7
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1
Sistem InformasiSistem informasi adalah sebuah kumpulan dari manusia, prosedur, dan sumber daya untuk mendapatkan, memproses atau mengubah, menyimpan, dan mengkomunikasikan informasi untuk mendistribusikannya di dalam sebuah organisasi (O'Brien J. A., 2006).
Sistem informasi adalah sebuah sistem didalam sebuah organisasi yang membantu kebutuhan transaksi sehari-hari, mendukung operasi, manajerial serta strategis dari organisasi dan menyediakan laporan yang dibutuhkan kepada pihak-pihak luar tertentu. (Jogiyanto, 2005)
Sistem informasi juga dinyatakan sebagai sebuah sistem yang menerima masukan data dan instruksi, memproses data sesuai dengan instruksi yang diberikan, dan menerbitkan hasil pemrosesan tersebut (Davis, 1991).
“Sistem informasi adalah sekumpulan elemen atau komponen – komponen yang berhubungan yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menghasilkan data dan informasi dan menghasilkan umpan-balik.” (Reynolds & Stair, 2006).
Satzinger, Jackson, Burd (2008) menyatakan adanya perbedaan antara aplikasi komputer dengan sistem informasi. Dalam pengertian bahwa aplikasi komputer adalah program aplikasi perangkat lunak yang berjalan pada sebuah device yang bekerja menjalankan fungsi yang spesifik dan terkait. Sedangkan sistem informasi menurutnya adalah suatu kumpulan komponen komputer yang mengumpulkan, memproses, menyimpan ( biasanya dalam database), dan menyediakan output dimana informasi dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan sekumpulan komponen yang
digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi dalam mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi.
2.1.1.1 Jenis-Jenis Sistem Informasi
Menurut Satzinger, Jackson, Burd (2004: 9) jenis-jenis sistem informasi antara lain:
a. Executive Information System (EIS)
Sistem informasi yang digunakan bagi eksekutif untuk memonitor lingkungan yang kompetitif dan melakukan perencanaan yang strategis bagi perusahaan.
b. Decision Support System (DSS)
Sistem-sistem pendukung yang memungkinkan pengguna untuk menyelidiki dan mengetahui apa dampak dari pilihan yang ada atau keputusan yang diambil.
c. Transaction Processing System (TPS)
Sistem informasi yang mencatat dan menyimpan serta mengolah informasi mengenai transaksi-transaksi sehari-hari yang organisasi. d. Management Information System
Sistem informasi yang menangkap informasi yang telah dicatat oleh transaction processing system dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan manajemen yang akan digunakan untuk perencanaan dan pengendalian.
e. Expert System
Sebuah sistem informasi berupa aplikasi yang dapat meniru sebagai pakar ahli. Secara umum, sistem ini adalah sebuah aplikasi yang memiliki spesialis dalam area tertentu.
Sedangkan jenis-jenis sistem informasi menurut Satzinger et al. (2010 :9), sebagai berikut:
1. Customer Relationship Management System Sistem CRM adalah sistem yang mendukung pemasaran, penjualan, dan operasi pelayanan pelanggan baik langsung maupun tidak langsung.
2. Supply Chain Management Sistem
Sistem SCM adalah sistem yang mengintegrasikan pengembangan produk, akuisisi produk, manufaktur dan manajemen persediaan produk.
3. Accounting and Financial Management System Sistem AFM adalah sebuah sistem yang mencatat informasi akuntansi yang diperlukan untuk membuat laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya yang diperlukan oleh pihak berkepentingan, baik investor maupun kreditor.
4. Human Resource Management System
Sistem HRM adalah sebuah sistem yang mendukung tugas-tugas berhubungan dengan para karyawan seperti penggajian, tunjangan, perekrutan, dan pelatihan karyawan.
5. Manufacturing Management System
Sistem Manajemen Manufaktur adalah sebuah sistem yang mengontrol proses produksi internal yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
6. Knowledge Management System
Sistem Manajemen Pengetahuan adalah sebuah sistem yang mendukung penyimpanan dan akses ke dokumen-dokumen dari semua bagian organisasi.
7. Collaboration Support System
Sistem CSS adalah sistem yang memungkinkan pendistribusian personil secara geografis untuk berkolaborasi dalam proyek dan tugas.
8. Business Intelligence System
Sistem BIS adalah sebuah sistem yang mendukung perencanaan strategis dan pengambilan keputusan eksekutif.
2.1.2
System Development Life Cycle (SDLC)System Development Life Cycle (SDLC) adalah seluruh proses yang membangun, menyebarkan, memakai, dan memperbaharui sistem informasi. (Satzinger, 2004)
Gambar 2.1 Traditional IS development phase Sumber: Satzinger, Jackson, Burd (2004)
Sistem Development Life Cycle (SDLC) memiliki fase-fase sebagai berikut:
a. Project Planning Phase
Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi ruang lingkup pada sistem baru yang akan dikembangkan,
memastikan bahwa proyek tersebut layak, perencanaan jadwal, perencanaan sumber daya, dan anggaran dana pada proyek.
b. Analysis Phase
Pada tahap ini dilakukan pemahaman dan dokumentasi secara detil terhadap apa saja informasi-informasi yang diperlukan kebutuhan bisnis (user requirement) dan persyaratan kebutuhan sistem (system requirement), mencari alternatif-alternatif untuk implementasi sistem nantinya, meninjau kembali rekomendasi dengan menejemen.
c. Design Phase
Setelah dilakukan analisa kebutuhan pengguna dan sistem, tahap ini merancang solusi sistem berdasarkan persyaratan-persyaratan yang sudah ditentukan selama fase analisis. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan perancangan keseluruhan sistem, mulai dari integrasi peralatan komputer, jaringan, wadah sistem operasi, kemudian merancang arsitektur sistem dengan diagram, merancang tampilan antarmuka sistem, database, dsb. d. Implementation Phase
Setelah perancangan sistem selesai, tahap ini dilakukan untuk membangun, menguji (testing), dan menginstalasikan sistem ini kedalam platform yang sudah ditentukan. Terdapat beberapa aktivitas utama pada fase ini, antara lain: Mengkonversikan informasi yang ada sebelumnya ke dalam format yang kompatibel pada sistem baru, melatih pengguna terhadap sistem yang baru, menginstalasi sistem dan memastikan sistem berjalan optimal.
Pada tahap terakhir ini dilakukan dukungan terhadap sistem baru yang sudah berjalan, memastikan bahwa sistem tetap berjalan sesuai dengan fungsi sistem, ataupun memperbaharui sistem menjadi lebih baik dari sebelumnya. Fase ini bertujuan untuk tetap menjaga fungsi dan stabilitas sistem agar tetap berjalan optimal selama mungkin sampai bertahun-tahun berikutnya. Contoh dukungan ini seperti: Update, Patch, Maintainance.
2.1.3
Flowchart Diagram2.1.3.1Pengertian Flowchart Diagram
Flowchart menurut Satzinger (2008:354) adalah diagram-diagram yang menggambarkan keseluruhan arus aktivitas, yang diantaranya yaitu data, program, dan prosedur yang merupakan bagian-bagian dari sistem.
2.1.3.2Notasi Flowchart Diagram
Dalam perancangan aktivitas-aktivitas pada activity diagram, digunakan notasi-notasi yang menunjukkan berbagai proses dalam melakukan aktivitas, yaitu sebagai berikut:
Gambar 2.2 Notasi pada flowchartdiagram
Sumber:(http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/201 2101306IFBab2001/background48.png)
2.1.4
Proses BisnisMenurut Davenport dan Short (1990), proses bisnis yaitu kumpulan-kumpulan tugas yang terhubung secara logis dimana dilakukan untuk mencapai hasil bisnis yang pasti.
Menurut Gunasekaran dan Kobu (2002), proses bisnis diartikan sebagai kumpulan sebuah relasi pekerjaan dimana bersama-sama menciptakan nilai untuk pelanggan atau konsumen.
2.1.5
User InterfaceMcLeod (1995) menyatakan bahwa antarmuka pengguna (user interface) adalah terjadinya dialog diantara program dan pengguna, dimana memungkinkan sistem menerima instruksi dan informasi (input) dari pengguna, juga memberikan informasi (output) kepada pengguna.
Menurut O’Brien, Marakas (2010:574), antarmuka pengguna adalah bagian dari sistem operasi atau program lainnya yang memungkinkan pengguna berkomunikasi didalamnya untuk menjalankan program, mengakses data, dan menyelesaikan tugas komputasi lainnya.
Menurut Satzinger et al. (2010:531), User Interface adalah bagian bagian dari sebuah sistem informasi yang memerlukan interaksi dengan user untuk menghasilkan input dan output. Sebuah user interface memperbolehkan user untuk berinteraksi dengan komputer untuk mencatat transaksi. Terkadang output dihasilkan setelah interaksi dengan user, seperti informasi yang ditampilkan setelah permintaan user terhadap status sebuah perintah.
2.1.6
Plug- insPlug-in atau add-on adalah program yang memperluas kemampuan browser atau aplikasi. Plug-in dapat di download dengan tanpa biaya dari berbagai situs web ataupun dapat dibuat dan dikembangkan sendiri oleh pengguna. Beberapa plug-in berjalan di semua komputer pribadi dan perangkat mobile (Gary Shelly, 2012).
2.1.7
Aplikasi Perangkat LunakAplikasi perangkat lunak adalah aplikasi yang telah dikembangkan untuk menyelesaikan masalah khusus untuk pengguna, demi melakukan pekerjaan yang berguna dalam tugas khusus atau untuk memberikan hiburan.
2.1.8
Web, Website, Web Page 2.1.8.1 WebWeb adalah sistem yang saling berhubungan dengan internet komputer (disebut server) yang mendukung dokumen khusus diformat dalam bentuk multimedia. (Williams & Sawyer, 2010)
2.1.8.2 Website
Website adalah lokasi pada komputer tertentu di dalam web yang memiliki alamat yang unik atau dikenal dengan URL (Williams & Sawyer, 2010).
2.1.8.3 Web Pages
Web pages menurut (Williams & Sawyer, 2010) adalah dokumen di dalam World Wide Web yang dapat mencakup teks, gambar, suara, dan video. Pada halaman utama sebuah website saat pertama kali ditampilkan menyerupai sebuah sampul buku, dikenal dengan nama Home atau beranda. Pada Home atau disebut beranda, akan mengidentifikasi website tersebut dan mengandung link yang dapat menyambungkan ke halaman lain dalam situs tersebut.
2.1.9
Evaluasi2.1.9.1 Pengertian Evaluasi
Menurut (Umar, 2002), Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh
mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan yang ingin diperoleh. Kegiatan evalusi membutuhkan data untuk dianalisis dengan alat – alat yang relevan untuk menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
Menurut Arikunto & Jabar (2010, p. 1) Evaluasi adalah sebuah proses menentukan hasil yang telah dicapai beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung tercapainya tujuan.
Menurut Boulmetis & Dutwin (2005, p. 4), Evaluasi adalah proses yang sistematis dalam mengumpulkan data untuk mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan suatu program atau proyek.
2.1.9.2 Prosedur Evaluasi
Menurut Umar, (2002 :38-40), proses evaluasi pada umumnya memiliki tahapan – tahapan sebagai berikut :
1. Menentukan apa yang akan dievaluasi
Dalam perusahaan terdapat aspek – aspek yang dapat dan perlu untuk dievaluasi, biasanya yang diprioritaskan adalah hal – hal yang menjadi key-success-factor nya.
2. Merancang (design) kegiatan evaluasi
Sebelum evaluasi dilakukan, tentukan terlebih dahulu desain evaluasinya agar data apa saja yang dibutuhkan, tahapan – tahapan kerja apa saya yang dilalui, siapa saja yang akan dilibatkan, serta apa saja yang akan dihasilkan menjadi jelas.
Berdasarkan desain yang telah disiapkan, pengumpulan data yang dapat dilakukan secara efektif dan efisien, yaitu sesuai dengan kaidah – kaidah ilmiah yang berlaku dan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan.
4. Pengolahan dan analisis data
Setelah data terkumpul, data tersebut diolah untuk dikelompokkan agar mudah dianalisis dengan menggunakan alat analisis yang sesuai, sehingga dapat menghasilkan fakta yang dapat dipercaya. Selanjutnya, dibandingkan antara fakta dan harapan / rencana untuk menghasilkan Gap. Besar kecilnya gap akan disesuaikan dengan tolak ukur tertentu sebagai hasil evaluasinya. 5. Pelaporan hasil evaluasi
Agar hasil evaluasi dapat dimanfaatkan bagi pihak – pihak yang berkepentingan, hasil evaluasi didokumentasikan secara tertulis dan diinformasikan baik secara lisan maupun tulisan. 6. Tindak lanjut hasil evaluasi
Evaluasi merupakan salah satu bagian dari fungsi manajemen. Oleh karena itu, hasil evaluasi hendaknya dimanfaatkan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam rangka mengatasi masalah manajemen, baik di tingkat strategi maupun di tingkat implementasi strategi.
2.1.10
Teknik Pengumpulan DataMenurut Sulistyo (2006, p. 147), metode pengumpulan data dalam penelitian meliputi beberapa hal yaitu:
2.1.10.1 Kuisioner
Kuisioner adalah pertanyaan terstruktur yang diisi sendiri oleh responden atau diisi oleh pewawancara yang membacakan pertanyaan dan kemudian mencatat jawaban yang diberikan (Sulistyo, 2006, P. 110). Pertanyaan yang akan diberikan pada kuesioner ini adalah pertanyaan yang menyangkut fakta dan pendapat responden, sedangkan kuesioner yang digunakan pada penelitian ini adalah kuesioner tertutup, dimana responden diminta menjawab pertanyaan dan menjawab dengan memilih dari sejumlah alternatif. Keuntungan bentuk tertutup ialah mudah diselesaikan, mudah dianalisis, dan mampu memberikan jangkauan jawaban.
2.1.10.1.1 Uji Validitas dan Reliabilitas
Arikunto (2010, hal. 211) menyatakan bahwa validitas adalah sebuah ukuran yang menunjukkan tingkatan keabsahan suatu instrumen. Jika semakin tinggi validitas, maka instrumen dinyatakan valid, sebaliknya jika semakin rendah validitas maka instrumen kurang valid. Menurut Azwar (2008, hal. 4), reliabilitas adalah sampai sejauh mana hasil dari suatu pengukuran dapat dipercaya, dan menghasilkan data yang reliabel juga. Dikatakan reliabel jika dilakukan beberapa kali pengukuran pada subjek yang sama dan hasil yang relatif sama.
Pada perhitungan validitas dan reliabilitias ini dilakukan dengan menggunakan program IBM SPSS 20.00 for Windows.
Dalam melakukan pengambilan keputusan apakah data tersebut valid dan reliable atau tidak, maka terdapat beberapa ketentuan dasar, antara lain:
• Jika rHitung memiliki nilai positif dan rHitung > rTabel, maka data dinyatakan valid
• Jika rHitung memiliki nilai negatif dan rHitung < rTabel, maka data dinyatakan tidak valid • Jika nilai Cronbach’s Alpha > rTabel, maka
kuesioner dinyatakan reliabel
• Jika nilai Cronbach’s Alpha < rTabel, maka kuesioner dinyatakan tidak reliabel
Dalam menentukan reliabilitas kuesioner ini dicari terlebih dahulu rhasil yang dapat dilihat di dalam SPSS pada output Reliability Statistic.
2.1.10.2 Wawancara
Menurut Sugiyono (2008:194), wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara tersebut dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan menggunakan telepon.
2.1.10.3 Observasi dan Kerja Lapangan
Pada metode ini peneliti mengamati, mencatat apa yang terjadi, dan ikut terjun langsung dalam proses hingga membantu menyelesaikan suatu kejadian/kasus. Metode ini banyak digunakan untuk mengkaji pola sebuah proyek atau perusahaan.
2.2Teori – Teori Khusus
2.2.1
Enterprise Resource Planning (ERP)2.2.1.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Raymond Mcleod, Jr dan George P. Schell (2007, p.13), ERP adalah sebuah sistem komputer yang memungkinkan adanya pengaturan dan pengelolaan dari sumber daya organisasi pada semua bagian komponen perusahaan.
Menurut Rainer (2007, p.10), ERP adalah sebuah sistem yang dirancang dan dikembangkan untuk memberikan solusi atas masalah di sepanjang area fungsional perusahaan.
Adapun menurut Marshall B. Romney dan Paul J. Steimbart (2004:442) menyatakan bahwa Enterprise Resource Planning adalah suatu sistem yang dapat mengintegrasikan seluruh aspek kegiatan organisasi kedalam suatu sistem informasi.
O’Brien (2005:320) mengemukakan bahwa Enterprise Resource Planning adalah tulang punggung sebuah teknologi dari business internet (e-business) dan sebuah kerangka kerja pada transaksi keseluruhan dari berbagai hubungan pemrosesan penjualan, manajemen dan kontrol persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, beserta dengan keuangan dan akuntasi.
2.2.1.2 Pengaruh Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Verdi Yasin (2013, p.12), dalam implementasi ERP pada suatu perusahaan dapat memberikan berbagai keuntungan, antara lain:
a. Membantu memperlancar proses bisnis sehingga membuat proses menjadi lebih mudah, cepat, murah, dan juga efisien.
b. Dapat mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan
c. Mendukung pengambilan keputusan yang tepat sasaran
d. Meningkatkan etos kerja karena segala proses kerja terstruktur sesuai dengan standar operasi yang sudah dibakukan
e. Meningkatkan jumlah penjualan produk atau jasa f. Meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan
karena dalam pendistribusian produk, segala informasi yang dihasilkan perusahaan berlangsung cepat dan akurat bagi pelanggan. g. Mengurangi fraud dengan mengurangi aktivitas
atau kegiatan yang tidak memiliki Added Value. Rasben dan Arifin (2011:9), menyatakan bahwa ERP dapat menghasilkan dampak yang sangat strategis dan taktikal dalam pengambilan keputusan, dan mempengaruhi suksesnya visi dan misi perusahaan di masa mendatang. Dampak strategis dan taktikal ini mempengaruhi hubungan internal perusahaan, baik secara manajerial maupun pada tingkat operasional perusahaan. Namun, walaupun keuntungan yang dimiliki oleh ERP sangat banyak, ERP juga memiliki kendala yang dapat memberikan resiko yang sangat besar, seperti biaya implementasi yang mahal, dan sulit dalam mengimplementasikan ERP dalam suatu perusahaan.
2.2.1.3 Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Ellen (Monk & Wagnet, 2009), ERP adalah perangkat lunak inti (core software) yang digunakan dalam perusahaan untuk mengkoordinasi dan mengelola informasi pada setiap area fungsional bisnis. Software ERP ini membantu mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu media penyimpanan basis data (database) dan satu sistem pelaporan manajemen.
ERP adalah sebuah software aplikasi yang mengintegrasikan seluruh fungsi-fungsi perusahaan (Wilkinson, 1999), misalnya Accounting, Finance, Human Resource, Logistic & Production. Modul-modul tersebut dijelaskan sebagai berikut:
a. Finance module
Sebuah modul utama dan inti/pusat dari semua modul karena seluruh transaksi-transaksi yang berada di modul lain nantinya akan berhubungan dengan modul ini. Adapun beberapa sub-modul terkait Finance, antara lain: General Accounting, Financial Accounting, Treasury, Cost & Controlling, Asset Management.
b. Material Management module
Modul ini bersangkutan dengan seluruh sumber daya material yang dimiliki perusahaan. Beberapa sub-modul antara lain: Purchasing, Warehouse Management.
c. Sales module
Modul ini berhubungan dengan seluruh penjualan yang dilakukan perusahaan. Sub-modul
antara lain: Marketing & Sales, Transportation, Shipping.
d. Human Resources module
Modul ini berhubungan dengan seluruh sumber daya manusia dalam perusahaan. Sub-modul yang dimiliki antara lain: Appraisal, Time Management, Event Management, Overtime, Payroll, Training.
e. Maintenance module
Modul ini berkaitan dengan seluruh pemeliharaan dan perawatan dalam perusahaan. Sub-modul yang dimiliki antara lain: Plant Maintenance, Service Maintenance.
f. Production Controlling module
Modul ini berhubungan dengan pengontrolan pada proses produksi dalam perusahaan. Sub-modul yang dimiliki antara lain: Production Planning, Cost Controlling.
2.2.1.4 Ciri-ciri Enterprise Resource Planning (ERP)
Hartono Mulia (2008:4) menyatakan bahwa sebuah sistem ERP memiliki beberapa ciri-ciri, antara lain:
a. Sistem Tunggal
Sebuah sistem ERP dibangun dalam sistem tunggal, dimana informasi – informasi yang didapat diperoleh dengan mudah dan cepat karena terintegrasi satu sama lain. Sistem lain yang merupakan sistem non-ERP biasanya tidak dibangun dalam sistem tunggal, melainkan data
yang dibangun dalam dua sistem yang berbeda, cth: Database SQL Server dengan FozPro. Dampaknya adalah kesulitan dalam memperoleh informasi dengan cepat.
b. Modul Lengkap
Sebuah sistem ERP memliki modul-modul yang lengkap keseluruhan dan saling terintegrasi satu sama lainnya, yang menjangkau seluruh area bisnis dan fungsi perusahaan seluruhnya.
c. Fleksibel
Adanya fleksibilitas dalam sistem ERP dalam arti dapat diimplementasikan pada seluruh anak perusahaan atau pabrik dimanapun dalam suatu perusahaan, karena sistem ERP dapat disesuaikan (kompatibel) dan dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis perusahaan.
d. Laporan
Sistem ERP memiliki seluruh data-data terhadap sumber daya yang dimiliki perusahaan dan mampu memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan, juga termasuk fungsi-fungsi statistik di dalamnya dalam analisa laporan.
2.2.1.5 Kelebihan dan kekurangan Enterprise Resource Planning (ERP)
2.2.1.5.1Kelebihan Enterprise Resource Planning (ERP)
Salah satu kelebihan yang dapat dirasakan oleh perusahaan dalam berinvestasi
pada sistem ERP adalah peluang dalam merubah organisasi mereka menjadi “smooth running” dan juga sebagai “integrated machine”. (Slack et al., 2007)
Sebuah sistem ERP menyediakan komunikasi yang luar biasa diantara perusahaan dengan pemasok, dan perusahaan dengan pelanggan dengan adanya integrasi perusahaan dengan Supply Chain Management (SCM) dan Customer Relationship Management (CRM) systems dengan basis data dan tampilan yang terpadu yang real-time, cross-functional, dan juga data yang terautomatisasi. Sehingga dengan adanya ERP ini memberikan keuntungan dalam memotong biaya operasional perusahaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan (Gupta, 2000).
Menurut Gargeya & Brady (2005), sebuah sistem ERP dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional yang merujuk pada peningkatan produktivitias, dan tidak hanya itu, melainkan sistem tersebut dapat memberikan laporan dengan level yang lebih tinggi dalam sebuah projek untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan dan kontrol, juga meningkatkan efisiensi karyawan dengan menghubungkan model Human Resource Management (HCM) ke dalam sistem. Lebih dari itu, mengurangi pemborosan (misalnya: persediaan, waktu) adalah sebuah keuntungan yang didapat dari implementasi sistem ERP ini.
2.2.1.5.2Kekurangan Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Al-Fawaz, K., Al-Salti, Z., & Eldabi, T. (2008:3), meskipun beberapa keuntungan telah dibahas di atas, sistem ERP juga memiliki sejumlah kelemahan. Sebagai contoh, sebagian besar sistem ERP cenderung besar, rumit, dan mahal. Selain itu, implementasi ERP membutuhkan komitmen waktu yang sangat besar dari departemen teknologi informasi organisasi atau profesional dari luar organisasi. Selain itu, karena sistem ERP mempengaruhi departemen yang paling utama dalam sebuah perusahaan, ERP cenderung menciptakan perubahan dalam proses bisnis. ERP ditempatkan di tempat yang memerlukan prosedur baru, pelatihan karyawan, dan dukungan yang baik dari manajerial dan teknikal.
Sedangkan kekurangan yang dari implementasi ERP menurut Hitt (2002), dimana batasan-batasan dalam sistem ERP adalah:
a. Keputusan perusahaan dalam memilih sistem yang dikostumisasi atau menyesuaikan dengan model sistem ERP. b. Biaya sistem yang mahal, baik secara
finansial maupun waktu.
c. Return On Investment (ROI) yang diharapkan untuk segera kembali.
2.2.2
System, Application and Products in Data Processing (SAP) ERP2.2.2.1 Pengertian SAP
Dewanto & Falahah (2007, p171) menyatakan bahwa SAP adalah sebuah software ERP yang mengintegrasikan diantara berbagai modul-modulnya misalnya Sales Distribution, Financial and Controlling, Material Management, Human Resource dan modul lainnya. Karena modul tersebut saling berintegrasi dan sifatnya yang generik membuat software ini banyak sekali digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar di seluruh dunia dan membuat hal-hal yang berhubungan dengan SAP software menjadi sangat mahal biayanya, mulai dari licence, human resource, training dan juga hardware.
2.2.2.2Sejarah SAP
SAP (Systems Applications and Product in Data Processing) ditemukan pada tahun 1972 di Walldorf, German oleh lima orang mantan karyawan IBM yakni: Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, Klaus Tschira dan Claus Wellenreuther. Satu tahun kemudian, perangkat lunak untuk akuntansi keuangan selesai dibuat dan menjadi dasar untuk mengembangkan komponen-komponen perangkat lunak lain yang dikenal sebagai sistem R/1. R adalah singakatan untuk real-time pengolahan data (Anonim[1], 2006:1-2). Pada akhir tahun terjadi perubahan SAP dari database IBM dan dialog ke sistem control (mainframe based) sehingga berhasil menciptakan SAP R/2. SAP R/2 di design untuk dapat menangani beberapa bahasa serta mata uang yang ada. Pada tanggal 6 Juli 1992, SAP R/2 berkembang
menjadi SAP R/3 dengan konsep client/server.Konsep client/server ini terus berkembang seiring dengan bertumbuhnya SAP menjadi provider dunia yang pertama kali memperkenalkan solusi bisnis client/server yang sangat dikenal hingga saat ini. 2.2.2.3 Produk-Produk SAP
Beberapa produk SAP diantaranya, adalah : 1. MySAP Business Suite
Merupakan paket lengkap dari open enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang terlibat, informasi dan proses dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis (Anonim[1], 2006:1-14). MySAP Business Suite menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah. 2. MySAP All-in-one
Paket ini adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari MySAP Business Suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi MySAP All-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (Anonim[1], 2006:1-25).
3. SAP Business One
Paket ini adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamis dengan ukuran karyawan antara sepuluh sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran operasi
bisnis dan aktifitas pelanggan (Anonim[1], 2006:1-27).
2.2.2.4Modul – Modul SAP
Menurut Dewanto & Falahah (2007, p172), dalam SAP terdapat berbagai modul yaitu sebagai berikut:
a. Logistics
• Sales and Distribution (SD) • Material Management (MM) • Quality Management (QM) • Plant Maintenance (PM) • Customer Service (CS)
• Production Planning and Control (PP)
• SAP Retail
b. Human Resources
• Personnel Management (PA) • Time Management (PT) • Payroll (PY)
• Training and Event Management (PE)
c. Financial
• Financial Accounting (FI) • Controlling (CO)
• Fixed Assets Management (AM) • Project System (PS)
• Enterprise Controlling (EC) • Real Estate Management
2.2.2.5Keuntungan dan Kerugian Menggunakan SAP 2.2.2.5.1 Keuntungan Menggunakan SAP
Terdapat beberapa keuntungan dalam menggunakan SAP menurut V. Naresh Kumar & Pavan Kumar Illa (2012, 12): • Sofware dapat disesuaikan dengan
menggunakan pemrograman milik SAP, ABAP/4. R/3 adalah scalable dan sangat cocok untuk berbagai jenis dan ukuran organisasi dan berjalan pada 6 platform yang berbeda.
• R/3 software package ini dirancang untuk memungkinkan perusahaan untuk secara efektif dan efisien mengoperasikan berbagai proses bisnis dalam sistem informasi tunggal yang terintegrasi
• SAP R/3 telah dirancang untuk menjadi sistem ERP yang terbaik di empat bidang, yaitu Human Resources, Financial, Supply Chain Management, dan Marketing. R / 3 juga merupakan produk internasional, dan memenuhi fiskal lokal, bahasa, dan persyaratan pajak sebagian besar negara.
• SAP R / 3 adalah sangat fleksibel, karena akan beroperasi pada enam platform yang berbeda, termasuk yang baru ditambahkan Microsoft Vista.
• R/3 package mencakup beberapa fitur yang sangat menarik seperti memiliki client/server. Menyediakan three tiers yang menawarkan skalabilitas dan proses adaptasi yang mudah untuk kebutuhan
spesifik perusahaan besar dan perusahaan yang berkembang pesat.
• R / 3 modul diselenggarakan oleh bidang - bidang fungsional, yaitu Human Resources, Financial, Supply Chain Management, dan Marketing. Sedangkan informasi yang dimasukkan secara terpisah untuk setiap modul tertentu, modul yang sepenuhnya terintegrasi dan memberikan aplikasi real-time. Ini berarti bahwa data yang dimasukkan ke dalam satu modul segera dan secara otomatis diperbarui dan direfleksikan di dalam semua bidang fungsional.
• R / 3 juga menyediakan untuk "single data entry point" di mana data yang dimasukkan dari lokasi manapun yang langsung dikirim ke semua modul lain yang sesuai dalam sistem ERP.
• Financial dan Managerial Accounting tools terdapat dalam modul Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO). Fungsi General Ledger dalam FI adalah menyediakan catatan komprehensif dari semua informasi yang diperlukan untuk pelaporan keuangan eksternal. Data akuntansi yang lengkap dan akurat karena sistem SAP semuanya mengintegrasikan semua transaksi bisnis yang masuk dari seluruh wilayah operasional perusahaan. Selain modul FI dan CO, sistem SAP meliputi modul Investment Management (IM), Sales and Distribution (SD),
Material Management (MM),dan Human Resources (HR).
• Management Accounting tools dalam SAP R/3 adalah Cost Center Accounting, Internal Orders, Product Costing, dan Activity Based Costing,Profitability Analysis dan Profit Center Accounting. • SAP adalah yang pertama menerapkan
treasury capabilities yang terintegrasi. Fitur yang menarik ini memungkinkan treasury department perusahaan berfungsi sebagai bank in-house dengan mengotomatisasi control of cash flow, investment trades, dan portfolio management.
• SAP R / 3 yang diselenggarakan dengan konsep bahwa bisnis beroperasi sebagai serangkaian proses, yang berarti bahwa perusahaan menerapkan R / 3 mungkin harus mengubah dan menata diri untuk benar – benar cocok dengan R / 3 dan menggunakannya secara efektif.
2.2.2.5.2 Kerugian Menggunakan SAP
Terdapat pula beberapa kerugian dalam menggunakan SAP menurut V. Naresh Kumar & Pavan Kumar Illa (2012:13) :
• Biaya yang mahal
Seperti faktanya bahwa ketika sebuah sistem dengan begitu banyak fungsi seperti SAP maka harga yang harus dibayar untuk software tersebut adalah sangat mahal. Hal yang sama
terjadi pada SAP, karena hal ini memerlukan software, hardware, implementation, counsultants, training, dan sebagainya. Atau anda dapat menyewa satu atau dua orang programmer sebagai karyawan dan hanya membeli business consulting dari outside resource, melakukan semua kustomisasi dan melakukan training end-user di dalam perusahaan. Hal itu dapat mengefektifkan biaya.
• Tidak fleksibel
Paket dari vendor mungkin tidak cocok dengan model bisnis perusahaan dan kustomisasi dapat menjadi sesuatu yang mahal.
• ROI (Return On Investment)
Memakan waktu yang terlalu lama untuk menjadi keuntungan.
2.2.3
MySAP Human Capital ManagementUntuk bersaing secara efektif, perusahaan dituntut untuk menyelaraskan semua sumber daya perusahaan, termasuk karyawan dengan tujuan bisnis. Demi pencapaian tersebut, perusahaan perlu untuk mengubah fungsi SDM tradisional menjadi sebuah program yang komprehensif untuk Human Capital Management (HCM).mySAP ERP Human Capital Management menangani daftar fungsi-fungsi yang luas, termasuk perekrutan dan mempekerjakan karyawan, menentukan keuntungan dan kompensasi, memproses penggajian, dan banyak area lainnya. Dengan mySAP ERP HCM, nilai dari karyawan dapat dimaksimalkan dan
penyelaraskan keahlian, aktivitas, dan insentif karyawan dengan tujuan dan strategis karyawan dapat dilaksanakan. MySAPERP HCM juga menyediakan sarana untuk mengatur, mengukur, dan memberikan penghargaan bagi kontribusi individu dan tim. Anonim 1. (2006, p327), SAP01 Fundamental,
Gambar 2.3 mySAP Human Capital Management Sumber: SAP01 Fundamentals (2006, pp. 6-2)
2.2.3.1Personnel Administration
Integrasi antara Recruitment dan Personnel Administration memungkinkan data pelamar ditransfer atau dipindahkan sebagai data karyawan, yang dapat ditambahkan kemudian. Data karyawan yang disimpan di dalam mySAP ERP HCM dipakai sebagai catatan infotype. Data karyawan tersebut, dapat ditampilkan, di-copy, dikoreksi dan dihapus. Administrator HCM dapat memilih infotype yang ingin mereka lihat atau ubah dari pengguna spesifik dari menu infotype. Dari sudut pandang teknikal, infotype dan struktur data mereka mencerminkan serangkaian catatan-catatan data yang berhubungan.
Ada 3 cara berbeda untuk memproses infotype records:
1. Single screen maintenance : Satu infotype hanya untuk satu personal number
2. Personnel action : Banyak infotype untuk satu personnel number
3. Fast entry : satu infotype digunakan untuk ke banyak personnel number
2.2.3.2Time Management
Komponen Time Management mendukung semua proses yang berfokus pada perencanaan, pencatatan, dan penilaian kehadiran dan waktu absen para karyawan. Jika perusahaan mengintegrasikan Training and Event Management dengan Time Management, maka booking (pemesanan) terhadap training and event tersebut akan menyebabkan pencatatan data waktu dibuat sebagai sebuah kehadiran. Jika seorang karyawan tidak hadir pada suatu kursus yang telah dipesan, misalnya karena alasan liburan, maka sistem akan memberitahu bahwa orang tersebut tidak tersedia. Informasi mengenai kehadiran karyawan dan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan adalah elemen penting dalam sumber daya manusia. Hal ini juga digunakan pada area lain, seperti Controlling dan Logistic, dan dengan demikian mempengaruhi keputusan keseluruhan perusahaan. Time Management menawarkan pilihan fleksibel untuk menampilkan dan merekam data. Special time evaluation program dapat mengevaluasi master data, time data dan update time. Informasi mengenai pekerjaan yang dilakukan akan dimasukkan dalam penghitungan gaji dalam Payroll. Selain itu, data mengenai waktu dapat diintegrasikan dengan area lain seperti alokasi kegiatan di Controlling.
Gambar 2.4 Time Management
Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-11)
Ada beberapa pilihan yang tersedia untuk mencatat data mengenai waktu, seperti jam kerja, vacation, off-site work, atau substitution:
A. Secara Online oleh time administrator (contohnya menggunakan Time Manager’s Workplace).
B. Menggunakan front-end time recording system.
C. Menggunakan mySAP ERP Cross-Application Time Sheet (CATS).
D. Menggunakan aplikasi Employee Self Service (ESS).
Data mengenai waktu disimpan dalam infotype waktu, dengan cara yang sama dengan Human Resource (HR) master data disimpan. Infotype Planned Working Time adalah central time management dari infotype. Infotype ini terdiri dari waktu kapan karyawan dijadwalkan untuk bekerja menurut jadwal kerja yang ditentukan. Jadwal kerja menspesifikasikan kapan karyawan harus bekerja dan kapan mereka diberikan ijin untuk beristirahat. Jadwal kerja juga meliputi hari libur kerja dan public holiday (SAP01Fundamentals, 2006).
2.2.3.3Payroll
Dalam istilah umum, Payroll berfokus pada penghitungan setiap upah untuk pekerjaan yang telah dilakukan karyawan. Secara lebih spesifik, Payroll meliputi banyak proses, seperti pembuatan laporan penggajian dan hasil daftar gaji, transfer bank, dan pembayaran dengan cek. Proses-proses tersebut termasuk dalam sejumlah aktivitas, seperti mengirim hasilnya ke mySAP ERP Financial. Gaji karyawan dihitung dalam dua tahap utama :
1. Mengelompokkan elemen-elemen gaji, yaitu gaji kotor. 2. Potongan menurut undang-undang dan sukarela, yaitu gaji bersih tertentu di suatu negara.
Gaji karyawan terdiri dari semua pembayaran dan potongan yang ditentukan untuk karyawan selama satu periode penggajian. Pembayaran dan pemotongan diikutsertakan dalam penghitungan gaji dengan bantuan wage type. Pembayaran kemudian dilakukan dengan melalui transfer bank atau cek, dan karyawan akan dikirimkan pemberitahuannya dalam bentuk surat bukti pembayaran gaji, atau dapat juga melihat informasinya secara online menggunakan aplikasi Employee Self Service (SAP01 Fundamentals, 2006).
Gambar 2.5 Payroll
2.2.3.4Recruitment
Komponen Recruitment digunakan untuk melaksanakan keseluruhan proses recruitment dari proses memasukkan data pelamar kerja sampai dengan penempatan karyawan pada position. Proses ini berlaku pada pelamar kerja eksternal, pihak yang baru diterima, dan karyawan internal yang berubah posisinya. Kebutuhan akan karyawan akan direpresentasikan dengan adanya tempat yang kosong. Tempat yang kosong adalah position yang harus diisi. Jika Recruitment terintegrasi dengan Organizational Management, maka tempat yang kosong tersebut akan dibuat atau diinisialisasi oleh internal transfer di dalam Organizational Management. Hal ini berarti bahwa position yang kosong adalah trigger atau pemicu untuk proses recruitment. MySAP ERP HCM mendukung perusahaan didalam merepresentasikan kebutuhan akan staff, iklan, pengaturan dan pemilihan pelamar kerja, dan korespondensi pelamar. Ketika perusahaan menerima pelamar, data pelamar kerja yang yang sudah dimasukkan di dalam Recruitment akan ditransfer menjadi data karyawan di Personnel Administration. Proses Recruitment terdari dari tahapan-tahapan sebagai berikut ini :
1. Posisi yang kosong akan diberitahukan di dalam iklan lowogan pekerjaan
2. Data para pelamar akan dimasukkan ke dalam system (nama, alamat, kualifikasi, dan sebagainya)
3. Proses penyeleksian yang kompleks akan dibuat, dan menghasilkan sebuah keputusan.
4. Kontrak kerja dibuat untuk para pelamar yang akan diterima atau dipekerjakan.
5. Data pelamar akan ditransfer ke master data Human Capital Management (HCM)
Recruitment di dalam mySAP ERP HCM menyediakan tindakan-tindakan untuk mengotomasi proses pelamaran. Ketika pertama kali dimasukkan data pelamar, maka system akan mengkonfirmasi penerimaan data berdasarkan aktivitas pelamar dan surat lamaran. MySAP ERP HCM menyediakan template standar untuk korespondensi dengan pelamar (SAP01Fundamentals, 2006).
Gambar 2.6 From Vacancy to Hiring
Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-5)
2.2.3.5 Personnel Development
Di dalam payung personnel Development, perusahaan dapat merencanakan dan merealisasikan pengembangan personil di perusahaan tersebut dan memberikan pelatihan, dengan mengintegrasikan komponen ini dengan Training and Event Management. Pengembangan personil membutuhkan hasil perbandingan dan kualifikasi karyawan tertentu yang disimpan dalam profile qualifying action yang dapat ditentukan bagi karyawan menggunakan development plan. Performa karyawan dapat dinilai, dan akan
memberikan hasil untuk perencanaan pengembangan karyawan. Perusahaan dapat menggunakan personnel actions untuk situasi yang lebih kompleks yang mengharuskan perusahaan mengelola beberapa infotypes. Bila perusahaan menjalankan personnel action, sistem akan mengusulkan semua infotypes yang relevan sehingga dapat dikelola secara berurutan. Ketika mempekerjakan karyawan, perusahaan harus mencatat semua data yang berhubungan dengan karyawan dalam sistem, termasuk master data dan data yang relevan dengan time management dan payroll. Untuk dapat menjalan proses ini dapat menggunakan hiring action.
Berikut ini adalah beberapa infotype yang dibuat ketika mempekerjakan karyawan. Perusahaan dapat mengubah jumlah dan urutan infotypes dalam personnel action sesuai kebutuhan perusahaan:
a. Organizational assignment b. Personal data
c. Address
d. Planned working time e. Basic pay
f. Bank detail
Ketika menjalankan hiring action, HCM master data yang baru atau personnel file, dibuat untuk karyawan. Jika perusahaan tidak memiliki semua informasi karyawan yang dibutuhkan, perusahaan dapat menambahkan informasi yang kurang di lain waktu untuk melengkapinya.
Gambar 2.7 Personnel Development
Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-9)
2.2.3.6Training and Event Management
Training and Event Management adalah komponen yang sangat terintegrasi yang mendukung perusahaan untuk merencanakan, menjalankan, dan mengatur kursus pelatihan dan business event. Integrasi tingkat tinggi dengan komponen SAPlain mengartikan bahwa Training and Event Management adalah alat yang ideal untuk secara tetap meningkatkan dan memperbarui pengetahuan para karyawan.
Ada empat proses utama di dalam Training and Event Management, yaitu :
1. Business event preparation
Business event preparation meliputi semua data yang perusahaan butuhkan ketika membuat katalog business event, seperti lokasi dimana kursus training akan dilakukan. Katalog business event direpresentasikan menggunakan hierarki yang terdiri dari kelompok businessevent dan tipe business event.
Business event catalog mencakup pengaturan tanggal untuk event yang direncanakan dan dibuat di dalam sistem.
3. Day-to-day activities
Day-to-day activities mencakup pemesanan, pemesanan kembali, atau pembatalan business event untuk internal dan eksternal partisipan yang sudah dibuat. Untuk setiap proses, perusahaan dapat mengirimkan pemberitahuan terkait kepada partisipan. SAP menyediakan template yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Recurring tasks
Recurring tasks mempunyai keterkaitan yang erat dengan day-to-day activities. Setelah sebuah kursus ditetapkan tempatnya, partisipan dapat menulis penilaian untuk itu. Pada kasus partisipan internal, qualifikasi baru yang dibutuhkan dapat ditransfer kepada subprofiles di dalam Personnel Development. Integrasi tingkat tinggi dengan komponen SAP lain mengartikan bahwa Training and Event Management adalah alat yang ideal untuk meningkatkan dan memperbaharui pengetahuan para karyawan secara tetap. Dalam hubungannya dengan Personnel Development memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasikan kekurangan kualifikasi dan bereaksi dengan target program training yang ada di dalam Training and Event Management. Sedangkan hubungannya dengan SAP Learning Solution memungkinkan perusahaan untuk mengkombinasikan ruangan training tradisional di dalam Training and Event Management dengan metode pembelajaran Web-based yang dapat direalisasikan berdasarkan waktu dan lokasinya (SAP01 Fundamentals, 2006).
Gambar 2.8 Training and Event Management
Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-10) 2.2.3.7Enterprise Compensation Management
Enterprise compensation management component mengontrol kebijakan remunerasi pada enterprise. Memberikan gambaran utama kebijakan remunerasi dan mekanisme kontrol untuk menerapkan kebijakan. Hal tersebuat dapat memfasilitasi perencanaan kompensasi dan penganggaran, dan administrasi kompensasi desentralisasi. Terdapat 4 area dalam Enterprise Compensation Management: 1. Dapat melakukan job pricing dengan Enterprise
Compensation Management dan dapat menyimpan hasil dari job external evaluation system dan survey dari gaji. 2. Budgeting memungkinkan untuk merencanakan dan
mengontrol pengeluaran dan penyesuaian kompensasi. 3. Dapat menggunakan Compensation administration untuk
mendistribusikan kenaikan salary, pembagian hasil, dan sebagainya kepada karyawan sesuai dengan kebijakan remunerasi dari enterprise.
4. Dapat mengelola penghargaan jangka panjang (awards)
2.2.3.8Personnel Cost Planning
Personnel Cost Planning mendukung proses bisnis yang menjangkau di luar batas dari departemen dan aplikasi.
Informasi mengenai pembayaran untuk membuat rencana biaya personil dapat berasal dari berbagai sumber. Sebagai contoh, hasil penggajian dapat digunakan sebagai sumber data untuk Personnel Cost Planning. Data pembayaran yang terencana untuk position dan job di Organization Management dapat juga digunakan sebagai basis data. Setelah proses perencanaan selesai dilaksanakan, manajer dapat melakukan penyesuaian tambahan untuk membuat perencanaan. Mereka juga dapat membuat penyesuaian-penyesuaian dengan menggunakan front end website sebagai antarmuka pengguna yang sederhana untuk perencanaan.
Setelah rencana selesai dirilis, data dapat digunakan untuk proses-proses seperti berikut (SAP01 Fundamentals, 2006) : - Membuat anggaran pelatihan untuk Training and Event
Management
- Mentransfer data untuk Controlling
- Mengekstrak proyeksi biaya untuk analisis lebih lanjut dalam SAP Business Information Warehouse.
Gambar 2.9 Personnel Cost Planning
2.2.3.9Organization Management
Organizational Management digunakan untuk menggambarkan struktur organisasi dan laporan dengan objek-objek organisasi yang relavan secara cepat dan efektif. Beberapa hal yang digunakan di dalam Organizational Management adalah sebagai berikut :
1. Organizational unit
Organizational unit digunakan untuk menggambarkan unit-unit bisnis yang ada di dalam organisasi. Berdasarkan hubungannya, beberapa unit organisasi akan membentuk struktur organisasi. Organizational unit dapat dibagi berdasarkan kriteria fungsional maupun regional. 2. Job
Job adalah penjelasan atau templete umum yang diterapkan ke beberapa posisi dengan kebutuhan, tugas, dan karakteristik yang sebanding.
3. Position
Position adalah unit organisasi terkecil dari struktur organisasi. Position merepresentasikan distribusi tugas diantara karyawan secara individidual dalam organisasi. Position dikerjakan oleh person. Position mewarisi tugastugas dan kebutuhan dari job yang sudah ditetapkan. Sebuah job dapat juga diberikan tugas-tugas tambahan yang sudah diberikan oleh satu posisi. Position merepresentasikan particular post yang akan dikerjakan oleh karyawan di dalam sebuah organisasi (contoh: sekretaris di Departemen Pembelian), job adalah klasifikasi umum dari fungsi-fungsi yang terdapat di dalam perusahaan (contoh: sekretaris).
4. Person
Person menjabat atau menempati posisi yang terdapat di dalam struktur organisasi. Person merepresentasikan karyawan-karyawan yang ada di dalam organisasi. Data karyawan itu sendiri dipelihara oleh Personnel Management. Dengan menempatkan pekerja ke dalam position, perusahaan telah menspesifikaskan karyawan mana yang menempati posisi (SAP01 Fundamentals, 2006).
Gambar 2.10 Organizational Management Sumber : SAP01 Fundamentals (2006, pp. 6-3)
2.2.3.10 Appraisal
Fungsi Appraisal dalam Personnel Development mendukung perusahaan dengan proses appraisal yang fleksibel, sehingga dapat digunakan untuk menjalankan appraisal yang terstandarisasi dengan tingkat objektivitas yang sangat tinggi. Penerapan ini tidak hanya ditujukanuntuk
appraisal personil, tetapi juga untuk business event appraisal atau bahkan peninjauan karyawan atau pelanggan online menggunakan layanan internet atau intranet. Tahap-tahap dari appraisal dapat meliputi semua langkah-langkah biasa di dalam proses appraisal seperti perencanaan, review, dan eksekusi, sama seperti evaluasi dari appraisals submitted. Di dalam katalog appraisals, perusahaan dapat membuat templete appraisal yang berguna untuk digunakan dalam membuat dokumen-dokumen appraisal dari karyawan yang terkait. Di dalam dokumen appraisal, perusahaan dapat menambahkan informasi secara manual atau dengan melalui integrasi dengan komponen mySAP lainnya (SAP01 Fundamentals, 2006).
Gambar 2.11 Appraisals
Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-12)
2.2.4
Manajemen Sumber Daya Manusia2.2.4.1 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Byars dan Leslie (2005, p. 4) manajemen sumber daya manusia adalah suatu aktifitas yang didesain untuk menyediakan dan mengkoordinasikan sumber daya manusia pada suatu organisasi.
Menurut Bateman dan Scott (2004, p. 300) manajemen sumber daya manusia adalah sistem manajemen formal pada manusia didalam organisasi.
Menurut Scott dan George (2010, p. 4) manajemen sumber daya manusia adalah proses mengatur keahlian manusia untuk mencapai tujuan organisasi.
Berdasarkan pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah proses mengatur sumber daya manusia dengan sistem formal secara efektif dan efisien didalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
2.2.4.2Peran Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Arifin dan Fauzi (2007, pp. 8-9), terdapat 9 peran manajemen sumber daya manusia dalam mengatur dan mentetapkan program kepegawaian, antara lain:
1.Menetapkan jumlah, kualitas dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2.Melakukan perekrutan karyawan, seleksi dan penempatan pegawai sesuai kualifikasi pegawai yang di butuhkan perusahaan.
3.Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan promosi dan pemutusan hubungan kerja.
4.Membuat perkiraan kebutuhan pegawai di masa yang akan datang.
5.Memperkirakan kondisi ekonomi pada umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya.
6.Senantiasa memantau perkembangan undang-undang ketenagakerjaan dari waktu ke waktu
khususnya yang berkaitan dengan masalah gaji/upah atau kompensasi terhadap pegawai. 7.Memberikan kesempatan karyawan dalam hal
pendidikan, latihan, dan penilaian prestasi kerja karyawan.
8.Mengatur mutasi karyawan.
9.Mengatur pensiun, pemutusan hubungan kerja beserta perhitungan pesangon yang menjadi hak karyawan.
2.2.4.3Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Rivai (2003, p. 8), tujuan manajemen sumber daya manusia memiliki 4 sasaran, yaitu :
1. Sasaran Perusahaan
Sasaran ini untuk mengenali manajemen sumber daya manusia dalam rangka memberikan kontribusi atas efektivitas perusahaan. Bahkan ketika departemen Sumber Daya Manusia (SDM) secara formal didirikan untuk membantu manajer, mereka masih tetap bertanggung jawab atas kinerja karyawan.
2. Sasaran Fungsional
Sasaran ini adalah kontribusi departemen SDM pada level yang cocok bagi berbagai kebutuhan perusahaan. Terkadang sumber daya dihabiskan ketika manajemen SDM kurang atau lebih canggih dibandingkan dengan kebutuhan perusahaan. Sasaran fungsional antara lain adalah:pengangkatan, penempatan, dan penilaian.
Sasaran ini untuk selalu tanggap secara etis maupun sosial terhadap berbagai kebutuhan dan tuntutan masyarakat dengan terus meminimalkan dampak negatif atas tuntutan tersebut terhadap perusahaan. Kegagalan perusahaan dalam menggunakan sumber daya mereka bagi kepentingan masyarakat yang tidak melalui cara-cara yang etis bisa menimbulkan sejumlah kendala. Sasaran sosial antara lain meliputi: keuntungan perusahaan, pemenuhan tuntutan hukum, dan hubungan manajemen dengan serikat pekerja.
4. Sasaran Pribadi Karyawan
Yaitu untuk membantu para karyawan mencapai tujuan pribadi mereka, setidaknya sejauh tujuan-tujuan tersebut dapat meningkatkan kontribusi individu atas perusahaan. Sasaran pribadi karyawan harus mampu ditemukan bila mereka ingin dipertahankan dan dimotivasi. Selain itu, kinerja dan kepuasan karyawan bisa menurun dan mereka bisa hengkang dari perusahaan.
2.2.5
Employee Self Service (ESS)ESS adalah suatu fitur aplikasi yang memberdayakan karyawan untuk melihat, membuat dan memelihara data dalam sistem melalui jaringan intranet (Anonim, Business Processes in Human Capital Management, 2006). Karyawan akan memiliki tanggung jawab untuk memperbarui dan menjaga data penting mereka.
Sedangkan ESS pada SAP terdiri dari banyak komponen seperti Office, Time Management, Payment, Benefits,
Personal Information, Training and Event Management, Qualification, Appraisals.
2.2.6
Manager Self Service (MSS)MSS adalah aplikasi yang memberdayakan manajer untuk melihat, membuat, dan memelihara data di sistem via internet.
Demikian dari pada itu, MSS pada SAP dapat membantu manajer untuk mengakses secara single point of access, menampilkan transaksi dan kemampuan reporting, memungkinkan manajer untuk mengatur pekerjaan karyawannya dan memungkinkan manajer untuk bekerja secara efisien, efektif dan proaktif (Anonim, 2006).
2.2.7
CustomizingNarayanan (2011, p57) memberikan pernyataan bahwa Customizing adalah sebuah proses merakit dan menyamai aplikasi SAP dengan kebutuhan bisnis perusahaan, dimana memberikan suatu struktur rencana untuk implementasi SAP dan pengembangannya, dan juga menyediakan alat-alat administratif yang digunakan untuk mengelola, memproses, serta melakukan evaluasi projek implementasi dan pengembangan SAP.
2.2.8
Failure Mode and Effect Analysis ( FMEA )Menurut Stamatis (2003, p. 134) langkah-langkah dalam membuat FMEA adalah sebagai berikut:
• Mendefinisikan ruang lingkup analisa. Menentukan tingkatan sistem yang tepat untuk melakukan FMEA (apakah subsistem, assembly, subassembly,
komponen, part atau lainnya).
• Susun diagram balok untuk menggambarkan hubungan sebab akibat.
• Mengidentifikasi modus kegagalan yang mungkin untuk setiap komponen dengan mengajukan berbagai pertanyaan factor implementasi model. Penilaian dari FMEA dibagi menjadi 3 jenis penilaian yang terdiri dari severity, priority dan likelihood yang digunakan untuk memberikan penilaian terhadap requirement yang telah diidentifikasi. Berikut adalah Template tabel dari FMEA.
Tabel 2.1 Contoh tabel analisa nilai FMEA
Requirement Severity Priority Likelihood RPN
Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) terdiri atas 5 Bagian, dengan penjelasan dari masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut :
Requirement adalah spesifikasi dari apa yang harus diimplementasikan, deskripsi bagaimana sistem harusnya berkerja atau bagian-bagian yang ada didalam sistem, bisa juga dijadikan batasan dalam proses pengembangan sistem. Requirement yang telah didentifikasi akan dikategorikan berdasarkan tingkat prioritas tertentu.
1. Severity
Kolom ini menunjukkan efek dari kegagalan (langsung atau tertunda) pada sistem. Rex Black menggunakan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya).
2. Priority
Pada kolom ini didefinisikan efek dari kegagalan tersebut pada user, pelanggan, atau
operator. Rex Black menggunakan skala dari 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya).
3. Likelihood
Kolom ini merepresentasikan kerentanan, dari 1 (paling rentan) sampai 5 (paling jarang), dari sudut pandang:
a) keberadaan dalam produk (berdasarkan faktor resiko teknis seperti kompleksitas dan histori kecacatan)
b) di luar proses pengembangan saat ini c) gangguan pada operasi user.
4. RPN
Kolom ini merepresentasikan jumlah keseluruhan skala dari masing-masing kategori. Penilaian yang digunakan adalah Severity x Priority x Likelihood (S x P x L) dalam memberikan penilaian terhadap requirement guna untuk menunjukan tingkat prioritas dari requirement.
Penjelasan skala untuk masing-masing kategori pada FMEA:
• Severity
Skala yang digunakan sebagai berikut:
1. Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah keamanan.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan kehilangan data, kerusakan pada perangkat keras,atau masalah keamanan.
2. Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan fungsi yang diharapkan pada requirement hilang sepenuhnya, serta tidak memiliki alternatif lain untuk memenuhi requirement tersebut. 3. Kehilangan fungsionalitas yang masih
memiliki solusi.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan fungsi yang diharapkan pada requirement hilang sepenuhnya, tetapi masih memiliki alternatif lain untuk memenuhi requirement tersebut.
4. Kehilangan fungsionalitas parsial.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan fungsi yang diharapkan pada requirement tidak dapat berjalan sepenuhnya.
5. Kosmetik atau trivial.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement bersifat tidak penting atau sepele.
• Priority.
Skala yang digunakan sebagai berikut: 1. Kehilangan total dari nilai sistem.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan pengguna sistem sama
sekali tidak dapat menggunakan fungsionalitas dari sistem atau requirement. 2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari
nilai sistem.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan sistem tetap dapat berfungsi namun pengguna sistem kehilangan fungsionalitas dari sistem atau requirement.
3. Kehilangan yang mungkin dapat diterima pada nilai sistem.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan fungsionalitas sistem tidak dapat berjalan dan dibutuhkan oleh pengguna sistem, namun kegagalan tersebut masih dapat diterima oleh pengguna sistem. 4. Kehilangan yang dapat diterima pada
nilai sistem.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan beberapa fungsionalitas sistem tidak dapat berjalanamun kegagalan tersebut dapat diterima oleh pengguna sistem.
5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan beberapa fungsionalitas sistem tidak dapat berjalan dan kegagalan tersebut tidak mempengaruhi pengguna sistem. Nomor ini tidak
didefinisikan dengan pasti , dan oleh karena itu membuat staf testing sulit mengestimasinya. Rex Black menyarankan untuk melibatkan sales, marketing, technical support, dan business analyst.
• Likelihood
Skala yang digunakan sebagai berikut: 1. Pasti mempengaruhi semua user.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan semua user yang berkaitan dengan sistem ataurequiement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya.
2. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement mengakibatkan beberapa(banyak) user yang berkaitan dengan sistem atau requiement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya.
3. Sepertinya akan mempengaruhi beberapa(banyak) user.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement mungkin mengakibatkan beberapa (banyak) user yang berkaitan dengan sistem atau requiement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya. 4. Pengaruh terbatas pada beberapa
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement mengakibatkan beberapa(sedikit) user yang berkaitan dengan sistem atau requirement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya.
5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada sistem atau requirement mengakibatkan user yang berkaitan dengan sistem atau requirement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya, namun jumlah user yang terpengaruh tidak dapat diidentifikasikan. Penomoran ini memerlukan baik penilaian teknis maupun pemahaman akan komunitas user. Oleh karena itu partisipasi programmer dan insinyur lain berasama business analyst, technical support, marketing dan sales sangat penting.
2.2.9
Fit / Gap Analysis2.2.9.1 Pengertian Fit / Gap Analysis
Menurut Pol dan Paturkar. (2011 :2), Fit Gap Analysis (FGA) adalah metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap). Fit Gap Analysis yang merupakan metodologi untuk membandingkan proses bisnis dan sistem pada perusahaan dengan fungsi sistem yang ada, dimana akan
