LAPORAN KINERJA
BIRO UMUM DAN PENGADAAN
TAHUN 2017
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PERTANIAN
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Dasar penyusunan laporan ini adalah Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Penetapan Kinerja dan Tata Cara Reviu atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, serta Peraturan Menteri Pertanian Nomor 50 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Sistem akuntabilitas Kinerja Kementerian Pertanian.
Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) merupakan salah satu unsur instrumen yang sangat penting guna mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik, transparan, akuntabel dan bersih dari praktek-praktek penyimpangan dari pelaksanaan tugas.
Biro Umum dan Pengadaan Sebagai salah satu unit kerja yang berada dibawah Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian, maka juga berkomitmen penuh untuk mendukung reformasi ini.
2. Kedudukan, Tugas dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor
43/PERMENTAN/OT.010/8/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Pertanian, Biro Umum dan Pengadaan merupakan salah satu unsur pelaksana di Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian Untuk mewujudkan dukungan tersebut, maka Biro Umum dan Pengadaan mempunyai
tugas melaksanakan koordinasi, dan penyelenggaraan
kearsipan, ketatausahaan, kerumahtanggaan, serta layanan pengadaan barang dan jasa. Dengan menjalankan fungsi yang mencakup:
2. Pelaksanaan urusan ketatausahaan; 3. Pelaksanaan urusan kerumahtanggaan; 4. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa;
5. Pemberian layanan dan pembinaan pengadaan barang dan jasa; dan 6. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Biro Umum dan
Pengadaan.
3. Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, Biro Umum dan Pengadaan pada tahun 2016 melaksanakan kegiatan penyelenggaraan Kearsipan dan ketatausahaan, kerumahtanggaan, serta layanan pengadaan barang dan jasa, dengan kegiatan:
1. Koordinasi Penyelenggaraan Kearsipan dan Ketatausahaan
Kementerian dan Pimpinan, penggandaan bahan dan dokumen
pimpinan, serta bahan bimbingan ketatausahaan.
2. Koordinasi pemeliharaan sarana dan prasarana kantor pusat, urusan keamanan dan ketertiban kantor pusat, sarana angkutan pegawai, serta kerumahtanggaan pimpinan
3. Koordinasi Layanan Pengadaan Barang dan Jasa.
(Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan dapat dilihat pada Lampiran 1. 3.1. Bagian Kearsipan dan Tata Usaha
Bagian Kearsipan dan Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan.
Bagian Kearsipan dan Tata Usaha, mempunyai tugas melaksanakan urusan Kearsipan dan ketatausahaan, dan menyelenggarakan fungsi:
a. Pelaksanaan pengelolaan arsip dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan Kementerian Pertanian.
b. Pelaksanaan urusan penerimaan surat masuk dan surat keluar serta bimbingan ketatausahaan Kementerian Pertanian.
c. Pelaksanaan urusan tata usaha Sekretaris Jenderal dan Staf Ahli. d. Pelaksanaan Tata Usaha Menteri
e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Biro Umum dan Pengadaan.
Bagian Tata Usaha terdiri dari :
1. Subbagian Kearsipan mempunyai tugas melakukan urusan pengelolan arsip dan dokumentasi, serta Penyiapan bahan bimbingan kearsipan Kementerian Pertanian;
2. Subbagian Persuratan mempunyai tugas melakukan urusan penerimaan surat masuk dan surat keluar dan pelaksanaan bimbingan ketatausahaan Kementerian Pertanian;
3. Subbagian Kearsipan dan Tata Usaha melakukan urusan tata usaha Sekretaris Jenderal dan Staf Ahli;
pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Biro Umum dan Pengadaan.
4. Subbagian Tata Usaha Menteri melakukan urusan pelayanan tata usaha Menteri.
3.2. Bagian Rumah Tangga
Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan urusan
kerumahtanggaan.
a. Sub Bagian Pemeliharaan, melakukan tugas urusan pemeliharaan sarana dan prasarana Kantor Pusat, Rumah Dinas Jabatan, dan Wisma.
b. Sub Bagian Keamanan dan Transportasi, melakukan tugas urusan keamanan dan ketertiban Kantor Pusat Rumah Dinas Jabatan, dan Wisma, serta angkutan pegawai Sekretariat Jenderal.
c. Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan, melakukan tugas urusan pelayanan rumah tangga pimpinan
Bagian Rumah Tangga terdiri dari:
1. Subbagian Pemeliharaan, melaksanakan 2 (dua) kegiatan yaitu : (a). Penyelenggaraan pemeliharaan; (b). Honor Pramubakti
2. Subbagian Keamanan dan Transportasi, melaksanakan 3 (tiga) kegiatan yaitu : (a) Operasional Kesekretariatan Kantor; (b) Operasional Pengamanan Kantor (c) Operasional perawatan kendaraan.
3. Subbagian Rumah Tangga Pimpinan, melaksanakan 3 (tiga) kegiatan yaitu : (a) Penyelenggaraan Operasional Pimpinan (b) Kesekretariatan Rumah Tangga Menteri (c) Penyelenggaraan Sub Rumah Tangga Pimpinan
3.3. Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa
Bagian Layananan Pengadaan Barang dan Jasa mempunyai tugas melaksanakan pelayanan administrasi, pelayanan administrasi, penyiapan pembinaan, perencanaan, dan pemantauan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan menyelenggarakan fungsi:
a. Pemberian layanan administrasi pengadaan barang dan jasa.
b. Penyiapan pembinaan, perencanaan dan pemantauan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa terdiri dari:
a. Sub Bagian Administrasi Pengadaan Barang dan Jasa, mempunyai tugas melakukan pemberian pelayanan administrasi pengadaan barang dan jasa. b. Sub Bagian Perencanaan dan Pemantauan Pengadaan Barang dan Jasa
mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pembinaan, perencanaan dan pemantauan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
3.4. Kelompok Jabatan Fungsional
Pada Biro Umum dan Pengadaan terdapat Kelompok Jabatan Fungsional, yaitu Jabatan Fungsional Arsiparis dan Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa serta Fungsional Paramedis yang mempunyai tugas melakukan kegiatan
sesuai dengan jenjang jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4. Sumber Daya Manusia Biro Umum dan Pengadaan
Jumlah Sumberdaya Manusia (SDM) yang mendukung pelaksanaan kegiatan di Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017 sebanyak 290 orang, dengan sebaran sebagai berikut :
Secara rinci perkembangan pegawai Biro Umum dan Pengadaan berdasarkan jenjang pendidikan, golongan dan jenis kelamin pada Tahun 2017 dapat dilihat pada tabel:
Tabel. 1 Jumlah Pegawai Biro Umum dan Pengadaan berdasarkan Jenis kelamin dan pendidikan
No Jenis Kelamin S3 S2 S1 D4 SM D3 D2 D1 SLTA SLTP SD Jumlah
1 Laki-Laki 4 21 49 0 0 4 0 0 103 3 2 186
2 Perempuan 1 23 28 0 1 23 0 0 28 0 0 104
Tabel. 2 Jumlah Pegawai Biro Umum dan Pengadaan berdasarkan Berdasarkan Golongan dan Pendidikan
No Gol/Ruang S3 S2 S1 D4 SM D3 D2 D1 SLTA SLTP SD Jumlah
1 I 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1
2 II 0 0 0 0 0 12 0 0 19 2 2 35
3 III 0 28 77 0 1 15 0 0 112 0 0 233
4 IV 5 16 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21
BAB II
PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KINERJA
1. Rencana Strategis
Tahun 2015 Awal Berdirinya Biro Umum dan Pengadaan adalah Biro Umum dan Pengadaan merupakan salah satu unit kerja Eselon II di Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian. Secara keprograman Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian bertugas melaksanakan fungsi manajemen pendukung dan pelaksanaan tugas teknis lainnya. Sedangkan Biro Umum dan Pengadaan
melaksanakan fungsi manajemen mendukung pelaksanaan kegiatan
Kementerian Pertanian, khususnya pada aspek manajemen pelayanan
administrasi dan layanan pengadaan barang dan jasa.
Berdasarkan disusun sebagai perwujudan amanah Undang- Undang Nomor 17 tahun 2008 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2005-2025 dan Peraturan Presiden RI Nomor 2 tahun 2015 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMN) 2015-2019. Reformasi perencanaan dan penganggaran ini mensyaratkan adanya keterkaitan antara perencanaan dan pendanaan program dan kegiatan dengan kinerja program dan kegiatan, serta capaian kinerja dengan akuntabilitas organisasi. Program disusun secara hierarkis agar dapat menjelaskan hubungan logis antar prioritas perencanaan organisasi, program, kegiatan, indikator kinerja dan pendanaan. RENSTRA Biro Umum dan Pengadaan, sebagai turunan dari RENSTRA Sekretariat Jenderal, memiliki peran dan fungsi yang sangat penting, karena memuat kegiatan yang dilengkapi dengan output, target, alokasi pendanaan, dan indikator kinerja.
Dengan demikian, RENSTRA Biro Umum dan Pengadaan 2015-2019 ini akan menjadi pedoman bagi penyusunan Rencana Kerja, RKA-KL, serta evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan Biro Umum dan Pengadaan setiap tahunnya selama kurun waktu tahun 2015-2019.
1.1. Visi
Terwujudnya pelayanan prima dalam penyelenggaraan pengelolaan Kearsipan dan Ketatausahaan, Kerumahtanggaan, serta Layanan Pengadaan Barang dan Jasa.
1.2. Misi
Untuk mewujudkan Visi tersebut Biro Umum dan Pengadaan menetapkan misi sebagai berikut:
1. Melakukan koordinasi penyelenggaraan Kearsipan dan Tata Usaha; 2. Melakukan koordinasi pelaksanaan kerumahtanggaan;
3. Melakukan koordinasi pelaksanaan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa
1.3. Tujuan
Visi dan Misi, maka tujuan organisasi yang akan dijalankan oleh Biro Umum dan Pengadaan selama periode tahun 2015 - 2019 adalah :
1. Meningkatkan kualitas pengelolaan Kearsipan dan ketatausahaan yang menunjang kinerja Pimpinan dan Kementerian.
2. Meningkatkan pengelolaan kerumahtanggaan Kementerian dalam rangka kenyamanan, keselamatan serta keamanan dan ketertiban lingkungan kerja serta pelayanan kerumahtanggaan pimpinan.
3. Melaksanakan pengelolaan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa 1.4. Sasaran
Sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai, maka ditetapkan sasaran sebagai berikut :
1. Terwujudnya Penyelenggaraan Ketatausahaan Kementerian dan Pimpinan, penggandaan bahan dokumen pimpinan, serta bahan bimbingan ketatausahaan.
2. Terpenuhinya pemeliharaan sarana dan prasarana Kantor Pusat, urusan keamanan dan ketertiban kantor pusat, penyediaan sarana angkutan pegawai, serta operasional kerumahtanggaan pimpinan. 3. Meningkatnya kapasitas SDM Teknisi gedung, Satpam, Supir dan
Pramubakti melalui pelatihan teknis dan pembinaan selektif. 1.5. Kebijakan
Menyusun rumusan penyelenggaraan Kearsipan dan ketatausahaan, kerumahtanggaan serta Layanan Pengadaan Barang dan Jasa
1.6. Strategi
1. Meningkatkan kualitas Mengelola penyelenggaraan administrasi Kearsipan dan Ketatausahaan Kementerian Pertanian dan pimpinan. 2. Mengembangkan dan menyelenggarakan Tata Naskah Dinas serta
menerapkan Elektronisasi Tata Naskah Dinas, serta penggandaan bahan pimpinan secara baik.
3. Meningkatkan urusan pelayanan keamanan dan ketertiban Kantor Pusat, Wisma Pertanian, Rumah Jabatan dan Bangunan Pusat Promosi Hasil Pertanian
4. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemeliharaan sarana dan prasarana Kantor Pusat Kementan, Wisma Pertanian, Rumah Jabatan, dan Bangunan Pusat Promosi Hasil Pertanian.
5. Meningkatkan urusan pelayanan angkutan meliputi kendaraan dinas dan angkutan pegawai.
6. penyelenggaraan Pelayanan Pimpinan yang menunjang kinerja pimpinan dan kementerian;
7. Mengelola dan menyelenggarakan administrasi pengadaan barang dan jasa
8. Melakukan pembinaan, perencanaan dan pemantauan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
2. Perjanjian Kinerja (PK) Tahun 2017
Dalam rangka mewujudkan sasaran Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2016 dan sesuai dengan Perjanjian Kinerja (PK) Biro Umum dan Pengadaan Tahun
2017, maka ditetapkan sasaran strategis, yaitu Peningkatan pelayanan
administrasi, ketatausahaan dan kerumahtanggaan serta terlaksananya pengadaan barang dan jasa.
Berikut adalah Tabel Penetapan Kinerja (PK) Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017.
Tabel 1. Penetapan Kinerja (PK) Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017
No Sasaran Program / Kegiatan Indikator Kinerja Target
(1) (2) (3) (4)
Penyelenggaraan kearsipan dan ketatausahaan, Kerumahtanggaan serta Pengelolaan Layanan
Pengadaan Barang Jasa.
1. Ketersediaan Arsip Dinamis In Aktif Unit Kearsipan Kementerian Pertanian. (%)
82
2. Tingkat kepuasan pengguna sarana dan prasarana Kantor Pusat lingkup Sekretariat Jenderal. (Indeks)
80
3. Indeks Kepuasan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa. (Indeks)
82
3. Kegiatan Biro Umum dan Pengadaan
Dalam rangka mencapai sasaran, Biro Umum dan Pengadaan melaksanakan kegiatan sebagai berikut :
1. Ketersediaan Arsip Dinamis In Aktif Unit Kearsipan Kementerian Pertanian, dengan capaian target :
a. Melakukan pengelolan arsip dan dokumentasi, serta Penyiapan bahan bimbingan kearsipan Kementerian Pertanian;
b. Melakukan urusan penerimaan surat masuk dan surat keluar dan pelaksanaan bimbingan ketatausahaan Kementerian Pertanian;
c. Melakukan urusan tata usaha Sekretaris Jenderal dan Staf Ahli; pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Biro Umum dan Pengadaan.
d. Melakukan urusan pelayanan tata usaha Menteri.
2. Tingkat kepuasan pengguna sarana dan prasarana Kantor Pusat Kementerian Pertanian, dengan capaian target :
a. Melakukan urusan pemeliharaan sarana dan prasarana Kantor Pusat, rumah dinas jabatan dan wisma.
b. Melakukan urusan keamanan dan ketertiban Kantor Pusat, rumah dinas jabatan, wisma, serta pengelolaan tranportasi pegawai Sekretariat Jenderal.
c. Melakukan urusan pelayanan rumah tangga pimpinan
3. Indeks Kepuasan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa serta
Terlaksananya Pengadaan Barang dan Jasa dengan capaian target:
a. Melakukan urusan pemberian pelayanan administrasi pengadaan barang dan jasa.
b. Melakukan penyiapan pembinaan, perencanaan, dan pemantauan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
BAB III AKUNTABILITAS
KINERJA BIRO UMUM DAN
PENGADAAN
1. Kriteria Ukuran Keberhasilan Pencapaian Sasaran
Kriteria ukuran keberhasilan pencapaian sasaran keberhasilan Tahun 2017 pada Biro Umum dan Pengadaan ditetapkan berdasarkan penilaian capaian melalui metode scoring, yaitu: (1) Sangat Berhasil (capaian > 100 persen), (2) Berhasil (capaian 80-100 persen), (3) Cukup Berhasil (capaian 60-80 persen), dan (4) Kurang Berhasil (capaian <60 persen) terhadap sasaran yang telah ditetapkan.
2. Pencapaian Sasaran Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017
Biro Umum dan Pengadaan telah menetapkan Indikator Kinerja sebagai alat ukur keberhasilan. Capaian Indikator Kinerja Biro Umum dan Pengadaan sebagaimana dalam Penetapan Kinerja 2017 yang disajikan pada Tabel 2. berikut ini:
Tabel 2. Capaian Indikator Kinerja Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017
No Sasaran Program / Kegiatan
Indikator Kinerja Target Capaian
(1) (2) (3) (4) Penyelenggaraan kearsipan dan ketatausahaan, Kerumahtanggaan serta Pengelolaan Layanan Pengadaan Barang Jasa.
1. Ketersediaan Arsip Dinamis
In Aktif Unit Kearsipan
Kementerian Pertanian. (%)
82 90
2. Tingkat kepuasan pengguna sarana dan prasarana Kantor
Pusat lingkup Sekretariat
Jenderal. (Indeks) 80
75
3. Indeks Kepuasan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa.
(Indeks) 82 71
Dari Tabel 2. di atas menunjukkan bahwa, dari 3 (tiga) indikator kinerja tersebut dapat dikatakan sudah tercapai 100% (berhasil).
3. Evaluasi Kinerja
3.1 Hasil evaluasi kinerja kegiatan dan penilaian atas pencapaian sasaran strategis Kategori Berhasil (tercapai 100%)Kegiatan yang dikategorikan Berhasil adalah :
A. Ketersediaan Arsip Dinamis Inaktif Pusat Arsip Kementerian Pertanian Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengelolaan arsip dan dokumentasi Kementerian Pertanian, Biro Umum dan Pengadaan pada tahun 2017 ini menetapkan Ketersediaan Arsip Dinamis Inaktif Pusat Arsip Kementerian Pertanian sebagai target yang menjadi indikator kinerja pengelolaan arsip Kementerian Pertanian. Ketersediaan Arsip Dinamis Inaktif Pusat Arsip Kementerian Pertanian ditetapkan menjadi indikator kinerja pengelolaan arsip, karena pada dasarnya pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik.
Pasal 37 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa Pimpinan unit kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik, sedangkan Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif. Sesuai dengan peraturan tersebut di atas, Ketersediaan arsip dinamis dibatasi pada ketersediaan arsip dinamis inaktif pada Pusat Arsip Kementerian Pertanian. Ketersediaan arsip ini diukur berdasarkan jumlah koleksi arsip inaktif koleksi Pusat Arsip Kementerian Pertanian yang telah ditata dan didata dibandingkan dengan keseluruhan arsip inaktif yang menjadi koleksi Pusat Arsip Kementerian Pertanian.
Keseluruhan koleksi arsip inaktif Pusat Arsip Kementerian Pertanian sampai dengan tahun 2017 adalah sebanyak 17.866 boks arsip. Angka ini diperoleh dari total keseluruhan volume arsip tertata yang ada di gedung arsip ditambah dengan total volume arsip belum tertata di gedung arsip.
Total volume arsip tertata di gedung arsip sampai dengan tahun 2017 adalah sebesar 17.490 boks arsip. Volume arsip tertata sebesar 17.490 boks arsip diperoleh dari volume arsip tertata di gedung arsip sampai dengan tahun 2016 ditambah jumlah arsip yang ditata pada periode tahun 2017, arsip yang dipindahkan pada periode tahun 2017, serta dikurangi arsip yang dimusnahkan dan diserahkan pada periode tahun 2017, sebagaimana tertuang dalam Tabel sebagai berikut :
NO DATA ARSIP VOLUME
1 Jumlah arsip tertata di Gedung Arsip s.d akhir tahun 2017 13,651 Boks
2 Jumlah Penataan arsip tahun 2017 976 Boks
3 Jumlah pemindandahan arsip tahun 2017
Biro Organisasi dan Kepegawaian (28 Boks) Biro Keuangan dan Perlengkapan (82 Boks) Biro Keuangan dan Perlengkapan (259 Boks) Biro Kerja Sama Luar Negeri (93 Boks)
Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan (504 Boks) Biro Hukum (9 Boks)
Biro Perencanaan (31 Boks)
1,006 Boks
4 Jumlah arsip yang dimusnahkan 272 Boks
5 Jumlah arsip yang diserahkan 17 Boks
Berdasarkan keterangan dan tabel tersebut diatas, total volume arsip tertata sampai dengan tahun 2016 adalah sebesar 13.651 boks arsip dengan perhitungan sebagai berikut : (13,651 boks + 976 boks + 1,006 boks) - (272 boks +17 boks) = 15.344 boks. Volume arsip belum tertata yang terdapat pada gedung arsip sampai dengan tahun 2016 adalah sebesar 1,479 boks arsip, ditambah dengan arsip kacau ex Ditjen Pengolahan dan Pemasaran Pertanian dan Biro Organisasi dan Kepegawaian terdapat penambahan
volume arsip belum tertata sebanyak 1313 Boks. Volume arsip belum tertata sebesar 1816 boks arsip diperoleh dari volume arsip belum tertata di gedung arsip sampai dengan tahun 2016 ditambah arsip belum tertata yang masuk pada tahun 2017 dikurangi volume arsip hasil penataan yang dilakukan pada periode tahun 2017, sebagaimana tertuang dalam Tabel sebagai berikut :
NO DATA ARSIP VOLUME
1 Jumlah arsip belum tertata di Gedung Arsip s.d akhir tahun
2016 1,479 Boks
2 Jumlah Arsip belum tertata yang masuk pada tahun 2017 1313 Boks
3 Jumlah Penataan arsip tahun 2017 976 Boks
Berdasarkan keterangan dan tabel tersebut diatas, total volume arsip belum tertata sampai dengan tahun 2017 adalah sebesar 1,816 boks arsip dengan perhitungan sebagai berikut : (1,872 boks + 1313 Boks) - 976 boks.
Berikut ini adalah tabel pengukuran Ketersediaan Arsip Dinamis Inaktif Pusat Arsip Kementerian Pertanian :
Tabel pengukuran Ketersediaan Arsip Dinamis Unit Kearsipan I Kementan :
Total Jumlah Arsip Tertata dan Terdata
Total Jumlah Arsip Belum Tertata dan Terdata
Total Jumlah Arsip Pusat Arsip Kementerian Pertanian
Jumlah Persentase Jumlah Persentase Jumlah Persentase
16,320
boks 90 % 1,816 boks 10 % 18,136 boks 100 %
Berdasarkan tabel tersebut di atas, pencapaian target Ketersediaan Arsip Dinamis Unit Kearsipan I Kementerian Pertanian adalah sebesar 90 % dari 83% target yang ditetapkan.
Dalam rangka meningkatkan mutu pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Pertanian sebagai upaya pengawasan dan penyelamatan arsip sebagai bukti akuntabilitas Instansi dilaksanakan kegiatan sebagai berikut :
1. Jabatan Fungsional Arsiparis
2. Penataan, Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip 3. Pengawasan Kearsipan
4. Seleksi Arsiparis Teladan
5. Pelaksanaan Elektronisasi Kearsipan
Permasalahan :
1. Pemahaman akan pentingnya arsip dalam pengelolaan Kearsipan dimasing-masing unit kerja belum ada.
2. Sumber daya manusia yang memiliki sertifikat keahlian Kearsipan di alihtugaskan pada pekerjaan lain.
3. Tingkat pemahaman Sumber daya manusia yang berstatus arsiparis dilingkup pekerjaan Kearsipan berbeda-beda .
Harapan Kedepan :
1. Belum konsistennya komitmen pimpinan masing-masing unit kerja
2. Terbatasnya Sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dibidang Kearsiapan terbatas.
3. Membuat perencanaan pekerjaan lelang lebih cepat
Solusi Tindak Lanjut :
1. sosialisasi gerakan peduli arsip agar pemahaman akan pentingnya arsip dalam
pengelolaan kearsipan dimasing-masing unit kerja meningkat.
2. Surat Edaran sebagai bentuk tindak lanjut penegakan peraturan disampaikan
secara berjenjang agar dapat menjaga konsistensi atas komitmen pimpinan
dimasing-masing unit kerja.
3. Peningkatan kwantitas dan kwalitas SDM yang sehingga dapat meningkatkan
4. Memonitor keberadaan dan kinerja SDM agar dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai Arsiparis sesuai dengan tingkat jenjang jabatannya.
5. Pengembangan kapasitas SDM Arsiparis untuk dapat bersaing dikancah nasional
6. Menyelesaikan proses pembenahan fisik, secara perlahan masuk dalam pemberkasan alur informasi.
B. Tingkat Kepuasan Pengguna Sarana dan Prasarana Kantor Pusat Lingkup Sekretariat Jenderal.
Guna memenuhi fasilitasi kebutuhan sarana dan prasarana di Kantor Pusat Kementerian Pertanian. Dalam upaya mencapai tujuan dimaksud, maka pada Tahun 2017 telah dilakukan kegiatan bidang pelayanan kerumahtanggaan. Adapun kegiatan yang telah dilakukan yaitu :
a. Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana Kantor Pusat Kementerian Pertanian.
b. Melakukan koordinasi pengaturan perparkiran kendaraan, pelaksanaan pengamanan dan ketertiban kantor.
Beberapa hal yang mendorong pencapaian keberhasilan dalam layanan sarana dan prasarana, perlu diperbaiki. Beberapa kegiatan yang dilaksanakan pada Tahun 2017 antara lain berupa :
1. Melaksanakan pekerjaan Cleaning Service di lingkup Kantor Pusat, kegiatan ini dilaksanakan selama 12 bulan
2. Pelaksanaan pekerjaan sewa
3. Pemeliharaan Gedung Kantor Pusat
4. Pekerjaan Pemeliharaan Halaman Gedung Kantor Pusat 5. Perbaikan Taman dan Halaman Kantor Pusat
6. Pemeliharaan rumah jabatan dan halaman, 7. Pemeliharaan Wisma Tani dan Halaman,
8. Pemeliharaan rumah Wisma Cipayung dan halaman,
9. Pemeliharaan Pusat Promosi Komoditas Pertanian Pasar Minggu 10. Pemeliharaan Peralatan dan Mesin,
Sebagai bahan masukan untuk peningkatan pelayanan Biro Umum dan Pengadaan Bagian Rumah Tangga melakukan jajak pendapat melalui kuesioner terkait Kepuasan Pengguna Sarana dan Prasarana Kantor Pusat lingkup Sekretariat Jenderal yang diedarkan dan diperoleh capaian nilai sebesar 75,05% untuk Tahun 2017 dikategorikan Baik artinya kualitas pelayanan sarana dan prasarana berhasil meningkat sebesar 0,24% dari Tahun 2016 sebesar 74,81%, namun kegiatan ini masih dibawah target yang harus disamakan dengan nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang ditargetkan sebesar 80% dan hal ini memang kami sadari bahwa target yang ditetapkan masih terlalu tinggi karena sifat pekerjaannya sebagian besar merupakan fisik bangunan dan oleh sebab itu kegiatan ini belum bisa tercapai karena masih banyak pekerjaan yang belum diakomodir. Kedepan Biro Umum dan Pengadaan akan memperbaiki kinerja sesuai target yang telah ditentukan.
Tabel. 1 Rekapitulasi Penilaian Sarana dan Prasarana Gedung A Kantor Pusat Kementerian Pertanian Tahun Anggaran 2017.
No Komponen Skor Nilai
Interval Konversi Klasifikasi 1. Perparkiran 3,02 2,51 - 3,25 62,51 - 81,25 B (Baik) Total Nilai 74,81 2. Keamanan 3,05 3. Kebersihan 2,98 4. Kelistrikan 2,98 5. Air Bersih 2,94
Nilai Layanan Sarana dan Prasarana
2,99
Tabel. 2 Rekapitulasi Penilaian Sarana dan Prasarana Gedung A Kantor Pusat Kementerian Pertanian Tahun Anggaran 2016.
No Komponen Skor Nilai Interval Konversi Klasifikasi
1. Perparkiran 2,65
2,51 - 3,25 62,51 - 81,25 B (Baik) Total Nilai
65,97
2. Keamanan 2,64
3. Kebersihan 2,63
4. Kelistrikan 2,50
5. Air Bersih 2,78
Nilai Layanan Sarana dan
Prasarana
2,64
Permasalahan
1. Realisasi tidak meningkat di Semester I tetapi terjadi penumpukan realisasi di
akhir Semester II sehingga terjadi kepadatan pekerjaan dan penyelesaian pekerjaan yang tergesa-gesa
2. Gedung sudah cukup tua sehingga banyak kendala dalam perawatannya
3. Terdapat kegiatan-kegiatan yang sifatnya situasional sehingga sering terjadi
revisi anggaran. Harapan kedepan :
1. Mempercepat pelaksanaan pekerjaan di awal tahun
2. Menginventarisir dan membuat perencanaan perbaikan gedung
3. Mengakomodir data masukan dari kuesioner
Solusi Tindak Lanjut :
1. Mempercepat pelaksanaan pekerjaan di awal tahun
2. Mendata Kebutuhan perbaikan dan perawatan gedung
C. Tingkat Kepuasan Pengguna Layanan Pengadaan Barang dan Jasa
Pengadaan Barang/Jasa menyelenggarakan fungsi a). pemberian
pelayanan administrasi pengadaan barang dan jasa; dan b). penyiapan pembinaan, perencanaan dan pemantauan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. Berdasarkan ruang lingkup tugas tersebut, pengelolaan
Laporan Kinerja Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017 21
sumber daya dilakukan untuk pencapaian kinerja yaitu pelayanan pengadaan barang/jasa yang meliputi pembinaan personil baik yang berada pada Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa, Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa maupun pengelola pengadaan barang/jasa pada unit kerja lingkup Kementerian Pertanian. Tugas utama yaitu pengelolaan persiapan dan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa di 2017, dan pelayanan layanan pengadaan barang/jasa secara elektronik bagi seluruh pengguna LPSE Kementerian Pertanian. Untuk mendukung tugas dan fungsi Bagian Layanan Pengadaan Barang/jasa, diantaranya kegiatan :
a. Bimbingan teknis dan ujian sertifikasi keahlian pengadaan barang dan jasa tingkat dasar, sebanyak 4 kali, dengan biaya penyelenggaraan senilai Rp.2.043.591.233.
b. Forum Koordinasi Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa, dengan biaya penyelengaraan senilai Rp.1.081.445.827.
c. Bimbingan Teknis Aplikasi Sistem SiRUP Ver 2.2 dan SPSE Ver 4.2, dengan biaya penyelenggaraan senilai Rp.955.518.499.
d. Pembinaan dan koordinasi pengadaan barang/jasa Pusat dan ULP- UPT, dengan biaya penyelenggaraan senilai Rp. 218.499.500.
Dalam pelaksanaan kegiatan layanan pengadaan barang dan jasa telah dilakukan survey tingkat kepuasaan dan sekaligus sebagai bahan masukan untuk peningkatan pelayanan, telah dilaksanakan jajag pendapat terhadap kinerja Bagian oleh pihak-pihak terkait. Adapun hasil Tingkat Kepuasan Responden terhadap kinerja, rata-rata Baik dengan nilai 71,91, tetapi kegiatan ini masih dibawah target yang harus disamakan dengan nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang ditargetkan sebesar 80% dengan kriteria:
No Komponen Skor Nilai Interval Konversi Klasifikasi 1. Organisasi 2,70 2,54 - 3,28 62,54 - 81,28 B (Baik) Total Nilai 71,91 2. Hubungan Kerja 2,82 3. Materi Layanan 2,95 4. Etika Layanan 2,98 2,86 Permasalahan :
1. Tingkat kepatuhan penayangan Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) pada satker masih rendah
2. Masih belum meratanya kemampuan SDM Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dalam memahami aturan dan ketentuan terkait Pengadaan Barang/Jasa
3. Respon Satker terhadap hasil kaji ulang seringkali terlambat sehingga pelaksanaan pelelangan tertunda
4. Tingkat kepemilikan sertifikat keahliaan pengadaan barang/jasa pada UPT
Kementerian Pertanian meningkat namun kemampuan SDM dalam
mengaplikasikan dalam kegiatan Pengadaan Barang/Jasa masih kurang
5. Alokasi anggaran untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada ULP-UPT masih minim.
Tantangan :
1. Tingkat kepatuhan Penayangan Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) pada satker perlu ditingkatkan
2. Kemampuan SDM Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dalam memahami aturan dan ketentuan perlu ditingkatkan
Laporan Kinerja Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017 23
4. Perlu peningkatan kapasitas dan kapabilitas pemilik sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa yang baru
5. Perlu penambahan alokasi anggaran untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada ULP-UPT
Solusi Tindak Lanjut :
1. Melakukan pembinaan penggunaan SiRUP versi 2.2 khususnya untuk anggaran Dekon/TP
2. Melakukan bimbingan teknis dan ujian sertifikasi pengadaan barang/jasa kepada pegawai yang belum memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa 3. Melakukan forum komunikasi para pengelola pengadaan barang/jasa di UPT 4. Melakukan bimbingan teknis terkait aturan dan peraturan sesuai obyek yang
akan diadakan kepada pokja pengadaan barang/jasa
5. Melakukan pemantauan dan pendampingan paket pengadaan kepada ULP- UPT
6. Melakukan kerjasama pendampingan dengan Aparat Penegak Hukum 7. Melakukan koordinasi intensif menindaklanjuti hasil kaji ulang kepada satker 8. Mengalokasikan anggaran untuk mendukung pelaksanaan pengadaan
barang/jasa pada ULP-UPT.
D. Laporan Indeks Kepuasan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa dan Terlaksananya Pengadaan Barang dan Jasa secara Elektronik.
Tujuan utama kegiatan ini adalah melakukan pembinaan dan pelayanan di bidang pengadaan barang dan jasa di lingkungan Kementerian Pertanian. Dalam upaya mencapai tujuan dimaksud, maka pada Tahun 2017 telah dilakukan kegiatan bidang Layanan Pengadaan Barang dan Jasa.Guna mengetahui tingkat kepuasaan dan sekaligus sebagai bahan masukan untuk peningkatan pelayanan, perlu dilakukan jajak pendapat terhadap kinerja Bagian oleh pihak-pihak terkait. Adapun hasil Tingkat Kepuasan Responden terhadap kinerja, rata-rata Baik dengan nilai 70,85, tetapi kegiatan ini masih dibawah target yang harus disamakan dengan nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang ditargetkan sebesar 80% .
Permasalahan :
1. Tingkat kepatuhan penayangan Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) pada satker masih rendah;
2. Masih belum meratanya kemampuan SDM Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa dalam memahami aturan dan ketentuan terkait Pengadaan Barang/Jasa;
3. Respon Satker terhadap hasil kaji ulang seringkali terlambat sehingga pelaksanaan pelelangan tertunda;
4. Masih minimnya tingkat kepemilikan sertifikat keahliaan pengadaan barang/jasa pada UPT Kementerian Pertanian;
5. Alokasi anggaran untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada ULP-UPT belum tersedia.
Tantangan :
1. Tingkat kepatuhan Penayangan Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) pada satker perlu ditingkatkan;
2. Kemampuan SDM Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dalam memahami aturan dan ketentuan perlu ditingkatkan;
3. Respon satker terhadap hasil kaji ulang perlu didorong untuk dipercepat; 4. Perlu peningkatan tingkat kepemilikan sertifikat keahlian pengadaan
barang/jasa;
5. Perlu alokasi anggaran untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada ULP-UPT.
Solusi Tindak Lanjut :
1. Melakukan pembinaan penggunaan SiRUP versi 2.0;
2. Melakukan bimbingan teknis dan ujian sertifikasi pengadaan barang/jasa kepada pegawai yang belum memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa;
3. Melakukan bimbingan teknis terkait aturan dan peraturan sesuai obyek yang akan diadakan kepada pokja pengadaan barang/jasa;
Laporan Kinerja Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017 25
4. Melakukan pemantauan dan pendampingan paket pengadaan kepada ULP- UPT;
5. Melakukan koordinasi intensif menindaklanjuti hasil kaji ulang kepada satker; 6. Mengalokasikan anggaran untuk mendukung pelaksanaan pengadaan
barang/jasa pada ULP-UPT yang belum memiliki anggaran untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
E. Laporan Terlaksananya Pengadaan Barang dan Jasa secara Elektronik.
3.2. Kategori Tidak Berhasil
Dari kegiatan yang dikategorikan tidak berhasil adalah sebesar Rp. 26.805.201.525,- (14,77%) pembatasan pertemuan kegiatan dihotel berdasarkan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara- Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2014 tentang Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi Aparatur Negara, adanya optimalisasi anggaran, adanya pergantian pimpinan yang menyebabkan banyak perubahan jadwal kegiatan karena disesuaikan dengan acara kunjungan kerja pimpinan Kementerian Pertanian, sehingga beberapa kegiatan tidak dapat dilaksanakan serta padatnya kegiatan pimpinan menjadi narasumber, sehingga mempengaruhi pengurangan jadwal tayang.
4. Akuntabilitas Keuangan
Pada Tahun 2017 alokasi anggaran untuk mendukung pelaksanaan program operasional di Biro Umum dan Pengadaan sebesar Rp. 181.438.100.000,- dan realisasi anggaran sampai dengan 31 Desember 2017 mencapai sebesar Rp.
154.632.898.475.- (85,23%). Anggaran tersebut dipergunakan dalam memfasilitasi
kegiatan pembangunan pertanian di 3 (tiga) Bagian. 5. Analisis Akuntabilitas Kinerja
Masing-masing tahapan dalam penyusunan Laporan Kinerja (LAKIN) mempunyai keterkaitan satu sama lain. Hal ini mengingat LAKIN merupakan suatu sistem pelaporan akuntabilitas kinerja yang hasilnya digunakan untuk proses pengambilan keputusan pimpinan. Oleh karena itu untuk menghasilkan informasi
yang baik dan akurat, sebelumnya dilakukan analisis terhadap pencapaian akuntabilitas kinerja yang meliputi uraian keterkaitan pencapaian kinerja kegiatan dengan program dan kebijakan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, dan visi serta misi.
Capaian kinerja masing-masing kegiatan dalam program pembinaan dan koordinasi peningkatan kapasitas kelembagaan yang menjadi tanggung jawab Biro Umum dan Pengadaan berdasarkan data Pengukuran Kinerja (PK) khususnya sampai pada indikator keluaran rata-rata sudah maksimal (antara 80 % - 100 %) yang dapat diklasifikasikan Baik. Dan Cukup Baik Hal ini dapat menjadi indikasi bahwa pencapaian target program berkisar pada prosentase capaian yang sama dengan kinerja kegiatan.
Dengan pencapaian kinerja kegiatan yang demikian, maka sebagian besar sasaran sebagaimana tercantum dalam Rencana Strategis dapat tercapai. Namun apabila dilihat dari substansi dari masing-masing keluaran (output), terdapat keluaran-keluaran yang masih memerlukan proses tindak lanjut.
Sedangkan untuk mengukur kinerja manfaat dan dampak, belum dapat dilakukan, mengingat keluaran (output) kegiatan bersifat fasilitatif, sehingga masih memerlukan proses kegiatan lanjutan dalam bentuk kegiatan pemantauan dan evaluasi agar dapat diketahui kinerja manfaat dan dampaknya.
6. Realisasi Kegiatan Biro Umum dan Pengadaan
A. Capaian Ketersediaan Arsip Dinamis In Aktif Unit Kearsipan Kementerian Pertanian.
Tujuan utama kegiatan ini adalah terlaksananya Kearsipan dan Administrasi Ketatausahaan Biro Umum dan Pengadaan dalam upaya mencapai tujuan dimaksud, maka pada Tahun 2017 telah dilakukan kegiatan bidang pelayanan Kearsipan dan Tata Usaha diantaranya :
I. Sub Kearsipan
1. Jabatan Fungsional Arsiparis
Arti penting Arsip sebagaimana dirumuskan dalam Undang – Undang No. 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa “Dalam menghadapi
dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Untuk mendukung keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang efektif dan efisien di Lembaga- lembaga Negara, diperlukan adanya manajemen atau pengelolaan arsip yang baik agar penyelenggaraan kegiatan pemerintahan dan pembangunan berjalan secara efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan Sumber Daya Manusia (SDM) aparatur yang handal, kompeten, dan profesional yaitu SDM kearsipan/ Arsiparis yang handal pula di bidang kearsipan.
Dalam Pasal 147 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 disebutkan bahwa Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat struktural di bidang kearsipan, Arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan. Arsiparis Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (1), merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional Arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam Pasal 151 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Fungsi dan tugas Arsiparis sebagaimana dimaksud pada Pasal 151 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 meliputi:
1. Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan;
2. Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; 5. Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggung
jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; 6. Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
7. Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya Arsiparis mempunyai
kewenangan:
1. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh
pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip;
2. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh
pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dan
3. Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan
penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
Berdasarkan uraian mengenai tugas, fungsi dan kewenangan Arsiparis tersebut di atas, dapat terlihat peran strategis Arsiparis dalam pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan kearsipan. Dalam rangka mempertinggi mutu SDM bidang kearsipan sehingga tercipta tenaga kearsipan yang handal dan mandiri, dilaksanakan kegiatan Forum Arsiparis dan Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis. Forum Arsiparis merupakan sebuah kegiatan untuk
menyalurkan ide, gagasan dan aspirasi pengembangan kearsipan
Laporan Kinerja Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017 29
dilaksanakan dalam rangka menjamin standar kemampuan dan kompetensi sumber daya manusia kearsipan. Forum Arsiparis Tahun 2017 dilaksanakan
pada tanggal 27 – 28 Juli 2017 bertempat di Hotel Higland Park - Puncak
Bogor, dengan jumlah peserta sebanyak 160 Arsiparis Ahli dan Terampil. Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis kegiatannya dilaksanakan di Wisma
Cipayung selama 5 hari kerja terhitung tanggal 15 – 19 Mei 2017, dengan
jumlah peserta 30 orang terdiri dari Arsiparis tingkat Terampil dan Ahli lingkup Kementerian Pertanian.
Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan Jabatan Fungsional Arsiparis, Biro
Umum dan Pengadaan mengalokasikan anggaran sebesar
Rp. 425.200.000,- dengan realisasi sebesar Rp. 382.575.000,- atau secara prosentase sebesar 90%.
a. Penataan, Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip
Pasal 37 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tentang Kearsipan disebutkan bahwa Pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik, sedangkan Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif.
Sesuai dengan peraturan tersebut di atas. Ketersediaan arsip dinamis dibatasi pada ketersediaan arsip dinamis inaktif pada Pusat Arsip Kementerian Pertanian. Ketersediaan arsip ini diukur berdasarkan jumlah koleksi arsip inaktif koleksi Pusat Arsip Kementerian Pertanian yang telah ditata dan didata dibandingkan dengan keseluruhan arsip inaktif yang menjadi koleksi Pusat Arsip Kementerian Pertanian. Keseluruhan koleksi arsip inaktif Pusat Arsip Kementerian Pertanian sampai dengan tahun 2017 adalah sebanyak 17.866 boks arsip. Angka ini diperoleh dari total keseluruhan volume arsip tertata yang ada di gedung arsip ditambah dengan total volume arsip belum tertata di gedung arsip. Total volume arsip tertata di gedung arsip sampai dengan tahun 2017 adalah sebesar 17.490 boks arsip. Volume arsip tertata sebesar 17.490 boks arsip diperoleh dari volume arsip tertata di gedung arsip sampai dengan tahun 2016 ditambah jumlah arsip yang ditata pada periode tahun 2017, arsip
yang dipindahkan pada periode tahun 2017, serta dikurangi arsip yang dimusnahkan dan diserahkan pada periode tahun 2017, sebagaimana tertuang dalam Tabel sebagai berikut :
NO DATA ARSIP VOLUME
1 Jumlah arsip tertata di Gedung Arsip s.d
akhir tahun 2017 13,651 Boks
2 Jumlah Penataan arsip tahun 2017 976 Boks
3 Jumlah pemindandahan arsip tahun
2017
Biro Organisasi dan Kepegawaian
(28 Boks)
Biro Keuangan dan Perlengkapan
(82 Boks)
Biro Keuangan dan Perlengkapan
(259 Boks)
Biro Kerja Sama Luar Negeri (93
Boks)
Ditjen Peternakan dan Kesehatan
Hewan (504 Boks)
Biro Hukum (9 Boks)
Biro Perencanaan (31 Boks)
1,006 Boks
4 Jumlah arsip yang dimusnahkan 272 Boks
5 Jumlah arsip yang diserahkan 17 Boks
Kegiatan Pemeliharaan Arsip dilaksanakan secara berkala dengan menjaga kebersihan dan memasukkan kamper. Unit Kearsipan Kementerian Pertanian pada tanggal 18 Agustus 2017 menerima penghargaan sebagai Juara
Laporan Kinerja Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017 31
Harapan I pada Lomba Unit Kearsipan Terbaik Nasional yang dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan ANRI. Untuk mendukung upaya pencapaian kegiatan Penataan, Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip mengalokasikan dana anggaran sebesar Rp.497.049.000,- dengan realisasi sebesar Rp. 487.812.854,- atau secara prosentase sebesar 98%.
2. Pengawasan Kearsipan / Audit Kearsipan
Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan pada suatu instansi atau lembaga. Pengawasan kearsipan menjadi tanggung jawab Pimpinan Pencipta Arsip sesuai wilayah kewenangannya. Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan, lembaga dan/atau unit kearsipan bekerja sama dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai wilayah kewenangannya. Pengawasan kearsipan di bagi menjadi 2 yaitu : Pengawasan Kearsipan Eksternal dan Pengawasan Kearsipan Internal. Pengawasan Kearsipan Eksternal dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terhadap penyeleggaraan kearsipan pada suatu lembaga atau instansi. Hasil laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE) tersebut disampaikan kepada pimpinan pencipta arsip. Pengawasan kearsipan internal dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Kementerian terhadap penyelenggaraan kearsipan pada Unit Kerja lingkup Kementerian Pertanian. Hasil laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) tersebut disampaikan kepada pimpinan pencipta arsip dan ditembuskan ke Kepala ANRI. LAKI disampaikan paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya. Berdasarkan LAKE dan LAKI tersebut ANRI menyusun Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHKPN) paling lambat tanggal 30 November setiap tahun anggaran. LHKPN tersebut disampaikan kepada Wakil Presiden Republik Indonesia, Menteri yang membidangi urusan pemerintahan dalam negeri, dan Menteri yang membidang urusan pendayagunaan aparatur negara dan reformasi birokrasi.
ANRI akan melaksanakan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan. Dalam rangka penegakan peraturan perundang-
undangan, Kepala ANRI dapat merekomendasikan penerapan sanksi terhadap Objek Pengawasan sesuai kewenangannya berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam hal rekomendasi yang mengandung unsur pelanggaran administrasi tidak ditindaklanjuti, kepala ANRI dapat merekomendasikan penjatuhan sanksi administratif kepada atasan yang bersangkutan sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan tentang Kearsipan. Apabila dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan ditemukan adanya dugaan tindak pidana, ANRI dapat merekomendasikan kepada Aparat Penegak Hukum untuk melakukan proses penerapan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang Kearsipan. Menindaklanjuti Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan, sesuai dengan ketentuan pelaksanaan kegiatan pengawasan anggota yang duduk sebagai Tim Pengawas harus mengikuti Bimtek Pengawasan Kearsipan. Untuk memenuhi syarat dimaksud, dilaksanakan kegiatan Bimtek Pengawasan Kearsipan kepada calon Tim Pengawas Kearsipan Internal Kementerian Pertanian.
Kegiatan Bimtek Pengawasan Kearsipan ini dilaksanakan selama dua hari pada tanggal 2 s.d 3 Maret 2017, bertempat di Savana Hotel & Convention, Malang Jawa Timur. Peserta Bimtek Pengawasan Kearsipan dihadiri kurang lebih 50 orang yang berasal dari pejabat struktural yang membawahi fungsi kearsipan serta arsiparis lingkup pusat dan daerah yang ditugaskan oleh masing-masing Eselon I. Kuota Arsiparis pusat sebanyak 15 orang dan arsiparis daerah sebanyak 15, dengan total jumlah 30 orang arsiparis. Kegiatan Bimtek Pengawasan Kearsipan berupa pengarahan, paparan materi dan praktek oleh narasumber yang terdiri dari:
Pengarahan tentang Kebijakan Kearsipan Kementerian Pertanian, yang
akan disampaikan oleh Kepala Biro Umum dan Pengadaan, Bapak Drs. Sigit Wahyudi, MM.
Kebijakan Pengawasan Kearsipan (Peraturan Kepala ANRI Nomor 38
Laporan Kinerja Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017 33
dibawakan oleh Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI, Bapak Rudi Anton, SH.
Audit Kearsipan baik teori dan praktek yang akan dibawakan oleh Arsiparis
Pertama ANRI, Deri Septiani Pratami, S.Sos.
Arsiparis yang telah mengikuti Bimtek Tim Pengawasan Kearsipan tersebut selanjutnya ditetapkan dalam surat Keputusan Menteri Pertanian sebagai
Tim Pengawas Kearsipan Kementerian Pertanian Tahun 2017.
Pengawasan kearsipan internal Kementerian Pertanian dilaksanakan terhadap Unit Kerja yang telah ditetapkan sebagai objek audit pada Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahun (PKPKT) 2017.
Objek pengawasan kearsipan internal pada Kementerian Pertanian dilaksanakan pada 26 Unit Kearsipan yang terdiri dari:
a. Unit Kearsipan II pada :
1) Direktorat Jenderal Prasarana dan Sarana Pertanian 2) Direktorat Jenderal Tanaman Pangan
3) Direktorat Jenderal Hortikultura 4) Direktorat Jenderal Perkebunan
5) Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan 6) Inspektorat Jenderal
7) Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian
8) Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian 9) Badan Ketahanan Pangan
10) Badan Karantina Pertanian b. Unit Kearsipan III pada :
1) Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian 2) Pusat Veteriner Farma
3) Balai Besar Perbenihan dan Proteksi Tanaman Perkebunan Medan 4) Balai Besar Karantina Pertanian Soekarno Hatta
5) Balai Besar Pengembangan Pengujian Mutu Benih Tanaman
Pangan dan Hortikultura
6) Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Bioteknologi dan Sumberdaya Genetika Pertanian
7) Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya Lahan Pertanian
8) Balai Besar Penelitian Tanaman Padi 9) Balai Besar Pelatihan Pertanian Lembang
10) Balai Besar Pelatihan Kesehatan Hewan Cinagara
11) Balai Besar Perbenihan dan Proteksi Tanaman Perkebunan Surabaya
12) Balai Besar Inseminasi Buatan Singosari 13) Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya 14) Balai Besar Pelatihan Pertanian Ketindan 15) Balai Besar Pelatihan Peternakan Batu 16) Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
Berdasarkan hasil audit kearsipan internal yang telah dilaksanakan diberikan penilaian atas penyelenggaran kearsipan pada objek pengawasan dengan kategori sebagai berikut:
1. Nilai 91 s.d 100 dengan kategori “sangat baik” 2. Nilai 76 s.d 90 dengan kategori “baik”
3. Nilai 61 s.d 75 dengan kategori “cukup” 4. Nilai 51 s.d 60 dengan kategori “kurang”
5. Nilai di bawah atau sama dengan 50 dengan kategori “buruk” Nilai yang diperoleh masing-masing unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya merupakan prosentase nilai yang diperoleh terhadap nilai standar pada setiap aspek pengawasan kearsipan. Adapun hasil penilaian pengawasan kearsipan internal untuk setiap unit kearsipan jenjang berikutnya di Lingkungan Kementerian Pertanian adalah sebagai berikut:
NO OBJEK AUDIT HASIL
AKHIR
KATEGORI HASIL AKHIR
1 Badan Karantina Pertanian 67,37 CUKUP
2 Ditjen Perkebunan 72,88 CUKUP
Laporan Kinerja Biro Umum dan Pengadaan Tahun 2017 35
4 BPPSDMP 26,67 BURUK
5 Ditjen PSP 61,97 CUKUP
6 Ditjen PKH 73,11 CUKUP
7 Badan Ketahanan Pangan 56,41 KURANG
8 Ditjen Hortikultura 71,2 CUKUP
9 Ditjen Tanaman Pangan 75,85 CUKUP
10 Inspektorat Jenderal 63,49 CUKUP
11 Pusvetma Surabaya 75,75 CUKUP
12 BBIB Singosari 73,88 CUKUP
13 BBPP Ketindan 55,51 KURANG 14 BBPP Batu 69,92 CUKUP 15 BBKP Surabaya 76,47 BAIK 16 BBPPTP Surabaya 39,83 BURUK 17 BBPP Lembang 72,88 CUKUP 18 BBPPMBTPH Cimanggis 46,15 BURUK 19 BB Biogen 59,66 KURANG 20 BBPSDLP 57,26 KURANG 21 BB PADI 57,2 KURANG 22 PPMKP 45,34 BURUK
23 BBKP Soekarno Hatta 29,13 BURUK
H RATA-RATA 61,034 CUKUP
a
sil pengawasan kearsipan internal pada unit kearsipan di Lingkungan Kementerian Pertanian secara ringkas untuk setiap aspeknya adalah sebagai berikut:
A. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
Temuan yang paling banyak dijumpai terkait dengan pengelolaan arsip dinamis pada unit pengolah di Lingkungan Kementerian Pertanian adalah:
1. Pemberkasan dan penataan arsip aktif belum sesuai dengan kaidah kearsipan;
2. Pelaksanaan pemeliharaan arsip inaktif, khususnya dalam hal penyediaan sarana prasarana pemeliharaan secara preventif belum memadai;
3. Pelaksanaan layanan dan akses arsip dinamis, khususnya dalam hal penyediaan sarana peminjaman belum tersedia; dan,
4. Pemindahan arsip inaktif belum dilaksanakan secara rutin dan belum memenuhi syarat pemindahan arsip inaktif.
B. Aspek Sumber Daya Manusia Kearsipan
Audit pada aspek sumber daya manusia (SDM) kearsipan adalah audit yang dilaksanakan terhadap kompetensi, tugas dan tanggung jawab arsiparis dan pengelola arsip pada unit pengolah di Lingkungan Kementerian Pertanian. Temuan dalam aspek ini pada level kementerian sebagai berikut:
a. Masih terdapat unit kerja yang belum memiliki arsiparis atau pun pengelola arsip;
b. Masih terdapat unit kerja yang memiliki arsiparis namun jumlahnya belum sesuai kebutuhan dan belum sesuai dalam penempatannya;
c. Masih terdapat arsiparis dan pengelola arsip yang belum mengikuti diklat teknis, bimtek dan sertifikasi kearsipan; dan d. Masih terdapat arsiparis yang belum melaksanakan tugas dan
fungsi sesuai dengan kedudukan hukum dan kewenangannya. Untuk mendukung upaya pencapaian kegiatan Pengawasan Kearsipan mengalokasikan dana anggaran sebesar Rp. 382.980.000 dengan realisasi sebesar Rp. 372.262.600,- atau secara prosentase sebesar 97%.
3. Seleksi Arsiparis Teladan
Dalam pasal 17 ayat (1) huruf e disebutkan bahwa Unit Kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat (1) memiliki
fungsi untuk melakukan pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Arti penting arsip
sebagaimana dirumuskan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009
tentang kearsipan disebutkan bahwa “Dalam menghadapi tantangan
globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan Negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu”. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 pasal 13 ayat (1) bahwa dalam rangka pembinaan kearsipan nasional, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dapat memberikan penghargaan kearsipan kepada lembaga kearsipan, pencipta arsip, arsiparis dan masyarakat. ANRI sebagai Instansi Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis akan menyelenggarakan Seleksi Arsiparis Teladan Tingkat Nasional Tahun 2017. Kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan apresiasi dan penghargaan terhadap prestasi dan profesionalisme arsiparis dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya di bidang kearsipan.
Seleksi Arsiparis Teladan Tingkat Nasional Tahun 2017 akan dilaksanakan di Jakarta pada tanggal 15-19 Agustus 2017, diikuti oleh arsiparis teladan tingkat Lembaga Negara, Pemerintah Daerah dan Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Oleh karena itu, Unit Kearsipan Kementerian Pertanian menyelenggarakan kegiatan seleksi arsiparis teladan lingkup Kementerian Pertanian untuk mendapatkan arsiparis teladan yang akan mewakili dalam Seleksi Arsiparis Teladan Tingkat Nasional. Kegiatan Seleksi Arsiparis dilaksanakan guna keikutsertaan dalam mengikuti pemilihan Arsiparis teladan tingkat Nasional yang setiap tahun dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan ANRI, dalam hal ini setiap kementerian diharapkan dapat mengirimkan 1 Arsiparis teladan tingkat ahli dan 1 Arsiparis teladan tingkat Terampil untuk dapat diikut sertakan dalam pemilihan Arsiparis Teladan tingkat Nasional yang dilaksankan pada bulan Juli dan diumumkan
pemenangnya pada bulan Agustus (tepatnya pada tanggal 17 Agustus). Seleksi Arsiparis Teladan lingkup Kementerian Pertanian dilaksanakan pada tanggal 19-20 Juni 2017 di Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian, Bogor. Peserta kegiatan terdiri dari Arsiparis lingkup Kementerian Pertanian. Jumlah peserta arsiparis yang diundang untuk mengikuti seleksi adalah 26 orang, terdiri dari 15 Arsiparis Ahli dan 11 Arsiparis Terampil perwakilan seluruh Eselon I yang memenuhi persyaratan (daftar peserta terlampir). Dalam pelaksanaan, arsiparis yang sudah siap mengikuti tes tertulis dan tes presentasi serta wawancara adalah Arsiparis Ahli berjumlah 7 orang dan Arsiparis Terampil berjumlah 3 orang.
Kegiatan Seleksi Arsiparis Teladan ini dilaksanakan dengan 2 metode yaitu:
a) tes tertulis, yang terdiri dari soal pilihan ganda dan essay,
b) tes presentasi mengenai kearsipan serta dilakukan sesi wawancara oleh juri.
4. Penyelenggaraan Elektronisasi Kearsipan
Dalam Instruksi Presiden RI. Nomor 3 Tahun 2003 tentang kebijakan dan
Strategi Nasional Pengembangan e-Government, Presiden
menginstruksikan kepada Menteri dan Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen untuk merumuskan dan melaksanakan rencana tindak pengembangan e-Government berupa pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Pertanian menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Arsip Inaktif. Dalam rangka implementasi aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Arsip Inaktif pada Unit Kerja dilingkungan Pertanian dilakukan pengembangan aplikasi untuk menampung saran dan masukan dari pengguna. Berdasarkan saran dan masukan serta evaluasi penggunaan selama periode tahun 2015 dan 2016, pengembangan yang dilakukan
adalah penambahan menu print daftar arsip berdasarkan user yang melakukan entri yang dapat dibuat berdasarkan periode entri. Selain itu juga dibuat alur penyusutan yang lebih lengkap dalam pengembangan aplikasi tahun ini dimana ada pembagian tugas dan fungsi antar Unit Kearsipan Pusat, Unit Kearsipan I, dan Unit Pengolah. Pemantapan alur penyusutan itu dibuat untuk mempersiapkan rencana implementasi aplikasi SIM Arsip Inaktif secara online. Untuk mendukung upaya pencapaian
kegiatan Penyelenggaraan Elektronisasi Kearsipan mengalokasikan
dana anggaran sebesar Rp.129.500.000,- dengan realisasi sebesar Rp.129.366.000,- atau secara prosentase sebesar 97%.
II. Sub Bagian Persuratan
1. Pengelolaan Ketatausahaan Kementerian
Capaian kegiatan Pengelolaan Ketatausahaan Kementerian adalah pengelolaan persuratan untuk surat yang masuk ke Sub Bagian Persuratan, mulai pencatatan surat masuk, mengambil surat dari kantor pos dan menerima surat yang diantar oleh kurir serta mendistribusikan kepada pihak-pihak terkait. Untuk pengambilan surat di Kantor Pos dilakukan setiap hari kerja. Total penerimaan surat masuk ke Kementerian Pertanian sampai mulai dari bulan Januari sampai dengan Desember 2017 berjumlah 15.692 surat. Untuk kegiatan utama Pengelolaan Ketatausahaan Kementerian, dalam rangka memberikan meningkatkan kualitas sumber daya manusia penghubung/petugas surat dan meningkatkan hubungan silaturrahim petugas penghubung surat serta pelayanan yang berkualitas kepada penerima surat untuk mendukung pimpinan dalam membangun Pertanian, maka Sub Bagian Persuratan Kementerian Pertanian mengadakan kegiatan Pertemuan Penghubung/Petugas Surat lingkup Kementerian Pertanian yang diadakan di Hotel Grand Diara, Jl. Raya Puncak Km. 77,
Leuwimalang, Desa Kopo, Kec.Cisarua, Bogor, pada tanggal 06 – 07
Oktober 2017, dengan jumlah peserta yang hadir sebanyak 60 orang yang berasal dari seluruh Unit Eselon I lingkup Kementerian Pertanian. Narasumber kegiatan Pertemuan Penghubung/Petugas Surat ini adalah
Agus Sunarya, S.E., M.M., Kepala Bagian Kearsipan dan Tata Usaha, Biro Umum dan Pengadaan yang menyampaikan materi Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Pengurusan Surat Oleh Petugas/Penghubung Surat di Lingkup Kementerian Pertanian, dan Kepala Sub Bagian Persuratan sebagai moderator. Untuk materi berikutnya disampaikan oleh narasumber Amalia Sekar Wulan, Psi, yang menyampaikan materi Membangun Kepekaan Dalam Kerjasama Tim dan Kepala Bagian Kearsipan dan Tata Usaha, Biro Umum dan Pengadaan sebagai moderator. Tujuan dari kegiatan ini adalah meningkatkan kemampuan dan peran sumber daya penghubung/petugas surat, meningkatkan hubungan silaturahim petugas penghubung surat
dalam melakukan pendistribusian surat di lingkup Kementan, serta
menciptakan kelancaran dalam pendistribusian surat dari
penghubung/petugas di lingkup Kementerian Pertanian.
Untuk mendukung upaya pencapaian kegiatan Pengelolaan Ketatausahaan Kementerian, Sub Bagian Persuratan mengalokasikan anggaran sebesar Rp. 316.855.000,- untuk Tahun Anggaran 2017, dengan realisasi sebesar Rp. 278.355.385,- atau secara persentase sebesar 93,65%.
2. Penggandaan Bahan dan Dokumen Pimpinan.
Kegiatan Penggandaan Bahan dan Dokumen Pimpinan berupa belanja bahan, biaya penggandaan, serta pengadaan bahan rapat kerja dan makalah pimpinan. Bahan dan dokumen yang digandakan dalam pelaksanaan kegiatan ini adalah bahan dan dokumen seperti Rapat Kerja Menteri Pertanian dengan Komisi IV DPR RI, Rapat Dengar Pendapat dengan Komisi IV DPR RI, Sidang Kabinet, Rapat Kerja Menteri Pertanian dengan Presiden/Wapres, Rapat Kerja Menteri Pertanian dengan Kementerian Terkait, Rapat Koordinasi Bidang Ekonomi, Rapat-rapat Koordinasi Terbatas, Rapat Dengar Pendapat Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian dengan Komisi IV DPR RI, Rapat Pembahasan Kinerja dan Anggaran Kementerian Pertanian dengan DPR RI, Rapat Pimpinan Kementerian Pertanian (RAPIM), dan bahan serta makalah pimpinan lainnya.
Untuk mendukung upaya pencapaian kegiatan Penggandaan Bahan dan Dokumen Pimpinan, Sub Bagian Persuratan mengalokasikan anggaran sebesar Rp. 1.415.700.000,- untuk Tahun Anggaran 2017, dengan realisasi sebesar Rp. 1.414.035.583,- atau secara persentase sebesar 99,88%.
3. Penyelenggaraan Bahan Bimbingan Ketatausahaan
Sasaran capaian dari kegiatan ini adalah tercapainya kesamaan persepsi antara pelaksana ketatausahaan dengan jajaran birokrasi mengenai Tata Naskah Dinas di Kementerian Pertanian, serta diharapkan dapat menciptakan komunikasi yang efektif dan efisien antara para pelaksana ketatausahaan dengan jajaran eseloneering dalam pelaksanaan percepatan penyampaian informasi dengan menerapkan Tata Naskah Dinas Elektronik dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan kedinasan di lingkup Kementerian Pertanian. Wujud dari pelaksanaan ini yaitu telah dilaksanakannya dua kegiatan yang terkait dengan Tata Naskah Dinas, yaitu kegiatan Apresiasi Ketatausahaan dan kegiatan Sosialisasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Kementerian Pertanian.
Apresiasi Ketatausahaan lingkup Eselon I Kementerian Pertanian telah dilaksanakan pada tanggal 29 – 30 Agustus di Hotel Grand Serela, Jl. Hegarmanah No. 9-15, Setiabudhi, Bandung, Jawa Barat. Peserta yang hadir berjumlah 120 orang, yang terdiri dari pejabat Eselon III dan IV serta staf yang mewakili dari seluruh Unit Eselon I Lingkup Kementerian Pertanian.
Narasumber kegiatan ini antara lain:
1. Irwanto Eko Saputro, ST, M.MSI. (Arsip Nasional Republik Indonesia), yang membawakan materi mengenai Perka ANRI No. 02 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;
2. Dra. Ebah Suhaebah, M.Hum. (Pusat Pembinaan, Badan
Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan), yang memberikan materi mengenai Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia Dalam Naskah Dinas;
3. Poerwantini, S.H., M.M. (Biro Umum dan Pengadaan, Kementerian Pertanian), yang memberikan materi mengenai Evaluasi penerapan Permentan No. 07 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pertanian.
Untuk kegiatan Sosialisasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), diadakan pada tanggal 12 - 13 April 2017 di Hotel Banana Inn, Bandung, dengan peserta sebanyak 132 (seratus tiga puluh dua) orang dari seluruh Unit Eselon I lingkup Kementerian Pertanian.
Adapun Narasumber acara Sosialisasi Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Pertanian ini :
1. Dra. Ebah Suhaebah, M.Hum. (Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa), yang membawakan materi Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Naskah Dinas;
2. Purwantini, S.H, M.M. (Kepala Bagian Kearsipan dan Tata Usaha, Biro Umum dan Pengadaan), yang membawakan materi Sosialisasi Permentan No. 07 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pertanian, yang merupakan dasar dari Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Pertanian;
3. Ir. Bayu Mulyana, M.M. (Kepala Bidang Pengembangan Sistem Informasi PUSDATIN), yang membawakan materi Kesiapan Infrastruktur TIK Dalam Mendukung Tata Naskah Dinas Elektronik;
4. Irwanto Eko Saputro, S.T, M.Ms. (Arsip Nasional Republik Indonesia), dengan materi Kendala dan Tantangan Implementasi SIKD/ TNDE.
Untuk mendukung upaya pencapaian seluruh kegiatan pada
Penyelenggaraan Bahan Bimbingan Ketatausahaan, Sub Bagian
Persuratan mengalokasikan anggaran sebesar Rp. 1.294.250.000,- untuk Tahun Anggaran 2017, dengan realisasi sebesar Rp. 1.142.135.996,- atau secara persentase sebesar 88,25%.
