INF-986
PERANCANGAN PROGRAM APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN
PADA CV. PRIMA PONTIANAK
Nurfia Oktaviani Syamsiah
AMIK BSI Pontianak [email protected]ABSTRAK — Upaya memudahkan pengolahan penggajian, laporan dan slip gaji, memberikan informasi karyawan CV. PRIMA, dibutuhkan suatu perangkat lunak yang dapat mengolah data karyawan. Berdasarkan permasalahan tersebut, diperoleh hasil dengan ditemukannya kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk perangkat lunak yang dibangun. Analisis dilakukan dengan cara menganalisis kebutuhan, pengguna dan fasilitas yang dibutuhkan oleh perangkat lunak yang dibangun benar-benar bermanfaat.Berdasarkan hasil analisis permasalahan yang telah dilakukan sebelumnya, maka dapat dirancang suatu perangkat lunak dengan melakukan analisis data menggunakan perangkat lunak dengan metode waterfall. Tujuan utama dari penelelitian ini adalah dihasilkannya perangkat lunak penggajian karyawan yang dapat membantu dalam pengolahan data penggajian dan dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna di CV. PRIMA Pontianak. Kata Kunci: Program Penggajian Karyawan, Toko Sapphire NS, Perancangan Program
ABSTRACT - Efforts to facilitate the processing of payroll, report and salary slip, provide employee CV information. PRIMA, required a software that can process employee data. Based on these problems, the results obtained with the discovery of the necessary needs for software built. Analysis is done by analyzing the needs, users and facilities needed by the software built really useful.Based on the results of problem analysis that has been done before, it can be designed a software by performing data analysis using software with waterfall method. The main purpose of this research is the result of employee payroll software that can assist in processing payroll data and can display the information needed by the user in CV. PRIMA Pontianak.
Keywords: Employee Payroll Program, Sapphire NS Store, Program Design
PENDAHULUAN
Salah satu sistem yang digunakan oleh perusahaan swasta seperti CV. Prima adalah sistem penggajian, dalam sistem ini diperlukan prosedur yang baik sesuai dengan kebijakkan manajemen yang telah ditentukan. Sistem penggajian suatu perusahaan terdiri atas suatu jajaran gaji dan upah. karena memberikan suatu kerangka untuk menempatkan pekerjaan dalam berbagai golongan, untuk menentukan gaji perekrutan, kenaikan gaji atau yang
paling penting menangani masalah penggajian secara adil.
CV. Prima sebagai industri yang bergerak dalam bidang pembuatan mesin atau tekhnik industri, mengembangkan misi bangsa yang mempertimbangkan masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan industri yang meliputi bagaimana mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan sebagai suatu pengelolaan yang baik sehingga kerugiaan yang dialami dapat dihindari. Oleh karena itu diperlukan mekanik atau pengurus yang dapat mengendalikan segala kegiatan perusahaan dengan baik dan tentunya sesuai dengan aturan perusahaan itu sendiri, untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis memilih judul : “ Perancangan Program Aplikasi Penggajian Karyawan pada CV. Prima Pontianak ”
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Apakah Program Aplikasi Penggajian Karyawan pada CV. Prima Pontianak dapat mengurangi kesalahan, meningkatkan ketelitian, efisiensi dan efektifitas?
Ruang lingkup dari pembahasan dalam penelitian ini adalah sistem penggajian karyawan yang dimulai dari proses absensi karyawan, proses perhitungan gaji karyawan, proses pembuatan slip gaji.
BAHAN DAN METODE 2.1.Konsep Dasar Program
Program adalah rangkain bahasa pemmograman atau sederetan kode perintah yang sistematis yang digunakan untuk mengatur komputer agar melakukan suatu tindakkan tertentu.
Menurut Riana (2008:4) menyimpulkan bahwa :”Program adalah susunan perintah yang diberikan kepada komputer untuk melakukan sesuatu.”
Komputer pada dasarnya tidak akan melakukan apa-apa jika kita tidak memberi perintah. Akan tetapi, komputer adalah mesin yang sangat taat pada perintah yang kita berikan. Dia akan melakukan setiap perintah persis seperti yang kita perintahkan. Komputer hanya menjalankan perintah sesuai dengan program yang ada di dalamnya.Program komputer dibuat berdasarkan konsep algoritma, yaitu langkah-langkah penyelesaian masalah yang disusun secara sistematis. Langkah-langkah ini biasa disebut diagram alur atau dalam bahasa inggris disebut flowchart.
INF-987
2.2.Pengertian Visual BasicVisual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemograman komputer yang didalamnya terdapat perintah-perintah atau instruksi-instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu.
Menurut Suryo Binarto (2012:1) menyimpulkan bahwa Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB) merupakan sebuah bahasa pemmograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemmograman (COM).Visual Basic adalah pengembangan dari bahasa computer BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code).Bahasa Basic diciptakan oleh Profesor John Kemeny dan Thomas Eugene Kurtz dari Perguruan Tinggi Dartmouth pada pertengahan tahun 1960-an. Bahasa pemmograman tersebut tersusun mirip dengan bahasa Inggris yang biasa digunkan oleh para programmer untuk menulis program-program komputer sederhana yang berfungsi sebagai pembelajaran bagi konsep dasar pemmograman komputer.
2.3. Peralatan Pendukung (Tools Program) 1. Normalisasi
Normalisasi adalah merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya.
Menurut Nugroho (2010:5) menyimpulkan bahwa: Normalisasi sesungguhnya dapat dipahami sebagai tahapan-tahapan yang masing-masing berhubungan dengan bentuk normal (bentuk yang bebas dari anomali).Bentuk Normal adalah keadaan tabel (dalam terminologi sistem basis data relasional, menurut beberapa literatur yang menjadi acuan penulisan buku ini, sering juga disebut relasi) yang dihasilkan dengan menerapkan aturan sederhana berkaitan dengan konsep kebergantungan fungsional (functional dependency) pada relasi yang bersangkutan.
Secara garis besar sebagai berikut :
1) Bentuk Normal Pertama (1NF atau First Normal Form)
Bentuk normal pertama adalah bentuk relasi di mana atribut bernilai banyak (multivalues attribute) telah dihilangkan sehingga kita akan menjumpai nilai tunggal (mungkin saja nilai null) pada perpotongan setiap baris dan kolom pada tabel.
2) Bentuk Normal Kedua (2NF atau Second Normal Form)
Semua kebergantungan fungsional (fungsional dependency) yang bersifat sebagian (partial functional dependency) telah dihilangkan.
3) Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normal Form) Semua keberuntungan transitif (transitive dependency) telah dihilangkan.
4) Boyce- Code Normal Form (BCNF)
Semua anomali yang tersisa dari hasil penyempurnaan kebergantungan fungsional
(fungsional dependency) di atas telah dihilangkan. 5) Bentuk Normal Keempat (4NF atau Fourth Normal
Form)
Semua anomali yang bersal dari kebergantungan banyak nilai (multivalue dependency).
Field Key yang digunakan:
1. Candidate Key
Satu attribute atau satu set minimal attribute yang mengindentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
2. Primary Key
3. Satu attribute atau satu set minimal attribute yang tidak hanya mengindentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
4. Alternate Key
Candidate Key yang tidak terpilih sebagai Primary Key.
5. Foreign Key
Satu attribute atau set attribute yang melengkapi satu hubungan (relationship) yang menunjukkan ke induknya.
2. Diagram Alir Program (Flowchart)
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong programmer untuk memecahkan masalah yang kecil dan menolong dalam alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian
Menurut Rachmad (2010:40) memberikan batasan bahwa “Flowchart merupakan diagram alir yang digunakan untuk menggambar algoritma program” Bentuk Flowchart terdiri dari:
1) Bagan Alir Sistem
Bagan alir sistem (System Flowchart) merupkan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan didalam sistem.
2) Bagan Alir Dokument
Bagan Alir Dokument (document flowchart),
disebut juga bagan alir formulir (form flowcahart)
atau paper work. Adalah bagan alir yang menunjukkan arus laporan da formulir, termasuk tembusan-tembusannya, menggunakan simbol-simbol yang sama dengan bagan alir sistem. 3) Bagan Alir Skematik
Bagan alir skematik (schematic flowchart)
merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah proses program, dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.
INF-988
Bagan alir program (Program Flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah proses program, dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.
5) Bagan Alir Proses
Merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri, berguna bagi analis system untuk menggambarkan proses yang ada di dalam suatu prosedur. Bagan ini juga dapat menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yang lain serta waktu yang diperlukan.
3. HIPO (Hierarchy Input Proses Output)
HIPO (Hierarchy Input Proses Output)Sebagai alat desain dan untuk dokumentasikan dalam pengembangan sistem.
MenurutAl Fatta(2007:1) memberikan batasan bahwa “HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan pengembangan suatu sistem yang dikembangkan oleh IBM” HIPO dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan beberapa pengguna untuk kepentingan berbeda-beda, antara lain :
1) Seorang manejer dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk memperoleh gambaran umum sistem.
2) Seorang programer menggunakan HIPO untuk menetukan fungsi-fungsi dalam program yang dibuatnya.
3) Programer juga dapat menggunakan HIPO untuk mencari fungsi-fungsi yang dimodifikasi dengan cepat.
Teknik ini mempunyai beberapa tujuan utama.Pertama dapat dibuat struktur yang menggambarkan hubungan antara fungsi dalam program secara hierarkis.
Paket HIPO terdiri dari 3 jenis diagram, yaitu diagram daftar isi visual (Visual Table of content),
Diagram ringkas (over view diagram),dan diagram rinci
(detail diagram).
1) Daftar Isi Visual (DIV)
Diagram ini memuat semua modul yang ada dalam system berikut nama dan nomornya, yang nantinya akan diperinci dalam diagram ringkas dan diagram rinci. Dalam DIV juga bias dilihat fungsi-fungsi utama yang menyusun sebuah sistem dan hubungan antar fungsi tersebut.
1) Diagram Ringkas
Diagram ringkas menerangkan input, proses dan output dari system. Diagram ringkas menggambarkan input dan output dari fungsi-fungsi yang telah didefinisikan dalam daftar isi visual. 2) Diagram Rinci
Diagram rinci HIPO digunakan untuk memperinci input, proses, dan output yang telah digambarkan dalam diagram ringkas.
4. Struktur Kode
Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus.
Menurut Sutanta (2004:197) menyimpulkan “ Secara umum, basis data yang baik dapat dicapai dengan cara merancang basis data dalam bentuk yang optimal (sebagian besar tercapai dalam bentuk 3NF). Basis data yang optimal akan memberikan keuntungan, antara lain : 1) Efisiensi penggunaan media penyimpanan yang
tinggi.
2) Akses data dapat dilakukan dengan cepat dan mudah
3) Pemeliharaan dan pengolahaan data dapat dilakukan dengan mudah
4) Terjaganya konsistensi dan integritas data
Penggunaan kode-kode data dalam basis data merupakan salah satu bagian upaya optimalisasi basis data.Kode-kode data sangat sering kita jumpai dalam catatan-catatan manual maupun basis data.Kode-kode tersebut umumnya digunakan untuk mencirikan data atau memudahkan pengolahan.
Kode-kode data yang diguakan dalam basis data dapat diklasifikasikan dalam dua macam, yaitu :
1) Kode Eksternal (User Defined Code)
Kode eksternal adalah kode-kode yang disusun para pemakai awam (end user).Kode ini mewakili kode-kode yang telah lazim digunakan secara terbuka dan telah dikenal baik oleh para pemakai.Kode eksternal umumnya telah digunakan dalam catatan-catatan manual sehari-hari.Kode eksternal umumnya dapat diadopsi secara langsung sebagai dasar penyusunan struktur relasi.
Contoh: kode eksternal adalah NIM, NIK, Kode_Mata_Kuliah, Kode_Barang, Kode_Ruang, Kode_Buku, Golongan, Jenis_Kelamin, dan masih banyak lagi.
2) Kode Internal (Systems Code)
Kode internal adalah kode-kode yang disusun oleh perancang basis data.Kode ini mewakili kode-kode baru yang dirancang dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi penggunaan media penyimpanan data.Perancangan kode internal ini diusahakan agar cukup mudah dipahami oleh para pemakai. Kode internal tidak harus dirancang pada attribute kunci saja.
Contoh: kode internal adalah Kode_kabupaten, Kode_Provinsi, Kode_pekrjaan, Kode_Sopir, dan masih banyak lagi. Selama ini data-data dalam contoh kode internal tersebut tidak pernah dikodekan.
INF-989
HASIL DAN PEMBAHASANCV. Prima diawali dari berdirinya bengkel Prima pada tahun 2002 di Sungai Raya Dalam. Karena semakin meningkatnya kepercayaan masyarakat, instansi pemerintah maupun swasta pada hasil produk bengkel ini maka pendiri mengembangkan usaha dalam bentuk CV pada tahun 2005. Kegiatan usaha CV Prima pada saat ini dibidang permesinan yaitu pembuatan permesinan tepat guna, alat-alat pertanian dan jasa pabrikasi dan jasa pengelasan, pekerjaan konstruksi baja dan Perawatan dan perbaikan mesin, dan pembuatan mesin-mesin industri rumah tangga yang tidak umum diperjualbelikan di pasar bebas. Kegiatan ini dilakukan di bengkel Prima yang berlokasi di Komplek Taman Sungai Raya Ruko No.6, Sungai Raya Dalam Pontianak.
Tinjauan Kasus
Teknologi informasi sangat pesat sekali kemajuannya. Kecepatan pengaksesan serta pengolahan data sangat perlu sekali dalam mengatasi setiap permasalahan yang ada di dalam perusahaan. Sehingga data informasi yang akan disampaikan dapat tepat waktu, akurat, relevan serta penghematan ruang penyimpanan data dalam arti mengurangi penyimpanan arsip yang kurang perlu dan dapat membantu mempercepat dalam mengambil keputusan.
Pada CV. Prima belum terkomputerisasi dalam pengolahan data dalam sistem penggajiannya meskipun sudah menggunakan komputer. Oleh karena itu, diperlukan sistem komputer yang terprogram berbasis Visual sebagai pemecahan masalah dari sistem yang lama.
Normalisasi
Normalisasi ini diambil dari salah satu dokumen keluaran yang sudah dirancang oleh penulis. Batasan normalisasi, sebagai berikut : Rancangan dokumen keluaran (cukup hanya satu buah dokumen) yang mewakii keseluruhan dan Attribute/field yang digunakan hanya yang mewakili suatu dokumen (pengembangan ada pada spesifikasi file).
No_ND * Tanggal Lampiran Perihal No_NKA * Kepada Angg_Yg_Tersedia Pekerjaan Fasilitas Biaya Lain_lain Angg_Tersedia Angg_Tdk_Tersedia No_ND ** No_HPS * Tanggal Unit_ST Nomor Nm_Brg Kuantitas Hrg_Satuan Hrg_Jlh Keterangan No_SUP ** No_NKA ** No_BAPPB * Tanggal Perantaraan Dari_unit Nomor Nm_Spek_Brg Satuan Banyaknya Hrg_satuan Jumlah PPN Total_Jlh No_SP ** Kd_Brg ** No_SP * Tanggal Unit_ST Unit_Pemakai Kd_Brg * Nm_Spek_brg Jlh_Satuan Keterangan No_HPS ** No_Sup * Tanggal Nomor Nm_Spek_Brg Jlh_Permintaan Keb_Bln Keb_Thn Harga Keterangan Unit_Pemakai No_BPK * Tanggal Keterangan Jumlah Terbilang No_BPB ** No_Reg ** No_BPB * Tanggal Unit_Pemakai No_Reg * Nm_Brg Jlh_Diberikan Hrg_Satuan Jumlah Terbilang Kd_Brg ** No_BPAPPB ** No_LPB * Nomor Tanggal Bulan Nm_Spek_Brg Satuan Banyaknya Hrg_Satuan Jumlah PPN Sub_Total Jumlah No_BPK ** Tabel Nota Dinas
Tabel NKA Tabel HPS
Tabel BAPPB
Tabel SP Tabel SUP
Tabel BPK
Tabel BPB Tabel LPB
Gambar 1. Normalisasi
Struktur Kode
Tujuan pembuatan atau penggunaan kode pada komputerisasi sistem adalah agar dapat memudahkan tugas penyimpanan data-data, sehingga memerlukan waktu yang relatif lebih singkat, dan juga dapat memperkecil terjadinya kesalahan dalam hal mengelola data. Struktur kode tertera pada Gambar 2.Setiap mekanik harus memiliki nip masing-masing sehingga mudah di akses dari masing-masing data.
X X X 0 0 0 Identitas Mekanik Nomor Urut 1 0 0 N K M Contoh : Identitas Mekanik Nomor Urut Ket : MKN = Untuk Identitas Mekanik
Gambar 2. Struktur Kode
Spesifikasi Program
Adapun spesifikasi program dalam sistem aplikasi penggajian adalah sebagai berikut :
1. Log in
Nama Program : Log In
Fungsi :Sebagai media verifikasi untuk bias masuk ke menu utama program
INF-990
Gambar 3. Form Log In 2. Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program :Menu Utama
Fungsi Program :Untuk menampilkan keseluruhan menu utama dari sebuah program.
Gambar 4. Menu Utama 3. Menu Penggajian KAryawan
Nama Program : Menu Penggajian Karyawan Fungsi : Untuk mengolah data gaji Karyawan
Gambar 5. Menu Penggajian 4. Cetak Laporan Absen Karyawan
Nama Program : Cetak Laporan Absensi Karyawan
Fungsi : Untuk mencetak Laporan Absensi Karyawan
Gambar 6. Menu Cetak LAporan Absen KAryawan 5.Cetak Laporan Gaji Karyawan
Nama Program : Cetak Laporan Gaji Karyawan
Fungsi : Untuk Mencetak LAporan GAji Karyawan
INF-991
Gambar 7. Menu Cetak Laporan Gaji KAryawan 6. Cetak Slip Gaji KAryawan
Nama Program : Submenu Cetak Slip Karyawan
Fungsi Program : Untuk Mencetak Slip gaji
Gambar 8. Menu Cetak Slip Gaji
4. Spesifikasi Sistem Komputer
Sistem dikatakan baik dan akan berhasil digunakan dan diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur dan beberapa aspek antara lain, perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software),
dan pemakai (Brainware). Diantara unsure tersebut yaitu prasarana atau peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi sistem yang diusulkan.
Perangkat keras (Hardware) adalah seluruh komponen yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya. Adapun perangkat keras yang penulis usulkan, sebagai berikut :
Monitor : 14.0” HD LED LCD;
Proccessor: Intel(R) Pentium(R) CPU P6100
Memory : 1 GB DDR3
Harddisk : 320 GB
Flopy Disk : 3,5” (1.44MB)
Keyboard : 102 Keys Printer : Dot Matriks
Mouse : PS/2
Bagian penting lain yang mendukung program adalah perangkat lunak (Software) yang digunakan dalam mengeksekusi program aplikasi serta sistem operasi yang akan digunakan untuk menjalankan program tersebut. Adapun perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan program aplikasi penggajian karyawan adalah : Operasi Sistem : Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Seven; Bahasa Pemmograman:
Microsoft Visual Basic 6.0; Database: Microsoft Acces
2007.
KESIMPULAN
penggajian pada CV. Prima dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0. Penulis simpulkan bahwa :
a. Peranan komputer sangat penting dalam melakukan kegiatan pengolahan data mulai dari input data, menyimpan data, merubah data serta menghapus data sehingga menghasilkan informasi yang tepat dan akurat.
b. Hasil dari pembuatan program aplikasi ini dapat memberikan informasi yang akurat, memperjelas dan mempermudah dalam pengolahan data.
Dengan pembuatan program ini dapat mencegah terjadinya pencatatan kegiatan penggajian yang keliru atau data yang hilang dan dengan adanya program ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas dan mutu kinerja yang baik dengan waktu yang efisien.
REFERENSI
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset.
Binarto, Suryo. 2012. Tip & Trik Membuat Program Penjualan Menggunakan Visual Basic 6.0. Jakarta Selatan: PT Trans Media.
Hakim ,Rachmat. 2010. Panduan Instan CorelDRAW X5. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Nugroho, Adi. 2010. Mengembangkan Aplikasi Basis Data Menggunakan C# + SQL Server. Yogyakarta: CV. Andi Offset.
Riana, Deny. 2008. Hardware Dan Software. Jakarta Timur: CV. Citra unggul Laksana
SubaridanYuswanto. 2008. Pemograman Visual Basic 6.0. Jakarta: Cerdas Pustaka Publisher.
Sutanto, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Yokyakarta: Graha Ilmu.
Winpac Solution. 2007. Mudah Menguasai Microsoft Acces
