e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 181
QALAM: Jurnal Pendidikan Islam
JURUSAN TARBIYAH - STAI SUFYAN TSAURI MAJENANG https://ejournal.stais.ac.id/index.php/qlm
SK E.ISSN No. : 0005.27458245/K.4/SK.ISSN/2020.09 || P.ISSN No. 0005.2745844X/K.4/SK.ISSN/2020.09 EFEKTIFITAS PEMANFAATAN GOOGLE FORMULIR SEBAGAI SISTEM PENGUMPULAN DOKUMEN PENYALURAN TUNJANGAN PROFESI GURU MADRASAH DI KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN CILACAP
Sitti Sururiyah
Pascasarjana IAIN Purwokerto, sitti.sururiyah@gmail.com
Diterima tanggal: 2 Agustus 2020 Dipublis tanggal: 14 November 2020
Abstract: This article is intended to get an overview of the process of collecting the distribution of documents for the professional madrasah teacher . the Ministry of Religion Cilacap Regency and to find out the effectiveness of the service applying the document collection policy using Google forms media. The research method and analysis uses a qualitative descriptive approach. The results showed that the process of collecting documents the professional madrasah teacher could be seen from 3 aspects. First, responsiveness . the Ministry of Religion Cilacap Regency as a service provider and the professional madrasah teacher as service users showed a positive response. The second, development, is the innovation that has been carried out by the Ministry of Religion Cilacap Regency from being initially based on manual to being based online. Third, the adequacy in which all stages of the filing program stage have been running quite effectively and smoothly. From the results of the discussion of these three aspects, it was concluded that the service system for collecting documents on the distribution of the professional madrasah teacher at the Ministry of Religion Cilacap Regency was effective.
Keywords: Google form, the Ministry of Religion Cilacap Regency Madrasa profesional teacher
Abstrak: Tulisan ini dtujukan untuk mendapatkan gambaran tentang proses pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi guru madrasah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap dan untuk mengetahui efektifitas layanan penerapan kebijakan pengumpulan dokumen dengan menggunakan media google formulir. Metode penelitian menggunakan pendekatan dan analisas deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi guru madrasah dapat dilihat dari 3 aspek. Pertama, responsivitas yakni Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap sebagai penyedia layanan dan guru madrasah penerima tunjangan profesi sebagai pengguna layanan menunjukkan respon yang positif. Kedua pengembangan yakni inovasi yang telah dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap dari yang semula berbasis manual menjadi berbasis online. Ketiga, kecukupan dimana semua tahapan tahapan program pemberkasan sudah berjalan cukup efektif dan lancer. Dari hasil pembahasan dari ketiga aspek tersebut diperoleh kesimpulan bahwa pelayanan sistem pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi guru madrasah di kantor kementerian Agama Kabupaten Cilacap sudah efektif.
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 182
A. Pendahuluan
Dalam Peraturan Menteri Agama No. 90 Tahun 2013 yang diperbaharui dengan PMA Nomor 60 2015 tentang Penyelenggaraaan Pendidikan Madrasah Bab I Pasal 1 ayat 2 disebutkan bahwa Madrasah adalah sebuah lembaga pendidikan formal dalam binaan Menteri Agama yang menyelenggarakan pendidikan umum dan kejuruan dengan kekhasan Agama Islam yang mencakup Raudlatul Athfal, Madrasah Ibtidaiyah, Madrasah Tsanawiyah, Madrasah Aliyah dan Madrasah Aliyah Kejuruan (Dirjen Pendis, 2013: 4).
Guru Madrasah adalah Pendidik pada Lembaga Pendidikan berciri khas agama Islam yang bernaung dibawah pembinaan Kementerian Agama. Sesuai UU Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, pengertian guru adalah pendidik profesional dengan tugas utama mendidik, mengajar, membimbing, mengarahkan, melatih, menilai, dan mengevaluasi peserta didik pada pendidikan anak usia dini jalur pendidikan formal, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah (UU Guru Dosen, 2006: 8). Berdasarkan ketentuan tersebut, Pemerintah memberikan tunjangan profesi kepada guru yang telah memiliki sertifikat pendidik yang diangkat oleh penyelenggara pendidikan dan/atau satuan pendidikan yang diselenggarakan oleh masyarakat.
Petunjuk Teknis Penyaluran Tunjangan Profesi Guru (TPG) bagi Guru Madrasah mengatur tentang besaran dan sumber dana, Kriteria ketentuan dan mekanisme penerima, termasuk di dalamnya diatur berbagai jenis dokumen sebagai syarat pencairan tunjangan (Dirjen Pendis, 2020). Kementerian Agama Kabupaten Cilacap sebagai lembaga yang bertanggungjawab melaksanakan proses penyaluran tunjangan profesi guru madrasah di Kabupaten Cilacap selama ini masih menggunakan sistem konvensional dalam sistem pemberkasan dokumen pencairan.
Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, maka kebutuhan untuk mendapatkan informasi secara efektif dan efisien sangat diperlukan. Era revolusi industri menjadi sebuah era yang ditandai oleh kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), dimana kemajuan TIK tersebut dijadikan sebagai basis operasi usaha di segala bidang, termasuk di dalamnya adalah bidang pendidikan (Novan, 2019: 1). Berdasarkan hasil survei penetrasi dan perilaku pengguna internet di Indonesia 2018 oleh Assosiasi Penyelengara Jasa Internet Indonesia (APJII) dan Polling Indonesia penetrasi pengguna internet di tanah air
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 183
meningkat menjadi 64,8% dari total penduduk yang mencapai 264,16 juta jiwa (Surani., Chaerudin, 2019: 156).
Sejalan berkembangnya jaman, teknologi komputer juga mengalami perkembangan ke arah pencapaian kenyamanan dan kemudahaan dalam kehidupan sehari-hari. Baik dari segi ukuran perangkat, aplikasi, space penyimpanan data, maupun kebutuhan interaksi sosial. Mulai familiarnya masyarakat dengan berbagai produk teknologi seperti Laptop, Komputer, Tablet dan Smartphone, serta tersedianya koneksi internet yang semakin murah juga menjadi peluang untuk pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan sistem pendidikan (Batubara, 2016: 40).
Salah satu software yang mudah diakses, gratis digunakan, sederhana dalam pengoperasiannya, dan cukup baik untuk dikembangkan adalah Google Form. Google Form atau yang disebut google formulir adalah alat yang berguna untuk membantu merencanakan acara, mengirim survei, memberikan siswa atau orang lain kuis, atau mengumpulkan informasi yang mudah dengan cara yang efisien (Cloudhots, 2016). Google Formulir merupakan salah satu sistem berupa template formulir yang dapat dimanfaatkan untuk tujuan mendapatkan informasi pengguna. Syarat untuk menggunakannya hanya memiliki akun Google saja bagi pengolah atau pembuat formulir.
Pada Juli 2019 dengan semangat reformasi Birokrasi dan wilayah bersih melayani, Kementerian Agama Kabupaten Cilacap telah menerapkan proses pemberkasan penyaluran tunjangan profesi guru berbasis google formulir yang diintegrasikan ke dalam website sebagai Informasi penting agar dapat diakses dan dapat diikuti oleh seluruh Guru Madrasah Penerima Tunjangan Profesi se Kabupaten.
Upaya mengevaluasi jalannya suatu organisasi, dapat dilakukan melalui konsep efektivitas. Konsep ini adalah salah satu faktor untuk menentukan apakah perlu dilakukan perubahan secara signifikan terhadap bentuk dan manajemen organisasi atau tidak. Dalam hal ini efektivitas merupakan pencapaian tujuan organisasi melalui pemanfaatan sumber daya yang dimiliki secara efisien, ditinjau dari sisi masukan (input), proses, maupun keluaran (output) (Novan, 2017: 109).
Pendapat Gibson dalam Siswadi (2012: 90), bahwa untuk mengukur tingkat efektivitas yaitu:
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 184
1. Produksi, adalah merupakan kemampuan organisasi untuk memproduksi jumlah dan mutu output sesuai dengan permintaan lingkungan.
2. Efisiensi, adalah merupakan perbandingan (ratio) antara output dengan input.
3. Kepuasan, adalah merupakan ukuran untuk menunjukkan tingkat dimana organisasi dapat memenuhi kebutuhan masyarakat.
4. Keunggulan, adalah tingkat dimana keorganisasian dapat dan benar-benar tanggap terhadap perubahan internal dan eksternal.
5. Pengembangan, adalah mengukur kemampuan organisasi untuk meningkatkan kapasitasnya dalam menghadapi tuntutan masyarakat.
Dengan menggunakan teori ini diharapkan dapat mengukur tingkat efektivitas. Dalam hal ini adalah efektivitas Pemanfaatan Google Formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi guru madrasah di Kabupaten Cilacap
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: (1). Untuk mengetahui efektif atau tidaknya pemanfaatan Google formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi guru Madrasah di Kabupaten Cilacap (2). Untuk mengetahui pemanfaatan google formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi Guru Madrasah di Kabupaten Cilacap telah mengakomodir keinginan guru Madrasah penerima tunjangan profesi di Kabupaten Cilacap.
B. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif, dengan jenis penelitian deskriptif, Penelitian deskriptif adalah penelitian yang mengumpulkan data untuk menguji hipotesis atau menjawab pertanyaan penelitian mengenai status terakhir dari subyek penelitian. Penelitian deskriptif berusaha untuk memperoleh deskriptif lengkap dan akurat dari suatu situasi. Penelitian Kualitatif deskriptif penyajian datanya dilakukan dan disampaikan dengan menggambarkan fenomena sesuai dengan obyek yang diteliti secara sistematis berdasarkan data dan fakta di lapangan.
Lokasi Penelitian dilakukan di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap dengan pertimbangan bahwa Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap yang bertanggung jawab atas Penyaluran Tunjangan Profesi Guru Madrasah di Kabupaten Cilacap masih menggunakan
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 185
sistem konvensional dan sekarang telah menggunakan sistem pemberkasan berbasis google formulir.
Jenis dan Sumber Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: (1) Data primer: merupakan data yang diperoleh dari hasil wawancara pada informan yang dianggap representative dan mengetahui akan persoalan yang diteliti, dari jawaban dan wawancara tersebut kemudian diolah menjadi data utama yang kemudian menghasilkan suatu kesimpulan sebagai hasil akhir penelitian secara keseluruhan. Sumber data ini diperoleh dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kab.Cilacap, Kepala Seksi Pendidikan Madrasah, Pengawas madrasah, JFU Pengelola berkas, Guru penerima Tunjangan profresi, Kepala Madrasah dan Operator Madrasah (2) Data sekunder: adalah jenis data pendukung utama dalam penelitian yang diperoleh dengan jalan mengumpulkan dokumen baik yang tertulis maupun berupa gambar yang pernah ada serta buku sebagai referensi dalam penelitian ini dan majalah, surat kabar, jurnal, website, yang berkaitan dengan topik yang diteliti. Dalam hal ini penulis menggunakan sumber arsip surat dan link google formulir yang digunakan sebagai sistem pengumpulan berkas. Sumber data ini digunakan untuk mengetahui proses penggunaan google formulir baik oleh guru penerima tunjangan profesi maupun oleh pengelola dokumen di kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap.
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan melalui (1) Metode observasi (pengamatan langsung), seperti halnya pengumpulan data dengan melakukan pengamatan pada suatu objek yang sedang diteliti dan diperlukan sebagai bahan untuk membuat laporan penelitian. Sehingga dapat terkumpulnya data informasi berupa berkas pengumpulan dokumen pencairan tunjangan profesi guru. (2) Metode studi pustaka, yaitu metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi dari beberapa sumber-sumber literatur seperti jurnal, makalah, internet, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi (3) Metode wawancara, baik wawancara offline maupun online, yaitu adalah usaha untuk mengumpulkan informasi dengan mengajukan beberapa pertanyaan secara lisan untuk dijawab dengan lisan juga dengan ciri utamanya yaitu berupa kontak langsung dengan tatap muka (face to face relationship) antara pencari informasi dengan sumber informasi yang dilakukan secara langsung maupun menggunakan media telekomunikasi online, (4) Metode Kuesioner (angket) adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan pertanyaan atau pernyataan tertulis pada responden untuk dijawabnya, dimana peneliti tidak langsung bertanya
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 186
kepada responden seperti wawancara. Dalam hal ini menggunakan kuesioner berbasis survey melalui google formulir.
Teknik analisa data dalam penelitian ini adalah dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber, yaitu wawancara, pengamatan yang sudah dituliskan dalam catatan lapangan, dokumen pribadi, dokumen resmi, gambar foto dan sebagainya. Setelah ditelaah, langkah selanjutnya adalah reduksi data, penyusunan satuan, kategorisasi dan yang terakhir adalah penafsiran data.
Fokus penelitian ini adalah Efektivitas pemanfaatan google formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi guru madrasah di Kabupaten Cilacap. Dengan berdasarkan teori atau model efektivitas sebagaimana yang telah dikemukakan dalam alur pikir dalam pendahuluan, maka efektivitas Pemanfaatan Google Formulir Sebagai Sistem Pengumpulan Dokumen Penyaluran Tunjangan Profesi Guru Madrasah di Kabupaten Cilacap diamati melalui beberapa aspek sebagai berikut :
1. Responsivitas; yaitu kemampuan organisasi untuk mengenali kebutuhan para guru madrasah penerima tunjangan profesi.
2. Pengembangan; yaitu merupakan kemampuan organisasi untuk meningkatkan kapasitasnya dalam menghadapi tuntutan guru, baik dari segi pengembangan kebijakan/program dan pengembangan metode yang diinginkan.
3. Kecukupan; yaitu merupakan ukuran untuk menunjukan tingkat dimana organisasi dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasan untuk para guru penerima tunjangan profesi.
C. Pembahasan
Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap adalah lembaga yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proses penyaluran tunjangan profesi guru madrasah baik PNS maupun non PNS. Pembayaran tunjangan profesi guru mardrasah dikelola oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap semenjak tahun 2008. Dari hasil penelusuran dokumen diperoleh informasi tentang SOP (Standar Operasional Prosedur) Penyaluran Tunjangan Profesi Guru, bahwa berdasarkan pada Keputusan Menteri Agama tentang Pedoman Pelaksanaan Pembayaran Tunjangan Profesi dan Bantuan Tunjangan Profesi Guru/Pengawas Dalam Binaan Kementerian Agama, bertujuan untuk untuk mengatur tata cara pelaksanaan layanan pemberkasan tunjangan profesi guru berbasis online agar dapat berjalan tertib, lancar,
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 187
dan tepat waktu. Ruang lingkup dari SOP pelaksanaan layanan pemberkasan tunjangan profesi ini meliputi proses pengiriman dokumen yang dilakukan guru, proses verifikasi dan validasi dokumen, koreksi dan revisi dokumen serta penyimpanan dokumen. Kepala Kantor Kementerian Agama Kab.Cilacap bertanggung jawab dalam hal kebenaran penetapan keputusan tentang penerima tunjangan profesi guru sebagai fihak yang memiliki tanggung jawab memproses berkas pencairan tunjangan. Kepala Seksi Pendidikan Madrasah Kankemenag Cilacap bertanggung jawab dalam hal kesesuaian data penerima tunjangan yang ditetapkan, keakuratan dokumen, kelancaran pelaksanaan proses pemberkasan dan proses verifikasi berkas, sedangkan JFU Pengevaluasi PTK bertanggung jawab dalam hal penentuan teknis tata cara pemberkasan, Proses sosialisasi, Proses verifikasi dokumen
Dari hasil penelusuran dokumen persuratan diperolah informasi bahwa proses penyaluran tunjangan profesi cukup rumit dan banyak. Dengan berkas yang sangat banyak tersebut, penulis melakukan wawancara terhadap 3 orang pengawas madrasah dan 4 orang kepala madrasah masing-masing mewakili jenjang RA, MI, MTs dan MA, diperoleh keterangan bahwa proses pemberkasan yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap pada tahun 2017 dinilai sulit, rumit dan merugikan guru dan siswa. Kerugian tersebut antara lain dari sisi waktu, tenaga, dan biaya. Di samping itu guru juga merasa terforsir tenaganya hingga menjadi lelah dan tidak fokus dalam melaksanakan pembelajaran.
Sementara menurut petugas pelayanan yang ditugaskan untuk mengelola berkas diperoleh keterangan bahwa proses pemberkasan tidak efektif, karena membutuhkan banyak waktu, tenaga dan tempat. Petugas harus meneliti satu persatu dokumen secara manual dengan cara membuka lembar demi lembar terhadap ribuan berkas sehingga membutuhkan banyak waktu dan tenaga.
Hasil Wawancara dengan Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap mengakui bahwa proses pemberkasan manual yang selama ini diterapkan memberatkan guru dan memberatkan pegawai yang melayani. Oleh karena itu Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap kemudian melakukan pengembangan dengan menerapkan kebijakan pemberkasan online dengan memanfaatkan google formulir dengan latar belakang pemikiran untuk memberikan pelayanan prima kepada guru madrasah penerima TPG, karena dengan online pelayanan diharapkan semakin efektif, gratis dan maksimal. Pengembangan ini dirasa
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 188
sangat relevan dengan perkembangan jaman yang sudah memasuki era revolusi industry 4.0. Penggunaan google formulir dipilih karena google formulir adalah salah satu layanan dari google yang gratis karena tidak ada anggaran yang tersedia.
Selanjutnya dari hasil wawancara terhadap kepala seksi pendidikan madrasah, diketahui bahwa dalam rangka mengakomodir keluhan dari proses pelayanan pemberkasan TPG dan berdasarkan pada program reformasi birokrasi menuju wilayah bersih melayani, maka proses pemberkasan dokumen secara online mulai diberlakukan pada tahun 2019. Proses pemberlakuan kebijakan ini tidaklah mudah, dikarenakan kondisi guru madrasah sebagian besar ada di wilayah pedesaan yang belum tentu memiliki akses internet dan alat yang memadai serta tidak adanya anggaran dari DIPA Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap. Mengatasi hal tersebut, Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap menempuh berbagai cara antara lain adalah program sosialisasi. Program sosialisasi yang dilaksanakan antara lain dengan menggelar acara Launching pemberkasan Online, selanjutnya mendorong Organisasi Operator (Formaraci: Forum Operator Madrasah Cilacap) melaksanakan sosialisasi mandiri, dilanjutkan dengan diseminasi oleh Kelompok Kerja Madrsah (KKM). Dengan rangkaian kegiatan sosialisasi ini diharapkan guru dapat menyesuaikan diri dengan kebijakan yang diterapkan.
Dari hasil studi dokumen arsip, Pemberkasan berbasis online yang dilaksanakan oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap diatur dengan menggunakan beberapa mekanisme. Mekanisme yang pertama adalah tahap usulan dimana kepala madrasah mengirimkan surat permohonan usulan pencairan tunjangan profesi guru beserta lampiran file excel melalui email ke alamat mapenda.cilacap@yahoo.co.id. Yang kedua adalah tahap verifikasi yang meliputi verifikasi oleh sistem (SIMPATIKA) meliputi seluruh basis data PTK yang berhubungan dengan proses kelayakan tunjangan. Verifikasi ini mutlak dilakukan oleh sistem berdasarkan input data dan persetujuan yang dilakukan berjenjang dari PTK hingga admin Kankemenag Kabupaten Cilacap. Kemudian verifikasi manual (berkas) meliputi verifikasi berkas fisik yang dilakukan PTK. Proses verifikasi ini dilakukan berjenjang dari PTK, Kepala Madrasah hingga Pengawas. Berkas yang disusun dan disimpan di Madrasah/pokjawas dan Arsip PTK. Berkas disimpan dengan rapi dan siap manakala dibutuhkan untuk kepentingan audit dan verifikasi oleh pihak yang memiliki kewenangan. Selanjutnya Verifikasi digital (upload berkas) meliputi berkas berbasis file PDF yang diupload
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 189
melalui link. Uploading berkas berbasis Gmail menggunakan alamat email PTK dengan format nama.npk@gmail.com dan terakhir adalah tahap pemberkasan melalui google formulir, jenis berkas dan tata cara pemberkasan sudah dimuat di dalam link pemberkasan. Link pemberkasan sebagai berikut Pemberkasan utama TPG PNS : http://bit.ly/pemberkasanpns, Pemberkasan utama TPG Non PNS: http://bit.ly/pemberkasan-non-pns, Pemberkasan bulanan PN http://gg.gg/Pemberkasan-online-PNS, Pemberkasan bulanan Non PNS http://gg.gg/Pemberkasan-online-Non-PNS. Pemberkasan bulanan Inpasing online-Inpasing dan Pemberkasan TIG http://gg.gg/Pemberkasan-online-TIG
Sedangkan dalam proses penyusunan link pemberkasan online berbasis google formulir ini diperoleh keterangan bahwa syarat yang pertama adalah memiliki akun gmail. gmail adalah kependekan dari google mail. gmail atau google mail adalah layanan email berbasis web yang disediakan oleh google secara gratis. manfaat dari gmail ialah dapat mengakses ke semua produk google lainnya seperti google dokumen, google spreadsheets, google slide serta mengirim dan menerima pesan serta gambar dengan jumlah banyak melalui email dan juga bisa digunakan untuk mendaftarkan social media seperti facebook, twitter, bbm dan instagram. Untuk membuat gmail dapat dibuka dilaman https://accounts.google.com/. Akun gmail yang digunakan adalah akun simpatika.cilacap10@gmail.com, dimana akun ini telah diupgrade menjadi berkapasitas penyimpanan 100 giga. Selanjutnya adalah masuk kedalam google formulir, tahap ke dua yaitu masuk kedalam google formulir melalui google drive yang sudah ditentukan dan mengisi pertanyaan atau data yang dibutuhkan, isi kolom judul (pemberkasan online tunjangan) dan deskripsi kuisioner. kemudian ketik kalimat pertanyaan, misalnya, nama. jenis pertanyaan standar google formulir adalah pilihan ganda. karena itu format google formulir dibuat berdasarkan kepada kebutuhan dokumen sesuai klasifikasinya. pada bagian pertama guru diminta untuk menjawab pertanyaan dengan menyisipkan dokumen, bisa pertanyaan tunggal maupun multiple. Terdapat 2 jenis link yang disediakan yaitu link pemberkasan utama dan link pemberkasan bulanan. Link pemberkasan utama digunakan untuk melakukan uploading database guru seperti ijazah, sertifikat pendidik, SPTJM, SK PNS/Inpasing/Guru tetap, sedangkan link bulanan digunakan untuk melakukan uploading dokumen bulanan sebagai kelengkapan dokumen pencairan yang terdiri atas dokumen SKBK, daftar hadir dan SKAKPT serta dokumen tambahan lainnya seperti surat cuti.
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 190
Setelah mengisi semua pertanyaan yang terbagi dalam 2 bagian yaitu data diri dan upload dokumen berbentuk Pdf, maka tahap terakhir yang dilakukan oleh guru adalah dengan menekan tombol submit/kirim. Tahapan selanjutnya adalah tahapan verifikasi hasil setelah tahapan proses maka akan diakhiri dengan suatu implementasi yang mencangkup keseluruhan tahapan proses. Dalam tahapan ini tersaji seluruh data dan berkas yang telah diupload oleh guru yang bisa dilihat melalui menu responses dan kemudian didownload dalam bentuk excel.
Selain menampilkan data diri, halaman respon ini juga menampilkan dokumen yang telah diupload dan siap untuk dilakukan verifikasi oleh petugas, dokumen yang ada dalam kolom respon tersebut dipastikan sudah sesuai dengan keinginan atau peraturan yang diimplementasikan dalam pertanyaan-pertanyaan dalam link pemberkasan.
Pada akhir dari proses ini seluruh data yang telah terisi pada google formulir dapat di rekap kedalam google spreadsheet yang dapat mempermudah pendataan dan pendaftaran serta pencarian dokumen.
Berkaitan dengan implementasi pemberkasan online berbasis google formulir ini, telah dilakukan survey terhadap pengguna layanan yaitu guru dan operator serta kepala madrasah dengan menggunakan metode survey google formulir.
Dari hasil survey terdapat 1312 guru yang telah memberikan tanggapannya dan dapat diperoleh hasil sebagai berikut: 11 orang menyatakan tidak puas, dengan berbagai tanggapan antara lain terkendala oleh mesin scanner, banyaknya berkas yang diupload dan terkendala jaringan internet. Sementara 1301 orang menyatakan puas dengan memberikan tanggapan semakin cepat dan mudah pengerjaannya, menjadi semakin tepat waktu dan semakin hemat baik tenaga maupun biaya.
Dari hasil wawancara terhadap 10 operator madrasah diperoleh keterangan bahwa pemberkasan online sangat meringankan beban para operator yang selama ini membantu proses pemberkasan guru-guru di madrasahnya masing-masing. Mereka hanya membantu memberikan panduan sedangkan guru telah banyak yang mampu melakukan proses pemberkasan mandiri melalui google formulir, terkecuali bagi guru yang memiliki tempat tinggal yang tidak terakses oleh provider internet, mereka memberikan bantuan total agar proses pemberkasan bisa berjalan dengan baik.
Selain mempelajari hasil survey, penulis juga melakukan wawancara terhadap 3 orang pegawai Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap khususnya yang menjadi pelaksana,
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 191
penulis mendapatkan informasi bahwa dengan pemberkasan online pekerjaan menjadi lebih mudah, hemat tenaga dan bisa mengatasi persoalan arsip karena tidak adanya ruang arsip yang memadai.
Penelitian ini mengkaji bagaimana efektifitas dari kebijakan program tunjangan profesi guru khususnya program penyaluran tunjangan. Indikator penelitian dengan fokus kajian dapat diungkapkan fenomena yang berkaitan dengan proses kebijakan pemberkasan online. Masing-masing fokus kajian sebagaimana yang telah dijelaskan dalam alur pikir dan definisi konsep akan dicermati secara mendalam menggunakan metode penelitian yang telah diuraikan sebelumnya, sehingga observasi dan wawancara yang dilakukan pada obyek penelitian akan menghasilkan tanggapan dari informan mengenai efektivitas kebijakan penanggulangan kemiskinan. Hal ini dikemukakan dalam fokus kajian yang meliputi Responsivitas, Pengembangan dan Kecukupan.
Yang pertama adalah Responsivitas, Responsivitas atau daya tanggap adalah kemampuan birokrasi untuk mengenali kebutuhan masyarakat, menyusun agenda dan prioritas pelayanan, serta mengembangkan program-program pelayanan sesuai dengan kebutuhan dan aspirasi masyarakat. Responsivitas (responsiveness) berkenaan dengan seberapa jauh suatu kebijakan dapat memuaskan kebutuhan, preferensi, atau nilai kelompok-kelompok masyarakat tertentu (Dunn, 2003: 437). Untuk instansi pemerintah yang menjadi pelayan publik pengukuran kinerjanya menjadi sangat penting untuk menilai seberapa jauh pelayanan yang diberikan kepada masyarakat, apakah sudah memenuhi harapan masyarakat selaku pengguna jasa pelayanan dalam hal pemberian pelayanan, selain itu juga pengukuran kinerja dapat dijadikan tolak ukur apakah masyarakat sudah puas dengan kinerja pelayanan yang ada. Responsivitas sangatlah membutuhkan unsur ketepatannya. Dalam penelitian ini berbicara mengenai data dan fakta proses pemberkasan manual dan bagaimana respon dari para para guru madrasah penerima tunjangan profesi terhadap pelayanan proses pemberkasan yang dilakukan oleh Kementerian Agama Kab. Cilacap selaku unsur pelaksana teknis. Respon guru madrasah terhadap proses pemberkasan manual atau konvensional yang dilakukan dirasakan amat melelahkan dan merepotkan serta merugikan banyak hal diantaranya kerugian dana, waktu dan tenaga. Kementerian Agama pun diharuskan dapat memberikan respon yang tepat sasaran untuk memenuhi aspirasi dari guru madrasah penerima tunjangan profesi meskipun tanpa adanya dana anggaran dalam DIPA yang tersedia dengan menerapkan kebijakan pemanfaatan
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 192
google formulir. Kebijakan pemberkasan online dapat dikatakan efektif ketika di antara kedua bagian tersebut saling memberikan respon yang baik terhadap kebijakan tersebut. Hasil wawancara menunjukan efektivitas pemanfaatan google formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi guru madrasah di Kabupaten Cilacap cukup efektif dalam memberikan respon ataupun tindakan yang tepat untuk menjawab aspirasi dari para guru, dan mengatasi setiap permasalahan internal maupun eksternal yang ada. Guru juga sudah cukup efektif dengan memberikan respon dalam melakukan proses pemberkasan online demi mengoptimalkan setiap kebijakan ataupun program dari Kementerian Agama Kabupaten Cilacap. Demikian pula dari hasil wawancara diperoleh data bahwa Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap tetap komitmen untuk merespon aspirasi guru dengan menerapkan kebijakan pemberkasan online meskipun tidak tersedia dana dalam daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA). Google formulir dipilih karena google formulir adalah software yang mudah diakses dan gratis. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap juga memberikan respon yang sangat baik dengan pemberlakukan kebijakan pemberkasan online karena dapat mengefektifkan tenaga pelaksana dan mengatasi permasalahan kesulitan penataan arsip. Hal ini sejalan dengan Penelitian yang telah dilakukan oleh Hamdan Husein Batubara yang berjudul Penggunaan google form sebagai alat penilaian kinerja dosen di prodi PGMI Uniska Muhammad Arsyad Al Banjary mengambil kesimpulan hal-hal sebagai berikut: Google Form dapat menjadi salah satu software yang merekomendasi untuk membuat alat penilaian online. Tampilan mukanya dan cara menggunakannya cukup sederhana sehingga mudah dimengerti. Respons mahasiswa terhadap penggunaan Google Form sebagai alternative penilaian kinerja dosen pada proses pembelajaran menunjukkan respons yang baik, yaitu memberikan manfaat yang baik bagi mahasiswa dan dosen (Batubara, 2016).
Yang kedua adalah Pengembangan, Kata pengembangan didalam kamus besar Bahasa Indonesia adalah proses, cara, perbuatan yang mengembangkan. Pengembangan adalah merupakan kemampuan organisasi untuk meningkatkan kapasitasnya dalam menghadapi tuntutan masyarakat (Siswadi, 2012: 34). Pengembangan dalam penelitian ini diartikan sebagai proses atau perbuatan pengembangan dari belum ada, dari yang sudah ada menjadi lebih baik dan dari yang sudah baik menjadi lebih baik, demikian seterusnya. Pengembangan baik dari setiap kebijakan atau program yang menunjang atau dalam rangka mengoptimalkan pendapatan daerah melalui kebijakan Pemberkasan online berbasis google formulir yang dilakukan Kantor
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 193
Kementerian Agama Kabupaten CIlacap. Hasil wawancara menunjukan efektivitas kebijakan Pemanfaatan Google Formulir Sebagai Sistem Pengumpulan Dokumen Penyaluran Tunjangan Profesi Guru Madrasah di Kabupaten Cilacap telah melakukan pengembangan yang cukup efektif dan telah melakukan inovasi-inovasi terbaru yang turut menunjang kebijakan. Dapat dilihat dari sistem yang lebih baik dari tahun sebelumnya, yakni sistem konvesnional berubah menjadi sistem online serta mengoptimalkan ketepatan jadwal, jumlah berkas dan partisipasi yang lebih baik dibanding tahun sebelumnya. Pemilihan google formulir juga dirasa tepat dengan kondisi yang ada pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap, sebagaimana hasil Penelitian yang dilakukan oleh Rivort Pormes dan Wiranto Herry Utomo dalam jurnal berjudul Analisis Perbandingan Cloud Document Pada Eyeos dan Google Docs, Google docs adalah layanan pengolah kata, lembar sebar, presentasi, formulir, dan penyimpanan data berbasis web gratis dari Google layanan yang dikembangkan untuk membantu pengelolahan dokumen, yang berbasis pada cloud. Dimana seluruh dokumenyang dibuat disimpan dan disusun pada cloud computing (komputasi awan). Google Docs saat ini telah menjadi trend aplikasi online untuk mengelola dan berbagi dokumen. Tidak seperti aplikasi office tradisional, yang perlu di instal pada komputer lokal, aplikasi Google Docs merupakan aplikasi yang berbasis web dan dapat diakses dari manapun selama ada koneksi internet, tidak perlu di instal ataupun di upgrade ke versi terbaru karena Google yang akan mengurus masalah bug ataupun penambahan fitur terbaru. Selain itu, keuntungan lainnya adalah Google Docs dapat diakses secara gratis (Pomes., Utomo, 2015).
Yang ketiga adalah Kecukupan, Kecukupan dalam kebijakan publik dapat dikatakan tujuan yang telah dicapai sudah dirasakan mencukupi dalam berbagai hal. Kecukupan berkenaan dengan seberapa jauh suatu tingkat efektivitas memuaskan kebutuhan, nilai, atau kesempatan yang menumbuhkan adanya masalah (Dunn, 2003: 430). Kecukupan merupakan ukuran untuk menunjukkan tingkat dimana organisasi dapat memenuhi kebutuhan masyarakat (Siswadi, 2012: 90).
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kecukupan masih berhubungan dengan efektivitas dengan mengukur atau memprediksi seberapa jauh alternatif yang ada dapat memuaskan kebutuhan, nilai atau kesempatan dalam menyelesaikan masalah yang terjadi. Didalam penelitian ini kecukupan yang dilihat dari unsur kepuasannya juga, baik dari unsur pegawai Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap maupun kepuasan dari para guru
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 194
penerima tunjangan profesi terhadap kebijakan pemberkasan online berbasis google formulir. Hasil wawancara pun menunjukan bahwa tingkat kecukupan untuk efektivitas kebijakan Pemanfaatan google formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi guru madrasah di Kabupaten Cilacap adalah cukup efektif. Dikarenakan semua tahapan program sudah berjalan cukup efektif dan lancar, dan peranan kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap cukup memuaskan dalam menjalankan program-programnya, dan menjawab kebutuhan dari para guru madrasah penerima tunjangan profesi. Dan hampir seluruh guru madrasah penerima tunjangan profesi menunjukan rasa kecukupannya dengan melakukan proses uploading berkas dengan benar dikarenakan para guru cukup puas dengan pelayanan dan pemenuhan kebutuhan dari Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap. Hasil Penelitian yang dilakukan oleh Anggi Agustin, Hassan Suryono & Erna Yuliandari yang berjudul Teknik Penilaian Diri Berbasis Google Form pada Mata Pelajaran Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan juga menghasilkan kesimpulan yang sama yakni google form atau yang disebut google formulir adalah alat yang berguna untuk merencanakan acara, mengirim survei, memberikan siswa atau orang lain kuis, atau mengumpulkan informasi yang mudah dengan cara yang efisien sesuai dengan keinginan dari siswa (Anggi, dkk., 2017).
D. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa efektifitas pemanfaatan google formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen penyaluran tunjangan profesi guru madrasah di Kabupaten Cilacap diteliti dari tiga aspek yaitu Responsivitas, Pengembangan dan Kecukupan.
Dari aspek responsivitas dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan google formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen ini efektif, karena respon diantara keduanya yakni Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap sebagai penyedia layanan dan respon dari guru madrasah penerima tunjangan profesi sebagai pengguna layanan menunjukkan respon yang positif. Hal ini terlihat dari respon berupa keluhan yang diberikan oleh guru madrasah terkait dengan proses pemberkasan manual yang diterapkan direspon dengan baik oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap dengan memberlakukan pemberkasan online berbasis google formulir. Demikian pula guru memberikan respon yang positif terhadap pemberlakuan kebijakan pemberkasan online dengan memberikan respon puas terhadap layanan pemanfaatan
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 195
google formulir dalam proses pemberkasan. Beberapa hal yang menjadi catatan persoalan yakni tidak adanya dana anggaran yang tersedia sehingga proses sosialisasi dan monitoring sebagai bagian dari proses untuk menyampaikan informasi dan mengevaluasi responsivitas masih belum dilaksanakan dengan maksimal.
Dari aspek pengembangan dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan google formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen ini efektif, hal ini dapat dilihat dari pengembangan inovasi yang telah dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap dari yang semula berbasis manual menjadi berbasis online. Pengembangan ini dirasa sangat relevan dengan perkembangan jaman yang sudah memasuki era revolusi industry 4.0. Pengembangan juga dapat dilihat dari meningkatnya jumlah partisipasi guru dan meningkatnya ketepatan waktu pengerjaan sesuai jadwal.
Dari aspek kecukupan dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan google formulir sebagai sistem pengumpulan dokumen ini juga efektif. Hal ini dapat dilihat dari semua tahapan tahapan program pemberkasan sudah berjalan cukup efektif dan lancar, peranan kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap cukup memuaskan dalam menjalankan program-programnya, dan menjawab kebutuhan dari para guru madrasah penerima tunjangan profesi. Dan hampir seluruh guru madrasah penerima tunjangan profesi menunjukan rasa kecukupannya dengan melakukan proses uploading berkas dengan benar dan para guru cukup puas dengan pelayanan dan pemenuhan kebutuhan dari Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap. Satu persoalan yang masih tersisa yakni adanya keterbatasan jaringan internet dikarenakan ada guru yang bertempat tinggal di daerah yang tidak terjangkau sinyal provider internet namun hal ini dapat diatasi dengan peran operator yang memberikan bantuan mendampingi dan membantu dalam proses pemberkasan.
Daftar Pustaka
Adang Sutarman, I Gusti Putu Wardipa. 2019. “Mahri Penguatan Peran Guru di Era Digital Melalui Program Pembelajaran Inspiratif” dalam Tarbawy: Jurnal Keilmuan Manajemen Pendidikan. 5 (2): 229-238.
Agustin, Anggi, Hassan Suryono, Erna Yuliandari. 2017. “Teknik Penilaian Diri Berbasis Google Form pada Mata Pelajaran Pendidikan Pancasila dan ewarganegaraan: dalam Jurnal Artikel Penelitian : Program Studi PPKN FKIP UNS Surakarta. 12 (1) : 483-491.
Cloudhots.com. 2016. “Mengenal Google Form untuk Kebutuhan Survey anda” dalam https://idcloudhost.com/mengenal-google-form-untuk-kebutuhan-survey-anda
e.ISSN : 2745-8245 p.ISSN : 2745-844X 196
Dewi Surani, AR Chaerudin. 2019. “Pemanfaatan Media Whatsapp Grouping dalam Peningkatan Kemampuan Bahasa Inggris Ekonomi Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis” dalam Jurnal Tarbawy, Jurnal Keilmuan Manajemen Pendidikan. 5 (2): 155-172.
Dirjen Pendis Kemenag RI. 2020. “Petunjuk Teknis Penyaluran Tunjangan Profesi bagi Guru Madrasah” dalam http://pendis.kemenag.go.id/file/ dokumen/JuknisPenyaluranTPG2020
compressed.pdf.
Dirjen Pendis Kementerian Agama RI. 2006. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. Yogyakarta: Penerbit BP Pustaka Karya.
Dirjen Pendis Kementerian Agama RI. 2013. Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan Madrasah. Jakarta: Penerbit Dirjen Pendidikan Kementerian Agama RI.
Hamdan Husain Batubara. 2016. “Penggunaan Google Form sebagai alat penilaian kinerja dosen di Prodi PGMI Uniska Muhammad Arsyad Al Banjari” dalam Jurnal Al Bidayah. 8(1): 40-50. Kamus Besar Bahasa Indonesia Versi Online/daring https://kbbi.web.id/madrasah
Raco, J. R. tt. Metode Penelitian Kualitatif, Jenis, Karakteristik dan Keunggulannya. Jakarta: Penerbit PT Gramedia Widiasarana Indonesia.
Rivort Polmes, Wiranto Herry Utomo. 2015. “Analisis Perbandingn Cloud Document pada EyeOs dan Google Doc” dalam E-Journal UNDIP: Jurnal Sistem Komputer. 5 (1) 19.
Siswadi, Edi, Dr., 2012. Birokrasi Masa Depan Menuju Tata Kelola Pemerintah Yang Efektif dan Prima. Bandung: Mutiara Press. Bandung: Penerbit Mutiara Press.
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Administrasi Bandung: Penerbit Afabeta.
Website Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap. “Informasi Penting”
http://cilacap.kemenag.go.id/info-penting
William M Dunn. 2003. Pengantar Analisis Kebijakan Publik. Yogyakarta: Penerbit Gadjah Mada University Press.
Wiyani, Novan Ardy. 2012. “Desain Manajemen Pendidikan Karakter di Madrasah” dalam Jurnal Insania, 17(1): 129-140.
Wiyani, Novan Ardy. 2017. “Perencanaan Strategik Pembentukan Karakter Anak Usia Dini di TK Islam Al Irysad Purwokerto” dalam Jurnal Al Athfal : jurnal Pendidikan Anak. 3 (2) 7: 106-118.
Wiyani, Novan Ardy. 2019. Pengembangan Profesi Keguruan Pada Era Revolusi Industri 4.0. Yogyakarta: Penerbit Gama Media.
Zaharil Anasy, Fauzan, M. Anang Jatmiko, Mahri. 2019. “Tingkat Kepuasan Layanan Pendidikan Mahasiswa dan Alumni FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta” dalam Jurnal Tarbawy: Jurnal Keilmuan Manajemen Pendidikan, 5 (2): 240-250.
