Pengajuan Permohonan dan Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa

Menimbang

Mengingat

Menetapkan

Pertama

Kedua

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

KEPUTUSAN DEKAN FAKULTAS MIPA NOMOR : 054/UN10.9/SK/2013

TENTANG

PENETAPAN STANDAR PETAYANAN

PADA JENIS PELAYANAN PENGAJUAN PERMOHONAN DAN PENCAIRAN DANA KEGIATAN MAHASISWA FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS BRAWIJAYA

TAHUN 2013

DEKAN FAKUTTAS MIPA UNIVERSITAS BRAWUAYA

1.

Bahwa

dalam

rangka mewujudkan penyelenggaraan pelayanan

publik

sesuai dengan asas penyelenggaraan pemerintah

yang baik,

dan

guna

mewujudkan kepastian hak dan kewajiban berbagai pihak yang terkait dengan penyelenggaraan pelayanan, setiap penyelenggaraan pelayanan publik

wajib

menetapkan standar pelayanan;

2.

Bahwa

untuk

memberikan acuan

dalam

penilain ukuran kinerja

dan

kualitas penyelenggaraan _{pelayanan dimaksud}

huruf

a,

_maka

perlu

_{ditetapkan standar} pelayanan _untuk

jenis

pelayanan pengajuan permohonan

dan

pencairan dana kegiatan mahsiswa Fakultas MIPA Universitas Brawijaya dengan Keputusan Dekan Fakultas MIPA Universitas Brawijaya;

1.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor

25

Tahun 2OO9 tentan8 pelayanan

Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); Republik lndonesia Nomor 25 Tahun 2009

2.

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012, tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, penetapan dan penerapan Standar Pelayanan;

Peraturan Menteri/Kepala Lembaga yang bersangkutan/terkait; Perda (yang terkait langsung);

Pergub/Perbup/Perwako (yang terkait langsung).

MEMUTUSKAN

KEPUTUSAN DEKAN FMIPA TENTANG PENETAPAN STANDAR PELAYANAN PADA IENIS PELAYANAN PENGAJUAN PERMOHONAN

DAN

PENCAIRAN

DANA

KEGIATAN MAHASISWA FAKUTTAS MIPA UNIVERSITAS BRAWUAYA TAHUN 2013

Standar pelayanan

pada

Pelayanan Pengajuan Permohonan

dan

Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa Fakultas MIPA UB sebagaimana tercantum

dalam

Lampiran Keputusan ini.

Standar pelayanan

pada

Pengajuan Permohonan

dan

Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa Fakultas MIPA UB meliputi ruang lingkup pelayanan

1.

Pengajuanpermohonan

2.

Pencairan dana kegiatan dan

3.

Administrasi Pertanggungiawaban Keuangan

Standar pelayanan sebagaimana

terlampir dalam

Lampiran Keputusan

ini

wajib dilaksanakan oleh penyelenggara/pelaksana dan sebagai acuan dalam penilaian kinerja pelayanan oleh pimpinan penyelenggara, aparat pengawasan, dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.

3. 4. 5.

Keempat

:

Keputusan

ini

mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari

terdapat

kekeliruan

dalam

keputusan

ini

akan diadakan perbaikan sebagaimana mestlnya.

Ditetapkan

di

:

Malang

Pada

tanmal

:

4Junl 2013 Dekan,

Tembusan

:

Prof. Dr. Maflrno, M.Phll

1.

Rektor UB (sebagal

laporan)

NlP. 19621116198803

1m4

2.

Pembantu Rektor ll UB

3.

Ka. Blro Keuangan UB

4.

Kabag. AnSSaran dan Perbendaharaan UB

5.

Kabag. Akuntansi UB

6,

Para Ketua Jurusan di lingkungan FMIPA

7.

Kepala Tata Usaha FMIPA

Lampiran Surat Keputusan Dekan FMIPA

Nomor

:054/UN10.9/SK/2013

Tanggal

:4 J uni 2013

A. PENDAHUTUAN

Dalam rangka mewujudkan kegiatan layanan organisasi kemahasiswaan yang baik, perguruan tinggi harus mampu meningkatkan

mutu

layanan baik melalui peningkatan

mutu

sumber daya manusia, pengembangan pusat informasi dan aspek pendukung pelayanan administrasi pendidikan yang lain, sehingga institusi dapat mengembangkan diri, handal, memiliki tujuan yang jelas dan terarah. Dalam hal

ini, mahasiswa hendaknya didukung untuk menjadi pribadi yang cerdas, mandiri, mampu menguasai bidang minatnya serta keilmuannya dapat diterima dan bermanfaat bagi masyarakat luas. Dengan

adanya penetapan

standar

pelayanan pengajuan permohonan

dan

pencairan

dana

mahasiswa diharapkan menjadi panduan bagi pejabat yang berwenang

untuk

membuat kebijakan

dan

bagi pengelola keuangan untuk mengetahui dan melaksanakan tugas-tugas yang terkait dengan pengajuan

permohonan

dan

pencairan

dana

kegiatan mahasiswa

serta

diharapkan

mampu

mendukung perkembangan mahasiswa,

B. STANDAR PETAYANAN

Jenis Pelayanan Pengajuan Permohonan

dan

Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa Fakultas MIPA Universitas Brawijaya

NO KOMPONEN URAIAN

1 Dasar Hukum

1.

Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

2.

JO Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

3.

Undang-Undang Rl Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Pasal 50 dan 61)

4.

Undang-Undang Rl Nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen (Pasal47)

5.

Peraturan Pemerintah

Rl

Nomor

19 tahun

2005 tentans

Standar Pendidikan Nasional (Pasal86,87 dan 88)

5.

SK Rektor Nomor 478/SK/2012 tentang penetapan struktur organisasi Universitas Brawijaya sebagai Instansi Pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PK-BLU)

Persyaratan Persyaratan dalam Layanan Pengajuan Permohonan dan Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa

di

lingkungan Fakultas MIPA Universitas Brawijaya adalah:

1.

Bagi Mahasiswa/Penyelengara Kegiatan :

Mahasiswa

harus

mengajukan

proposal

kegiatan

dan

mendapat persetujuan dari Pembantu Dekan lll dan Kasub Kemahasiswaan.

2.

Bagi Bendahara Pengeluaran Pembantu:

1.

Mengetahui rencana pelaksanaan kegiatan

dan

anggaran biaya berdasarkan proposal kegiatan mahasiswa.

2.

Telah mendapat persetujuan

dari

Monitoring

Anggaran untuk pencairan dana kegiatan mahasiswa.

3 Sistem,

mekanisme

dan proseour

A.

Bagi Mahasiswa/Penyelengara Kegiatan mengajukan proposal kegiatan yang berisikan tentang pelaksanaan kegiatan dan rencana anggaran biaya yang telah mendapat persetujuan dari Pembantu Dekan

lll

dan Kasub Kemahasiswaan.

B. Kasub Kemahasiswaan membuat rekapitulasi dan monitoring kegiatan mahasiswa dalam waktu satu bulan.

D.

Bendahara

Pengeluaran

Pembantu

menerima

dan

memeriksa

rekapitulasi pengajuan

dana

dengan berkas

proposal

dan menandatangani bukti serah terima proposal kegiatan.

E. Mahasiswa menghadap Bendahara Pengeluaran Pembantu untuk mencairkan dana kegiatan.

F.

Bendahara Pengeluaran Pembantu memeriksa, memberikan arahan dan kwitansi yang akan dipertanggungjawabkan kepada mahasiswa G.

Mahasiswa memberikan

kwitansi,

data

dukung

dan

laporan

pertanggungjawaban kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu. H. Bendahara Pengeluaran Pembantu memeriksa proposal, kwitansi, data

dukung dan laporan pertang8ungawaban mahasiswa sesuai dengan aturan dan tata pencairan dana PNBP.

l.

Bendahara Pengeluaran Pembantu m€ncatat transaksi keuangan, mencetak tanda terima dan menghitung uang tunai,

J.

Mahasiswa menandatangani bukti tanda terima dan menghitung uang tunai di depan Bendahara Pengeluaran Pembantu.

K. Bendahara Pengeluaran Pembantu mengarsip

bukti

tanda

terima bersama proposal kegiatan, kwitansi

dan

kelengkapan data dukung

oan,

Pelayanan Pengajuan Permohonan

dan

Pencairan

Dana

Kegiatan Mahasiswa membutuhkan waktu penyelesaian sebagai berkut :

1.

Bendahara

Pengeluaran

Pembantu

menerima

dan

memeriksa

rekapitulasi pengajuan

dana

dengan berkas

proposal

dan menandatangani bukti serah terima proposal kegiatan (10 menit)

2.

Bendahara Pengeluaran Pembantu memeriksa, memberikan arahan dan kwitansi yang akan dipertanggungjawabkan kepada mahasiswa (15 menit).

3.

Bendahara Pengeluaran Pembantu memeriksa proposal, kwitansi, data dukung dan laporan pertanggungjawaban mahasiswa sesuai dengan aturan dan tata pencairan dana PNBP (5 menit)

4.

Bendahara Pengeluaran Pembantu mencatat transaksi keuangan, mencetak tanda terima dan menghitung uang tunai (15 menit).

5.

Mahasiswa menandatangani bukti tanda terima dan menghitung uang tunai di depan Bendahara Pengeluaran Pembantu (3 menit).

6.

Bendahara Pengeluaran Pembantu mengarsip

bukti

tanda

terima bersama proposal kegiatan, kwitansi

dan

kelengkapan data dukung

5 menit).

Pelayanan Pengajuan Permohonan

dan

Pencairan

Dana

Kegiatan Mahasiswa tidak dikenakan atau sratis.

Produk Pelayanan Pengajuan Permohonan dan Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa adalah sebagai berikut:

1.

Laporan pertanggungjawaban kegiatan mahasiswa yang menggunakan anggaran dana PNBP setiap bulan.

2.

Rekapitulasi dan monitoring anggaran dana PNBP setiap bulan. Bahan untuk Tahunan Dekan

Pelaksana Pelayanan Pengajuan Permohonan dan Pencairan Dana kegiatan Mahasiswa adalah Bendahara Pengeluaran Pembantu tingkat Fakultas dan mempunyai kompetensi sebagai berikut :

1.

Mengawali senyum, salam dan sapa terhadap mahasiswa

2.

Selalu berpedoman

pada UU, aturan

dan tata

cara

pertanggung jawaban anggaran dana PNBP.

Selalu berpedoman pada Manual Prosedur di lingkungan Fakultas MIPA selalu berpedoman dan menerapkan aturan perpajakan

3. 4. 5.

Jangka

waktu

penyelesaian

Produk pelayanan

1. z. 3. 4.

).

6. 7.

1 buah Notebook ACER Aspire 2930

l

buah Printer HP Laserjet P2050

1 buah Mesin Penghitung Uang Primatech RP-5100 1 buah Brankas tempat penyimpanan uang OKIDA 1 buah Pesawat Teleoon

Server Fakultas MIPA UB Sarana, prasarana

dan/atau fasilitas

Kompetensi pelaksana

9. Pengawasan lnternal

Pelayanan Pengajuan Permohonan

dan

Pencairan

Dana

Kegiatan Mahasiswa dilakukan audit secara periodik, yaitu :

1.

Audit bulanan oleh monitoring anggaran dan atasan langsung berupa :

laporan pertanggungjawaban anggaran dana PNBP

2.

Audit setahun sekali oleh Satuan Pemeriksa Internal (SPl)

10. Penanganan pengaduan, saran dan masukan

Penanganan pengaduan, saran dan masukan untuk Pelayanan Pengajuan Permohonan dan Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa bisa melalui Email

ke :

complaint@ub.ac.id.

aplikasi

e-complaint

UB:

http://e'

comolaint.ub.ac.id; mioa.ub.ac.id, dan melalui Drop Box Keluhan

11. Jumlah pelaksana Pelaksana Pelayanan Pengajuan Permohonan dan Pencairan Dana Kegialan Mahasiswa adalah Bendahara Penseluaran Pembantu beriumlah

l

orang. 72. Jaminan

pelayanan

Jaminan Pelayanan Pengajuan Permohonan dan Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa yaitu berupa adanya Standar Biaya Umum dan Standar Biaya Khusus serta surat Keputusan Rektor tentang pengangkatan tim pengelola Keuangan.

13, Jaminan

keamanan

dan keselamatan pelayanan

Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan nerupa :

1.

Asuransi pegawaiyang terdapat di Fakultas MIPA UB

2.

Pengobatan dengan prosedur yang mudah dan murah bagi pegawai UB di Rumah Sakit Pendidikan UB

3.

Pelayanan Pengajuan Permohonan

dan

Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa

terdiri

atas

beberapa

data

yang bersifat

confidential sehingga untuk meningkatkan keamanan data, Bendahara Pengeluaran Pembantu melakukan update antiviirus, melakukan password berlapis untuk notebook dan folder dijamin kerahasiaannya.

14.

Evaluasi

kinerja pelaksana

Evaluasi kinerja pelaksana dilakukan diawasi atau dipimpin oleh Kasub Keua

dalam MONEV setiao bulan dan gan _sela ku Monitoring Anggaran

Kasub Keuangan dan Kepegawaian,

Sri Purworini, SE