FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA DIBUAT OLEH Koordinator Unit Kemahasiswaan DIPERIKSA
OLEH Manajer Pengembangan Karakter
dan Kepemimpinan Mahasiswa (PK2M)
Wakil Dekan Bidang Pendidikan, Penelitian dan Kemahasiswaan
DISAHKAN OLEH
Dekan
DASAR HUKUM / REFERENSI : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. PP Republik Indonesia No. 68 Tahun 2013 tentang Statuta Universitas Indonesia
2. PP Republik Indonesia No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan TInggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi
3. Surat Keputusan Rektor No. 2540/SK/R/UI2016 tentang Struktur Inti Organisasi Univesitas Indonesia 4. Keputusan Rektor No. 2600/SK/R/UI/2013 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia Periode 2013-2017
5. Keputusan Rektor. No. 2623 Tentang Pemberhentian Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia dan Pengangkatan Pejabat Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
1. Pendidikan Minimal D3 2. Mengetahui tupoksi unit kerja 3. Memiliki integritas tinggi
4. Mampu mengoperasikan komputer
KETERKAITAN : PERSYARATAN PELAYANAN & PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. POB Surat Keluar 2. POB Penomoran Surat
1. Pemohon adalah mahasiswa aktif dan atau alumni Program Sarjana dan Pascasarjana FKM UI 2. Pengajuan surat keterangan aktif dan atau surat
rekomendasi beasiswa dilakukan secara online melalui web: https://surat.fkm.ui.ac.id/
3. Pengajuan surat DP3 dan atau pengajuan surat permohonan dana dilakukan melalui buku pemesanan surat keluar di Unit Kemahasiswaan
4. Pengajuan surat DP3 diwajibkan melampirkan DP3 tahun sebelumnya dari pihak instansi mahasiswa yang mengajukan
5. Pengajuan surat permohonan dana (sponsorship) harus disertai dengan proposal kegiatan
6. Komputer, Printer dan Scanner
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :
1. Pengajuan surat keterangan sebagai mahasiswa aktif hanya diperkenakan jika status akademik aktif
2. Pengajuan surat rekomendasi beasiswa tidak diperkenankan untuk pengajuan beasiswa dari perusahaan rokok maupun alat kontrasepsi 3. Pengajuan surat DP3 diwajibkan
melampirkan DP3 dari pihak instansi mahasiswa yang mengajukan
4. Pengajuan surat permohonan dana harus disertai dengan proposal kegiatan
1. Web: https://surat.fkm.ui.ac.id/ 2. Buku pemesanan surat keluar
RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN
REV TGL DIUSULKAN OLEH URAIAN SINGKAT PERUBAHAN
00 07-08-2017 Unit Kemahasiswaan (Pertama kali diterbitkan)
01 09-11-2017 Unit Kemahasiswaan Menambahkan SK terbaru terkait Struktur Organisasi UI
02 25-06-2017 Unit Kemahasiswaan
Menyesuaikan dengan struktur organisasi FKMUI terbaru
Revisi distribusi dokumen
03 8-06-2020 Unit Kemahasiswaan
Menambah Keputusan Rektor pada Dasar Hukum/Referensi
Merubah Peralatan/Perlengkapan Menjadi Persyaratan Pelayanan dan
Peralatan/Perlengkapan
Menambahkan point pada Persyaratan Pelayanan dan Peralatan/Perlengkapan :
- Permohonan surat surat keterangan aktif dan atau surat rekomendasi beasiswa yang semula melalui buku pemesanan surat keluar sekarang dilakukan secara online melalui web:
https://surat.fkm.ui.ac.id/
Menambahkan Informasi tentang: - Waktu Pelayanan
- Biaya/Tarif Pelayanan - Produk Pelayanan - Pengelolaan Pengaduan
DISTRIBUSI DOKUMEN
NO PEMEGANG DOKUMEN STATUS DOKUMEN NOMOR SALINAN
1 Dekan SALINAN TERKENDALI 01
2 Wakil Dekan I SALINAN TERKENDALI 02
3 Wakil Dekan II SALINAN TERKENDALI 03
4 Manajer Pengembangan Karakter dan
Kepemimpinan Mahasiswa (PK2M) SALINAN TERKENDALI 04
5 Manajer Akademik SALINAN TERKENDALI 05
6 Manajer Riset dan Pengabdian
Masyarakat SALINAN TERKENDALI 06
7 Manajer Kerjasama, Hubungan
Alumni, Ventura dan Keuangan SALINAN TERKENDALI 07
8 Manajer Umum SALINAN TERKENDALI 08
9 Manajer Penjaminan Mutu SALINAN TERKENDALI 09
10 Unit Kemahasiswaan SALINAN TERKENDALI 10
11 Unit Administrasi Umum dan
Hubungan Masyarakat SALINAN TERKENDALI 11
12 Unit Sekretaris Pimpinan SALINAN TERKENDALI 12 13 Unit Penjaminan Mutu Non Akademik DOKUMEN ASLI -
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ... 1 RIWAYAT PERUBAHAN ... 3 DISTRIBUSI DOKUMEN ... 4 DAFTAR ISI ... 5 1. TUJUAN ... 6 2. RUANG LINGKUP ... 6
3. ISTILAH DAN DEFINISI …... 6
4. KETENTUAN UMUM ... 6
5. RINCIAN PROSEDUR ... 7
6. KONDISI KHUSUS ... 8
7. DIAGRAM ALIR PROSEDUR ………... 8
1. TUJUAN
Prosedur ini mengatur tata cara pengajuan surat keluar di Unit Kemahasiswaan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku pada bagian Unit Kemahasiswaan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia
3. ISTILAH DAN DEFINISI
3.1 Unit Kerja: Seluruh Unit Kerja, Departemen yang terdapat di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia
3.2 Surat keterangan mahasiswa aktif: Informasi tertulis tentang status mahasiswa aktif 3.3 Surat Penilaian DP3: Informasi tertulis tentang penilaian kinerja staf yang menjalankan
program tugas belajar di Fakultas
3.4 Surat Rekomendasi: Informasi tertulis tentang rekomendasi pimpinan untuk pengajuan beasiswa mahasiswa
3.5 Surat Permohonan Dana Kegiatan: Informasi tertulis tentang permohonan bantuan dana kegiatan kepada pihak diluar Fakultas
4. KETENTUAN UMUM
4.1 Pengajuan surat keluar hanya diperuntukkan bagi mahasiswa dengan status akademik aktif
4.2 Pengajuan surat rekomendasi tidak diperkenankan untuk mendaftar beasiswa dari perusahaan rokok maupun kontrasepsi
5. RINCIAN PROSEDUR No Aktivitas Mutu Baku Persyaratan/ Kelengkapan Waktu (Maks) Output 1 Mahasiswa mengajukan permohonan pembuatan surat rekomendasi, surat keterangan mahasiswa aktif atau lainnya melalui loket ditulis di buku pemesanan
1. Mengisi nama, npm, peminatan yang jelas dan lengkap 2. Melampirkan DP3 tahun sebelumnya jika mengajukan surat penilaian DP3 1 Hari 1. Identifikasi data mahasiswa yang mengajukan surat 2. Draft surat 2 Unit kemahasiswaan membuat surat sesuai dengan pengajuan di buku pemesanan
1. Template surat 2. Nama, npm,
peminatan
1 Hari Surat keluar
3
Kepala unit kemahasiswaan akan memberikan paraf di setiap surat keluar yang dipesan oleh mahasiswa
1. Surat sesuai dengan pengajuan
2. Harus ada paraf kepala unit
1 Hari Surat keluar
4
Unit Kemahasiswaan akan menaruh surat surat keluar yang dibuat di hari yang sama ke drop box di Unit Humas & Adum
Surat surat keluar 1 Hari Surat keluar
5
Surat yang telah
ditandatangani oleh pimpinan dapat diambil kembali di Loket Kemahasiswaan dan mahasiswa membawanya kembali ke Unit Humas & Adum untuk mendapatkan nomor surat dan cap
6. KONDISI KHUSUS
Jika diperlukan pertimbangan khusus, Unit Kemahasiswaan akan meminta masukan kepada Wakil Dekan I dan Unit Administrasi Umum dan Humas
7. WAKTU PELAYANAN
Waktu Pengajuan dan Pengambilan Surat : Senin – Jumat, 09.00 – 17.00
Jangka Waktu Penyelesaian : 3 hari kerja setelah pengajuan
8. BIAYA/TARIF PELAYANAN
Tidak dikenakan biaya
9. PRODUK PELAYANAN
9.1 Surat keterangan aktif 9.2 Surat rekomendasi beasiswa
9.3 Surat pengajuan dana (sponsorship) kegiatan mahasiswa 9.4 Surat DP3
9.5 Surat pengembalian ke instansi
10. PENGELOLAAN PENGADUAN
Pengaduan, saran dan masukan dapat disampaikan melalui: a. Aplikasi E-Komplain: http://komplain.fkm.ui.ac.id/
b. Whatsapp : 081319288552
11. DIAGRAM ALIR PROSEDUR
12. DAFTAR FORMULIR DAN KELUARAN PROSEDUR
12.1 Buku pemesanan surat 12.2 Surat keterangan aktif 12.3 Surat rekomendasi beasiswa
12.4 Surat pengajuan dana kegiatan mahasiswa 12.5 Surat DP3
