PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR DI
BIRO SEKRETARIAT BPKAD (PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT)
1Diqy Fakhrun Siddieq,S.T,M.Kom. , 2Wisnu Ramayadi 1Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA
2Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email: 1[email protected], 2[email protected]
Abstrak
Kegiatan dalam sebuah pemerintahan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi sangat identik dengan peralatan perkantoran atau sering disebut dengan Alat Tulis Kantor (ATK). Dalam menjalankan pemerintahan, penggunaan alat tulis juga harus dikontrol sehingga tidak menyebabkan pengeluaran semakin besar. Pemerintah Provinsi Jawa Barat merupakan salah satu yang cukup banyak dalam menggunakan Alat Tulis Kantor (ATK) untuk menjalankan operasional.
Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) yang berperan sebagai pemasok barang-barang Alat Tulis Kantor (ATK), keterlambatan pemasokan barang - barang Alat Tulis Kantor (ATK) ini secara tidak langsung akan mempengaruhi proses lamanya permintaan yang ada di masing - masing bidang. Setiap unit instansi pemerintahan pada akhir tahun harus mengajukan rencana pemakaian Alat Tulis Kantor (ATK) tahun berikutnya kepada Biro Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD).
Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) memiliki tugas untuk menangani pencatatan data persediaan barang, pembelian barang, permintaan untuk di Biro Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD), hingga rekapitulasi persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) belum menggunakan sistem dan sering terjadinya perbedaan data antara pembukuan dan jumlah barang yang sebenarnya, hal ini dikarenakan belum adanya sistem yang mendukung untuk menyediakan informasi.
Kata kunci : Alat Tulis Kantor (ATK), Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD)
1. Pendahuluan
Kegiatan dalam sebuah pemerintahan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi sangat identik dengan peralatan perkantoran atau sering disebut dengan Alat Tulis Kantor (ATK). Dalam menjalankan pemerintahan, penggunaan alat tulis juga harus dikontrol sehingga tidak menyebabkan pengeluaran semakin besar. Pemerintah Provinsi Jawa Barat merupakan salah satu yang cukup banyak dalam menggunakan Alat Tulis Kantor (ATK) untuk menjalankan operasional.
Persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) di Pemerintah Provinsi Jawa Barat pada saat ini masih menggunakan cara pembukuan, dengan demikian masih sering terjadinya kesalahan informasi. Dengan kesalahan-kesalahan informasi tersebut, mengakibatkan lambatnya pembuatan laporan rencana pemakaian barang untuk pengajuan anggaran tahun yang akan datang. Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) yang berperan sebagai
keterlambatan pemasokan barang - barang Alat Tulis Kantor (ATK) ini secara tidak langsung akan mempengaruhi proses lamanya permintaan yang ada di masing - masing bidang. Setiap unit instansi pemerintahan pada akhir tahun harus mengajukan rencana pemakaian Alat Tulis Kantor (ATK) tahun berikutnya kepada Biro Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD).
Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) membuat rencana anggaran pemakaian Alat Tulis Kantor (ATK). Agar rencana anggaran yang dibuat dapat mencukupi kebutuhan Alat Tulis Kantor (ATK) tahun berikutnya, maka perlu data tahunan tentang pemakaian Alat Tulis Kantor (ATK). jumlah barang yang tercatat tidak sesuai dengan jumlah barang yang ada digudang,
sehingga perlu adanya transaksi penyesuaian jumlah barang. Data yang harus dicatat adalah rencana pemakaian barang setiap unit instansi pemerintahan, transaksi pemakaian barang, transaksi pengadaan
barang transaksi penyesuaian barang, serta data awal barang.
Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) memiliki tugas untuk menangani pencatatan data persediaan barang, pembelian barang, permintaan untuk di Biro Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD), hingga kesulitan dalam melakukan rekapitulasi data persediaan ATK sehingga keterlambatan pelaporan. dan sering terjadinya perbedaan data antara pembukuan dan jumlah barang yang sebenarnya, hal ini dikarenakan belum adanya sistem yang mendukung untuk menyediakan informasi.
Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat teridentifikasi permasalahan yaitu:
1. Kesulitan dalam melakukan rekapitulasi data persediaan ATK sehingga keterlambatan pelaporan.
2. Sering terjadi perbedaan data antara pembukuan dengan jumlah barang sebenarnya.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi ruang lingkup penelitian yang akan dibahas agar lebih terarah dan dapat berjalan dengan baik, yaitu:
1. Penelitian ini adalah hanya membahas tentang persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) di Biro Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD).
2. Peneliti menggunakan Metode Reorder Point (ROP).
1.1. Landasan Teori
Persediaan adalah salah satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan.hal ini yang mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor penting untuk menentukan kelancaran operasi perusahaan, Ditinjau dari segi neraca persediaan adalah barang-barang atau bahan yang masih tersisa pada tanggal neraca, atau barang-barang yang akan segera dijual, digunakan atau diproses dalam periode normal perusahaan.
Alat Tulis Kantor (ATK) mendefensikan menajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
2. Gambaran Sistem 2.1 Aliran Proses
2.1.1 Use Case Diagram
Usecase Diagram menggambarkan siapa saja aktor yang melakukan prosedur dalam sistem serta fungsi-fungsi (proses) yang terlibat dalam transformasi pada sistem tersebut.
Gambar II.1 Use Case Diagram Persediaan ATK
Tabel 1 Use Case Scenario Pengajuan Barang ATK
No UC-04
Deskripsi
Singkat Staff membuat pengajuan barang ATK. Aktor Utama Staff
Kondisi Awal Staff memilih menu pengajuan barang ATK. Kondisi
Akhir Staff berhasil membuat pengajuan barang ATK.
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Skenario Normal 1 : Staff membuat pengajuan barang ATK SC-04-01
1
Memlih menu pengajuan
barang ATK
2
Menampilkan halaman utama pengajuan barang ATK
3
Mengisi form membuat
pengajuan barang ATK 4 Klik tombol simpan
5 Menyimpan ke database
6
Menampilkan pesan data tersimpan
7
Menampilkan hasil membuat pengajuan barang ATK
Skenario Alternatif 1 : Staff tidak berhasil membuat pengajuan barang ATK SC-04-02
1 sampai dengan 3 sama seperti skenario normal 1 7
Mengisi form membuat pengajuan barang ATK
8
Menampilkan pesan error bahwa form belum diisi
9
Menampilkan form membuat pengajuan barang ATK
Tabel 2 Use Case Scenario Kelola Persediaan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Skenario Normal 1 : Admin berhasil menyimpan data persediaan ATK (Berhasil login) SC-05-01
1. Menampilkan sistem dan memilih menu persediaan ATK 2. Menampilkan halaman kelola persediaan ATK 3. Memilih menu tambah persediaan ATK 4. Menampilkan form persediaan ATK 5. Mengisi data persediaan ATK 6. Klik tombol simpan 7. Menyimpan ke database 8. Menampilkan pesan data tersimpan Skenario Alternatif 1 : Update data persediaan SC-05-02
1 sampai 2 sama seperti scenario normal 1 3.
Memilih list data persediaan 4. Menampilkan list data persediaan yang ada 5. Memilih data persediaan yang akan di update 6. Klik ikon update
7. Menampilkan form update 8. Mengisi data update 9. Klik tombol update 10. Database terperbaharui Skenario Alternatif 2 : Delete data persediaan 1 sampai 4 sama seperti skenario alternatif 1
5.
Memilih data yang akan di hapus 6. Klik ikon delete
7.
Menampilkan pesan konfirmasi hapus Klik tombol
9.
Data terhapus dari database
2.2 Activity Diagram
Jika use case scenario menjelaskan sistem secara tekstual maka dengan activity diagram akan dijelaskan secara visual lalu dijelaskan kembali menggunakan uraian workflow.
Gambar II.2 Activity Diagram Pengajuan Barang ATK
Gambar II.3 Activity Diagram Kelola Persediaan
2.2 Class Diagram
Class diagram adalah suatu diagram yang menyediakan sekumpulan class objek antar muka interface dan relasinya, dan juga untuk memodelkan database logic.
No UC-05
Deskripsi Singkat
Admin dapat mengelola persediaan ATK jika Admin telah melakukan login terlebih dahulu. Kemudian sistem akan menampilkan link untuk mengelola persediaan ATK.
Aktor
Utama Admin
Kondisi Awal
Admin memilih menu kelola Persediaan ATK yang berada pada halaman.
Kondisi Akhir
Setelah Admin melakukan pengisian data persediaan ATK, maka dapat kembali ke halaman.
Gambar II 4 Class Diagram 2.5 Perancangan Antar Muka
Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari sistem yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan sistem.
1. Nama : Pengajuan Barang ATK
Fungsi : Untuk Membuat Pengajuan ATK Bentuk :
Gambar II.5 Rancangan Form Pengajuan Barang ATK
2. Nama : Kelola Persediaan
Fungsi : Untuk Menambah Data Persediaan Barang
Bentuk :
Gambar II.6 Rancangan Form Kelola Persediaan
3.Implementasi
Sub bab ini menjelaskan langkah – langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat lunak yang di gambarkan dengan menggunakan Metode Waterfall
Langkah Langkah dalm kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut :
1. Persiapan Kebutuhan Software
Mempersiapkan software yang dibutuhkan dimulai dari pemilihan software sampai penginstalan software untuk mengimplemntasikan sistem perancangan persediaan ATK.
2. Persiapan Database
Persiapan database dengan melakukan import database kedalam mysql untuk kebutuhan data sistem perancangan persediaan ATK.
3. Penulisan Kode
Menuliskan kode program kedalam modul-modul untuk menjelaskan fungsionalitas sistem. 4. Pengujian Perancangan Aplikasi
Pengecekan terhadap kesesuaian program untuk mencegah terjadinya kesalahan saat program dijalankan.
5. Evaluasi dan Perbaikan
Perbaikan dilakukan untuk memestikan bahwa program berjalan sesuai dengan harapan saat program tersebut digunakan.
Gambar III.7 Gantt Chart 3.1 Lingkup dan Batasan Implementasi
Lingkup dan batasan implementasi Perancangan sistem infromasi persediaan ATK sebagai berikut :
1. Perancangan sistem informasi persediaan ATK dilakukan dalam PC yang sama dengan menjadikan PC sebagai web server dan database
server .
2. Fitur pilih pengajuan barang ATK menampilkan data pengajuan sesuai yang di butuhkan oleh staff.
3. Kepala Bagian BPKAD tidak bisa merubah username.
3.2 Implementasi Antarmuka A. Halaman Antarmuka Gambar
Gambar III.8 Dialog Screen Tampilan Utama
Gambar III.9 Dialog Screen Pengajuan Cara Penggunaan :
1. Tampilan utama menu pengajuan 2. Untuk menambah pengajuan klik
“Tambah”
3. Untuk melihat data pengajuan klik
Icon
4. Untuk mengedit data pengajuan klik Icon
5. Untuk menghapus data pengajuan klik Icon
Gambar III.10 Dialog Screen Persediaan Cara Penggunaan :
1. Pada menu persediaan gunanya untuk menyimpan data-data persediaan barang
2. Untuk menambah data barang klik “Tambah”
3. Untuk melihat data persediaan klik
Icon
4. Untuk mengedit data persediaan klik Icon
5. Untuk menghapus data persediaan klik Icon 1. Hasil Pengujian N o Fungsi yang diuji Cara Pengujia n Hasil yang diharapka n Hasil Pengujia m Kesimp ulan
1 Alamat web Ketikan url web : http://loc alhost/per sediaan_a tk/ pada web browser Masuk ke tampilan utama web Berhasil Masuk tampilan utama web Berhasil 2 Validasi : - Login benar - Login salah Masukan Usernam e dan Password yang benar. Masukan Usernam e dan Password yang salah. Dapat masuk ke tampilan utama sesuai level user Tidak dapat masuk ke tampilan utama sesuai level user Berhasil Login Muncul pesan error Berhasil Berhasil 3 Pengelolaan Pengajuan - Melihat data pengaju an - Ubah data pengaju an Menekan Icon lihat data pengajua n Menguba h isi form data pengajua n tombol simpan Menampilk an data pengajuan Data pengajuan berhasil terubah Berhasil menampi lkan data Berhasil ubah data Berhasil Berhasil 4 Pengelolaan Persediaan - Melihat data persedia an - Ubah data persedia an Menekan Icon lihat data persediaa n Menguba h isi form data persediaa n tombol simpan Menampilk an data perediaan Data persediaan berhasil terubah Berhasil menampi lkan data Berhasil ubah data Berhasil Berhasil
5 Pengelolaan Tabel Satuan - Melihat tabel satuan - Ubah tabel satuan Menekan Icon lihat tabel satuan Menguba h isi form tabel satuan tombol simpan Menampilk an tabel satuan Tabel satuan berhasil terubah Berhasil menampi lkan tabel Berhasil ubah tabel satuan Berhasil Berhasil 6 Laporan - Cetak surat persed iaan ATK - Buat lapora n persed iaan ATK Tekan icon cetak surat persediaa n ATK Mengisi status di form laporan persediaa n ATK Menampilk an surat persediaan ATK Menampilk an laporan persediaan ATK sesuai status pengajuan barang Berhasil cetak surat Berhasil buat laporan Berhasil Berhasil
Berdasarkan dari hasil pengujian sistem yang telah dilakukan di Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat dapat ditarik beberapa kesimpulan bahwa :
1. Dengan adanya sistem Persediaan ATK dapat mempermudah rekapitulasi pencatatan persediaan Alat Tulis Kantor (ATK).
2. Dengan adanya sistem Persediaan ATK tidak terjadi perbedaan data jumlah barang.
Untuk mengembangkan sistem ini menjadi lebih baik dimasa yang akan datang, dan pengembangan lebih lanjut dengan membandingkan penggunaan metode Economic Order
Quantity (EOQ) untuk persediaan ATK agar didapatkan
hasil yang lebih baik. DAFTAR PUSTAKA Buku
Arikunto, S. (2006). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan
Praktik. Jakarta: PT Rineka Cipta.
Gunawan, I. (2013). Metode Penelitian Kualitatif : Teori dan
Praktik. Jakarta: Bumi Aksara.
Kristanto, A. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan
Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
Pressman, R. S. (2010). Software Engineering: A
Practitioner's Approach McGraw-Hill higher education McGraw-Hill series in computer science. University of
California: McGraw-Hill Education.
Puspitawati, L. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Azhar Sutanto.
Rosa, A. S., & Salahuddin, M. (2011). Modul Pembelajaran
Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula.
Rosa, A. S., & Salahuddin, M. (2013). Rekayasa Perangkat
Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek. Bandung:
Informatika.
Satzinger, W. J. (2009). System Analysis and Design In A
Changing World . Boston: Cengage Learning.
Stewart, C. J. (2000). Interviewing: Principles and Practices. USA: McGraw Hill Company.
Sudjana, N. (2011). Dasar-Dasar Proses Belajar Mengajar. Bandung: Sinar Baru Algensindo.
Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif Kualtatif
dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Supriyanti. (2012). Sistem Informasi Akuntansi. Supriyati. (2012). Sistem Informasi Manajemen. Sutarbi, T. (2012). Analisis Sistem Informasi.
Sutarbi, T. (2012). Konsep Dasar Informasi. Yogyakarta: Andi.
Sutarman. (2012). Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Xue, Q. (2017, 04 8). YII Framework. Diambil kembali dari 2008: http://www.yiiframework.com
Zainal, A. (2011). Evaluasi Pembelajaran Prinsip, Teknik,
Prosedur. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Jurnal
Deserno, K. (2015, Januari 8). widuri.raharja. Diambil kembali dari widuri.raharja.info: https://widuri.raharja.info/index.php/KP1422477635 Hanafi, M. M. (2016, Januari 28). widuri.raharja. Diambil kembali dari widuri.raharja.info: https://widuri.raharja.info/index.php/SI1211470446 Herjanto. (2008). Bab%202.pdf?sequence=10. Diambil kembali dari repository.widyatama.ac.id: http://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/12 3456789/6495/Bab%202.pdf?sequence=10
Indriani, K. (2015). SISTEM INFORMASI INVENTORY ALAT TULIS KANTOR (ATK) MENGGUNAKAN METODE WATERFALL (Studi Kasus: Otoritas Jasa Keuangan (OJK)). Jurnal Techno Nusa Mandiri, 12(1), 69-76.
KBBI. (2014, December 1). perancangan. Diambil kembali dari kbbi.kata.web.id: http://kbbi.kata.web.id/perancangan/ MANAJE, S. T., & KOMPUTE, A. T. M. I. D. PERANCANGAN APLIKA KANTOR PADA.
Odgers. (2015, Januari 8). widuri.raharja. Diambil kembali
dari widuri.raharja.info:
https://widuri.raharja.info/index.php/KP1422477635 Sartono, R. A. (2016, Januari 28). widuri.raharja. Diambil kembali dari widuri.raharja.info: https://widuri.raharja.info/index.php/SI1211470446 Setiawan, A. (2014). S_MTK_0900409_Chapter3.pdf. Diambil kembali dari repository.upi.edu: http://repository.upi.edu/6299/6/S_MTK_0900409_Chapter 3.pdf
Susanto, D., Supriatna, A. D., & Gunadhi, E. (2013). Sistem Pengelolaan Data Transaksi Penjualan Alat Tulis Kantor Dan Jasa Photo Copy Secara Kredit Di PD. AZKA Garut. Jurnal Algoritma, 9(01).
