9 2.1 Pengertian Pengaruh
Judul pada penelitian ini menekankan pada pengaruh, maksudnya bagaimana variabel independent yaitu pengolahan data elektronik (PDE) penjualan dapat mempengaruhi veriabel dependent yaitu pengendalian penjualan.
Pengertian pengaruh menurut kamus besar Bahasa Indonesia adalah sebagai berikut:
“Suatu daya atau kekuatan yang dapat merubah atau membentuk sesuatu yang lain.”
2.2 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu alat memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pihak pemakai eksternal. Sistem informasi akuntansi adalah pemanfaatan teknologi informasi yang digunakan untuk setiap jenis informasi.
Sistem informasi akuntansi menurut Bodnar and Hopwood (2003;1) dalam bukunya “Accounting Information System” adalah sebagai berikut:
“An accounting information system (AIS) is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information”.
Menurut Hongren, Harrison and Bamber (2002:227) pengertian Sistem Informasi Akuntansi sebagai berikut:
“An accounting information system is the combination of personel, records, and procedures that a business uses to provided financial data”.
Sedangkan menurut Wilkinson (2000:7) mendefinisikan Sistem Informasi Akuntansi sebagai berikut:
“An Accounting Information System is unified structure within an entitiy, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of a variety of users”.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang terdiri dari koordinasi manusia, alat, metode berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi keuangan dan informasi manajemen yang terstruktur dan jelaslah bahwa suatu sistem informasi mempunyai unsur-unsur sebagai berikut:
1. Sumber daya manusia. 2. Sumber daya modal. 3. Sumber daya teknologi.
4. Sebagai alat manajemen, yaitu dalam melakukan perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan yang berguna dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Informasi yang bersumber dari suatu pengolahan data harus merupakan informasi yang lebih terstruktur yang mampu memenuhi kriteria: tepat waktu, relevan, dan terkontrol. Informasi yang terstruktur adalah informasi yang berguna dan dihasilkan oleh suatu sistem yang berada pada suatu wadah organisasi yang terstruktur pula yaitu organisasi yang memiliki pemisahan uraian tugas yang jelas dan dilaksanakan dengan baik.
Tujuannya adalah untuk menghasilkan laporan perusahaan yang sesuai dengan penyusunan laporan yang berlaku. Untuk menyediakan informasi akuntansi yang dapat dipercaya atau diandalkan bagi mereka yang memerlukannya dan melindungi organisasi dari resiko yang mungkin berasal dari penyalahgunaan data akuntansi atau sistem itu sendiri.
Proses pengolahan data menjadi informasi ini dapat dilakukan oleh manusia secara manual atau dengan bantuan suatu alat elektronik yang otomatis
yaitu komputer. Proses dengan bantuan alat elektronik inilah yang menjadi dasar dari sistem pengolahan data atau sering disebut dengan istilah sistem informasi berdasarkan komputer atau computer based information system ( CBIS ).
Perbedaan utama sistem secara manual dan sistem menurut pendekatan pengolahan data elektronik menurut Azhar Susanto ( 2001 ; 23 ) adalah sebagai berikut:
“1. Pendekatan sistem secara manual dalam pengolahan data sebagai lebih berintikan perangkat manusia dan mungkin dibantu oleh mesin, sedangkan pendekatan secara pengolahan data elektronik sebagian besar telah dilaksanakan oleh komputer.
2. Dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi pendekatan sistem secara manual lebih berintikan prosedur secara visual dan dibantu oleh kertas kerja berupa dokumen, sedangkan pendekatan secara pengolahan data elektronik keseluruhan prosedur telah dirangkum dalam program dan tidak secara visual dan sebagian besar tanpa dokumen.
3. Dalam memecahkan masalah pendekatan sistem secara EDP lebih memilih kemampuan daripada secara manual, disebabkan pendekatan sistem secara manual mengandung banyak hambatan dan hambatan utama adalah faktor manusia”.
Sekarang kita dapat menjawab pertanyaan, bagaimana suatu perusahaan dapat dikatakan menggunakan menggunakan sistem informasi dengan pengolahan data elektronik dan apa hubungan antara sistem informasi akuntansi dengan pengolahan data elektronik. Berikut kutipan yang penulis ambil untuk menjelaskan hubungan tersebut menurut Azhar Susanto ( 2001 ; 43 ).
“Sumber dari sistem informasi akuntasi di dalam suatu perusahaan bersumber dari alat pemrosesan data. Antara lain:
1. Manual information system atau tradisional informasi sistem, bersumber dari proses manual, dimana manusia lebih berperan. 2. Mecanical information system, bersumber dari proses peralatan
atau mesin–mesin pembukuan dimana manusia masih berperan.
3. Computer based information system, bersumber dari proses
Electronic Data Processing (EDP), dimana manusia kurang berperan dan diambil alih oleh komputer”.
Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa informasi dalam sistem manual adalah dapat dilihat (visible). Berkas dan catatan dalam sistem (EDP) biasanya dalam bentuk mesin yang sensible dan tidak dapat dibaca tanpa
penggunaan komputer. Berkurangnya keterlibatan manusia dalam penanganan transaksi yang diproses oleh komputer dapat menutup kesalahan yang mungkin terjadi dalam sistem manual.
2.3 Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronik
Pengolahan data dengan menggunakan komputer dikenal dengan istilah pengolahan data elektronik atau Electronic Data Processing (EDP). Pengolahan data (data processing) adalah manipulasi data kedalam bentuk yang berguna dan lebih berarti, berupa informasi.
Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan (2003:5) adalah:
“Electronic Data Processing adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi dalam suatu organisasi. Electronic Data Processing adalah aplikiasi Sistem Informasi Akuntansi paling mendasar dalam setiap organisasi. Karena teknologi komputer telah menjadi hal biasa, maka istilah data proses telah mempunyai arti yang sama dengan istilah Electronic Data Processing”.
Sedangkan menurut Yogiyanto (2001;3), pengertian EDP adalah:
“EDP adalah manipulasi data ke dalam bentuk yang berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer”.
Jadi dengan demikian maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Pengolahan Data Elektronik (SPDE) adalah sesuatu yang memiliki bagian–bagian dalam suatu organisasi yang saling berhubungan yang dalam prosesnya input – proses – outputnya menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer.
Dengan menggunakan pengolahan data elektronik dapat menghasilkan informasi yang lebih berarti dan dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih cepat dan akurat.
Istilah komputer diambil dari bahasa latin computare yang berarti menghitung ( to compute ).
Pengertian komputer menurut George H. Bodnar dan William S Hopwood diterjemahkan oleh Deddy Jacobus (2003:148) adalah sebagai berikut: “Komputer adalah sebuah kombinasi terintegrasi dari perangakat keras, perangkat lunak, komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan prosedur pemrosesan. Salah satu dari komponen ini sebenarnya memiliki nilai kecil dalam memuaskan kebutuhan perhitungan”.
Definisi komputer Menurut Foury yang dialihbahasakan oleh Yogianto (2000:3) adalah sebagai berikut:
“Komputer adalah suatu pemrosesan data yang dapat melakukan perhitungan yang besar dan cepat, termasuk perhitungan aritmatika yang besar atau operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia untuk mengoperasikan selama pemrosesan”.
Berdasarkan definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Komputer merupakan suatu rangkaian peralatan elektronik yang bekerja
bersama–sama.
2. Komputer adalah alat pengolahan data menjadi informasi melalui proses tertentu.
3. Komputer merupakan suatu mesin yang bekerja secara otomatis dengan kecepatan tinggi dan ketepatan serta kemampuan menyimpan instruksi– instruksi untuk memecahkan masalah.
4. Komputer merupakan rangkaian peralatan elektronik yang bekerja bersama dan dapat melakukan serangkaian pekerjaan secara otomatis dalam kecepatan yang tinggi melalui instruksi yang diberikan manusia.
2.3.1 Tujuan Pengolahan Data Elektronik
Tujuan sistem pengolahan data elektronik adalah untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk para pemakai. Hal ini diungkapkan oleh Wilkinson ( 2000;234 ) yaitu:
“ Sistem pengolahan data elektronik menghasilkan informasi yang: 1. relevant ;
2. improve throughput ; 3. efficiency ;
4. timeliness ; 5. flexsibility ;
6. accuracy and security; 7. economic”.
Hal tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Relevan : Suatu sistem informasi mempunyai kemampuan pemrosesan terbatas. Jadi hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa depan perusahaan.
2. Meningkatkan hasil : Salah satu ukuran dari sistem konversi data adalah laju konversinya, kuantitas data yang dikonversi sistem selama suatu periode waktu tertentu peningkatan laju konversi meningkatkan kinerja sistem. 3. Efisien : Istilah efisiensi mengacu pada hasil yang dicapai dengan kumpulan
sumber daya tertentu. Sistem konversi data yang efisien pada umumnya menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar.
4. Tepat waktu : Bila konversi data dilakukan secara tepat waktu, catatan dalam basis data dijaga selalu muktahir. Jadi makin banyak informasi berguna yang dapat disediakan bagi para pemakai.
5. Fleksibel : Kebanyakan perusahaan sangat sering mengalami perubahan. Oleh karena itu sangatlah penting agar sistem konversi data mampu menghadapi perubahan–perubahan ini secara lancar, efektif dan mampu melayani berbagai kebutuhan penggunanya.
6. Akurat dan Aman : Untuk menghasilkan bahwa data yang dapat diandalkan, sistem konversi data membutuhkan tindakan–tindakan pengendalian dan pengamanan yang memadai.
7. Ekonomis : Mengkonversi data biaya wajar merupakan sasaran terakhir. Ini merupakan sasaran yang sifatnya paling luas atau berbanding terbalik dengan sasaran yang lain sebagai contoh, efisiensi berbanding lurus dengan kehematan, sedangkan ketepatan waktu umumnya berbanding terbalik dengan kehematan.
2.3.2 Aspek Teknis Pengolahan Data Elektronik
Untuk menjamin keberhasilan kegiatan komputerisasi, maka diperlukan penanganan atas berbagai aspek teknis tertentu agar dapat menghasilkan performa yang dikehendaki.
Sebagai suatu sistem informasi sistem pengolahan data elektronik terdiri dari 3 aspek teknis, menurut Azhar Susanto ( 2001 ; 157) yaitu:
“1. Perangkat keras (hardware) 2. Perangkat lunak (software) 3. Manusia (brainware)”
Sedangkan menurut Edi Purwono (2004:11) aspek teknis komputerisasi yang dimaksud adalah sebagai berikut :
“1. Perangkat keras (hardware) 2. Perangkat lunak (software)
3. Tenaga kerja manusia (brainware)”
2.3.2.1 Perangkat Keras (hardware)
Perangkat keras komputer meliputi peralatan fisik yang menjalankan berbagai kegiatan dari sistem yang menggunakan komputer dapat dikelompokan sebagai berikut:
1. Alat Masukan 2. Alat Pemrosesan 3. Alat Keluaran 4. Simpanan Luar
Hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Alat Masukan
Alat masukan merupakan alat untuk memasukan data yang akan diproses ke komputer. Alat masukan dapat digolongkan ke dalam 2 golongan yaitu alat masukan langsung dan alat masukan tidak langsung.
• Alat masukan langsung berarti data langsung diproses oleh CPU (central processing unit) tanpa terlebih dahulu dimasukan ke media simpanan luar sehingga memungkinkan interaksi langsung antara pemakai dan sistem komputer. Contoh alat masukan langsung adalah : keyboard, visual display terminal, dan pointing device.
• Alat masukan tidak langsung berarti data yang dimasukan tidak langsung diproses oleh CPU (central processing unit), tetapi direkam dahulu ke suatu media machine readable form (bentuk yang hanya dapat dibaca oleh
komputer) yang berbentuk simpanan luar. Contoh alat masukan tidak langsung adalah magnetic disc, dicket.
2. Alat Pemproses
Alat pemproses adalah alat dimana instruksi–instruksi program diproses untuk mengolah data yang sudah dimasukan lewat alat masukan dan hasilnya akan ditampilkan pada alat keluaran. Alat pemproses terdiri dari CPU (Central Processing Unit) dan main memory.
A. Central Processing Unit (CPU)
CPU adalah pusat pengolah program atau pusat pemprosesan instruksi– instruksi program. Elemen–elemen pokok CPU terdiri dari:
1. Control Unit
Control unit bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem komputer. Unit pengendalian mengatur kapan ditampilkan pada alat keluaran.
2. Arithmatic and Logical Unit (ALU)
Tugas utama ALU adalah melakukan semua perhitungan aritmatika atau matematika yang terjadi sesuai dengan instruksi program.
B. Main Memory Unit
Main memory unit dapat menyimpan data dan instruksi dengan kapasitas yang besar terdiri dari:
1. Random Acces Memory (RAM)
Semua data dan program yang dimasukan melalui alat masukan akan disimpan terlebih dahulu di RAM. RAM merupakan memori yang dapat diakses dan dapat diisi serta diambil isinya oleh Programmer.
2. Read Only Memory (ROM)
ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca saja, programmer tidak dapat mengisi sesuatu ke dalam ROM. Isi ROM telah diisi oleh pabrik pembuatnya, berupa sistem operasi (opertion system).
3. Alat keluaran
Keluaran yang dihasilkan dari pengolahan data dapat berupa tulisan (terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus, dan simbol–simbol lain), image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara (dalam bentuk musik atau perkataan), dan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form).
Untuk mendapatkan bentuk–bentuk keluaran tersebut maka dibutuhkan alat untuk menampilkannya yaitu alat keluaran yang dapat berupa:
a. Hard Copy device
Berupa alat yang digunakan untuk mencetak tulisan serta image pada media keras seperti kertas. Yang termasuk hard copy device adalah yang umum yang dipergunakan adalah printer. Printer merupakan alat pencetakan dengan media kertas, dan kertas yang dipergunakan umumnya adalah countinues form.
b. Soft Copy Device
Berupa alat digunakan untuk menampilkan tulisan dan image pada media lunak yang berupa signal elektrinik. Dapat berupa video display (layar yang berupa tabung sinar katoda atau Chatoda Ray Tube (CRT)).
c. Drive Device
Berupa alat yang dipergunakan untuk merekam simbol dalam bentuk yang hanya dibaca oleh mesin pada media seperti misalnya disc drive atau tape drive.
4. Simpanan Luar
Main memory didalam alat pemproses merupakan simpanan yang kapasitasnya tidak begitu besar, kadang–kadang diperlukan suatu simpanan yang mempunyai kapasitas besar untuk menyimpan data dan program dalam jangka waktu tertentu yang disebut external memory (simpanan luar, karena terletak diluar alat proses) atau secondary storage (simpanan kedua, simpanan pertama adalah memory).
Simpanan luar dapat digolongkan kedalam alat simpanan pemasukan atau sequential access storage device (SASD) dan alat simpanan pemasukan langsung atau direct access storage device (DASD). Kelebihan DASD dibandngkan dengan
SASD adalah kecepatan dari waktu pemasukannya dan banyak aplikasi yang membutuhkan hal seperti ini. Simpanan luar yang termasuk dalam DASD adalah magnetic disk dan hard disk. Simpanan luar yang termasuk SASD adalah magnetic tape.
2.3.2.2 Perangkat Lunak (software)
Menurut Wilkinson (1992:179) Perangkat lunak adalah sebagai berikut : “Program yang berisi instruktur–instruktur untuk melakukan pengolahan data”.
Perangkat lunak terdiri dari 3 elemen yaitu:
1. Perangkat lunak sistem operasi (operating software) merupakan program yang tertulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan sistem komputer.
2. Perangkat lunak bantu atau utilitas (Utilities software) merupakan program yang menjalankan fungsi yang diperlukan dalam operasi setiap sistem berdasarkan komputer operasi. Operasi ini erat kaitannya dengan perangkat keras sistem dan seringkali dijumpai dalam program aplikasi.
3. Perangkat lunak aplikasi (Application software) merupakan program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelasaikan aplikasi tertentu.
2.3.2.3 Manusia (brainware)
Perangkat otak/petugas pengoprerasian komputer merupakan aspek manusia yang terlibat dalam sistem komputer yang terbagi atas 5 fungsi menurut Widjajanto (2001; 237) fungsi-fungsi yang dimaksud yaitu:
“1. Analisis Sistem 2. Programming 3. Operator Komputer 4. Pengesahan Transaksi 5. Penugasan Unit Library 6. Kontrol Data”.
Hal tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Analisis Sistem, bertanggung jawab atas desain umum sistem. Para analis menetapkan tujuan keseluruhan sistem dan rancangan atau desain khusus dari aplikasi tertentu.
2. Programming, berdasarkan tujuan yang ditentukan oleh analis sistem, programmer mengembangkan bagian akhir khusus untuk aplikasi, menyiapkan instruksi-instruksi komputer, menguji program, dan mendokumentasikan hasil-hasilnya.
3. Operator Komputer, bertanggung jawab untuk mengerjakan data melalui sistem dalam program komputer. Operator memenuhi instruksi-instruksi yang disusun dalam buku pengerjaan program yang telah dikembangkan oleh programmer. Operator komputer juga merupakan bagian yang berfungsi mengolah data sampai dihasilkannya laporan.
4. Pengesahan Transaksi, tujuan utamanya adalah mengesahkan setiap input terlebih dahulu yang akan dimasukkan sistem pengolahan data, dengan cara membuat lembar kontrolnya berupa formulir pengantar yaqng ditandatangani oleh petugas yang berwenang.
5. Penugasan Unit Library, tujuan utamanya adalah untuk pemisahan tugas dan tanggungjawab untuk operasi, sehingga dapat mencegah orang yang tidak berwenang dan berkepentingan untuk mengaksesnya. Bagian ini juga bertanggung jawab atas pemeliharaan program komputer, file transaksi dan catatan komputer lainnya serta menyediakan wahana pengendalian fisik yang penting atas catatan-catatan ini dan hanya memberikannya kepada orang-orang yang berwenang.
6. Kontrol Data, fungsi utama kelompok pengendali data adalah untuk menguji efektivitas dan efisiensi segala aspek sistem meliputi kecukupan berbagai jenis pengendalian mutu masukan dan kelayakan keluaran. Bagian ini juga menerima data dari departemen-departemen lain, mengendalikan, mengawasi jalannya pengolahan data dan mendistribusikan kepada pemakai yang berhak
2.3.3 Metoda Pengolahan Data Elektronik
Dalam pengolahan data elektronik terdapat metode yang dipergunakan untuk mengolah sumber data, guna menghasilkan informasi bagi para pemakainya. Metode yang biasa digunakan dalam pengolahan data elektronik menurut Jogianto (2000:753) yaitu:
“1. Batch Processing 2. Online Processing”.
La Midjan dan Azhar Susanto (2003:31) mengemukakan bahwa: Metode pengolahan data adalah dengan cara:
“1. Manual, berupa pen-and-ink Clerical System. 2. Elektronik Data Proses sistem, yang terdiri dari :
2.1. Metode batch dengan menggunakan suatu komputer.
2.2. Metode Online menggunakan jaringan (network) dari pengolahan data dan terminal dari berbagai komputer.”
Sedangkan menurut Krismiaji (2002:105) metode pemrosesan data elektronik adalah sebagai berikut:
“1. Pemrosesan secara kelompok (Batch processing). 2. Pemrosesan seketika (On-line processing)”.
Metode tertersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Batch Processing
Pengolahan data dengan sistem ini mengikuti suatu prosedur. Data yang akan diolah dikumpulkan untuk suatu periode tertentu, kemudian dilakukan pengolahan data oleh komputer. Batch Processing menyangkut pengolahan data dalam kelompok–kelompok yang sama untuk suatu periode tertentu. Data dikumpulkan dan disimpan sampai waktu yang telah ditentukan tiba dan sering digunakan untuk mengolah transaksi–transaksi rutin yang terjadi dalam volume relatif besar. Ada 6 dasar operasi di dalam Batch Processing, yaitu:
a. Operasi Konversi (Conversion run) merupakan tahapan proses pengubahan data yang direkam ke file transaksi.
b. Operasi Koreksi (Edit run) merupakan tahap pengoreksian data yang telah dipindahakan diedit dan divalidasi. Dalam proses ini data yang telah direkam
di file transaksi diperiksa kebenarannya, kelengkapan keakuratan dan validasinya dengan suatu program khusus.
c. Operasi Pengurutan (Sort run) merupakan tahapan pengurutan data yang disesuaikan dengan kata kunci file induk. Pengurutan diperlukan untuk menyusun data dalam urutan yang sesuai guna menyiapkan laporan atau keluaran lain.
d. Operasi Pemeliharaan File (File maintenace run) merupakan operasi untuk memelihara file transaksi yang telah diurutkan, digunakan untuk memutakhirkan file induk sehingga data dalam file induk selalu terawat dengan data yang mutakhir.
e. Operasi Pengutipan File (File extraction run) merupakan suatu proses pengambilan atau pengutipan data file tertentu yang direkam di file lain. f. Operasi Penghasilan Laporan (Report generation run) merupakan operasi
untuk keluaran data laporan. Misalkan file induk yang berisi data yang telah dimutakhirkan biasanya kemudian dibuat laporan–laporan tentang status keadaan data terakhir dalam file induk.
Batch processing mempunyai beberapa keuntungan yaitu:
a. Lebih efisien, data transaksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan sebelum dilakukan proses keadaan file induk.
b. Data transaksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan sebelum dilakukan proses pemuktahiran file induk.
c. Program lebih mudah dibuat.
2. Online Processing
Online Processing disebut juga dengan transaction processing. Metode pengolahan ini mempunyai karakteristik tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara segera dan langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk. Pengolahan data secara online banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan informasi setiap saat, misalkan bank, biro penerbangan, dan pemesanan kamar hotel. Adapun datanya terdiri dari:
a. Entri dan edit data yaitu selama proses pemasukan data berlangsung, data di edit dulu untuk mengecek kesalahan.
b. Pemutakhiran dan pemeliharaan arsip yaitu kegiatan ketika memasukan data transaksi operator memberitahu sistem komputer jenis transaksi dan jenis tindakan. Pemakaian program aplikasi yang sesuai kemudian dipanggil dari penyimpanan sekunder dan digunakan untuk melakukan pemprosesan.
c. Pertanyaan arsip yaitu bila ada informasi yang diperlukan operator akan memasukan pertanyaan melalui alat masukan. Informasi akan ditarik oleh perangkat lunak dan informasi yang diperlukan akan muncul dengan cepat. d. Pembuatan laporan, sistem online dapat menghasilkan berbagai macam
dokumen dan laporan berkala yang sama dengan pemprosesan batch.
Kebaikan–kebaikan dari online processing adalah:
a. File induk setiap saat dalam keadaan mutakhir, sehingga informasi tersedia setiap saat.
b. Urutan–urutan pemprosesan yang rumit tidak diperlukan karena dapat terdiri dari sebuah proses saja.
c. Umumnya menggunakan media penyimpanan cakram magnetic maka data dapat dengan cepat dan mudah untuk di retrieve dari masing–masing record.
Apabila diperbandingkan, antara sistem pengolahan data secara batch dengan online tampak sebagai berikut:
a. Keuntungannya yaitu:
1) Sistem batch tidak memerlukan banyak, kompleks, mahal, dalam perangkat keras dan lunak jika dibandingkan dengan sistem online.
2) Bekerja lebih efisien dengan pengolahan secara berurutan pada sistem batch jika dibandingkan dengan sistem online dengan sistem acak.
3) Menyediakan tambahan pengendalian melalui mekanisasi yaitu total batch dimana pada sistem online pada umumnya tidak ada.
b. Kelemahannya yaitu:
1) Pencatatan pada master file menjadi terlambat dengan sistem batch karena pencatatan diurutkan sehingga informasi terlambat jika dibandingkan dengan sistem online.
2) Pengambilan data dari pencatatan terlambat terutama jika menggunakan media penyimpanan data dengan pita magnetic. Sehingga dengan sistem online dapat dengan cepat menyediakan data yang diperlukan.
3) Pada umumnya memerlukan kegiatan-kegiatan sorting dan penulisan pada sistem batch sedangkan pada online tidak perlu.
4) Memerlukan banyak kegiatan file manual program dan dokumen dasar terutama apabila digunakan pita magnetic pada sistem batch sedangkan pada sistem online dengan fleksibilitasnya hal tersebut tidak diperlukan. Pemakaian metode online maupun batch processing tergantung kepada kebutuhan perusahaan. Kedua jenis tersebut dapat dimodifikasi pada pengembangan selanjutnya.
2.3.4 Keterbatasan Sistem Pengolahan Data Elektronik
Metode yang biasa digunakan dalam pengolahan data elektronik menurut Jogianto (2000:753) yaitu:
“1. Batch Processing 2. Online Processing”.
Dengan keterangan keterangan sebelumnya di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa pengolahan data elektronik memiliki beberapa keterbatasan yaitu:
1. Apabila terdapat kesalahan pada program atau proses pemasukan data, hasil yang akan diperoleh akan salah dan sangat sulit untuk melacak kembali. 2. Membutuhkan tenaga yang memiliki kemampuan atau professional di bidang
komputer.
3. Komputer membutuhkan tenaga listrik untuk pengoperasiannya, tanpa adanya listrik komputer tidak dapat dioperasikan.
4. Membutuhkan potensi manusia, tanpa adanya manusia yang menjalankan, komputer adalah sesuatu benda mati yang tidak ada gunanya.
2.3.5 Sistem Komputer
Dewasa ini dukungan komputer dapat meningkatkan produktivitas kerja dan meringankan pekerjaan sehari–hari yang biasanya harus dilakukan secara manual. Komputer benar–benar merupakan mesin yang dapat menekan biaya dalam kehidupan sehari–hari khususnya dalam bidang bisnis.
Wilkinson (2000 ; 148) yang dialihbahasakan oleh Maulana menjelaskan mengenai pengaruh komputer terhadap perusahaan yaitu:
“Sangat sedikit aspek – aspek perusahaan yang tidak berpengaruh oleh munculnya komputer. Selain mempengaruhi cara pemprosesan dan penyimpanan data, komputer juga sangat mempengaruhi cara organisasi perusahaan, cara pengambilan keputusan, serta pemanfaatan fungsi akunting perusahaan”.
Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengaruh komputer terhadap perusahaan terbagi dalam tiga bagian yaitu:
1. Dampak komputer terhadap Sistem Informasi Akuntansi
Pada masa lalu sistem informasi dalam suatu perusahaan didominasi oleh pengolahan data yang dilakuakan manusia atau dibantu oleh peralatan seperti cash register. Mulai tahun 1950-an, sistem informasi manual ditransformasikan ke dalam sistem berdasarkan komputer sehingga komputer mulai bekerjasama dengan manusia memproses data menjadi informasi.. 2. Dampak komputer terhadap struktur organisasi dan pengambilan keputusan.
Kehadiran komputer mempengaruhi struktur organisasi perusahaan selain juga sistem informasinya. Komputer dapat memproses data dan mengirim informasi yang dihasilkan tanpa keterlambatan. Jadi informasi dapat dibagi secara lebih luas dan efektif ke seluruh unit organisasi.
Sebagai akibatnya, manajemen perusahaan dapat fleksibel dalam memilih dan mengubah struktur organisasi. Komputer juga dapat sangat membantu pengambilan keputusan manajerial. Karena kecepatan pemprosesannya, mereka mampu malaksanakan analisis data secara tepat.
3. Dampak komputer terhadap fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi pada banyak perusahaan telah mengalami banyak peningkatan dengan adanya komputer sehingga mempengaruhi fungsi akuntansi baik secara positif maupun negatif. Secara positif, pengolahan data akuntansi dapat dipercepat dalam menghasilkan perhitungan–perhitungan maupun informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sedangkan secara negatif, fungsi akuntansi semakin berkurang atau hilang tanggung jawab dalam pengolahan data karena dialihkan kepada fungsi akuntansi, dan fungsi akuntasi menjadi pengguna informasi. Akibatnya fungsi akuntasi atas pengendalian pengolahan data menjadi hilang.
2.4 Pengertian Penjualan
Pada perusahaan dagang aktivitas penjualan merupakan aktifitas utama perusahaan yang wajib diperhatikan keberadaanya, karena ke gagalan dan tidak lancarnya aktivitas ini akan sangat mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan tersebut.
Pengertian penjualan menurut Syahrul dan Afdi Mizar (2000;746) adalah:
“1. Pertukaran barang dan jasa dengan uang.
2. Pendapatan yang diterima dari pertukaran barang dan jasa dan dicatat untuk satu periode akuntansi tertentu, baik berdasarkan kas (sebagaimana diterima) atau berdasarkan akural (sebagaimana diperoleh).”
Pengertian penjualan menurut Tendy Haruman dan Sri Rahayu (2005:35) adalah sebagai berikut:
“Anggaran yang direncanakan secara lebih terperinci penjualan perusahaan selama periode yang akan datang yang di dalamnya menjadi rencana tentang jenis (kualitas) barang yang akan dijual, jumlah (kuantitas), harga barang, waktu penjualan serta tempat/daerah penjualannya”.
Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa penjualan merupakan transaksi bisnis yang mencakup upaya pertukaran sejumlah komoditas barang atau hak milik atau jasa dengan uang tunai janji bayar atau alat penukaran lainnya
sebagai akibat dari transaksi tersebut merupakan pendapatan dari yang dapat digunakan untuk melangsungkan hidup perusahaan bahkan meningkatkanya.
Adapun prosedur yang membentuk penjualan menurut Mulyadi (2001;469):
“1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur penerimaan kas 3. Prosedur penyerahan barang
4. Prosedur pencatatan penjualan tunai 5. Prosedur penyetoran kas ke Bank 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan.”
1. Prosedur Order penjualan, dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsika dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2. Prosedur penerimaan kas, dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita registerkas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur penyerahan barang, dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
4. Prosedur pencatatan penjualan tunai, dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.
5. Prosedur penyetoran kas ke bank, sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas meyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6. Prosedur pencatatan penerimaan kas, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
7. Prosedur pencatatan harga pokok, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasasrkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum
2.4.1 Fungsi Yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran barang ke fungsi kas.
2. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut kepada fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah di bayar harganya kepada pembeli.
5. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transakasi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
2.4.2 Sistem Pengolahan Data Elektronik Penjualan
Sistem pengolahan data daur pendapatan berbasis komputer yang akan diuraikan diasumsikan menggunakan sistem batch processing dan dibagi ke dalam tiga run, Nugroho Widjajanto (2001 ; 333) :
“1. Pemasukan (entry) order penjualan dan pengecekan kelayakanya.
2. Pengiriman barang ke pelanggan dan penagihan melalui faktur. 3. Pembuatan pernyataan piutang dan laporan lainnya”.
Pencatatan order penjualan dan penelitian kelayakan pesanan meliputi kegiatan untuk menanggapi pesanan pelanggan. Apabila menerima pesanan dari pelanggan, bagian penjualan akan memasukan data pada dokumen pesanan pelanggan ke terminal yang tersedia. Data tersebut kemudian dikirim ke bagian Pengolahan data elektronik, yang akan melakukan editing terhadap pesanan tersebut dan melakukan penelitian apakah:
a. Barang yang dipesan pelanggan masih tersedia di gudang
b. Pelanggan yang memesan barang merupakan merupakan pelanggan yang dapat yang dapat dipercaya dan memiliki kemampuan kredit yang baik.
Dua jenis informasi di atas diperoleh dari master file persediaan dan master file riwayat pelanggan. Dengan menggunakan program editing dan penelitian berdasarkan input berupa data yang terekam dalam dua master file itu, bagian pengolahan data elektronik akan memperoleh laporan mengenai status persediaan dan kinerja pelanggan selama ini.
Berdasarkan data pada master file status persediaan dan master file riwayat pelanggan bagian Pengolahan Data Elektronik akan dapat mengeluarkan salah satu dari dua kemungkinan keputusan, yaitu:
1. Pesanan dipenuhi dan barang akan segera dikirim karena baik persediaan yang ada digudang maupun riwayat pelanggan menunjukan kesiapan untuk memenuhi pesanan.
2. Pesanan ditolak karena riwayat pelanggan atau kemampuan kredit calon pelanggan tidak memenuhi syarat, sehingga dikhawatirkan pelanggan tidak akan dapat memenuhi kewajibannya.
3. Pesanan hanya dapat dipenuhi sebagian, karena barang yang dipesan tesedia di Gudang namun jumlahnya tidak sebanyak yang diinginkan pelanggan dalam pesanannya, sehingga akan timbul proses backorder.
Apabila pesanan pelanggan dapat dipenuhi, seluruhnya atau sebagian, Bagian Pengolahan Data mencetak dua jenis dokumen, yaitu:
1. Kesanggupan Memenuhi Pesanan, dan 2. Order Penjualan.
Dokumen kesanggupan memenuhi pesanan adalah semacam pemberitahuan kepada pelanggan bahwa perusahaan bias memenuhi pesanan bersangkutan sesuai dengan kondisi yang ada
Order penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada Gudang dan Bagian Pengiriman Untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari Gudang ke bagian Pengiriman untuk dikemas dan akhirnya dikirimkan pada pelanggan.
2.5 Pengendalian Atas Pengolahan Data Elektronik
Masalah penjualan mendapat perhatian yang sangat penting bagi perusahan kerana melibatkan penerimaan kas perusahaan yang jumlahnya sangat besar. Akan tetapi dalam penjualan tersebut mudah terjadi kecurangan. Oleh karena itu perusahaan harus menjalankan pengendalian yang baik untuk mencegah terjadinya kecurangan.
Prosedur penjualan berbasis komputer memiliki pengendalian internal yang diterapkan pada aplikasi-aplikasi kegiatan, dalam bentuk pengendalian aplikasi (application on control), pada setiap tahap pengolahan data. Adapun pengendalian pengolahan data elektronik penjualan menurut Nugroho Widjajanto (2001:338) adalah sebagai berikut:
1. “Validity Check. Untuk mengecek nomor kode pelanggan dan nomor kode barang persediaan dengan jalan membandingkannya dengan informasi pada master file piutang dan master file persediaan.
2. Redudant data check. Untuk mengecek nomor kode pelanggan dan
nama serta nomor kode barang berikut uraian barang dengan tujuan untuk mendeteksi kemungkinan adanya kesalahan entry data atau datanya valid namun nomornya keliru.
3. Field check. Untuk mengecek bahwa suatu field numeric tertentu telah diisi dengan data numerik serta untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam proses berikutnya.
4. Reasonable test. Untuk mengecek kecermatan kuantitas yang
dipesan. Pengujian ini, dilaksanakan dengan membandingkan kuantitas barang yang dipesan dengan kuantitas standar yang biasanya dipesan sebagaimana direkam dalam record pada master file persediaan.
5. Range check. Untuk mengecek kelayakan atas tanggal pesanan
dan tanggal penyerahan.
6. Completeness test. Untuk menguji bahwa setiap transaksi telah memuat unsur data yang benar.”
Adapun pengendalian pengolahan data elektonik penjualan:
Menurut Wing Wahyu Winarno (1999;102), pengendalian internal dalam sistem pengolahan data elektronik terdiri dari
“Pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control)”.
2.5.1 Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup rencana organisasi dan operasi dari kegiatan sistem pengolahan data elektronik. Tujuan pengendalian umum yaitu: 1. Mendokumentasikan, mereview, menguji, dan menyetujui sistem dan
program.
2. Melakukan pengendalian perangkat keras.
3. Melakukan pengendalian atas akses pada peralatan dan file data. Pengendalian umum terdiri dari :
a. Praktek manajemen yang sehat
Praktek manajemen yang sehat merupakan pengendalian yang paling efektif. Pengendalian ini meliputi perencanaan, penganggaran, pemilihan karyawan dan pengendalian atau supervisi terhadap karyawan.
b. Pengendalian Operasional
Pengendalian ini lebih ditekankan pada aspek teknis dan bukan pada aspek manajerial, sehingga biasanya pelaksanaannya diserahkan pada manejer tingkat bawah. Mirip dengan pengendalian manajemen, pengendalian operasional juga meliputu 3 fase yaitu :
1) Penetapan standar teknis 2) Penilaian prestasi
3) Pengambilan keputusan, terutama sebagai tindakan korektif c. Pengendalian Organisasi
Pengawasan organisasi ini dirancang untuk memberi pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap bagian perusahaan. Setiap penanganan transaksi harus melibatkan beberapa bagian organisasi. Pembagian tugas dan tanggung jawab didasarkan pada pemisahan fungsi otorisasi, pencatatn dan penyimpanan.
d. Pengendalian Dokumentasi
Semua komponen sistem informasi harus didokumentasikan dengan jelas. Adanya dokumen akan:
1) Memudahkan karyawan memahami kebijakan dengan jelas.
2) Membantu karyawan memahami hubungan antara bagian dalam perusahaan.
3) Menjamin bahwa berbagai prosedur dilaksanakan secara konsisten, efisien dan terpercaya
e. Pengendalian Otorisasi
Otorisasi dapat diklasifikasikan menjadi 2 jenis
1) Otorisasi khusus, yaitu persetujuan yang ditetapkan untuk keadaan tertentu 2) Otorisasi umum, yaitu persetujuan yang ditetapkan untuk kadaan atau
peristiwa rutin.
f. Pengendalian Perangkat Keras dan Lunak
Tujuan pengendalian ini untuk mengecek kemungkinan adanya peralatan atau program yang tidak berfungsi, sehingga akan meningkatkan kehandalan perhitungan, manipulasi dan transfer data dalam sistem komputer.
Pengendalian perangkat keras berupa: 1) Parity check
Digunakan untuk melakukan pengecekan data yang tersimpan dalam komputer.
2) Echo check
Untuk meyakinkan/memeriksa bahwa alat input–input masih tetap berfungsi dengan memuaskan bila dibutuhkan.Read after write check Untuk meyakinkan apakah data telah direkam di magnetic disc dan magnetic tape telah terekam dengan baik dan benar.
3) Dual read check
Untuk meyakinkan apakah data telah dibaca dengan cermat. 4) Validity check
Untuk meyakinkan bahwa data telah dikodekan dengan benar.
Pengecekan perangkat keras lainnya adalah: 1)Duplicate circuit
Untuk menghasilkan kalkulasi dan mengecek hasilnya. 2)Schedule Preventive maintanence
Untuk memperbaiki komputer secara berkala. 3)Diagnostic test routine
Untuk pengecekan tehadap hardware untuk mengetahui kelemahannya. Pengecekan perangkat lunak berupa:
1)Label check
Untuk pengecekan atas isi label internal pada pita dan disc magnetic. 2)Read write check
Untuk pemberhentian secara otomatis atas suatu program jika pembacaan atau penulisan tidak diperkenankan.
g. Pengendalian Keamanan fisik
Pengendalian keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga kamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila pengamanan fisik tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka dapat mengakibatkan:
1) Menurunnya operasi kegiatan. 2) Membahayakan sistem.
Pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat–alat dan penempatan fisik yang dapat membantu melindungi harta kekayaan milik perusahaan. Teknik tersebut dapat berupa:
1) Pengawasan terhadap pengaksesan fisik
Pengawasan ini dapat berupa penempatan satpam, pengisian agenda kunjungan, penggunaan tanda pengenal, pemakaian kartu, dan penggunaan circuit television.
2) Pengaturan local fisik
Pengaturan ini dapat berupa lokasi yang tergantung oleh lingkungan dan gedung yang terpisah.
3) Penerapan alat–alat pengamanan
Penerapan alat–alat pengamanan seperti alat pemadaman kebakaran, UPS (uninterruptible power system), stadilizer, AC dan penditeksi kebakaran. h. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di luar supaya tidak hilang, rusak, dan tidak diakses oleh orang yang tidak berhak. Beberapa cara pengendalian keamanan data antara lain sebagai berikut:
1) Pengamanan data log
Agenda (log) dapat digunakan dalam proses pengolahan data untuk memonitor, mencatat, dan mengidentifikasi data.
2) Proteksi file
Beberapa alat atau teknik telah tersedia untuk menjaga file dari penggunaan yang tidak benar, yang dapat menyebabkan rusak atau tergantinya data dengan nilai yang tidak benar. Diantaranya label file eksternal.
3) Pembatasan pengaksesan
Tujuan pembatasan pengaksesan adalah untuk mencegah personil yang tidak berwenang untuk dapat mengakses data.
4) Data back up dan recovery
Pengendalian ini berfungsi untuk menjaga bila file atau data mengalami kerusakan, kehilangan atau kerusakan data.
2.5.2 Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi dapat dikategorikan ke dalam pengendalian masukan (input control), Pengendalian pengolahan (processing control) dan pengendalian keluaran (output control).
Tujuan pengendalian aplikasi adalah:
a. Menjamin bahwa semua transaksi yang diotorisasi diproses secara lengkap dan lebih dari satu kali.
b. Menjamin bahwa data transaksi telah lengkap dan teliti.
c. Menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar dan sesuai keadaan.
d. Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah ditetapkan.
e. Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah ditetapkan.
f. Menjamin bahwa program aplikasi dapat terus berfungsi. Pengendalian aplikasi terdiri dari:
a. Pengendalian masukan
Yaitu tindakan untuk memastikan data transaksi yang benar dicatat secara lengkap dan memastikan data yang salah terditeksi sehingga dapat dikoreksi. Pengendalian masukan terdiri dari:
1) Otorisasi Transaksi
Dalam metode batch otorisasi dapat berupa pemberian paraf, tanda tangan atau cap. Dalam metode on-line otorisasi dapat berupa pemberian kode atau kata sandi.
2) Pencatatan
Dalam sistem manual dan batch, semua data harus dicatat melalui dokumen sumber. Dalam sistem on-line data dapat langsung dimasukan ke dalam komputer.
3) Pengurutan
Yaitu dokumen yang akan diinput ke komputer harus disertai keterangan berapa banyak dokumen yang akan di input ke komputer data harus disertai keterangan berapa banyaknya dokumen yang akan diolah.
4) Edit data transaksi
Yaitu memperkecil kesalahan data dengan memasukan transaksi dengan alat–alat pengawasan.
5) Pengubahan data transaksi
Yaitu pengubahan dari satu bentuk ke bentuk lainnya. Proses ini membuka peluang terjadinya kesalahan data, oleh karena itu data–data yang diubah haruslah dibandingkan untuk menjamin kebenarannya.
6) Pengiriman data
Yaitu pengendalian untuk memastikan apakah data sudah diterima dengan benar.
b. Pengendalian proses
Yaitu pengendalian terhadap proses yang dilakukan setelah data diinput. Tujuan pengendalian proses adalah:
1) Data diolah secara teliti dan lengkap.
2) File dan program yang digunakan sudah benar.
3) Semua transaksi dan catatan lainnya dapat ditelusuri dengan mudah. Pengendalian proses terdiri dari:
1) Kontrol setiap proses
Dilakukan dengan cara mencetak laporan setiapkali selesai menjalankan suatu proses.
2) Cek file dan program
Untuk menjamin bahwa program yang dimasukan sudah benar. Biasanya disimpan pada pita magnetic, disket, kaset atau hard disc eksternal.
3) Keterkaitan telusuran audit
Berbentuk laporan yang tercetak dan biasanya dihasilkan setelah suatu proses dikerjakan. Dalam sistem batch, laporan dihasilkan setelah akhir selesai proses.
c. Pengendalian keluaran
Yaitu untuk menjamin bahwa keluaran yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, benar dan didistribusikan ke pemakai yang berhak.
Pengendalian keluaran terdiri dari : 1) Mengkaji hasil pelaporan
Setiap laporan yang dihasilkan oleh sistem harus diperiksa dan dikaji ulang sebelum didistribusikan ke pemakai akhir. Selain itu semua perubahan terhadap file induk harus dicetak dan juga harus dicetak laporan yang berisis keadaan yang menyimpang sehingga dapat segera ditindaklanjuti oleh manajemen.
2) Pengawasan distribusi laporan
Bagian pengolahan data harus mempunyai daftar yang berisi nama–nama atau bagian–bagian yang berhak menerima suatu laporan.
Dalam perusahan dagang, indurtri, penjualan merupakan komponen utama mempunyai nilai yang cukup berpengaruh dalam laporan keuangan, maka itu harus adanya pengendalian penjualan agar menciptakan penerimaan yang lancar.
2.5.3 Pengendalian Penjualan
Defenisi pengendalian internal menuru laporan Commite Of Sponsoring Organization (COSO) yang berjudul Control Integrated Framework yang diterbitkan pada tahun 1992 seperti dikutip oleh Sunarto (2003:137) adalah sebagai berikut:
“Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi untuk dewan komisaris, manajemen, personal satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapatkan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut:
• Kendalan pelaporan keuangan.
• Kesesuain dengan Undang-undang dan peraturan yang berlaku. • Efektivitas dan efisiensi operasional.”
Menurut Wilson and Champbel (2001:21) yang dialihbahasakan oleh Tjendra mengemukakan bahwa:
“Pengendalian penjualan meliputi analisa, penelaahan dan penelitian mengenai kebijakan, prosedur, metode dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikendaki, dengan biaya yang wajar, yang dihasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi”.
Oleh karena itu, pengendalian akuntansi terhadap penjulan adalah laporan-laporan yang menganalisis kegiatan penjualan yang mengungkapkan trends dan hubungan-hubungan atau penyimpangan-penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, dari anggaran atau dari standar yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan.
2.5.4 Tujuan Pengendalian Penjualan
Tujuan dari pengendalian penjualan menurut Wilson Champbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjandera (1994:259) adalah :
“Untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengendalian yang diharapkan atas investasi”.
Prosedur pengendalian manual yang pokok dalam sistem penjualan menurut Mulyadi (2000:246) adalah:
“1. Pembuatan batch totals oleh Bagian Penagiahan 2. Verifikasi untuk pemasukan log oleh Grup Pengawas 3. Keying dan verifikasi data oleh Konversi Data”.
Berdasarkan pengertian di atas, jelaslah bahwa pada dasarnya dalam pengendalian penjualan terkadang unsur tindak lanjut untuk mencapai penjualan yang dikehendaki berdasarkan analisis yang dilakukan. Tindak lanjut yang dilakukan adalah untuk mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi.
2.6 Pengaruh Pengolahan Data Elektronik Penjualan atas Pengendalian Penjualan
Kebutuhan komputer dalam pengolahan data terutama dalam pengolahan data penjualan merupakan suatu yang tidak dapat dielakkan. Penggunan komputer dalam bidang ini dirasakan perlu karena pada dasarnya pengolahan data penjualan lebih rumit dari yang dibayangkan, salah satu penyebabnya adalah banyakanya jenis barang yang dijual, adanya potongan penjualan, dan lain–lain.
Disamping karena volume dan kerumitan dalam pengolahan data penjualan maka peran dan pengaruh komputer sebagai alat bantu sangat diperlukan. Hal ini terkandung dalam pengertian komputer menurut Cushing yang dialihbahasakan oleh Ruchyat Kosasih (1997 ; 110) yaitu:
“Komputer adalah suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi yang mampu melaksanakan penghitungan dan operasi serta menyimpan dan melaksanakan serangkaian intruksi yang akan memungkinkan untuk melakukan serangkaian operasi”.
Pengertian komputer menurut George H. Bodnar dan William S Hopwood diterjemahkan oleh Deddy Jacobus (2003:148) adalah sebagai berikut: “Komputer adalah sebuah kombinasi terintegrasi dari perangakat keras, perangkat lunak, komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan prosedur pemrosesan. Salah satu dari komponen ini sebenarnya memiliki nilai kecil dalam memuaskan kebutuhan perhitungan”.
Walaupun pengeluaran dana untuk membuat sistem pengolahan data elektronik sangat mahal, namun dari segi efektivitasnya sangat dirasakan terutama dalam pengolahan data transaksi menjadi informasi yang berkualitas serta dokumentasi terhadap penjualan yang lebih baik. Dengan dipergunakannya sistem pengolahan data elektronik sebagai alat bantu untuk mengolah data perusahaan, perlu dirancang pengendalian internal untuk sistem komputer, yang dalam beberapa hal berbeda dengan pengendalain internal untuk metode manual. Namun terlepas dari metode pengolahan yang digunakan, konsep dan tujuan pengendalian internal adalah sama.
Pengaruh utama diselenggarakannya pengendalian penjualan untuk menghindarkan perusahaan dari berbagai kerugian. Penggunaan sumber daya yang berlebihan, kerusakan dan hilangnya catatan, kerusakan dan hilangnya aktiva karena kelalaian karyawan, ketidakpatuhan karyawan terhadap manajemen, penyelewengan yang dilakukan karyawan.
