UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS KESIAPAN PENERAPAN
KNOWLEDGE MANAGEMENT
DI DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
KARYA AKHIR
FAJAR PRIYAUTAMA
1206194474
FAKULTAS ILMU KMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS KESIAPAN PENERAPAN
KNOWLEDGE MANAGEMENT
DI DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi
FAJAR PRIYAUTAMA
1206194474
FAKULTAS ILMU KMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer – Universitas Indonesia. Penulis menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Drs. Widijanto Satyo Nugroho M.Math., Ph.D. dan Bapak Satrio
Baskoro Yudhoatmojo S.Kom., M.T.I., selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan dalam penyusunan Karya Akhir ini.
2. Bapak Dr. Indra Budi S.Kom., M.Kom. dan Bapak Rizal Fathoni Aji S.Kom.,
M.Kom. selaku dosen penguji yang telah menguji dan memberikan saran dan perbaikan pada Karya Akhir ini.
3. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti), yang telah memberikan
bantuan beasiswa.
4. Ibu Illah Sailah, selaku Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan yang telah
mendorong dan memberikan ijin kepada penulis untuk melanjutkan pendidikan di Magister Teknologi Informasi.
5. Pegawai Ditjen Dikti dan pihak-pihak terkait yang telah membantu dalam
mendapatkan data dan informasi untuk bahan penelitian Karya Akhir ini.
6. Kedua orang tua tercinta, yang telah memberikan dukungan, doa, dan
perhatian yang telah diberikan kepada penulis.
7. Kedua adik saya, yang selalu memberikan keceriaan kepada penulis.
8. Staf di Magister Teknologi Informasi, yang telah membantu kelancaran
perkuliahan dan Karya Akhir.
9. Teman – teman di MTI 2012SA, yang telah membantu dalam melewati
10.Akhir kata, semoga Allah SWT membalas semua kebaikan dan bantuan yang telah diberikan dengan pahala yang berlipat ganda. Semoga Karya Akhir ini memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu pada umumnya dan bagi penulis pada khususnya.
Jakarta, Juni 2014 Penulis
ABSTRAK
Nama : Fajar Priyautama
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Analisis Kesiapan Penerapan Knowledge Management di
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Pengetahuan dan pengalaman merupakan sumber daya yang paling penting dalam suatu organisasi. Knowledge Management (KM) merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya yaitu pengetahuan dan pengalaman. Minimnya pemahaman dan kurang fokusnya organisasi mengenai KM dapat mengakibatkan kegagalan dalam penerapan KM. Risiko kegagalan penerapan KM dapat dikurangi jika organisasi tersebut siap untuk menerapkan KM.
Penelitian ini menganalisis kesiapan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) dalam menerapkan KM. Model analisis kesiapan penerapan KM pada penelitian ini dikembangkan berdasarkan faktor-faktor KM enablers, dan sikap reseptif atau penerimaan anggota organisasi terhadap penerapan KM. Penelitian ini menggunakan data yang diperoleh dari survei dengan kuesioner sebanyak 143 sampel responden pegawai Ditjen Dikti. Berdasarkan pengukuran kesiapan menunjukkan seluruh faktor berada pada level 4 atau receptive, hanya faktor decentralization yang belum siap karena berada pada level 2 atau
preliminery. Pada pengujian hipotesis, faktor yang mempengaruhi keinginan
pegawai Dikti untuk terlibat dalam proses KM adalah collaboration, IT use, harapan manfaat dan harapan kemudahan dari penerapan KM.
Kata Kunci: Proses KM, KM enablers, Theory of Reasoned Action, Partial Least
Square.
ABSTRACT
Name : Fajar Priyautama
Study Program : Magister of Information Technology
Title : Analysis of Knowledge Management Readiness at Directorate
General of Higher Education
Knowledge and experiences are the most critical resources in an organization. Knowledge Mangement (KM) is an effort to improve the organization's capability to manage it's intelectual assets like knowledge and experience. The lack of organizational understanding and focus on KM can lead to failure in the KM implementation. The risk of failure the implementation of KM can be reduced if the organization is ready to implementing KM.
This study aims to analyzes the readiness of Directorate General of Higher Education (DGHE) in implementing KM. The analysis model in this study was developed based on the factors of KM enablers, and receptive attitude or acceptance of a member organization of the implementation of KM. This study used data which be obtained from the questionnaire survey. The data collected are 143 respondent sample from DGHE staff.. The measuring of KM readiness show readiness of all the factors at the level of 4 or receptive, but only decentralization factor that was not yet ready at the level 2. On the hypothesis testing, the factors that influence the intention of DGHE staff to be involved in KM processes are collaboration, IT use, expectations benefits and expectations of the ease of implementation of KM.
Keywords: KM Processes, KM enablers, Theory of Reasoned Action, Partial
Least Square.
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi
ABSTRAK ... vii
ABSTRACT ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Pertanyaan Penelitian ... 7
1.3 Ruang Lingkup Penelitian ... 8
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 8
1.4.1 Tujuan Penelitian. ... 8
1.4.2 Manfaat Penelitian. ... 8
1.5 Sistematika Penulisan ... 8
BAB 2 LANDASAN TEORI ... 10
2.1 Pengetahuan (Knowledge) ... 10 2.1.1 Definisi Knowledge ... 10 2.1.2 Tipe Knowledge ... 11 2.1.3 Lokasi Knowledge ... 11 2.2 Knowledge Management (KM) ... 13 2.3 Proses KM ... 14
2.4 Knowledge Management Readiness ... 17
2.4.1 Definisi KM Readiness ... 17
2.4.2 KM Enablers ... 18
2.4.3 Sikap Reseptif atau Penerimaan Anggota ... 24
2.6 Penelitian Sebelumnya ... 28
2.7 Kerangka Kerja Teoritis ... 33
2.8 KM Readiness Level ... 35 2.9 Jenis Penelitian ... 37 2.10 Jenis Data ... 38 2.6 Pengukuran Instrumen ... 38 2.7 Reliabilitas ... 39 2.8 Validitas ... 39
2.9 Regresi Linier Berganda ... 41
2.10 Method Of Successive Interval ... 42
2.11 Analisis Partial Least Square (PLS) ... 43
2.11.1 Dimensi Konstruk ... 43
2.11.3 Model Struktural ... 47
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN ... 48
3.1 Tahapan Penelitian ... 48
3.2 Metode Pengumpulan Data ... 55
3.3 Software yang digunakan ... 55
BAB 4 PROFIL ORGANISASI ... 56
4.1 Sejarah ... 56
4.2 Visi dan Misi ... 57
4.3 Tugas dan Fungsi ... 57
4.4 Struktur Organisasi ... 58
BAB 5 ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 59
5.1 Uji Reliabilitas ... 59
5.2 Uji Validitas ... 62
5.3 Pengukuran Kesiapan ... 63
5.3.1 Aspek Budaya Organisasi ... 64
5.3.2 Aspek Struktur Organisasi ... 65
5.3.3 Aspek Infrastruktur Teknologi Informasi ... 66
5.3.4 Sikap Reseptif ... 66
5.3.5 Keinginan Untuk Terlibat dalam Proses KM ... 67
5.4 Analisis Faktor ... 69
5.4.1 Transformasi Data Ordinal ke Interval ... 69
5.4.2 Uji Asumsi ... 70
5.5 Analisis Faktor dengan PLS ... 72
5.5.1 Model Pengukuran ... 73
5.5.2 Model Struktural ... 78
5.6 Implikasi ... 83
5.6.1 Aspek Budaya Organisasi ... 83
5.6.2 Aspek Struktur Organisasi ... 84
5.6.3 Aspek Infrastruktur TI ... 85
5.6.4 Sikap Reseptif ... 86
5.6.5 Keinginan Untuk Terlibat dalam Proses KM ... 86
5.7 Perencanaan Penerapan KM ... 87
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN ... 89
6.1 Kesimpulan ... 89
6.2 Saran ... 90
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Kerangka Kerja KM dalam Reformasi Birokrasi ... 5
Gambar 2.1 Lokasi Knowledge ... 12
Gambar 2.2 Proses KM ... 14
Gambar 2.3 Model SECI ... 16
Gambar 2.4 KM Solution dan KM Foundation ... 18
Gambar 2.5 Kerangka Kerja KM ... 19
Gambar 2.6 KM Enabler dan Proses KM ... 20
Gambar 2.7 Model Theory of Reasoned Action (TRA) ... 25
Gambar 2.8 Model Technology Acceptance Model (TAM) ... 25
Gambar 2.9 Model Penerimaan Anggota ... 26
Gambar 2.10 Model TRA, TAM dan Penerimaan Anggota ... 26
Gambar 2.11 Model Sikap Reseptif ... 27
Gambar 2.12 Model Kesiapan Penerapan KM ... 33
Gambar 2.13 Kerangka Kerja Teoritis Yang Diajukan ... 34
Gambar 2.14 Konstruk Unidimensiaonal ... 44
Gambar 2.15 Konstruk Multidimensional ... 45
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ... 48
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ... 58
Gambar 5.1 Tingkat Kesiapan Aspek Budaya Organisasi ... 64
Gambar 5.2 Tingkat Kesiapan Aspek Struktur Organisasi ... 65
Gambar 5.3 Tingkat Kesiapan Infrastruktur TI... 66
Gambar 5.4 Tingkat Kesiapan Sikap Reseptif ... 67
Gambar 5.5 Keinginan Untuk Terlibat dalam Proses KM ... 67
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Area Perubahan dan Kebutuhan Pengetahuan ... 2
Tabel 2.1 KM Enablers/KM Infrastructure ... 19
Tabel 2.2 Pemetaan Aspek KM Enablers ... 20
Tabel 2.3 Faktor Aspek Budaya Organisasi ... 21
Tabel 2.4 Pemetaan Faktor Aspek Budaya Organisasi ... 21
Tabel 2.5 Faktor Aspek Struktur Organisasi ... 22
Tabel 2.6 Pemetaan Faktor Aspek Struktur Organisasi ... 22
Tabel 2.7 Faktor Aspek Infrastruktur Teknologi Informasi ... 23
Tabel 2.8 Faktor-Faktor KM Enablers... 24
Tabel 2.9 Defnisi Faktor Kesiapan Penerapan KM ... 27
Tabel 2.10 KMCSF Model Pengukuran Kesiapan Penerapan KM ... 32
Tabel 2.11 KMSCF Model Pengukuran Kesiapan Penerapan KM ... 32
Tabel 2.12 Level Kesiapan ... 36
Tabel 2.13 Penilaian Dengan 5 Skala Likert ... 38
Tabel 3.1 Level Kesiapan Penerapan KM... 51
Tabel 5.1 Hasil Uji Reliabilitas ... 60
Tabel 5.2 Item-Total Statistics Faktor Collaboration ... 60
Tabel 5.3 Item-Total Statistics Faktor Decentralization ... 61
Tabel 5.4 Item-Total Statistics Faktor IT Use ... 61
Tabel 5.5 Hasil Uji Validitas ... 62
Tabel 5.6 Kesiapan Faktor-Faktor Penerapan KM ... 64
Tabel 5.7 Transformasi Ordinal ke Interval Indikator Col1 ... 69
Tabel 5.8 Statistik Deskriptif Nilai z ... 70
Tabel 5.9 Jumlah Data Outlier ... 71
Tabel 5.10 Uji Normalitas ... 71
Tabel 5.11 Uji Normalitas Hasil Transformasi log(data)... 72
Tabel 5.12 AVE dan Communality ... 74
Tabel 5.13 Loading Faktor Collaboration, Decentralization, Learning, SECI .... 75
Tabel 5.14 AVE dan Communality Eliminasi I ... 76
Tabel 5.15 Loading Faktor Collaboration, Decentralization, SECI ... 76
Tabel 5.16 AVE dan Communality Eliminasi II ... 77
Tabel 5.17 Composite Reliability ... 78
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pertanyaan Kuesioner ... 95
Lampiran 2 Contoh Data Penelitian ... 100
Lampiran 3 Output Uji Reliabilitas SPSS ... 105
Lampiran 4 Output Uji Validitas SPSS ... 107
Lampiran 5 Transformasi Ordinal ke Interval ... 121
Lampiran 6 Nilai Loading ... 126
BAB 1
PENDAHULUAN
Pada Bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penelitian, permasalahan yang diangkat dalam penelitian, pertanyaan penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan penelitian.
1.1 Latar Belakang Masalah
Suatu negara dapat menjalankan pemerintahan dengan baik jika mempunyai tata kelola pemerintahan yang baik. Menurut Economic and Sosial Commission for
Asia and the Pasific, United Nations, ada 8 karateristik tata kelola pemerintahan
yang baik diantaranya: adanya partisipasi masyarakat, peraturan dan perundang-undangan yang jelas, birokrasi yang transparan, pemerintahan yang tanggap, orientasi pada konsensus, adanya kesamaan perlakuan terhadap masyarakat, birokrasi yang efisien dan efektif, dan birokrasi yang akuntabel atau dapat dipertanggungjawabkan (United Nations, 2007).
Untuk mempercepat tercapainya tata kelola pemerintahan yang baik, pemerintah mengeluarkan Peraturan Presiden (Perpres) Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 s.d 2025 (Presiden Republik Indonesia, 2010) dan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan dan RB) Nomor 20 tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 s.d. 2014 (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara & RB, 2010). Dengan adanya peraturan
tersebut seluruh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah diwajibkan
melaksanakan reformasi birokrasi.
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) merupakan salah satu Kementerian yang melaksanakan reformasi birokrasi. Kemdikbud melaksanakan reformasi birokrasi di seluruh unit utama. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) sebagai salah satu unit utama Kemdikbud dituntut melaksanakan reformasi birokrasi dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik di Kemdikbud. Dalam pelaksanaan reformasi birokrasi ada 8 area perubahan untuk
menjadi kondisi yang diharapkan seperti padaTabel 1.1. Untuk merubah 8 area tersebut diperlukan pengetahuan.
Tabel 1.1 Area Perubahan dan Kebutuhan Pengetahuan
(Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011)
No. Area Perubahan Hasil Yang Diharapkan Kebutuhan Pengetahuan
1. Organisasi Organisasi yang tepat
fungsi dan tepat ukuran (right sizing)
Fungsi yang merupakan jabaran dari tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasi dan perlu dikembangkan kapabilitasnya. Pengetahuan ini perlu dipadukan dan disempurnakan terus menerus
sejalan dengan dinamika
perubahan dan dengan
perkembangan/tuntutan kebutuhan jaman.
2. Tatalaksana Sistem, proses dan
prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance
Indikator kinerja, cara mengukur dan mengevaluasi hasil maupun pelaksanaan proses.
3. Peraturan Perundang-undangan
Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, dan kondusif
Peta perundangan yang relevan,
yang menghambat, jenis
hambatan, kondisi-kondisi
tertentu yang membuat regulasi
sulit diterapkan, faktor
penyimpangan yang bisa
ditoleransi/deviasi.
4. SDM Aparatur SDM aparatur yang
berintegritas, netral,
kompeten, capable,
profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera
Indikator kinerja SDM, cara pengukuran dan evaluasinya, cara pengembangan
Tabel 1.1 Area Perubahan dan Kebutuhan Pengetahuan (Lanjutan)
(Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011)
No. Area Perubahan Hasil Yang Diharapkan Kebutuhan Pengetahuan
5. Pengawasan Meningkatnya
penyelenggaraan
pemerintahan yang bersih dan bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN)
Potensi fraud, cara deteksi fraud, sistem deteksi dini, sistem restorasi, pembedaan fraud dan deviasi.
6. Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas
dan akuntabilitas kinerja birokrasi
Indikator akuntabilitas, cara mengukur dan evaluasinya.
7. Pelayanan publik Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat
Indikator pemenuhan kebutuhan, persepsi masyarakat, cara mengukur dan mengevaluasinya. 8. Pola pikir (mind
set) dan budaya kerja (culture set) aparatur
Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
Tersedianya berbagai
pengetahuan pada butir 1 s.d. 7, dan praktek untuk penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan lainnya yang relevan dalam organisasi.
Dengan melaksanakan reformasi birokrasi diharapkan terwujudnya penguatan birokrasi pemerintah dalam rangka pemerintahan yang bersih dan bebas KKN, meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat, dan meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi sehingga tercipta suatu organisasi yang efektif dan efisien.
Pada pelaksanaan reformasi birokrasi di Ditjen Dikti, terjadi perombakan struktur organisasi dan mutasi seluruh pegawai untuk ditempatkan pada posisi yang baru. Dengan berubahnya struktur organisasi dan posisi baru yang ditempati pegawai, setiap pegawai harus beradaptasi di tempat baru dengan tugas dan fungsi pekerjaan baru yang harus dilakukan. Mutasi antar pegawai atau penempatan pegawai pada posisi baru membutuhkan waktu lama untuk pegawai baru berdapatasi jika tidak ada transfer pengetahuan dan pengalaman dari pegawai
lama kepada pegawai baru mengenai tugas dan fungsi pekerjaan yang harus dilakukan. Hal tersebut disebabkan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pegawai lama tidak seluruhnya terdokumentasi dalam bentuk prosedur kerja, pedoman program, peraturan dan laporan kegiatan. Selain itu, pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh pegawai bersifat tacit knowledge yang sulit diungkapkan sehingga sulit untuk ditransfer atau dibagikan kepada pegawai lain. Berdasarkan data Bagian Hukum dan Kepegawaian Ditjen Dikti, 3 tahun mendatang sebanyak 35 pegawai memasuki masa pensiun. Dengan pensiunnya sejumlah pegawai tersebut, Ditjen Dikti berpotensi kehilangan aset berupa pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pegawai. Hal ini perlu diantisipasi agar Ditjen Dikti tidak kehilangan pengatahuan dan pengalaman yang dimiliki pegawai lama ketika terjadi pergantian dengan pegawai baru. Masa transisi berubahnya struktur organisasi dan mutasi antar pegawai atau penempatan pegawai pada posisi baru dapat berjalan dengan baik jika Ditjen Dikti mampu mengelola pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh pegawai. Penempatan pegawai Ditjen Dikti juga seringkali tidak sesuai dengan kompetensi atau latar belakang pendidikan pegawai dengan posisi yang ditempati. Hal tersebut berdampak pada tidak maksimalnya kinerja pegawai dalam bekerja karena pengetahuan yang dimiliki pegawai tidak sesuai dengan tugas dan fungsi pekerjaan yang dilakukan. Bagian Hukum dan Kepegawaian, Ditjen Dikti sebagai bagian yang mempunyai tugas mengelola kepegawaian harus mengelola pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pegawai sehingga penempatan pegawai lebih sesuai antara pengetahuan dan pengalaman yang dibutuhkan dengan pekerjaan yang dilakukan.
Dengan mengelola pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pegawai dapat meminimalkan hambatan yang ditemui pegawai pada masa transisi atau mutasi pegawai untuk beradaptasi dengan pekerjaan baru. Selain itu, dengan mengelola pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pegawai juga akan membantu dalam penempatan pegawai sehingga penempatan pegawai lebih sesuai antara pengetahuan dan pengalaman yang dibutuhkan dengan pekerjaan yang dilakukan.
Manajemen pengetahuan/Knowledge Management (KM) merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya yaitu pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki. Selain itu, KM berperan penting dalam membantu meningkatkan kinerja organisasi (Becerra & Sabherwal, 2010). Hal ini sejalan dengan salah satu tujuan pelaksanaan reformasi birokrasi yaitu organisasi yang efektif dan efisien. Menurut Becerra & Sabherwal (2010), KM dapat berperan sebagai alat bantu dalam proses perubahan ataupun transformasi organisasi, karena KM dapat membantu pembentukan budaya pembelajaran dalam suatu organisasi. KM juga mendorong penggunaan pengetahuan yang sudah dimiliki untuk meningkatkan kualitas dalam proses pengambilan keputusan sehingga meningkatkan efektivitas organisasi.
Gambar 1.1 Kerangka Kerja KM dalam Reformasi Birokrasi
(Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011)
Secara tidak langsung, dalam menjalankan tugas pekerjaan sehari-hari pegawai Ditjen Dikti sudah melakukan proses KM seperti rapat, mutasi pegawai antar
direktorat, pelatihan kerja. Kegiatan-kegiatan tersebut mentransformasi
pengetahuan menjadi bentuk pengetahuan yang lain atau baru. Dengan memahami pentingnya pengetahuan dan pengalaman baik untuk mendukung reformasi birokrasi, keberlangsungan organisasi ketika terjadi mutasi atau pensiun pegawai serta penempatan pegawai, maka Ditjen Dikti membutuhkan KM untuk mengelola pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pegawai sehingga organisasi menjadi lebih efektif dan efisien.
Penerapan KM dalam suatu organisasi tidaklah mudah. Ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dan dipersiapkan sebelum dilaksanakan penerapan KM (Atrinawati & Surendro, 2009). Penerapan proses KM menuntut perubahan dalam organisasi dan perubahan sikap atau perilaku pada anggota organisasi (Siemieniuch & Sinclair, 2004). Tidak hanya menuntut perubahan organisasi dan anggota organisasi, penerapan proses KM juga harus mempertimbangkan jumlah waktu dan biaya dalam penerapan proses KM. Minimnya pemahaman dan kurang fokusnya organisasi dalam KM dapat mengakibatkan kegagalan dalam penerapan KM sehingga KM tidak memberikan hasil/manfaat yang maksimal pada organisasi (Holt, Bartczak, Clark, & Trent, 2007). Kegagalan penerapan KM tidak hanya hasil/manfaat yang diperoleh tidak maksimal tetapi juga waktu dan biaya yang dialokasikan untuk penerapan KM menjadi hilang. Menurut Atrinawati & Surendro (2009), risiko kegagalan penerapan KM dapat dikurangi jika organisasi tersebut siap untuk menerapkan KM. Oleh karena itu, perlu dilakukan evaluasi kesiapan organisasi dalam penerapan KM sebelum menerapkan KM yang sebenarnya. Evaluasi kesiapan dilakukan untuk mengetahui tingkat kesiapan suatu organisasi dalam menerapkan KM sehingga dapat diketahui aspek-aspek pada organisasi yang siap dan belum siap. Hal tersebut yang melatar belakangi penulis untuk menganalisis kesiapan penerapan KM di Ditjen Dikti. Dengan mengetahui tingkat kesiapan di Ditjen Dikti dalam penerapan KM, diharapkan kebijakan yang diambil oleh pimpinan Ditjen Dikti dalam penerapan KM lebih tepat.
Penelitian pengukuran kesiapan penerapan KM sudah dilakukan beberapa peneliti. Beberapa model pengukuran digunakan untuk mengukur kesiapan organisasi dalam menerapkan KM. Zaidiah (2011) melakukan pengukuran kesiapan penerapan KM di Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Pertahanan. Untuk mengukur kesiapan penerapan KM, Zaidiah (2011) menggunakan KM Critical Success Factors (KMCSF) sebagai parameter kesiapan. Ada 15 KMCSF yang digunakan untuk mengukur kesiapan penerapan KM. Penentuan KMCSF didasarkan KMCSF yang digunakan oleh KMCSF dari penelitian-penelitian sebelumnya dengan menambahakan aspek soft ke dalam pengukuran kesiapan penerapan KM. Nugroho (2014) melakukan pengukuran kesiapan penerapan KM pada perusahaan PT. XYZ. Ada 7 KMCSF yang diukur
dalam kesiapan penerapan KM. Penentuan 7 KMCSF tersebut berdasarkan identifikasi KMCSF yang digunakan oleh peneliti-peneliti sebelumnya kemudian dikelompokkan berdasarkan kesamaan maksud dan makna. Setiap KMCSF diukur kesenjangan antara kondisi yang terjadi saat ini (effectiveness) dengan besar kepentingannya di masa yang akan (important). Atrinawati & Surendro (2009) memodelkan pengukuran kesiapan penerapan KM. Ada 10 KMCSF yang digunakan untuk mengukur kesiapan penerapan KM. Dari 10 KMCSF yang ditentukan kemudian dibuat prioritas. Untuk mengukur tingkat kesiapan, Atrinawati & Surendro (2009) mengadopsi tingkat kematangan suatu organisasi dengan Capability Maturity Model Integration (CMMI) (Software Engineering Institute, 2002).
Berdasarkan penelitian-penelitian yang sudah dilakukan beberapa peneliti untuk mengukur kesiapan, ukuran kesiapan penerapan KM berdasarkan faktor-faktor kesuksesan suatu organisasi yang sudah menerapkan KM dengan baik. Dengan kondisi dan karakteristik yang berbeda antara organisasi yang satu dengan yang lain sehingga faktor-faktor kesuksesan suatu organisasi dalam menerapkan KM juga berbeda-beda. Penelitian tersebut juga tidak ada yang mengukur kesiapan berdasarkan faktor-faktor pendukung terjadinya proses KM sehingga pada penelitian ini penulis akan menganalisis kesiapan penerapan KM berdasarkan faktor-faktor pendukung terjadinya proses KM.
1.2 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah yang disebutkan sebelumnya, pertanyaan penelitian yang diangkat adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana model pengukuran kesiapan penerapan KM berdasarkan
faktor-faktor pendukung terjadinya proses KM?
2. Sejauh mana tingkat kesiapan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dalam
menerapkan KM?
3. Faktor-faktor mana yang belum siap dan sudah siap di Direktorat Jenderal
1.3 Ruang Lingkup Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini, penulis membatasi penelitian pada hal-hal sebagai berikut:
1. Studi kasus penelitian di Ditjen Dikti.
2. Penelitian ini hanya ingin menganalisis tingkat kesiapan Ditjen Dikti dalam
menerapkan KM.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Berikut adalah tujuan dan manfaat dari penelitian:
1.4.1 Tujuan Penelitian.
Menganalisis tingkat kesiapan Ditjen Dikti dalam menerapkan KM di organisasinya.
1.4.2 Manfaat Penelitian.
1. Memberikan saran dan masukan bagi Ditjen Dikti mengenai kesiapan
menerapkan KM.
2. Memahami metode analisis kesiapan penerapan KM.
3. Memberikan sumbangsih pemikiran dalam proses penelitian yang dapat
membantu penelitian-penelitian selanjutnya.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian ini tersusun dari 6 bab sebagai berikut:
1. Bab 1 Pendahuluan
Pada bab ini berisi Latar Belakang Masalah, Pertanyaan Penelitian, Ruang Lingkup Penelitian, Tujuan dan Manfaat Penelitian serta Sistematika Penulisan yang digunakan pada penelitian ini.
2. Bab 2 Landasan Teori
Pada bab ini berisi teori, metode, teknik, proses penunjang serta kerangka kerja teoritis yang digunakan dalam penelitian. Disamping itu juga dilakukan kajian terhadap penelitian-penelitian sebelumnya terkait dengan tema penelitian.
3. Bab 3 Metodologi Penelitian
Pada bab ini berisi langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan penelitian. Pada setiap langkah juga dijelaskan metode dan analisis yang digunakan.
4. Bab 4 Profil Organisasi
Pada bab ini menjelaskan tugas pokok dan fungsi Ditjen Dikti dalam membantu dan mewujudkan tugas Kemdikbud.
5. Bab 5 Analisis dan Pembahasan
Pada bab ini berisi analisis dan pembahasan serta hasil penelitian berdasarkan metodologi penelitian yang telah ditetapkan.
6. Bab 6 Kesimpulan dan Saran
Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh.
BAB 2
LANDASAN TEORI
Bab ini berisi teori, metode, teknik yang mendukung penelitian dan penelitian-penelitian sebelumnya yang terkait dengan topik penelitian-penelitian serta kerangka kerja teoritis yang digunakan dalam penelitian.
2.1 Pengetahuan (Knowledge)
2.1.1 Definisi Knowledge
Menurut Becerra & Sabherwal (2010) knowledge sangat beda dengan data dan informasi. Data merupakan fakta, hasil pengamatan atau persepsi yang berupa angka atau pernyataan tanpa makna, arti atau maksud. Informasi adalah bagian dari data yang mempunyai makna, relevansi dan tujuan sedangkan knowledge adalah rangkaian informasi yang memungkinkan tindakan dan keputusan atau informasi dengan petunjuk. Secara hirarki antara data, informasi dan knowledge,
knowledge berada pada level yang paling tinggi, informasi berada pada level di
tengah dan data pada level yang paling bawah (Becerra & Sabherwal, 2010). Hal ini sesuai dengan pendapat Davenport & Prusak (2000) yang menyatakan bahwa
knowledge berasal dari informasi dan informasi berasal dari data. Knowledge
menurut Awad & Gazhiri (2003) dapat didefinisikan sebagai pemahaman yang didapat dari pengalaman atau pembelajaran. Menurut Davenport & Prusak (2000)
knowledge adalah gabungan pengalaman, nilai-nilai, informasi yang mempunyai
makna, wawasan dari ahli, dan intuisi yang diturunkan yang menyediakan suatu lingkungan dan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan bekerjasama dengan pengalaman dan informasi yang baru.
Dari beberapa definisi knowledge tersebut penulis membuat kesimpulan bahwa
knowledge merupakan kombinasi antara informasi dan pengalaman yang dapat
2.1.2 Tipe Knowledge
Menurut Becerra & Sabherwal (2010) knowledge dibagi mejadi 3 tipe antara lain: 1. Procedural atau Declarative Knowledge
Procedural knowledge merupakan knowledge yang fokus pada keyakinan
yang berhubugan rangkaian tahapan atau tindakan untuk memperoleh hasil yang diharapkan sedangkan declarative knowledge merupakan knowledge yang fokus pada hubungan antar variabel.
2. Tacit atau Explicit Knowledge
Tacit knowledge merupakan knowledge yang meliputi wawasan, intuisi, dan
firasat yang sulit untuk diungkapkan dan disusun sehingga sulit utuk dibagikan kepada individu lain. Tacit knowledge lebih personal dan berdasarkan pengalaman dan aktivitas individu. Sementara itu, explicit
knowledge merupakan knowledge yang diekspresikan dalam bentuk angka dan
kata-kata sehingga dapat dibagikan secara formal dan sistematis kepada individu lain dalam bentuk data, spesifikasi, pedoman, gambar, audio video, paten dan lain sebagainya.
3. General atau Specific Knowledge
General knowledge dimiliki individu dalam jumlah besar dan dapat ditransfer
kepada individu lain dengan mudah sedangkan specific knowledge dimiliki terbatas oleh individu-invidu tertentu dan membutuhkan biaya yang mahal untuk ditransfer kepada individu lain.
2.1.3 Lokasi Knowledge
Sumber-sumber knowledge pada suatu organisasi tersebar di beberapa lokasi. Menurut Becerra & Sabherwal (2010) ada 3 lokasi sumber knowledge pada suatu organisasi diantaranya orang (anggota organisasi), artifak, dan entitas organisasi. Berikut adalah diagaram lokasi knowledge pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Lokasi Knowledge
(Becerra & Sabherwal, 2010)
Knowledge pada orang dibagi menjadi 2 yaitu individu dan kelompok. Beberapa knowledge disimpan pada individu-individu organisasi. Individu-invidu tersebut
saling berhubungan dalam suatu kelompok dan bekerja dalam kurun waktu yang lama sehingga satu sama lain mengetahui kelebihan dan kekurangan, memahami pendekatan lainnya, dan mengenal aspek yang diperlukan untuk dikomunikasikan. Kelompok tersebut membentuk keyakinan mengenai apa yang bekerja dengan baik dan yang tidak, dan knowledge ini melebihi dan diatas knowledge yang berada pada masing-masing individu.
Knowledge pada artifak dibagi menjadi 3 yaitu: praktik, teknologi, dan tempat
penyimpanan. Beberapa knowledge disimpan dalam praktik, rutinitas organisasi, atau pola-pola interaksi yang berurutan. Knowledge melekat pada prosedur, aturan, dan norma yang dikembangkan melalui pengalaman dari waktu ke waktu dan menjadi petunjuk perilaku di masa akan datang. Disamping itu, knowledge juga sering disimpan dengan menggunakan teknologi dan sistem. Penyimpanan data, teknologi informasi, dan sistem informasi berbasis komputer dapat menyimpan knowledge. Tempat penyimpanan knowledge merepresentasikan cara ketiga dalam menyimpan knowledge pada artifak. Tempat penyimpanan
Lokasi Knowledge Orang Individu Kelompok Artifak Praktik Teknologi Tempat Penyimpanan Entitas Organisasi Unit Organisasi Organisasi Jaringan Antar Organisasi
knowledge dapat berupa penyimpanan dalam bentuk elektronik ataupun dalam
bentuk kertas seperti buku, tulisan ilmiah, atau dokumen lainnya.
Knowledge pada entitas organisasi dibagi menjadi 3 yaitu unit organisasi,
organisasi, dan jaringan antar organisasi. Dalam unit organisasi seperti knowledge disimpan sebagian pada hubungan antar anggota unit. Dengan kata lain unit organisasi merepresentasikan suatu kelompok individu yang formal, yang datang bersama tidak karena kesamaan kepentingan lebih pada karena struktur organisasi. Organisasi seperti unit bisnis atau korporasi juga menyimpan knowledge tertentu, terutama knowledge konstekstual yang spesifik. Norma, nilai-nilai, praktik, dan budaya dalam organisasi, dan antar unit organisasi terdapat knowledge yang tidak disimpan dalam pikiran individu-individu antar unit organisasi tersebut.
Knowledge juga disimpan dalam hubungan antar organisasi. Hubungan ini
merepresentasikan hubungan antara organisasi dengan pelanggan dan pemasok.
2.2 Knowledge Management (KM)
Becerra & Shaberwal (2010) mendefinisikan KM sebagai suatu proses kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh sumber-sumber knowledge. Proses kegiatan tersebut meliputi pencarian (discovering), penangkapan (capturing), berbagi (sharing), dan menerapkan (applying) knowledge sehingga dapat meningkatkan dampak knowledge terhadap pencapaian tujuan dari unit organisasi. KM dipandang sebagai disiplin ilmu yang semakin penting dalam mempromosikan penciptaan, berbagi dan memanfaatkan knowledge yang ada pada suatu organisasi.
Knowledge yang berada dalam pikiran anggota organisasi, pelanggan dan vendor
merupakan sumber daya yang paling penting dalam suatu organisasi. Dengan mengelola knowledge yang ada di organisasi, organisasi tersebut akan memperoleh manfaat dari knowledge antara lain mempercepat akselerasi, pemasaran, proses kerja, pengambilan keputusan, memperkuat organisasi, dan membangun keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
Tiwana (2002) mendefinisikan KM sebagai proses pengelolaan aset pengetahuan organisasi yang bertujuan menciptakan nilai dan keunggulan kompetitif bagi organisasi. KM memungkinkan penciptaan, komunikasi, dan menerapkan semua
jenis knowledge untuk mencapai tujuan organisasi. KM membantu organisasi untuk memanfaatkan knowledge yang dimiliki agar dapat beradaptasi dengan perubahan yang begitu pesat dengan membangun lingkungan organisasi yang kompetitif.
Bergeron (2003) mendefinisikan KM sebagai strategi optimisasi organisasi secara
sistematik yang memilih, menyaring, menyimpan, mengorganisasikan,
mempaketkan, dan mengomunikasikan informasi penting yang dibutuhkan organisasi dengan cara meningkatkan kinerja anggota organisasi dan daya saing organisasi. KM merupakan sebuah pendekatan sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lainnya dengan cara memberikan keunggulan kompetitif pada organisasi.
Dari beberapa definisi KM yang disebutkan, penulis membuat kesimpulan bahwa KM adalah suatu strategi, proses, kegiatan, maupun cara untuk membangun organisasi yang mempunyai keunggulan kompetitif dengan mengelola dan memanfaatkan knowledge dan pengalaman yang dimiliki.
2.3 Proses KM
Menurut Becerra & Sabherwal (2010), proses KM terdiri dari discovery, capture,
sharing dan application. Keempat proses KM dibagi lagi menjadi tujuh subproses
seperti pada Gambar 2.2 berikut:
Gambar 2.2 Proses KM
1. Knowledge Discovery, didefinisikan sebagai pengembangan dari tacit knowledge atau explicit knowledge yang baru dari data dan informasi atau dari
perpaduan pengetahuan sebelumnya. Penemuan explicit knowledge yang baru tergantung secara langsung pada combination sedangkan penemuan tacit
knowledge yang baru tergantung secara langsung pada socialization. Explicit knowledge yang baru ditemukan melalui combination dimana beberapa explicit knowledge dipadukan untuk menciptakan explicit knowledge yang
baru dan lebih komplek. Dalam hal pengetahuan tacit, integrasi berbagai aliran untuk penciptaan knowledge yang baru muncul melalui mekanisme
socialization. Socialization merupakan perpaduan pengetahuan tacit antar
individu yang melakukan aktivitas bersama daripada melalui instruksi yang tertulis ataupun verbal.
2. Knowledge Capture, didefinisikan sebagai proses untuk mendapatkan baik explicit maupun tacit knowledge yang berada di dalam orang, artifak, ataupun
entitas organisasi. Proses knowledge capture berasal dari dua subproses yaitu
externalization dan internalization. Externalization berkaitan dengan konversi
dari tacit knowledge ke dalam bentuk explicit knowledge seperti kata-kata, konsep, visual, ataupun bahasa figuratif (seperti metafora, analogi, dan naratif). Externalization juga membantu menerjemahkan tacit knowledge dari individu ke dalam bentuk explicit yang dapat dengan mudah dimengerti oleh anggota lainnya dalam kelompok. Hal ini adalah proses yang sulit dilakukan karena tacit knowledge sulit untuk diartikulasikan. Internalization merupakan konversi dari explicit knowledge ke dalam bentuk tacit knowledge. Explicit
knowledge diwujudkan dalam tindakan dan praktik sehingga individu dapat
memperoleh knowledge dari pengalaman yang dilakukan oleh orang lain. Individu tersebut dapat memperoleh tacit knowledge dalam situasi virtual, baik dengan membaca panduan atau dari cerita pengalaman individu lainnya atau melalui simulasi ataupun eksperimen.
3. Knowledge Sharing, merupakan proses dimana explicit atau tacit knowledge
dikomunikasikan ke individu lainnya. Proses ini melibatkan dua subproses yaitu socialization dan exchange. Seperti telah didefinisikan sebelumnya,
socialization memfasilitasi pembagian tacit knowledge. Tidak ada perbedaan
proses socialization pada knowledge discovery ataupun knowledge sharing. Berbeda dengan socialization, exchange berfokus pada pembagian explicit
knowledge. Ini digunakan untuk berkomunikasi atau transfer explicit knowledge antar individu, kelompok dan organisasi.
4. Knowledge Application, bergantung pada knowledge yang tersedia pada proses knowledge discovery, capture, dan sharing. Dalam proses ini terdapat dua
subproses, yaitu direction dan routines. Direction mengacu pada proses dimana individu yang memiliki knowledge mengarahkan tindakan individu lain tanpa mentransfer knowledge kepada individu tersebut. Directions melibatkan transfer instruksi atau keputusan dan tidak melakukan transfer
knowledge yang diperlukan untuk membuat keputusan tersebut. Routines
melibatkan penggunaan knowledge yang melekat pada prosedur, aturan dan norma yang dapat menjadi petunjuk bagi perilaku di masa yang akan datang.
Menurut Nonaka & Takeuchi (1995), proses KM terdiri dari 4 subproses yaitu
socialization, externalization, combination, dan internalization. Keempat
subproses tersebut dikenal dengan model SECI.
Gambar 2.3 Model SECI
Berdasarkan Gambar 2.3 terlihat kaitan keempat proses KM dalam transformasi
knowledge antara lain:
- Socialization merujuk proses transformasi tacit knowledge menjadi tacit knowledge yang baru. Pertukaran dan berbagi pengalaman antar individu
akan membentuk tacit knowledge yang baru
- Externalization merujuk proses transformasi tacit knowledge menjadi explicit knowledge dengan mendokumentasikan tacit knowledge yang
dimiliki.
- Combination merujuk proses transformasi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru. Explicit knowledge yang ada dikombinasikan dengan explicit knowledge yang lain akan membentuk
explicit knowledge yang baru dan lebih komlplek.
- Internalization merujuk proses transformasi explicit knowledge menjadi tacit knowledge. Explicit knowledge akan diserap oleh individu menjadi tacit knowledge yang baru.
Berdasarkan proses KM yang dikemukakan oleh Becerra & Sabherwal (2010) serta Nonaka & Takeuchi (1995), dapat disimpulkan bahwa proses KM yang berperan dalam penciptaan dan transformasi knowledge yaitu socialization,
externalization, combination, dan internalization.
2.4 Knowledge Management Readiness
2.4.1 Definisi KM Readiness
Secara umum kesiapan (readiness) merupakan pra kondisi yang diperlukan oleh seseorang atau organisasi untuk berhasil dalam melakukan perubahan organisasi (Holt D. T., 2000). Dalam kaitannya dengan KM, Mohammadi, Khanlari, & Sohrabi (2009) mendefinisikan KM readiness sebagai kemampuan organisasi, departemen atau kelompok kerja agar berhasil, menggunakan dan memperoleh manfaat dari KM. Razi & Karim (2010) mendefinisikan KM readiness sebagai sikap reseptif atau menerima dari anggota organisasi untuk terlibat dalam proses
KM melalui sumber-sumber yang tersedia (KM enablers). Hal tersebut sejalan dengan pernyataan Holt, Bartczak, Clark, & Trent (2007) bahwa keberadaan KM
enablers mengimplikasikan kesiapan KM.
Berdasarkan beberapa definisi kesiapan KM, maka penulis fokuskan kesiapan KM pada faktor KM enablers, sikap reseptif atau menerima anggota organisasi, dan proses KM.
2.4.2 KM Enablers
Becerra & Sabherwal (2010) menyatakan bahwa proses KM didukung oleh KM
systems, sedangkan KM systems merupakan integrasi antara KM mechanisms dan
KM technologies. KM mechanisms dan KM technologies didukung oleh adanya KM infrastructure sehingga KM infrastructure dapat dianggap sebagai pra kondisi paling awal sebelum terjadinya proses KM.
Gambar 2.4 KM Solution dan KM Foundation
(Becerra & Sabherwal, 2010)
Menurut Lee & Choi (2003), pra kondisi sebelum terjadinya proses KM disebut dengan KM enablers sehingga KM infrastructure bisa disebut sebagai KM
Gambar 2.5 Kerangka Kerja KM
(Lee & Choi, 2003)
Beberapa peneliti melakukan identifikasi aspek-aspek pada KM enabler/KM
infrastructure seperti dalam Tabel 2.1 berikut.
Tabel 2.1 KM Enablers/KM Infrastructure
No. KM Infrastructure/KM Enablers Sumber
1. 1. Orang
2. Budaya 3. Konten 4. Proses
Holt, Bartczak, Clark, & Trent (2007)
2. 1. Budaya Organisasi
2. Struktur Organisasi
3. Infrastruktur Teknologi Informasi 4. Pengetahuan Bersama/Umum 5. Infrastruktur Fisik
Becerra & Sabherwal (2010)
3. 1. Teknologi
2. Struktur Organisasi 3. Budaya Organisasi
Gold, Malhothra, & Segars (2001)
4. 1. Struktur Organisasi 2. Budaya Organisasi 3. Anggota Organisasi 4. Teknologi Informasi
Lee & Choi (2003)
5. 1. Budaya Organisasi
2. Struktur Organisasi 3. Teknologi Informasi
Razi & Karim (2010)
Berdasarkan identifikasi pada Tabel 2.1 kemudian dilakukan pemetaan aspek-aspek pada KM enablers yang akan menjadi dasar analisis kesiapan penerapan KM. Pada pemetaan aspek, aspek-aspek yang mempunyai kesamaan maksud dan makna akan digabung menjadi 1 aspek.
Tabel 2.2 Pemetaan Aspek KM Enablers
Aspek KM Enablers Sumber
A B C D E Orang/Anggota Organisasi √ √ Budaya/Budaya Organsasi √ √ √ √ √ Konten √ Proses √ Struktur Organisasi √ √ √ √
Infrastruktur Teknologi Informasi/Teknologi/Teknologi
Informasi √ √ √ √
Pengetahuan Bersama/Umum √
Infrastruktur Fisik √
Keterangan:
A = Holt, Bartczak, Clark, & Trent (2007) B = Becerra & Sabherwal (2010)
C = Gold, Malhothra, & Segars (2001) D = Lee & Choi (2003)
E = Razi & Karim (2010)
Berdasarkan pemetaan pada Tabel 2.2, penulis mengadopsi aspek-aspek yang paling sering digunakan peneliti sebagai aspek KM enablers yaitu aspek budaya organisasi, struktur organisasi, dan infrastruktur teknologi informasi.
Gambar 2.6 KM Enabler dan Proses KM
Penulis kemudian mengidentifikasi faktor-faktor kesiapan penerapan KM untuk masing-masing aspek KM enablers. Identifikasi ini berdasarkan faktor-faktor kesiapan yang dikemukakan beberapa peneliti.
Tabel 2.3 Faktor Aspek Budaya Organisasi
No. Faktor Peneliti
1. 1. Collaboration
2. Trust
3. Learning and development
Lee & Choi (2003)
2. 1. Understanding of the value of KM practices
2. Management support for KM
3. Incentive that reward knowledge sharing
4. Encourage of interaction for creation and sharing of knowledge
Becerra & Sabherwal (2010) 3. 1. Collaboration 2. Trust 3. Learning 4. Business Strategy 5. Management Support
Razi & Karim (2010)
Setelah dilakukan identifikasi faktor-faktor pada aspek budaya organisasi pada Tabel 2.3 kemudikan dilakukan pemetaan faktor-faktor yang akan menjadi acuan pada model analisis kesiapan penerapan KM.
Tabel 2.4 Pemetaan Faktor Aspek Budaya Organisasi
Faktor Lee & Choi (2003) Becerra & Sabherwal (2010) Razi & Karim (2010) Collaboration √ √ Trust √ √
Learning and Development/Learning √ √
Understading of the value of KM √
Management Support √ √
Incentive that reward knowledge sharing √ Encourage of interaction for creation and
sharing of knowledge √
Business Strategy √
Berdasarkan pemetaan pada Tabel 2.4 penulis akan mengadopsi faktor-faktor dengan menggabungkan faktor-faktor yang mempunyai kesamaan maksud atau makna serta yang paling sering digunakan oleh beberapa peneliti. Selain itu, penulis juga mempertimbangkan kondisi dan karakteristik organisasi Ditjen Dikti
sebagai salah satu instansi pemerintah. Sebagai salah satu instansi pemerintah, Ditjen Dikti memberikan kenaikan pangkat, pemberian tunjangan, dan penghargaan lainnya kepada pegawai tidak berdasarkan keaktifan knowledge
sharing sehingga penulis tidak mengdopsi faktor incentive that reward knowledge sharing. Berdasarkan beberapa pertimbangan tersebut penulis mengadopsi faktor collaboration, trust, learning dan management support pada aspek budaya
organisasi.
Tabel 2.5 Faktor Aspek Struktur Organisasi
No. Faktor Peneliti
1. 1. Centralization 2. Formalization
Lee & Choi (2003) 2. 1. Hierarchical Structure (decentralization,
matrix, emphasis on “leadership” rather than on “management”)
2. Community Practice
3. Specialized Structured and Roles (Chief Knowledge Officer, KM department, traditional KM units)
Becerra & Sabherwal (2010)
3. 1. Decentralization 2. Informal
Razi & Karim (2010)
Setelah dilakukan identifikasi faktor-faktor pada aspek struktur organisasi pada Tabel 2.5 kemudian dilakukan pemetaan faktor-faktor yang akan menjadi acuan pada model analisis kesiapan penerapan KM.
Tabel 2.6 Pemetaan Faktor Aspek Struktur Organisasi
Lee & Choi (2003)
Becerra & Sabherwal (2010)
Razi & Karim (2010) Centralization √ Formalization √ Decentralization √ √ Matrix √ Community Practice √ Specialized Structured and Roles √ Informal √
Berdasarkan pemetaan pada Tabel 2.6 hanya faktor decentralization yang banyak digunakan beberapa peneliti tersebut sebagai faktor pada aspek struktur organisasi. Hal tersebut juga didukung dari karakteristik decentralization yang mempunyai beberapa individu yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan organisasi dan menjalankan organisasi dan individu pada setiap level mempunyai beberapa kewenangan untuk membuat keputusan (Vitez, 2009). Dengan karakteristik decentralization tersebut, knowledge menjadi bagian penting dalam
decentralization karena knowledge merupakan informasi dan pengalaman yang
bisa digunakan sebagai petunjuk untuk membuat keputusan. Selain itu ada beberapa pertimbangan lain dalam menentukan faktor-faktor pada aspek struktur organisasi antara lain:
- Ditjen Dikti tidak mempunyai bagian yang mengelola KM sehingga
penulis tidak mengadopsi faktor specialized structured and roles.
- Ditjen Dikti juga merupakan organisasi formal sehingga penulis tidak
mengadopsi faktor informal.
- Menurut Becerra & Sabherwal (2010), community practice bukan bagian
dari struktur organisasi yang bersifat formal sehingga penulis tidak mengadopsi community practice karena Ditjen Dikti merupakan suatu organisasi formal pemerintah.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis mengadopsi faktor decentralization dan
formal sebagai faktor pada aspek struktur organisasi.
Tabel 2.7 Faktor Aspek Infrastruktur Teknologi Informasi
No. Faktor Peneliti
1. IT Support Lee & Choi (2003)
2. Kemampuan TI Becerra & Sabherwal (2010)
3. 1. ICT Support
2. ICT Use
Razi & Karim (2010),
Berdasarkan Tabel 2.7 terlihat bahwa faktor yang sering digunakan oleh beberapa peneliti tersebut adalah faktor IT support Faktor kemampuan TI mempunyai kesamaan maksud dan makna dengan faktor IT support sehingga penulis
menggabungkan menjadi 1 faktor yaitu IT support. Ketersediaan TI dalam mendukung proses KM tidak akan maksimal jika individu di organisasi tidak memanfaatkan ketersediaan TI sehingga penulis juga mempertimbangkan faktor IT use pada aspek infrastruktur teknologi informasi.
Berdasarkan hasil pemetaan, faktor-faktor pada masing-masing aspek KM
enablers yang menjadi parameter kesiapan penerapan KM seperti pada
Tabel 2.8 sebagai berikut:
Tabel 2.8 Faktor-Faktor KM Enablers
No. KM Enablers Faktor
1. Budaya Organisasi 1. Collaboration
2. Trust 3. Learning
4. Management Support
2. Struktur Organisasi 1. Decentralization
2. Formalization
3. Infrastruktur TI 1. IT Support
2. IT Use
2.4.3 Sikap Reseptif atau Penerimaan Anggota
Menurut Holt, Bartczak, Clark, & Trent (2007), menerapkan proyek KM pada suatu organisasi sering membutuhkan perubahan organisasi yang signifikan. Perubahan tersebut dimulai dengan inisiatif organisasi untuk menerapkan proses KM. Inisiatif penerapan proses KM harus muncul dari masing-masing anggota organisasi. Inisiatif penerapan dari anggota organisasi menyatakan keinginan anggota untuk terlibat dalam proses KM sehingga keinginan anggota untuk terlibat dalam proses KM menjadi salah faktor kesiapan penerapan KM.
Fishbein & Ajzen (1975) memodelkan niat atau keinginan individu untuk bertindak yang dikenal dengan Theory of Reasoned Action (TRA). Model TRA menjelaskan niat perilaku individu dipengaruhi oleh sikap individu yang yang mengarah suatu perilaku (sikap) dan norma subyetif. Sikap didefinisikan sebagai evaluasi yang dinilai positif atau negatif dalam kaitannya perilaku tertentu. Evaluasi tersebut didasarkan pada konsekuensi yang muncul jika melakukan
perilaku tersebut dan keinginan atau harapan dari konsekuensi yang muncul. Jika evaluasi dinilai positif maka individu tersebut punya keinginan yang positif untuk melakukan tindakan tertentu. Sementara itu, norma subyektif didefinisikan sebagai keyakinan dan perilaku orang lain yang mempengaruhi seseorang untuk melakukan perilaku tertentu atau tidak.
Gambar 2.7 Model Theory of Reasoned Action (TRA)
(Fishbein & Ajzen, 1975)
Davis, Bagozzi, & Warshaw (1989) memodelkan penerimaan teknologi oleh pengguna yang dikenal dengan Technology Acceptance Model (TAM). Penggunaan teknologi komputer tergantung pada perilaku pengguna. Perilaku pengguna untuk menggunakan tenologi tergantung pada manfaat yang dirasakan (perceived usefullness), kemudahan yang dirasakan (perceived ease of use). Faktor yang mempengaruhi penggunaan teknologi ini didasarkan bahwa teknologi tersebut sudah diterapkan sehingga pengguna dapat merasakan sebarapa jauh manfaat dan kemudahan yang didapat dari penggunaan teknologi tersebut.
Gambar 2.8 Model Technology Acceptance Model (TAM)
(Davis, Bagozzi, & Warshaw, 1989)
Razi & Karim (2010) mengadopsi model TAM untuk mengetahui penerimaan anggota organisasi yang akan menerapkan KM. Penerapan KM pada organisasi akan berhasil apabila tidak ada penolakan dari anggota yang berarti anggota
tersebut punyai keinginan untuk terlibat dalam proses KM. Keinginan anggota untuk terlibat dalam proses KM dipengaruhi oleh harapan anggota terhadap penerapan KM yaitu adanya kemudahan yang dirasakan anggota untuk terlibat dalam proses KM dan adanya manfaat yang dirasakan dari penerapan proses KM.
Gambar 2.9 Model Penerimaan Anggota
(Razi & Karim, 2010)
Dari beberapa model yang mempengaruhi niat perilaku individu untuk melakukan tindakan tertentu, penulis akan mengadopsi model-model tersebut sebagai model sikap reseptif dari anggota dalam kesiapan penerapan KM di organisasi.
Gambar 2.10 Model TRA, TAM dan Penerimaan Anggota
Dari ketiga model pada Gambar 2.10 dapat disusun model keinginan individu untuk terlibat dalam proses KM pada Gambar 2.11 berikut:
Gambar 2.11 Model Sikap Reseptif
Keinginan untuk terlibat dalam proses KM pada Gambar 2.11 adalah keinginan untuk terlibat dalam proses socialization, externalization, combination, dan
internalization.
Berdasarkan uraian diatas, berikut adalah definisi masing-masing faktor pada KM
enablers, sikap reseptif dan keinginan untuk terlibat dalam proses KM sebagai
indikator kesiapan penerapan KM.
Tabel 2.9 Defnisi Faktor Kesiapan Penerapan KM
Faktor Definisi Sumber
Budaya Organisasi Collaboration
Tingkat dukungan dan bantuan yang aktif antar anggota organisasi.
(Lee & Choi, 2003), (Razi & Karim, 2010)
Trust Tingkat kepercayaan timbal balik antar anggota organisasi.
(Lee & Choi, 2003), (Razi & Karim, 2010)
Learning
Tingkat kesempatan, kepuasan, dan dorongan untuk belajar dan pengembangan di dalam organisasi.
(Lee & Choi, 2003), (Razi & Karim, 2010)
Management Support Tingkat dukungan dari manajemen organisasi terhadap proses KM.
(Becerra & Sabherwal, 2010), (Razi & Karim, 2010)
Tabel 2.9 Defnisi Faktor Kesiapan Penerapan KM (Lanjutan)
Faktor Definisi Sumber
Struktur Organisasi Decentralization Tingkat distribusi wewenang dan
kontrol terhadap keputusan. (Razi & Karim, 2010) Formalization
Tingkat kepatuhan terhadap aturan formal, prosedur, dan kebijakan organisasi
(Lee & Choi, 2003)
Infrastruktur TI
IT Support
Tingkat ketersediaan dukungan TI terhadap inisiatif proses KM di dalam organisasi.
(Razi & Karim, 2010), (Lee & Choi, 2003)
IT use Tingkat penggunaan TI oleh
anggota organisasi. (Razi & Karim, 2010)
Sikap Reseptif
Harapan Manfaat dari Penerapan Proses KM
Tingkat kepercayaan seseorang bahwa terlibat di dalam proses KM akan membantu kinerjanya.
(Razi & Karim, 2010) Harapan Kemudahan
dari Penerapan Proses KM
Tingkat kemudahan yang
diasosiasikan dengan keterlibatan KM.
(Razi & Karim, 2010)
Keinginan Untuk Terlibat Dalam Proses KM Socoalization Tingkat keinginan individu untuk
terlibat dalam proses socialization.
(Lee & Choi, 2003), (Razi & Karim, 2010)
Externalization
Tingkat keinginan individu untuk terlibat dalam proses
externalization.
(Lee & Choi, 2003), (Razi & Karim, 2010)
Combination Tingkat keinginan individu untuk terlibat dalam proses combination.
(Lee & Choi, 2003), (Razi & Karim, 2010)
Internalization
Tingkat keinginan individu untuk terlibat dalam proses
internalization.
(Lee & Choi, 2003), (Razi & Karim, 2010)
2.6 Penelitian Sebelumnya
Untuk memperkuat teori yang sudah dibuat, penulis juga akan membahas hasil penelitian sebelumnya di bidang kesiapan suatu organisasi dalam menerapkan KM.
1. Zaidiah (2011) melakukan pengukuran kesiapan penerapan KM di Badan Pendidikan dan Pelatihan (Bandiklat), Kementerian Pertahanan. Penelitian ini dilakukan dengan teknik kuesioner. Ada 3 aspek yang diukur yaitu aspek
abstract, soft dan hard. Dari ketiga aspek tersebut terdiri dari 15 dimensi/KM Critical Success Factors (KMCSF) antara lain: pemahaman mengenai definisi
dan manfaat dari KM, inisiatif organisasi untuk menerapkan KM, leadership,
organizations, culture, processes, explicit knowledge, tacit knowledge, measures, exploitation/market leverage, people/skills, learning, knowledge hub and centers, technology infrastructure, physical environtment.
Pengukuran level kesiapan menggunakan level kesiapan Rao (2005). Hasil penelitian kesiapan Bandiklat menunjukkan nilai sebesar 69,68% atau berada pada level 4 yang berarti Bandiklat berada pada level receptive atau sudah matang untuk menerapkan KM. Nilai kesiapan yang paling rendah dalam penerapan KM di Bandiklat terdapat pada dimensi inisiatif organisasi untuk menerapkan KM dengan nilai 43,94%.
2. Perdana (2014) melakukan pengukuran kesiapan penerapan KM di Pusat
Sistem Informasi dan Teknologi (Pusintek), Kementerian Keuangan. Penelitian ini dilakukan dengan teknik kuesioner. Ada 3 aspek yang diukur yaitu aspek abstract, soft dan hard. Dari ketiga aspek tersebut terdiri dari 15 dimensi/KM Critical Success Factors (KMCSF) antara lain: pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari KM, inisiatif organisasi untuk menerapkan KM, leadership, organizations, culture, processes, explicit knowledge, tacit
knowledge, measures, exploitation/market leverage, people/skills, learning, knowledge hub and centers, technology infrastructure, physical environtment.
Pengukuran level kesiapan menggunakan level kesiapan Rao (2005). Hasil penelitian kesiapan Pusintek menunjukkan nilai sebesar 60.88% atau berada pada level 4 yang berarti Pusintek berada pada level receptive atau sudah matang untuk menerapkan KM. Pada pengukuran masih terdapat dimensi yang nilainya masih kurang antara lain: leadership, culture, explicit,
knowledge, tacit knowledge, measures, people/skills, learning, knowledge hub
3. Sukono (2013) melakukan penelitian pengukuran kesiapan penerapan KM di Pusat Ilmu Komputer (Pusilkom) Universitas Indonesia. Penelitian ini dilakukan dengan teknik kusioner. Ada 15 KMCSF yang digunakan untuk mengukur kesiapan penerapan KM. Penentuan KMCSF didasarkan KMCSF yang digunakan pada penelitian-penelitian sebelumnya yang mempunyai kesamaan makna kemudian dikelompokkan dalam 3 aspek (abstract, soft dan
hard). KMCSF yang digunakan antara lain: pemahaman mengenai definisi
dan manfaat dari KM, inisiatif organisasi untuk menerapkan KM, leadership,
organizations, culture, processes, explicit knowledge, tacit knowledge, measures, exploitation/market leverage, people/skills, learning, knowledge hub and centers, technology infrastructure, physical environtment.
Pengukuran level kesiapan menggunakan level kesiapan Rao (2005). Hasil penelitian kesiapan Pusilkom menunjukkan nilai sebesar 71,18% atau berada pada level 4 yang berarti Pusilkom berada pada level receptive atau sudah matang untuk menerapkan KM. Pada pengukuran masih terdapat dimensi yang nilainya masih kurang antara lain: culture, explicit knowledge,
people/skills, dan knowledge hub and centers.
4. Anwar (2012) melakukan penelitian pengukuran kesiapan penerapan KM di
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi BP. Penelitian ini dilakukan dengan teknik kuesioner. Ada 3 aspek yang diukur yaitu aspek abstract, soft dan hard. Dari ketiga aspek tersebut terdiri dari 15 dimensi/KM Critical Success Factors (KMCSF) antara lain: pemahaman mengenai definisi dan manfaat KM, inisiatif organisasi untuk menerapkan KM, leadership, organization, culture,
process, explicit knowledge, tacit knowledge, measures, exploitation/market leverage, people/skills, learning, knowledge hub and center, technology infrastructure, physical enviroment. Pengukuran level kesiapan menggunakan
level kesiapan Rao (2005). Hasil penelitian kesiapan STIE BP dalam penerapan KM menunjukkan nilai sebesar 58% atau berada pada level 2 (preliminery) yang berarti STIE BP belum siap untuk menerapkan KM. Pada 3 aspek yang diukur hanya aspek hard yang nilainya lebih dari 60% yang berarti infrastruktur TI yang mendukung KM sudah siap. Dimensi yang belum siap dalam penerapan KM antara lain: inisiatif organisasi untuk menerapkan KM;
pemahaman mengenai definisi dan manfaat KM; learning, explicit knowledge, culture, people/skills, dan knowledge hub and center.
5. Razi & Karim (2010) memodelkan pengukuran kesiapan penerapan KM di
organisasi. Model yang dikembangkan berdasarkan aspek-aspek yang terdapat pada KM enablers sebagai pra kondisi proses KM, sikap reseptif atau penerimaan individu terhadap inisiatif penerapan proses KM. Faktor-faktor pada KM enablers dan sikap reseptif antara lain collaboration, trust, learning,
management support, business strategy, decentralization, informal, IT support, ICT use, performance expectancy of KM, effort expectancy of KM.
Faktor-faktor yang mendukung keinginan anggota organisasi untuk terlibat dalam proses KM yaitu socialization, externalization, combination, dan
internalization. Pada penelitian ini juga disusun instrumen yang digunakan
untuk mengukur kesiapan penerapan KM. Instrumen yang disusun diuji reliabilitasnya oleh sebanyak 222 esekutif industri telekomunikasi di Sri Lanka.
6. Nugroho (2014) melakukan pengukuran kesiapan penerapan KM pada
perusahaan PT. XYZ. Penelitian ini menggunakan teknik kuesioner untuk mengukur kesiapan penerapan KM. Ada 7 dimensi (KM Success Factors) yang diukur kesiapan penerapan KM yaitu strategy, organization, culture,
technology, motivation, proccess dan human resources. Setiap dimensi diukur
kesenjangan antara kondisi yang terjadi saat ini (effectiveness) dengan besar kepentingannya di masa yang akan (important). Pengukuran level kesiapan menggunakan level kesiapan Rao (2005). Secara keseluruhan nilai
effectiveness dari 7 dimensi yang diukur diperoleh nilai 2,31 yang berarti
bahwa PT.XYZ sudah siap untuk menerapkan KM. Pada pengukuran
effectiveness masih terdapat dimensi yang belum siap antara lain: strategy, culture, dan process.
Penelitian yang dilakukan oleh Zaidiah (2011), Perdana (2014), Sukono (2013), Anwar (2012) melakukan pengukuran kesiapan berdasarkan faktor-faktor kesuksesan suatu organisasi dalam menerapkan KM atau yang disebut KMCSF.
Ada 15 KMCSF yang diukur pada pengukuran kesiapan penerapan KM yang dikelompokkan menjadi 3 aspek yaitu abstract, soft, dan hard.
Tabel 2.10 KMCSF Model Pengukuran Kesiapan Penerapan KM
(Zaidiah, 2011; Perdana, 2014; Sukono, 2013; Anwar, 2012)
Nugroho (2014) juga mengukur kesiapan penerapa KM berdasarkan pengukuran KMCSF namun ukuran kesiapan penerapan KM tidak berdasarkan kesiapan 15 KMCSF tetapi 7 KMCSF. Pengukuran kesiapan ini tidak hanya mengukur kondisi kesiapan KMCSF untuk saat ini tetapi juga mengukur tingkat kepentingan yang akan datang.
Tabel 2.11 KMSCF Model Pengukuran Kesiapan Penerapan KM
(Nugroho, 2014)
Berbeda dengan pengukuran-pengukuran kesiapan penerapan KM berdasarkan KMSCF, Razi & Karim (2010) mengukur kesiapan penerapan KM berdasarkan
Abstract • Pemahaman mengenai definisi dan manfaat KM • Inisiatif organisasi untuk menerapkan KM Soft • Leadership • Organization • Process • Explicit knowledge • Tacit knowledge • Measures • Exploitation/Market leverage • People/Skills • Learning Hard
• Knowledge hub and
center • Technology infrastructure • Physical enviroment. Effectiveness • Strategy • Organization • Culture • Technology • Motivation • Proccess • Human resources Important • Strategy • Organization • Culture • Technology • Motivation • Proccess • Human resources
