23 BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
1.1. Tinjauan Perusahaan 1.1.1. Sejarah Perusahaan
Desa Dawuan Tengah Merupakan Desa Pemekaran dari Desa Dawuan yang sebelumnya pada tahun 1981 dimekarkan menjadi 2 Desa yaitu Desa Dawuan Timur dan Desa Dawuan Barat. Pada Tahun 1983, Berdasarkan Undang-Undang Nomor V Tahun 1979 Tentang Desa. Desa Dawuan Timur dimekarkan kembali menjadi Desa Dawuan Tengah.
1.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi 1. Struktur Organisasi
KEPALA DUSUN
Sumber : Kantor Kepala Desa
Gambar III. 1 Struktur Organisasi Kantor Kepala Desa
KASI TRANTIB ASEP CAHYONO KASI EKBANG RENDIS SEPTIANO KASI PEMERINTAHAN CECEP RAHMATULLAH KEPALA DUSUN POPONCOL EDI JUNAEDI KEPALA DUSUN PAJATEN DEDE WARIDAN KEPALA DUSUN KARAJAN DIDIT YUDHA NUGRAHA KEPALA DUSUN PURBASARI JUNAEDI CIPARAGE YAYAT SUTARYAT BADAN PERMUSYAWARATAN DESA BPD KEPALA DESA JEJEN JAENAL ARIFIN,
ST SEKRETARIS DESA SALMON MUSTAFA KKEUANGAN YANI NURLAENI KAUR UMUM ASEP CAHYONO
2. Fungsi Dari Tiap-Tiap bagian Adalah Sebagai Berikut : a. Badan Permusyatan Desa
Badan Permusyawaratan Desa atau yang disebut dengan nama lain adalah lembaga yang melaksanakan fungsi pemerintahan yang anggotanya merupakan wakil dari penduduk desa berdasarkan keterwakilan wilayah dan ditetapkan secara demokratis
b. Kepala Desa
1) menyelenggarakan Pemerintahan Desa, seperti tata praja pemerintah, penetapan peraturan di desa, pembinaan masalah pertahanan, pembinaan ketentraman dan ketertiban, melakukan upaya perlindungan masyarakat, administrasi kependudukan, dan penataan dan pengelolaan wilayah. 2) melaksanakan pembangunan, seperti, pembangunan sarana prasarana
perdesaan, dan pembangunan bidang pendidikan, kesehatan.
3) pembinaan kemasyarakatan, seperti pelaksanaan hak dan kewajiban masyarakat, partisipaso masyarakat, social budaya masyarakat, keagamaan, dan ketenaga kerjaan.
4) pemberdayaan masyarakat, seperti tugas sosialisasi dan motivasi masyarakat di bidang budaya, ekonomi, politik, lingkungan hidup, pemberdayaan keluarga, pemuda, olahraga, dan karang taruna.
5) menjaga hubungan kemitraan dengan lembaga masyarakat dan lembaga lainnya
c. Sekertaris Desa
1) Melaksanakan urusan ketataurusan seperti tata naskah, administrasi surat menyurat, arsip dan ekspedisi.
2) Melaksanakan urusan umum seperti penataan administrasi perangkat desa, penyediaan prasarana perangkat desa dan kantor, penyiapan rapat, pengadministrasi asset, inventarisasi perjalanan dinas, dan pelayanan umum.
3) Melaksanakan urusan keuangan seperti pengurusan administrasi keungan, administrasi sumber-sumber pendapatan dan pengeluaran, verifikasi administrasi keuangan, dan administrasi penghasilan kepala desa, perangkat desa, badan permusyawaratan desa (BPD), dan lembaga pemerintahan desa lainnya
4) Melaksanakan urusan perencanaan seperti menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja desa (APBDes), menginventarisir data-data dalam rangka pembangunan, melakukan monitoring dan evaluasi program, serta penyusunan laporan.
d. Kaur Keuangan
1) Pengurusan administrasi keuangan
2) Administrasi sumber-sumber pendapatan dan pengeluaran 3) Verifikasi administrasi keuangan, dan
4) Administrasi penghasilan kepala desa, perangkat desa BPD, dan Lembaga pemerintahan desa lainnya.
e. Kaur Umum
1) Pelaksanaan, pengendalian dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta pengendalian tata kearsipan,
2) Pelaksanaan pencatatan inventarisasi kekayaan desa, 3) Pelaksanaan pengelolaan administrasi umum,
4) Pelaksanaan penyediaan, penyimpanan dan pendistribusian alat tulis kantor serta pemeliharaan dan perbaikam peralatan kantor,
5) Pengelolaan administrasi perangkat desa, 6) Persiapan bahan-bahan laporan, dan
7) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris desa. f. Kasi Trantib (Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban)
1) Melakukan koodinasi dengan kepolisan negara republic Indonesia dan / atau tantara nasional Indonesia mengenai program dan kegiatan penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum masyrakat di wilayah kecamatan,
2) Melakukan koordinasi dengan pemuka agama yang berada di wilayah kerja kecamatan untuk mewujudkan ketentraman dan ketertiban umum masyarakat di wilayah kecamatan,
3) Melaksanakan pembinaan terhadap Satuan LINMAS (Perlindungan Masyarakat) di wilayah kecamatan,
4) Mempersiapkan pembinaan terhadap SATLAK dan SATGAS penanggulangan bencana,
5) Membina kegiatan pos siskamling,
6) Mempersiapkan bahan perumusan kebijakan pengarahan sumber daya manusia satuan perlindungan masyarakat,
7) Melakukan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah yang tugas dan fungsinya di bidang penerapan peraturan perundang-undangan, 8) Melaksanakan pengaman terhadap pelaksanaan peraturan daerah maupun
g. Kasi Ekbang (Seksi Pembangunan dan Perekonomian)
1) Penginventarisasikan dan pengolahan data potensi wilayah, permasalahan serta pelaksanaan pemecah permasalahan yang berkaitan dengan fasilitas pembangunan dan perekonomian,
2) Perencanaan, pelaksanaan, pengendalian pengevaluasian dan pelaporan kegiatan seksi,
3) Penyiapan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis yang berkaitan dengan fasilitas pembangunan dan perekonomian, 4) Penyiapan bahan masukan dan pembinaan dalam rangka perencanaan
dan pemeliharaan dan pengembangan sarana prasarana wilayah, 5) Pelaksanaan pengembangan pembangunan dan perekonomian. h. Kasi Pemerintahan (Kepala Seksi Pemerintahan)
Melaksanakan manajemen tata praja pemerintahan, menyusun rancangan regulasi desa, pembinaan masalah pertanahan, pembinaan ketentraman dan ketertiban pelaksanaan upaya perlindungan masyarakat, kependudukan, penataan dan pengelolaan wilayah, serta pendataan dan pengelolaan profil desa.
i. Kepala Dusun
1) Membina ketentraman dan ketertiban, melaksanakan upaya perlindungan masyaraat, mobilitas, kependudukan, dam menata dan mengelola wilayah,
2) Membantu kasi dan kaur pelaksana kegiatan anggaran (PKA)
Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam hal sifat dan jenis kegiatannya tidak dapat dilakukan sendiri,
4) Pelaksanaan pembinaan kemasyarakatan dalam meningkatkan kemampuan dan kesadaran masyarakat dalam menjaga lingkungannya masing-masing,
5) Melakukan upay-upaya pemberdayaam masyarakat dalam menunjung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan desa.
1.2. Prosedur Sistem Berjalan
Langkah pertama penduduk meminta surat pengantar dari rt setempat dan rt membuatkan surat pengantar rt. Setelah itu penduduk datang langsung ke Kantor Pemerintah Desa Dawuan Tengah Kecamatan Cikampek membawa dokumen persyaratan berupa surat pengantar rt dan ktp,kk. Selanjutnya penduduk menyampaikan rencana pembuatan surat keterangan usaha kepada petugas/kasi pemerintahan. Lalu penduduk memberikan dokumen persyaratan, kepada kasi pemerintahan. Kasi pemerintahan menerima dokumen persyaratan. Kemudian Petugas atau Kasi pemerintahan memeriksan dokumen persyaratan dan menyetujui untuk membuatkan surat keterangan usaha, lalu kasi pemerintahan membuatkan surat keterangan usaha. Ketika surat sudah di cetak kasi pemerintahan memberikan surat keterangan usaha kepada kepala desa atau sekertaris desa untuk di tanda tangani dan menstempel surat, lalu memberikan surat kepada penduduk, kemudian penduduk menerima surat keterangan usaha.
1.3. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari
diperhatikan bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.
Berikut ini adalah activity diagram pembuatan surat keterangan usaha di kantor kepala desa dawuan tengah kecamatan cikampek:
Gambar III. 2 Activity Diagram pembuatan surat keterangn usaha 1.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar memperoleh data-data atau untuk pembuatan atau pengisian data pada pembuatan
surat keterangan usaha di kantor kepala desa dawuan tengah. Adapun dokumen masukan yang di gunakan adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Foto copy KTP
Fungsi : untuk dokumen persyaratan
Sumber : Penduduk
Tujuan : Untuk membuat surat keterangan usaha
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap pemohon Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Foto Copy Kartu Keluarga Fungsi : untuk dokumen persyaratan
Sumber : Penduduk
Tujuan : Untuk membuat surat keterangan usaha
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap pemohon Bentuk : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : SURAT PENGANTAR RT
Fungsi : untuk memberitahu kepada pihak yg di tuju
Tujuan : Untuk membuat surat keterangan usaha
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap pemohon Bentuk : Lampiran A.3
a. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran merupakan dokumen atau data yang dibuat berdasarkan data keluaran di Kantor Pemerintahan Desa Dawuan Tengah kecamatan cikampek, yang berupa surat keterangan usaha yang digunakan sebagai bukti usaha. Adapun dokumen keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : SURAT KETERANGAN USAHA
Fungsi : Sebagai bukti usaha secara resmi Sumber : Pemerintah Desa dawuan tengah
Tujuan : Untuk mendukung segala keperluan izin,pinjaman atau kredit kebank
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap pembuatan surat keterangan usaha Bentuk : Lampiran A.4
1.6. Permasalahan Pokok
Dengan melihat dan menganalisa pada Kantor Pemerintah Desa maka permasalah adalah sebagai berikut:
1. Dalam proses pembuatan surat keterangan usaha penduduk datang ke kantor kepala desa dawuan tengah dan mengantri untuk pembuatan surat 2. Dalam pembuatan surat keterangan usaha masi memakan waktu cukup
lama dan terjadi human error atau salah saat pengetikan data.
1.7. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalah yang di sebut diatas di simpulkan pemecah masalah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Membuat atau merancang sebuah website agar masyarakat dapat membuat surat keterangan usaha secara online.
2. Menggunakan web maka dapat mempermudah dalam penggunaannya serta mengefisienkan proses kerja agar lebih baik dan cepat.
3. Pembuatan surat keterangan usaha secara online dapat meminimalisasi adanya kesalahan yang disebabkan oleh manusia (human error).
