BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

(1)

53 BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Sejarah Organisasi

PT. BATARA PRIMA SELERA merupakan perusahaan yang bergerak dibidang makanan, cafe dan restoran, perusahaan yang berdiri diatas naungan dwiputra group ini telah berdiri sejak tahun 1993 terus mengembangkan bisnisnya dibidang usaha makanan dan cafe, cuppa coffee merupakan salah satu bisnis cafe yang dimiliki, store pertama cuppa coffee berada di mega mall tahun 2005 hingga sekarang terus berkembang.

Lokasi kantor yang berpusat pada Ruko Kebon Jeruk Mediterania No. 20 Meruya Ilir Srengseng Jakarta barat 11630. Sesuai dengan logonya yang bergambar secangkir kopi, CUPPA COFFEE begerak dalam bisnis kafe yang menyajikan macam-macam jenis kopi. Seperti mottonya adalah "Not Your Ordinary Coffee", CUPPA COFFEE percaya dalam membuat kopi bahwa orang akan mencintai dan menghargai, karena kita tahu bahwa kopi tidak hanya gaya hidup itu adalah kebutuhan.

CUPPA COFFEE menggunakan biji kopi lokal dari Indonesia, karena kita tahu bahwa biji kopi adalah salah satu harta di Indonesia, dan CUPPA COFFEE ingin semua orang tahu itu, dan itu membuat rasa kopi yang lebih baik. Dan tidak hanya menyediakan kopi sebagai produk, CUPPA COFFEE juga menyediakan beberapa macam makanan seperti: Sandwich, Lasagna, Macaroni

(2)

dan Beef, dan Blueberry Pancakes. Dan cabang CUPPA COFFEE sudah tersebar banyak di Jakarta.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi

PT. Batara Prima Selera memiliki visi yaitu :

1. Memuaskan customer terutama para pecinta kopi, karena di CUPPA COFFEE terdapat banyak jenis kopi yang nikmat.

2. Membuat inovasi pencampuran kopi dengan bahan-bahan lain yang menambah cita rasa kopi semakin nikmat disajikan untuk customer.

3. Mempertahankan menggunakan biji kopi lokal dari Indonesia sebagai salah satu produk kebanggan di negeri sendiri.

3.2.2 Misi

PT. Batara Prima Selera juga memiliki misi yaitu :

1. Menjadi kafe yang patut diperhitungkan dan bisa memimpin dipasaran dibidang cita rasa kopi di Indonesia.

2. Menambah cabang di Indonesia terutama di Jakarta yang sebagai Ibukota Negara ini. Agar para pecinta kopi tahu akan kehadiran CUPPA COFFEE dan bisa menikmati produk-produk yang disajikan.

(3)

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.4 Tugas Dan Wewenang

1. Board of Comisaris/Board of Director

Tugas dan wewenang BOC/BOD, yaitu :

- Merupakan pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas jalannya keseluruhan sistem di dalam perusahaan secara menyeluruh dan memegang kendali penuh terhadap perusahaan. - Meminta laporan dari masing-masing bagian department

bawahnya untuk mengevaluasi sistem kerja secara berkala.

- Membawahi semua divisi dan bertanggung jawab atas kinerja semua bagian divisi perusahaan secara menyeluruh.

(4)

- Memimpin dan mengatur setiap proyek yang dilakukan oleh perusahaan.

2. Business Development

Tugas dan wewenang Business Development, yaitu: - Mencari lokasi strategis untuk opening store baru. - Menegosiasi tarif sewa lokasi/tempat.

- Berhubungan langsung dengan developer gedung apabila terjadi masalah pada fasilitas gedung.

3. Department Marketing

Tugas dan wewenang Department Marketing, yaitu:

- Menciptakan program-program promo yang akan diterapkan di store untuk meningkatkan sales store.

- Menjalin hubungan relasi dengan pihak-pihak luar seperti: Bank, provider telepon selular, vendor online shoping (disduss).

- Membuat design media promo dalam bentuk brosur, spanduk, billboard, dll.

4. Department Finance

Tugas dan wewenang Department Finance, yaitu:

- Bertanggung jawab dalam mengelola data keuangan perusahaan. - Membuat laporan laba / rugi.

- Membuat jurnal dan pencatatan ke buku besar berdasarkan jurnal.

5. Department IFAC

(5)

- Mencatat aset-aset baik yang ada didalam (office) dan diluar (store) dan gudang.

- Menghitung pemakaian bahan–bahan baku yang di pakai oleh store baik itu yang di ambil dari gudang maupun yang di cash di luar.

- Menghitung persediaan akhir bahan–bahan baku yang di stock di gudang untuk keperluan data purchasing.

6. Department Operasional

Tugas dan wewenang Department Operasional, yaitu:

- Mendukung kegiatan operasional bagian Operasional supervisor

dalam mengelola store.

- Mengatur strategi opersional tiap store.

- Menerapkan sistem pada tiap store.

7. HRD

Tugas dan wewenang HRD, yaitu:

- Mengatur sistem gaji pegawai, Lembur pegawai, dan cuti pegawai.

- Absensi pegawai.

- Melakukan perekrutan pegawai. - Penyediaan seragam pegawai.

8. Department Purchasing

Tugas dan wewenang Departement Purchasing :

- Bertanggung jawab atas pengadaan barang barang yang diminta oleh store.

(6)

- Mencari supplier dan negosiasi harga yang semurah mungkin. - Mencari barang-barang baru untuk keperluan operational store.

9. Department IT

Tugas dan wewenang Department IT, yaitu:

- Membuat program transaksi penjualan di store ( bon bill ) .

- Memberi dan meningkatkan layanan bisnis sesuai dengan keinginan perusahaan dalam bidang IT seperti web, software dan hardware.

10. Operasional Supervisor

Tugas dan wewenang Operasional Supervisor, yaitu:

- Mengatur dan mengelola kegiatan operational store secara langsung di lapangan.

- Menghandle dan membawahi seluruh staff di store mulai dari trainer field supervisor sampai pada junior barista.

- Menghandle pembukaan store baru mulai dari recruitment staff , training staff baru, pemenuhan barang – barang , sampai store siap untuk operational.

- Bertanggung jawab atas pencapaian sales yang tinggi atas seluruh store.

11. Field Supervisor

Tugas dan wewenang Field Supervisor, yaitu: - Membantu tugas Operational Store.

- Melaporkan kepada Operational Store kendala-kendala yang terjadi di store.

(7)

- Membantu Operational store menerapakan langkah-langkah yang harus di tempuh untuk pencapaian kenaikan sales.

12. Local Store Marketing

Tugas dan wewenang Local Store Marketing, yaitu:

- Melapor kepada Manager Marketing tanggapan customer atas promo-promo yang telah dijalankan oleh masing - masing store. - Mencari strategi promo yang paling cocok dan efektif di jalankan

oleh store.

13. Trainer

Tugas dan wewenang Trainer, yaitu:

- Membentuk dan mentraining calon barista.

- Mengajar cara berpakaian dan berpenampilan yang baik .

- Membakali calon barista menjadi staff yang sopan dan displin dan tanggung jawab.

- Membekali calon barista cara membuat kopi dan makanan serta penyajiannya.

3.5. Analisis Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi semakin lama semakin berperan penting dalam pengambilan keputusan, untuk menentukan keputusan yang tepat bagi perusahaan untuk itu pihak manajemen membutuhkan informasi yang berguna dari proses operasional yang berlangsung pada Adapun kebutuhan informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

(8)

b. Menampilkan total pengeluaran / cost di tiap store berdasarkan jenis costnya dalam waktu perperiode (Keseluruhan biaya). c. Menampilkan total sales tiap store dan kemudian dibandingkan

dengan total cost di tiap store.

d. Menampilkan total sales dan quantity sales promosi dari setiap jenis promosi yang terjual di tiap store berdasarkan salesnya perperiode.

e. Menampilkan total sales dan quantity sales menu dari setiap menu yang terjual di tiap store berdasarkan salesnya perperiode.

f. Menampilkan total sales dari sales promosi di tiap store dan kemudian dibandingkan dengan total cost promosi tersebut. g. Menampilkan total sales dari sales menu di tiap store dan kemudian

dibandingkan dengan total cost bahan baku untuk menu tersebut.

3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan model relasi antar tabel yang ada di dalam basis data dimana ERD menjelaskan hubungan antar data dalam basis daya yang didasarkan pada objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.

(9)

Gambar 3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

3.7 Spesifikasi Tabel

Spesifikasi dari masing-masing tabel yang terlibat dalam ERD diatas adalah sebagai berikut :

1. Nama tabel :Ms_Sales Primary key :ID_Sales, Foreign key :-

(10)

Deskripsi tabel :Berisi data - data mengenai sales Tabel 3.1 Tabel Ms_Sales

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan

ID_Sales char 15 Kode sales

Total_Sales bigint 20 Total sales

Tanggal date Tanggal sales

2. Nama Tabel :Ms_Detail_Sales

Primary key :ID_Sales, ID_Menu, ID_Promosi Foreign key : ID_Sales, ID_Menu, ID_Promosi

Deskripsi tabel :Berisi data - data mengenai detail dari sales Tabel 3.2 Tabel Ms_Detail Sales

Nama Field Tipe Field Ukuran Field

Keterangan

ID_Sales char 15 Kode sales

ID_Menu char 15 Kode menu

ID_Promosi char 15 Kode promosi

Qty_menu int 11 Jumlah menu terjual

(11)

3. Nama tabel :Ms_Menu Primary key :ID_Menu Foreign key :-

Deskripsi tabel :Berisi data - data mengenai menu Tabel 3.3 Tabel Ms_Menu

Menu_desc varchar 100 Deskripsi dari menu

Harga bigint 20 Harga dari menu

Ukuran varchar 100 Ukuran dari menu

Jenis varchar 100 Jenis dari menu

4. Nama tabel :Ms_Detail_Menu

Primary key :ID_Menu, ID_Bahan_Baku Foreign key :ID_Menu, ID_Bahan_Baku

Deskripsi tabel :Berisi data - data mengenai detail dari menu Tabel 3.4 Tabel Ms_Detail Menu

(12)

Satuan varchar 100 Satuan dari menu

Qty int 11 Jumlah menu

5. Nama tabel :Ms_Promosi Primary key :ID_Promosi Foreign key :-

Deskripsi tabel :Berisi data – data mengenai promosi Tabel 3.5 Tabel Ms_Promosi

Keterangan

Nama_Promosi varchar 100 Nama dari promosi

Harga_Jual bigint 20 Harga jual dari promosi

6. Nama tabel :Ms_PurchaseOrder_Promotion Primary key :ID_PurchaseOrder_Promotion Foreign key :ID_Karyawan ID_Supplier

Deskripsi tabel :Berisi data-data mengenai purchase order promotion

(13)

Tabel 3.6 Tabel Ms_PurchaseOrder_Promosi Nama Field Tipe Field Ukuran

Field

Keterangan

ID_PurchaseOrder_Promotion char 15 Kode purchase order promotion

ID_Karyawan char 15 Kode karyawan

ID_Supplier char 15 Kode supplier

Tanggal date Tanggal PO promotion

7. Nama tabel :Ms_Detail__PO_Promosi

Primary key :ID_PurchaseOrder_Promotion, ID_Promosi Foreign key :ID_PurchaseOrder_Promotion, ID_Promosi Deskripsi tabel :Berisi data-data mengenai detail PO promosi

Tabel 3.7 Tabel Ms_Detail_PO_Promosi Nama Field Tipe Field Ukuran

Field

Keterangan

ID_PurchaseOrder_Promotion char 15 Kode purchaser order promosi

Satuan varchar 100 Satuan dari PO promosi

(14)

promosi

Qty int 11 Jumlah PO promosi

8. Nama tabel :Ms_Supplier Primary key :ID_Supplier Foreign key :-

Deskripsi tabel :Berisi data - data mengenai supplier Tabel 3.8 Tabel Ms_Supplier

Keterangan

ID_Supplier char 15 Kode Supplier

Nama_Supplier varchar 100 Nama Supplier

Jenis_Supplier varchar 100 Jenis Supplier

Alamat_Supplier varchar 100 Alamat Supplier

No.Tlp_Supplier varchar 100 No.Tlp Supplier

9. Nama tabel :Ms_Karyawan Primary key :ID_Karyawan Foreign key :-

(15)

Tabel 3.9 Tabel Ms_Karyawan Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan

ID_Karyawan char 15 Kode Karyawan

Nama_Karyawan varchar 100 Nama Karyawan

Department varchar 100 Department Karyawan

Alamat varchar 100 Alamat Karyawan

No.Tlp varchar 20 No.Tlp Karyawan

10. Nama table :Ms_Bahan_Baku Primary key :ID_Bahan_Baku Foreign key :-

Deskripsi table :Berisi data-data mengenai bahan baku Tabel 3.10 Tabel Ms_Bahan_Baku Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan

ID_Bahan_Baku char 15 Kode Bahan Baku

Nama_Bahan_Baku varchar 100 Nama Bahan baku

Satuan varchar 100 Unit bahan baku

(16)

Jenis_Bahan_Baku varchar 100 Jenis bahan baku

11. Nama table :Ms_PurchaseOrder_Bahan_Baku Primary key :ID_ PurchaseOrder_Bahan_Baku Foreign key :ID_Karyawan, ID_Supplier

Deskripsi table :Berisi data-data mengenai PurchaseOrder Bahan Baku

Tabel 3.11 Tabel Ms_PurchaseOrder_Bahan_Baku Nama Field Tipe Field Ukuran

Field

Keterangan

ID_PurchaseOrder_Bahan_Baku char 15 Kode PurchaseOrder bahan baku

ID_Supplier char 15 Kode supplier

Tanggal date Tanggal pembelian bahan baku

12. Nama tabel :Ms_Detail_PO_Bahan_Baku Primary key : ID_PurchaseOrder_Bahan_Baku,

ID_Bahan_Baku

Foreign key :ID_PurchaseOrder_Bahan_Baku, ID_Bahan_Baku

(17)

Deskripsi tabel :Berisi data-data mengenai cost bahan baku Tabel 3.12 Tabel Ms_Detail PO_Bahan_Baku Nama Field Tipe Field Ukuran

Field

Keterangan

ID_PurchaseOrder_Bahan_Baku char 15 Kode cost bahan baku

ID_Bahan_Baku char 15 Kode purchase order

bahan baku

Satuan Varchar 100 Satuan dari PO bahan

baku

Qty int 11 Jumlah PO bahan baku

13. Nama Tabel :Ms_Cost_Umum Primary Key :ID_Cost_Umum Foreign key :-

Deskripsi tabel :Berisi data-data mengenai cost umum Tabel 3.13 Tabel Ms_Cost_Umum Nama Field Tipe Field Ukuran

Field

Keterangan

ID_Cost_Umum char 15 Kode cost umum

(18)

jml_biaya bigint 20 Jumlah biaya

14. Nama tabel :Ms_Cost_Gedung Primary key :ID_Cost_Gedung Foreign key :-

Deskripsi tabel :Berisi data-data mengenai cost gedung Tabel 3.14 Tabel Ms_Cost_Gedung Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan

ID_Cost_Gedung char 15 Kode cost gedung

ID_jns_cost char 15 Kode jenis cost

Tanggal date Tanggal

jml_biaya bigint 20 Jumlah biaya

15. Nama tabel :Ms_jns_cost Primary key :ID_jns_cost Foreign key :-

(19)

Tabel 3.15 Tabel Ms_jns_cost

ID_jns_ cost char 15 Kode jenis cost

Nama_Jns_Cost varchar 50 Nama jenis cost

Keterangan varchar 50 Keterangan jenis cost

3.8 Masalah

Sebagai perusahaan yang sudah lama bergerak di bidang makanan dan cafe, PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee) perlu meningkatkan usahanya untuk lebih memaksimalkan keuntungan. Tetapi dalam meningkatkan usaha tersebut, terdapat juga masalah yang dihadapi. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ada beberapa masalah yang di hadapi oleh PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee). Masalah yang dihadapi oleh PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee) adalah sebagai berikut :

1. Belum bisa menyediakan informasi yang dapat dilihat secara multidimensi yang memberikan kemudahan bagi pihak eksekutif dalam proses analisis dan pengambilan keputusan.

2. Data historis pada perusahaan belum dapat dimanfaatkan secara optimal untuk penyajian data dalam bentuk summary untuk mendukung pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan.

(20)

3. _{Adanya kesulitan pihak eksekutif untuk melakukan analisis dari} laporan yang dihasilkan dimana laporan tersebut masih terlalu rinci atau detail.

3.9 Usulan Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang dihadapi PT. Batara Prima Selera (Cuppa

Coffee), maka diusulkan pemecahan masalah dengan menggunakan data

warehouse, seperti:

1. Dengan adanya data warehouse dapat menyajikan informasi

dalam bentuk multidimensional yang memudahkan pengguna

dalam melakukan analisis terhadap proses yang dilihat dari

berbagai dimensi.

2. Dengan adanya data warehouse, dapat mengoptimalkan data

historis pada perusahaan sehingga hasilnya dapat dimanfaatkan