BAB II
GAMBARAN PELAYANAN SKPD
2.1. TUGAS, FUNGSI DAN STRUKTUR ORGANISASI SKPD
1. Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Batang Nomor 4 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja SKPD Kantor Arsip Daerah dan Peraturan Bupati Batang Nomor 49 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Uraian Tugas dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang maka Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Tugas
Membantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di bidang arsip daerah.
b. Fungsi
1) Penyusunan rencana dan program di bidang kearsipan daerah berdasarkan kebijakan Bupati dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
2) Pemberian bimbingan, pengendalian kearsipan kepada unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah;
3) Pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan arsip in aktif daerah di lingkungan Pemerintah Daerah yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
4) Penilaian dan penyerahan arsip statis daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
5) Penyelenggaraan ketatausahaan yang meliputi segala kegiatan di bidang umum, perlengkapan, kepegawaian dan keuangan;
6) Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas dan fungsinya.
2. Organisasi dan Tata Kerja
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang sebagai berikut :
1) Kepala Kantor;
2) Sub Bagian Tata Usaha ; 3) Seksi Pengelolaan Arsip;
4) Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sistem/SDM; 5) Seksi Penyimpanan, Kelestarian dan Layanan; 6) Kelompok Jabatan Fungsional.
Bagan susunan organisasi dan tata kerja (lampiran 1)
2.2. SUMBER DAYA KANTOR ARSIP DAERAH 1. Kondisi Sumber Daya Manusia (SDM)
a. Personalia
1) Jumlah Pegawai
a) Pejabat Struktural : 4 orang
b) Administrasi : 9 orang
c) Fungsional : - orang
d) Pegawai Tidak Tetap : 1 orang
2) Pendidikan a. P N S
1) Pasca Sarjana ( S2 ) : 1 orang
2) Sarjana ( S1 ) : 3 orang
3) Diploma 3 : 5 orang
4) SLTA : 2 orang
5) SLTP : 2 orang
6) SD : 1 orang
b. Penjenjangan
1) Spama/Diklat Pim. III : 1 orang
2. Kondisi Sarana
a. Inventaris Barang Tidak Bergerak.
1) Gedung Kantor dan Depo Arsip Daerah Kabupaten Batang di Jl. RA. Kartini No. 1 Batang.
b. Inventaris Barang Bergerak.
1) Alat Kantor : Mesin Ketik Manual, Laptop, Komputer Printer, Meja Kerja, Meja Kursi Tamu, Filing Kabinet, Kursi Kerja, Lemari Buku Kayu, Lemari Kaca, Lemari Arsip, Rak Arsip, Meja Kursi Komputer, Rak Ordner.
2) Alat Angkutan : Mobil, Kendaraan roda 2.
3) Alat Lain : Camera Digital, AC, Kipas Angin, Telepon, White board, Vacum Cleaner, Hydro Jetspray. Daftar barang inventaris ( lampiran 2 ).
2.3. KINERJA PELAYANAN KANTOR ARSIP DAERAH
1. Penataan Arsip dan Penyimpanan Data Arsip secara Digital
Selama kurun waktu lima tahun terakhir yaitu tahun 2007 s/d 2011, Kantor Arsip Daerah telah melaksanakan penataan arsip dan penyimpanan data arsip secara digital sebanyak 13.350 berkas yang dilakukan secara berkala, sebagaimana ditunjukkan pada tabel 1 berikut ini.
Tabel 1. Penataan arsip dan peyimpanan data arsip secara digital Kantor Arsip Daerah Kab. Batang Tahun 2007 – 2011
No Uraian
Tahun 2007 (berkas)
Tahun 2008 (berkas)
Tahun 2009 (berkas)
Tahun 2010 (berkas)
Tahun 2011 (berkas)
1. Penataan arsip dan penyimpanan data arsip secara digital
2. Pendataan dan Penataan Arsip
Dalam kurun waktu 5 tahun tersebut, Kantor Arsip Daerah telah melaksanakan pendataan dan penataan arsip sebanyak 3.500 berkas, sebagaimana ditunjukkan pada tabel 2 berikut ini.
Tabel 2. Pendataan dan penataan arsip
Kantor Arsip Daerah Kab. Batang Tahun 2007 – 2011
3. Pembenahan dan Pembinaan Arsip Desa
Dalam kurun waktu 5 tahun tersebut, Kantor Arsip Daerah telah melaksanakan pembenahan dan pembinaan arsip desa sebanyak 239 desa, sebagaimana ditunjukkan pada tabel 3 berikut ini.
Tabel 3. Pembenahan dan pembinaan arsip desa Kantor Arsip Daerah Kab. Batang Tahun 2007 – 2011
4. Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Sekretaris Desa
Dalam kurun waktu 5 tahun tersebut, Kantor Arsip Daerah telah mengadakan dan mengirimkan peserta Bintek Kearsipan bagi Sekretaris Desa sebanyak 148 orang terdiri dari 45 orang Sekretaris Desa yang dibiayai dari APBD Kabupaten dan 103 orang Sekretaris Desa mengikuti bintek kearsipan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Tengah maupun ANRI sebagaimana ditunjukkan pada tabel 4 berikut ini.
No Uraian Tahun2007 (berkas)
pendataan arsip - - - 1.000 2.500
Tabel 4. Bintek Kearsipan bagi Sekretaris Desa yang dibiayai APBD Kab maupun Bintek Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pemerintah
Provinsi Jateng maupun ANRI Tahun 2007 – 2011
2.4. TANTANGAN DAN PELUANG PENGEMBANGAN PELAYANAN SKPD 1. Tantangan
- Rendahnya tingkat pemahaman aparat pemerintahan dan masyarakat tentang pentingnya kegunaan arsip.
- Terbatasnya tenaga pengelola arsip di masing-masing pencipta arsip.
2. Peluang
- Arsip tercipta setiap saat.
- Kebutuhan pelayanan informasi pada masyarakat.
No Uraian Tahun2007 Tahun2008 Tahun2009 Tahun2010 Tahun2011
1.
2.
3.
Dibiayai APBD Kab.
Pem. Provinsi Jateng
ANRI
-45
67
-18
4
-14
