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang dibahas, serta teori-teori yang memperkuat pemahaman terhadap permasalahan.
Perumusan Masalah
Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan, penulis
menyimpulkan masalah yang akan dianalisa dalam penulisan makalah ini.
Pembatasan Masalah
Dari masalah yang dirumuskan pada tahap sebelumnya, penulis memberikan batasan materi-materi yang akan dianalisa.
Analisis Data
Pada tahap ini, penulis menganalisis data-data yang diterima dari hasil studi pustaka.
Kesimpulan dan Saran
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Unified Modeling Language
Menurut Whitten dan Bentley (2007:371), Unified Modeling
Language (UML) merupakan suatu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan dan menggambarkan sebuah sistem perangkat lunak yang berkaitan dengan objek.
2.1.1 Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan interaksi antara sistem dengan sistem eksternal dan pengguna, siapa yang akan menggunakan sistem dan bagaimana cara pengguna berinteraksi dengan sistem (Whitten dan Bentley, 2007:246).
Gambar 2.1 Contoh Use Case Diagram (Sumber: Whitten & Bentley, 2007)
Notasi-notasi yang digunakan di dalam use case diagram, yaitu:
1. Aktor
Aktor adalah siapapun atau apapun di luar sistem yang melakukan
interaksi dengan sistem untuk bertukar informasi. Aktor terbagi menjadi 4 tipe yaitu:
1. Primary Business Actor
Primary business actor merupakan aktor yang keuntungan utamanya diperoleh secara langsung dari eksekusi use case yaitu dengan
mendapatkan sesuatu yang dengan nilai yang dapat diukur dan diamati.
1. Primary System Actor
Primary system actor merupakan aktor yang berhadapan langsung
dengan sistem untuk memicu kejadian atau proses bisnis. Primary system actor memfasilitasi primary business actor untuk mendapatkan
keuntungannya.
1. External Server Actor
External server actor merupakan aktor yang menerima permintaan dari use case.
1. External Receiver Actor
External receiver actor merupakan aktor yang meski bukan primary actor, namun menerima sesuatu yang bernilai dari use case.
2. Use Case
3. Relasi
Relasi menggambarkan hubungan antara dua simbol dalam sebuahuse case diagram. Ada beberapa macam relasi yang digunakan dalamuse case diagram, yaitu:
1. Associations
Associations menggambarkan interaksi antara use case dengan
aktor.Associations digambarkan dengan simbol garis dengan atau tanpa panah.
1. Extends
Extends digunakan saat fungsi dari sebuah use case terdiri atas beberapa tahap. Dengan extends, use case tersebut menghasilkan use case baru yang mewakili fungsi tertentu. Use case hasil dari extends
disebut extension use case.
1. Uses atau Includes
Uses atau Includes digunakan ketika terdapat dua atau lebih use
caseyang melakukan langkah yang sama. Langkah yang sama tersebut digambarkan dalam satu use case berbeda yang disebut abstract use case untuk mengurangi redundansi.
1. Depends On
Depends on digunakan ketika terdapat hubungan ketergantungan antara satu use case dengan use case yang lain di mana suatu use casetidak dapat dilakukan sebelum use case lain dilakukan.
1. Inheritance
Inheritance digunakan ketika terdapat dua atau lebih aktor yang melakukan use case yang sama. Untuk mengurangi redundansi
komunikasi pada sistem, digunakan aktor abstrak yang melakukanuse case yang dilakukan oleh aktor-aktor tersebut.
2.1.2 Use Case Narrative
Use case narrative adalah gambaran berupa teks mengenai suatu langkah yang mendeskripsikan bagaimana pengguna berinteraksi dengan sistem untuk menyelesaikan pekerjaannya (Whitten dan Bentley, 2007:246).
2.1.3 Activity Diagram
Activity diagram merupakan gambaran dari alur sebuah proses bisnis, langkah dalam sebuah use case, dan logika dari sebuah objek (Whitten dan Bentley, 2007:390). Notasi-notasi yang ada di dalamactivity
diagram dijelaskan dalam tabel berikut.
Tabel 2.1 Notasi dalam Activity Diagram
Simbol Penjelasan
Initial state digunakan untuk menandakan permulaan proses.
Action state digunakan untuk menandakan suatu aktivitas. Urutan dari action membentuk keseluruhan aktivitas pada diagram.
Control flow digunakan untuk menggambarkan alur proses dari sebuah aktivitas ke aktivitas selanjutnya.
Decision menandakan kondisi untuk memilih salah satu alur aktivitas.Merge menandakan penggabungan alur aktivitas yang sebelumnya dipisahkan oleh decision.
Fork menggambarkan dua atau lebihaction state yang berjalan bersamaan. Terdapat satu panah yang masuk dan dua atau lebih panah yang keluar dari fork.
Join menggambarkan akhir dari proses paralel. Terdapat dua atau lebih panah yang masuk dan satu panah yang keluar dari join.
2.1.4 Class Diagram
Class diagram menggambarkan kelas-kelas objek di dalam suatu sistem beserta hubungan antar kelas-kelas objek tersebut (Whitten dan Bentley, 2007:382).
Jenis-jenis hubungan yang ada di dalam class diagram, yaitu:
1. Asosiasi
Asosiasi memungkinkan suatu kelas untuk meng-gunakan atau
mengetahui attribute atau operation yang dimiliki oleh kelas lain. Asosiasi digambarkan dengan garis tanpa tanda panah.
2. Generalisasi dan Spesialisasi
Generalisasi dan spesialisasi merupakan hubungan di mana suatu kelas dapat lebih general atau lebih spesifik dari kelas lainnya.
Kelassupertype berisi attribute dan behavior umum, sedangkan kelassubtype berisi attribute dan behavior unik dari objek, namun mewarisiattribute dan behavior dari kelas supertype.
3. Agregasi
Agregasi merupakan hubungan dimana kelas yang lebih besar mengandung kelas lain yang lebih kecil. Hubungan agregasi dilambangkan sebagai garis dengan simbol wajik di ujungnya.
4. Komposisi
Komposisi merupakan relasi yang lebih kuat dari asosiasi dan agregasi. Komposisi dilambangkan dengan sebagai garis dengan simbol wajik berisi warna di ujungnya
Bagaimana atributtes dan methods pada suatu kelas diakses oleh kelas lain didefinisikan dengan visibility (Whitten dan Bentley, 2007:650). Tiga tingkatan visibility, yaitu:
1. Public, dinotasikan dengan simbol “+”
Public attribute dapat diakses dan public method dapat dipanggil olehmethod di kelas lain.
Protected attribute dapat diakses dan protected method dapat dipanggil oleh method di kelas yang attribute atau method-nya mendefinisikan atau merupakan subclass dari kelas itu sendiri.
3. Private, dinotasikan dengan simbol “-“
Private atrribute hanya dapat diakses dan private method hanya dapat dipanggil oleh method dalam
kelas yang mendefinisikan.
Gambar 2.4 Contoh Class Diagram (Sumber: Whitten & Bentley, 2007)
2.2 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah adalah suatu susunan orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan memberikan hasil berupa informasi yang dibutuhkan untuk menunjang sebuah perusahaan (Whitten dan Bentley, 2007:6).
2.3 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang diuraikan suatu sistem menjadi bagian-bagian komponen yang bertujuan untuk
mengetahui seberapa baik bagian-bagian tersebut bekerja dan
berinteraksi untuk mencapai tujuannya (Whitten dan Bentley, 2007:160).
2.4 Integrasi Sistem
2.5 Database
Database merupakan sekumpulan data yang saling terhubung secara logis dan deskripsi dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi (Connolly dan Begg, 2010:65).
2.6 Database Management System
Database Management System merupakan sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat dan mengatur akses ke database (Connolly dan Begg, 2010:66).
2.7 PIECES
PIECES merupakan kerangka yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah pada sistem informasi yang sedang berjalan. PIECES terdiri atas kinerja (performance), informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi dan layanan (service).
Performance
Kinerja diukur dari jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan serangkaian kegiatan untuk menghasilkan output.
Information
Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki sehingga kualitas informasi dan data yang dihasilkan menjadi semakin baik. Informasi diukur dari kualitas output, input dan data yang disimpan.
Economy
Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan nilai gunanya atau diturunkan biaya penyelenggaraannya. Ekonomi diukur dari biaya yang dikeluarkan dan keuntungan.
Control
Menilai apakah kontrol akan sistem sudah mencukupi, seperti kontrol akan redundansi data, penanganan error dan pihak-pihak yang dapat
Efficiency
Menilai apakah sistem menghabiskan terlalu banyak waktu, material dan input. Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak
efisien:
a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya
manusia, mesin, atau komputer.
b. Data diinput atau disalin secara berlebihan
c. Data diproses secara berlebihan.
d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.
e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu
Service
Berikut adalah beberapa kriteria penilaian dimana kualitas suatu
sistem bisa dikatakan buruk:
a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.
b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.
c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya.
d. Sistem tidak mudah dipelajari.
e. Sistem tidak mudah digunakan.
BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem Berjalan 3.1.1 Analisis Dokumen
Pada sistem yang sedang berjalan, dokumen yang mengalir dari satu proses ke proses lainnya pada sistem penjualan adalah sebagai berikut:
1. Purchase Order (PO) Supplier.
PO Suplier merupakan surat permintaan persediaan barang yang dikirim oleh perusahaan pada pihak suplier. Surat ini berisi daftar barang yang dibutuhkan, jumlah, harga dan tanggal pembayaran.
2. Purchase Order Pembeli.
Merupakan surat yang dibuat perusahaan yang berisi data barang yang akan dibeli, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan total pembayaran
3. Invoice
4. Surat Jalan
Surat jalan merupakan dokumentasi yang dikeluarkan oleh bagian gudang setelah barang keluar dari gudang dan dikirim pada pembeli. Surat ini berisi data mengenai barang yang keluar, jumlah, alamat dan nomor telepon pembeli, serta tanggal keluar.
5. Laporan penjualan.
Laporan ini berisi barang yang telah dijual oleh perusahaan, jumlah, pemasukan keuangan perusahaan. Laporan ini dicetak sesuai periode harian dan bulanan.
3.1.2 Analisis Prosedur Berjalan
Prosedur penjualan yang berjalan di Chickhorse adalah sebagai berikut:
1. Pembeli melakukan pemesanan dengan mengirimkan nama, alamat, nomor telepon, produk yang dipesan melalui pesan singkat atau email.
2. Bagian marketing membuat PO dan mengirimkan total harga beserta nomor rekening pada pembeli. Pembeli melakukan pembayaran.
3. Bagian marketing memberikan PO pada bagian gudang. Bagian gudang memberikan barang pada bagian marketing. Kemudian, bagian marketing membuat surat jalan dan meneruskan PO ke bagian
accounting.
4. Bagian accounting membuat invoice sesuai PO yang diterima dan surat jalan diberikan ke bagian ekspedisi.
5. Ekspedisi mengirimkan barang kepada pembeli berdasarkan surat jalan.
7. Bagian gudang mencetak laporan stok barang berdasarkan arsip stok barang. Laporan diberikan pada direktur.
3.1.2.1 Flowmap Sistem Berjalan
3.1.2.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
3.1.2.3 Data Flow Diagram Sistem Berjalan
DFD Level 1 sistem informasi yang berjalan adalah sebagai beriktu:
3.1.2.4 Analisis Masalah Dengan PIECES
Analisis kelemahan prosedur penjualan yang sedang berjalan di chickhorse.net dilakukan dengan metode PIECES, yaitu:
Performance
1 Throughput
Karyawan tidak bisa melakukan banyak transaksi melalui pesan singkat/email secara bersamaan, sehingga jumlah transaksi yang dapat dilakukan terbatas.
2
Response Time
Proses transaksi dan pembuatan laporan penjualan secara manual membutuhkan waktu lama.
.
Information
Parameter Hasil Analisis
1 Output
Informasi yang diproses secara manual menghasilkan output yang tidak akurat, contohnya penghitungan total harga.
2 Input
Karyawan mengalami kesulitan dan kemungkinan terjadi kesalahan dalam pencatatan data pemesan dan detail produk yang dipesan secara manual.
3 Data Tersimpan
Data pembeli tidak terorganisasi dengan baik, sehingga memungkinkan kesalahan, seperti alamat pengiriman barang yang tertukar dengan pembeli lain karena kesalahan pencatatan.
Economy
Parameter Hasil Analisis
Biaya
Dibutuhkan biaya tambahan untuk pencatatan data dan pemrosesan transaksi manual, seperti alat tulis, pulsa dan biaya lainnya yang muncul jika terjadi kesalahan penghitungan harga atau kesalahan lainnya.
Control
Parameter Hasil Analisis
Hak Akses
Tidak ada pengamanan terhadap data, sehingga beresiko untuk disalahgunakan oleh pihak lain, hilang atau rusak.
Banyak waktu terbuang untuk melakukan proses transaksi satu persatu, dari membalas pesan singkat atau email satu persatu, mengecek
ketersediaan produk secara manual dan mencatat stok, data serta laporan secara manual.
Service
Dalam transaksi, pembeli perlu menunggu lama balasan dari karyawan jika karyawan sedang melayani banyak pembeli atau saat karyawan perlu mengecek ketersediaan barang dahulu secara manual.
3.1.2.5 Usulan Pemecahan Masalah
Pembuatan sistem informasi penjualan
Pembuatan database untuk penyimpanan data pembeli dan data produk
Pembuatan sistem informasi berbasis client server, sehingga meminimalkan keluputan dari pihak karyawan
3.2 Perancangan Sistem
3.2.1 Use Case Diagram
Gambar 3.1 Use Case Diagram Sistem Pembelian Online
Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Penjualan Online
3.2.2 Activity Diagram
Gambar 3.4 Activity Diagram Melakukan Login
Gambar 3.5 Activity Diagram Mengakses Halaman Produk
Gambar 3.6 Activity Diagram Memesan Produk
Gambar 3.7 Activity Diagram Memeriksa Pesanan
Gambar 3.8 Activity Diagram Melakukan Submit Pesanan
Gambar 3.9 Activity Diagram Melakukan Konfirmasi Pembayaran
Gambar 3.10 Activity Diagram Mengelola Konfirmasi Pembayaran Oleh Admin
Gambar 3.11 Activity Diagram Mengelola Daftar Pesanan Oleh Admin
3.2.3 Class Diagram
3.3 Perancangan Database Tabel: admin
Nama Field Tipe Data Keterangan
admin_id int(10) id dari setiap record
admin_name varchar(50) nama dari setiap record
admin_password varchar(50) password admin
Tabel: member
Nama Field Tipe Data Keterangan
member_id int(10) id dari setiap record
member_email varchar(320) email member
member_password varchar(50) password member
member_name varchar(100) nama member
member_address varchar(250) alamat member
member_phoneno int(13) no telepon member
Nama Field Tipe Data Keterangan
produk_id int(10) id dari setiap record
produk_name varchar(90) nama dari setiap record
produk_kategori varchar(90) kategori produk
produk_harga float(12,2) harga satuan produk
produk_warna varchar(50) warna produk
produk_ukuran varchar(10) ukuran produk
produk_jumlah int(100) kuantiti produk tersedia
Tabel: pemesanan
Nama Field Tipe Data Keterangan
pesanan_id int(10) id dari setiap record
member_id varchar(50) id member
produk_id int(10) id produk
jumlah int(12) jumlah produk
total float(12,2) total harga
tanggal_pemesanan date tanggal pemesanan
Tabel: pembayaran
Nama Field Tipe Data Keterangan
pembayaran_id int(10) id dari setiap record
pesanan_id varchar(50) id pesanan
member_id int(10) id member
metode_bayar varchar(50) metode pembayaran
no_rek int(20) nomor rekening member
Tabel: pembayaran
Nama Field Tipe Data Keterangan
pembayaran_id int(10) id dari setiap record
pesanan_id varchar(50) id pesanan
BAB 4 PENUTUP
4.1 Simpulan
Berdasarkan analisis yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa:
Sistem penjualan online dapat mempermudah penjual dan pembeli dalam melakukan transaksi.
Mempermudah karyawan chickhorse.net dalam mengelola pesanan.
4.2 Saran
Saran yang dapat dipertimbangkan untuk membuat penulisan dan perancangan sistem penjualan online ini menjadi lebih baik lagi ke depannya adalah mengembangkan sistem dan database menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Connolly, T. & Begg, C. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management. (Edisi Kelima). Massachusetts: Addison-Wesley.
Whitten, J. & Bentley, L. (2007). Systems Analysis and Design Methods. New York: McGraw-Hill.
