56
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
Departemen perdagangan adalah departemen dalam pemerintahan indonesia yang membidangi urusan perdagangan. Departemen perdagangan dipimpin oleh seorang menteri perdagangan, semenjak tanggal 21 oktober 2004 dijabat oleh Dr. Marie Elka Pangestu.
Daya saing perdagangan suatu Negara di era perdagangan bebas tidak hanya bergantung pada instrumen tarif semata, tetapi juga harus didukung oleh kemampuan teknologi, industri dan inovasi untuk menghasilkan barang dan jasa yang memenuhi standar sehingga dapat meningkatkan akses pasar baik di dalam maupun luar negeri. Persaingan perdagangan internasional serta laju perkembangan teknologi dan industri menempatkan standard dan penilaian kesesuaian pada peran penting, baik dari sisi manfaat komersial maupun sebagai instrumen daya saing barang dan jasa nasional.
Untuk memudahkan transaksi perdagangan, standar yang diacu sebaiknya berasal dari standar yang disusun oleh lembaga standardisasi internasional seperti ISO (Internasional Organization For Standardization), IEC (International
Electrotechnical Commission) dan organisasi standardisasi dunia lainnya.
Lahirnya tuntutan akan kepastian dan jaminan kualitas barang dan jasa dikembangkan melalui regulasi teknis yang berdasarkan standar untuk memberikan perlindungan konsumen dari aspek kesehatan, keselamatan,
keamanan dan kelestarian fungsi lingkungan hidup sesuai dengan ketentuan
WTO yaitu TBT (Technical Barier to Trade) dan SPS (Sanitary and Phytosanitary Agreements).
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan Hal-Hal Lain yang Menyangkut Perusahaan
Komponen - komponen dalam struktur organisasi dibawah memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai dengan peranannya masing-masing. Setiap tugas yang dilakukan akan saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain sehingga tercipta suatu proses kerja yang saling mendukung.
Berikut ini adalah gambar struktur organisasi dari Departemen Perdagangan khusus untuk Direktorat Jenderal Dalam Negeri beserta tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada sturktur organisasi pada Departemen Perdagangan :
1. Menteri Perdagangan
Departemen Perdagangan mempunyai tugas membantu Presiden dalam menyelenggarakan sebagian tugas pemerintah di bidang perdagangan.
Fungsinya :
a. Perumusan kebijakan nasional, kebijakan pelaksanaan, dan kebijakan teknis di bidang perdagangan.
b. Pelaksanaan urusan pemerintahan sesuai dengan bidang tugasnya. c. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi
tanggung jawabnya.
d. Pengawasan atas pelaksanaan tugasnya.
e. Penyampaian laporan hasil evaluasi, saran, dan pertimbangan di bidang tugas dan fungsinya kepada Presiden.
2. Sekretariat Jendral
Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian dukungan administrasi Departemen.
Fungsinya :
a. Pembinaan serta pelaksanaan tugas dan administrasi Departemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, dan ketatalaksanaan, pendayagunaan sumber daya serta hubungan antar lembaga dan masyarakat.
b. Koordinasi terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi dilingkungan Departemen.
3. Direktorat Jenderal Perdagangan Dalam Negeri
Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang perdagangan dalam negeri.
Fungsinya :
a. Penyiapan perumusan kebijakan Departemen di bidang perdagangan dalam negeri.
b. Pelaksanaan kebijakan di bidang perdagangan dalam negeri sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
c. Perumusan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang perdagangan dalam negeri.
d. Pemberian bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang perdagangan dalam negeri.
e. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal. f.
4. Sekretariat Direktorat Jenderal Perdagangan Dalam Negeri
Melaksanakan pelayanan teknis dan administratif kepada semua unsur organisasi dilingkungan Direktorat Jenderal.
a. Pelaksanaan koordinasi penyusunan kebijakan rencana dan program, evaluasi serta pelaporan di bidang perdagangan dalam negeri.
b. Penyusunan rencana program dan analisis kebijakan serta kerjasama di bidang perdagangan dalam negeri.
c. Penyusunan anggaran dan pengelolaan keuangan.
d. Pembinaan dan pengelolaan administrasi kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga serta urusan tata persuratan dan kearsipan.
e. Penyiapan dan penelaahan peraturan perundang-undangan, pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan, penyajian informasi, evaluasi, penyusunan laporan dan statistik di bidang perdagangan dalam negeri.
5. Direktorat Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan
Melaksanakan perumusan kebijakan, standarisasi dan bimbingan teknis, serta evaluasi di bidang usaha perdagangan dan pendaftaran perusahaan.
Fungsinya :
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang kelembagaan usaha, perdagangan jasa, usaha dagang asing, keagenan, pendaftaran perusahaan, dan laporan keuangan tahunan perusahaan.
b. Penyiapan perumusan standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang kelembagaan usaha perdagangan jasa usaha dagang asing, keagenan, pendaftaran perusahaan, dan laporan keuangan tahunan perusahaan,
c. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang kelembagaan usaha, perdagangan jasa, usaha dagang asing, keagenan, pendaftaran perusahaan, dan laporan keuangan tahunan perusahaan.
d. Evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang kelembagaan usaha, perdagangan jasa, usaha dagang asing, keagenan, pendaftaran perusahaan, dan laporan keuangan tahunan perusahaan.
e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
6. Direktorat Bina Pasar dan Distribusi
Melaksanakan perumusan kebijakan, standarisasi dan bimbingan teknis, pengawasan serta evaluasi di bidang pembinaan pasar dan distribusi.
Fungsinya :
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang pengembangan pasar hasil pertanian dan kehutanan, hasil industri dan pertambangan, bahan kebutuhan pokok, peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, sarana distribusi dan informasi pasar.
b. Penyiapan perumusan pedoman standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang pengembangan pasar hasil pertanian dan
kehutanan, hasil industri dan pertambangan, bahan kebutuhan pokok, peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, sarana distribusi dan informasi pasar.
c. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang pengembangan pasar hasil pertanian dan kehutanan, hasil industri dan pertambangan, bahan kebutuhan pokok, peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, sarana distribusi dan informasi pasar.
d. Evaluasi pelaksanaan di bidang pengembangan pasar hasil pertanian dan kehutanan, hasil industri dan pertambangan, bahan kebutuhan pokok, peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, sarana distribusi dan informasi pasar.
e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
7. Direktorat Perlindungan Konsumen
Melaksanakan perumusan kebijakan, standarisasi dan bimbingan teknis, evaluasi di bidang perlindungan konsumen.
Fungsinya :
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang kerjasama, informasi dan publikasi perlindungan konsumen, analisis penyelenggaraan perlindungan konsumen, bimbingan konsumen dan pelaku usaha, pelayanan pengaduan dan fasilitasi kelembagaan perlindungan konsumen.
b. Penyiapan perumusan standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang kerjasama, informasi dan publikasi perlindungan konsumen, analisis penyelenggaraan perlindungan konsumen, bimbingan konsumen dan pelaku usaha, pelayanan pengaduan dan fasilitasi kelembagaan perlindungan konsumen.
c. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang kerjasama, informasi dan publikasi perlindungan konsumen, analisis penyelenggaraan perlindungan konsumen, bimbingan konsumen dan pelaku usaha, pelayanan pengaduan dan fasilitasi kelembagaan perlindungan konsumen.
d. Evaluasi pelaksanaan di bidang kerjasama, informasi dan publikasi perlindungan konsumen, analisis penyelenggaraan perlindungan konsumen, bimbingan konsumen dan pelaku usaha, pelayanan pengaduan dan fasilitasi kelembagaan perlindungan konsumen.
e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
Direktorat Perlindungan Konsumen di bagi menjadi 5 bagian dengan masing-masing tugas yang berbeda diantaranya :
1. Sub Direktorat Kerjasama, Publikasi dan Informasi
Melaksanakan fungsi kerjasama dengan para stakeholder perlindungan konsumen, sehingga membangun dan memperkuat jaringan kerjasama, komunikasi dan koordinasi diantara lembaga-lembaga perlindungan konsumen nasional dan internasional.
Fungsinya :
a. Membangun dan memperkuat jaringan kerjasama, komunikasi dan koordinasi diantara lembaga-lembaga perlindungan konsumen nasional dan internasional.
b. Mendorong terjalinnya kerjasama untuk membangun keahlian, kecakapan dan teknologi perlindungan konsumen dengan lembaga-lembaga terkait di dalam dan di luar negeri.
c. Meningkatkan pemahaman dimensi perlindungan konsumen bagi perumus dan pelaksana kebijakan di pusat dan daerah.
d. Membuat publikasi dan diseminasi informasi mulai dari peraturan, pedoman dan pesan-pesan perlindungan konsumen dalam berbagai bentuk baik melalui media baik cetak maupun elektronik.
2. Sub Direktorat Analisa Penyelenggaraan Perlindungan Konsumen
Melaksanakan evaluasi penyelenggaraan perlindungan konsumen dari semua instansi penyelenggara baik di pusat maupun di daerah, merumuskan kebijakan termasuk menyusun berbagai pedoman dan peraturan sebagai petunjuk pelaksanaan perlindungan konsumen.
Fungsinya :
a. Pengujian bagaimana hukum dan praktek pasar yang ada mempengaruhi konsumen.
b. Meningkatkan analisis dan evaluasi penyelenggaraan perlindungan konsumen sebagai upaya feedback penyusunan berbagai peraturan dan ketentuan mengenai perlindungan konsumen.
c. Menyerap dinamika isu perlindung konsumen dan bersama instansi terkait lain, mendorong pengawasan pasar Market surveilance, serta monitoring dan evaluasi. d. Menyusun berbagai pedoman dan peraturan petunjuk
pelaksanaan perlindungan konsumen (label, klausa baku, iklan, cara menjual, layanan purna jual) dan aspek lain. yang terkait dengan pelaksanaan perlindungan konsumen. e. Membangun koordinasi yang efektif dengan instansi
pelaksana perlindungan konsumen dalam pelaksanaan perlindungan konsumen yang berkaitan dengan standar produk, ketentuan-ketentuan lain bagi prasyarat keamanan, kesehatan, keselamatan dan lingkungan hidup.
3. Sub Direktorat Bimbingan Konsumen dan Pelaku Usaha Sub Direktorat ini mengemban tugas mempersiapkan generasi kedepan untuk lebih berdaya sebagai konsumen yang cerdas dan
mandiri serta pelaku usaha yang mengerti hak, kewajiban dan tanggung jawabnya serta hal-hal yang tidak benar dalam memproduksi dan memperdagangkan barang.
Fungsi :
a. Melakukan pembinaan mengenai produk yang aman bagi konsumen dan pemanfaatannya.
b. Menginformasikan kepada konsumen dan pelaku usaha tentang keberadaan dan keberlakuan peraturan perlindungan konsumen.
c. Membangun pengetahuan dan pemahaman perlindungan konsumen bagi “generasi ke depan” melalui instrumen non formal maupun bekerjasama dengan instansi terkait untuk pendidikan formal.
d. Melakukan pemasyarakatan nilai-nilai perlindungan konsumen (Internalisasi/Sosialisasi).
e. Menyediakan dukungan dalam bentuk pelatihan hukum kepada konsumen.
f. Mempromosikan praktek bisnis yang baik bagi kepentingan konsumen.
g. Membangun motivator perlindungan konsumen untuk konsumen dan pelaku usaha.
h. Membangun forum komunikasi pelaku usaha dengan kelompok-kelompok konsumen, untuk jalur feedback bagi aktivitas dunia usaha.
4. Sub Direktorat Pelayanan dan Pengaduan Konsumen
Bertugas merencanakan, mengimplementasikan pelayanan dan memberikan informasi tentang hak dan kewajiban konsumen serta pelaku usaha sesuai hukum perlindungan konsumen berlaku, termasuk melayani pengaduan secara mediasi kepada konsumen. Bidang ini juga melakukan koordinasi dan komunikasi dengan lembaga swadaya masyarakat dalam penanganan penyelesaian kasus pengaduan konsumen.
Fungsinya :
a. Memfasilitasi masyarakat dengan akses informasi mengenai pelayanan pengaduan yang memadai.
b. Mengembangkan jejaring dengan seluruh stakeholders penegak hukum perlindungan konsumen berkaitan dengan penanganan kasus perlindungan konsumen.
c. Memfasilitasi pengembangan sarana pelayanan pengaduan konsumen di berbagai daerah yang memerlukan.
d. Membangun forum komunikasi dalam kerangka bedah kasus dan solusi efektif untuk penanganannya.
e. Membangun pemahaman sekaligus jejaring dalam rangka menerapkan peraturan/pedoman perlindungan konsumen, penegakan hukum, dan penelitian kasus.
f. Melakukan koordinasi dan memberikan rekomendasi kepada lembaga/pejabat terkait untuk melarang beredarnya produk/jasa yang berpotensi menjadi stressor terhadap integritas keselamatan konsumen.
g. Menyediakan informasi tertulis tentang standar operasional prosedur pengaduan konsumen bagi konsumen dan pelaku usaha dan menyebarluaskannya.
h. Menyediakan tenaga-tenaga pelayanan pengaduan yang kompeten sebagai mediator dan konsiliator.
5. Sub Direktorat Fasilitasi Kelembagaan
Melaksanakan perencanaan dan upaya pengembangan kapasitas institusi, baik yang terkait langsung dengan perlindungan konsumen maupun terhadap lembaga yang terkait dengan pembangunan perdagangan nasional.
Fungsinya :
a. Memberikan pedoman mediasi, konsiliasi dan arbitrase untuk Badan Penyelesaian Sengketa Konsumen.
b. Memberikan perspektif konsumen terhadap usulan-usulan kebijakan dari lembaga-lembaga pemerintahan lainnya.
c. Mendorong tumbuh kembangnya LPKSM melalui pembentukan forum komunikasi, peningkatan SDM, dan fasilitas lain yang memungkinkan.
d. Membangun motivator dari lembaga penyelesaian sengketa konsumen (LPKSM) untuk berpartisipasi dan bermitra guna membangun konsumen yang cerdas dan mandiri. e. Memfasilitasi pembentukan dan memperkuat fungsi dan
kewenangan Badan Penyelesaian Sengketa Konsumen (BPSK) di Kabupaten/Kota.
f. Memfasilitasi operasionalisasi Badan Perlindungan Konsumen Nasional (BPKN) sebagai lembaga pendukung dan konsultatif untuk berbagai kebijakan pemerintah di bidang perlindungan konsumen.
g. Menyusun dan menyempurnakan berbagai aturan yang terkait dengan penguatan fungsi dan peran serta aturan main bagi BPSK dan LPKSM.
8. Direktorat Metrologi
Melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, standarisasi dan bimbingan teknis, pengawasan serta evaluasi di bidang Kemetrologian.
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian, standar ukuran dan laboratorium kemetrologian, teknik kemetrologian, sumber daya manusia kemetrologian serta pengawasan dan penyuluhan kemetrologian.
b. Penyiapan perumusan standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian, standar ukuran dan laboratorium kemetrologian, teknik kemetrologian, sumber daya manusia kemetrologian serta pengawasan dan penyuluhan kemetrologian.
c. Pelaksanaan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian, standar ukuran dan laboratorium kemetrologian, teknik kemetrologian, sumber daya manusia kemetrologian serta pengawasan dan penyuluhan kemetrologian. d. Pengawasan dan evaluasi pelaksanaan di bidang sarana dan
kerjasama kemetrologian, standar ukuran dan laboratorium kemetrologian, teknik kemetrologian, sumber daya manusia kemetrologian serta pengawasan dan penyuluhan kemetrologian. e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat. Direktorat Metrologi di bagi menjadi 5 bagian dengan masing-masing tugas yang berbeda diantaranya :
1. Sub direktorat Sumber Daya Manusia
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria, prosedur,
bimbingan dan pelaksanaan teknis serta pengawasan dan evaluasi di bidang sumber daya manusia kemetrologian.
Fungsinya :
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang sumber daya manusia kemetrologian.
b. Penyiapan penyusunan, pedoman, standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang sumber daya manusia kemetrologian.
c. Penyiapan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang sumber daya manusia kemetrologian.
d. Penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan di bidang sumber daya manusia kemetrologian.
2. Sub Direktorat Standar Ukuran dan Laboratorium Kemetrologian
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria, prosedur, bimbingan dan pelaksanaan teknis serta pengawasan dan evaluasi di bidang standar ukuran dan laboratorium Kemetrologian.
Fungsinya :
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang standar ukuran dan laboratorium kemetrologian.
b. Penyiapan penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang standar ukuran dan laboratorium kemetrologian.
c. Penyiapan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang standar ukuran dan laboratorium kemetrologian.
d. Penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan di bidang standar ukuran dan laboratorium kemetrologian.
3. Sub Direktorat Teknik Kemetrologian
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria, prosedur bimbingan dan pelaksanaan teknis serta pengawasan dan evaluasi di bidang teknik kemetrologian.
Fungsinya :
a. penyiapan perumusan kebijakan di bidang teknik kemetrologian.
b. penyiapan penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang teknik kemetrologian.
c. penyiapan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang teknik kemetrologian.
d. penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang teknik kemetrologian.
4. Sub Direktorat Pengawasan dan Penyuluhan Kemetrologian Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria, prosedur, bimbingan dan pelaksanaan teknis serta evaluasi di bidang pengawasan dan penyuluhan kemetrologian.
Fungsinya :
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang pengaasan dan penyuluhan kemetrologian.
b. Penyiapan penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang pengawasan dan penyuluhan kemetrologian.
c. Penyiapan bimbingan dan pelaksnaan teknis di bidang pengawasan dan penyuluhan kemetrologian.
d. Penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang pengawasan dan penyuluhan kemetrologian.
5. Sub Direktorat Sarana dan Kerjasama Kemetrologian
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria, prosedur, bimbingan dan pelaksanaan teknis serta pengawasan dan evaluasi di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian.
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian.
b. Penyiapan penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian.
c. Penyiapan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian.
d. Penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian.
9. Direktorat Pengawasan Barang Beredar dan Jasa
Melaksanakan perumusan kebijakan, pelaksanaan, koordinasi, bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang pengawasan barang beredar dan jasa.
Fungsinya :
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang pembinaan dan pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa serta penyidikan dan kerjasama di bidang pengawasan barang beredar dan jasa.
b. Penyiapan perumusan norma, kriteria dan prosedur di bidang pembinaan dan pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa
serta penyidikan dan kerjasama di bidang pengawasan barang beredar dan jasa.
c. Pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa.
d. Pelaksanaan koordinasi pengawasan barang beredar dan jasa lintas sektoral, pusat dan daerah.
e. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang pembinaan dan pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa serta penyidikan dan kerjasama di bidang pengawasan barang beredar dan jasa.
f. Evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan dan pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa serta penyidikan dan kerjasama di bidang pengawasan barang beredar dan jasa.
g. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
3.2.1 Visi dan Misi
Berikut adalah Visi dan Misi dari Departemen Perdagangan :
a. Perumusan Kebijakan Nasional, Kebijakan Pelaksanaan, dan kebijakan teknis di bidang perdagangan.
c. Pengelolaan barang milik atau kekayaan Negara yang menjadi tanggung jawabnya.
d. Pengawasan atas pelaksanaan tugasnya.
e. Penyampaian laporan hasil evaluasi, saran dan pertimbangan dibidang tugas dan fungsinya kepada presiden.
3.3 Tata Laksana/Prosedur Yang Berjalan
Untuk menentukan kebutuhan informasi yang diperlukan maka dilakukan observasi terlebih dahulu pada sistem yang berjalan saat ini. Sistem yang diamati meliputi prosedur jalannya pengiriman laporan.
3.3.1 Prosedur pengiriman laporan
Jika diperhatikan, sistem yang sedang berjalan saat ini masih kurang efektif. Tahap-tahap prosedur jalannya laporan mingguan di departemen perdagangan saat ini :
1. Laporan yang dikumpulkan oleh Eselon 4 dari berbagai bagian akan disiapkan sebagai bahan utama laporan.
2. Laporan yang sudah tersedia akan dilakukan penginputan oleh staf yang telah dipillih yang mewakili (Kepala Bagian atau Esselon 3).
3. Lalu laporan yang telah masuk dikirim ke Eselon 3 untuk dilakukan pensortiran laporan.
4. Lalu Laporan yang telah dicek dan disortir oleh Eselon 3 dikirim lagi ke (Direktorat atau Eselon 2) untuk dilakukan pembelajaran materi laporan dan pensortiran laporan.
5. Lalu laporan yang telah dipelajari oleh Eselon 2, akan dilakukan penginputan Tindakan Produk Hukum untuk menyikapi isu penting dari laporan yang bersangkutan, yang kemudian akan diserahkan ke (Sekretariat Jenderal atau Sekjen) untuk dipelajari, disortir, dan diperbaiki apabila terjadi kesalahan.
6. Setelah dipelajari oleh Sekjen, laporan akan dikirim ke (Direktorat Jenderal atau Eselon 1) untuk dilakukan persortiran kembali dan melakukan penginputan Tindak Lanjut / Saran untuk menyikapi isu penting dari laporan yang bersangkutan.
7. Sebelum laporan sampai ke tingkat Menteri, laporan terlebih dahulu masuk ke bagian (Sekretaris Jenderal atau Sesjen) dimana akan dilakukan pensortiran dan pengeditan untuk laporan yang kurang tepat.
8. Laporan yang sudah dikoreksi oleh Sesjen akan diterima oleh Menteri sebagai bahan rapat mingguan.
3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Diagram FlowData
Gambar 3.2 Diagram Aliran Data
3.4.2 Diagram Konteks
Gambar 3.3 Diagram Konteks SISTEM LAPORAN KERJA MINGGUAN MENTERI PERDAGANGAN ESELON 4 ESELON 2 ESELON 1
HASIL AKHIR LAPORAN
INPUT TINDAK LANJUT INPUT TINDAKAN
PRODUK HUKUM
PENGUMPULAN BAHAN LAPORAN
3.4.3 Diagram Nol Aliran Data
3.4.4 Diagram Rinci Sortir Laporan
Gambar 3.5 Diagram Rinci Sortir Laporan
3.5 Permasalahan Yang Dihadapi
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, Didapat permasalahan sebagai berikut :
- Masih sulitnya penyampaian laporan ke pimpinan dikarenakan belum adanya sistem secara online yang real time.
- Database dari masing-masing direktorat masih belum terintegrasi dengan baik dikarenakan database yang dibuat tidak berdasarkan aliran data dari Departemen Perdagangan.
- Tidak memiliki sistem backup data untuk menghindari manipulasi data karena belum tersedianya halaman back office sebagai halaman admin. - Masih kurangnya keamanan data pada aplikasi yang sedang berjalan
dikarenakan hak akses untuk masing – masing user yang masih belum sempurna dalam pengaksesan laporan, dikarenakan data hanya dapat dilihat berdasarkan jabatan yang berwenang.
3.6 Alternatif Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang telah didapat, diajukan usulan pemecahan masalah sebagai berikut:
• Merancang dan membuat suatu sistem basis data baru pada Direktorat Perdagangan Dalam Negeri agar data dapat terorganisasi dengan rapi dan mempercepat proses pencarian data.
• Membuat suatu aplikasi baru yang dapat menghasilkan laporan yang tersusun dengan rapi dan mudah dipahami, agar mempermudah dalam
pengambilan keputusan.
• Merancang sistem basis data untuk memberikan hak akses yang lebih aman untuk para penggunanya, agar data dapat lebih terjaga kerahasiaannya.
